Современный высокоскоростной ритм жизни диктует свои правила, главное из которых - сделать как можно больше дел. Но как все успевать , когда нужно и работать, и следить за домашним хозяйством, а вдобавок к этому еще хочется выделить время на свои хобби и увлечения, да и просто отдохнуть? Из-за того, что зачастую получается далеко не все из того, что планировалось, возникает разочарование, недовольство собой, а через некоторое время накапливается и хроническая усталость.
Кроме того, согласно статистическим данным, почти 30% взрослых работающих женщин вынуждены более трех раз в неделю задерживаться в офисе или доделывать текущие дела дома. Понятно, что это идет в ущерб остальным сферам жизни, и как бы ни была любима работа, рано или поздно такое положение дел надоест или даже станет причиной депрессии. Тем не менее, специалисты дают ряд рекомендаций, благодаря которым можно научиться грамотно планировать свое время и свести проблемы с его нехваткой к минимуму.
Как начнешь, так и закончишь
Решение вопроса как все успевать , по мнению психологов, нужно начать с того, что обратить внимание на то, как начинается рабочий день. Замечено, что те люди, которые опаздывают на службу, не успевают справляться со своими должностными обязанностями чаще. За утренним опозданием практически неизбежно следуют долгие перекуры, задержки возвращения с обеденного перерыва… Но дело здесь не только в и компетентности. Даже если человек сам осознает свою вину, он стремится загладить ее в глазах руководства и коллег, хватаясь за несколько дел одновременно, либо пытаясь выполнять их настолько старательно, что, наоборот, совершает огромное количество ошибок.
Как все успевать : распределяем время
Один из главных секретов того, как все успевать на работе, это планирование. Лучше всего каждый день заранее составлять план того, что необходимо выполнить к вечеру. Это можно делать либо дома, либо придя пораньше утром в офис. Также желательно проанализировать, сколько времени (вплоть до минут) ежедневно расходуется на разговоры, телефонные звонки, не относящиеся к работе, и решение иных вопросов личного характера. При этом в список важных дел, обязательных к выполнению, рекомендуется вносить не более 6-7 пунктов, расценивая свои силы рационально. И для тех из них, которые имеют самое большое значение, следует отводить первую половину дня, так как именно примерно до обеда у людей отмечается максимально высокая работоспособность.
Правильная организация
Так же часто можно заметить, что многие женщины не способны правильно организовать свой рабочий процесс. Они открывают на компьютере сразу десяток программ, в нужности которых нисколько не сомневаются, как и в том, что у них просто по определению не может быть мало обязанностей. Психологической чертой таких девушек можно назвать излишнюю ответственность, а также неумение (либо отсутствие желания) делегировать свои задачи. Так, данная проблема часто наблюдается у руководителей, менеджеров среднего и высшего звена и в основном является следствием банальной неуверенности в себе. На самом же деле ничего страшного не случится, если она передаст часть своих обязанностей, пусть и вместе со знаниями, кому-то еще.
Имитация работы
Еще одна распространенная ситуация - когда человек только создает видимость собственной занятости, в то время как на самом деле работы у него не так много. Это также имеет под собой психологическую подоплеку и является выражением желания продемонстрировать собственную важность и незаменимость. Серьезным недостатком таких работников, особенно если они занимают руководящие посты, является то, что они склонны менять свои решения и задания, а также могут расценивать результат их выполнения не по качеству, а по тому количеству времени, сколько у подчиненного было на него потрачено. В итоге они могут манипулировать коллегами, заставляя их также перерабатывать, а в противном случае чувствовать свою вину. На самом же деле сотрудник, который успевает справляться со своими обязанностями в урочное время - просто хороший работник, который ни в коем случае не должен жертвовать своим временем ради удовлетворения чьих-то амбиций.
В целом можно дать несколько коротких, но очень важных рекомендаций, как все успевать
и на работе, и дома.
1. Превыше всего следует ставить собственное самочувствие, и если усталость слишком сильная, но было желание, например, приготовить что-то вкусное на ужин, лучше ограничиться простым блюдом, но пораньше лечь спать и подольше отдохнуть.
2. Сон - вообще один из главных секретов хорошего самочувствия и .
4. Между выполнением разных дел обязательно нужно делать перерывы продолжительностью в несколько минут. За это время можно прогуляться или просто посидеть с закрытыми глазами.
5. Повысить производительность помогает и правильная организация рабочего пространства, когда все нужные предметы и документы находятся под рукой и их можно быстрей отыскать.
6. Чтобы рутинная, но необходимая работа не так утомляла, можно добавить некоторые развлечения: например, делать короткую зарядку, открывать окно и впускать в помещение свежий воздух, либо просто слушать приятную позитивную музыку (лучше, конечно же, в наушниках, чтобы никому не мешать).
И жить полной жизнью. Вопрос этот действительно трудный. Ведь проблемы со временем возникают у многих. И лишь некоторым удается и отдыхать, и жить полной жизнью, и все запланированные дела делать. Научиться подобному приему можно. Достаточно следовать нескольким простым советам. Сначала придется нелегко, ведь перераспределение времени и планирование дня является ответственным заданием, требующим особых навыков. Лишь с опытом получится без особых проблем составлять день так, чтобы можно было все успеть. Каким советам рекомендуется следовать?
Жить полной жизнью - это...
Как только все важные и трудные дела позади, все остальное будет делаться быстрее. Хороший прием, но он потребует на начальных порах определенных усилий. Поэтому придется проявить настойчивость и стойкость.
Привлечение помощи
Со следующим советом хорошо должны быть знакомы мамы с маленькими детьми. Кстати, именно они задумываются чаще всего о том, как успевать все делать и высыпаться при этом. Что можно посоветовать помимо вышеперечисленных пунктов?
Например, не отказываться от помощи. Более того, привлекать близких к ней. Можно попросить помыть мужа посуду и убрать в доме, пока мама сама сходит за ребенком в садик и отведет его к врачу. Или же поручить супругу приготовление ужина.
Кстати, если речь идет о домашних обязанностях, то для того, чтобы все успевать, рекомендуется разделять бытовые задания. Конечно, если представительница прекрасного пола весь день сидит дома, нужно просто правильно распоряжаться временем. Но в современном мире женщины работают точно так же, как и мужчины. Поэтому чтобы ответить, как все успевать и жить полной жизнью, нужно научиться просить помощи и перераспределять обязанности.
Техника
Еще один очень полезный прием - привлкать к делам современные приспособления. Разнообразные гаджеты и техника - это не только развлечения, но и польза для человека. Можно максимально пользоваться новомодными устройствами, чтобы облегчить себе жизнь. Так получится успевать все и не уставать очень сильно.
Приготовление пищи можно поручить скороварке/мультиварке, уборку - роботу-пылесосу, и так далее. Таким образом, получится сэкономить много времени. Как следствие, у человека будет больше возможностей отдохнуть. Особенно если не отступать от ранее составленного графика.
Осторожно: некоторые современные гаджеты только отнимают время! Рекомендуется не пользоваться во время трудового дня интернетом (допускается лишь в рабочих целях), социальными сетями и прочими развлечениями. Иногда даже банальная проверка новостей способна отнять несколько часов. Поэтому не следует поддаваться соблазнам.
Теперь понятно, как все успевать и отдыхать при этом. Все обязательно получится, но придется изначально постараться!
Количество выполненных в течение дня дел, соблюдение сроков, а также расход внутренних ресурсов дается разным людям с различной степенью сложности. И если возникает вопрос, как успевать все делать, то не всегда ответ в сфере чрезмерного перенапряжения и отсутствия перерывов и развлечений. Тот, кто везде опаздывает, стрессует и ничего не успевает, вполне вероятно не может уделить лишней минутки развлечениям и отдыху. Проблема тут не в количестве обязанностей и сжатых сроках, а в умении определять свои возможности.
Возможность или невозможность успеть выполнить необходимое регулируется внешними факторами, то есть количеством и длительностью необходимых дел. Естественно это нельзя полностью игнорировать, но пунктуальность и оперативность являются также и внутренними привычками, схожими с ранним подъемом, соблюдением чистоты или нетерпимостью к вранью. Количество времени в сутках у всех одинаково, только кто-то способен использовать каждую отведенную минуту. Научиться приемам, как успевать все делать за короткое время можно, однако, это потребует значительных эмоциональных и волевых затрат.
Самый хороший помощник при начале изменений – это список задач. Оптимально завести ежедневник или программу в телефоне, где будут описаны задачи на предстоящий день, но также неделю и месяц. Чем детальнее будут описаны дни и задачи, тем больше шансов выполнить собственные пожелания в срок. Например, если на следующий месяц или через полгода вы записываете напоминание о дне рождения коллеги, то за пару недель до события, нужно сделать запись о необходимости покупки подарка, а еще за несколько дней до этого необходимо включить пункт предварительного выбора. Чем масштабнее мероприятие, тем больше записей относительно него должно появляться в планируемом расписании – способность разложить процесс на составляющие действия поможет избавиться от аврала, а делать все планомерно.
Многие делят такой дневник на личные и рабочие дела прямо на одной странице, кто-то заводит несколько разных блокнотов для разных сфер, некоторые выделяют цветами или по времени. Тут нет однозначного совета – главное удобство. Хорошо работает прием с выделением дел по срочности и важности, а также указание времени. Первое время можно записывать все мелочи, вплоть до протирки обуви, мытья посуды, отправки корреспонденции – эти мелкие дела в итоге способны забрать себе львиную долю вашего времени, если их не включить в ежедневную структуру и расчеты.
Список дел необходимо проверять каждый вечер и вносить те пункты, которые не были выполнены сегодня или же внезапно появились. Задачи, которые вновь возникли, ставятся в соответствии со сроками актуальности выполнения, а просроченные задачи ставятся приоритетными в следующем дне. Вообще необходимо стремиться, чтобы все запланированное за день было выполнено. Лучше посидеть до полуночи, чем переносить на завтра или конец недели. Такой подход помогает избежать накопления невыполненных задач, а также стимулирует скорость и качество, чтобы не доделывать ночами. Кроме того, благодаря такому подходу появляется возможность почувствовать свои возможности. Часть проблем со сроками возникает не из-за лени или планирования. Если вы замечаете, что прилагая все усилия, не можете успеть с обязанностями на основной работе, фрилансе и еще успеть в спортзал, то оптимальным решением будет перераспределить нагрузку или отказаться от чего-то вместо постоянных ночных бдений. Когда станете замечать, что вы успели выполнить все по основному списку задач и еще остается время, тогда можно начинать искать дополнительные занятия.
Чтобы было легче ориентироваться в выполнении, нужно периодически сверяться со списком в течение дня. Ответить на пару писем можно, пока задерживается совещание. Каждый день имеет подобные паузы, которые можно заполнить пустой болтовней или выполнением части списка.
Как все успевать и жить полной жизнью? Необходимо учитывать все сферы своей жизни, ведь паузы можно заполнять не только рабочими моментами.
Например, можно успеть записаться к врачу или парикмахеру, выпить чашечку кофе или отправить любимому человеку веселую картинку. Важно понимать разницу между эффективным использованием времени и пустой его тратой. Так, если вы отвечаете давнему другу в фейсбуке, пока едете в лифте – это рационально. Если же вы уже час вместо выполнения плана листаете ленту, то обеспечиваете вечер в стресс-режиме.
Дневное время можно структурировать так, что его с лихвой хватит для всего, но для запланированного необходим режим. Это должно касаться начала дня – будильник необходимо ставить так, чтобы на сборы у вас было достаточно времени, когда можно успеть не только продуманно и спокойно собраться, но и решить внезапные форс-мажорные ситуации (потребность погладить рубашку или заменить перегоревший фен). Дисциплина, начинающаяся с проявления в свободное время, начинает формировать весь образ жизни. Например, можно перестать переводить будильник после звонка, чтобы доспать или можно научиться заканчивать пустой разговор с подружкой, когда необходимо писать проект или выходить из соцсетей, когда пора ехать на занятия.
Выходите из дома в положенное время, выезжайте на встречу в незнакомое место с запасом, чтобы успеть сориентироваться в обстановке. Все решения можно оптимизировать, множество действий можно не выполнять. В том, что вы неверно рассчитали время, не подготовились с вечера или заснули в душе, виноваты только вы, а не люди, которые вынуждены будут вас ждать. Хорошо работает ассоциация с самолетом, который все равно взлетит в указанное время, прибудете вы на посадку или нет – подобное отношение должно появиться ко всем событиям жизни.
Чтобы максимально убрать физиологические факторы усталости, которые снижают производительность, включайте в ежедневный распорядок и режим заботу о своем самочувствии. Это регулярные медосмотры, достаточный сон, обеспечивающий бодрость и физические нагрузки, помогающие восполнить эмоциональные затраты.
Как все успевать за 24 часа? Распределяйте дела не по принципу легкости выполнения или приятности, а по их важности или близости крайних сроков.
Если у вас вылетела пломба, то утром важно записаться к стоматологу, а не мыть вчерашнюю посуду или готовить презентацию проекта. Начинайте с самого важного и сложного, снижая к вечеру уровень ответственности заданий. Если поставить рутинные дела на первую половину дня, то основные силы будут потрачены именно на это и тогда к вечеру будет довольно сложно браться за работу, требующую креативности или душевного участия. Все проекты, события, влияющие на дальнейший ход жизни необходимо выполнять максимально быстро, а вот протирание пыли и собирание пазлов можно перенести на вечер, ведь от выполнения или игнорирования таких вещей картина жизни особо не меняется.
День должен быть наполнен не только полезными и нужными планами, а также периодами отдыха. Специально отведенный временной промежуток для обеда, кофе, прогулки, просмотра предложений интернет-магазинов или общения с друзьями. Если на работе отвлекаться на предложения коллег перекусить, а посреди ужина со своей спутницей давать рабочие консультации, то эффективно проявлять себя не получится, а время будет потрачено впустую. Подобное поведение, выдерживающее рамки, вызывает уважение, а стремление поступать в угоду другим перестает восхищать довольно быстро.
Не нужно стремиться выполнить все сразу на одном дыхании, обычно это приводит только к истощению. Важность периодических перерывов сказывается как на эффективности работы, как и на скорости выполнения. При физической работе можно прилечь или присесть, если работа связана с умственными нагрузками и постоянным сидением, то стоит включить периодические прогулки. Можно сходить за хлебом в магазин под домом, полить цветы в офисе, пройтись в соседнее отделение, если с вами хотели поговорить или просто встать размяться. Кому-то проще делать перерывы по расписанию раз в час, кто-то при их помощи разделяет смысловые куски выполняемых задач. Даже задумываясь, как все успевать с маленьким ребенком, правило необходимости перерывов является главным для сохранения адекватного восприятия, вместо невменяемой погруженности в проблемы новорожденного.
Как все успевать на работе
Работа у всех связана с массой различных особенностей, начиная от выполняемых обязанностей, заканчивая местом пребывания. Но существуют универсальные правила, помогающие оптимизировать работу, а иногда и выполнить ее раньше. Начинать стоит с наведения порядка – это касается, как офисного кабинета, так и собственного дома, актуально для тех, кто в разъездах или связан с техническим обеспечением. Идеальный порядок и организация пространства изначально помогают настроиться на рабочий процесс и сконцентрироваться. Например, проблема всех фрилансеров – отсутствие организованного рабочего пространства, в то время как наличие мягких подушек, милых игрушек и постоянно подбегающих детей или домашних питомцев не дает сконцентрироваться на процессе. Но это актуально и для тех, чье рабочее место вне дома – отсутствие систематизации файлов в компьютере, хаотичное складирование расходных материалов забирает в итоге много времени.
Ищите способы оптимизации и облегчения процесса работы, благодаря использованию последних разработок, мониторьте появление новинок в вашей области. Инженеру глупо чертить все от руки, когда есть Автокад, хирургу оперировать скальпелем, если можно использовать лазер, а бухгалтеру использовать счеты вместо 1С. Приспособления, облегчающие жизнь и экономящие время присутствуют даже для творческих художников и музыкантов. Можно использовать более легкие и эргономичные инструменты или заказывать расходники через интернет, не тратя время на личные поездки в магазин.
Устанавливайте беззвучный режим или отключение поступления оповещений из соцсетей. Установить ограничения на входящие вызовы или используйте специальные функции управления входящими вызовами. Чем меньше вы будете отвлекаться на внешние раздражители, тем меньше времени понадобится на возвращение к рабочему процессу. Обговорите этот момент с близкими, договоритесь и способе связи случае непредвиденных ситуаций.
Ищите новые пути решения ситуаций не только при помощи гаджетов. Может оказаться, что неудобная работа типографии, заставляющая долго ждать ответа решается сменой самой типографии или открытием печатного центра. Автоматическую работу можно не выполнять, если однажды попросить написать для вас соответствующую программу, а не беспокоиться о своевременном поздравлении коллег можно, если оплатить классические подарки с указанием дат и доставки в необходимой службе. Старайтесь максимально автоматизировать или перепоручить рутину.
Психологический аспект – это страх показаться некомпетентным, когда человек старается все выполнять самостоятельно, даже если реально загружен сверх нормы. В такие моменты вполне можно попросить коллег о помощи – это разгрузит лично ваш график и улучшит отношения. Не нужно перекладывать абсолютно все, но можно попросить ответить на звонок или захватить на распечатку и ваши документы того, кто идет к принтеру.
Если коллеги часто пользуются вашей безотказностью, все чаще перекладывают обязанности или даже ввели это в привычку, то необходимо пресекать подобные нарушения. Ознакомьтесь еще раз со своими обязанностями и впредь отказывайте в выполнении чужих. Исключение составляют моменты, когда вы сами не перегружены работой или успели все закончить, а о помощи вас просит хороший человек. Не отказывайте из принципа, иначе, когда помощь понадобится вам, обратиться будет не к кому.
Начинайте работу с самых важных заданий, а текущие выполняйте по ходу или если останутся силы и желание. Природа человека такова, что результаты деятельности зависят от точки приложения и качества использования. Тут важно проследить за динамикой своей личной активности, чтобы зная часы своей высшей работоспособности, планировать на них важные или сложные моменты. Если вы по типу активности сова, то с утра вам подойдет плановый разбор почты, планирование следующего дня, автоматическое занесение данных или шаблонные действия, а вот потом можно начинать расчет важных траекторий или назначать встречи со сложными клиентами.
Успевать все на работе можно, когда чувствуешь свой ритм и работаешь с . Стремление выжать из себя результат любыми способами, без учета внутренней мотивации и состояния может превратиться в апатию, растянувшуюся на недели. Хорошо отдохнув, организм сам покажет прекрасные результаты, при этом вам может помочь получасовая прогулка.
Как все успевать женщине
Жизнь женщины очень разнопланова, а стремление все выполнять на должном уровне и успевать порой может привести к нервному срыву. Особенно остро вопрос становится, как все успевать с маленьким ребенком. Основные принципы повторяют приемы тайм-менеджмента, но существует и несколько абсолютно женских хитростей по экономии времени. Важно первоначально определиться, на что времени не хватает и что необходимо успеть. Ведь если все время уходит на незаметные дела, из-за чего страдают важные сферы отношений и развития, то такая ситуация корректируется совершенно иначе, чем когда женщина опаздывает по причине нежелания приходить.
Чем больше ответственности и обязанностей появляется, тем тяжелее справляться, и если вначале это еще выполнимый уровень, то на определенном этапе можно загрузиться так, что самостоятельное решение становится просто невозможным. Женщине важно научиться просить о помощи, причем это может быть кто угодно – муж может посидеть с ребенком, коллега может занести документы, подруга помочь выбрать технику. Это будет экономить время необходимое для отдыха и восполнение сил.
Обязательно должны быть перерывы и время, отведенное заботе о себе. Отдых не всегда означает лежать пластом – сюда нужно поместить все занятия, наполняющие энергией и мотивацией. Чем эффективнее процесс восстановления сил, тем быстрее можно справляться с регулярной нагрузкой, тем больше сил в жизни для осуществления желаний.
Составление списка помогает ничего не забыть, но особенности женской психологии таковы, что охотнее выполняются желания. На этом можно сыграть, если заменить список необходимых и обязательных дел на завтра списком желаний. Даже если это будет плановая поездка в автосервис, написанная как «я хочу на плановое ТО» уже дарит массу приятных эмоций и включает творческое приспособление. Например, можно выпить вкусный кофе по соседству или прочитать главу любимой книги.
Как все успевать с ребенком? Совмещайте несколько занятий. Можно не просто гулять с ребенком, а совместить это с собственными занятиями йогой на свежем воздухе, да еще и заняться физическим воспитанием ребенка. Уборка также отлично совмещается с физическими нагрузками, а также прослушиванием аудиокниг, а если общение с подругами перенести в салон красоты, то количество положительных эмоций взлетает колоссально, время при этом экономится.
Знаете, что имеет наибольшую ценность в современном мире? Думаете, деньги? На самом деле, это информация и время. Парадокс и в том, что современный человек имеет массу приспособлений, которые позволяют экономить время, и при этом времени ему постоянно не хватает. Как все успевать – такой вопрос задает себе каждый человек, который не знает методов планирования времени.
Смотрите сами. Сегодня нам не всегда нужно тратить время на встречи с партнерами по бизнесу. Достаточно позвонить или соединиться по скайпу. Все чаще мы делаем покупки через Интернет. На кухне самую сложную работу за нас делает умная техника – комбайн или блендер, микроволновка, мультиварка, посудомоечная машина. А бывает и так, что мы покупаем полуфабрикаты, а то и вовсе готовые блюда. И нам упорно не хватает времени. Некогда общаться с семьей, заниматься собой и личными хобби. Доступность информации также оборачивается против нас, поскольку мы просто тонем в ней.
Как правильно планировать время
Казалось бы, что может быть проще – распределить собственное время? Тем не менее, не все умеют это делать. Если вы тоже порой задаете себе вопрос, как все успевать и не уставать, вам тоже нужно учиться планированию времени. Первое, что нужно усвоить – это три основных принципа времени.
- Время ограничено. В сутках 24 часа, а в неделе 7 дней, в месяце не больше 31 дня, а в году всего 12 месяцев. И мы не можем ничего изменить.
- Время не стоит на месте. Мы не можем замедлить или ускорить его ход.
- Время движется в одном направлении, невозможно повернуть его вспять. А значит, нельзя изменить или исправить то, что в прошлом.
5 правил для желающих все успеть
к оглавлению1) Составьте четкий план
Как это ни банально, чтобы все успевать и не слишком уставать, нужно планировать свое время хотя бы на неделю вперед. Приобретите себе красивый органайзер или ежедневник. Покупка сразу поднимет настроение, вам тут же захочется что-нибудь записать в него. Главное преимущество органайзера – вы сразу видите, какой день у вас загружен, а какой более-менее свободен. Кроме того, вы приучите себя к дисциплине, а это главное качество человека, который рационально расходует свое время.
Тут следует отметить, что дела бывают разными по степени важности. Есть срочные и важные дела, которыми нужно заняться в первую очередь. Есть просто важные, но не срочные дела. Их нужно сделать вслед за важными и срочными. Есть срочные, но не важные дела. Это те, которыми можно пожертвовать вовсе или сделать их после более важных дел. И наконец, есть дела не срочные и не важные. Их можно смело вычеркнуть из списка.
к оглавлению2) Не накапливайте мелкие дела
Одно известное правило тайм-менеджмента называется «правило двух минут» (пяти, десяти – как угодно). Есть небольшие дела, которые, не выполняясь вовремя, накапливаются и висят над вами уже значительным грузом, словно Дамоклов меч. Если не хотите быть погребенным под этой кучей дел, усвойте такое правило: работу, которая занимает не более 10 минут, лучше делать сразу. Ответить на письмо, сделать телефонный звонок, который давно откладывали, убраться на письменном столе, наконец, помыть посуду или почистить раковину.
к оглавлению3) Не позволяйте воровать у вас время
Как все успеть, когда в течение дня вы переписываетесь с несколькими людьми в Одноклассниках или ICQ, смотрите веселые видео и фото, следите за сюжетом каких-нибудь сериалов и около часа висите на телефоне с подругой? Все эти дела крадут ваше время, и сколько у вас его украдут, зависит от вас самих. Если ничего не успеваете, придется сократить время, которое вы тратите ежедневно на такие занятия. Как это сделать? Установите себе правило: заходить в социальные сети не по нескольку раз в день, а раз в 3-4 дня. И не висите на телефоне с подругой, лучше встретьтесь с ней в выходной.
4) Старайтесь поддерживать порядок
Если вас регулярно мучает вопрос, как все успеть, старайтесь поддерживать во всем порядок. У каждой вещи в вашем доме, на вашем рабочем столе, в сумочке должно быть свое место. От всего, что отслужило и больше не понадобится необходимо избавляться. Если выделять на это хотя бы 10 минут в день уже через месяц везде будет порядок. Ну или через два, если вы слишком долго не поддерживали его. В первый день вы разберете содержимое сумочки, во второй наведете порядок в косметике, в третий приметесь за письменный стол или хотя бы один из его ящиков. Выбросите ведро всякого хлама и сами себе порадуетесь.
к оглавлению5) Введите новые привычки
Не знаете, как все успевать за день? Постарайтесь найти себе новое увлечение. Это может быть какое угодно хобби: фитнес или йога, плетение бисера, вышивка, шитье, изучение иностранного языка. Вспомните, как было после роддома: сначала не успевали ничего, а после научились делать одновременно даже больше дел, чем могли раньше. В чем секрет? В жестких рамках. Когда у нас нет другого выбора, мы не задумываемся, как все успевать, а просто делаем и успеваем. Решите, сколько времени в неделю вы можете подарить лично себе, и приступайте прямо с завтрашнего дня. Решили бегать по утрам? Прекрасно. Отговорки и переносы этого события отставить. Главное, не отказываться от принятого решения в течение шести недель. За это время, как утверждают психологи, у вас сформируется устойчивая привычка, и вы впоследствии не сможете отказаться от нового увлечения.
к оглавлениюГлавные принципы планирования времени
к оглавлению Как все успевать на работе
Если вам постоянно приходится прерывать работу потому, что нужно выполнить другие не менее важные дела, лучше объединять сходные задания в блоки. Ведь перерывы, как уже говорилось, требуют дополнительного «разгона». Выполняйте небольшие по объему и сходные по характеру дела друг за другом: решение служебных вопросов по телефону, обсуждение заданий с сотрудниками, разборка корреспонденции. Тогда экономия времени будет вами оценена.
Крупные задания выполняйте небольшими частями, не забывая устанавливать лично для себя промежуточные цели. Когда результат работы отдален по времени, люди волей-неволей «увиливают» от заданий, откладывая их «в долгий ящик». Не зря Альберт Эйнштейн заметил, что многим нравится рубить дрова лишь потому, что результат идет сразу за действием. Если проект крупный, работайте над ним понемногу, но постоянно.
Современная жизнь настолько быстротечна, что кажется будто времени в стуках значительно поубавилось. И если еще в не таком далеком прошлом веке часов в сутках было 24, то сейчас, кажется, максимум 20. А если еще вычесть 8 часов на сон и 8 часов на работу, то на жизнь совершенно не остается времени. И это при том, что современные технологические выдумки, казалось бы, должны существенно экономить время: быстро справляться с домашней работой нам помогает умная техника, экономить время на передвижениях – транспорт, рабочие вопросы можно решать, не отходя от компьютера, подключенного к сети. Тем не менее успевать все вовремя становится все сложнее и сложнее. Особенно на работе. Рабочее время часто обратно пропорционально задачам, которые ставит перед нами должностная инструкция и требования руководства. Как успевать все на работе и стать повелителем времени?
Как заставить работать рабочее время на себя?
Инструкция по организации рабочего времени поможет:
- грамотно планировать рабочее время;
- расставлять приоритеты;
- концентрироваться на главном;
- легко вкладываться в установленные временные рамки;
- быть готовым к форс-мажорам;
- делать работу быстро, но эффективно.
Купите красивый органайзер для планирования рабочего времени
Сделайте первый шаг самоорганизации через порог магазина канцтоваров, и приобретите красивый рабочий ежедневник. Такая покупка прекрасно стимулирует, вызывая желание делать записи и пометки. Органайзер «прокачивает» внутреннюю важность и создает деловой образ, но главная его заслуга – он систематизирует время и вам становится видна общая картина вашей занятости. Кроме того, вырабатывая привычку вести деловой ежедневник, вы становитесь дисциплинированным. А это главное качество человека, который умеет рационально распоряжаться временем.
Планируйте свой рабочий день, неделю, месяц
Управление рабочим временем начинается с планирования дня. Но лучше, если вы приучите себя планировать свою работу на месяц вперед, дополняя недели новыми предстоящими задачами. Цели, задачи, планы и графики, зафиксированные на бумаге, будут выполнены быстрее, чем устные. Рядом с заданиями ставьте пометку с крайним сроком их выполнения.
Предусматривайте рабочие форс-мажоры
Жизнь примечательна своим талантом импровизировать и вносить непредвиденные ситуации даже в самый тщательно спланированный рабочий день. Поэтому лучше «запланировать» эти форс-мажоры, и организовать свой график так, чтобы в нем было время с запасом. Наличие такого «хвостика» позволит без значительных потерь покрыть внезапно свалившиеся на голову дела. Особенно это важно в работе с ненормированным рабочим режимом. Если же форс-мажор не случится, высвободившееся время всегда можно использовать для отдыха или же для неспешного выполнения текущих задач.
Определяйте приоритетность дел
Задачи бывают разными по степени важности. В приоритете должны оставаться самые срочные, важные и сложные дела. Со срочными и важными все понятно, а вот сложными вопросами (хотя, возможно, и менее важными) стоит заняться в первую очередь, поскольку они, как правило, малоприятны. На них к концу дня может просто не хватить желания и решимости, а соответственно, и сил. Растянутые во времени задачи отнимают уйму энергии, поскольку вы их тяжелым грузом носите в своей голове. Вы постоянно к ним мысленно возвращаетесь и затрачиваете колоссальные силы, даже еще не приступив к их выполнению. Привычка определять степень важности дел позволит эффективно распределять силы и время.
Грамотно управляйте трудоемкими и мелкими делами
Сложные дела старайтесь разбить на несколько частей. Так они покажутся вам незначительными, а значит, простыми в исполнении. А вот в мелких, несложных и маловажных задачах кроется опасный подвох. Все несрочные звонки, рабочая корреспонденция, электронная переписка или порядок на рабочем столе, если не будут выполнены вовремя, перерастут в большой объем и будут висеть Дамокловым мечем. Поэтому усвойте главное правило «двух минут»: работу, на выполнение которой требуется не больше 10 минут, делайте по мере ее поступления. Времени она много не отнимет, но такая привычка избавит вас от рабочих завалов.
Не позволяйте воровать свое время
Если бы вы хоть раз задались целью собрать кажущиеся незначительными минуты на перекуры, зависания в соцсетях, личные телефонные разговоры, чаепития и пустые разговоры с коллегами, вы бы очень удивились количеству времени, которое уходит в никуда. Конечно, исключить полностью эти отвлекающие факторы не получится, но сократить их можно и нужно. Избавьтесь от плохой привычки курения или уменьшайте количество перекуров, сведите до минимума онлайнобщение в соцсетях, запретите себе частые перерывы на кофе и попросите родных и друзей не беспокоить вас без острой необходимости в рабочее время.
Делегируйте рабочие полномочия
Не стесняйтесь перекладывать объемные участки работы на плечи коллег. Особенно, если в ваши обязанности пытаются вменить работу не по вашей специальности. Но даже если у вас случился завал исключительно вашей работой, просите менее занятых сотрудников помочь вам с отчетом, переложив на них посильные задачи. А лучше идите с просьбой разделения труда к начальству. Пусть вам официально выделят помощников. В ином случае ваша зарплата должна соответствовать непомерной загруженности. Тогда вы будете понимать, за что ваш рабочий график вышел за рамки рабочего времени.
Всегда планируйте в процессе работы отдых
Любой, даже самый плотный рабочий график, должен вмещать время на отдых. Не доводите себя до состояния загнанной лошади. Вряд ли это кто-то оценит по достоинству, а вот ваша эффективность и ценность будут под большим вопросом. К тому же вы сами быстро утратите интерес к работе, но главное – пострадает ваше физическое и моральное здоровье. Только в крайних случаях продлевайте работу за счет отдыха. Когда же составляете свой рабочий план, обязательно резервируйте хоть минуты на короткий отдых, отводите время для обеда и планируйте перерывы в работе с компьютером. И еще станет хорошей привычкой выделять себе после обеда 20 минут, чтобы подвести итоги сделанной работы, сопоставить затраченное время с выполненными задачами и скорректировать текущие цели. Это позволит держать время под контролем, а значит, быть его повелителем.
