Электронный документооборот. ELMA - Электронный документооборот

Это система управления бизнес-процессами. Она позволяет перейти от инструкций к автоматическому исполнению и контролю процессов и помогает управлять эффективностью деятельности компании. Механизм постоянного улучшения позволяет развивать модель управления в компании. ELMA представляет из себя платформу, которая содержит набор базовых функций. На основе платформы строится линейка продуктов ELMA.

Скриншот окна ПО (2015)

В версии 3.8 ELMA Outlook Plugin стал неотъемлемой частью Агента ELMA. Тем самым:

сократились временные затраты на установку;
исключаются ошибки при его установке;
обеспечено взаимодействие MS Outlook с разделом системы ELMA "Работа с клиентами".

Как и прежде ELMA Агент помогает работать с личными сообщениями пользователя и электронными документами.

2016 ELMA ECM+ 3.9

В разделе Документы появилась возможность использовать EQL-поиск, который позволяет создать фильтр даже с такими критериями, которые не заложены в базовом функционале настроек фильтра.
В разделе Канцелярия был доработан механизм автоматической публикации номенклатуры, теперь публикация может осуществляться автоматически 1-ого января нового года, не нужно указывать определенную дату.
Для простого и удобного моделирования процессов в Дизайнере ELMA появились новые блоки операций в разделе Документооборот.

ELMA - система управления компанией, позволяющая построить эффективное взаимодействие сотрудниковкомпании и контролировать их деятельность с целью повышения качества работы всей компании.

Продуктовая линейка.

ELMA cостоит из набора приложений для управления компанией, которые могут быть приобретены и функционировать как отдельные приложения, так и вместе в едином информационном пространстве:

ELMA: Электронный документооборот. Автоматизирует типовые процессы делопроизводства и ведение электронного документооборота. Использование механизма WorkFlow позволяет быстро настроить систему в соответствии с потребностями компании.
ELMA: Управление бизнес-процессами. Приложение реализует концепцию BPM (Business Process Management), что позволяет строить гибкие адаптивные информационные системы; решения, способные оперативно меняться вместе с изменением бизнес-процессов компании. Для моделирования бизнес-процессов приложение использует международный стандарт BPMN.
ELMA: Управление показателями. Приложение позволяет реализовать в компании принципы целевого управления и вознаграждения по результатам труда. Внедрение в «легкой форме» позволит сформировать набор целевых показателей эффективности (КПЭ, KPI), и наладить оперативный контроль за достижением плановых значений показателей в разрезе целей и стратегии развития компании (реализация механизма BSC или Сбалансированной карты показателей)
ELMA: CRM. Приложение ELMA: CRM не стоит отдельных денег и идет в базовой поставке при покупке любого из приложений ELMA. ELMA: CRM – это операционный CRM, основными функциями которого являются управление процессом продаж (в том числе механизм воронки продаж) и ведение истории взаимоотношений с Вашими контрагентами (база контрагентов, контактов, потенциальных клиентов, сделок и т.д.)
ELMA: Управление проектами. Позволяет легко наладить управление проектной деятельностью в компании. Наряду со стандартным управлением задачами, графиком проекта (диаграммой Ганта) и организацией единого информационного пространства по проекту, ELMA: Управление проектами дает возможность управлять стандартными бизнес-процессами в рамках проектов и управлять проектным бюджетом.
ELMA: Внутренний портал Все приложения базируются на одном - ELMA: Внутренний портал. Это приложение не продается отдельно – оно входит в поставку c любым из приложений ELMA.

ELMA: Внутренний портал включает в себя:

Организационная структура компании
Управление задачами
Календарь
Общение. Лента сообщений.
Внутренний портал. Веб-документы.
Веб-хранилище для файлов

Пакеты ELMA.

ELMA ECM . Отличный инструмент для оперативного управления компанией. Он включает в себя приложения ELMA: Управление бизнес-процессами, ELMA: Электронный документооборот и базируется на Внутреннем портале ELMA.
ELMA BPM Suite . Система позволяет организовать управление процессами в компании на основе метрик и показателей, исполняемых процессов и связать воедино метрики процессов, стратегию компании и мотивацию персонала. Пакет включает в себя ELMA: Управление показателями, ELMA: Управление бизнес-процессами и базируется на Внутреннем портале ELMA.

Архитектура системы ELMA.

Система управления бизнес-процессами ELMA состоит из набора программ:

Сервер ELMA
Дизайнер ELMA
ELMA Agent

Сервер ELMA включает в себя набор связанных компонентов:

Базу данных
Веб-приложение
Сервер конфигураций
Сервер оповещений

Сервер ELMA является корневым элементом системы. Для начала работы с сервером его необходимо зарегистрировать.

Дизайнер ELMA – это приложение, которое устанавливается на компьютер пользователя и предоставляет удобный интерфейс для моделирования процессов и создания конфигураций.

Для работы с Дизайнером его необходимо зарегистрировать.

ELMA Agent – это приложение, которое устанавливается на компьютер пользователя и в режиме реального времени показывает оповещения, которые формирует сервер для пользователя.

ELMA Agent не требует регистрации для начала работы и может быть установлен на любое количество компьютеров в организации.

Система ELMA реализует SOA-архитектуру и предоставляет необходимые интерфейсы для расширения системы. ELMA позволяет:

Запустить любой бизнес-процесс, загруженный в систему из внешнего приложения
Вызывать функции внешнего приложения. Поддерживаются синхронные и асинхронные вызовы.

Внедрение системы ELMA.

Специалистами компании «Элевайз» разработана уникальная методика внедрения процессного подхода на предприятии с использованием программного продукта ELMA. ELMA - это новейший и эффективный продукт, предназначенный для компаний, которые хотят внедрить процессный подход к управлению, располагать адаптивными бизнес-процессами, способными к настройке и оптимизации, чтобы соответствовать изменяющимся условиям бизнеса, нормативным требованиям законодательства и давлению конкуренции.

Для того чтобы система смогла в полной мере использовать все преимущества ваших процессов, компания проводит первичный сбор информации, исследует текущую деятельность предприятия, выявляет потребности и совместно с руководством предприятия определяет круг решаемых задач. В результате формируется список задач, которые необходимо решить в процессе внедрения системы.

Далее происходит изучение организационной структуры предприятия, и даются рекомендации по ее улучшению. Совершенствование организационной структуры предприятия - важнейшая часть ее организационного развития. На данном этапе происходит актуализация штатного расписания и приведение его к фактическому виду.

Следующий шаг на подготовительном этапе внедрения системы - анализ текущей деятельности предприятия. Целью такого анализа является выделение определенного количества бизнес-процессов с целью дальнейшей их автоматизации. В результате образуется сеть процессов, отражающая текущее положение дел на предприятии. Кроме того, четко определяется ответственность сотрудников за выполняемый ими объем работ. Это резко повышает исполнительскую дисциплину и управляемость персонала. Руководитель видит реальное положение дел на предприятии.

После того, как сформированы первичные модели, совместно с руководителями и ключевыми ответственными исполнителями проводится сравнение полученных результатов и видения руководства. На данном этапе может быть скорректирована как модель деятельности предприятия, так и порядок выполнения некоторых операций на предприятии в соответствии с целями и задачами руководителей. Как правило, это происходит в формате расширенных совещаний, где каждый ответственный исполнитель вносит свои предложения по улучшению деятельности предприятия. А это в конечном итоге - залог успешности деятельности всей организации.

Технические специалисты, в свою очередь, осуществляют подготовку к развертыванию решения у заказчика. Данный этап включает в себя установку на сервере и проверку работоспособности системы на рабочих местах пользователей. В ходе этих работ устраняются последние замечания и недочеты в работе системы. Одновременно сотрудники заказчика обучаются взаимодействию с программой, а получают базовые знания в области бизнес-процессов.

Экономическая эффективность.

Сотрудники компании более ответственно подходят к своим обязанностям , потому что: процессы регламентированы, и сотрудник четко знает, что он обязан делать. Кроме того, система обеспечивает эффективный контроль выполнения задач со стороны руководства.

Повышается эффективность работы сотрудников при решении "типовых" задач благодаря четкой регламентации процессов в компании и повышению дисциплины.

Экономится время сотрудников на поиск нужного документа , потому что все необходимые документы доступны "в 2 клика".

Сотрудники оперативно получают необходимую информацию и могут самостоятельно принимать решения благодаря быстрому доступу к документам и четкому пониманию своей зоны ответственности в рамках каждого бизнес-процесса.

Снижается процент потери информации при передаче задач от одного сотрудника к другому.

Уменьшается объем бумажного документооборота.

Увеличивается общая скорость выполнения процесса.

Упрощается создание и поддержка Системы Менеджмента Качества за счет возможности получать актуальные регламенты процессов и возможности постоянно осуществлять улучшение бизнес-процессов.

Облегчается обучение и адаптация новых сотрудников.

Преимущества системы.

Для работы с системой достаточно веб-браузера. Благодаря этому работать с системой можно из любой точки мира без установки дополнительного программного обеспечения.

Для описания бизнес-процессов используется современный язык BPMN - на сегодняшний день лучший и самый прогрессивный мировой стандарт для описания бизнес-процессов.

Выбор системы документооборота всегда связан с общей стратегией развития компании. Для коммерческой организации логично руководствоваться в выборе целями, конкурентной средой, структурой, к которой компания стремится, а также ожидаемым экономическим эффектом от внедрения системы. Госучреждения, выбирая СЭД, акцентируют внимание на полноте учета решаемых организацией задач и их особенностях. В любом случае, есть большое количество факторов, которые нужно учитывать, даже если они напрямую не имеют отношения к предмету.

Цели внедрения системы документооборота, как правило, совпадают:

оптимизация контроля исполнительской дисциплины;
сокращение количества документов, потерянных при обработке;
уменьшение времени согласования;
уменьшение числа ошибок при работе с типовыми документами.

Поэтому требования к СЭД сводятся к выполнению следующих задач:

перевод из «бумажного» в электронный вид процессов согласования документов и назначения задач, сокращение времени на обработку документов и поручений, возможность отслеживать ход работы с документом;
автоматическое оповещение исполнителей о новых документах, контроль сроков обработки;
организация электронного хранилища документов для быстрого доступа к ним, легкого поиска и сохранности документов, разграничение прав доступа к защищенным данным;
автоматическое заполнение разных разделов типовых документов по существующим справочным данным;
удобные средства контроля сроков исполнения задач и сводная отчетность для руководителя, простая интеграция с существующей почтовой системой;
возможность удаленной работы в системе;
формирование отчетности по документам, исполнителям, статусам документов и др.
возможность интеграции с существующими в компании учетными системами (кадровыми, финансовыми, бухгалтерскими и системами управления производственной деятельностью).
быстрое внедрение системы;
стоимость установки и поддержки системы;
простота развития системы;
возможность использования программного обеспечения системы для решения дополнительных задач.

Есть также дополнительные критерии оценки, которые на сегодняшний день при выборе системы приобретают особое значение:

наличие потокового ввода документов в систему, возможность работы со сканером;
преднастроенный модуль управления договорами;
планшетная версия;
наличие мобильных клиентов.

Сравнение

На сегодняшний день в России существует огромное количество электронных систем документооборота. У каждой из них есть свои преимущества и недостатки. Вышеперечисленным критериям в той или иной степени соответствуют рассматриваемые нами решения: Docsvision, Directum и ELMA ECM+. Общая концепция этих систем состоит в объединении классической СЭД и решения по управлению бизнес-процессами компании. Преимущество электронного документооборота - в структурированном хранении и обработке документов. Цель применения BPM-систем - развитие процессов и повышение эффективности операционной деятельности. Совмещая эти возможности, современные системы электронного документооборота позволяют выйти за рамки классической канцелярии. Рассмотрим подробнее, какими средствами это достигается, и в чем состоит отличие выбранных систем по различным критериям.

Функциональность и возможности интеграции

Directum

Система Directum имеет расширенный каталог бизнес-решений. Преимуществом СЭД являются удобные функции напоминаний. В системе возможна настройка нумераторов, работа со штрих-кодовыми метками. Из качеств, влияющих на удобство работы, можно выделить следующие: предпросмотр вложенных файлов, файловые хранилища, широкий выбор заполненных справочников в базовой конфигурации, интерактивные мастера создания документов.

К недостаткам можно отнести отсутствие постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, невозможность применения дополнительных стилей в описи документа.

Docsvision

В Docsvision применяются дополнительные стили в описи документов, отображаются любые веб-страницы и настроенные отчеты внутри главного окна приложения. Кроме того, архивные документы перемещаются в отдельные таблицы базы данных. Пользователи могут выбирать вариант аутентификации. Применяется XSLT-преобразование к XML описанию регистрационной карточки.

Система ELMA имеет расширенную линейку бизнес-решений. В их числе представлен, собственно, модуль ECM+ , который включает в себя одновременно функции BPM-системы и классической СЭД. Есть также модуль Проекты+ - классический набор функций для планирования и взаимодействия в рамках проекта плюс возможности BPM-системы; приложение ELMA CRM+ - стандартный набор функций CRM и управление бизнес-процессами. ELMA имеет и свое KPI-решение .

Плагин для работы с MS Outlook есть и ELMA ECM+ и у двух других решений. Также система быстро интегрируется с 1С (поддерживаются все актуальные версии).

Документы в приложении могут иметь сколько угодно версий файлов, но только одна может быть актуальной/текущей. На карточку документа собирается вся история изменения его содержания, это защищает пользователей от повторения экземпляров карточки.

Система содержит удобные инструменты для полноценной работы по документу и контроляисполнительской дисциплины по задачам, касающимся этих документов.

Все изменения, вносимые в документ фиксируются на карточке.

Когда информация приходит в организацию в бумажном виде, СЭД от ELMA и приложение ELMA Агент автоматически сохраняют отсканированные документы.

Есть возможность просмотреть отчет по общей ситуации с исполнительской деятельностью по документообороту компании. Пользователю предоставлен ряд фильтров, он может формировать результаты так, как считает нужным.

ECM+ обладает широкими возможностями настройки и последующей донастройки - систему документооборота и контроль работ по документам можно сформировать по потребностям конкретного предприятия и его оргструктуры.

Есть возможность создания шаблонов документов. Их может создавать любой пользователь, даже не имеющий навыков в программировании.

Рис. 1. Документ, созданный из шаблона ELMA

В шаблон можно автоматически внести штрих-код для дальнейшего распознавания в системе при помощи сканера штрих-кодов.

Мобильное приложение для работы с функциями системы через планшетный компьютер есть у всех рассматриваемых систем. Все они: ELMA for iPad, приложения СЭД Directum и Docsvision позволяют обеспечить топ-менеджерам удобную работу с планшетов и мобильных устройств, когда они находятся вне офиса.

Интерфейсы

Directum

В данной системе интерфейсы всех режимов работы унифицированы, правила обработки документов и заданий настраиваются. В режиме замещения отмечается информативность. Возможно удаление карточки из текущего окна и создание новой. Работать с файлами можно онлайн в режиме check-in check-out, права доступа распределяются к отдельному файлу, каждый файл атрибутивно описывается. Хорошая информативность, прозрачность процессов. Есть предпросмотр вложенных файлов. Возможность для исполнителя настройки напоминаний. Добавление задания в календарь MS Outlook. Есть настраиваемые поисковые шаблоны и удобные механизмы фильтрации по колонкам списков.

Но наряду с этим есть и некоторые недостатки. К примеру, отсутствует возможность постраничного вывода элементов (в ОС Win32). Кроме того, настройки визуальных эффектов минимальны. Нет возможности локализации названий реквизитов на любых языках. Размер карточки не изменяется. При создании ссылок между электронными документами нельзя внести комментарии к ссылке (описание связи). В целом, интерфейс перегружен.

Рис. 2. Интерфейс Directum

Docsvision

В Docsvision можно применять преднастроенные темы, настраивать ленту команд, представлять отображения регистрационных карточек документов для каждой папки. Реализуются механизмы drag&drop, сквозные связи между документами визуализируются в виде дерева. Можно проводить групповые операции со ссылками и комментировать их. Карточки задания проектируются. Панель инструментов настраиваемая. Возможен полнотекстовый поиск из единой строки есть настраиваемые поисковые шаблоны, дизайн поисковых форм.

Рис. 3. Интерфейс Docsvision

При этом можно выделить следующие недостатки: отсутствует возможность автоматического вложения документа в задание. Не все операции поддерживают групповую обработку. Процессы непрозрачны, напоминания функционируют только при включенном MS Outlook.

Интерфейс ELMA ECM+ имеет вид стандартного файлового хранилища, поэтому пользователю не требуется даже опыт работы с подобными системами.

Рис. 4. Интерфейс ELMA

Интерфейс ввода и регистрации документов в системе тоже прост и понятен - он реализован в виде мастера, состоящего из нескольких последовательных шагов. При вводе документа в систему от пользователя требуется лишь указать необходимые реквизиты документа и прикрепить электронный документ. На основе этой информации система генерирует карточку документа со всей информацией о нем.

Внутренний портал системы содержит всю информацию по организации. Все необходимые инструменты для работы пользователя собраны в одном месте: задачи, календарь, лента сообщений, архив документов, веб-документы, отчеты.

В зависимости от настройки системы операции могут быть упрощены или, наоборот, расширены.

Функции поиска

Directum

В системе реализован полнотекстовый поиск по документам и реквизитам регистрационных карточек. Шаблоны поисковых запросов настраиваются по реквизитам регистрационных карточек. Загруженная опись документов фильтруется. Есть удобные функции настройки шаблонов поисков. Пользователь может создавать поисковые папки. Опись документов фильтруется по значениям колонок.

К отрицательным качествам относятся: невозможность распределения прав доступа к настроенным поискам; отсутствие настроенных поисков в веб-клиенте; невозможность создания сложных поисковых запросов. Также нет постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, применения дополнительных стилей в описи документа.

Docsvision

Docsvision поддерживает и создание сложных поисковых запросов с помощью XML, и распределение прав доступа к настроенным поискам.

Недостаток - медленная работа панели просмотра.

Документы приложения ELMA ECM+ собираются в единый электронный архив - хранилище документов. Поиск документов быстрый и удобный. Найти нужные документы можно не только по названиям, но и по заданным реквизитамкарточки документа или регистрационной карточки. При этом результаты поиска отображаются в строгом соответствии с правами пользователя на документы. Параметры поиска можно сохранить в формате фильтра, а в будущем быстро искать документы по этим параметрам.

Поиск работает как по названиям, так и по реквизитам. Результаты отображаются в соответствии с правами пользователя.

Недостаток: отсутствие полнотекстового поиска в документах.

Административные настройки

Directum

В системе можно вести организационно-штатную структуру сразу нескольких компаний. Информация о подразделениях и сотрудниках подробна и может быть расширена. Функции замещения (полное замещение/ассистент) реализуются с автоматическим созданием папок «входящие/исходящие». Создается фильтр по подстроке и бегущий поиск.

При этом стоит отметить, что отображение организационно-штатной структуры не наглядно, отсутствует возможность сортировки элементов в заданном порядке, создавать и заполнять справочники довольно трудно, отсутствует локализация записи справочников. Настройки внешнего вида и поведения регистрационных карточек минимальны.

Рис. 5. Внешний вид регистрационных карточек в системе Directum

Docsvision

Поддерживается ведение ОШС нескольких компаний. Реализуются функции замещения (постоянный/временный заместитель). Имеется фильтр по подстроке.

Недостатки отчасти те же: не наглядное отображение организационно-штатной структуры, отсутствие возможности сортировки элементов в заданном порядке, отсутствие возможности ведения истории справочника, отсутствие возможности создания типизированных справочников, отсутствие возможности создания иерархических справочников, отсутствие встроенного справочника «Номенклатура дел». Медленная работа конструктора.

Рис. 6. Справочник сотрудников в системе Docsvision

В едином окне могут объединяться несколько систем, организуя информационную систему подразделений крупной компании и качественный обмен информацией между системами подразделений.Можно следить за ситуацией в других филиалах организации. Пользователь получает всю необходимую информацию о внешней системе, не покидая своей страницы.

Текущее положение дел конкретного филиала отражается на отдельной главной странице с набором информационных портлетов. Удобно переключаться между страницами подразделений. Также можно получать информацию по исполнительской деятельности, узнавать текущие новости, просматривать документы, запускать выполнение бизнес-процессов.

Рис. 7. Настройка страниц филиалов в системе ELMA

Сводная информация по всем подразделениям организации доступна руководителю. Информация о подразделениях и сотрудниках также может быть расширена.

В специальном разделе «Замещения» назначаются замещения сотрудников - указывается, кто кого замещает, на какой срок и по какой причине. Замещения закрываются автоматически по завершении срока. Задачи по процессам автоматически переносятся на замещающего сотрудника. Система информирует о разовой задаче и о том, что данный сотрудник отсутствует, и предлагает выбрать исполнителем другого сотрудника.

Рис. 8. Настройка раздела «Замещение» в системе ELMA

В разделе «График отсутствий» отображается список сотрудников, которые отсутствуют на рабочем месте в течение определенного срока.

Моделирование бизнес-процессов

Directum

Система обладает удобными функциями моделирования. Доступна пошаговая отладка маршрутной схемы. В платформу решения встроен высокоуровневый язык программирования IS-Builder. Поддерживается создание скриптовых сценариев с использованием собственного API, создание собственных функций. Есть встроенный редактор отчетов на языке IS-Builder. Но в то же время количество базовых блоков недостаточное.

Рис. 9. Моделирование бизнес-процессов в системе Directum

Docsvision

Система имеет удобные функции моделирования и широкие возможности проектирования маршрутной схемы без применения программных средств. Доступна разработка собственных функций. У системы свое API, возможно создание скриптовых сценариев с его использованием, вызов веб-сервисов. Инструментальные средства - MS Reporting.

Рис. 10. Моделирование бизнес-процессов в системе Docsvision

Моделирование бизнес-процессов производится в удобном графическом редакторе «Дизайнер ELMA», имеющем простой и понятный графический интерфейс. В качестве языка для описания бизнес-процессов используется нотация BPMN 2.0 . Язык очень удобен для описания цепочек работ и содержит практически все необходимые примитивы. Проектированием бизнес-процессов может заниматься бизнес-аналитик без участия программиста. Механизм постоянного улучшения позволяет развивать модель управления в компании. Изменения в процессы вносятся на ходу, остановка системы не требуется.

Организовать движение документов в компании можно по маршрутамлюбой сложности. Маршрут документа определяет, через каких сотрудников организации пройдет документ, а также порядок и характер работ, которые с ним будут выполнять. Сама графическая модель бизнес-процесса строится путем перетаскивания мышью нужных блоков операций с палитры, затем операции соединяются переходами.

Рис. 11. Маршрут документа, описанный как бизнес-процесс, в СЭД ELMA

Безопасность данных и действий

Directum

Защитить данные в системе можно с помощью логина-пароля и учетных записей Windows. Возможно создание групп и ролей пользователей. Поддерживается дискретная и ролевая модель управления доступом. Можно выдавать полномочия и привилегии. Действует разграничение прав доступа на уровне папки, регистрационной карточки, файла, справочника. Есть возможность настройки передачи прав. Применяется шифрование и ЭЦП.

В свою очередь, распределение прав доступа к настроенным поискам невозможно, отсутствуют настроенные поиски в веб-клиенте, создание сложных поисковых запросов невозможно. Недостатком также является низкое быстродействие панелей просмотра.

В Docsvision доступно мандатное управление доступом. Разграничение прав доступа осуществляется на уровне папки, регистрационной карточки, файла, справочника. Есть также возможность настройки передачи прав. Применяется шифрование и ЭЦП.

С помощью логина и пароля зайти в систему ELMA может любой пользователь из любого места, где есть интернет. Вход в систему с помощью логина и пароля настроен по умолчанию для всех пользователей. Но е сть три основных способа защитить вход в систему ELMA:

Доверенные устройства - при попытке входа с любого компьютера или мобильного устройства, не прописанного в списке доверенных, система выдаст сообщение о невозможности входа.
Вход по Токену. Токен привязывается к учетной записи пользователя и будет соответствовать только ему. Зайти в систему ELMA можно из любого места, где есть интернет, но только при наличии специального устройства - Токена и зная его PIN-код. На Токен может быть записано несколько электронных ключей-контейнеров - для входа в разные системы, не только в систему ELMA, пользователю не нужно будет носить целую связку ключей.
Вход по Сертификату осуществляется аналогичным образом. Пользователь, который хочет входить в систему ELMA по своему сертификату, привязывает его к своей учетной записи. Зайти по сертификату в ELMA можно только с конкретного рабочего места пользователя. Вход в систему по сертификату возможен только в браузерах Mozilla Firefox и Internet Explorer.
Авторизация в ELMA может производиться по технологии Single Sign On (SSO). Для входа в систему можно использовать имя и пароль, с которым пользователь вошел в Windows.

В задачах согласования, подписания и при подписании версии документа может использоваться электронно-цифровая подпись. Никто другой, даже узнав пароль, не сможет за другого согласовать или подписать документ.

Права доступа на различные объекты системы настраиваются. Всё управление правами основано на ролях элементов оргструктуры и отдельных пользователей системы, процесс настройки заключается в графическом отображении должностей, отделов, подразделений и распределении ответственности (действий по задачам и документам).

Заключение

Все компании, выбирающие СЭД, сталкиваются с одной проблемой - долгое объединение приобретенной системы и существующих бизнес-процессов организации. Не многим удается с ходу встроить процессы документооборота в сквозные процессы компании. Это очень трудоемкое мероприятие, требующее времени, знаний и непрерывной коммуникации всех сотрудников, работающих с документами. Каждая рассмотренная система в той или иной мере благодаря своим функциям справляется с этой задачей. Если оценить результаты, то первое место по соответствию требованиям занимает приложение ELMA ECM+, второе заслуживает Directum, а «бронза» достается системе Docsvision.

#ИТобзор #Документооборот #Статьи #Электронный_документооборот

Систему ELMA отличает расширенная линейка бизнес-решений. В их числе модуль ECM+ (сочетание функций BPM-системы и классической СЭД), Проекты+ - стандартные функции для управления проектами плюс управление процессами; ELMA CRM+ - реализует клиент-ориентированный подход через реализацию сквозных процессов. И KPI-решение, которого нет у системы Directum.

К вопросу о возможностях интеграции – плагин для работы с MS Outlook есть и у ELMA ECM+, и у двух других решений. Кроме того, ELMA легко интегрируется с «1С:Предприятие» (со всеми актуальными версиями).

Чтобы не путаться в большом количестве файлов с поправками и изменениями, документы в приложении могут иметь неограниченное число версий, но только одну можно назначить актуальной. Вся история изменений документа собирается на карточку документа.

Все необходимые инструменты для работы по документу и контроля исполнительской дисциплины по работе с этими документами находятся у пользователя под рукой.

Если документ поступил в компанию в бумажном виде, он автоматически сохраняется после сканирования.

Руководящий состав может просматривать отчет по текущей ситуации с исполнительской деятельностью, а пользователям предоставлен ряд фильтров, чтобы формировать результаты так, как они считают нужным.

Приложение ECM+ можно настроить произвольно согласно потребностям отдельного предприятия и его организационной структуры.

Для ускорения создания документов можно создавать шаблоны. Это доступно для любого пользователя, даже не имеющего навыков в программировании.

Можно настроить автоматическое внесение штрих-кода в шаблон для моментального распознавания в системе.

Интерфейсы.

Внешне интерфейс ELMA ECM+ представляет собой стандартное файловое хранилище, пользователь без опыта работы с такими системами вполне может сориентироваться самостоятельно.

Регистрация документов реализуется в специальном мастере в несколько последовательных шагов. При вводе в систему нужно лишь указать необходимые реквизиты документа и прикрепить электронную версию, система автоматически генерирует карточку документа со всеми данными по нему.

Вся информация по организации содержится во внутреннем портале. Все необходимые для работы инструменты находятся в одном месте: архив документов, задачи, календарь, лента сообщений, отчеты, веб-документы.

Операции могут быть упрощены или расширены в ходе настройки.

Функции поиска.

В ELMA ECM+ документы собираются в единый электронный архив. Поиск документов осуществляется быстро и удобно не только по названиям, но и по реквизитам карточки документа или РК. Результаты поиска отображаются только при наличии прав доступа к документам. Параметры поиска сохраняются в формате фильтра, в будущем можно быстро искать документы по сохраненным параметрам.

Недостаток: отсутствие полнотекстового поиска в документах.

Административные настройки.

Удобно следить за ситуацией в филиалах крупных компаний. Несколько систем объединяются в одном окне, организуя единую информационную систему подразделений и качественный обмен информацией. Пользователь владеет всей необходимой информацией о внешней системе, не покидая свою страницу. Удобно переключаться между страницами подразделений компании. Кроме того, доступна информация по исполнительской деятельности, актуальные новости, просмотр документов, запуск выполнения бизнес-процессов.

Общая информация по всем филиалам и подразделениям доступна руководящему составу . Данные о подразделениях и сотрудниках можно расширять.

Замещения сотрудников осуществляются в специальном разделе. Замещения снимаются автоматически по завершении срока. При установке замещающего задачи по процессам автоматически переносятся на него. Система сообщает о разовой задаче и об отсутствии данного сотрудника, предлагая выбрать другого исполнителя.

В специальном разделе «График отсутствий» выводится список сотрудников, которых нет на рабочем месте в течение определенного срока.

Моделирование бизнес-процессов.

Моделирование бизнес-процессов производится в специальном графическом редакторе « ДизайнерELMA» с простым и понятным графическим интерфейсом. Нотация для описания бизнес-процессов - BPMN 2.0, удобная для описания цепочек работ и содержащая практически все необходимые примитивы. Проектировать бизнес-процессы может бизнес-аналитик без помощи программиста. Развивать модель управления в компании и вносить изменения в процессы можно на ходу, без остановки системы.

Движение документов в компании можно организовать по маршрутам любой сложности. В маршруте документа отражается, через каких сотрудников пройдет этот документ, а также порядок и характер запланированных работ по нему. Графическая модель процесса создается путем перетаскивания мышью нужных блоков операций с палитры, после чего операции соединяются переходами. В переходы можно вписать комментарии.

Безопасность данных и действий.

Любой пользователь из любого места, где есть интернет, может ввести свой логин и пароль и зайти в систему ELMA. Такой вход в систему настроен по умолчанию для всех пользователей, но всего есть три основных способа, как защитить вход в систему:

1. Вход только через доверенные устройства. Если вход осуществляется с ПК или мобильного устройства, которого нет в списке доверенных, то система сообщит о невозможности входа.

2. Вход по Токену. Токен - устройство, которое привязывается к учетной записи пользователя и будет соответствовать только ему. Плюс ко всему, у отдельного пользователя имеется свой пин-код. На токен может быть записано сразу несколько электронных ключей-контейнеров – для входа в разные системы, а не только в ELMA , чтобы пользователю не носить целую связку ключей.

3. Вход по Сертификату. Механизм осуществляется примерно так же. Пользователь привязывает сертификат к своей учетной записи. Зайти в систему по сертификату можно только с определенного рабочего места. Такая возможность есть только в браузерах Mozilla Firefox и Internet Explorer .

Для согласования, подписания документа или его версии используется электронно-цифровая подпись. При этом никакой другой пользователь, даже узнав пароль, не сможет согласовать или подписать документ.

В ELMA доступна настройка прав доступа на различные объекты системы. В основе управления правами - роли элементов оргструктуры и отдельных пользователей системы, процесс настройки состоит в графическом отображении должностей, отделов и подразделений, и распределении ответственности.

Организация электронного документооборота

Электронная канцелярия

Электронная канцелярия автоматизирует обработку входящих и исходящих документов, регистрацию документов. Электронная канцелярия входит в состав приложения ELMA ECM+ и позволяет правильно организовать работу с электронными документами: движение, регистрация, хранение и поиск. При помощи электронной канцелярии можно контролировать ход исполнений поручений, просматривать решения руководства, а также быстро находить бумажные оригиналы документов

Управление договорами

Управление договорами позволяет перевести подготовку, согласование, хранение и обработку договоров и сопутствующих документов. Решение «ELMA: Управление договорами» предназначено для эффективной и комфортной работы с договорами на протяжении всего их жизненного цикла. Автоматизированные процессы создания, согласования, учета и поиска документов сокращают время работы с договорами в несколько раз.

ОРД и внутренние документы

Раздел Внутренние документы организует работу со служебными записками и организационно-распорядительной документацией на предприятии. Приложение ELMA ECM+ поддерживает весь процесс документооборота служебной записки, приказов и прочих видов внутренних документов: создание, согласование, регистрация, ознакомление, подписание, контроль исполнения и хранение в системе.

Служебные записки

Для работы с внутренними документами в системе ELMA обычно создается специальный процесс «Служебная записка», который обеспечивает полную автоматизацию всего цикла обработки служебных записок. Больше не нужно накапливать стопки бумаг, проходить длительные этапы согласования документов. Создание, регистрация, отправка адресатам, поиск документов — все автоматизировано и представлено в электронном виде.

Согласование счетов

Функция Согласование счетов автоматизирует согласование, оплату и хранение счетов. В системе ELMA ECM+ можно настроить автоматизированный процесс работы с заявками на оплату счетов. Такая организация позволяет своевременно реагировать и оплачивать счета. Все стадии согласования становятся прозрачными, контролируемыми и легкоуправляемыми. Реестр счетов способствует быстрому анализу платежей и построению отчетности.

Нестандартные документы

Для «нестандартных» документов и документопотоков с помощью системы документооборота можно быстро настроить базовые процессы, что позволит быстро перейти к электронному обмену документами внутри компании.