6 ндфл можно сдать на бумажном носителе

Сегодня мы с вами, уважаемые читатели, будем разбираться с тем, как заполнить 6-НДФЛ. Эта форма отчета – одно из нововведений 2016 года. Хоть она и ввелась три года назад, но вот уже наступил 2019 год, а вопросов по ее заполнению по-прежнему множество. Мы начнем с самых стандартных примеров заполнения формы 6-НДФЛ.

Кто сдает 6-НДФЛ

Напомню, что 6-НДФЛ составляется всеми работодателями (и ИП, и юрлицами) по итогам каждого квартала нарастающим итогом !

Как заполнить 6-НДФЛ правильно

А заполнять и сдавать декларации и другие формы отчета проще через специальный сервис .

Ну а теперь приступим к инструкции по правильному заполнению 6-НДФЛ. Ниже разберем несколько примеров.

Важно! В статье бланк 6-НДФЛ заполнен на примере 1 квартала 2019 года.

Заполняем титульник

Указываем ИНН и КПП юрлица (у ИП только ИНН);
Проставляем номер корректировки (для первичного отчета ставим «000», если сдаем уже корректировочный отчет – то «001» и т.д.);
Ставим код периода, за который составлен отчет (есть в Приложениях к приказу об утверждении бланка) и год: если мы сдаем отчет за 1 квартал, то код периода у нас будет «21», ну а год «2019»;
Далее ставим код налогового органа (куда сдаем отчет) и код места представления (таблица с ними тоже есть в Приложениях к Приказу): когда отчет сдается по месту учета юрлица — ставим «212», если по месту жительства ИП – «120»;
Указываем наименование юрлица или ФИО ИП;
Ставим код ОКТМО;
Указываем контактный телефон, проставляем количество страниц отчета и количество листов приложений к нему, если они есть;
В тех строчках, которые не заполняются, ввиду отсутствия данных, обязательно проставляются прочерки.

Нижние части титульника заполняются стандартно: левая часть – для лица, представляющего отчет в налоговый орган, правая часть – для работника налоговой.

Образец заполненного титульника отчета 6-НДФЛ

Важно! Если у вас не один код ОКТМО, то нужно будет заполнить несколько отчетов 6-НДФЛ: на каждый код – отдельный отчет.

Когда такое может быть?

Когда зарплату работникам выплачивает головная организация и обособленное подразделение, находящееся на другой территории – в этом случае, заполняются два отдельных отчета, каждый сдается в свою налоговую согласно проставленному коду ОКТМО;
Когда у ИП часть деятельности переведена на ЕНВД или патент, соответственно, он стоит на учете как плательщик этих налогов в другой налоговой – здесь ИП должен проставить ОКТМО в соответствии с местом ведения деятельности, переведенной на эти спецрежимы.

На этом, в принципе все, титульник заполнен. В его заполнении, как вы видите, ничего сложного нет. Теперь переходим к разделам. И тут мы сразу разделим все следующие действия на два примера: когда вы выплачиваете работникам зарплату до конца месяца и когда вы ее выплачиваете им уже в следующем месяце.

Что это означает?

Поясню сразу на примере. Зарплата должна выплачиваться работнику минимум 2 раза в месяц: обычно сначала платят аванс, а потом остальную зарплату.

Как это происходит в реальности?

Аванс за текущий месяц чаще выплачивается 15-25 числа этого месяца, то есть, например, аванс за октябрь работник получает 16 октября. А зарплату за октябрь работник может получить как в октябре, например, 31 октября – в последний день месяца, а может уже в ноябре – обычно так и происходит, работодатели выплачивают зарплату за прошедший период до 5-10 числа уже следующего месяца. Даты могут различаться, они устанавливаются работодателем в Положении об оплате труда. Соответственно, мы имеем две ситуации:

Когда зарплата работникам за текущий месяц выплачивается в этом же месяце;
Когда зарплата работникам за текущий месяц выплачивается в следующем месяце.

Различать эти ситуации важно именно на стыке периодов. Например, сейчас нужно будет сдать отчет по итогам 1 квартала. Соответственно, для каждой из обозначенных выше ситуаций его показатели будут отличаться.

Заполняем разделы 1 и 2: Если зарплату платим в этом же месяце

Покажем примерный расчет на примере: в компании ООО «Первый» с начала 2018 года работает 5 человек, численность сотрудников не менялась. Допустим, каждому работнику установлена зарплата в 26 250 рублей, соответственно, сумма начисленного дохода, а в нашем случае при заполнении Декларации за 1 квартал 2019 года, мы будет в отчете отображать начисленный доход за период декабрь 2018 – февраль 2019, составил 26 250 *5 = 131 250 руб. (это декабрь 2018г.) и 26 250 *5 * 2 мес. = 262 500 (январь-февраль 2019г.), будет равна 393 750 рублей. Доходы в виде дивидендов не начислялись.

Работникам в январе-феврале 2019 года были предоставлены налоговые вычеты на детей в общей сумме 28 тыс. руб. За декабрь 2018 года стандартные вычеты не предоставлялись, так как совокупный доход каждого работника превысил 350 тыс. рублей. Получается, что исчисленный НДФЛ за декабрь 2018 составил 131 250 *13% = 17 063 рубля, а за январь-февраль 2019 года — (262 500– 28 000) * 13% = 30 486 рублей.

Как это нужно проставить в отчете? Открываем Раздел 1 и построчно заполняем:

Стр. 010 – 13% (если есть начислялись доходы, облагаемые НДФЛ по другим ставкам, то в отчете нужно будет заполнить несколько Разделов 1 – каждая ставка проставляется на отдельном листе со сквозной нумерацией);
Стр. 020 – ставим 393 750 рублей, т.е. всю сумму дохода работников за декабрь-февраль 2019 г.;
Стр. 030 – ставим 28 000 рублей, т.е. суммы вычетов, предоставленных работникам;
Стр. 040 – ставим 47 549 рублей, т.е. всю сумму НДФЛ, исчисленную по итогам 9 месяцев;
Если при заполнении строк 025; 045; 050; 080; 090 нет данных, так как не начислялись дивиденды, как в нашем случае, то в них проставляются не прочерки, а 0 (см. п. 1.8 Порядка по заполнению формы, утв. Приказом ФНС России №ММВ-7-11-450 от 14.05.2015г.)

Стр. 070 – 47 549 рублей, т.е. сумму удержанного налога.

Строки 060 – 090 включают в себя общие суммы для всех последующих разделов. Поэтому, если при заполнении у вас несколько листов, то эти данные проставляются только на первом из них. На остальных листах в строках 060-090 ставятся прочерки.

Важно! Если вы выплачиваете зарплату за текущий месяц в течение этого же месяца, то в идеале у вас будет выполняться равенство: стр. 040 = стр. 070. То есть, сколько налога НДФЛ с доходов работников вы исчислили, столько и удержали. Если часть суммы НДФЛ не удержана по каким-либо причинам, она показывается в строке 080. В этом случае, равенство будет таким: стр. 040 = стр. 070 + стр. 080.

В Разделе 2 теперь нужно отразить суммы по датам. Обратите внимание, что при выплате зарплаты следует учитывать следующие даты:

Датой получения дохода (для целей расчета НДФЛ) считается последнее число месяца, за который эта зарплата начисляется, к примеру, 31.01.
Датой удержания НДФЛ считается дата фактической выплаты денег, а это в нашем примере – 5 февраля.
Датой уплаты НДФЛ в бюджет считается день, идущий после дня выплаты денег. В нашем примере это будет 6 февраля.

Теперь заполняем каждый блок Раздела 2. В последующие налоговые периоды данные проставляются нарастающим итогом.

Стр. 100 – 12.2018;
Стр. 110 – 01.2019; (дата выплаты смещена по причине новогодних праздников)
Стр. 140 – 17 063 рублей (сумма удержанного НДФЛ за месяц);
Стр. 120 – 01.2019.

В итоге, после того, как вы заполните Раздел 2, у вас сумма строк 130 по всем месяцам должна быть равна строке 020, а сумма строк 140 по всем месяцам – строке 070.

Образец заполнения второй страницы 6-НДФЛ с разделами 1 и 2

Заполняем 1 и 2 разделы: Если зарплату платим в следующем месяце

Пример по идее остается тот же: 5 работников, зарплата каждого 26 250 рублей, итоговый доход за 9 месяцев 1 181 250 рублей. Доходы в виде дивидендов не начислялись. Зарплата за текущий месяц выдается 10 числа следующего месяца, то есть зарплату за сентябрь работники получат 10 октября.

Налоговые вычеты, предоставленные работникам за период с начала года, составили все те же 36 тыс. руб. Сумма исчисленного НДФЛ составляет: (1 181 250 – 36 000) * 13% = 148 881 рублей, в том числе 17 063 рублей – НДФЛ с зарплаты за сентябрь.

Что ставим в отчете? Открываем Раздел 1 и построчно заполняем:

Стр. 010 – 13% (если были доходы, облагаемые по другим ставкам, то заполняем разделе несколько раз);
Стр. 020 – ставим те же 1 181 250 рублей общего дохода;
Стр. 030 – ставим те же 36 000 рублей вычетов;
Стр. 040 – ставим 148 881 рублей, т.е. всю сумму НДФЛ, исчисленную по итогам 9 месяцев;
Остальные строки прочерки, так как доходы в виде дивидендов не начислялись.

Теперь переходим к итоговой части Раздела 1. Здесь нужно проставить:

Стр. 060 – 5 человек, так как в компании 5 работников;
Стр 070 – 131 818 рублей (148 881 руб. – 17 063 руб.), т.е. НДФЛ здесь проставляется без учета налога с зарплаты за сентябрь: мы его не удержали, так как зарплату еще не выплатили.

Важно! В этом случае стр. 070 будет меньше стр. 040, так как с зарплаты за сентябрь налог еще не удержан. Ставить оставшуюся сумму (17 063 руб.) в строку 080 тоже не надо. Отчет составляется по состоянию на последний день периода, а так как зарплата по состоянию на этот день не выплачена, то и обязанности удержать налог не возникает.

Заполненный Раздел 1 для этой ситуации будет выглядеть вот так:

В Разделе 2 теперь нужно отразить суммы по датам. Даты здесь будут считаться по-другому.

Датой получения дохода для целей расчета НДФЛ будет так же считаться последнее число рабочего месяца. В сентябре это 30 число.
Датой удержания НДФЛ считается дата фактической выплаты денег. Чтобы 10 октября работники получили зарплату, ее надо перечислить в банк на день раньше. Получается, что датой удержания НДФЛ 9 октября.
Датой уплаты НДФЛ в бюджет считается дата, следующая за днем выплаты денег. В нашем примере это будет 10 октября.

Далее заполняем каждый блок Раздела 2 с начала года, то есть расписываем суммы по каждому месяцу. Но данные по зарплате за сентябрь мы здесь не покажем, они попадут уже в отчет за год, так как выплачена зарплата будет только в октябре. В отчете за год данные за сентябрь нужно будет заполнить так:

Стр. 100 – 09.2017;
Стр. 130 – 131 250 рублей (зарплата работников за месяц);
Стр. 110 – 10.2017;
Стр. 140 – 17 063 рублей (сумма удержанного НДФЛ за месяц с учетом полученных работниками стандартных вычетов);
Стр. 120 – 10.2017.

Теперь вы знаете, как заполнить 6-НДФЛ. Если есть вопросы, задавайте в комментариях!

Как известно, в соответствии с действующим законодательством предоставляется возможность подачи отчетности по налогам в двух видах – в электронном или на бумаге.

При этом стоит отметить тот факт, что далеко не всем налогоплательщикам предоставляется возможность самостоятельно выбрать один из двух вышеперечисленных вариантов, и для ее получения нужно, чтобы деятельность соответствовала определенным условиям.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Помимо этого, нужно учитывать и тот факт, что подача 6-НДФЛ на бумаге предусматривает массу своих особенностей, которые нужно учитывать в процессе оформления такой отчетности.

Проблема выбора, возможность сдавать электронно

В соответствии с пунктом 3 статьи 230 Налогового кодекса налогоплательщики должны подавать отчетность по рассчитанным и удержанным суммам НДФЛ в бумажном или электронном виде, и каждый из приведенных вариантов отличается наличием своих условий и правил подачи.

Электронный формат предусмотрен в принципе для любых юридических лиц, которые имеют статус налоговых агентов, причем отправляться такая отчетность должна с помощью интернет-каналов через официальный сайт Налоговой службы. Электронный вариант подачи отчетности указан в приложении №3 к приказу Налоговой службы №ММВ-7-11/450.

Подготовка данной формы проводится с помощью бесплатного сервиса «Налогоплательщик ЮЛ», который скачивается на официальном сайте налогового органа. При этом, отправляя отчетность в электронном формате, юридические лица могут не волноваться по поводу этого и заниматься проверкой правильности формата, потому что тот оператор, через которого осуществляется передача, должен будет в обязательном порядке обеспечивать надежность составления всех документов.

Если форма 6-НДФЛ в процессе отправки прошла все варианты автоматической проверки, то в таком случае программа пропустила указанный формат, в связи с чем бухгалтерам не стоит беспокоиться о несоответствии каких-либо данных.

Оформление отчетности на бумажных носителях предусматривается только для определенных категорий юридических лиц, и в частности, это касается тех работодателей, которые на протяжении отчетного периода имели численность сотрудников в пределах 24 человек. Общая численность сотрудников отражается в строке 060 первого раздела формы 6-НДФЛ.

Заполнение без ошибок

Оформление отчетности по 6-НДФЛ представляет собой очередное испытание для бухгалтеров, хотя за последнее время представители налоговых органов неоднократно говорили о том, что нужно учитывать в процессе оформления такой документации и какие ошибки нужно учитывать.

Таким образом, основные ошибки, допущенные уполномоченными лицами на протяжении предыдущей отчетной кампании, можно обобщить следующим образом:

полное отсутствие или же неточное заполнение определенных пунктов, в которых должна указываться информация о полном наименовании отчитывающейся компании, недействительные и другие сведения;
некорректное указание используемой ставки и суммы налога, а также общего количества лиц, с доходов которых взыскивается НДФЛ;
неправильное указание даты фактического получения дохода физических лиц, а также расчета и перечисления налога, удержанного с этих сумм.

При этом стоит отметить, что при оформлении бумажной отчетности присутствует также несколько своих ошибок, в связи с чем сотрудники налоговых органов обращают внимание на ключевые нюансы составления таких документов. В первую очередь, это касается возможности составления такой отчетности только тем компаниям, в которых численность сотрудников не превышает 24 человека, а также того, что рекомендуемым шрифтом при составлении такой отчетности является Courier New с размером 16 или 18 пунктов.

Отдельно указывается то, что важно соблюдать точные габариты значений и расположения реквизитов, и внесение в них любых корректировок строго запрещается. При этом для тех, кто сдает 6-НДФЛ на бумаге, предоставляются некоторые послабления, и в частности, в незаполненных ячейках можно не ставить прочерки, а числовые значения могут выравниваться по последнему пункту.

Оформленная в бумажном виде отчетность не будет принята сотрудниками контрольных органов в том случае, если на протяжении отчетного периода компания делала выплаты в пользу более 25 физических лиц.

Куда и в какие сроки сдавать

Бланк и порядок оформления 6-НДФЛ четко указан в приказе Налоговой службы №ММВ-7-11-450@, который был издан 14 октября 2019 года. При этом стоит отметить тот факт, что принцип подготовки расчетов не перетерпел в 2019 году никаких изменений и мало чем отличается от налоговых деклараций. Таким образом, первый лист является титульным, на втором нужно указать общую сумму налога и ее расчеты, а также сумму прибыли с датами выплаты, всевозможные вычеты и те суммы налога, которые были удержаны с зарплаты.

В расчете той или иной организации может присутствовать не два, а большее количество листов, к примеру, если прибыль сотрудников облагается несколькими разными ставками или же если компании не имеют достаточного количества строчек для того, чтобы заполнить прибыль с датами выплаты. В такой ситуации нужно будет заполнять сразу несколько разделов с проведением расчетов суммы налога или же выплаченной прибылью.

Сдавать в отделение налоговой службы такую отчетность нужно любым работодателям и частным предпринимателям, использующим труд наемных сотрудников, причем она не отменяет необходимость подачи справок по форме 2-НДФЛ, и юридическим лицам нужно сдавать и то, и другое.

В частности, в 6-НДФЛ отражается рассчитанный и удержанный налог в целом, в то время как в форме 2-НДФЛ отражается сумма налога, который удерживается с каждого сотрудника.

Подавать расчеты в налоговую инспекцию нужно до последнего числа того месяца, который идет за отчетным периодом, причем сразу стоит отметить, что в данном случае срок подачи отчетности никоим образом не зависит от используемой ее формы.

Другими словами, как для бумажной, так и для электронной формы сроки подачи отчетности являются идентичными:

первый квартал;
полугодие;
девять месяцев.

Если же случилось так, что крайняя дата срока выпадает на праздничный или же выходной нерабочий день, то в таком случае подача отчетности должна осуществляться в ближайший к нему рабочий день.

Таким образом, в 2019 году сроки подачи отчетности по форме 6-НДФЛ являются следующими:

Как говорилось выше, в бумажном виде отчетность может подаваться при наличии среднесписочной численности сотрудников менее 25 человек, причем компания имеет право самостоятельно выбрать, какой из вариантов для нее более удобен.

Условия по 6-НДФЛ на бумаге

По общему правилу отчетность по НДФЛ сдается в электронном виде с использованием телекоммуникационных каналов связи, то есть компания должна стандартно провести следующий ряд операций:

Оформить договор со специальным оператором связи.
Предоставить файлы с расчетов с помощью официального сайта Налоговой службы.
Скачать бесплатную программу «Налогоплательщик ЮЛ» с официального сайта службы и с ее помощью подготовить отчетность по форме 6-НДФЛ.

На бумаге подача отчетности предусматривается только для определенных категорий лиц, которые имеют в своем штате менее 25 сотрудников, получающих какие-либо доходы. Подавать отчетность нужно по окончанию каждого квартала, причем оформление всех показателей осуществляется с нарастающим итогом. Таким образом, при подаче отчетности после второго квартала нужно указывать все показатели за полугодие, а после третьего – да прошедшие девять месяцев.

Даже в том случае, если в компании хотя бы один день работал какой-то сотрудник, которому была выплачена зарплата, в дальнейшем ей придется подавать отчетность на протяжении всего оставшегося года, так как в каждой отчетности указываются данные за весь прошедший год.

К примеру, компания на протяжении 1.01.2017-30.06.2017 оплачивала сотрудникам прибыль, причем в общей сложности физических лиц было 23 человека. В такой ситуации в соответствии с нормами действующего законодательства организации предоставляется возможность сдать свою отчетность в бумажном виде.

При этом, к примеру, если она в период с 01.07.2017 по 30.09.2017 выплатит прибыль еще нескольким новым физическим лицам (к примеру, выплаты от нее получит ее 12 человек), то в таком случае сдавать отчетность за прошедшие девять месяцев по форме 6-НДФЛ она уже должна будет исключительно в электронном формате, так как общая численность физических лиц, получающих от нее доходы, на тот момент уже будет составлять 35 человек. Помимо этого, за полный год отчетность тоже уже будет подаваться только в электронном виде.

Штрафы за просрочку

На сегодняшний день действующее законодательство предусматривает три вида ответственности по данному виду отчетности:

за предоставление некорректной информации (допущение ошибок при оформлении документации);
за подачу отчетности не в той форме (подача отчетов в бумажной форме при отсутствии такой возможности);
за нарушение сроков подачи информации, установленных действующим законодательством.

В первую очередь, стоит отметить административный штраф, который накладывается на компанию в случае несвоевременной сдачи 6-НДФЛ, и он составляет 1000 рублей за каждый пропущенный месяц вне зависимости от того, полный он или нет. Аналогичный штраф также выплачивается в случае допущения ошибок, и эта сумма прописана в статье 126 Налогового кодекса.

Налоговые служащие проводят расчет штрафа за просрочку, начиная с того дня, который идет за предельным сроком сдачи декларации по Налоговому кодексу. В качестве недостоверных сведений в данном случае подразумеваются любые ошибки, допущенные в процессе составления отчетности. Данное указание было прописано в официальном письме Налоговой службы №ГД-4-11/14515, опубликованном 9 августа 2019 года.

Однако при этом стоит отметить, что в официальном письме №БС-4-11/21695@, изданном уже 16 ноября 2019 года, представители налоговых органов изменили свое решение, и в конечном итоге пришли к такому выводу, что инспекторы не имеют права накладывать административные штрафы за какие-либо ошибки, допущенные в процессе оформления отчетности 6-НДФЛ, если эти ошибки не нанесли ущерб бюджету или интересам сотрудника компании.

Административный штраф в случае опоздания с расчетом руководителю компании колеблется от 300 до 500 рублей. При этом не стоит забывать о том, что если сроки подачи декларации будут пропущены более чем на 10 дней, то в таком случае налоговая инспекция получает право на то, чтобы полностью заблокировать зарегистрированный расчетный счет компании.

Отдельное внимание стоит уделить тому, что если отчетность отправляется в бумажном виде по почте, то в таком случае в качестве даты представления будет рассматриваться дата, когда было отправлено письмо с описью вложения.

Таким образом, штрафы за некорректное предоставление отчетности по форме 6-НДФЛ выглядят следующим образом:

Внимание!

В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Мы подробно расписали, как это нужно делать. А эта статья будет интересна тем, кто хочет максимально ускорить процесс и застраховать себя от ошибок. Расскажем о том, как формируют 6-НДФЛ в программе пользователи, которые ведут учет в сервисе .

Общая информация про 6-НДФЛ

Этот отчет сдают все ИП и организации, которые выплачивают доходы физическим лицам: заработную плату сотрудникам, по договорам гражданско-правового характера за услуги, дивиденды учредителям, беспроцентные займы физическим лицам и т.д.

Форма 6-НДФЛ аккумулирует данные обо всех выплаченных доходах и удержанном налоге за весь отчетный период и за последние 3 месяца.

Сроки сдачи:

За первый квартал - до 30 апреля;
. за полугодие - до 31 июля;
. за 9 месяцев - до 31 октября;
. за год - до 1 апреля следующего за отчетным года.

Если у компании есть обособленные подразделения, необходимо по каждому из них сдавать отдельный отчет, даже если они относятся к одной ИФНС.

ООО на ЕНВД, ИП на ЕНВД или патенте сдают форму по месту регистрации в качестве плательщика единого налога на вмененный доход или в качестве постановки на учет по ПСН.

С отчетности за 2017 год введена новая форма, утвержденная приказом № ММВ-7-11/18 от 17.01.2018.

Заполнение 6-НДФЛ онлайн в сервисе

Отчет формируется пошагово с помощью электронного мастера.

Шаг 1.

Пользователь видит на экране сроки и условия сдачи отчета.

Шаг 2.

На экране отображаются данные о количестве физических лиц, которые получали доход в отчетном периоде, и реквизиты налогового агента.

На этом этапе пользователь выбирает тип отчета (первичный или корректировочный) и код по месту нахождения, а также заполняет коды ОКТМО и ИФНС.

Шаг 3.

Здесь система покажет, исходя из каких данных по каждому сотруднику формируются те или иные строки расчета. Есть возможность выделить сотрудников, которые работают в головной организации либо в обособленном подразделении.

Код дохода для целей НДФЛ;
. дата фактического получения дохода. Например, для заработной платы это последний день месяца, за который был начислен доход. По большинству других выплат (больничные, дивиденды, отпускные) - это дата фактической выплаты.
. сумма дохода до вычета НДФЛ;
. дата удержания налога на доходы физических лиц;
. сумма удержанного налога;
. срок, в который по законодательству налог должен быть перечислен в бюджет. Как правило, это следующий день после выплаты дохода сотруднику. Но по таким начислениям, как отпускные или больничные, будет стоять последний день месяца, в котором они выплачены.

При необходимости значения этих строк можно отредактировать, но эти значения отображаются автоматически их тех данных, которые пользователь отразил в разделе «Зарплата» и «Деньги».

Шаг 4.

Этот раздел содержит даты и суммы дохода и удержанного НДФЛ.

В этой части содержится информация только по операциям, которые приходятся на последние три месяца отчетного периода. Она будет отображаться в разделе 2 уже готового отчета 6-НДФЛ за соответствующий квартал.

Шаг 5.

Здесь отражены показатели первого раздела уже готового отчета 6-НДФЛ: выплаты, вычеты и налог за весь период с начала отчетного года. Доходы по разным ставкам указываются отдельно.

Шаг 6.

Отправка отчета.

Здесь пользователь может выбрать способ отправки отчета. Исходя из выбранного способа, сервис дает инструкции по дальнейшим действиям.

Напоминаем, что в электронном виде по НДФЛ должны отчитываться все работодатели, которые подают сведения на 25 и более человек. В сервисе вы сможете бесплатно оформить электронную подпись и отправлять из личного кабинета любые отчеты.

Между отчетами 2-НДФЛ и 6-НДФЛ действуют строгие контрольные соотношения. Как проверить 6-НДФЛ, чтобы не было несоответствий? Сервис все проверит сам. Мы учли контрольные соотношения и справки 2-НДФЛ формируются на основании мастера 6-НДФЛ. Вы все сделаете правильно, и у налоговой инспекции не будет повода придраться.

С помощью электронного мастера вы быстро и правильно заполните любой другой отчет и отправите его в нужную инстанцию.

В нашей интернет-бухгалтерии - и получите надежного и умного помощника, который заменит вам бухгалтера и кадровика.

6-НДФЛ - это новая ежеквартальная форма отчетности по налогу на доходы физических лиц. Ее всем работодателям нужно сдавать помимо привычных ежегодных справок 2-НДФЛ. Несмотря на то, что форма состоит всего из двух разделов, заполнять ее не так уж просто.

Чтобы вы смогли справиться с ней быстро и без ошибок, предлагаем почитать наш материал. Мы разобрали самые важные ситуации и на примерах пояснили правила заполнения 6-НДФЛ .

Кому нужно сдавать 6-НДФЛ

Представлять расчеты по форме 6-НДФЛ в налоговую инспекцию нужно всем компаниям и предпринимателям, которые хотя один раз начисляли и выплачивали доходы физическим лицам по трудовым или гражданско-правовым договорам (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Получается, если компания или предприниматель не имеют работников или не производят выплаты физическим лицам, сдавать расчет не нужно. Подтверждают такой вывод и налоговики (письмо ФНС России от 23.03.2016 № БС-4-11/4958).

Имейте в виду, что многие инспекции ждут нулевых расчетов. Поэтому лучше уточнить в своей налоговой инспекции о необходимости представления нулевого расчета. Либо можно подстраховаться и написать в налоговую инспекцию письмо в произвольной форме, где указать причину, почему не сдается 6-НДФЛ (примерный образец смотрите ниже). Объяснения могут быть следующими: нет работников, не было выплат в течение отчетного периода, отсутствует деятельность.

Мнение эксперта по поводу сдачи нулевого отчета смотрите ниже.

Дату, когда удержан НДФЛ, следует отразить по строке 110. Налоговый кодекс требует удерживать налог в день выплаты дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ). Поэтому в строке 110 ставьте дату, когда выдали физическому лицу деньги из кассы или перечислили их на его счет в банке. Например, если зарплата за сентябрь выплачена 5 октября, то датой удержания налога будет 5 октября.

Налог, рассчитанный с доходов в натуральной форме и материальной выгоды по займам, надо удержать с ближайшей денежной выплаты. Дату этой выплаты и надо указать в строке 110 в качестве момента удержания налога.

День, когда налог перечислен в бюджет, перечислен по строке 120. Обратите внимание, в 2016 году установлены разные сроки уплаты НДФЛ в зависимости от вида дохода. Так, по общему правилу НДФЛ нужно перечислять в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода. Исключение - налог с больничных и отпускных, его надо уплачивать не позже последнего числа месяца, в котором были выданы названные суммы (п. 6 ст. 226 НК РФ).

О том, какие даты ставить в строках 100, 110 и 120 раздела 2, смотрите в таблице ниже.

По строке 130 записывается сумма дохода физических лиц в рублях и копейках. Так как с аванса по зарплате НДФЛ не удерживают, на дату получения дохода в виде зарплаты в расчете 6-НДФЛ следует записать ее общую сумму за месяц.

По строке 140 указывается сумма удержанного налога.

Подробнее о том, как заполнять раздел 2 формы 6-НДФЛ, смотрите в комментарии эксперта. А ниже мы разберем самые важные ситуации из практики и на примерах поясним, какие именно показатели записывать в разделы 1 и 2.

Ситуация 1. Зарплата работникам выдается в следующем месяце

Зарплату за отработанный месяц, которая выдается в следующем месяце, в форме 6-НДФЛ следует отражать по-особому.

Например, зарплата за сентябрь выплачена работникам в октябре. В этом случае в расчете за 9 месяцев сентябрьскую зарплату не нужно показывать в разделе 2. А в разделе 1 следует заполнить строки 020 и 040. В строку 020 записывается сумма сентябрьской зарплаты, в строке 040 - исчисленный НДФЛ. По строке 070 следует записать НДФЛ с зарплаты, выданной не позднее 30 сентября. Поэтому налог с сентябрьской зарплаты сюда не войдет. Но и в строку 080 формы налог с зарплаты за сентябрь записывать не нужно. Ведь на последний день отчетного периода доход работникам еще не выплачен. А значит, обязанность удерживать налог не возникло (письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@).

Мнение эксперта по поводу отражения в 6-НДФЛ переходящей зарплаты смотрите ниже.

Пример. В ООО «Агат» с января по сентябрь включительно работало 12 сотрудников. Иностранцев среди работников нет. За период с января по сентябрь 2016 года в организации начислялась только заработная плата, других доходов у сотрудникам не выплачивали. Данные о заработной плате показаны в таблице ниже. Вторую часть заработной платы за сентябрь выдали 5 октября.

Покажем, как бухгалтер ООО «Агат» заполнит раздел 1 формы 6-НДФЛ за 9 месяцев 2016 года.

Таблица. Данные о зарплате ООО «Салют» за 9 месяцев 2016 года

В строке 020 бухгалтер поставит сумму начисленных выплат — 4 104 000 руб., в строке 030 — вычеты, равные 151 200 руб. В строке 040 — исчисленный НДФЛ — 513 864 руб. В строке 070 бухгалтер запишет налог с зарплаты за январь — август 2016 года. Поскольку до конца отчетного периода зарплата за сентябрь еще не выдана, налог с нее не удержан. И записывать в строке 070 отчета за 9 месяцев его не нужно. Показатель в строке 070 будет равен 456 404 руб. (513 864 руб. - 57 460 руб.).

В строке 080 бухгалтер поставит прочерк. Пример заполнения 6-НДФЛ показан далее.

Ситуация 2. Зарплата работникам выдается до конца месяца

Допустим, компания сентябрьскую зарплату выдала 29 сентября. В этом случае порядок заполнения формы 6-НДФЛ зависит от того, когда компания удерживает налог.

Если компания удержала налог с досрочной зарплаты (что в принципе не допустимо), то в строке 110 указывается дата выдачи зарплаты, в строке 120 - следующий рабочий день (письмо ФНС России от 24.03.2016 № БС-4-11/5106@).

Если же компания удерживает налог с будущих денежных выплат, например, с аванса за октябрь, тогда в строке 020 отражается вся зарплата за сентябрь. А в строках 100—140 такую зарплату нужно будет показать только в отчете по итогам 2016 года (письмо ФНС России от 29.04.2016 № БС-4-11/7893).

Мнение эксперта по поводу отражения в отчете досрочной зарплаты смотрите ниже.

Пример. ООО «Салют» выплачивает зарплату работникам в последний рабочий день месяца. Данные о выданной зарплате за июль — сентябрь показаны в таблице. Покажем, как бухгалтер ООО «Салют» заполнит раздел 2 формы 6-НДФЛ за 9 месяцев.

Таблица. Данные о зарплате ООО «Салют» за июль-сентябрь 2016 года

Месяц	Дата выплаты окончательной суммы зарплаты	Сумма начисленной зарплаты	Удержанный НДФЛ


Сентябрь

В разделе 2 бухгалтер отразит выплаты за июль — сентябрь 2016 года. Заработную плату за каждый месяц он покажет в отдельных блоках. В строках 100 этих блоков он запишет последние дни каждого месяца — 31.07.2016, 31.08.2016 и 30.09.2016. В строках 110 будут даты выдачи второй части заработной платы. А в строках 120 — сроки уплаты НДФЛ, следующие рабочие дни после выплаты дохода. В строках 130 и 140 будут суммы начисленной заработной платы и удержанного НДФЛ. за 9 месяцев показан ниже.

Ситуация 3. В отчетном периоде доначислили зарплату

Обычно доначисление зарплаты связано с выявлением ошибки. Например, бухгалтер неверно рассчитал надбавку. Занизил зарплату. В месяце, когда выявил ошибку, бухгалтер начислил недостающую часть.

Если, например, в 3 квартале работнику доначислена зарплата, ее следует показать в обоих разделах формы 6-НДФЛ за 9 месяцев 2016 года.

Включить доначисленную зарплату надо в строку 020, если доначислена она за месяцы отчетного года. Например, в июле 2016 года бухгалтер начислил доплату за июнь 2016 года.

Зарплату, доначисленную за прошлые годы, в строке 020 не нужно показывать. Так как дата получения дохода не входит в отчетный период (п. 2 ст. 223 НК РФ).

В строке 070 отражается НДФЛ с доначисленной зарплаты, если она включена в строку 020.

В разделе 2 отразить сведения надо, если в трех месяцах отчетного квартала выплачена зарплата. Налоговиков будет интересовать, не пропущен ли срок уплаты НДФЛ.

Пример. Работники получили зарплату за август 5 сентября. Через неделю бухгалтер узнал, что минимальная зарплата по региону увеличилась до 16 500 руб. Новый размер действует с 1 августа 2016 года.

Бухгалтер доначислил 12 сентября зарплату двум работникам. Общая сумма доплаты — 9000 руб. НДФЛ с доплаты — 1170 руб. (9000 руб. × 13%). Работники получили доплату в тот же день. Отразим доплату в отчете.

Бухгалтер показал доплату в отчете за 9 месяцев:

в разделе 1 — включил доплату в строки 020, 040 и 070.

разделе 2 — в строке 100 указал последнее число месяца, за который доначислена зарплата — 31.08.2016.

Заполнение формы 6-НДФЛ за 9 месяцев показано ниже.

Ситуация 4. Зарплата выдавалась дважды в месяц всем сотрудникам в один день

Если зарплата всем работникам выплачивалась в один и тот же день, например, 5-го и 20-го числа, в разделе 2 формы 6-НДФЛ надо заполнить по одному блоку на зарплату за каждый месяц. Дело в том, что в самостоятельный блок в разделе 2 включаются данные о доходах, в отношении которых одинаковые даты, если:

доход получен физ. лицом согласно статье 223 НК РФ;
деньги человеку фактически выплачены и НДФЛ удержан;
НДФЛ перечислен в бюджет.

В строке 100 указывается последнее число месяца, за который начислена зарплата. Считается, что именно в этот день сотрудниками получен доход по заработной плате (п. 2 ст. 223 НК РФ).

В строке 110 записывается дата, когда фактически выдали сотрудникам вторую часть зарплаты за этот месяц и удержали НДФЛ.

В строке 120 нам нужно прописать крайний срок уплаты налога по такой выплате, установленный законодательством. Это следующий день после выдачи второй части зарплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ). А в строки 130 и 140 заносятся общие суммы зарплаты за месяц и удержанный с нее НДФЛ.

Обратите внимание, что в строках 130 записываются начисленные суммы без уменьшения их на НДФЛ (п. 4.2 Порядка заполнения).

А отдельно выплату аванса показывать в разделе 2 не нужно, ведь на дату выдачи аванса доход еще не считается полученным. И НДФЛ с аванса не удержан.

Пример. ООО «Салют» выдало всем сотрудникам аванс за август 20 числа этого месяца, а вторую часть зарплаты за август - 5 сентября. Всего начисленная зарплата за август составила 230 000 руб., НДФЛ с нее - 29 900 руб. Покажем, как бухгалтер отразит зарплату за август в разделе 2.

Так как всем работникам ООО «Салют» выплатило зарплату за август в один и тот же день, бухгалтер заполнит по ней один блок в разделе 2. В строке 100 он укажет 31.08.2016, в строке 110 - 05.09.2016, в строке 120 -- 06.02.2016. В строках 130 и 140 бухгалтер запишет 230 000 руб. и 29 900 руб. Заполненный фрагмент раздела 2 формы 6-НДФЛ дан ниже.

Ситуация 5. Зарплата выплачивалась дважды в месяц, но сотрудники получали ее в разные дни

Если окончательная часть зарплаты выплачивается работникам в разные дни, например, одним 5-го числа, а другим 7-го, придется заполнять несколько блоков в разделе 2 форме 6-НДФЛ. Дата фактического получения дохода у этих выплат одна и та же - последний день месяца, за который начислена зарплата. А даты удержания налога и крайние сроки перечисления НДФЛ различны.

Если же вторая часть зарплаты выдана всем в один и тот же день, а аванс перечислен в разные, тогда надо заполнить один блок в разделе 2 отчета. Ведь НДФЛ с этой зарплаты удержан со всех сотрудников в один и тот же день.

А вот сведения об отпускных и больничных пособиях сотрудниках, выданных в разные дни, занести в раздел 2 следует отдельными блоками.

Мнение эксперта по поводу отражения в 6-НДФЛ зарплаты, которая выплачивается в разные дни, смотрите ниже.

Пример. В ООО «Аметист» трудится 5 работников. Аванс за август всем выплачен в один и тот же день 15 августа. А вот вторую половину зарплаты за этот месяц выдавали в два этапа. Четверым сотрудникам вторую половину зарплаты за август организация выплатила 1 сентября. Начисленная этим работникам сумма за месяц составила 180 000 руб., НДФЛ с нее - 23 400 руб. А один сотрудник получил зарплату только 5 сентября. Начисленная сумма этому работнику составила 42 000 руб., НДФЛ - 5460 руб. Покажем, как бухгалтер ООО «Сапфир» заполнить разделе 2 формы 6-НДФЛ.

Поскольку зарплату за август ООО «Сапфир» выдало не всем сотрудникам в один день, а двумя частями, в разделе 2 бухгалтер заполнит два блока. В первом блоке он отразит данные о доходах четырех сотрудниках. В строке 100 этого блока запишет 31.08.2016, в строке 110 - 01.09.2016, в строке 120 - 02.09.2016. В строках 130 и 140 бухгалтер поставит 180 000 руб. и 23 400 руб.

А второй блок бухгалтер ООО «Сапфир» заполнит так. В строке 100 запишет 31.08.2016, в строке 110 - 05.09.2016, в строке 120 - 06.09.2016. В строках 130 и 140 укажет значения 42 000 руб. и 5460 руб. Образец заполнения 6-НДФЛ показан далее.

Ситуация 6. Больничное пособие выплачено работникам вместе с зарплатой

Прежде всего отметим, что из всех видов государственных пособий, в 6-НДФЛ надо показывать только пособие по временной нетрудоспособности. Пособие по беременности и родам, единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности, единовременное пособие при рождении ребенка, а также ежемесячное пособие по уходу за ребенком в расчете не отражается.

Допустим, компания выплатила в сентябре зарплату и пособия за август. Специфика в том, что в отчете записывать пособия надо отдельно от зарплаты. Ведь для них установлена своя дата уплаты НДФЛ. Для зарплаты - день, следующий за днем выплаты, для больничных - последний день месяца, в котором они выплачены. А вот за какой месяц было начислено пособие, для формы 6-НДФЛ неважно

Мнение эксперта по поводу отражения в отчете пособий по временной нетрудоспособности смотрите ниже.

Пример. Компания 5 сентября выплатила работнику зарплату за август в размере 40 000 руб. и пособие по болезни в сумме 7500 руб. НДФЛ с зарплаты - 5200 руб., с пособия - 975 руб. Пример заполнения 6-НДФЛ с больничными показан ниже.

Ситуация 7. Зарплата работникам начислена, но не выдана

Если компания начислила зарплату, но сотрудники ее не получили, тогда возможны два варианта заполнения формы 6-НДФЛ.

Первый - не заполнять раздел 2, то есть строки 100—140 оставить пустыми (письмо ФНС России от 24.05.2016 № БС-4-11/9194@).

Второй - указать в строке 100 последний день месяца, за который начислена зарплата. В строках 110 и 120 - 00.00.0000 (письмо ФНС России от 25.04.2016 № 11-2-06/0333).

Пример. Компания ежемесячно начисляет работникам зарплату в размере 450 000 руб. Однако выплат в августе и сентябре не было. Заполненный фрагмент раздела 2 отчета за 3 квартал 2016 года показан ниже.

Ситуация 8. Работник получил доход, который лишь частично облагается НДФЛ

В расчете по НДФЛ надо отражать все доходы, с которых начислен налог. А также те выплаты, которые могли бы облагаться НДФЛ, если бы их сумма превышала установленный лимит. Например, подарки, стоимость которых меньше 4000 руб. В разделе 1 формы 6-НДФЛ по строке отражается вся начисленная сотруднику сумма. А в строке 030 указывается необлагаемая часть выплаты. В строках 130 и 140 раздела 2 записывается вся сумма дохода и удержанный с нее НДФЛ.

Если же выплата не облагается НДФЛ независимо от суммы, ее в форме записывать не нужно. Например, государственные пособия, кроме больничных, в отчете не надо отражать.

Мнение эксперта по поводу отражения в отчете необлагаемых выплат смотрите ниже.

Пример. ООО «Салют» 5 сентября 2016 года выдало сотруднице подарок стоимостью 5000 руб. В тот же день бухгалтер выплатил женщине зарплату. И удержал из денежной выплаты НДФЛ с подарка. Других подарков сотруднице в 2016 году ООО «Салют» не вручало.

Покажем, как бухгалтер ООО «Салют» отразит подарок в форме 6-НДФЛ за 9 месяцев 2016 года.

В разделе 1 бухгалтер запишет 5000 руб. в строке 020, а необлагаемую сумму 4000 руб. внесет в строку 030. НДФЛ со стоимости подарка равен 130 руб. [(5000 руб. - 4000 руб.) х 13%]. Налог удержан, поэтому 130 руб. бухгалтер покажет в строках 040 и 070.

В разделе 2 бухгалтер запишет 05.09.2016 в строках 100 и 110, 06.03.2016 - в строке 120. В строках 130 и 140 будет 5000 руб. и 130 руб. Заполненный фрагмент раздела 2 показан ниже.

Ситуация 9. Работникам выплачены отпускные

Отпускные облагаются НДФЛ, поэтому эти выплаты надо отразить в отчете 6-НДФЛ. В разделе 1 по строке 020 указывается начисленная сумма отпускных. По строке 030 - вычет, если он предоставлялся работникам. В строке 040 вписывается начисленный налог. В строке 070 будет удержанный налог с отпускных.

В разделе 2 по отпускным надо заполнить столько блоков, сколько дней в квартале выдавались эти суммы. Если в один и тот же день отпускные были перечислены нескольким работникам, следует объединить выплаты и записать их в одном блоке строк 100 - 140.

В строках 100 и 110 записывается дата выдачи денег сотруднику. В строке 120 - последний день месяца, в котором выплачивались отпускные. А в строках 130 и 140 - начисленная сумма и удержанный налог с отпускных.

Мнение эксперта по поводу отражения в 6-НДФЛ отпускных смотрите ниже.

Пример. ООО «Полет» в августе 2016 года выплатило отпускные трем сотрудникам: Зайцеву А.В., Синицыну И.К. и Краснову О.П. 15 августа выдали деньги Зайцеву и Синицыну. Начисленная сумма Зайцеву - 16 800 руб., НДФЛ с нее - 2184 руб. Отпускные Синицына - 19 500 руб., НДФЛ - 2535 руб. Краснову О.П. выплатили отпускные 20 августа, начисленная сумма - 21 000 руб., НДФЛ - 2730 руб. Покажем, как бухгалтер отразил выплату отпускных в разделе 2 отчета за 9 месяцев 2016 года.

Отпускные Зайцеву и Синицыну выплатили в один день, их можно записать в один блок в разделе 2. В строках 100 и 110 бухгалтер укажет 15.08.2016, в строке 120 - 31.08.2016. В строке 130 он запишет 36 300 руб. (16 800 руб. + 19 500 руб.), в строке 140 - 4719 руб. (2184 руб. + 2535 руб.).

Отпускные Краснова бухгалтер ООО «Полет» отразит в другом блоке в разделе 2. В строках 100 и 110 он запишет 20.08.2016, в строке 120 - 31.08.2016. В строках 130 и 140 - 21 000 руб. и 2730 руб. Пример заполнения 6-НДФЛ сотпускными смотрите далее.

Ситуация 10. Работникам выплачена премия

Если сотрудникам выплачиваются премии, то эти выплаты тоже следует показывать в 6-НДФЛ. Но правила заполнения разные в зависимости от вида премии. Так, например, если это разовая выплата к празднику, то ее в разделе 2 надо отразить отдельно от зарплаты. Ведь доход признаете в разные дни. По премии — в день ее выдачи, по зарплате — в последний день месяца, за который ее начислили.

Если ежемесячно сотрудникам выплачиваются бонусы за результаты работы и эти деньги — часть оплаты труда, то доход в разделе 2 надо показать вместе с зарплатой. Ведь дата дохода для этих выплат единая — последний день месяца, за который их начислили. Но это правило не касается квартальных и годовых премий. Их в разделе 2 указывают отдельно, поскольку к месячной зарплате они отношения не имеют.

Мнение эксперта по поводу отражения в 6-НДФЛ выплаченных работникам премий смотрите ниже.

Ситуация 11. В компании трудятся сотрудники по договорам ГПХ

Выплаты по гражданско-правовым и трудовым договорам облагаются НДФЛ по-разному. Зарплата по трудовому договору считается полученной только в последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). Поэтому с аванса по трудовому договору удерживать налог не надо. И отдельно его записывать в форме 6-НДФЛ также не нужно.

А доход по гражданско-правовому договору признается в день, когда выплачены деньги физическому лицу. Так что с аванса по такому договору необходимо удерживать НДФЛ. Соответственно в расчете следует записать и аванс, и окончательную сумму по договору.

В разделе 1 суммы авансов и окончательных выплат по гражданско-правовым договорам включаются в показатель по строке 020. Налог с них отражается по строкам 040 и 070.

В разделе 2 аванс и окончательная оплата по гражданско-правовому договору записывается в отдельных блоках из строк 100 - 140. Если одновременно были перечислены деньги по нескольким подобным договорам, нужно объединить выплаты в одном блоке.

В строках 100 и 110 поставить дату выдачи. В строке 120 указать следующий рабочий день. А в строках 130 и 140 вписать сумму начисленного аванса и удержанный с него НДФЛ.

Мнение эксперта по поводу отражения в 6-НДФЛ выплат по договору подряда смотрите ниже.

Пример. ООО «Веста» 22 августа 2016 года выдало Краснову А.В. аванс по договору подряда. Бухгалтер перечислил Краснову деньги за минусом НДФЛ. Начисленная сумма аванса - 12 000 руб., НДФЛ - 1560 руб. Больше никаких выплат по этому договору бухгалтер ООО «Веста» не начисляла. Покажем, как бухгалтер отразит аванс в расчете за 9 месяцев 2016 года.

В разделе 2 выплаченный аванс бухгалтер покажет в отдельном блоке. В строках 100 и 110 укажет 22.08.2016, в строке 120 - 23.08.2016. В строках 130 и 140 будут показатели 12 000 руб. и 1560 руб. Заполненный фрагмент раздела 2 формы 6-НДФЛ смотрите далее.

В разделе 1 бухгалтер включит начисленный аванс 12 000 руб. в показатель по строке 020. А рассчитанный и удержанный налог с аванса, равный 1560 руб., добавит к показателям по строкам 040 и 070.

Как считать штрафы за ошибки в 6-НДФЛ

Штрафы за ошибки в отчетности по НДФЛ действуют с начала года. Но налоговикам понадобилось больше полугода, чтобы решить, как они будут штрафовать компании за ошибки и опоздание с отчетностью по НДФЛ.

За какие именно ошибки оштрафуют, а также во сколько обойдется опоздание с расчетом? ФНС подробно ответила на эти вопросы в письме от 09.08.16 № ГД-4-11/14515. Разъяснения налоговая служба довела до сведений инспекций на местах, поэтому они будут руководствоваться ими в работе.

Как проверить показатели годовой формы 6-НДФЛ

Налоговики очень тщательно проверяют расчет по НДФЛ. Поэтому перед сдачей лучше лишний раз перепроверить. Ошибки, которые безопаснее исправить до того, как их найдут инспекторы, вы найдете в статьях: « », « », « »

Дальше сверьте показатели отчета 6-НДФЛ и справок 2-НДФЛ с признаками 1 и 2. Для этого вы можете воспользоваться контрольными соотношениями, данными в письме ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852. По ним отчет будут проверять инспекторы. А для вашего удобства мы свели эти соотношения в таблицу.

Таблица. Как проверить отчет 6-НДФЛ за год

Показатели	Что должно соответствовать	Пояснение
Показатели в отчете 6-НДФЛ
Начисленные доходы и предоставленные вычеты	Показатель в строке 020 не должен быть больше суммы в строке 030	Предоставленные вычеты не могут быть больше доходов. Уменьшите сумму вычетов. Если доход сотрудника за какой-то месяц меньше вычета, предоставьте ему вычет в размере дохода
Начисленные доходы, вычеты, рассчитанный налог и ставка налога	Должно выполняться соотношение: Строка 040 = (Строка 020 - Строка 030) х Строка 10: 100	Если соотношение не выполняется, вы неверно начислили НДФЛ, исправьте ошибку и скорректируйте показатели расчета
Начисленный налог и зачтенные фиксированные платежи иностранцев на патенте (строки 040 и 050)	Показатель в строке 050 не может быть больше сумму в строке 040	Вы не можете зачесть авансовый платеж в большей сумме, чем начислили налог с доходов иностранного сотрудника. На следующий год сумма оставшихся платежей не переносится (п. 7 ст. 227.1 НК РФ)
Удержанный и возвращенный работникам налог (строки 070 и 090)	Вы должны были перечислить за год сумму НДФЛ в бюджет, равную разности показателей 070 и 090	Если вы перечислили не весь удержанный налог, вам грозит пени и штраф по статье 123 НК РФ. Если вы перечислили больше, чем нужно, это также нарушение. Ведь НДФЛ нельзя перечислять за счет собственных средств (п. 9 ст. 226 НК РФ)
Форма 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ с признаком 1
Сумма начисленных доходов физ.лицам	Показатель в строке 020 формы 6-НДФЛ должен быть равен суммарному показателю «Общая сумма доходов» по всем справкам 2-НДФЛ и приложениям № 2 к декларации по налогу на прибыль*	Сравнивайте показатели доходов, облагаемых по одной и той же ставке НДФЛ, а также суммы рассчитанного по этой ставке налога. Ищите ошибку, если данные отчетов 6-НДФЛ и справок 2-НДФЛ не соответствуют
Суммы дивидендов	Показатель в строке 025 в форме 6-НДФЛ должен быть равен всем доходам с кодом 1010 из справок 2-НДФЛ и приложений № 2 к декларации по налогу на прибыль*
Исчисленный НДФЛ	Показатель в строке 040 формы 6-НДФЛ должен быть равен сумме всех показателей «сумма налога исчисленная» из справок 2-НДФЛ и строк 030 из приложений № 2 к декларации по налогу на прибыль*
Количество получателей доходов	Показатель в строке 060 формы 6-НДФЛ должен быть равен общему количеству справок 2-НДФЛ с признаком 1 и приложений № 2 к декларации по налогу на прибыль*	Если в строке 060 показатель больше, вы сдали справки 2-НДФЛ или приложения № 2 не на всех получателей доходов. Если меньше, исправьте данные в форме 6-НДФЛ
Сумма неудержанного НДФЛ	Показатель в строке 080 формы 6-НДФЛ должен быть равен сумме всех показателей «сумма налога, неудержанная налоговым агентом» из справок 2-НДФЛ и строк 034 из приложений № 2 к декларации по налогу на прибыль*	Если показатели не соответствуют, вы неверно указали сумму неудержанного налога. Найдите ошибку и исправьте ее
Форма 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ с признаком 2
Сумма неудержанного налога	Показатель в строке 080 формы 6-НДФЛ должен быть равен сумме всех показателей «сумма налога, неудержанная налоговым агентом» из справок 2-НДФЛ и строк 034 из приложений № 2 к декларации по налогу на прибыль	Если показатели не соответствуют, вы неверно указали сумму неудержанного налога или сдали справки 2-НФДЛ с признаком 2 не на всех физ. лиц. Исправьте ошибку

Каждый российский гражданин обязан уплачивать в бюджет РФ налог со своих доходов. За работников предприятий расчеты, удержания и уплата производится бухгалтерией самостоятельно. Такая обязанность вменена всем налоговым агентам.

По всем выплаченным персоналу доходам и произведенным по ним перечислениям НДФЛ все работодатели отчитываются перед налоговой службой. С 2016 года основная отчетность, отражающая необходимые сведения (форма 2-НДФЛ), дополнена новым расчетом. Помимо годового документа теперь необходимо поквартальное заполнение и сдача расчетов 6-НДФЛ. Форма установлена на федеральном уровне и носит строгий характер.

В форме 6-НДФЛ показывается вся информация по доходам работников, полученным у работодателя, и суммам НДФЛ. Целью ее введения является ужесточение контроля за налоговыми агентами со стороны ИФНС и обеспечение тем самым большей защиты работающих граждан.

Что это такое

Все доходы граждан, получаемые у работодателя, подлежат обложению НДФЛ. Налоговый кодекс обязывает налоговых агентов самостоятельно рассчитывать, удерживать и уплачивать налоги с доходов своих сотрудников.

До 2016 года работодатели отчитывались об удержанных и уплаченных суммах подоходного налога только один раз в году – по окончании налогового периода. До 1 апреля подавался отчет по форме 2-НДФЛ со сведениями о каждом наемном специалисте.

Налоговые агенты повсеместно нарушали свои обязанности, могли задерживать или не уплачивать заработную плату, поскольку налоговая служба не имела достаточной информации для осуществления контроля за ними в течение года.

Для исправления ситуации была разработана новая форма отчетности. Теперь всем предприятиям и бизнесменам, в штате которых работает наемный персонал, необходимо отчитываться перед налоговой службой поквартально, представляя справки 6-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ). Бланк формы ФНС утвердила своим приказом № ММВ-7-11/450 в 2015 году.

В новом отчете работодатели показывают сведения:

о себе;
о выплаченных персоналу вознаграждений;
о суммах предоставленных вычетов;
о датах фактического получения персоналом доходов, произведения из них удержаний налогов и перевода их в государственный бюджет.

Образец заполнения формы 6-НДФЛ:

Кто должен подавать форму 6-НДФЛ

Сдавать расчет обязаны все фирмы и бизнесмены, являющиеся налоговыми агентами по налогу с доходов граждан в соответствии с НК РФ:

предприятия;
бизнесмены;
нотариусы, занятые частной практикой;
адвокаты, организовавшие адвокатские кабинеты;
иные лица, ведущие частную практику.

Документ составляется по всем гражданам, получившим от налогового агента доходы: заработок по трудовым договорам, вознаграждения по гражданским контрактам, дивиденды и пр. Исключением являются физические лица, получившие доходы от продажи имущества и по контрактам, в которых они являются частными предпринимателями (пп. 1 п. 1 ст. 227, пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).

Порядок заполнения документа

При оформлении расчета 6-НДФЛ необходимо соблюдать следующие правила:

При ручном заполнении допускается применение чернил фиолетового, синего и черного цвета. Исправление ошибок с помощью корректора запрещается.
Строки заполняются слева направо, начиная с первой клетки. В пустых ячейках проставляются прочерки.
Показатели доходов отражаются дробными числами в рублях с копейками.
Сумма налога указывается полными рублями без копеек, округляется по общему математическому правилу.
Документ составляется по каждому отдельно.
Нумерация страниц должна быть сквозной, начиная с первого листа.

Форма 6-НДФЛ разделена на три части: титульная страница и два раздела.

На первой странице документа фирмы проставляют свой и , бизнесмены – лишь ИНН, в поле, предусмотренном для КПП делаются прочерки. При подаче документа в отчетном периоде впервые, номер корректировки – «000». При представлении уточненного отчета, число указывается в соответствии с порядковым номером вносимой корректировки: «001», «002» и т.д.

Период сдачи отчета отражается специальным шифром:

В налоговом периоде формы проставляется год ее фактической подготовки. На титульном листе также необходимо проставить код ИФНС, принимающей отчетность. Узнать его легко на сайте налоговой службы.

Место нахождения имеет следующую кодировку мест:

Налоговый агент прописывает свое сокращенное наименование, соответствующее Уставу, в одноименном поле. Бизнесмен указывает свои Ф.И.О. полностью в соответствии с паспортом. В первом листе также отражаются ОКТМО компании, контактный номер телефона, общее число листов отчета.

В заключении нужно отразить, кем представляются сведения. Если это сам работодатель, проставляется код «1». Когда форму подает представитель налогового агента, ставится «2» с указанием реквизитов документа, подтверждающего его полномочия.

Дату и подпись пишет то лицо, которое сдает 6-НДФЛ. В нижнем правом углу раздел предназначен для заполнения налоговым инспектором.

Первый раздел заполняется суммами по нарастанию с начала года.

В строках указываются следующие сведения:

010	Фиксируется налоговая ставка. Если выплачивались доходы по различным ставкам подоходного налога, по каждой ставке оформляется отдельный раздел.
020	Пишется сумма дохода начисленного с учетом выплат по трудовым договорам, пособиям по болезни, дивидендам.
025	Отражает отдельную сумму по дивидендам.
030	Предназначена для указания суммы предоставленных вычетов.
040	Фиксируется сумма НДФЛ исчисленного (13% с разницы между доходом начисленным и вычетами).
045	Указывается сумма подоходного налога с дивидендов.
050	Необходима для показания данных о фиксированной сумме аванса, уплачиваемого компанией за иностранного сотрудника на патенте.
060	Численность персонала, получившего доходы от работодателя.
070	Содержит сумму НДФЛ удержанного.
080	Показывается налог, удержать который не удалось.
090	Предназначена для указания размера налога, возвращенного гражданину.

Между строками 040 и 070 не должно соблюдаться равенство, если имеется переходящий доход, например, заработная плата за март, которая выдана в апреле. В связи с тем, что начисление заработка произведено в марте, НДФЛ с нее отражается по строке 040. Удержание и перевод налога в бюджет будет произведен работодателем в апреле.

Превышение значения строки 040 над суммой, обозначенной в строке 070, налоговая служба не сочтет за ошибку (письмо ФНС № БС-4-11/4222 от 2016 года). Аналогичным образом заполняются строки по выплатам за июль, сентябрь, декабрь.

Раздел 2 отчета 6-НДФЛ предназначен для показания данных о суммах, перечисленных налоговым агентом за последние три месяца.

Доходы отражаются по датам получения работниками доходов:

Вид дохода	Дата получения выплаты	День удержания НДФЛ	Крайняя дата перевода налога в бюджет
Основная заработная плата	Последний день в месяце	Выплата по месячным итогам	Рабочий день, следующий за датой произведения выплаты зарплаты по месячному итогу
Отпускные выплаты	Дата осуществления выплаты	Дата выплаты (совпадение строк 100 и 110)	Последняя дата месяца начисления
Пособия по болезни			Последняя дата месяца начисления
Компенсационные выплаты за отпуска при увольнении			Рабочий день, идущий за датой произведения выплаты

В последующие строки вносится информация:

Для каждого вида выплат предусмотрены отдельные строчки с 100 по 140, расположенные по хронологии. В случае нехватки строк добавляются дополнительные страницы документа. Дублирование первого раздела при этом не требуется.

Куда и в какие сроки нужно сдавать

Расчет представляется нарастающим итогом поквартально, т.е. четыре раза в год. Законом установлен сроки сдачи, согласно которым крайней датой является последний день месяца за кварталом, по которому готовиться документ. К примеру, за второй квартал 2017 года — 31 июля. Годовой отчет нужно подавать до 1 апреля (ст. 230 НК РФ).

За нарушение установленного порядка подачи 6-НДФЛ предусмотрены штрафные санкции. Один месяц опоздания обойдется в 1000 рублей.

По общему правилу документ можно подавать в бумажной форме при численности персонала, не превышающей 25 штатных единиц (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Способ подачи выбирается по усмотрению отчитывающегося лица:

почтовым отправлением с описью;
лично в региональной инспекции ФНС;
через доверенного представителя.

В случае большого штата работников (свыше 25 человек) расчет требуется сдавать в электронном варианте. Предприятия и бизнесмены сдают отчеты 6-НДФЛ по месту своей регистрации. При наличии у юридического лица обособленных подразделений, документы необходимо представлять и в инспекцию ФНС по месту нахождения головного офиса, и по своему фактическому месту расположения.