Për pjesën më të madhe, puna e një studio dixhitale përbëhet nga procese rutinë. Erdhi një klient i ri - ata kryen një auditim gjithëpërfshirës të faqes dhe bënë një plan pune. Sa i përket - SEO, fushatës reklamuese në Yandex.Direct, "media", menaxhimi i reputacionit ... Dhe secila prej këtyre punimeve duhet të kryhet sipas të njëjtit algoritëm, që rrjedh nga përvoja.
Për të standardizuar dhe automatizuar punën, ne në studion Solvintech përdorim listat e kontrollit.
Ato ndihmojnë për të mos harruar asgjë dhe për të udhëhequr sipas planit. Disa nga punimet janë shumë voluminoze. Edhe nëse i kryejmë rregullisht, mund të anashkalojmë diçka dhe kjo do të ndikojë në rezultat.
Një listë kontrolli është gjithashtu një plan i detajuar i punës. Kur nuk hidhesh nga e pesta në të dhjetën, nuk ka konfuzion dhe puna shkon më shpejt.
Dhe më e rëndësishmja, ato përmbajnë kritere të qarta për cilësinë e punës. Në secilën pikë, ne mund të tregojmë se cili rezultat është optimal dhe cili është i papranueshëm. Dhe në të njëjtën kohë tregoni të gjitha variacionet e ndërmjetme.
Immediatelyshtë menjëherë e qartë se çfarë është e mirë dhe çfarë është e keqe
Listat e kontrollit mund të personalizohen për secilin lloj të punës që i shërben standardizimit. Kjo është, pothuajse çdo. Por ka vështirësi.
Vija midis një liste kontrolli pune dhe një jo-praktike është e hollë
Në rastin e listave të kontrollit, zbatohet rregulli: ato duhet të korrespondojnë në çdo mënyrë me procesin e vërtetë të punës. Nëse ky kusht nuk plotësohet, lista e kontrollit nuk do të funksionojë.
Shembull. Studio ofron një shërbim të ri - menaxhimin e reputacionit të kompanisë në internet. Ky është një shërbim jo-linear: përparimi i punës varet nga aftësitë dhe burimet e studios, ka shumë gracka, hollësi që nuk janë të dukshme. Gjëja më e keqe që mund të bëhet është të hartosh zyrtarisht lista kontrolli. Nëse marrim parasysh vetëm premisat teorike, lindin një tufë kontradiktash të vogla midis listës kontrolluese dhe gjendjes reale të punëve. Punonjësit dhe menaxherët do të duhet të pajtohen vazhdimisht dhe të ribëjnë gjithçka.
Kërkesat e tepërta, shtjellimi i pakujdesshëm i përmbajtjes dhe heqja e pikave të rëndësishme mund të shkëpusë listën e kontrollit nga jeta. Pastaj bëhet një instrument i padobishëm. Likeshtë si goditja në një vidë.
Çfarë liste e mirë duhet të jetë
Ka dy gjëra që duhet të mbani mend:
- Detyra juaj është të krijoni një mekanizëm koherent kur secili punonjës kupton se çfarë dhe si të bëjë në faza.
- Të gjithë artikujt e listës kontrolluese duhet të jenë të ndërlidhura. Ju nuk mund të grumbulloni gjithçka në një tryezë pa një sistem koherent.
Për të krijuar një fletë pune, së pari duhet të ndani secilën prej operacioneve në pjesët përbërëse të tyre. Shkruani të gjitha veprimet që bëni, deri në më pak të rëndësishmet. Ju mund ta bëni atë në një kartelë, dhe pastaj ta lëshoni në një listë kontrolli - është më e përshtatshme.
- Organizohuni sipas radhës së veprimit. Për shembull, nga e thjeshta tek e ndërlikuara, nga e përgjithshme tek e veçanta.
- Ndani në hapa të veçantë. Për të audituar reklamat kontekstuale, fazat mund të jenë si më poshtë: kontrollimi i cilësimeve të llogarisë, parametrat e reklamave, grupet e reklamave dhe reklamat individuale, fjalët kyçe.
- Ekziston vetëm një veprim në secilën pikë. Nëse jeni duke vlerësuar një titull të faqes, shkruani pika të ndara në lidhje me lartësinë e kokës, praninë dhe madhësinë e logos, përmbajtjen e informacionit, llojin e numrit të telefonit, etj. Veprimet kryesore mund të theksohen me shkronja të zeza.
- Tregoni vetëm veprime specifike dhe variantet e mundshme (të pranueshme ose të papranueshme) të rezultateve në të cilat ato çojnë. Teoria nuk është e nevojshme - listat e kontrollit nuk janë për këtë.
- Bëni listën e kontrollit sa më të qartë për punonjësin. Përdorni një gjuhë të qartë, koncize dhe të përmbledhur.
Një shembull i një liste kontrolli në punë
Në mënyrë ideale, 10-20 lista tipike të kontrollit mund të bëhen brenda dy ditësh dhe ju mund të shihni rezultatet e para nga zbatimi këtë javë. Por kjo ndodh rrallë. Vendoseni veten për të marrë një kohë të gjatë për të zbatuar listat e kontrollit. Ato duhet të zhvillohen (ose të shkarkohen të gatshme), të testohen në praktikë. Më shumë gjasa - redaktoni atë disa herë. Dhe në fund aprovoni vetëm pasi të kenë provuar efektivitetin e tyre.
Listat e gatshme të kontrollit
Më poshtë janë disa lista kontrolli që ne kemi përpiluar dhe përdorur në punën tonë çdo ditë. Në thelb, ato rregullojnë proceset universale, ku të gjitha fazat janë afërsisht të njëjta, pavarësisht nga specifikat e biznesit. Prandaj, ato mund të modifikohen për veten tuaj, ose mund t'i përdorni ashtu siç janë. Bëni një kopje të dokumentit dhe personalizojeni vetë.
Çfarë të bëni me listat e kontrollit: Google Sheets dhe analoge
Një nga tryezat tona
Në mënyrë tipike, kjo metodë është e përshtatshme për studiot dhe kompanitë me deri në 50 profesionistë. Idealisht, 20-30.
Analogët e Sheets Google:
1. Sitechco. Këtu mund të krijoni lista kontrolluese dhe t'i gruponi ato në projekte të ndryshme. Ka edhe disa "fletë mashtrimi" të gatshme. Për shembull:
Lista kontrolluese për kontrollimin e formës së postës elektronike të pavlefshme
Ndërfaqja nuk është shumë e thjeshtë - duhet të kaloni një ose dy orë për ta kuptuar. Por funksionaliteti është i mirë, dhe versioni cloud i shërbimit është falas.
2. Lista kontrolluese | Ekspert ... Isshtë më i përshtatshëm këtu: regjistrohemi, përpilojmë një listë kontrolli, e përdorim. Ka disa shabllone të këndshme brenda. Sidoqoftë, në versionin falas mund të krijoni vetëm 10 lista kontrolli. Por në atë të paguar - për të ndarë fletët në seksione logjike, shtoni këshilla interaktive kur vendosni mbi secilin artikull, shikoni analizat e plotësimit dhe përdorimit, shtoni një video. E gjithë kjo është e dobishme dhe kushton 450 rubla / muaj.
Kështu duket një pjesë e listës informuese për përgatitjen e ofertave në "Ekspert"
Nëse po flasim për proceset më të thjeshta (për shembull, për postimin e një artikulli në një blog), gjithçka që duhet të bësh është të shtypësh listat e kontrollit dhe t'i shpërndash ato tek punonjësit.
Dërguesit e detyrave për listat e kontrollit
Ndonjëherë nuk ka mjaft Sheets Google dhe analoge. Nëse disa specialistë janë duke punuar në një projekt duke përdorur të njëjtën listë kontrolli, ata duhet të bashkëveprojnë: diskutojnë detyrat dhe vështirësitë e hasura, kërkojnë zgjidhje. Bettershtë më mirë që puna dhe diskutimi të zhvillohen në një dritare.
Në raste të tilla, mesazhet e detyrave do të ndihmojnë. Këtu janë ato më të përshtatshmet.
Lista Wunder. Ky është një organizator i shërbimeve: këtu ju mund të vendosni detyra për ditën (për veten dhe punonjësit tuaj), të merrni shënime, të krijoni lista kontrolli dhe menjëherë t'i ktheni ato në detyra me një datë të caktuar.
Nëse është e nevojshme, shtoni skedarë mediatikë, materiale referuese ose mësimore
Disa ekzekutues mund t'i bashkangjiten çdo liste kontrolli.
Ne dërgojmë ftesa - dhe grupi i punës është mbledhur
Trello Ky është një aplikacion ku secila detyrë ka kartën e vet. Ju mund të shtoni punonjës të përgjegjshëm në secilën kartë, të bashkëngjitni dokumente, skedarë mediatikë dhe lista kontrolli. Lista për listën kontrolluese mund të kopjohet direkt nga tabela e Excel-it.
Ne krijojmë një listë kontrolli, caktojmë përgjegjësit
Minus një, por serioz: nuk ka fole. Ju nuk mund të shtoni opsionet e përgjigjeve sipas artikullit. Por mund të krijoni disa lista të veçanta kontrolli në secilën kartë - secila prej tyre do të bëhet një bllok logjik i një liste të vetme kontrolli. Ose madje bëni një kartë të plotë një pikë të listës kontrolluese (këtu ju mund t'i gruponi kartat në "borde" të veçanta).
Rovertask. Këtu mund të eksportoni edhe lista kontrolluese në formatin .xls. Bashkangjitini ato në detyrë - dhe vetë sistemi ndan secilën fletë në detyra të veçanta. Punonjësit i çojnë ata në punë dhe i kryejnë. Nëse është e nevojshme, ata diskutojnë disa pika në bisedë. Biseda krijohet automatikisht për specialistët që punojnë në një detyrë specifike (menaxheri dhe klienti gjithashtu mund të marrin pjesë në diskutim).
Convenientshtë i përshtatshëm: disa klikime dhe nuk keni nevojë të pikturoni gjithçka manualisht.
Nëse klikojmë në ndonjë prej detyrave, do të shfaqet një dritare me pjesën përkatëse të listës kontrolluese
Rovertask ofron disa lista kontrolli të gatshme - me shpjegime të hollësishme dhe shembuj të përdorimit.
Nëse përdorni Megaplan ose Bitrix24 - krijoni lista kontrolli pikërisht atje:
Keni nevojë për lista kontrolli për studion tuaj?
Listat e kontrollit janë të pazëvendësueshme gjatë shkallëzimit. Potenciali i tyre zbulohet kur zgjeroheni: siguroni gjithnjë e më shumë shërbime, kryeni punë voluminoze, komplekse. Në listat e kontrollit, ju regjistroni praktikat më të mira (dhe të punuara tashmë) për punonjësit e rinj. Krijoni një pikë fillestare për ta në punën e tyre.
Nëse punoni me një ekip të vogël, nuk do të shkallëzoni dhe diapazoni juaj i shërbimeve është i kufizuar, efekti i listave të kontrollit do të jetë i dobët. Pothuajse të gjitha proceset janë tashmë në mendjet e punonjësve. Nuk ka furnizim të tepërt të informacionit. Këtu standardizimi mund të jetë mbingarkesë. Lista kontrolluese do të bëhet "një copë letër më shumë", pa të cilën ishte normale.
Përgjigjuni vetes sinqerisht: a po planifikoni të zgjeroheni? Nëse po, listat e kontrollit do t'ju ndihmojnë. Nëse gjëja kryesore tani është të qëndroni në det, kaloni kohë për çështje më urgjente.
Zhvillimi i listave të kontrollit si një shërbim i ri
Punoni automatikisht vetë - ndihmoni të tjerët. Pasi të keni zbatuar listat e kontrollit në studio dhe të shihni rezultatet, ju mund të bëni të njëjtën gjë për klientët tuaj. Mbi të gjitha, ju zhyteni në biznesin e tyre dhe kuptoni se si dhe çfarë duhet të funksionojë. Ofroni mundësi të ndryshme shërbimi:
- mund të krijoni lista kontrolluese për të porositur për secilën rrjedhë pune;
- jepu atyre një bonus kur bëjnë një marrëveshje;
- marrin kontrollin e zbatimit.
Listat e kontrollit janë të shkëlqyera për standardizimin e pothuajse çdo procesi. Përdorni ato për të shkallëzuar biznesin tuaj pa dështime ose keqpërdorime.
Një qëndrim krijues, i vëmendshëm dhe serioz ndaj punës është një pjesë e rëndësishme e biznesit modern. Sidoqoftë, krijimtaria ka qenë gjithmonë e lidhur ngushtë me shpenzimet e paparashikuara të kohës së punës, pasigurinë në vlerësimin e punës, nevojën për të sqaruar koston e punës së kryer.
Ekziston një numër i madh i detyrave që nuk kërkojnë kualifikime të larta dhe mund të zgjidhen me ekzekutim të saktë dhe me cilësi të lartë të një sekuence veprimesh të thjeshta. Një listë kontrolli është vetëm një zgjidhje e tillë për problemin.
Qëllimi i idesë
Një sekuencë operacionesh të thjeshta përdoret si për zgjidhjen e detyrave të rëndësishme që kryhen nga specialistë të kualifikuar, ashtu edhe për detyra të tjera që një punonjës i zakonshëm, student ose nxënës i shkollës mund të trajtojë.
Një listë kontrolli është një shembull i saktë i shkruar në formën e një sekuence të veprimeve më të thjeshta, më të sakta dhe koncize, por të plota që duhet të kryhen, për shembull, në mënyrë që të:
- avioni u ngrit;
- shkoni në dyqan dhe blini atë që pyeti mamaja;
- ndërtimi i një biznesi;
- arritja e ndonjë qëllimi;
- kontrolloj ose bëj diçka për diçka.
Transportuesi dikur revolucionarizoi industrinë dhe doli të ishte i dobishëm në prodhimin e jo vetëm pjesëve të thjeshta, por edhe makinerive komplekse, mekanizmave, ushqimit, mallrave sportive, veshjeve, këpucëve.
Idealisht, kur lista e kontrollit është një duzinë e veprimeve minimale të nevojshme, të thjeshta:
- veprimi ideal i thjeshtë është një udhëzim i thjeshtë, i pakushtëzuar për të bërë diçka;
- treguesi ideal nuk krijon mundësi, por veprimi tjetër kryhet në mënyrë rigoroze me radhë;
- pa lëvizje të rastit, gjithçka bëhet në mënyrë rigoroze sipas planit dhe sipas përmbajtjes së secilit artikull në fletë.
Qëllimi (detyra) mund të jetë i shkëlqyeshëm, dhe jo çdo zgjidhje mund të përshtatet në një fletë. Sidoqoftë, asgjë nuk ju pengon të përpiloni disa lista kontrolli, të cilat ekzekutohen në mënyrë të njëpasnjëshme nga punëtorë të ndryshëm në intervale të caktuara.
Planifikimi i një zgjidhje për problemin
Planifikimi është një pjesë e rëndësishme e çdo biznesi. Një listë kontrolli është gjithashtu një plan, dhe jo vetëm një zgjidhje për një problem. Ju mund të hartoni një plan veprimi në rast të një situate të paparashikuar, një plan të sjelljes në rast aksidenti ose katastrofe natyrore, një rutinë ditore në një kamp rekreativ për fëmijë. Orari i orëve të mësimit në një institut ose shkollë është gjithashtu një produkt testues për "inteligjencën e thjeshtë", pasi ekzistojnë kushte në këtë lloj liste kontrolli. Për shembull, ditë, javë çift ose tek.
Njeriu gjithmonë planifikonte gjithçka që bënte, por e bëri atë në mënyrë të pavetëdijshme. Shfaqja e konceptit të "listës së kontrollit" është një shembull se si pavetëdija e zakonshme dhe e zakonshme është brenda kompetencës së vetëdijes, fiton një kuptim të ri dhe një cilësi rrënjësisht të re.
Vetë termi është relativisht i ri, por historia e idesë së tij dhe e zbatimit të saj shkon prapa qindra vjetësh. Më shumë gjasa, papirusët e parë me rregullimin e rendit të veprimeve të thjeshta janë përdorur në kohërat antike, përndryshe është e vështirë të shpjegosh momentet e lulëzimit të civilizimeve antike, si dhe arsyet e rënies së tyre.
Shembull: Lista e Kontrollit të Instalimit të FTP Daemon
Ky është një model i shkruar një herë dhe i përdorur për shumë vite. Asgjë këtu nuk është e zbukuruar bukur, e shkruar në një stil unixoid, por praktike.
Në përgjithësi, listat e tilla të kontrollit lindin si rezultat i administrimit të gjatë të kryer nga administratori i sistemit. Si rregull, pas dy ose tre vjetësh, pas qindra instalimesh, administratori shkruan një memo të tillë për vete dhe kolegët e tij. Kjo është një listë e vërtetë: e shëmtuar, por praktike.
Një shembull i një liste kontrolli të bukur jopraktike
Gjithçka është shkruar saktë këtu, por kjo nuk është një listë kontrolli. Në veçanti, "Logo" është kryesisht foljet:
- krijoj;
- si të krijosh;
- çfarë të merret parasysh;
- çfarë të hidhni.
Duhet të ketë disa rekomandime prapa secilës folje të tillë.
Një thirrje për një parullë është e arsyeshme, por krijimi i një parullë është krijimtari, dhe verifikimi i tij është një praktikë e gjatë (në një internet të vërtetë të drejtpërdrejtë me një fluks masiv vizitorësh), as njëri dhe as tjetri nuk lidhen me listën e kontrollit.
Dhe kështu me radhë për secilin artikull.
Çertifikatë (fragment) vërtet "fluturuese" për Boeing 737
Kështu duhet të hartohet lista kontrolluese. Fraza është një përgjigje e thjeshtë. Kjo është, një veprim i thjeshtë dhe një rezultat i thjeshtë.
Ky është vetëm një fragment i një dokumenti, për më tepër, i shkruar në anglisht, por në këtë rast të veçantë, jo gjuha është e rëndësishme, por saktësia e deklaratës së veprimit dhe verifikimi i rezultatit të ekzekutimit të tij.
Aplikime Test
Zbatime praktike të një plani të qartë veprimi:
- sporte;
- kontabiliteti;
- kontrollimi i produkteve të ndërmarrjes;
- auditimi i ndërmarrjes;
- masat hetimore;
- lëshimi i anijes kozmike, etj.
Pothuajse çdo fushë e jetës dhe veprimtarisë njerëzore mund të përcaktohet nga një shumëllojshmëri planesh të ndryshme të vogla: lista kontrolluese # 1, # 2, # 3, etj.
Rregullimi i rreptë i veprimeve ka një rëndësi të veçantë në fushat kritike të veprimtarisë, për shembull, në përgatitjen e një kirurgu për një operacion, kur personeli mjekësor, të gjithë mjekët dhe infermierët pjesëmarrës - secili brenda kompetencës së tyre - kryen një listë të rregulluar të veprimeve. Zakonisht gjithçka bëhet "në makinë", por etika profesionale kërkon që të gjitha veprimet të kryhen "në letër".
Lista kontrolluese është një dokument i domosdoshëm për certifikimin dhe rregullimin e prodhimit dhe testimit të produkteve ushqimore, mallrave për fëmijë, duke kontrolluar funksionimin e makinerive dhe mekanizmave.
Teknologjitë e internetit dhe operacionet e thjeshta
Çdo ndërhyrje kirurgjikale kërkon një kirurg shumë të kualifikuar. Por kjo gjithashtu kërkon ekzekutimin e duhur të operacioneve të thjeshta. Në veçanti, të gjitha instrumentet në tryezën e operacionit duhet të qëndrojnë në mënyrë rigoroze në vende të caktuara, pacienti duhet të jetë i përgatitur për operacionin jo vetëm fiziologjikisht, por edhe moralisht.
Një listë kontrolli (një shembull i një sekuence veprimesh) nuk është një program, jo \u200b\u200bnjë algoritëm dhe është e vështirë t'i atribuohet programimit në kuptimin e drejtpërdrejtë të fjalës, por teknologjitë e internetit kanë çuar në nevojën për të krijuar dhe kryer shumë operacione rutinë, por shumë të rëndësishme.
Krijimi i një burimi të internetit kërkon të paktën një treshe Apache, PHP dhe MySQL ose analoge të saj bazuar në një server tjetër, një interpretues tjetër dhe një bazë të dhënash. Instalimi i këtij triniteti është sekuenca minimale e kërkuar e veprimeve.
Një gabim këtu është i mbushur me pamundësi për të punuar fare. Programimi modern i Internetit karakterizohet nga fakti se algoritmet e serverit, interpretuesit dhe gjuhës së programimit të shfletuesit "nuk mendojnë", por nëse ata "nuk e kuptojnë" diçka, atëherë ata patjetër nuk e bëjnë atë!
Regjistrimi i gabimit deklarohet domosdoshmërisht, por shpesh regjistrimi nuk është i mjaftueshëm për të gjetur problemin.
Programimi në Internet: Zgjidhje të thjeshta për problemet komplekse
Një listë kontrolli është një zgjidhje për një problem. Praktika e programimit të Internetit në JavaScript dhe PHP, në veçanti, me një stil të shkruar të objektit, lejon vetëm dy mundësi për zgjidhjen e problemit:
- Intuitë profesionale.
- Rasti i provës.
Nuk ka asnjë të tretë. Mjetet e testimit në programim janë zhvilluar prej kohësh. Ekzistojnë gjithashtu shumë mjete shtesë për të kontrolluar kodin, dhe zhvilluesit e gjuhëve programuese i kushtojnë shumë kohë dhe përpjekje krijimit të mjeteve për korrigjimin e gabimeve dhe gjetjen e gabimeve.
Por për të përcaktuar se në cilin vend, në cilin nivel, në cilin nënsistem të veçantë të objekteve të sistemit të përgjithshëm ka ndodhur një mundësi, vetëm krijuesi (autori) i kodit, ose një rast i testit të avancuar, për krijimin e të cilit një mjeshtër me përvojë kishte një dorë, mund.
Zgjidhja ideale është të bëni një listë kontrolli në nivelin e kodit, kur jo një person, por objekti i krijuar prej tij, kujdeset për ekzekutimin e funksionalitetit të tij, dhe gjithashtu kontrollon gjendjen e tij dhe marrëdhëniet e tij me objektet e tjera.
Promovimi i internetit, SEO
Që kur interneti u bë i disponueshëm për vizitorët masivë (dhe tema "lista e kontrollit si një produkt prove" ka qenë gjithmonë në dispozicion të masave), një sërë idesh monotone janë derdhur në sferën e SEO. Janë ofruar sekuenca absolutisht të parëndësishme dhe para tërësisht të vërteta janë nxjerrë nga blerësit sylesh në baza boshe dhe të pabazuara.
- përbërësi teknik;
- idealizimi i brendshëm i përmbajtjes;
- përmbajtja semantike e bërthamës së burimit;
- përmbajtja: si është dhe si duhet të jetë;
- momenti komercial, fitimi i parave nga burimet;
- rrethanat e jashtme;
- rajoni i promovimit;
- një moment i sjelljes në imazhin e një vizitori, etj.
Por fjalët e zhurmshme kishin të bënin me paratë. Blerësit e dobët, duke paguar për "punën" e autorëve të listave të kontrollit, stimuluan prodhimin e produkteve të tilla, gjë që nuk është aspak e mirë. Por ky proces çoi në faktin se tema e promovimit u zgjerua në kufirin maksimal të mundshëm dhe krijoi kushte për përgjithësimin e informacionit.
Riprodhimi në fushën e informacionit është një proces i natyrshëm, dhe sot kushdo që dëshiron merr një promovim të vërtetë të burimeve të tyre në çfarëdo mënyre:
- kostot minimale përmes potencialit të vet;
- kostot maksimale përmes një mjeshtri të kualifikuar.
Lista kontrolluese sot është një mjet real dhe efektiv për të arritur dëshirën në pjesën e saj zyrtare dhe lirinë absolutisht të plotë në momentin krijues të qëllimit që po arrihet.
Hapësira virtuale e ideve të thjeshta
Komponenti material në jetë, në punë, në sferën socio-ekonomike në tërësi është bërë i qëndrueshëm. Bazat për arritjen me sukses të asaj që ai dëshironte u bënë të dukshme. Lista kontrolluese është një shembull se si përbërësi krijues ka hyrë në hapësirën virtuale.
Niveli i kualifikimit të konsumatorëve dhe autorëve të ideve ka kaluar në një cilësi të re. Kjo e anuloi pozicionin dhe çoi në formimin e një sërë detyrash të reja dhe nevojën për zgjidhje të reja. Bota përsëri u bë më e përsosur, dhe përsëri një cilësi e re ishte për shkak të një hapi të thjeshtë dhe natyral përpara.
A e keni kapur ndonjëherë veten duke menduar se po i përsërisni diçka një punonjësi jo për herë të parë? Ose vini re që gjatë kryerjes së një detyre të njohur, punonjësit bëjnë të njëjtat gabime të bezdisshme? Nëse është kështu, atëherë është koha të udhëzoni punonjësit të hartojnë listat e kontrollit.
Lista e kontrollit (Lista e kontrollit - listë kontrolli) - një listë që përmban një numër kontrollesh të nevojshme për disa punë. Duke shënuar artikujt në listë, punonjësi mund të mësojë për statusin / korrektësinë e kësaj pune.
Rëndësia e listave të kontrollit vështirë se mund të mbivlerësohet. Pavarësisht se sa punonjës është me përvojë, në një nxitim ai lehtë mund të harrojë një detaj të rëndësishëm. Le të marrim, për shembull, një situatë të përbashkët - përgatitjen për pjesëmarrje në një ekspozitë. Ky është një ndërmarrje shumë e shtrenjtë. Një detaj i neglizhuar - fletushkat që nuk janë shtypur në kohë - mund të kushtojnë gjysmën e buxhetit tuaj.
Mund të aplikohen fletë kontrolli në një larmi fushash: ka lista kontrolli për kamerierë, për pilotë, për tregtarë, për krijuesit e faqeve në internet.
Më poshtë janë rregullat për krijimin e listave të kontrollit që do të ndihmojnë punonjësit tuaj të krijojnë një mjet të dobishëm dhe me cilësi të lartë.
Rregullat për hartimin e listave të kontrollit
1. Një pikë - një operacion
Artikujt e listës së kontrollit janë transaksione minimale të plota. Çfarë do të thotë?
Renditja e prodhimit të kartave të biznesit dhe dorëzimi i kartave të biznesit në zyrë janë 2 operacione të ndryshme.
Prandaj, në listën e kontrollit, ato shfaqen si artikuj të veçantë.
* karta biznesi të porositura
* karta biznesi të dorëzuara në zyrë
2. Sendet shkruhen pohore
Qëllimi i listës kontrolluese është të kontrollojë gatishmërinë, kështu që është më mirë të shkruani artikujt në formën pohuese - "të porositura, të dorëzuara". Krahasoni formulimin "karta biznesi të porosisë" dhe "karta biznesi të porositura". Opsioni i dytë kërkon më shumë përgjegjësi.
3. Numri optimal i pikëve është deri në 20
Fletët e kontrollit nuk duhet të jenë të gjata. Numri optimal i pikëve është deri në 20. Nëse kërkohet, është më mirë të ndash detyrën në disa faza dhe të hartosh një listë të veçantë kontrolli për secilën fazë.
Shembull i një liste kontrolli:
Zbatimi efektiv i listave të kontrollit
1. Testimi
Pas hartimit të listës së kontrollit, mendërisht kaloni nëpër të gjitha pikat me punonjësin. Plotësoni ato që mungonin. Renditni artikujt në rendin e duhur. Bëni redaktimet tuaja.
2. Projektimi
Lista kontrolluese duhet të duket estetikisht e këndshme - atëherë do të jetë më e këndshme të punosh me të.
3. Akses i përshtatshëm
Ndani dokumente me punonjësit në mënyrë që ato të shtypen lehtësisht në kohën e duhur. Shtypni listën që rezulton në formën e një tabele (nëse fleta e kontrollit plotësohet çdo ditë).
Përfitimet e përdorimit të listave të kontrollit
* Strukturimi i informacionit në kokën e punonjësit. Kur regjistron veprimet e nevojshme, punonjësi përcakton qartë sekuencën e dëshiruar të detyrave.
* Të rritet shkalla e të mësuarit të punonjësve të rinj. Nuk ka nevojë të përsëritet sekuenca e operacioneve për të qindten herë. Mjafton të bësh një përmbledhje të shkurtër dhe të japësh një listë kontrolli për punën e pavarur.
* Rezultat i lartë, më pak gabime. Siç u përmend në fillim të artikullit, listat kontrolluese ndihmojnë në shmangien e shpimeve dhe gabimeve të pakujdesshme.
* Këmbyeshmëria e punonjësve.
Shembuj të listave të dobishme të kontrollit për biznesin në internet
Shtrirja e nevojës për kontroll varet nga struktura dhe lloji i veprimtarisë së një organizate të veçantë. Për të kontrolluar siç duhet punën e ndërmarrjes duhet të kryhet rregullisht. Kjo procedurë është thjesht e pamundur pa një listë kontrolli të përpiluar në mënyrë korrekte.
Lista e kontrollit të auditimit të brendshëm
Mund të kërkohet një listë kontrolli auditimi për të kontrolluar të gjithë aktivitetet e një organizate, ose të një industrie, procesi ose departamenti të vetëm. Ky dokument ishte plotësuar më parë në formën e një mediumi letre, më vonë filluan të shfaqen versionet elektronike në Word dhe Excel. Tani ka aplikime të specializuara, por metodat e mëparshme janë akoma të vlefshme.
Forma standarde e një liste kontrolli auditimi përmban 6 kolona:
- Vija e numrave.
- Kërkesa e verifikueshme ISO.
- Pyetje të hollësishme.
- Një metodë për vlerësimin e një kërkese të verifikueshme.
- Rezultati i blerjes.
- Komentet e auditorit ose panelit.
Vetë koncepti i një liste kontrolli përkthehet fjalë për fjalë si një "listë kontrolli" dhe madje mund të përdoret për të audituar aktivitetet e 1 punonjës të kompanisë.
Kuadri ligjor dhe rregullator
Sipas Ligjit Federal të datës 30.12.2008 Nr. 307 "Për auditimin", përpilimi i listave të kontrollit të llojeve të ndryshme është i rregulluar, por kjo vlen për auditimin e jashtëm. Lejohet ligjërisht të kryhen auditime të brendshme nga kompani të jashtme. Menaxhmenti mund të ftojë një punonjës të kryejë një auditim, në vend që të krijojë një komision nga vetë punonjësit e tyre.
Neni 19 i Ligjit Federal "Për Kontabilitetin" i datës 6 dhjetor 2011 detyron të kryejë një auditim të brendshëm. Kjo ka të bëjë me auditimin e zonës së kontabilitetit, fushat e tjera të veprimtarisë kontrollohen në përputhje me preferencat personale të organizatës.
Funksionet e dokumentit
Detyrat kryesore të listës kontrolluese janë të kontrollojë dhe strukturojë informacionin në lidhje me proceset aktuale të çdo lloj aktiviteti. Ky është një lloj liste kontrolli pyetjesh që ju lejon të bëni një analizë sistematike dhe të identifikoni mangësitë në punën e një lidhjeje të veçantë në organizatë.
Përveç funksionit të kontrollit, bazuar në të dhënat e listës së kontrollit, është e mundur të hartohet një plan i mëtejshëm zhvillimi ose të ndryshohet struktura e ndërmarrjes. Gjithashtu, bazuar në rezultatet e një kontrolli të brendshëm, është e lejueshme të vlerësohet kompetenca e punonjësve të departamentit të audituar të kompanisë ose tërësisë.
Fazat e plotësimit të listës së kontrollit për auditimin e brendshëm të QMS me shembuj janë përshkruar më poshtë.
Fazat e mbushjes
Në procesin e kontrollit, struktura e listës kontrolluese është e rëndësishme. Kur e zhvilloni atë, është e nevojshme të merret parasysh një procedurë logjike vijuese që përjashton një kthim të vazhdueshëm në aspektet e shqyrtuara tashmë. Kjo do t'ju lejojë të ndërtoni strukturën e duhur jo vetëm të vetë listës kontrolluese, por gjithashtu të ndihmoni në plotësimin e saj të saktë.
Në fakt, plotësimi i një liste kontrolli të mirë-hartuar është shumë e thjeshtë.
- Hapi i parë është të thelloheni në përmbajtjen e pikës së kontrollit, të lexoni pyetjen ose të familjarizoheni me kriterin e kontrolluar.
- Më tej, metoda e vlerësimit duhet të sqarohet dhe të kryhet në përputhje me këtë paragraf. Kjo mund të jetë një inspektim, intervistë, sondazh, studim i dokumentacionit, ose ndonjë mënyrë tjetër e vlerësimit.
- Në fazën e tretë, është e nevojshme të futni ose shënoni rezultatet e kontrollit në kolonën përkatëse të listës kontrolluese.
- Gjithashtu në një numër dokumentesh ka një klauzolë me komentet e auditorit. Nëse është në listën e kontrollit, duhet të plotësohet para se të kaloni në pyetjen tjetër.
Ju mund të shkarkoni një listë të mostrave për auditim të brendshëm.
Shembull i listës së kontrollit për auditimin e brendshëm
Shembull i listës së kontrollit për auditimin e brendshëm - 1
Shembull i listës së kontrollit për auditimin e brendshëm - 2
Shembull i Listës së Kontrollit për Auditimin e Brendshëm - 3
Shembull i Listës së Kontrollit për Auditimin e Brendshëm - 4
Shembull i Listës së Kontrollit të Auditimit të Brendshëm - 5
Kjo është një listë që përmban një numër kontrollesh të nevojshme për çdo punë. Duke kontrolluar artikujt në listë, ju, ekipi ose specialisti, mund të mësoni për statusin ose korrektësinë e kësaj pune.
Ndërsa punonit për një projekt, a e keni kapur veten duke menduar se kjo nuk është hera e parë që përsërisni gabime të dukshme? Apo e keni vërejtur që ndërsa kryeni një detyrë të njohur, punonjësit bëjnë të njëjtat gabime, duke humbur kohë?
Listat e kontrollit mund të përdoren në një larmi fushash: ka lista kontrolli për kamerierë, pilotë, tregtarë, krijues të uebfaqeve.
Rregullat e mëposhtme për listat e kontrollit do t'ju ndihmojnë juve dhe punonjësit tuaj të krijoni një produkt të dobishëm dhe cilësor.
Rregullat për hartimin e listave të kontrollit
- Një pikë - një operacion
Artikujt e listës së kontrollit janë transaksione minimale të plota. Për shembull, urdhërimi i prodhimit të kartave të biznesit dhe dorëzimi i kartave të biznesit në zyrë janë 2 operacione të ndryshme. Prandaj, në listën e kontrollit, ato shfaqen si artikuj të veçantë:
- karta biznesi të porositura;
- karta biznesi të dorëzuara në zyrë.
- Artikujt janë shkruar në mënyrë pohuese
Qëllimi i listës kontrolluese është të kontrollojë gatishmërinë e detyrës, kështu që është më mirë të shkruani artikuj në formën pohuese - "të porositur, të dorëzuar". Krahasoni formulimin: "porositni kartat e biznesit" dhe "kartat e biznesit të porositura". Opsioni i dytë kërkon më shumë përgjegjësi.
- Numri optimal i pikëve është deri në 20
Listat e kontrollit nuk duhet të jenë të gjata. Numri optimal i pikëve është deri në 20. Nëse kërkohet, është më mirë të ndash detyrën në disa faza dhe të hartosh një listë të veçantë kontrolli për secilën fazë.
Zbatimi efektiv i listave të kontrollit:
- Duke testuar
Pas hartimit të listës së kontrollit, mendërisht kaloni nëpër të gjitha pikat me punonjësin. Plotësoni ato që mungonin. Renditni artikujt në rendin e duhur. Bëni redaktimet tuaja.
- Regjistrimi
Lista kontrolluese duhet të duket estetikisht e këndshme - atëherë do të jetë më e këndshme të punosh me të.
- Akses i përshtatshëm
Ndani dokumente me punonjësit në mënyrë që ata të shtypen lehtësisht në kohën e duhur. Shtypni listën që rezulton në formën e një tabele (nëse lista e plotë plotësohet çdo ditë).
Lexoni gjithashtu: Top - 30 faqet e Uanet për gusht 2018
Përfitimet e përdorimit të listave të kontrollit:
- strukturimin e informacionit nga një punonjës. Kur shkruani veprimet e nevojshme, punonjësi përcakton qartë sekuencën e dëshiruar të detyrave;
- duke rritur shkallën e trajnimit të punonjësve të rinj. Nuk ka nevojë të përsëritet sekuenca e operacioneve disa herë. Mjafton të bësh një përmbledhje të shkurtër dhe të japësh një listë kontrolli për punën e pavarur;
- rezultat i lartë, më pak gabime. Siç u përmend në fillim të artikullit, listat kontrolluese ndihmojnë në shmangien e shpimeve dhe gabimeve për shkak të mosvëmendjes;
- shkëmbyeshmëria e punonjësve;
- duke kursyer kohën e punës - punonjësit do të kalojnë shumë më pak kohë në ripunimin e detyrave.
Andrey Manokha, drejtor krijues i agjencisë së Internetit UaMaster