Gestión de documentos electrónicos y trabajos de oficina de ELMA. ELMA: Sistema de Gestión de Procesos de Negocio

ELMA es un tipo de sistema que permite a las empresas de gestión crear un proceso bastante efectivo de interacción entre los empleados y mantener su trabajo bajo control, lo que conducirá a una mejora en la productividad de toda la empresa.

1. En qué consiste ELMA.

Estas son aplicaciones especiales que le permiten administrar una empresa sin dificultad. Funcionan juntos y por separado.

Aplicaciones ELMA:

• ELMA: Circulación electrónica de documentos. Hace posible realizar la circulación electrónica de documentos de forma automática y, gracias al sistema WorkFlow, puede configurar fácilmente el sistema para satisfacer las necesidades de la empresa.
• ELMA: Gestión de métricas. Le permite implementar los principios de gestión dirigida en la empresa, así como la remuneración en función de los resultados y el volumen de trabajo realizado. La introducción de un formulario no restringido permitirá completar un conjunto de indicadores de desempeño específicos ( KPI, KPI), y regular la calidad y el control oportuno sobre el logro de los valores previstos de los indicadores en la estrategia y objetivos de la empresa - la implementación del mecanismo BSC.
• ELMA: Gestión de procesos de negocio. implementa un concepto BPM(Que significa negocio Gestión de proceso ), gracias a los cuales es posible construir sistemas de información adaptativos maleables, así como soluciones que cambian rápidamente junto con la transformación de los procesos de negocio en una empresa. Para su modelado, la aplicación funciona según el estándar internacional BPMN.
• ELMA:Gestión de proyectos. Permite una fácil gestión actividades del proyecto compañías. Junto con la gestión de tareas, la programación del proyecto (o diagrama de Gantt) y la gestión de un espacio de información holística del proyecto, esta aplicación (ELMA: Gestión de proyectos) le permite gestionar procesos de negocio y presupuestos ejemplares sin dificultad.
• ELMA:CRM. Esta aplicación es un CRM operativo encargado de los procesos de venta (mecanismos de embudo de ventas) y de mantener un archivo de las relaciones con las contrapartes de su empresa. Esta aplicación ELMA no es independiente y se incluye en la instalación inicial al comprar cualquiera de las aplicaciones ELMA.
• ELMA:Portal interno. Es la base raíz para todas las aplicaciones de ELMA. No se vende por separado, sino que solo se incluye en el paquete con otras aplicaciones ELMA.

Esta aplicación:

• organiza la estructura de toda la empresa;
• gestiona sus tareas;

Además, incluye un calendario, fuente de mensajes y almacenamiento web para documentos.

2. Paquetes ELMA

• ELMA ECM. Administra operativamente la empresa, consta de las siguientes aplicaciones "ELMA: Business Process Management", "ELMA: Electronic Document Management" se basa en "ELMA: Internal Portal"
• SUITE ELMA BPM. Organiza la gestión de los procesos de la empresa, en base a métricas, indicadores, procesos ejecutables, combina métricas de procesos, motivación del personal y estrategia de la empresa. Consta de aplicaciones "ELMA: Business Process Management", "ELMA: Performance Management" y también se basa en "ELMA: portal interno"

3. El sistema ELMA y su arquitectura

El conjunto de programas que componen el sistema ELMA:

• diseñador ELMA;
• servidor ELMA;
• Agente ELMA.

diseñador ELMA. Esta aplicación, previa inscripción, se instala en el ordenador usuario del empleado. Cuenta con una interfaz fácil de usar que facilita el modelado de procesos y la creación de configuraciones.

Servidor ELMA- el elemento inicial del sistema, y ​​para comenzar su trabajo, primero debe registrarlo. Consta de un conjunto de componentes relacionados: una aplicación web, una base de datos, un servidor de configuración y un servidor de alertas.

Agente ELMA. Una vez instalado en la computadora del usuario, el agente muestra alertas en línea generadas por el servidor para el usuario. Para comenzar, no es necesario registrarse en absoluto, se puede instalar en una cantidad ilimitada de computadoras en la organización, lo cual es otra ventaja del sistema.

El sistema ELMA implementa la arquitectura SOA y proporciona todas las interfaces necesarias para la extensión del sistema. ELMA inicia cualquier proceso comercial que se haya cargado desde una aplicación externa y llama a esta aplicación (admite llamadas síncronas y no asíncronas).

4. Uso del sistema ELMA

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Compañía líder Elevar" desarrollado forma única enfoque de proceso en la empresa, que utiliza un nuevo software y producto efectivo ELMA.

Está diseñado para empresas que están comprometidas con la implementación de un enfoque basado en procesos para la gestión, la ubicación de procesos comerciales adaptables (que pueden "optimizarse" para adaptarse a las condiciones comerciales y legales).

Para utilizar de forma independiente todas las ventajas de los procesos de la empresa, realiza la recopilación inicial de información, estudia el flujo de actividades de toda la empresa, encuentra necesidades y, junto con su gerencia, determina la gama de tareas que deben resolverse. Como resultado, se forma una lista de tareas a resolver en el proceso de introducción del sistema.

Además, él (producto ELMA) estudia la estructura organizacional esta empresa, y da algunas recomendaciones para mejorar esta estructura. Su modernización es la parte más importante de su propio crecimiento organizacional. Paralelamente a esto, hay una actualización y reducción a la forma actual. dotación de personal.

Luego hay un análisis completo de las actividades actuales de la empresa. El propósito de este análisis es marcar una cierta cantidad de procesos comerciales para una mayor automatización. Como resultado, se obtiene una red de dichos procesos, que refleja el estado de cosas de la empresa en este momento. Además, la responsabilidad colaborativa por la cantidad de trabajo que han completado está claramente definida. Esto aumenta significativamente la disciplina en el desempeño y manejabilidad del personal. El gerente puede ver el estado de cosas en la empresa tal como es, sacar conclusiones específicas por sí mismo sobre el trabajo de cada uno de sus subordinados.

Luego de la formación de los modelos primarios, junto con la gerencia y los principales ejecutores responsables, se comparan los resultados obtenidos y las expectativas de la gerencia.

En esta etapa, como modelo actividad empresarial, y el orden de las operaciones, de acuerdo con los requisitos de los gerentes, se puede ajustar. A menudo se trata de reuniones ampliadas de toda la empresa, en las que todos los ejecutores responsables hacen sus propias propuestas para mejorar las actividades de la empresa. El resultado es una organización exitosa.

Los especialistas técnicos, por su parte, están preparando el despliegue de la solución en el sitio del cliente. Esta etapa consiste en la instalación en el servidor y la verificación del rendimiento del sistema en las estaciones de trabajo de los usuarios. También se eliminan las notas extremas y las deficiencias, las deficiencias en el trabajo del sistema. Al mismo tiempo, los empleados del cliente aprenden a trabajar con el programa y adquieren conocimientos básicos en el campo de los procesos comerciales.

5. Como resultado del sistema ELMA, los empleados:

1. Actitud más responsable ante sus funciones, ya que los procesos están regulados, ellos (los empleados) saben claramente lo que deben hacer. Además, ELMA crea control efectivo sobre el desempeño de las tareas desde el lado de la gerencia;
2. trabajar más eficientemente en la resolución de tareas “típicas”, gracias a la dotación de procesos y disciplina de la empresa;
3. ahorre tiempo buscando el documento que necesitan - ahora están disponibles en "dos clics";
4. encontrar rápidamente la información necesaria y tomar decisiones de forma independiente debido al rápido acceso a los documentos y una clara conciencia de la responsabilidad en cada proceso comercial;
5. los nuevos empleados aprenden más fácilmente.

Además:

- se reduce la pérdida de información durante la transferencia de tareas entre empleados y el volumen de flujo de trabajo en papel;

Selección del sistema el flujo de trabajo siempre está asociado con estrategia común desarrollo de la empresa. Para organización comercial guiarse lógicamente en la elección de objetivos, ambiente competitivo, la estructura a la que aspira la empresa, así como el efecto económico esperado de la implantación del sistema. Las instituciones estatales, al elegir un EDMS, se enfocan en la integridad de la contabilidad de las tareas resueltas por la organización y sus características. En cualquier caso, hay una gran cantidad de factores a tener en cuenta, aunque no estén directamente relacionados con el tema.

Metas de implementación Los sistemas de gestión de documentos, por regla general, coinciden:

• optimización del control de la disciplina de desempeño;
• reducir el número de documentos perdidos durante el procesamiento;
• reducción del tiempo de coordinación;
• reduciendo el número de errores al trabajar con documentos estándar.

Entonces Requisitos de EDMS reducido a las siguientes tareas:

• transferencia de "papel" a forma electrónica de los procesos de coordinación de documentos y asignación de tareas, reduciendo el tiempo para procesar documentos e instrucciones, la capacidad de rastrear el progreso del trabajo con un documento;
• notificación automática de los artistas intérpretes o ejecutantes sobre nuevos documentos, control de los tiempos de procesamiento;
• organización de un almacenamiento de documentos electrónicos para un acceso rápido a ellos, fácil búsqueda y conservación de documentos, diferenciación de derechos de acceso a datos protegidos;
• llenado automático de diferentes secciones de documentos estándar de acuerdo con los datos de referencia existentes;
• herramientas convenientes para monitorear el tiempo de las tareas e informes resumidos para el gerente, fácil integración con el sistema de correo existente;
• posibilidad de trabajo remoto en el sistema;
• informes sobre documentos, albaceas, estados de documentos, etc.
• la capacidad de integración con los sistemas contables existentes en la empresa (sistemas de gestión de personal, financieros, contables y de producción).
• rápida implementación del sistema;
• el costo de instalación y mantenimiento del sistema;
• facilidad de desarrollo del sistema;
• posibilidad de usar software sistemas para resolver problemas adicionales.

También existen criterios de evaluación adicionales, que hoy en día, a la hora de elegir un sistema, son de especial importancia:

• la presencia de transmisión de entrada de documentos al sistema, la capacidad de trabajar con un escáner;
• módulo de gestión de contratos preconfigurado;
• versión de tableta;
• Disponibilidad de clientes móviles.

Comparación

Hoy en Rusia hay una gran cantidad de sistemas de gestión de documentos electrónicos. Cada uno de ellos tiene sus propias ventajas y desventajas. En mayor o menor grado, las soluciones que estamos considerando corresponden a los criterios anteriores: Docsvision, Directum y ELMA ECM+. El concepto general de estos sistemas es combinar el EDMS clásico y soluciones para la gestión de los procesos de negocio de la empresa. La ventaja de la gestión de documentos electrónicos está en el almacenamiento y procesamiento estructurado de documentos. El propósito de usar sistemas BPM es desarrollar procesos y aumentar la eficiencia de las operaciones. Combinando estas oportunidades, los modernos sistemas de gestión de documentos electrónicos le permiten ir más allá de la oficina clásica. Consideremos con más detalle cómo se logra esto y cuál es la diferencia entre los sistemas seleccionados según varios criterios.

Funcionalidad y opciones de integración

directo

El sistema Directum dispone de un amplio catálogo de soluciones empresariales. La ventaja de EDMS son las cómodas funciones de recordatorio. Es posible configurar numeradores y trabajar con etiquetas de código de barras en el sistema. De las cualidades que afectan la comodidad del trabajo, se pueden distinguir las siguientes: vista previa de archivos adjuntos, almacenamiento de archivos, amplia elección directorios completos en la configuración básica, asistentes interactivos para la creación de documentos.

Las desventajas incluyen la falta de salida de página de objetos en el inventario de documentos y resultados de búsqueda, la incapacidad de aplicar estilos adicionales en el inventario del documento.

docsvision

Docsvision aplica estilos adicionales a las descripciones de los documentos, muestra cualquier página web e informes personalizados dentro de la ventana principal de la aplicación. Es más, documentos de archivo movido a tablas de base de datos separadas. Los usuarios pueden elegir una opción de autenticación. Se aplica una transformación XSLT a la descripción XML de la tarjeta de registro.

El sistema ELMA tiene una línea extendida de soluciones comerciales. Entre ellos, de hecho, se presenta el módulo ECM +, que incluye simultáneamente las funciones de un sistema BPM y un EDMS clásico. También está el módulo Projects+, un conjunto clásico de funciones para la planificación y la interacción dentro de un proyecto, además de las capacidades de un sistema BPM; Aplicación ELMA CRM+: un conjunto estándar de funciones de CRM y gestión de procesos comerciales. ELMA también tiene su propia solución KPI.

ELMA ECM+ y otras dos soluciones tienen un complemento para trabajar con MS Outlook. Además, el sistema se integra rápidamente con 1C (todas las versiones actuales son compatibles).

Los documentos en una aplicación pueden tener tantas versiones de archivo como desee, pero solo una puede estar actualizada/actualizada. Todo el historial de cambios en su contenido se recopila en la tarjeta de documento, esto protege a los usuarios de instancias repetidas de la tarjeta.

El sistema contiene herramientas útiles por trabajo completo sobre el documento y el control de la disciplina ejecutiva sobre las tareas relacionadas con estos documentos.

Todos los cambios realizados en el documento se registran en la tarjeta.

Cuando la información llega a la organización en papel, ELMA EDMS y la aplicación ELMA Agent guardan automáticamente los documentos escaneados.

Es posible visualizar un informe sobre la situación general con el desempeño del flujo de trabajo de la empresa. El usuario cuenta con una serie de filtros, puede formar los resultados como mejor le parezca.

ECM+ tiene una amplia gama de opciones de personalización y una mayor personalización: se puede formar un sistema de gestión de documentos y el control del trabajo en documentos de acuerdo con las necesidades de una empresa en particular y su estructura organizativa.

Es posible crear plantillas de documentos. Pueden ser creados por cualquier usuario, incluso sin conocimientos de programación.

Arroz. 1. Documento creado a partir de una plantillaELMA

Se puede ingresar automáticamente un código de barras en la plantilla para un mayor reconocimiento en el sistema mediante un escáner de código de barras.

Todos los sistemas bajo consideración tienen una aplicación móvil para trabajar con las funciones del sistema a través de una tableta. Todos ellos: ELMA para iPad, Directum y Docsvision Las aplicaciones EDMS permiten a los altos directivos trabajo conveniente desde tabletas y dispositivos móviles cuando están fuera de la oficina.

Interfaces

directo

En este sistema, las interfaces de todos los modos de operación están unificadas, las reglas para procesar documentos y tareas son configurables. En el modo de sustitución, se observa la informatividad. Es posible eliminar una tarjeta de la ventana actual y crear una nueva. Puede trabajar con archivos en línea en el modo de check-in check-out, los derechos de acceso se distribuyen a un archivo separado, cada archivo se describe de manera atributiva. Buen contenido de la información, transparencia de los procesos. Los archivos adjuntos se previsualizan. Posibilidad de que el ejecutante configure recordatorios. Agregar una tarea al calendario de MS Outlook. Hay plantillas de búsqueda personalizables y mecanismos convenientes para filtrar por columnas de lista.

Pero junto con esto, hay algunas desventajas. Por ejemplo, no existe la posibilidad de mostrar los elementos página por página (en el sistema operativo Win32). Además, la configuración de los efectos visuales es mínima. No hay posibilidad de localizar los nombres de los detalles en ningún idioma. El tamaño de la tarjeta no cambia. Al crear vínculos entre documentos electronicos no puede agregar comentarios al enlace (descripción del enlace). En general, la interfaz está sobrecargada.

Arroz. 2. Interfazdirecto

docsvision

En Docsvision, puede aplicar temas preconfigurados, personalizar la fuente de comandos, mostrar tarjetas de registro de documentos para cada carpeta. Se implementan mecanismos de arrastrar y soltar, los enlaces de extremo a extremo entre documentos se visualizan en forma de árbol. Puede realizar operaciones de grupo con enlaces y comentarlos. Las tarjetas de tareas están diseñadas. La barra de herramientas es personalizable. Es posible la búsqueda de texto completo desde una sola línea, hay plantillas de búsqueda personalizables, diseño de formularios de búsqueda.

Arroz. 3. Interfazdocsvision

Al mismo tiempo, se pueden distinguir las siguientes desventajas: no existe la posibilidad de adjuntar automáticamente un documento a una tarea. No todas las operaciones admiten el procesamiento por lotes. Los procesos son opacos, los recordatorios funcionan solo cuando MS Outlook está habilitado.

La interfaz ELMA ECM+ parece un almacenamiento de archivos estándar, por lo que el usuario ni siquiera necesita experiencia con sistemas similares.

Arroz. 4. InterfazELMA

La interfaz para ingresar y registrar documentos en el sistema también es simple y clara: se implementa como un asistente que consta de varios pasos sucesivos. Al ingresar un documento en el sistema, el usuario solo necesita especificar los detalles necesarios del documento y adjuntar un documento electrónico. En base a esta información, el sistema genera una ficha documento con toda la información al respecto.

El portal interno del sistema contiene toda la información sobre la organización. Todo herramientas necesarias para el trabajo del usuario se recopilan en un solo lugar: tareas, calendario, fuente de mensajes, archivo de documentos, documentos web, informes.

Dependiendo de la configuración del sistema, las operaciones pueden simplificarse o, por el contrario, ampliarse.

Funciones de búsqueda

directo

El sistema implementa una búsqueda de texto completo de documentos y detalles de tarjetas de registro. Las plantillas de consulta de búsqueda se configuran de acuerdo con los detalles de las tarjetas de registro. El inventario de documentos subidos se filtra. Hay funciones convenientes para personalizar las plantillas de búsqueda. El usuario puede crear carpetas de búsqueda. La lista de documentos se filtra por valores de columna.

A cualidades negativas incluyen: la imposibilidad de asignar derechos de acceso a las búsquedas personalizadas; falta de búsquedas configuradas en el cliente web; la imposibilidad de crear consultas de búsqueda complejas. Además, no hay paginación de objetos en el inventario de documentos y resultados de búsqueda, el uso de estilos adicionales en el inventario del documento.

docsvision

Docsvision admite tanto la creación de consultas de búsqueda complejas mediante XML como la distribución de derechos de acceso a búsquedas personalizadas.

La desventaja es el trabajo lento del panel de visualización.

Los documentos de la aplicación ELMA ECM+ se recopilan en un único archivo electrónico: depósito de documentos. La búsqueda de documentos es rápida y conveniente. Puede encontrar los documentos necesarios no solo por sus nombres, sino también por los detalles especificados de la tarjeta de documento o tarjeta de registro. En este caso, los resultados de la búsqueda se muestran en estricta conformidad con los derechos del usuario sobre los documentos. Los parámetros de búsqueda se pueden guardar en un formato de filtro y, en el futuro, puede buscar rápidamente documentos según estos parámetros.

La búsqueda funciona tanto por nombres como por detalles. Los resultados se muestran de acuerdo con los derechos del usuario.

Desventaja: no hay búsqueda de texto completo en los documentos.

Configuraciones administrativas

directo

En el sistema, puede actualizar la estructura organizativa y de personal de varias empresas a la vez. La información sobre departamentos y empleados es detallada y puede ampliarse. Las funciones de sustitución (reemplazo completo/asistente) se implementan con la creación automática de carpetas de bandeja de entrada/salida. Se crea un filtro de subcadenas y una búsqueda en ejecución.

Al mismo tiempo, cabe señalar que la visualización de la estructura organizativa y de personal no es visual, no existe la posibilidad de clasificar los elementos en un orden determinado, es bastante difícil crear y completar directorios, no hay localización de registros del directorio. Los ajustes para la apariencia y el comportamiento de las tarjetas de registro son mínimos.

Arroz. 5. Aparición de fichas de registro en el sistemadirecto

docsvision

Se admite el mantenimiento de la SST de varias empresas. Se implementan funciones de sustitución (suplente permanente/temporal). Hay un filtro de subcadena.

Las desventajas son en parte las mismas: no hay una visualización de la estructura organizativa y de personal, la incapacidad de clasificar los elementos en un orden determinado, la incapacidad de mantener el historial del directorio, la incapacidad de crear directorios tipeados, la incapacidad de crear directorios jerárquicos directorios, la falta de un directorio incorporado "Nomenclatura de casos". Constructor lento.

Arroz. 6. Directorio de empleados en el sistemadocsvision

Se pueden combinar varios sistemas en una sola ventana, organizando sistema de informacion departamentos de una gran empresa e intercambio de información de alta calidad entre sistemas de departamentos. Puede monitorear la situación en otras ramas de la organización. El usuario recibe toda la información necesaria sobre sistema externo sin salir de tu página.

El estado actual de las cosas de una rama en particular se refleja en una página de inicio con un conjunto de portlets de información. Es conveniente cambiar entre páginas de departamentos. También puede recibir información sobre la realización de actividades, enterarse de noticias de actualidad, visualizar documentos, iniciar la ejecución de procesos de negocio.

Arroz. 7. Configuración de sucursales en ELMA

La información resumida de todos los departamentos de la organización está disponible para el jefe. También se puede ampliar la información sobre departamentos y empleados.

En la sección especial "Sustituciones" se asignan reemplazos de empleados: se indica quién reemplaza a quién, por cuánto tiempo y por qué razón. Las sustituciones se cierran automáticamente al final del plazo. Las tareas del proceso se transfieren automáticamente al empleado de reemplazo. El sistema informa sobre una tarea de una sola vez y que este empleado está ausente, y ofrece seleccionar a otro empleado como ejecutor.

Arroz. 8. Configuración de la sección "Reemplazo" en ELMA

La sección Calendario de ausencias muestra una lista de empleados que están ausentes del lugar de trabajo durante un período de tiempo determinado.

Modelado de Procesos de Negocios

directo

El sistema tiene funciones de modelado convenientes. La depuración paso a paso del esquema de ruta está disponible. El lenguaje de programación de alto nivel IS-Builder está integrado en la plataforma de la solución. Admite la creación de scripts con secuencias de comandos utilizando su propia API, la creación de sus propias funciones. Hay un editor de informes incorporado en el lenguaje IS-Builder. Pero al mismo tiempo, el número de bloques base es insuficiente.

Arroz. 9. Modelado de procesos de negocio en el sistema Directum

docsvision

El sistema tiene funciones de modelado convenientes y amplias posibilidades para diseñar un esquema de ruta sin el uso de software. El desarrollo de funciones propias está disponible. El sistema tiene su propia API, es posible crear scripts usándolo, llamar a servicios web. Herramientas - Informes de MS.

Arroz. 10. Modelado de procesos de negocio en el sistema Docsvision

El modelado de procesos comerciales se lleva a cabo en un conveniente editor gráfico "ELMA Designer", que tiene una interfaz gráfica simple y comprensible. La notación BPMN 2.0 se utiliza como lenguaje para describir procesos comerciales. El lenguaje es muy conveniente para describir cadenas de trabajo y contiene casi todas las primitivas necesarias. El diseño de procesos de negocios puede ser realizado por un analista de negocios sin la participación de un programador. El mecanismo de mejora continua permite el desarrollo del modelo de gestión en la empresa. Los cambios en los procesos se realizan sobre la marcha, no es necesario apagar el sistema.

Puede organizar el movimiento de documentos en la empresa a lo largo de rutas de cualquier complejidad. La ruta del documento determina por qué empleados de la organización pasará el documento, así como el orden y la naturaleza del trabajo que se realizará con él. El modelo gráfico del proceso comercial en sí se construye arrastrando los bloques de operaciones necesarios desde la paleta con el mouse, luego las operaciones se conectan mediante transiciones.

Arroz. 11. Ruta de documentos, descrita como un proceso comercial, en ELMA EDMS

Seguridad de datos y actividades

directo

Puede proteger los datos en el sistema utilizando una contraseña de inicio de sesión y cuentas de Windows. Es posible crear grupos de usuarios y roles. Se admite el modelo de control de acceso discreto y basado en roles. Puede otorgar poderes y privilegios. Hay una diferenciación de derechos de acceso a nivel de carpeta, tarjeta de registro, archivo, directorio. Es posible configurar la cesión de derechos. Se utilizan cifrado y EDS.

A su vez, la distribución de derechos de acceso a búsquedas personalizadas es imposible, no hay búsquedas configuradas en el cliente web y no se pueden crear consultas de búsqueda complejas. La desventaja es también el lento rendimiento de los paneles de visualización.

V docsvision El control de acceso obligatorio está disponible. La diferenciación de los derechos de acceso se realiza a nivel de carpeta, tarjeta de registro, archivo, directorio. También existe la posibilidad de configurar la cesión de derechos. Se utilizan cifrado y EDS.

Usando un nombre de usuario y contraseña, cualquier usuario puede ingresar al sistema ELMA desde cualquier lugar con una conexión a Internet. El inicio de sesión con un nombre de usuario y contraseña está configurado de forma predeterminada para todos los usuarios. Pero hay tres formas principales de asegurar el inicio de sesión de ELMA:

• Dispositivos confiables: cuando intenta iniciar sesión desde cualquier computadora o dispositivo móvil, que no está registrado en la lista de confiables, el sistema mostrará un mensaje sobre la imposibilidad de iniciar sesión.
• Inicio de sesión con token. El token está vinculado a la cuenta del usuario y solo coincidirá con él. Puede iniciar sesión en el sistema ELMA desde cualquier lugar donde haya Internet, pero solo si tiene un dispositivo especial: un Token y conoce su código PIN. En el Token se pueden grabar varios contenedores de llaves electrónicas - para ingresar diferentes sistemas, no solo al sistema ELMA, el usuario no necesitará llevar un montón de llaves.
• La entrada del certificado se lleva a cabo de la misma manera. Un usuario que desea iniciar sesión en el sistema ELMA utilizando su certificado lo vincula a su cuenta. Puede iniciar sesión en ELMA con un certificado solo desde la estación de trabajo de un usuario específico. Iniciar sesión con un certificado solo es posible en Navegadores Mozilla Firefox e Internet Explorer.
• La autorización en ELMA se puede realizar mediante la tecnología Single Sign On (SSO). Puede usar el nombre de usuario y la contraseña con los que el usuario inició sesión en Windows para iniciar sesión.

En las tareas de aprobación, firma y al firmar una versión de un documento, puede utilizar firma digital. Nadie más, aun conociendo la contraseña, podrá acceder o firmar el documento por otro.

Se configuran los derechos de acceso a varios objetos del sistema. Toda la gestión de derechos se basa en los roles de los elementos de la estructura organizativa y los usuarios individuales del sistema, el proceso de configuración consiste en una visualización gráfica de puestos, departamentos, divisiones y la distribución de responsabilidades (acciones sobre tareas y documentos).

Conclusión

Todas las empresas que eligen un EDMS enfrentan un problema: la larga integración del sistema adquirido y los procesos comerciales existentes de la organización. No muchas personas logran integrar los procesos de flujo de trabajo en los procesos de extremo a extremo de la empresa sobre la marcha. Este es un evento que requiere mucho tiempo, conocimiento y comunicación continua de todos los empleados que trabajan con documentos. Cada uno de los sistemas considerados de una forma u otra debido a sus funciones hace frente a esta tarea. Si evaluamos los resultados, entonces el primer lugar en términos de cumplimiento de los requisitos lo ocupa la aplicación ELMA ECM +, el segundo merece Directum y el "bronce" es para el sistema Docsvision.

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ELMA ECM+ es una solución para organizar la gestión interna de documentos electrónicos corporativos. La solución se basa en la plataforma ELMA BPM, que permite, junto con los procesos de flujo de trabajo estándar, implementar procesos comerciales de extremo a extremo de la empresa.

Organización de la gestión de documentos electrónicos.

Contorno EDI

La introducción de un sistema de gestión de documentos electrónicos es la transferencia de la circulación de documentos del papel al formato electrónico. Todas las acciones que son tan claras y familiares cuando se trabaja con papel se implementan en formato electrónico.

El conjunto de estas acciones (procesos) está bien regulado por el estándar europeo para sistemas de gestión de documentos electrónicos MoReq2. Según esta norma, para la conversión a formato electrónico es necesario implementar los siguientes procesos básicos: creación, movimiento, almacenamiento, búsqueda, visualización, seguridad, etc. Este enfoque sistematiza el procedimiento de implementación. Le permite dividir todo el flujo en partes separadas. Para una serie de documentos y flujos de documentos, ya existen soluciones estándar que vale la pena usar.

Sede electrónica

La sede electrónica automatiza el procesamiento de documentos entrantes y salientes, registro de documentos.

Gestión de contratos

La gestión de contratos le permite traducir la preparación, aprobación, almacenamiento y procesamiento de contratos y documentos relacionados.

Documentos internos

La sección de Documentos internos organiza el trabajo con memorandos y documentación organizativa y administrativa en la empresa.

Reconciliación de la cuenta

La sección Conciliación de facturas automatiza la conciliación, el pago y el almacenamiento de facturas.

Para documentos y flujos de trabajo "no estándar", utilizando el sistema de gestión de documentos, puede configurar rápidamente procesos básicos, lo que le permitirá pasar rápidamente al intercambio electrónico de documentos dentro de la empresa.

funciones EDMS

Los sistemas de clase ECM contienen una serie de funciones necesarias para la rápida implementación de la gestión de documentos electrónicos en una empresa.

código de barras

Trabajar con códigos de barras le permite implementar la función de una búsqueda rápida de documentos en un archivo electrónico utilizando una copia en papel. El escáner lee el código de barras y el sistema encuentra rápidamente el documento dentro del sistema.

EDS (Firma Digital Electrónica)

Para la formación de protección criptográfica cuando se trabaja con documentos electrónicos, el paquete base ELMA ECM + incluye la "Firma digital"

Búsqueda / Búsqueda de texto completo

ELMA ECM+ implementa funciones de búsqueda para atributos de documentos e implementa búsquedas de texto completo para documentos cargados. El motor de búsqueda de texto completo admite la morfología del idioma ruso.

Configuración flexible de EDMS

Una de las funciones importantes del EDMS es la capacidad de adaptarse de manera flexible a los procesos de la empresa en la que se está implementando el EDMS. Aquí hay una lista parcial de los componentes de EDMS que se pueden personalizar.

Documentar rutas

Tipos de documentos

Para construir un repositorio de documentos estructurados en ELMA ECM+, puede construir diferentes tipos documentos. Cada tipo de documento tiene sus propias características de comportamiento: un conjunto de atributos, apariencia tarjetas, rutas, etc.

Plantillas de documentos

Para generar documentos y paquetes de documentos basados ​​en una plantilla, ELMA ECM+ ha desarrollado un mecanismo de plantilla. Las plantillas se pueden hacer en formato de oficina (MS Word, MS Excel). Para la formación de plantillas, es posible utilizar ciclos, condiciones.

Nomenclatura de documentos

La nomenclatura de documentos determina cómo se agrupan los documentos en casos. Cuando se crea un documento, cae en el archivo de acuerdo con ciertas reglas, lo que facilita su posterior procesamiento y búsqueda de documentos.

registros de documentos

Al configurar la aplicación, el administrador puede crear rápidamente registros de documentos. Estos pueden ser registros como "Facturas no pagadas", "Contratos vencidos", "Entradas sin procesar", etc. Esto se hace rápidamente y con el ratón.

Documentar rutas de movimiento

Se configura el "mouse" y las rutas de movimiento de los documentos. Para ello, se utiliza el mecanismo básico de gestión de procesos de negocio de ELMA. Para la aplicación ECM+, se ha creado un gran conjunto de bloques para trabajar con documentos electrónicos: firma, aprobación, familiarización con documentos, etc.

Características adicionales

Las aplicaciones externas complementan con éxito las capacidades de ELMA ECM+.

Aplicación movil

Aplicaciones móviles

ELMA ECM+ ha desarrollado aplicaciones móviles para iPhone, iPad y teléfonos inteligentes basadas en el sistema operativo Android.

Las aplicaciones móviles contienen bloques de Tareas entrantes, Control y Feed. Se admiten todas las funciones de trabajo con documentos electrónicos: aprobación, firma, consideración, etc.

Agente ELMA

Otra aplicación útil de ELMA es ELMA Agent. Esta es una pequeña aplicación que se instala en una computadora (se admiten Windows, Mac OS, Linux).

ELMA Agent le notifica sobre eventos en el sistema, proporciona trabajo con Ribbon y le permite trabajar convenientemente con documentos electrónicos (incluso editarlos en línea).

Complemento MS Outlook

El complemento para MS Outlook le permite crear tareas para correos electrónicos entrantes, crear documentos a partir de archivos adjuntos. La aplicación está integrada en MS Outlook.

ELMA- un sistema de gestión de la empresa que le permite construir interacción efectiva empleados de la empresa y monitorear sus actividades con el fin de mejorar la calidad del trabajo de toda la empresa.

Línea de producto.

ELMA consiste en un conjunto de aplicaciones para la gestión de empresas que se pueden comprar y operar como aplicaciones separadas o juntas en un solo espacio de información:

• ELMA: Gestión Electrónica de Documentos. Automatiza los procesos de trabajo de oficina estándar y la gestión de documentos electrónicos. El uso del mecanismo WorkFlow le permite configurar rápidamente el sistema de acuerdo con las necesidades de la empresa.
• ELMA: Gestión de procesos de negocio. La aplicación implementa el concepto de BPM (Business Process Management), que permite construir sistemas de información flexibles y adaptables; soluciones que pueden cambiar rápidamente junto con los cambios en los procesos comerciales de la empresa. La aplicación utiliza el estándar internacional BPMN para modelar procesos comerciales.
• ELMA: Gestión del desempeño. La aplicación le permite implementar los principios de gestión dirigida y remuneración basada en los resultados del trabajo en la empresa. La implementación en una "forma ligera" le permitirá crear un conjunto de indicadores de rendimiento objetivo (KPI, KPI) y establecer un control operativo sobre el logro de los valores planificados de los indicadores en el contexto de los objetivos y la estrategia de desarrollo de la empresa. (implementación del mecanismo BSC o Cuadro de Mando Integral)
• ELMA: CRM. Aplicación ELMA: CRM no cuesta dinero y está incluido en el paquete básico con la compra de cualquiera de las aplicaciones ELMA. ELMA: CRM es un CRM operativo, cuyas funciones principales son la gestión del proceso de ventas (incluido el mecanismo de embudo de ventas) y el mantenimiento del historial de relaciones con sus contrapartes (base de contrapartes, contactos, clientes potenciales, transacciones, etc.)
• ELMA: Gestión de proyectos. Le permite establecer fácilmente la gestión de proyectos en la empresa. Junto con la gestión de tareas estándar, el cronograma del proyecto (diagrama de Gantt) y la organización de un único espacio de información para el proyecto, ELMA: Project Management permite administrar procesos comerciales estándar dentro de los proyectos y administrar el presupuesto del proyecto.
• ELMA: portal interno Todas las aplicaciones se basan en una: ELMA: Portal interno. Esta aplicación no se vende por separado; se incluye en la entrega con cualquiera de las aplicaciones ELMA.

ELMA: El portal interno incluye:

• Estructura organizativa de la empresa.
• Administración de tareas
• El calendario
• Comunicación. Fuente de mensajes.
• portal interno. documentos web.
• Almacenamiento web para archivos

Paquetes ELMA.

• ELMAECM. Una excelente herramienta para la gestión operativa de la empresa. Incluye aplicaciones ELMA: Business Process Management, ELMA: Electronic Document Management y se basa en ELMA Internal Portal.
• ELMABPMSuite. El sistema permite organizar la gestión de procesos en una empresa en base a métricas e indicadores, procesos ejecutables y vincular métricas de procesos, estrategia de la empresa y motivación del personal. El paquete incluye ELMA: Performance Management, ELMA: Business Process Management y se basa en ELMA Internal Portal.

Arquitectura del sistema ELMA.

El sistema de gestión de procesos de negocio ELMA consta de un conjunto de programas:

1. Servidor ELMA
2. diseñador ELMA
3. Agente ELMA

Servidor ELMA incluye un conjunto de componentes relacionados:

• base de datos
• Aplicación web
• Servidor de configuración
• Servidor de alertas

Servidor ELMA es el elemento raíz del sistema. Para comenzar a trabajar con el servidor, debe registrarlo.

diseñador ELMA es una aplicación que se instala en la computadora del usuario y proporciona una interfaz conveniente para modelar procesos y crear configuraciones.

Para trabajar con el Diseñador, debe estar registrado.

Agente ELMA es una aplicación que se instala en la computadora del usuario y muestra en tiempo real las alertas que el servidor genera para el usuario.

ELMA Agent no requiere registro para comenzar y se puede instalar en cualquier cantidad de computadoras en una organización.

El sistema ELMA implementa la arquitectura SOA y proporciona las interfaces necesarias para ampliar el sistema. ELMA permite:

• Ejecute cualquier proceso comercial cargado en el sistema desde una aplicación externa
• Funciones de llamada de una aplicación externa. Se admiten llamadas sincrónicas y asincrónicas.

Implementación del sistema ELMA.

Los especialistas de la empresa "Elevayz" desarrollaron un método único para implementar el enfoque de procesos en la empresa utilizando producto de software ELMA. ELMA es el producto más reciente y efectivo diseñado para empresas que desean implementar un enfoque basado en procesos para la gestión, tener procesos comerciales adaptables que se pueden personalizar y optimizar para cumplir con las condiciones comerciales cambiantes, los requisitos reglamentarios la legislación y las presiones competitivas.

Para que el sistema aproveche al máximo sus procesos, la empresa realiza una recopilación inicial de información, examina las actividades actuales de la empresa, identifica necesidades y, junto con la gerencia de la empresa, determina la gama de tareas a resolver. . Como resultado, se forma una lista de tareas que deben resolverse en el proceso de implementación del sistema.

Luego viene el estudio estructura organizativa empresas, y se dan recomendaciones para su mejora. Mejorar la estructura organizacional de la empresa es la parte más importante de su desarrollo organizacional. En esta etapa, la plantilla de personal se actualiza y se lleva a la forma actual.

El siguiente paso en etapa preparatoria implementación del sistema - análisis de las actividades actuales de la empresa. El propósito de este análisis es resaltar una cierta cantidad de procesos comerciales para automatizarlos aún más. Como resultado, se forma una red de procesos que refleja el estado actual de la empresa. Además, la responsabilidad de los empleados por la cantidad de trabajo que realizan está claramente definida. Esto aumenta dramáticamente la disciplina de desempeño y la manejabilidad del personal. El líder ve el estado real de las cosas en la empresa.

Luego de conformados los modelos primarios, se comparan los resultados obtenidos y la visión de la gerencia junto con los gerentes y ejecutores responsables clave. En esta etapa, tanto el modelo de actividad de la empresa como el procedimiento para realizar ciertas operaciones en la empresa se pueden ajustar de acuerdo con las metas y objetivos de los gerentes. Por regla general, esto tiene lugar en el formato de reuniones ampliadas, donde cada ejecutor responsable hace sus propuestas para mejorar las actividades de la empresa. Y esta es, en última instancia, la clave del éxito de toda la organización.

Los especialistas técnicos, a su vez, llevan a cabo los preparativos para implementar la solución en el sitio del cliente. Este escenario incluye la instalación en el servidor y la comprobación del rendimiento del sistema en las estaciones de trabajo de los usuarios. En el transcurso de estos trabajos, se eliminan las últimas observaciones y deficiencias en el funcionamiento del sistema. Al mismo tiempo, los empleados del cliente son capacitados para interactuar con el programa y reciben conocimientos básicos en el campo de los procesos de negocio.

Eficiencia económica.

Los empleados de la empresa son más responsables en sus funciones porque: los procesos están regulados, y el empleado sabe claramente lo que está obligado a hacer. Además, el sistema proporciona un control efectivo sobre la ejecución de tareas por parte de la gerencia.

Aumentar la eficiencia de los empleados. en la resolución de tareas "típicas" debido a la clara regulación de los procesos en la empresa y al aumento de la disciplina.

Ahorra tiempo a los empleados para encontrar el derecho documento porque todo Documentos requeridos disponible en 2 clics.

Los empleados reciben rápidamente la información necesaria y puede tomar decisiones de forma independiente gracias a un acceso rápido a los documentos y una comprensión clara de su área de responsabilidad dentro de cada proceso comercial.

Se reduce el porcentaje de pérdida de información al transferir tareas de un empleado a otro.

Se reduce la cantidad de papeleo.

Aumenta la velocidad general del proceso.

Más fácil de crear y mantener Sistemas de gestión de la calidad debido a la capacidad de recibir regulaciones de proceso actualizadas y la capacidad de mejorar constantemente los procesos comerciales.

Facilitar la formación y la incorporación de nuevos empleados.

Ventajas del sistema.

Un navegador web es suficiente para trabajar con el sistema. Gracias a esto, puedes trabajar con el sistema desde cualquier parte del mundo sin necesidad de instalar software adicional.

Se utiliza para describir procesos de negocio. idioma moderno BPMN es, con mucho, el mejor y más progresivo estándar global para describir procesos de negocios.

El sistema ELMA se distingue por una línea extendida de soluciones comerciales. Entre ellos se encuentran el módulo ECM+ (una combinación de las funciones del sistema BPM y el EDMS clásico), Projects+ - funciones estándar para gestión de proyectos más gestión de procesos; ELMA CRM+: implementa un enfoque orientado al cliente a través de la implementación de procesos de extremo a extremo. Y una solución de KPI que el sistema Directum no tiene.

En cuanto a las opciones de integración, ELMA ECM+ y otras dos soluciones tienen un complemento para trabajar con MS Outlook. Además, ELMA se integra fácilmente con 1C:Enterprise (con todas las versiones actuales).

Para no confundirse en una gran cantidad de archivos con enmiendas y cambios, los documentos en la aplicación pueden tener un número ilimitado de versiones, pero solo se puede asignar una como actualizada. El historial completo de cambios de documentos se recopila en la tarjeta de documentos.

Todas las herramientas necesarias para trabajar en el documento y controlar la disciplina ejecutiva en el trabajo con estos documentos están al alcance del usuario.

Si la empresa recibe el documento en papel, se guarda automáticamente después de escanearlo.

La gerencia puede ver un informe sobre la situación de rendimiento actual, y los usuarios cuentan con una gama de filtros para dar forma a los resultados como mejor les parezca.

La aplicación ECM+ se puede personalizar libremente según las necesidades de una empresa individual y su estructura organizativa.

Para acelerar la creación de documentos, puede crear plantillas. Esto está disponible para cualquier usuario, incluso sin conocimientos de programación.

Puede configurar la inserción automática de un código de barras en una plantilla para el reconocimiento instantáneo en el sistema.

interfaces

Externamente, la interfaz ELMA ECM+ es un almacenamiento de archivos estándar, un usuario sin experiencia con tales sistemas puede navegar fácilmente de forma independiente.

El registro de documentos se implementa en un asistente especial en varios pasos sucesivos. Al ingresar al sistema, solo debe especificar los datos necesarios del documento y adjuntar la versión electrónica, el sistema genera automáticamente una ficha documento con todos los datos.

Toda la información sobre la organización está contenida en el portal interno. Todas las herramientas necesarias para el trabajo están en un solo lugar: archivo de documentos, tareas, calendario, fuente de mensajes, informes, documentos web.

Las operaciones se pueden simplificar o ampliar durante la configuración.

Funciones de búsqueda.

ELMA ECM+ reúne documentos en un único archivo electrónico. La búsqueda de documentos se realiza de forma rápida y cómoda no solo por el nombre, sino también por los datos de la tarjeta del documento o CA. Los resultados de la búsqueda se muestran solo si tiene derechos de acceso a los documentos. Los parámetros de búsqueda se guardan en un formato de filtro, en el futuro puede buscar rápidamente documentos por los parámetros guardados.

Falla: falta de búsqueda de texto completo en los documentos.

Configuraciones administrativas.

Es conveniente monitorear la situación en las sucursales de las grandes empresas. Varios sistemas se combinan en una ventana, organizando un solo sistema de información de departamentos e intercambio de información de alta calidad. El usuario es dueño de todo Información necesaria sobre un sistema externo sin salir de su página. Es conveniente cambiar entre las páginas de los departamentos de la empresa. Además, se dispone de información sobre la realización de actividades, noticias de actualidad, visualización de documentos, inicio de la ejecución de procesos de negocio.

La información general sobre todas las sucursales y divisiones está disponibleequipo directivo. Los datos sobre departamentos y empleados se pueden ampliar.

Las sustituciones de empleados se realizan en una sección especial. Las sustituciones se eliminan automáticamente al final del período. Cuando instala un reemplazo, las tareas por procesos se transfieren automáticamente a él. El sistema informa una tarea única y la ausencia de este empleado, ofreciendo elegir otro ejecutante.

En la sección especial "Horario de ausencias" se muestra una lista de empleados que están ausentes del lugar de trabajo durante un cierto período de tiempo.

Modelado de procesos de negocio.

El modelado de procesos comerciales se lleva a cabo en un editor gráfico especial " Diseñador ELMA" con una interfaz gráfica sencilla y comprensible. La notación para describir procesos de negocios es BPMN 2.0, que es conveniente para describir cadenas de trabajo y contiene casi todas las primitivas necesarias. Un analista de negocios puede diseñar procesos de negocios sin la ayuda de un programador. Puede desarrollar un modelo de gestión en una empresa y realizar cambios en los procesos sobre la marcha, sin detener el sistema.

El movimiento de documentos en la empresa se puede organizar a lo largo de rutas de cualquier complejidad. La ruta del documento refleja a través de qué empleados pasará este documento, así como el orden y la naturaleza del trabajo planificado en él. Se crea un modelo gráfico del proceso arrastrando los bloques de operaciones necesarios desde la paleta con el mouse, después de lo cual las operaciones se conectan mediante transiciones. Puede agregar comentarios a las transiciones.

Seguridad de datos y acciones.

Cualquier usuario desde cualquier lugar con acceso a Internet puede ingresar su nombre de usuario y contraseña e iniciar sesión en el sistema ELMA. Este inicio de sesión está configurado de forma predeterminada para todos los usuarios, pero hay tres formas principales de asegurar un inicio de sesión:

1. Inicie sesión solo a través de dispositivos confiables. Si la entrada es deordenador personal o móvildispositivo que no está en la lista de dispositivos confiables, el sistema informará que es imposible iniciar sesión.

2. Inicio de sesión con token. Token: un dispositivo que está vinculado a una cuenta de usuario y solo le corresponderá. Además, un usuario individual tiene su propio código pin. Se pueden escribir varios contenedores de llaves electrónicas en el token a la vez, para ingresar a diferentes sistemas, y no solo ELMA para que el usuario no tenga que cargar con un montón de llaves.

3. Entrada de certificado. El mecanismo funciona de la misma manera. El usuario vincula el certificado a su cuenta. Puede iniciar sesión en el sistema utilizando un certificado solo desde un lugar de trabajo específico. Esta característica solo está disponible en los navegadores. Mozilla Firefox e Internet Explorer.

Para aceptar, firmar un documento o su versión, se utiliza una firma digital electrónica. Al mismo tiempo, ningún otro usuario, aun conociendo la contraseña, podrá aceptar o firmar el documento.

ELMA permite establecer derechos de acceso a varios objetos del sistema. En el corazón de la gestión de derechos está el papel de los elementos de la estructura organizativa y los usuarios individuales del sistema, el proceso de configuración consiste en una visualización gráfica de puestos, departamentos y subdivisiones, y la distribución de responsabilidades.