La fuerza legal de un documento electrónico se asegura mediante el uso de firma digital EDS: un mecanismo que le permite probar que el autor del documento electrónico enviado es exactamente quien dice ser y que el documento no se modificó durante el proceso de entrega. EDS se utiliza como un análogo de una firma manuscrita o un sello regular en el caso de una entidad legal. La firma digital se agrega al bloque de datos y permite al destinatario del bloque verificar la fuente y integridad de los datos y así protegerse contra la falsificación.
La mayoría de las empresas reconocen las ventajas del flujo de trabajo electrónico (sin papel), que tiene las siguientes ventajas:
- facilidad para realizar cambios en el documento;
- la capacidad de colocar en el documento no solo texto, sino también datos multimedia;
- la capacidad de utilizar formularios preparados previamente;
- mayor velocidad de transferencia de información sobre un gran número de direcciones;
- ahorro de papel;
- mayor compacidad de los archivos;
- control más fácil de los flujos de información;
- alta velocidad de búsqueda y extracción de información;
- la capacidad de proteger los documentos del acceso no autorizado y la diferenciación de los derechos de acceso de los empleados a la información.
Introducción le permite reducir la cantidad de servicios involucrados en el trabajo con documentos (mensajeros, oficinistas, etc.).
La Figura 4 muestra cuánto se reduce el tiempo de las etapas individuales de trabajo con documentos al reemplazar un proceso en papel por uno digital.
En condiciones gestión de documentos electrónicos Se requieren muchos menos costos para la reestructuración del flujo de trabajo al cambiar Condiciones externas, por ejemplo, requisitos para cambiar la forma de presentación de informes.
gestión de documentos electrónicos es reconocido universalmente, una transición completa a las tecnologías sin papel requiere abordar una serie de asuntos legales así como la inversión. Así que hoy en Rusia puede encontrar todos los tipos de flujo de trabajo presentados en la Figura 4.
En condiciones gestión de documentos electrónicos se requieren muchos menos costos para reestructurar el flujo de trabajo cuando cambian las condiciones externas, por ejemplo, los requisitos para cambiar el formulario de informes.
Aunque la eficiencia gestión de documentos electrónicos Se reconoce universalmente que la transición completa a tecnologías sin papel requiere la resolución de una serie de problemas legales, así como inversiones. Así que hoy en Rusia puede encontrar todo tipo de flujo de trabajo, enumerados en la Figura 4.
Todavía existen empresas e instituciones que aún trabajan en condiciones de trámites burocráticos, la mayoría utiliza computadoras y redes locales y solo un pequeño porcentaje usa completamente sistemas automatizados administración documentos electronicos ¿Cuál es el motivo de esta situación?
Figura 6 - Ventajas de la gestión electrónica de documentos
Idealmente, una consecuencia del desarrollo gestión de documentos electrónicos deberían convertirse en tecnologías completamente sin papel. Hoy en día, sin embargo, los documentos en papel aún se requieren para cumplir con muchas regulaciones: leyes fiscales, leyes contables, etc. Uno de los propósitos principales de un documento es la capacidad de certificar ciertos hechos. Hasta hace poco, un documento en papel con los detalles y grados de protección necesarios era la principal forma de probar un hecho en particular, es decir, fuerza legal representada. El papel como soporte material tiene un inconveniente en el sentido de que no permite borrar y registrar nueva información sin dejar rastro, pero este inconveniente se convierte en una virtud en cuanto a la eliminación de la falsificación de documentos. No es de extrañar que el proverbio ruso diga: lo que se escribe con una pluma no se puede cortar con un hacha.
En otras palabras, cuando recibimos un documento que tiene una firma en cada página y no hay rastros de violación de la superficie del papel (es decir, está claro que el texto no fue borrado o reescrito), podemos estar seguros que este documento fue enviado en nombre de quien firmó y que no ha cambiado durante el proceso de entrega.
Básicamente facilidades modernas el cifrado le permite proporcionar los mismos medios para autenticar un documento que una firma en papel.
La Ley Federal "Sobre Firma Digital Electrónica" adoptada en enero de 2002 brinda a las organizaciones la oportunidad de crear sistemas para intercambiar documentos exclusivamente electrónicos, en los que un documento electrónico puede actuar como un original que no necesita ser duplicado por una copia impresa. Sin embargo, hoy la ley EDS absoluto solo para el flujo de trabajo interno, donde se usa activamente, ya que el flujo de trabajo interno está regulado por el CEO.
Por lo tanto, la razón principal de la presencia de un flujo de trabajo mixto es el hecho de que el problema de aplicar EDS aún no se ha resuelto a nivel estatal.
Sin embargo, el intercambio de documentos en formato electrónico no se puede usar en todas, sino solo en algunas áreas de las actividades de la organización.
El uso de documentos electrónicos crea una serie de ciertas dificultades. Uno de los principales problemas de utilizar este tipo de documentos es garantizar la fuerza legal de un documento electrónico. Para resolver este problema, se proporciona un requisito especial de un documento electrónico: una firma digital electrónica.
Una firma digital electrónica es un atributo de un documento electrónico diseñado para proteger este documento electrónico de la falsificación, obtenido como resultado de la transformación criptográfica de la información utilizando llave privada firma digital electrónica y que permita identificar al titular del certificado de clave de firma, así como establecer la ausencia de distorsión de la información en el documento electrónico. Una firma digital electrónica garantiza la equivalencia legal de una firma manuscrita. Sin embargo, el uso de una firma digital electrónica no garantiza la protección absoluta de un documento electrónico contra la distorsión de información legal importante (para ser justos, se debe tener en cuenta que la protección absoluta no se puede garantizar en absoluto). Con este fin, la legislación prevé una serie de otras medidas organizativas, legales y técnicas para garantizar la autenticidad de los documentos electrónicos.
En la ley rusa moderna, una firma digital electrónica ya se usa en varias áreas:
- 1. Relaciones financieras y crediticias
- 2. Relaciones tributarias
- 3. Operaciones civiles
Hay varias restricciones en la implementación de la gestión de documentos electrónicos en ciertas áreas. Una serie de actos jurídicos reglamentarios prevén la prohibición del uso de documentos electrónicos en determinadas relaciones jurídicas o estipulan la preferencia por los documentos escritos en papel. Así, la legislación notarial no prevé la posibilidad de compilar documentos en formato electrónico, aquí el concepto de “documento” significa únicamente información escrita.
Por ejemplo, en el art. 45 de los Fundamentos de la Legislación de la Federación Rusa sobre Notarios establece que las hojas de un documento presentado para actas notariales deben estar cosidas, numeradas y selladas, lo que es físicamente imposible para los documentos en formato electrónico. Este ejemplo es importante, ya que algunos documentos, incluidos los necesarios para hacer negocios a través de Internet, están notariados. También existen tales actos jurídicos reglamentarios en los que no existe una prohibición como tal, pero se denominan preferibles los documentos en papel. . Por ejemplo, al registrar los derechos de bienes raíces(un procedimiento que posiblemente podría realizarse a través de Internet) en caso de discrepancias en los registros en papel y medios magnéticos, el registro en papel tiene prioridad (cláusula 8, artículo 12 de la Ley Federal de la Federación Rusa “Sobre registro estatal derechos sobre bienes inmuebles y transacciones con ellos” de fecha 21 de julio de 1997 N° 127). Una disposición similar se registra en la Ley del 8 de agosto de 2002 No. 129-FZ "Sobre el registro de personas jurídicas" (cláusula 1, artículo 4).
Actualmente, los fundamentos de la legislación notarial se centran en los documentos tradicionales en papel firmados con firma manuscrita y no cubren las especificidades del intercambio electrónico de datos.
Para resolver los problemas en esta área, es posible hacer un uso más amplio de las herramientas de automatización de la gestión de documentos, incluido el uso de tecnologías de firma digital simplificada.
Es posible, en algunos casos, utilizar un procedimiento simplificado para certificar transacciones, ya que es de interés de las partes que realizan una transacción recibir un documento electrónico de formato universal (que no requiere un costo especial software para leer el contenido del documento), con igual fuerza legal que el soporte papel.
No obstante, cabe señalar que la simplificación debe entenderse como la materialización técnica del procedimiento de certificación, y en modo alguno el rechazo de las actuaciones jurídicamente significativas que las partes están obligadas a realizar en en su totalidad(Ver: Ley Federal "Fundamentos de la legislación de la Federación de Rusia sobre notarios", capítulo IX). Puede firmar digitalmente archivos PDF utilizando el software Adobe Acrobat Professional. El procedimiento para concluir una transacción puede ser el siguiente: las partes de la transacción, habiendo acordado todas las condiciones esenciales de la relación jurídica, se transfieren a un servicio especial para la certificación de documentos electrónicos (la afiliación organizativa de dichos servicios se indica arriba) y documento electrónico que se convierte a formato PDF en su presencia, se ingresa información sobre las personas que realizan la transacción en el archivo recién creado y se coloca la firma electrónica de un especialista en el documento. El documento se almacena en varios soportes físicos (¡es importante que no sean reescribibles!): dos soportes en el servicio de identidad (uno se almacena como principal, el otro se utiliza en los casos en que la autenticidad del documento es necesaria, por ejemplo, para demostrar el documento durante un juicio), el resto, por el número de partes interesadas. El deber del servicio de mantener los medios con documentos electrónicos en el hogar o celebrar un acuerdo apropiado con una organización especialmente autorizada (crear una infraestructura adecuada para las organizaciones y regular legalmente el procedimiento de concesión de licencias y las actividades de las organizaciones mencionadas). La vida útil de los medios es de 5 años. En el futuro, la cuestión del destino de los transportistas se decidirá sin tener en cuenta las opiniones de las partes que concluyen el trato.
Al introducir una firma electrónica en esta área, es necesario limitar temporalmente el volumen de transacciones que se pueden certificar en el orden especificado, ya que en la etapa inicial es imposible tener en cuenta todos los matices de carácter legal y técnico. Además, es necesario mantener la elección de la persona que concluye la transacción, en qué - papel tradicional o formato electrónico - para certificar el acuerdo alcanzado.
Así, podemos concluir que los documentos electrónicos son cada vez más utilizados, cuyo uso aporta numerosas ventajas a los usuarios:
- 1. Aceleración de los procesos de flujo de trabajo;
- 2. La capacidad de transmitir un documento a través de canales de comunicación digital;
- 3. Contenido fácilmente modificable (edición);
- 4. Posibilidad teórica de almacenamiento eterno;
- 5. Copias ilimitadas que tengan fuerza legal, etc.
También descubrimos que la principal dificultad de un documento electrónico es garantizar la fuerza legal de un documento electrónico. Para resolver este problema, se proporciona un requisito especial de un documento electrónico: una firma digital electrónica.
Un documento en papel es legalmente válido si tiene los detalles requeridos, una firma manuscrita de un individuo y, en algunos casos, un sello. ¿Y qué le da fuerza legal a un documento electrónico?
¿Qué es la gestión de documentos electrónicos?
La gestión electrónica de documentos (o EDI) es el intercambio de documentos en formato electrónico a través de Internet, la red interna de la empresa o de otras formas. EDI acelera significativamente el intercambio de documentos y liquidaciones de transacciones entre contrapartes, y le permite ahorrar en papelería y franqueo.
En 2011, el Ministerio de Finanzas de Rusia legalizó el intercambio de facturas en forma electrónica utilizando (ES; antes - EDS). Este fue el impulso para la difusión de la gestión electrónica de documentos legalmente significativos. La gestión de documentos electrónicos en Rusia está regulada por:
- Ley Federal N° 402-FZ "Sobre Contabilidad" del 6 de diciembre de 2011,
- Ley Federal N° 63-FZ "Sobre Firma Electrónica" del 6 de abril de 2011,
- Orden del Ministerio de Finanzas de Rusia N 174n "Sobre la aprobación del Procedimiento para emitir y recibir facturas en formato electrónico a través de canales de telecomunicaciones utilizando una firma electrónica calificada mejorada" con fecha 10/11/2015.
¿Qué hace que un documento electrónico sea legalmente vinculante?
Un documento creado en una computadora o un escaneo de un documento en papel aún no es legalmente vinculante. Para diferentes tipos Los documentos tienen diferentes garantes de fuerza legal.
documentos formalizados
Estos documentos incluyen facturas, extractos, contrato laboral con un empleado remoto, un inventario de los documentos solicitados. Se les da fuerza legal por:
- cumplimiento del formato aprobado por el estado,
- transferencia de documentos de acuerdo con los reglamentos,
- firma electrónica cualificada (en adelante, QES).
Los documentos electrónicos firmados por el CEP son, por defecto, iguales a los firmados de puño y letra y tienen fuerza de ley.
documentos informales
Esta categoría incluye todos los demás documentos: contratos, poderes, cartas, etc. El estado no regula el formato de estos documentos. Hay dos formas de darles fuerza legal:
- Suscríbete Al igual que en el caso de los documentos formalizados, el CEP por defecto da fuerza legal al documento.
- Firma simple o .
Además, los participantes de EDF deben celebrar un acuerdo sobre el reconocimiento mutuo de la fuerza legal de este tipo de firmas electrónicas (Artículo 4 No. 63-FZ “Sobre firmas electrónicas”). En este acuerdo, es necesario prescribir los requisitos para los detalles, la forma y formato de los documentos, y el tipo de firma. Si existe tal acuerdo, los documentos electrónicos se considerarán legalmente significativos y cualquier autoridad, incluidos los tribunales y el Servicio de Impuestos Federales, los aceptarán como firmados a mano.
¿Cómo firmar un documento con firma electrónica?
La capacidad de crear una firma para un documento electrónico se implementa en muchos programas:
- En sistemas especializados para la gestión y presentación de informes de documentos electrónicos (por ejemplo, Kontur.Diadok, Kontur.Extern).
- En diversos sistemas de información (por ejemplo, en el portal de Servicios del Estado, en plataformas de comercio electrónico).
- En sistemas contables (por ejemplo, SAP, Oracle, MS Dynamics y otros).
- V programas de computador para trabajar con documentos electrónicos (por ejemplo, Microsoft Word, PDF).
- En programas especiales para crear y
Oleg Bezzubtsev
Hoy en día es difícil encontrar un especialista en el campo de la informatización o telecomunicaciones que no sepa qué es una firma digital electrónica (EDS). Sin embargo, pocas personas se dan cuenta de que el uso de esta tecnología en sí mismo solo crea los requisitos previos para la organización de la gestión de documentos electrónicos legalmente significativos. Al igual que la tecnología de producción de papel o plumas estilográficas, es solo una oportunidad para organizar el flujo de trabajo tradicional del papel. ¿Qué se debe hacer para que el intercambio de documentos electrónicos con EDS sea tan común como los documentos en papel?
Ley SED
La Ley Federal "Sobre Firma Digital Electrónica", adoptada en 2001, establece las condiciones para el uso legal de una firma digital electrónica al organizar el intercambio de documentos electrónicos. Y aunque esta ley introduce (por cierto, por primera vez en la práctica jurídica nacional) el concepto actual de “documento electrónico”, no cubre todos los aspectos legales del uso de dichos documentos con su impacto normativo. La Ley tiene una tarea más limitada: "garantizar las condiciones legales para el uso de EDS en documentos electrónicos, según las cuales el EDS en un documento electrónico se reconoce como equivalente a una firma manuscrita en un documento en papel". En realidad, la asignación de este estrecho ámbito de regulación hizo posible preparar el acto legislativo especificado.
El problema de la regulación por uno documento normativo toda la variedad de relaciones derivadas de la introducción de la gestión electrónica de documentos parece ser prácticamente insoluble. Un documento electrónico es solo un caso especial de un documento en general, y no existe una ley sobre un documento ni en Rusia ni en ningún otro sistema legal civilizado. Y una de las principales razones de esto es la variedad de documentos.
El flujo de trabajo tradicional en papel se basa en gran medida en actos normativos de nivel instructivo, de los cuales ya se han acumulado muchos. Al mismo tiempo, en la práctica legal rusa prácticamente no existe un solo estatuto o acto reglamentario instructivo que especifique las reglas para organizar la gestión de documentos electrónicos en general o en un sistema de información y telecomunicaciones en particular.
La Ley Federal "Sobre Firma Digital Electrónica" reconoce un SDE desarrollado sobre la base de una transformación criptográfica asimétrica y refleja las peculiaridades de utilizar únicamente este tipo de firma digital electrónica en la gestión de documentos electrónicos1. El problema principal de usar un sistema criptográfico asimétrico es el tema de la confianza en la clave pública del socio, que, en el proceso de llevarla a los destinatarios, puede modificarse o sustituirse deliberadamente. Desde un punto de vista legal, la propiedad Llave pública Un EDS publicado u obtenido de un sistema de información disponible públicamente debe ser probado por la persona específica de quien supuestamente proviene. Para ello se requiere la presencia de un tercer sujeto independiente de gestión de documentos electrónicos que, por su cuenta y riesgo, confirmará que la clave pública de verificación pertenece a un sujeto concreto que la solicita. Dicha persona autorizada (tercero), que asume la responsabilidad de certificar la sistema de informacion la propiedad de una clave pública (y por lo tanto, un par de claves individuales “pública-privada”) a un usuario específico del sistema de acuerdo con la ley se denomina Autoridad de Certificación (AC).
Por lo tanto, el tema del soporte regulatorio de la trascendencia jurídica de la gestión de documentos electrónicos en un determinado sistema de información y telecomunicaciones implica condicionalmente dos tareas poco relacionadas:
- creación de las condiciones legales necesarias para que los documentos electrónicos elaborados por los usuarios de este sistema tengan fuerza legal;
- elaboración de documentos instructivos que regulen ciclo vital preparados, circulados y almacenados en el sistema de documentos electrónicos que tienen fuerza legal.
La esencia de la segunda tarea se deriva del concepto de "flujo de documentos". Por lo general, "rotación" significa el ciclo completo de la existencia de un documento legalmente significativo en el sistema: su creación, transmisión, aceptación, almacenamiento, archivo y destrucción, así como su contabilidad en todas las etapas. En el flujo de trabajo tradicional en papel, todas las cuestiones anteriores, con la excepción de las cuestiones relativas a dar significado legal a los documentos, por regla general, se resuelven a nivel de instrucciones departamentales o corporativas. La primera tarea es de naturaleza generalmente significativa y, en el caso general, debe ser resuelta sobre la base de actos normativos del nivel legislativo.
Documentos en papel y electrónicos
Un documento tradicional en papel tiene dos componentes: un soporte material en papel y la información registrada en él. fondo de papel conecta la parte semántica del documento (la información misma) con fragmentos de texto adicionales, llamados "requisitos" y que sirven para identificar tanto al documento como a la persona que creó o firmó este documento. Así se define en la ley el concepto de “documento”: “La información documentada (documento) es la información registrada en un soporte material con detalles que permiten su identificación”2.
La documentación de la información se lleva a cabo de acuerdo con reglas estrictamente definidas. Los principales se establecen en GOST 6.38-90 “Sistema de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para el papeleo” y GOST 6.10.4-84 “Sistemas de documentación unificados. Dar fuerza legal a los documentos en un soporte de máquina y un maquinograma creado por medio de tecnología informática. Estos GOST prevén un total de 31 requisitos, pero no todos se reconocen como obligatorios. Lo principal es el texto real del documento. Por lo tanto, cualquier información presentada en papel en forma de texto coherente, sin ningún detalle adicional, ya puede considerarse un documento. Pero para dar fuerza legal al documento, un texto no es suficiente. También se requieren detalles importantes como la fecha y la firma.
Un documento en papel tradicional solo será legalmente vinculante si:
- el texto del documento;
- la fecha de su creación o firma;
- Firmas de un individuo específico.
Una persona forma su actitud hacia el documento tradicional recibido en papel sobre la base de dos componentes:
- autenticación de documentos, es decir, tomar una decisión sobre la confianza en el documento basada en la integridad del medio y detalles indudables, incluida la fecha de ejecución y la firma del ejecutante.
- la corrección del contenido, es decir, una comparación del significado del documento y las condiciones y/o circunstancias de su creación.
La autenticidad del documento y la corrección de su percepción constituyen la base para su interpretación inequívoca por parte de los emisores y receptores y, no menos importante, por un tercero independiente autorizado para resolver los conflictos que puedan suscitarse por estos documentos.
Desafortunadamente, en Rusia no existen actos normativos de nivel legislativo que definan el concepto de "documento electrónico". Además, en la práctica legal moderna existen varios enfoques completamente diferentes para su definición. La más clara es la definición formulada en 2000-2001 al formar un bloque de las llamadas facturas electrónicas: “Documento electrónico (documento en forma electrónica de visualización) - información presentada en forma de un conjunto de estados de elementos de computación electrónica, otros medio electrónico de procesamiento, almacenamiento y transmisión de información que puede transformarse en una forma adecuada para que una persona la perciba sin ambigüedades y que tenga atributos (requisitos) de identificación (y posiblemente autenticación) del documento.
Si establecemos paralelismos entre las tecnologías de percepción de un documento tradicional en papel y un documento electrónico, entonces, en primer lugar, sigue existiendo el problema de su autenticación o verificación de la autenticidad y corrección de su contenido.
Las principales amenazas del intercambio de documentos electrónicos en la interacción del remitente y el destinatario de un documento electrónico incluyen:
- violación de la integridad del documento electrónico;
- violación del no repudio de un documento electrónico;
- violación de la adecuación de la visualización del documento electrónico.
La implementación de estas amenazas puede dar lugar a una serie de conflictos entre los participantes en la gestión de documentos electrónicos:
- negativa a aceptar (recibir) o transferir (enviar) un documento electrónico;
- protestar el contenido y/o el tiempo de recepción o transmisión de un documento electrónico;
- denegación de la autoría del documento electrónico.
Por tanto, para la organización de la gestión de documentos electrónicos, es necesario aplicar medidas adicionales asegurando la autenticidad, control de acceso, integridad e identificación de la información. Como tales medios, se utilizan métodos criptográficos de protección de la información, a saber, la tecnología EDS.
función hash
La implementación de una firma digital electrónica basada en el uso de tecnología criptográfica está asociada al cálculo de la llamada función hash del documento electrónico protegido, que es un número único que se obtiene del documento original al convertirlo mediante un complejo pero bien -Algoritmo conocido (función hash).
La función hash es sensible a todo tipo de distorsiones del documento electrónico original, es decir, un cambio (distorsión) de al menos un carácter en el documento original conduce, en promedio, a una distorsión de la mitad de los caracteres del valor hash. Además, está diseñado de tal forma que, por un lado, es imposible restaurar el documento electrónico original a partir del valor hash del documento y, por otro, es prácticamente imposible encontrar dos documentos electrónicos diferentes que tengan el mismo hash. valor.
El esquema para generar una firma digital electrónica bajo un documento electrónico por parte de su creador (remitente) prevé el cálculo de la función hash de este documento y el cifrado de este valor utilizando la clave secreta del remitente.
El resultado del cifrado es el valor EDS como atributo de un documento electrónico, que se envía al destinatario junto con este documento.
Así, la firma digital electrónica vincula rígidamente el contenido del documento y la clave secreta para la formación de un SDE y hace imposible cambiar el documento sin violar la autenticidad de esta firma.
Funciones EDS
Dado que una firma digital electrónica es una herramienta de seguridad de la información que brinda la capacidad de controlar la integridad y autenticar un documento electrónico, la firma digital debe proporcionar las siguientes funciones básicas:
- confirmar que el firmante ha firmado a sabiendas el documento electrónico;
- confirmar que el documento fue firmado por el firmante y solo por él;
- EDS debe depender significativamente del documento firmado, incluidas las marcas de tiempo que contiene;
- el firmante no debe poder negarse posteriormente a firmar el documento electrónico.
La Ley Federal "Sobre Firma Digital Electrónica" define un EDS como "un requisito de un documento electrónico diseñado para proteger este documento electrónico de la falsificación, obtenido como resultado de la transformación criptográfica de información utilizando la clave privada de una firma digital electrónica y que permite identificar al titular del certificado de clave de firma, así como establecer la ausencia de falsedad en la información contenida en un documento electrónico.
Vincular un documento electrónico con una firma digital y verificar su corrección requiere una serie de acciones conscientes por parte de los usuarios de un sistema seguro de gestión de documentos electrónicos:
- sobre el uso de su propia clave privada y el lanzamiento de la función de software de usuario que se encarga de crear una firma digital;
- o extrayendo deliberadamente la clave del remitente del almacenamiento del certificado, comparándola con la lista de certificados revocados e iniciando deliberadamente la función del software de usuario responsable de confirmar la autenticidad del EDS bajo el documento electrónico.
Tales acciones de un individuo pueden servir como base para el surgimiento de relaciones jurídicas, por ejemplo, al dar órdenes o realizar una transacción, lo que en principio permite (teniendo en cuenta la alta garantía de que la firma digital pertenece al firmante) para organizar un flujo de documentos electrónicos legalmente significativos en cualquier esfera de la sociedad y actividad material.
Documentos electrónicos, EDS y derecho
La base para el uso de documentos electrónicos certificados por una firma digital electrónica son los siguientes actos legislativos y reglamentarios Federación Rusa.
Código Civil de la Federación Rusa. Parte 1. Capítulo 9. Artículo 160. Forma escrita de la transacción4
El uso de la reproducción facsímil de una firma mediante copia mecánica o de otro tipo, la firma digital electrónica u otro análogo de una firma manuscrita en las transacciones está permitido en los casos y en la forma prescritos por la ley, otros actos jurídicos o por acuerdo de las partes.
Código Civil de la Federación Rusa. Parte 1. Capítulo 28. Artículo 434. Forma del contrato5
Un acuerdo por escrito puede celebrarse mediante la redacción de un documento firmado por las partes, así como mediante el intercambio de documentos por correo postal, telégrafo, teletipo, teléfono, electrónico u otro tipo de comunicación, que permita establecer de manera confiable que el documento proviene del parte bajo el acuerdo.
Código Civil de la Federación Rusa. Parte 2. Capítulo 45. Artículo 847. Certificación del derecho a disponer de fondos en la cuenta6
El contrato podrá prever la certificación de los derechos a disponer de las cantidades de dinero en la cuenta, medios de pago electrónicos y otros documentos que utilicen análogos de una firma manuscrita (inciso 2 del artículo 160), códigos, contraseñas y otros medios que confirmen que la orden fue dada por un autorizado es una cara.
Ley Federal "De la Información, Informatización y Protección de la Información". Artículo 5. Documentación de la información
Un documento recibido de un sistema de información automatizado adquiere fuerza legal después de que sea firmado por un funcionario en la forma prescrita por la legislación de la Federación Rusa.
La fuerza legal de un documento almacenado, procesado y transmitido utilizando sistemas automatizados de información y telecomunicaciones puede ser confirmada por una firma digital electrónica.
Se reconoce la fuerza legal de una firma digital electrónica si existen herramientas de software y hardware en el sistema de información automatizado que aseguren la identificación de la firma, y si se observa el modo establecido de su uso.
Materiales oficiales de la Corte Suprema de Arbitraje de la Federación Rusa
Carta No. K-3/96 del 24 de abril de 1992, según la cual “el Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación Rusa considera posible aceptar documentos certificados por el firma electronica(impresión).
El oficio No. S1-7/OP-587 de fecha 19 de agosto de 1994 establece: “En caso de que las partes hayan elaborado y suscrito un contrato utilizando equipo de cómputo electrónico que utilice un sistema de firma (electrónica) digital, podrán someterse al arbitraje evidencia judicial sobre una disputa que surja de este acuerdo, también certificada por una firma digital (electrónica).
Ley Federal "Sobre Firma Digital Electrónica"
El objetivo principal de esta Ley Federal es garantizar las condiciones legales para el uso de una firma digital electrónica en documentos electrónicos, en virtud de las cuales una firma digital electrónica en un documento electrónico se reconoce como equivalente a una firma manuscrita en un documento en papel.
Al mismo tiempo, la ley proporciona una base legal para el uso de tecnologías electrónicas, define los derechos y obligaciones del autor de la firma, la tecnología para verificar la firma, las condiciones para el uso de EDS en documentos electrónicos por parte de las autoridades. el poder del Estado y organizaciones gubernamentales así como legales y individuos.
La ley establece:
– derechos y obligaciones básicos del titular de una firma digital electrónica;
– estatus legal centros de certificación, sus funciones;
– requisitos para el certificado de clave de firma emitido por la CA;
– la composición de la información contenida en el certificado de clave de firma, el plazo y procedimiento para su conservación;
- el procedimiento para el mantenimiento de registros de certificados.
La ley define las relaciones de los centros de certificación con el órgano ejecutivo federal autorizado que mantiene un registro estatal unificado de certificados de clave de firma de CA, también establece el procedimiento para proteger los derechos de las personas que utilizan EDS en el proceso de intercambio de documentos electrónicos y las condiciones. por suspensión y (o) cancelación del certificado de clave de firma.
Un conjunto de documentos para la Autoridad de Certificación
De acuerdo con los párrafos. 36, 37 del Reglamento y la cláusula 4 del Instructivo aprobado por Autos de FAPSI de fecha 23 de septiembre de 1999 N° 1587 y de fecha 13 de junio de 2001 N° 1528, el uso de medios certificados por FAPSI de protección criptográfica de información confidencial (CIPF ) se lleva a cabo por personas (personas físicas y jurídicas) que tienen la licencia estatal correspondiente. Para las personas que no tienen dicha licencia, los licenciatarios brindan servicios para la protección criptográfica de su información utilizando CIPF sobre la base de un acuerdo.
Por tanto, la Autoridad de Certificación que preste servicios de protección criptográfica de información confidencial a otros sujetos del sistema automatizado de gestión de documentos electrónicos con trascendencia jurídica deberá estar conectada con las organizaciones participantes en este sistema mediante relaciones contractuales. Al mismo tiempo, las condiciones para la prestación de dichos servicios por parte de la CA a todos los participantes en el sistema de gestión de documentos electrónicos deben ser estándar (igual).
El conjunto de documentos normativos y administrativos necesarios para el funcionamiento de la CA incluye:
1. Acuerdo de adhesión de conformidad con el art. 428 del Código Civil de la Federación de Rusia (formulario), que establece el procedimiento y las condiciones para la prestación y el uso de los servicios del centro.
2. Orden de autorización situaciones de conflicto relacionados con el uso de EDS y tecnologías de encriptación en la gestión de documentos electrónicos, que es una parte integral del Acuerdo de servicio.
De acuerdo con la carta del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación Rusa del 19 de agosto de 1994 No. S1-7 / OP-587, al considerar disputas relacionadas con contratos u otros documentos firmados con una firma digital (electrónica), el tribunal de arbitraje debe operar con los materiales del contrato, que describen el procedimiento para la conciliación de desacuerdos. Si tal acuerdo carece de un procedimiento para conciliar desacuerdos y un procedimiento para probar la autenticidad del acuerdo y otros documentos, el tribunal de arbitraje tendrá derecho a no aceptar documentos firmados con una firma digital (electrónica) como prueba.
3. Documentos administrativos normativos interrelacionados del sistema automatizado (SA), del Centro de Certificación y de los participantes del sistema de gestión de documentos electrónicos, que se crean teniendo en cuenta la documentación operativa para los medios de protección de la información criptográfica.
De acuerdo con la cláusula 2 de los “Requisitos para el solicitante del derecho a instalar (instalar), operar herramientas de encriptación certificadas y proporcionar servicios de encriptación de información al proteger información en el nivel “C”, en una empresa que opera herramientas de protección de información criptográfica certificadas, debe haber ser desarrollado especialmente y los documentos que regulan los "temas de garantizar el funcionamiento y la seguridad del CIPF" fueron aprobados por la dirección.
Estos documentos deben incluir:
- derechos y obligaciones de la Autoridad de Certificación, de otras organizaciones participantes de la AS, así como de sus funcionarios directamente relacionados con la gestión de documentos electrónicos;
- el procedimiento para la colocación, instalación, almacenamiento y uso de CIPF por parte de los usuarios de la AU, otros medios de protección de la información utilizados en la AU, así como la documentación operativa para ellos;
- el procedimiento de generación, registro, distribución, almacenamiento y destrucción de claves criptográficas de usuarios del sistema de gestión de documentos electrónicos;
- el procedimiento para la conexión de los usuarios al AS y la terminación de su servicio con el sistema de gestión de documentos electrónicos;
- el procedimiento para mantener la gestión de documentos confidenciales; el procedimiento para investigar los hechos de violación del régimen de confidencialidad de la información procesada en la AS, los hechos de violación de las normas para el uso de CIPF y las medidas para eliminar las consecuencias de estas violaciones;
- el procedimiento para organizar y ejercer el control por parte del titular en materia de protección criptográfica de la información, el cumplimiento por parte de los demás participantes del sistema de gestión de documentos electrónicos de los requisitos para garantizar la protección de la información mediante CIPF.
La fuerza legal de un documento electrónico se proporciona sobre la base del uso de una firma digital electrónica de la EDS 1) - un mecanismo que le permite probar que el autor del documento electrónico enviado es exactamente quien dice ser, y que el documento no se modificó durante el proceso de entrega. EDS se utiliza como un análogo de una firma manuscrita o un sello regular en el caso de una entidad legal. La firma digital se agrega al bloque de datos y permite al destinatario del bloque verificar la fuente y la integridad de los datos y así protegerse contra la falsificación.
La mayoría de las empresas reconocen las ventajas del flujo de trabajo electrónico (sin papel), que tiene las siguientes ventajas:
facilidad para realizar cambios en el documento;
la capacidad de colocar no solo texto, sino también datos multimedia en el documento 2) ;
la capacidad de utilizar formularios preparados previamente;
Mayor velocidad de transferencia de información sobre un gran número de direcciones;
ahorro de papel;
mayor compacidad de los archivos;
Control más fácil de los flujos de información;
alta velocidad de búsqueda y extracción de información;
· posibilidad de protección de documentos contra el acceso no autorizado y diferenciación de los derechos de acceso de los empleados a la información.
La introducción de la gestión electrónica de documentos permite reducir el número de servicios implicados en el trabajo con documentos (mensajeros, oficinistas, etc.).
La Figura 3.22 muestra cuánto se reduce el tiempo de las etapas individuales de trabajo con documentos al reemplazar un proceso en papel por uno digital.
Arroz. 3.22. Ventajas de la gestión electrónica de documentos
En las condiciones de la gestión de documentos electrónicos, se requieren muchos menos costos para reestructurar el flujo de trabajo cuando cambian las condiciones externas, por ejemplo, los requisitos para cambiar el formulario de informes.
Aunque la eficacia de la gestión de documentos electrónicos es ampliamente reconocida, la transición completa a las tecnologías sin papel requiere la resolución de una serie de problemas legales, así como inversiones. Entonces, hoy en Rusia puede encontrar todo tipo de flujo de trabajo, enumerados en la Fig. 3.20.
Todavía hay empresas e instituciones que todavía trabajan en un entorno basado en papel, la mayoría usa computadoras y redes locales para organizar la gestión de documentos, y solo un pequeño porcentaje utiliza sistemas de gestión de documentos electrónicos totalmente automatizados. ¿Cuál es el motivo de esta situación?
Idealmente, el desarrollo de la gestión de documentos electrónicos debería conducir a tecnologías completamente sin papel. Hoy en día, sin embargo, los documentos en papel aún se requieren para cumplir con muchas regulaciones: leyes fiscales, leyes contables, etc. Uno de los propósitos principales de un documento es la capacidad de certificar ciertos hechos. Hasta hace poco, un documento en papel con los detalles y grados de protección necesarios era la principal forma de probar un hecho en particular, es decir, fuerza legal representada. El papel como soporte material tiene un inconveniente en el sentido de que no permite borrar y registrar nueva información sin dejar rastro, pero este inconveniente se convierte en una virtud en cuanto a la eliminación de la falsificación de documentos. No es de extrañar que el proverbio ruso diga: lo que se escribe con una pluma no se puede cortar con un hacha.
En otras palabras, cuando recibimos un documento que tiene una firma en cada página y sin rastros de daños en la superficie del papel (es decir, está claro que el texto no ha sido borrado o reescrito), podemos estar seguros de que este documento fue enviado el firma en nombre del remitente y que no ha cambiado durante el proceso de entrega.
En principio, los medios modernos de encriptación permiten proporcionar los mismos medios para autenticar un documento que una firma en papel.
La Ley Federal "Sobre Firma Digital Electrónica" adoptada en enero de 2002 brinda a las organizaciones la oportunidad de crear sistemas para intercambiar documentos exclusivamente electrónicos, en los que un documento electrónico puede actuar como un original que no necesita ser duplicado por una copia impresa. Sin embargo, hoy en día la legalidad del EDS es absoluta solo para la gestión de documentos internos, donde se utiliza activamente, ya que la gestión de documentos internos está regulada por el Director General.
Por lo tanto, la razón principal de la presencia de un flujo de documentos mixto es el hecho de que el tema del uso de EDS aún no se ha resuelto a nivel estatal.
Sin embargo, el intercambio de documentos en formato electrónico puede no utilizarse en todos, sino solo en algunas áreas de las actividades de la organización.