Индивидуальный предприниматель едет в командировку как оформить. Должен ли ип сам на себя издавать приказ о командировке. Сколько длится командировка

Заказать услугу

07.11.2011 - Оформление направления ИП в командировку

Вопрос: Предприниматель собирается в загранкомандировку в Китай, подскажите как правильно оформить её и какие оправдательные документы необходимы. Билет приобретен через интернет. Какой размер суточных? Нужно ли командировочное удостоверение и отметки в нем? И облагается ли это какими-нибудь налогами если в командировку отправляется сам предприниматель? ИП применяет ЕНВД и УСН.

Ответ: При принятии решения об оформлении поездки предпринимателя в качестве командировки нужно быть готовым к разногласиям с налоговыми органами, ввиду наличия у налогового органа позиции, что поездка предпринимателя не может быть квалифицирована в качестве командировки.

Если предприниматель решает оформить поездку в качестве командировки, то должны быть оформлены документы, подлежащие составлению согласно Положению о направления работника в командировку от 13.10.2008г. №749. При этом на командировочном удостоверении проставляется отметка о дате приезда и выезда в место командировки и из него.

Размер суточных должен быть установлен самим предпринимателем в коллективном договоре или локальном нормативном акте.
Стоимость электронного билета может быть учтена в расходах при наличии распечатанного маршрута/квитанции электронного авиабилета и посадочного талона.

Обоснование: В соответствии со ст. 166 ТК РФ командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Следует учесть, что работодателем признается в том числе и физическое лицо (лицо, зарегистрированное в установленном порядке в качестве индивидуального предпринимателя и осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица), вступившее в отношение с работником (ст. 20 ТК РФ).

Исходя из норм Трудового кодекса РФ при заключении индивидуальным предпринимателем с физическим лицом трудового договора последний может быть направлен в командировку в соответствии с порядком, предусмотренным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, а как следствие, и расходы по командировке могут быть учтены индивидуальным предпринимателем при исчислении налоговой базы по единому налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН.

Однако в данном случае возникает вопрос правильности квалификации поездки самого предпринимателя в качестве командировки. По данному вопросу есть две точки зрения. Согласно позиции, изложенной столичным налоговым управлением, поездка самого предпринимателя не может быть классифицирована в качестве служебной командировки, а следовательно и расходы не могут быть приняты в качестве затрат при исчислении налоговой базы при применении УСН (Письмо УФНС РФ по г. Москве от 15.08.2007 N 18-1/3/077400@).

В свою очередь, позиция суда не столь категорична. В частности в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 12.04.2011 N А66-7842/2007 судами указано, что сам индивидуальный предприниматель не лишен права на направление себя в командировку при осуществления им предпринимательской деятельности при наличии правильно оформленных документов. Следовательно по мнению суда, поездка ИП может быть квалифицированна в качестве командировки при наличии правильно оформленных документов.

Исходя из указанных позиций можно сделать вывод об их противоречивости, так как и позиция налоговых органов и позиция судов строиться на основах трудового законодательства, в частности на ст. ст. 166 и 168 ТК РФ. Принимая позицию налоговых органов налогоплательщик не сможет учесть затраты в расходах на командировку. При оформлении поездки предпринимателя в качестве командировки нужно быть готовым к отстаиванию своей позиции в судебных инстанциях.

Если же предприниматель во внимание позицию судов и решит оформить поездку в качестве командировки, то целесообразно применить положения Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 N 749. Согласно указанному Положению, при направлении в командировку сотрудника должны быть надлежаще оформлены следующие документы:

приказ (распоряжение) о направлении в командировку (форма Т-9);
служебное задание (форма Т-10а);
командировочное удостоверение (форма Т-10), с отметками о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью;
авансовый отчет (форма АО-1).

Следует также отметить, что решение о направлении в командировку индивидуального предпринимателя зависит непосредственно от самого предпринимателя и принимается им лично (Постановление ФАС Московского округа от 04.08.2008 N КГ-А41/6281-08).
Таким образом, затраты на командировку индивидуального предпринимателя могут быть учтены при исчислении налоговой базы в соответствии с применением предпринимателем УСН.

Что касается размера суточных, то в соответствии с п.17 Положения о командировках №749, при проезде по территории иностранного государства суточные выплачиваются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств. Нормами ст. 8 ТК РФ также определено, что в том числе и индивидуальные предприниматели могут принимать как локальные нормативные акты, так и коллективные соглашения. При этом следует помнить, что НДФЛ не буду облагаться только суточные, в пределах 700 руб. при российских командировках и 2 500 руб. при направлении в загранкомандировку (ст. 217 НК РФ).

Ввиду того, что предприниматель применяет два спецрежима, и в соответствии с п.3 ст. 346.11 НК РФ и п.4 ст. 346.26 НК РФ индивидуальный предприниматель, применяющий соответственно упрощенную систему налогообложения и уплачивающий единый налог на вмененный доход освобожден от уплаты НДФЛ, помимо этого у него отсутствует право на заключения с собой трудового договора (Письмо Роструда от 27.02.2009 N 358-6-1). То есть выплаты в качестве суточных не признаются выплатами по трудовым или гражданско-правовым договорам, и в полной мере подлежат освобождению от уплаты НДФЛ.

Что же касается электронного билета, то стоимость приобретенного электронного билета может быть учтена в расходах при наличии должным образом оформленных документов:

сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;
посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Данные разъяснения неоднократно представлялись в Письмах Минфина РФ (от 07.06.2011 N 03-03-07/20, от 21.08.2008 N 03-03-06/1/476)

Консультационно-правовой отдел Группы компаний «Ю-Софт»

Командировка - это не праздная поездка, а путешествие, вызванное производственной либо служебной необходимостью. Следовательно, сотрудники должны понимать поставленные перед ними цели и успешно выполнить все задания. Кроме этого, компенсация расходов на транспорт и проживание требует подготовки отчётов. Уметь составлять их должен каждый человек, в должностные обязанности которого входят командировки.

Что значит служебная командировка

Работодатель даёт задание направить сотрудника выполнить поручение в каком-либо отличном от рабочего месте в течение некоторого срока, а работник отправляется выполнять поручение - это точное описание служебной командировки. То есть такая служебная поездка подразумевает, что сотрудник в течение заданного срока будет выполнять какое-то вполне определённое задание вне своего рабочего места. Рабочим местом при этом считается то подразделение (филиал, офис), где сотрудник компании ежедневно выполняет свои должностные обязанности.

Если обязанности работника осуществляются в разъездах, то командировкой они не считаются. И также не является служебной командировкой поездка к месту работы вахтовым методом. А вот направление сотрудника выполнить свои обязанности в филиал компании или подразделение в другом городе будет служебной командировкой. И для работающих дистанционно вне рабочего места работодателя сотрудников (Письмо Минтруда России от 09.06.2017 № 14–2/ООГ-4733), а также надомников, выполняющих свою работу на дому, поездка в головной офис является служебной командировкой.

Дистанционная работа выполняется в месте, отличном от организации работодателя. А надомная работа выполняется в рамках трудовых отношений на дому, то есть, как и для выполняемой дистанционно, рабочее место и головной офис не совпадают.

Консультант плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=PKV;n=189;dst=100042#0

Отправка сотрудника на учёбу от предприятия также является командировкой.

Важно, чтобы работодатель письменно распорядился об отправке сотрудника в командировку. Для этого обычно издаётся приказ или распоряжение. Не менее важно, чтобы отношения работника и компании были официально оформлены, то есть сотрудник был именно трудоустроен, а не трудился в рамках, например, договора подряда. Как долго работник будет пребывать в командировке, и что именно он там будет делать - зависит от содержания задания на поездку.

Служебная командировка отличается от служебной поездки своими целями. Командировка предполагает решение сотрудником рабочих вопросов в месте, отличном от постоянного места работы. Например, требуется заключить договор с организацией, которая находится в другом городе. Или работник направляется для выполнения ремонтных работ оборудования заказчика или консалтинговых услуг сторонней компании. И если сотрудник направляется в филиал организации для выполнения своих должностных обязанностей - это тоже служебная командировка.

Служебная поездка же предусматривает выполнение должностных обязанностей сотрудником в процессе разъездов. Например, сопровождение груза в пути следования, выполнение рейса на маршрутном автобусе - это служебные поездки.

Для штатного водителя поездка в другой город будет считаться служебной поездкой, а для пассажира - командировкой

Что гарантирует закон о труде

Направляя коллегу в командировку, компания гарантирует, что за ним сохранится занимаемая должность и зарплата. В период командировки работнику выплачивается средний заработок.

Сотруднику, отправляемому в командировку, оплатят проезд к месту назначения, компенсируют плату за проживание и возместят все расходы по проживанию вне дома (суточные), а также другие разрешённые руководством расходы (услуги связи, например). В течение всего срока командирования и времени в пути (и вынужденные задержки) за работником сохраняется средний заработок по графику, установленному на постоянном месте работы. Выход на работу в выходные и праздничные дни во время командировки оплачивается по законодательству.

Кого отправим в командировку

Оформляя командирование, следует проверить саму возможность отправки конкретного должностного лица. Действительно, отправлять беременных женщин и лиц моложе 18 лет вы не можете, даже если работники с этим согласны. Правда, к людям творческих профессий и спортсменам (даже если они моложе 18 лет) это ограничение не относится.

женщины с детьми до 3 лет,
женщины с медицинскими запретами на командировки,
родители, в одиночку воспитывающие ребёнка в возрасте до 5 лет,
иностранные работники,
инвалиды с медицинскими запретами на командировки.

Можно ли отказаться от командировки

Те работники, которых возможно командировать с их согласия, могут легко отказаться от поездки, составив служебную записку (в произвольной форме на имя руководителя). Всех остальных сотрудников можно направлять, не интересуясь их желанием.

Если есть производственная необходимость, любого работника без учёта согласия можно отправить в командировку. С другой стороны, в компании может действовать внутреннее положение о командировках, в котором нужно чётко описать ситуации, когда и при каких обстоятельствах сотрудник может отказаться от командировки.

Некоторых работников можно направлять в командировку только с их письменного согласия, остальные обязаны подчиниться соответствующему приказу руководства

Как рассчитать срок командировки

Длительность командировки определяется поставленными руководством задачами, какие бы то ни было рекомендации по определению сроков командировки отсутствуют. Определить её необходимо, чтобы рассчитать сумму, выдаваемую командируемому специалисту. Командировка, кстати, может длиться и один день.

Время на дорогу засчитывается в общий срок, но есть пара тонкостей в расчёте общей длительности. Временем выезда считается время выезда транспорта, а время прибытия - время приезда транспорта в место назначения. То есть если поезд отправляется 31 января в 23:35, то в срок командировки включается весь день 31 января.

Рейс из аэропорта отправляется 31 января в 0:10, аэропорт находится за чертой города. Началом командировки будет 30 января, хотя в билете стоит дата 31.01, так как сотруднику ещё требуется добраться до аэропорта.

Как оформить командировку

Итак, отправляя сотрудника в командировку нужно сначала убедиться, что его можно туда отправить: проверяем наличие ограничений и запретов, если необходимо, получаем согласие на командировку. Далее рассчитываем срок командировки, тут чётких рекомендаций нет, зато есть здравый смысл у начальников, им и пользуемся.

Следующим этапом оформляется приказ о направлении в командировку, потом задание, которое предстоит выполнить командируемому, а также командировочное удостоверение. По окончании поездки работник должен представить отчёт.

Стоит отметить, что командировочное удостоверение, служебное задание и отчёт по итогу в 2018 году отменены (Постановление Правительства № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» было подкорректировано законодателями ещё в 2014 году, а поправки вступили в силу с января 2015 года). Однако использование этих документов не запрещено.

Указание работодателя об отправке сотрудника в командировку

Нормативные документы не ограничивают работодателя в формулировках его письменного распоряжения, стало быть, приказ может писаться в свободной форме. Важно, чтобы в тексте приказа были явно записаны:

наименование работодателя,
фамилия имя и отчество командируемого,
цель, место, сроки командировки.

Подписывает приказ руководитель организации или лицо, уполномоченное отправлять в командировки. Если отправляется работник на своём личном или другом определённом транспорте, это следует отразить в приказе. После подписания и издания приказа командируемого необходимо ознакомить с ним под расписку.

Приказ о направлении в командировку подписывается уполномоченным отправлять в командировки

Служебное задание оформляется, если это необходимо. В задании прописывается, что конкретно нужно сделать (изучить станок, обучить персонал) и содержание отчёта. С заданием сотрудник также знакомится под подпись.

В служебном задании прописывается, кто направляется, куда направляется, на какой срок и с какой целью

Выдача денежных средств

Отправляемому сотруднику компенсируется поездка в пункт назначения, наём жилья и проживание на весь срок.

Расходы на проживание во время командировки называются суточными. Их величина зависит от длительности поездки и фактических трат. НК РФ определяет предельный размер суточных для командировок по России в 700 рублей, за рубеж - 2500 рублей. Расчёт суточных может сделать бухгалтер или командируемый сотрудник. Смету подписывает главный бухгалтер и руководитель, после чего работнику выплачивается аванс.

Оплачиваются траты на поездку к месту командирования, на перемещение между населёнными пунктами, если это является целью поездки, на выписку проездных документов. И также оплачиваются траты на жильё, если бесплатно оно не предоставляется. Компенсируется оплата жилья и в случае вынужденной задержки в пути.

Если командировка однодневная, то жильё не требуется и деньги на это не выделяются, а вот если пришлось задержаться по уважительным причинам, тогда эти затраты компенсируются.

Возможны и другие траты, например, на услуги связи, получение заграничного паспорта и визы. Подтверждаются траты документально - билетами, квитанциями об оплате.

Учёт рабочего времени командируемого

Рабочее время сотрудника учитывается в табеле по форме Т-13: отработанные часы в дни командировки не проставляются, а отмечается код К. Заполняется форма на основании приказа о командировании работника.

Табель учёта рабочего времени отражает трудозатраты командируемых работников

Авансовый отчёт как окончание командировки

После возвращения (в ближайшие три дня) сотрудник сдаёт в бухгалтерию авансовый отчёт о расходах. Можно использовать форму АО-1, если только речь идёт не о государственном учреждении. К отчёту прикладываются:

проездные билеты;
квитанции об оплате услуг по найму жилья;
кассовые чеки и прочее.

Если жильё принимающая сторона не предоставляла и работник сам решал этот вопрос, то в качестве подтверждения затрат может быть приложен также договор аренды жилья и расписки о получении платы за проживание.

Видео: нюансы учёта командировочных расходов

Возврат неиспользованных средств в кассу или компенсация перерасхода

По авансовому отчёту станет ясно, требуется работнику доплатить невыплаченную в виде аванса и истраченную сумму или работник должен вернуть неизрасходованный аванс. Если выданная сумма не полностью потрачена, то в течение определённого времени работник возвращает деньги. Если через месяц после окончания этого срока сумма не будет возвращена, то руководитель имеет право высчитать её из зарплаты работника.

Примеры документального оформления командировки

Командирование сотрудников сопровождается оформлением целого списка документов начиная от приказа о направлении, который, кстати, хранится 75 лет, до авансового отчёта. Покажем примеры заполнения некоторых наиболее важных документов.

Журнал регистрации командировок позволяет систематизировать информацию обо всех поездках. Стандартной формы для него нет, в качестве примера можно использовать документ, форма которого приведена ниже.

В журнале фиксируются фамилии сотрудников, дата поездки, организация и город назначения

Если организация регулярно отправляет своих сотрудников выполнять трудовые задачи в иные рабочие места, то имеет смысл формировать график командировок.

План командировок заполняется при частых командировках, позволяет вести учёт цели командировок

На предприятиях с частыми командировками актуальна разработка положения о командировках. В нём имеет смысл прописать все нюансы отправки сотрудников в командировки, а также указать, при каких обстоятельствах можно отказаться от поездки, какие дополнительные расходы компенсируются и в каком виде следует готовить отчёт.

Видео: оформление командировки

Особенности оформления отдельных видов командировок

Если отправлять сотрудника в командировку за пределы России, то ему необходимо выплачивать суточные, покрывать траты, связанные с оформлением заграничного паспорта и получением визы. Если поездка однодневная, то в ограниченном размере компенсируется плата за жильё.

Командировка в районы Крайнего Севера ничем не отличается от командировки в пределах страны. Сотруднику полагаются те же гарантии, применяется тот же порядок расчёта сроков командировки и оплаты суточных.

Командировка сотрудника, работающего по совместительству, выполняется в описанном выше порядке. Во второй организации отсутствие на рабочем месте оформляется отпуском за свой счёт.

Командировка на личном транспорте

Проезд к месту командирования на личном транспорте должен быть письменно разрешён руководством организации. Этот момент обычно фиксируется в приказе. Так как проезд выполнен на личном транспорте, то для компенсации расходов на ГСМ и ремонт после возвращения необходимо сдать в бухгалтерскую службу служебную записку. В ней сотрудник указывает период пребывания в пункте назначения, сюда прикладываются путевой или маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и прочие документы, подтверждающие маршрут.

Если был взят больничный в командировке

Если в течение командировки был оформлен больничный лист, то на время болезни выплачивается пособие по нетрудоспособности, компенсируется оплата жилья (если сотрудник не находился на стационарном лечении), а также суточные.

Можно ли продлить или отменить командировку

Командировку можно продлить, для этого издаётся приказ о продлении с указанием даты окончания командировки. Его отправляют сотруднику в место командирования для ознакомления. С приказом о продлении командировки работника необходимо ознакомить под подпись, это можно сделать после его возвращения. Следует учесть при продлении срока, что увеличить время пребывания в командировке для некоторых категорий работников можно исключительно с их письменного согласия. Это те самые работники, отправлять которых можно с их письменного разрешения.

Командировку можно отменить раньше срока, это также оформляется в виде приказа.

Командировка может длиться один день или несколько месяцев. Её длительность можно увеличить или, наоборот, сократить. Во время отсутствия сотрудника за ним сохраняется его должность и зарплата. Если во время командировки человек берёт больничный, то за этот период ему выплачивают пособие по нетрудоспособности и компенсируют все траты.

В случае, когда присутствие представителя фирмы требуется в другой местности лишь временно, работодателю достаточно направить в этих целях работника в командировку. Более того, отправиться в такую поездку может и сам руководитель организации. При отсутствии в штате у индивидуального предпринимателя наемных работников для оказания услуг в иной местности ИП придется также разъезжать самому. Но можно ли считать такие поездки командировками, это уже вопрос, ответ на который актуален в том числе в целях налогообложения.

Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, в целях налогообложения прибыли относятся в том числе расходы на командировку. В частности, на этом основании базу по налогу на прибыль уменьшают:

– расходы на проезд работника к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы;

– расходы на наем жилого помещения в месте командировки, в том числе на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

– суточные;

– расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

– консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Аналогичный перечень расходов содержит и подпункт 13 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса. Иными словами, они учитываются также и при расчете единого налога на УСН налогоплательщиками, выбравшими в качестве объекта налогообложения «доходы за минусом расходов». Кроме того, состав расходов, включаемых в профессиональный вычет по НДФЛ, индивидуальные предприниматели также определяют в соответствии с главой 25 Кодекса

Однако в любом случае в силу требований пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса для признания расходов в налоговом учете они должны быть обоснованы, подтверждены документально и связаны с деятельностью, направленной на извлечение прибыли. В рассматриваемой ситуации это в том числе означает: подтвердить необходимо тот факт, что речь идет именно о расходах на командировку.

Служебная командировка

Согласно статье 166 Трудового кодекса под командировками понимается поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Аналогичное определение дано в Положении, регламентирующем особенности направления сотрудников в подобные «путешествия», утвержденном постановлением правительства от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение).

Собственно говоря, при направлении сотрудника в командировку работодатель и обязан возместить ему:

– расходы по проезду;

– расходы по найму жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры компенсации расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Согласно Положению, принимая решение о направлении работника в командировку, работодатель оформляет:

– служебное задание, в котором указывают цель командировки (п. 6 Положения);

– командировочное удостоверение, подтверждающее срок пребывания работника в командировке, с указанием даты приезда в пункт (пункты) назначения и даты выезда из него (из них) – при командировке по России и странам СНГ, с которыми у РФ заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что при пересечении сопредельных границ в документах для въезда и выезда пограничными органами отметки не ставятся (п. 7, 15 Положения).

Однако учитывая, что согласно статье 166 Трудового кодекса и Положению командировкой признается поездка работника именно по распоряжению работодателя, целесообразно оформлять такое распоряжение (приказ) письменно. Во-первых, он будет свидетельствовать о том, что работодатель принял решение отправить работника в поездку для выполнения служебного поручения (ч. 1 ст. 166 ТК, п. 3 Положения). Во-вторых, подпись работника на приказе подтвердит, что он ознакомлен с решением о направлении его в служебную поездку.

Именно перечисленные документы и будут подтверждать связь расходов, возмещаемых работнику в связи со служебной командировкой.

При этом все данные документы могут быть оформлены в том числе и в отношении непосредственно руководителя организации. В частности, в письме от 11 марта 2009 г. № 1143-ТЗ представители Роструда указали, что в процессе трудовых отношений руководитель издает приказы в том числе в отношении себя, как, например, об убытии в командировку, отпуск. В конце концов, хотя особенности регулирования труда главы компании регламентируются отдельной главой Трудового кодекса, по отношению к организации он является наемным работником, что и позволяет и ему отправляться в командировку.

Однако если говорить об индивидуальном предпринимателе, то все выглядит несколько иначе.

С одной стороны, когда ИП направляется в интересах бизнеса в другую местность на определенный срок, например, для подписания договора, можно говорить как раз о служебной командировке.

С другой стороны, предприниматель не является сам для себя работодателем (это самозанятое лицо). И дело даже не в том, что он не сможет сам в отношении себя издать приказ или определить цель командировки, оформив служебное задание. А в том, что исходя их трактовки статьи 166 Трудового кодекса командировка – это поездка именно работника. О том, что в такие служебные поездки направляются только сотрудники, состоящие с работодателем в трудовых отношениях, говорится и в пункте 2 статьи Положения. Более того, поскольку ИП не является наемным работником, на него и вовсе не распространяются нормы трудового законодательства. Если же поездки предпринимателя нельзя признать командировочными, автоматически встает вопрос, подлежат ли связанные с ними расходы налогообложению.

Служебные поездки ИП

В свое время Минфин в письме от 7 сентября 2010 г. № 03-11-11/235 без каких-либо оговорок позволил коммерсанту учитывать командировочные, выплаченные самому себе.

Но с тех пор финансисты изменили свое мнение на прямо противоположное. В письме от 5 июля 2013 г. № 03-11-11/166 они указали, что индивидуальные предприниматели не относятся к категории работников. Кроме того, у них отсутствует работодатель, с которым они состоят в трудовых отношениях. А стало быть, ИП по определению не может быть направлен в командировку. Соответственно, и командировочных расходов, учитываемых при расчете единого налога на УСН, у него нет и быть не может.

Тем не менее, следует отметить, что арбитражная практика по данному вопросу складывается в пользу ИП (см., напр., постановления ФАС Северо-Западного округа от 12 апреля 2011 г. № А66-7842/2007, ФАС Восточно-Сибирского округа от 21 июня 2007 г. № А78-6556/06-С2-24/354-Ф02-3683/07). Судьи считают, что из положений статьи 166 Трудового кодекса вовсе не следует, что предприниматель, ведущий деятельность без образования юридического лица, являющийся работодателем для наемных работников, лишен возможности отправляться в служебные командировки самостоятельно. Поэтому выводы налоговой инспекции о невозможности отнесения им к расходам за время командировки выплаты суточных самому себе, по мнению арбитров, нельзя признать основанными на норме закона.

Ольга Кутько, эксперт ООО «ЦЭИНФ»

Интересы и связи компании могут распространяться на значительную территорию, которая выходит за рамки города или региона. С целью осуществления деятельность руководство компании может направлять своих сотрудников в служебные поездки. Для финансирования и решения других организационных вопросов необходимо правильно оформить документы для командировки.

Служебная командировка является часть исполнения работником его трудовых обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.

Поэтому администрации нет необходимости перед направлением сотрудника в поездку запрашивать согласие на нее.

Тем не менее у некоторых категорий работников нормами права предусмотрены определенные гарантии.

Согласно им, чтобы такого работника отправить в служебную поездку нужно предварительно запросить у него согласие в письменном виде:

Сотрудницы, имеющие малолетних детей в возрасте до трех лет. Сюда же включаются единственные родители, у которых есть ребенок до трех лет.
Сотрудники компании, имеющие ребёнка с группой инвалидности.
Сотрудники фирмы, признаваемые одинокими родителями, если их детям не исполнилось еще пяти лет.
Сотрудники предприятия, которые осуществляют присмотр за больными и престарелыми родными.
Сотрудниками, которым установлена группа инвалидности, если в командировке нарушается программа восстановления их здоровья

Важно! Получить согласия для этих категорий недостаточно, необходимо уведомить таких работников, что они имеют право отказаться от поездки. Поэтому рекомендуется объединять согласие и уведомление сразу в одном документе.

Также положения нормативных актов устанавливают несколько категорий сотрудников, направление в командировку которых запрещено:

Сотрудница в положении.
Работники, которые не достигли возраста совершеннолетия. Но если этот работник работает на творческих профессиях или спортсменом, то данный запрет на них не распространяется.
Если сотрудник привлечен и работает в организации на основании ученического договора.

Спорная ситуация возникает с работниками при направлении их в командировку, когда у них установлено внутреннее совместительство. Прямого запрета на их направление в служебную поездку не предусматривается.

Однако вопросы возникают, как оформлять по второй профессии в компании отсутствие работника, направленного в командировку.

Изменения в 2019 году

Нововведения по оформлению командировку в этом году не было.

Направление в служебную поездку так и оформляется на основании изданного руководителем компании приказ, который считается основным документом по командировке.

Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет по командировке оформляются, если внутренними актами компании предусмотрено это.

По возвращению из поездки работник должен представить авансовый отчет, в котором отражаются все произведенные расходы на основании подтверждающих вопросов.

Важным при этом является то, что с 01 июля 2019 года к учету принимаются документы, подтверждающие наличный расчет с использованием только кассовых чеков, пробитых на онлайн-кассе.

С начала июля нельзя принимать товарные чеки, квитанции и иные бланки строй отчетности, которые ранее командируемые мог использовать для подтверждения расходования средств.

Данное правило распространяется и на билеты на проезд на транспорте. Работник может прикладывать билет, но также потребуется еще чек онлайн-кассы.

Как оформить командировку сотрудника в 2019 году

Шаг 1. Оформление распоряжения руководителя о направлении в командировку

Необходимость служебной поездки доводиться директору компании с помощью служебной записке. Изучив представленные в документе сведения, руководитель принимает решение о направлении работника в командировку.

Для этого кадровая служба подготавливает приказ на командировку, которые потом подписывается руководителем фирмы.

Могут использоваться унифицированные формы Т-9 и Т-9а, предусмотренные как раз для таких случаев. Или оформляться приказ может в свободной форме на фирменном бланке с включением в него всех необходимых реквизитов.

Если сотрудник направляется в командировку на своем личном транспорте, то данный момент необходимо отразить в приказе на командировку.

Внимание! Основанием для издания приказа является служебная записка. Если оформляется служебное задание, то оно также может быть указано в качестве основания.

После подписания и регистрации приказа, его содержание должно быть доведено до сведения работника под роспись.

Шаг 2. Выдача средств работнику для финансирования командировки

Действующие правила устанавливают обязанность работодатель оплатить работнику все расходы на предстоящую служебную поездку (суточные, транспортные расходы, расходы на проживание и т.д.).

Поэтому на основании приказа о направлении в командировку работник или его непосредственный начальник просчитывают сумму денежных средств, которая должна быть выплачена сотруднику перед его отправлением.

Предварительный расчет командировочных расходов лучше всего также оформлять в виде служебной записки. Качестве утверждения данной суммы, руководитель проставляет свою визу.

Выдача денег может производиться либо наличными из кассы, либо путем перечисления на расчетный счет (карточку) работника.

Внимание! Если поездка является заграничной деньги должны выдаваться на расходования средства территории России в рублях, на территории иностранного государства – в иностранной валюте.

Шаг 3. Оформление командировочного удостоверения (если положением предусмотрено)

Если внутренними нормативными актами организации предусматривается оформление командировочных удостоверений, то на основании изданного приказа кадровый работник должен выписать работнику, направляемому в служебную поездку, этот документ.

В этом бланке проставляются штампы о прибытии и выбытии работника.

В организации может предусматриваться обязанность ведения журнала учета командированных работников.

В нем отражаются личные данные работника, наименование города и название предприятия, куда направляется данный человек, дни отъезда и приезда сотрудника в командировку.

В настоящее время этот документ не является обязательным для оформления.Его могут применять компании для внутреннего документооборота.

Шаг 4. Составление авансового отчета

Как только работник возвращается из служебной поездки он должен представить в течение трех дней авансовый отчет. Для данного документа установлена форма АО-1.

Вместе с этим документом работником может составляться отчет по командировке, если данная обязанность закреплена нормами предприятия.

К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся у сотрудника компании документы по командировке.

Ими могут быть:

Документы, подтверждающие расходы на проживание работника – документы гостиницы, в которой работник останавливался, договор найма жилого помещения и т.д.
Документы, подтверждающие проезд работника к месту командирования и обратно.
Документы, подтверждающие расходы на транспорт – такси, метро, троллейбусы, а автобусы, электрички и т.д.
Служебная записка с чеками для подтверждения расходов на топливо при использовании транспорта работника.
Служебная записка на расходы, на которые работник не может представить подтверждающие документы.
Иные подтверждающие документы, например, чеки на услуги связи и т.д.

Шаг 5. Вернуть в кассу неиспользованные суммы (если они есть)

Если после возвращения из поездки у работника остались неиспользованные суммы, то ему необходимо их вернуть в течение 3-х дней с момента предоставления авансового отчета. Кассир фиксирует сдачу средств оформлением кассового ордера.

По закону, администрация имеет право взыскать эти денежные средства с работника, если он отказывается добровольно погашать долг, только в течение 1 месяца с окончания периода добровольного возврата. Если это не сделать, то получить средства можно будет только через суд.

Внимание! Работник может согласиться на добровольное удержание путем оформления заявления. А основании этого документа составляется распоряжение. Но таким способом допускается удерживать не больше 20% от начисленного заработка за период.

Шаг 6. Выдать компенсацию по перерасходу средств (если необходимо)

При направлении работника в поездку его расходы планируются. Однако всегда могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, и для осуществления обязанностей потребуется больше средств, чем было выдано.

После возвращения из поездки работник производит оформление авансового отчета, к которому прикрепляет все документы. Если излишние траты были обоснованы, то перерасход денежных средств покрывается путем выдачи наличных денег из кассы либо перечислением на карту.

Для правильного принятия решения необходимо определить соответствие расходов следующим критериям:

Расходы были произведены по неотложным причинам;
Все расходы имеют подтверждающие документы, которые составлены верно;
Авансовый отчет оформлен правильно.

Излишне истраченные суммы должны быть выданы работнику в течение 3-х дней с момента предоставления отчета.

Внимание! Если этого не сделать, то работник имеет право обратиться в контролирующие органы, и ему придется выплатить не только сам долг, но еще и проценты за использование чужих денежных средств.

Если фирма не может сразу покрыть весь долг, то нужно составить график погашения, который подписывается обеими сторонами отношений.

Памятка: какие документы нужны для командировки

Все документы можно разделить на основные, которые требуется безоговорочно оформлять для каждой поездки, и дополнительные, какие составляются по желанию. Дополнительные документы оформляются в том случае, если их использование закреплено во внутренних актах организации.

Описание схемы. Индивидуальный предприниматель, направляясь в служебную поездку, может выплачивать себе суточные, как это делается в случае с любым другим командированным работником (абз. 3 п. 11 Положения о служебных командировках, утв. , ). Ведь из определения служебной командировки () не следует, что ИП не может направить в такую поездку самого себя. Он сам официально представляет себя в командировке, поэтому имеет законное право на компенсацию дополнительных расходов, связанных с проживанием вне постоянного места жительства.

Такие компенсации могут быть учтены в составе затрат как на общем режиме налогообложения, так и на «упрощенке». И глава 26.2 (п. 2 ), и глава 23 (п. 1 ) Налогового кодекса в вопросе о правилах учета командировочных расходов содержат отсылку на . Где в подпункте 12 пункта 1 прямо прописано право относить суточные на затраты. Конечно, при условии, что командировка связана с деятельностью, направленной на получение дохода.

Суточные для целей налога на прибыль, НДФЛ и единого налога по «упрощенке» не нормируются. Лимит расходов, на который часто ссылаются налоговики, установлен постановлением Правительства РФ от 02.10.02 № 729 в размере 100 рублей для организаций, финансируемых за счет федерального бюджета. К ИП он отношения не имеет. Поэтому размер суточных предпринимателю достаточно заранее закрепить во внутреннем документе, как того требует . Например, в приказе или положении о командировках.

Суточные также не облагаются у ИП страховыми взносами, так как он платит их за себя в фиксированной сумме (ч. 1 ст. 14 ). Таким образом, предприниматель, установив внутренним документом значительный размер суточных, может без реальных затрат значительно скорректировать налоговую нагрузку как на общем режиме, так и на «упрощенке» с базой «доходы минус расходы».

Комментарий «ПНП». Схема основана на двойственности положения предпринимателя. С одной стороны, он - работодатель, с другой - работник. Как работодатель, он обязан выплачивать суточные лицу, направленному в командировку. Как работник, имеет право требовать компенсации командировочных расходов.

Впрочем, при реализации схемы разногласия с проверяющими весьма вероятны. Налоговики свою позицию по данному вопросу изложили в письме УФНС России по г. Москве от 15.08.07 № 18-1/3/077400@. И запретили учитывать в составе затрат предпринимателя все расходы, связанные с командировкой, оплаченные самому себе, поскольку он не является наемным работником. Правда, речь в письме идет только про «упрощенцев».

Кроме того, проверяющие могут сослаться на тот факт, что если у физлица в качестве предпринимателя суточные - расход, то у него же в качестве работника это доход, облагаемый НДФЛ (см. схему). Конечно, доходы в виде суточных НДФЛ у работников не облагаются, но только в пределах норматива - 700 рублей в сутки для поездок по России, 2500 рублей - за рубеж (абз. 10 п. 3 ).

Получение ИП налоговой экономии за счет выплаты суточных

Суды поддерживают и предпринимателей в спорах с налоговиками и подтверждают возможность уменьшения налоговой базы на командировочные расходы в виде суточных (постановления федеральных арбитражных судов и от 21.06.07 № А78-6556/06-С2-24/354-Ф02-3683/07, и 9 округов). Ведь тот факт, что предприниматель имеет право нанимать работников, не мешает ему ездить в командировки самому.