Elektroniskā dokumenta juridiskais spēks tiek nodrošināts, izmantojot elektronisko Digitālais paraksts EDS – mehānisms, kas ļauj pierādīt, ka nosūtītā elektroniskā dokumenta autors patiesībā ir tieši tas, par ko viņš uzdodas, un ka dokuments piegādes procesā nav mainīts. EDS tiek izmantots kā ar roku rakstīta paraksta vai parastā zīmoga analogs juridiskas personas gadījumā. Ciparparaksts tiek pievienots datu blokam un ļauj bloka saņēmējam pārbaudīt avotu un datu ticamība un tādējādi aizsargā pret viltošanu.
Lielākā daļa uzņēmumu atzīst elektroniskās (bezpapīra) darbplūsmas priekšrocības, kurām ir šādas priekšrocības:
- izmaiņu veikšanas vienkāršība dokumentā;
- iespēja ievietot dokumentā ne tikai tekstu, bet arī multivides datus;
- prasme izmantot iepriekš sagatavotas veidlapas;
- lielāks informācijas pārsūtīšanas ātrums lielā skaitā adrešu;
- papīra taupīšana;
- lielāks arhīvu kompaktums;
- vieglāk kontrolēt informācijas plūsmas;
- liels informācijas meklēšanas un ieguves ātrums;
- spēja aizsargāt dokumentus no nesankcionētas piekļuves un darbinieku piekļuves tiesību diferencēšana informācijai.
Ievads ļauj samazināt pakalpojumu skaitu, kas iesaistīti darbā ar dokumentiem (kurjeri, biroja darbinieki utt.).
4. attēlā parādīts, cik daudz tiek samazināts atsevišķu darba posmu laiks darbam ar dokumentiem, aizstājot papīra procesu ar digitālo.
Apstākļos elektroniskā dokumentu pārvaldība mainot darbplūsmas pārstrukturēšanai ir nepieciešamas daudz mazākas izmaksas ārējiem apstākļiem, piemēram, prasības mainīt atskaites formu.
elektroniskā dokumentu pārvaldība ir vispāratzīts, pilnīgai pārejai uz elektroniskām tehnoloģijām ir jārisina vairākas problēmas juridiskas problēmas kā arī investīcijas. Tātad šodien Krievijā var atrast visu veidu darbplūsmas, kas parādītas 4. attēlā.
Apstākļos elektroniskā dokumentu pārvaldība daudz mazākas izmaksas ir nepieciešamas darbplūsmas pārstrukturēšanai, mainoties ārējiem apstākļiem, piemēram, prasībām par atskaites formas maiņu.
Lai gan efektivitāte elektroniskā dokumentu pārvaldība Ir vispāratzīts, ka pilnīgai pārejai uz elektroniskām tehnoloģijām ir jāatrisina vairāki juridiski jautājumi, kā arī jāiegulda līdzekļi. Tātad šodien Krievijā jūs varat atrast visu veidu darbplūsmas, kas norādītas 4. attēlā.
Joprojām ir uzņēmumi un iestādes, kas joprojām strādā papīra darba apstākļos, lielākā daļa izmanto datorus un vietējie tīkli un tikai neliela daļa izmanto pilnībā automatizētas sistēmas vadība elektroniskie dokumenti. Kāds ir šīs situācijas iemesls?
6. attēls - Elektroniskās dokumentu pārvaldības priekšrocības
Ideālā gadījumā attīstības sekas elektroniskā dokumentu pārvaldība jākļūst pilnīgi bezpapīra tehnoloģijām. Taču arī šodien papīra dokumentiem ir jāatbilst daudziem normatīvajiem aktiem – nodokļu likumiem, grāmatvedības likumiem utt. Viens no galvenajiem dokumenta mērķiem ir iespēja apliecināt noteiktus faktus. Vēl nesen papīra dokuments ar nepieciešamajām detaļām un aizsardzības pakāpēm bija galvenais veids, kā pierādīt konkrētu faktu, t.i. pārstāvēja juridisko spēku. Papīram kā materiālam nesējam ir trūkums tādā ziņā, ka tas neļauj bez pēdām izdzēst un ierakstīt jaunu informāciju, bet šis trūkums pārvēršas par tikumu dokumentu viltošanas novēršanā. Nav brīnums, ka krievu sakāmvārds saka: to, kas rakstīts ar pildspalvu, nevar nocirst ar cirvi.
Citiem vārdiem sakot, kad mēs saņemam dokumentu, uz kura katrā lappusē ir paraksts un nav redzamas papīra virsmas pārkāpuma pēdas (t.i., ir skaidrs, ka teksts nav dzēsts vai pārrakstīts), mēs varam būt droši. ka šis dokuments ir nosūtīts parakstītāja vārdā un ka tas nav mainījies piegādes procesa laikā.
Būtībā modernas iekārtasšifrēšana ļauj nodrošināt tādus pašus dokumenta autentifikācijas līdzekļus kā parakstam uz papīra.
2002. gada janvārī pieņemtais federālais likums "Par elektronisko digitālo parakstu" dod organizācijām iespēju izveidot sistēmas tikai elektronisku dokumentu apmaiņai, kurā elektroniskais dokuments var darboties kā oriģināls, kas nav jādublē ar drukāto kopiju. Tomēr šodien likums EDS absolūts tikai iekšējai darbplūsmai, kur tā tiek aktīvi izmantota, jo iekšējo darbplūsmu regulē izpilddirektors.
Tādējādi galvenais iemesls jauktas darbplūsmas klātbūtnei ir pieteikšanās jautājums EDS vēl nav atrisināts valsts līmenī.
Tomēr dokumentu apmaiņa elektroniskā formātā var izmantot ne visās, bet tikai atsevišķās organizācijas darbības jomās.
Elektronisko dokumentu izmantošana rada vairākas zināmas grūtības. Viena no galvenajām šādu dokumentu izmantošanas problēmām ir elektroniskā dokumenta juridiskā spēka nodrošināšana. Lai atrisinātu šo problēmu, tiek nodrošināts īpašs elektroniskā dokumenta rekvizīts - elektroniskais ciparparaksts.
Elektroniskais ciparparaksts ir elektroniska dokumenta atribūts, kas paredzēts, lai aizsargātu šo elektronisko dokumentu no viltojumiem, kas iegūts informācijas kriptogrāfiskas transformācijas rezultātā, izmantojot privātā atslēga elektronisko ciparparakstu un ļaujot identificēt paraksta atslēgas sertifikāta īpašnieku, kā arī konstatēt informācijas sagrozīšanas neesamību elektroniskajā dokumentā. Elektroniskais ciparparaksts nodrošina ar roku rakstīta paraksta juridisko līdzvērtību. Taču elektroniskā ciparparaksta izmantošana negarantē absolūtu elektroniskā dokumenta aizsardzību pret būtiskas juridiskās informācijas sagrozīšanu (taisnības labad jāatzīmē, ka absolūtu aizsardzību nemaz nevar garantēt). Šim nolūkam tiesību aktos ir paredzēti vairāki citi organizatoriski, juridiski un tehniski pasākumi elektronisko dokumentu autentiskuma nodrošināšanai.
Mūsdienu Krievijas tiesību aktos elektroniskais ciparparaksts jau tiek izmantots vairākās jomās:
- 1. Finanšu un kredīta attiecības
- 2. Nodokļu attiecības
- 3. Civiltiesiski darījumi
Atsevišķās jomās ir vairāki ierobežojumi elektroniskās dokumentu pārvaldības ieviešanai. Virkne normatīvo aktu nosaka aizliegumu atsevišķās tiesiskajās attiecībās izmantot elektroniskos dokumentus vai nosaka priekšroka rakstveida dokumentiem uz papīra. Tātad tiesību akti par notāriem neparedz iespēju dokumentus sastādīt elektroniskā formā, šeit ar jēdzienu “dokuments” saprotot tikai rakstisku informāciju.
Piemēram, Art. 45 Krievijas Federācijas tiesību aktu pamati par notāriem nosaka, ka notariālajiem aktiem iesniegtā dokumenta lapām jābūt sašūtām, numurētām un aizzīmogotām, kas fiziski nav iespējams dokumentiem elektroniskā formā. Šāds piemērs ir svarīgs, jo dažiem dokumentiem, tostarp tiem, kas nepieciešami uzņēmējdarbībai, izmantojot internetu, tie ir notariāli apliecināti. Ir arī tādi normatīvie tiesību akti, kuros aizlieguma kā tāda nav, bet dokumentus uz papīra sauc par vēlamiem. . Piemēram, reģistrējot tiesības uz Nekustamais īpašums(procedūra, ko, iespējams, varētu veikt ar interneta starpniecību), ja rodas neatbilstības ierakstos uz papīra un magnētiskajiem datu nesējiem, papīra ierakstam ir prioritāte (Krievijas Federācijas federālā likuma “Par valsts reģistrācija tiesības uz nekustamo īpašumu un darījumi ar to” ar 1997.gada 21.jūliju Nr.127). Līdzīgs noteikums ir ierakstīts 2002. gada 8. augusta likumā Nr. 129-FZ “Par juridisko personu reģistrāciju” (1. punkts, 4. pants).
Šobrīd notariālās likumdošanas pamati ir vērsti uz tradicionālajiem papīra dokumentiem, kas parakstīti ar roku un neaptver elektroniskās datu apmaiņas specifiku.
Problēmu risināšanai šajā jomā iespējams plašāk izmantot dokumentu pārvaldības automatizācijas rīkus, tai skaitā vienkāršotā digitālā paraksta tehnoloģijas.
Atsevišķos gadījumos darījumu apliecināšanai var izmantot vienkāršotu procedūru, jo darījuma slēdzēju interesēs ir saņemt universāla formāta elektronisku dokumentu (kuram nav nepieciešams īpašs dārgs dokuments). programmatūra lai izlasītu dokumenta saturu), pēc juridiskā spēka līdzvērtīgs papīra nesējam.
Tomēr jāatzīmē, ka vienkāršošana ir jāsaprot kā sertifikācijas procedūras tehniskais iemiesojums, nevis nekādā veidā juridiski nozīmīgu darbību noraidīšana, kas pusēm jāveic pilnā apmērā(Skatīt: Federālais likums "Krievijas Federācijas tiesību aktu pamati par notāriem", IX nodaļa). Varat digitāli parakstīt PDF failus, izmantojot Adobe Acrobat Professional programmatūru. Darījuma noslēgšanas kārtība var būt šāda: darījuma puses, vienojoties par visiem būtiskajiem tiesisko attiecību nosacījumiem, nodod speciālajam elektronisko dokumentu apliecināšanas dienestam (šo pakalpojumu organizatoriskā piederība norādīta iepriekš) elektroniskais dokuments, kas viņu klātbūtnē tiek pārveidots PDF formātā, jaunizveidotajā failā tiek ievadīta informācija par darījumu veicējām personām un uz dokumenta tiek likts speciālista elektroniskais paraksts. Dokuments tiek glabāts vairākos fiziskos datu nesējos (svarīgi, lai tie nebūtu pārrakstāmi!): divi datu nesēji identitātes servisā (viens tiek glabāts kā galvenais, otrs tiek izmantots gadījumos, kad nepieciešams dokumenta autentiskums), piemēram, lai demonstrētu dokumentu izmēģinājuma laikā), pārējais - pēc ieinteresēto personu skaita. Dienesta pienākums glabāt mājās informācijas nesējus ar elektroniskajiem dokumentiem vai noslēgt atbilstošu līgumu ar īpaši pilnvarotu organizāciju (izveidot organizācijām atbilstošu infrastruktūru un juridiski regulēt licencēšanas kārtību un minēto organizāciju darbību). Mediju glabāšanas laiks ir 5 gadi. Turpmāk jautājums par pārvadātāju likteni tiks lemts, neņemot vērā darījumu slēdzošo pušu viedokļus.
Ieviešot elektronisko parakstu šajā jomā, ir nepieciešams uz laiku ierobežot darījumu apjomu, ko var apliecināt norādītajā secībā, jo sākotnējā posmā nav iespējams ņemt vērā visas juridiskās un tehniskās nianses. Turklāt darījuma slēdzējam ir jāsaglabā izvēle, kādā - tradicionālā papīra vai elektroniskā formā - apliecināt panākto vienošanos.
Tādējādi varam secināt, ka arvien plašāk tiek izmantoti elektroniskie dokumenti, kuru izmantošana lietotājiem sniedz daudz priekšrocību:
- 1. Darba plūsmas procesu paātrināšana;
- 2. Iespēja pārsūtīt dokumentu pa digitālajiem sakaru kanāliem;
- 3. Viegli maināms saturs (rediģēšana);
- 4. Teorētiskā mūžīgās uzglabāšanas iespēja;
- 5. Neierobežots eksemplārs, kam ir juridisks spēks u.c.
Tāpat noskaidrojām, ka elektroniskā dokumenta galvenā grūtība ir nodrošināt elektroniskā dokumenta juridisko spēku. Lai atrisinātu šo problēmu, tiek nodrošināts īpašs elektroniskā dokumenta rekvizīts - elektroniskais ciparparaksts.
Papīra dokuments ir juridiski derīgs, ja tam ir nepieciešamie rekvizīti, personas ar roku rakstīts paraksts un atsevišķos gadījumos zīmogs. Un kas dod juridisku spēku elektroniskam dokumentam?
Kas ir elektroniskā dokumentu pārvaldība?
Elektroniskā dokumentu pārvaldība (jeb EDI) ir dokumentu apmaiņa elektroniskā formā, izmantojot internetu, uzņēmuma iekšējo tīklu vai citos veidos. EDI ievērojami paātrina dokumentu apmaiņu un norēķinus par darījumiem starp darījuma partneriem, kā arī ļauj ietaupīt uz kancelejas precēm un pasta izdevumiem.
2011. gadā Krievijas Finanšu ministrija legalizēja rēķinu apmaiņu elektroniskā formā, izmantojot (ES; agrāk - EDS). Tas bija stimuls juridiski nozīmīgas elektronisko dokumentu pārvaldības izplatībai. Elektronisko dokumentu pārvaldību Krievijā regulē:
- Federālais likums Nr.402-FZ "Par grāmatvedību" datēts ar 2011.gada 6.decembri,
- 2011. gada 6. aprīļa federālais likums Nr. 63-FZ "Par elektronisko parakstu",
- Krievijas Finanšu ministrijas rīkojums N 174n "Par kārtības apstiprināšanu rēķinu izrakstīšanai un saņemšanai elektroniskā formā, izmantojot telekomunikāciju kanālus, izmantojot pastiprinātu kvalificētu elektronisko parakstu", datēts ar 10.11.2015.
Kas padara elektronisku dokumentu juridiski saistošu?
Datorā izveidots dokuments vai papīra dokumenta skenējums vēl nav juridiski saistošs. Priekš dažādi veidi dokumentiem ir dažādi juridiskā spēka garanti.
formalizēti dokumenti
Šie dokumenti ietver rēķinus, izrakstus, darba līgums ar attālinātu darbinieku, pieprasīto dokumentu uzskaiti. Tiem juridisku spēku piešķir:
- atbilstība valsts apstiprinātajam formātam,
- dokumentu nodošana saskaņā ar noteikumiem,
- kvalificēts elektroniskais paraksts (turpmāk tekstā – QES).
CEP parakstītie elektroniskie dokumenti pēc noklusējuma ir līdzvērtīgi ar savu roku parakstītajiem un tiem ir juridisks spēks.
neoficiāli dokumenti
Šajā kategorijā ietilpst visi pārējie dokumenti: līgumi, pilnvaras, vēstules utt. Valsts neregulē šo dokumentu formātu. Ir divi veidi, kā piešķirt tiem juridisku spēku:
- Pierakstīties. Tāpat kā formalizētu dokumentu gadījumā, CEP pēc noklusējuma piešķir dokumentam juridisku spēku.
- Paraksti vienkārši vai .
Turklāt EDF dalībniekiem jānoslēdz līgums par šo elektronisko parakstu veidu juridiskā spēka savstarpēju atzīšanu (4. pants Nr. 63-FZ “Par elektroniskajiem parakstiem”). Šajā līgumā ir nepieciešams noteikt prasības attiecībā uz rekvizītiem, dokumentu formu un formātu, kā arī paraksta veidu. Ja ir šāda vienošanās, elektroniskie dokumenti tiks uzskatīti par juridiski nozīmīgiem, un jebkura iestāde, tostarp tiesas un Federālais nodokļu dienests, pieņems tos kā pašrocīgi parakstītus.
Kā parakstīt dokumentu ar elektronisko parakstu?
Iespēja izveidot parakstu elektroniskam dokumentam ir ieviesta daudzās programmās:
- Specializētajās elektronisko dokumentu pārvaldības un atskaišu sistēmās (piemēram, Kontur.Diadok, Kontur.Extern).
- Dažādās informācijas sistēmās (piemēram, Valsts dienestu portālā, elektroniskajās tirdzniecības platformās).
- Grāmatvedības sistēmās (piemēram, SAP, Oracle, MS Dynamics un citās).
- AT datorprogrammas strādāt ar elektroniskiem dokumentiem (piemēram, Microsoft Word, PDF).
- Īpašās programmās izveidei un
Oļegs Bezzubcevs
Mūsdienās ir grūti atrast speciālistu informatizācijas vai telekomunikāciju jomā, kurš nezinātu, kas ir elektroniskais ciparparaksts (EDS). Taču retais apzinās, ka šīs tehnoloģijas izmantošana pati par sevi tikai rada priekšnoteikumus juridiski nozīmīgas elektronisko dokumentu pārvaldības organizēšanai. Tāpat kā papīra vai tintes pildspalvu ražošanas tehnoloģija, tā ir tikai iespēja organizēt tradicionālo papīra darbplūsmu. Kas jādara, lai elektronisko dokumentu apmaiņa ar EDS būtu tikpat izplatīta kā papīra dokumentu apmaiņa?
EDS likums
Federālais likums “Par elektronisko ciparparakstu”, kas pieņemts 2001. gadā, paredz nosacījumus elektroniskā ciparparaksta likumīgai izmantošanai, organizējot elektronisko dokumentu apmaiņu. Un, lai gan šis likums ievieš (starp citu, pirmo reizi iekšzemes tiesību praksē) faktisko "elektroniskā dokumenta" jēdzienu, tas neaptver visus šādu dokumentu izmantošanas juridiskos aspektus ar tā normatīvo ietekmi. Likumam ir šaurāks uzdevums - "nodrošināt EDS izmantošanas tiesiskos nosacījumus elektroniskajos dokumentos, saskaņā ar kuriem EDS elektroniskā dokumentā tiek atzīta par līdzvērtīgu ar roku rakstītam parakstam papīra dokumentā." Faktiski šīs šaurās regulējuma sfēras piešķiršana ļāva sagatavot noteikto likumdošanas aktu.
Regulēšanas problēma ar vienu normatīvais dokuments visa attiecību dažādība, kas izriet no elektroniskās dokumentu pārvaldības ieviešanas, šķiet praktiski neatrisināma. Elektroniskais dokuments ir tikai īpašs dokumenta gadījums kopumā, un ne Krievijā, ne jebkurā citā civilizētā tiesību sistēmā par dokumentu nav likuma. Un viens no galvenajiem iemesliem tam ir dokumentu dažādība.
Tradicionālā papīra darbplūsma lielā mērā balstās uz pamācoša līmeņa normatīvajiem aktiem, no kuriem ļoti daudz jau ir uzkrājies. Tajā pašā laikā Krievijas juridiskajā praksē praktiski nav neviena nolikuma vai instruktīva normatīvā akta, kas noteiktu elektronisko dokumentu pārvaldības organizēšanas noteikumus kopumā vai konkrētā informācijas un telekomunikāciju sistēmā.
Federālais likums “Par elektronisko digitālo parakstu” atzīst EDS, kas izstrādāts uz asimetriskas kriptogrāfiskās transformācijas pamata, un atspoguļo tikai šāda veida elektroniskā digitālā paraksta izmantošanas specifiku elektronisko dokumentu pārvaldībā1. Galvenā asimetriskas kriptogrāfijas sistēmas izmantošanas problēma ir uzticēšanās partnera publiskajai atslēgai, kuru, nogādājot to adresātiem, var modificēt vai apzināti aizstāt. No juridiskā viedokļa īpašumtiesības publiskā atslēga EDS, kas publicēts vai iegūts no publiski pieejamas informācijas sistēmas, ir jāpierāda konkrētajai personai, no kuras tas it kā nāk. Tam nepieciešama trešā neatkarīga elektronisko dokumentu pārvaldības subjekta klātbūtne, kas uz savu risku apstiprinās, ka publiskā verifikācijas atslēga pieder konkrētam subjektam, kas uz to piesakās. Šāda pilnvarota persona (trešā persona), kura uzņemas atbildību apliecināt informācijas sistēma publiskās atslēgas (un līdz ar to arī “publisko un privāto” individuālo atslēgu pāra) īpašumtiesības konkrētam sistēmas lietotājam saskaņā ar likumu tiek sauktas par sertifikācijas iestādi (CA).
Tāpēc jautājums par elektronisko dokumentu pārvaldības juridiskās nozīmes normatīvo atbalstu konkrētā informācijas un telekomunikāciju sistēmā nosacīti nozīmē divus maz saistītus uzdevumus:
- nepieciešamo juridisko nosacījumu radīšana, lai šīs sistēmas lietotāju sagatavotie elektroniskie dokumenti iegūtu juridisku spēku;
- reglamentējošo instrukciju dokumentu izveide dzīves cikls sagatavoti, cirkulēti un glabāti elektronisko dokumentu sistēmā, kuriem ir juridisks spēks.
Otrā uzdevuma būtība izriet no jēdziena "dokumentu plūsma". Parasti “apgrozījums” nozīmē visu juridiski nozīmīga dokumenta pastāvēšanas ciklu sistēmā: tā izveidošanu, nosūtīšanu, pieņemšanu, glabāšanu, arhivēšanu un iznīcināšanu, kā arī tā uzskaiti visos posmos. Tradicionālajā papīra darbplūsmā visi iepriekš minētie jautājumi, izņemot jautājumus par juridiskas nozīmes piešķiršanu dokumentiem, parasti tiek atrisināti departamentu vai korporatīvo instrukciju līmenī. Pirmais uzdevums ir kopumā nozīmīgs un kopumā risināms, pamatojoties uz likumdošanas līmeņa normatīvajiem aktiem.
Papīra un elektroniskie dokumenti
Tradicionālajam dokumentam uz papīra ir divas sastāvdaļas - materiāla papīra nesējs un tajā ierakstītā informācija. papīra bāze savieno dokumenta semantisko daļu (pašu informāciju) ar papildu teksta fragmentiem, ko sauc par "rekvizītiem" un kalpo, lai identificētu gan dokumentu, gan personu, kas izveidojusi vai parakstījusi šo dokumentu. Šādi likumā definēts jēdziens “dokuments”: “Dokumentēta informācija (dokuments) ir uz materiāla nesēja ierakstīta informācija ar rekvizītiem, kas ļauj to identificēt”2.
Informācijas dokumentēšana tiek veikta saskaņā ar stingri noteiktiem noteikumiem. Galvenie no tiem ir noteikti GOST 6.38-90 “Organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Prasības dokumentu noformēšanai” un GOST 6.10.4-84 “Vienotas dokumentācijas sistēmas. Juridiskā spēka piešķiršana dokumentiem uz mašīnu nesēja un ar datortehnoloģiju palīdzību izveidotai mahinogrammai. Šie GOST kopā paredz 31 rekvizītu, taču ne visi no tiem ir atzīti par obligātiem. Galvenais ir faktiskais dokumenta teksts. Tāpēc jebkura informācija, kas sniegta uz papīra sakarīga teksta veidā, bez jebkādām papildu detaļām, jau ir uzskatāma par dokumentu. Bet, lai dokumentam piešķirtu juridisku spēku, ar vienu tekstu nepietiek. Nepieciešama arī svarīga informācija, piemēram, datums un paraksts.
Tradicionāls papīra dokuments būs juridiski saistošs tikai tad, ja:
- dokumenta teksts;
- tā izveidošanas vai parakstīšanas datums;
- konkrētas personas paraksti.
Persona veido savu attieksmi pret saņemto tradicionālo dokumentu uz papīra, pamatojoties uz diviem komponentiem:
- dokumenta autentifikācija, tas ir, lēmuma pieņemšana par uzticēšanos dokumentam, pamatojoties uz nesēja integritāti un neapšaubāmām detaļām, ieskaitot izpildes datumu un izpildītāja parakstu.
- satura pareizība, tas ir, dokumenta nozīmes un tā izveides nosacījumu un/vai apstākļu salīdzinājums.
Dokumenta autentiskums un tā uztveres pareizība ir pamats to nepārprotamai interpretācijai, ko veic nosūtītāja un saņēmēja puses, un, kas ir ne mazāk svarīgi, neatkarīga trešā persona, kas ir pilnvarota atrisināt konfliktus, ko var izraisīt šie dokumenti.
Diemžēl Krievijā nav likumdošanas līmeņa normatīvo aktu, kas definētu jēdzienu "elektroniskais dokuments". Turklāt mūsdienu juridiskajā praksē ir vairākas pilnīgi atšķirīgas pieejas tās definīcijai. Visskaidrākā ir 2000.–2001.gadā formulētā definīcija, veidojot tā saukto elektronisko rēķinu bloku: “Elektroniskais dokuments (dokuments elektroniskā displeja formā) - informācija, kas uzrādīta elektroniskās skaitļošanas elementu stāvokļu kopas veidā, cita elektroniski informācijas apstrādes, uzglabāšanas un pārsūtīšanas līdzekļi, kurus var pārveidot personas nepārprotamai uztverei piemērotā formā un kam ir dokumenta identifikācijas (un, iespējams, autentifikācijas) atribūti (rekvizīti).
Ja velkam paralēles starp tradicionālā dokumenta uz papīra un elektroniskā dokumenta uztveres tehnoloģijām, tad pirmajā vietā joprojām ir tā autentifikācijas jeb satura autentiskuma un pareizības pārbaudes problēma.
Galvenie elektronisko dokumentu apmaiņas draudi elektroniskā dokumenta sūtītāja un saņēmēja mijiedarbībā ir:
- elektroniskā dokumenta integritātes pārkāpums;
- elektroniskā dokumenta nenoraidīšanas pārkāpums;
- elektroniskā dokumenta attēlojuma atbilstības pārkāpums.
Šo draudu īstenošana var izraisīt vairākus konfliktus starp elektronisko dokumentu pārvaldības dalībniekiem:
- atteikums pieņemt (saņemt) vai nodot (sūtīt) elektronisku dokumentu;
- protestēt pret elektroniskā dokumenta saturu un/vai saņemšanas vai nosūtīšanas laiku;
- elektroniskā dokumenta autorības atteikums.
Līdz ar to elektroniskās dokumentu pārvaldības organizēšanai ir nepieciešams pieteikties papildu pasākumi informācijas autentiskuma, piekļuves kontroles, integritātes un identifikācijas nodrošināšana. Kā tāds līdzeklis tiek izmantotas informācijas aizsardzības kriptogrāfijas metodes, proti, EDS tehnoloģija.
jaucējfunkcija
Elektroniskā ciparparaksta ieviešana, pamatojoties uz kriptogrāfijas tehnoloģiju izmantošanu, ir saistīta ar aizsargātā elektroniskā dokumenta tā sauktās jaucējfunkcijas aprēķinu, kas ir unikāls skaitlis, kas iegūts no oriģinālā dokumenta, to konvertējot, izmantojot sarežģītu, bet labi. - zināms algoritms (jaucējfunkcija).
Jaucējfunkcija ir jutīga pret visa veida oriģinālā elektroniskā dokumenta kropļojumiem, tas ir, vismaz vienas rakstzīmes izmaiņas (izkropļojumi) oriģinālajā dokumentā vidēji izraisa pusi no jaucējvērtības rakstzīmēm. Turklāt tas ir veidots tā, ka, pirmkārt, nav iespējams atjaunot oriģinālo elektronisko dokumentu no dokumenta jaucējvērtības, un, otrkārt, praktiski nav iespējams atrast divus dažādus elektroniskus dokumentus, kuriem būtu vienāds hash. vērtību.
Shēma elektroniskā ciparparaksta ģenerēšanai zem elektroniskā dokumenta, ko veic tā veidotājs (sūtītājs), paredz šī dokumenta jaucējfunkcijas aprēķinu un šīs vērtības šifrēšanu, izmantojot sūtītāja slepeno atslēgu.
Šifrēšanas rezultāts ir EDS vērtība kā elektroniska dokumenta atribūts, kas tiek nosūtīts adresātam kopā ar šo dokumentu.
Tādējādi elektroniskais ciparparaksts stingri saista dokumenta saturu un EDS veidošanas slepeno atslēgu un padara neiespējamu dokumenta maiņu, nepārkāpjot šī paraksta autentiskumu.
EDS funkcijas
Tā kā elektroniskais ciparparaksts ir informācijas drošības rīks, kas nodrošina iespēju kontrolēt elektroniskā dokumenta integritāti un autentificēt, tad digitālajam parakstam ir jānodrošina šādas pamatfunkcijas:
- apstiprina, ka parakstītājs ir apzināti parakstījis elektronisko dokumentu;
- apstiprināt, ka dokumentu ir parakstījis parakstītājs un tikai viņš;
- EDS ir būtiski atkarīga no parakstītā dokumenta, tostarp tajā ietvertajiem laikspiedoliem;
- parakstītājam nevajadzētu pēc tam atteikties parakstīt elektronisko dokumentu.
Federālais likums "Par elektronisko ciparparakstu" definē EDS kā "elektroniska dokumenta rekvizītu, kas paredzēts, lai aizsargātu šo elektronisko dokumentu no viltošanas un kas iegūts informācijas kriptogrāfiskas transformācijas rezultātā, izmantojot elektroniskā ciparparaksta privāto atslēgu un ļaujot identificēt paraksta atslēgas sertifikāta īpašnieku, kā arī konstatēt nepatiesas informācijas neesamību elektroniskā dokumentā.
Elektroniska dokumenta saistīšana ar ciparparakstu un tā pareizības pārbaude prasa no drošas elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas lietotājiem vairākas apzinātas darbības:
- par savas privātās atslēgas izmantošanu un lietotāja programmatūras funkcijas palaišanu, kas ir atbildīga par digitālā paraksta izveidi;
- vai apzināti izņemt sūtītāja atslēgu no sertifikātu krātuves, salīdzinot to ar atsaukto sertifikātu sarakstu un apzināti palaist lietotāja programmatūras funkciju, kas atbild par EDS autentiskuma apstiprināšanu elektroniskā dokumentā.
Šāda privātpersonas rīcība var kalpot par pamatu tiesisko attiecību rašanās, piemēram, dodot rīkojumus vai veicot darījumu, kas principā ļauj (ņemot vērā augsto garantiju, ka ciparparaksts pieder parakstītājam) organizēt. juridiski nozīmīga elektronisko dokumentu plūsma jebkurā sabiedrības un materiālās darbības sfērā.ražošana.
Elektroniskie dokumenti, EDS un tiesības
Ar elektronisko ciparparakstu apliecinātu elektronisko dokumentu izmantošanas pamats ir šādi normatīvie akti Krievijas Federācija.
Krievijas Federācijas Civilkodekss. 1. daļa. 9. nodaļa. 160. pants. Darījuma rakstveida forma4
Paraksta faksimila reproducēšanas ar mehānisku vai citādu kopēšanu, elektroniskā ciparparaksta vai cita rokraksta analoga izmantošana darījumos ir atļauta likumā, citos tiesību aktos vai pušu vienošanās noteiktajos gadījumos un kārtībā.
Krievijas Federācijas Civilkodekss. 1. daļa. 28. nodaļa. 434. pants. Līguma forma5
Vienošanos rakstveidā var noslēgt, sastādot vienu pušu parakstītu dokumentu, kā arī apmainoties ar dokumentiem pa pastu, telegrāfu, teletipu, telefonu, elektronisko vai citu sakaru starpniecību, kas ļauj droši konstatēt, ka dokuments nāk no līgumslēdzēja puse.
Krievijas Federācijas Civilkodekss. 2.daļa. 45.nodaļa. 847.pants. Apliecinājums par tiesībām rīkoties ar kontā esošajiem naudas līdzekļiem6
Līgumā var paredzēt tiesības rīkoties ar kontā esošajām naudas summām, elektroniskajiem maksāšanas līdzekļiem un citiem dokumentiem, izmantojot ar roku rakstīta paraksta analogus (160. panta 2. punkts), kodus, paroles un citus līdzekļus, kas apliecina, ka pavēli deva pilnvarota tā seja.
Federālais likums "Par informāciju, informatizāciju un informācijas aizsardzību". 5. pants. Informācijas dokumentēšana
Dokuments, kas saņemts no automatizētas informācijas sistēmas, iegūst juridisku spēku pēc tam, kad to ir parakstījusi amatpersona Krievijas Federācijas tiesību aktos noteiktajā kārtībā.
Dokumenta, kas tiek glabāts, apstrādāts un pārsūtīts, izmantojot automatizētas informācijas un telekomunikāciju sistēmas, juridisko spēku var apliecināt ar elektronisko ciparparakstu.
Elektroniskā ciparparaksta juridiskais spēks tiek atzīts, ja automatizētajā informācijas sistēmā ir programmatūras un aparatūras rīki, kas nodrošina paraksta identifikāciju, un ja tiek ievērots noteiktais to lietošanas veids.
Krievijas Federācijas Augstākās šķīrējtiesas oficiālie materiāli
1992.gada 24.aprīļa vēstule Nr.K-3/96, saskaņā ar kuru “Krievijas Federācijas Augstākā šķīrējtiesa uzskata par iespējamu pieņemt dokumentus, kas apliecināti Elektroniskais paraksts(drukāt).
1994.gada 19.augusta vēstulē Nr.S1-7/OP-587 teikts: “Gadījumā, ja puses ir sagatavojušas un parakstījušas līgumu, izmantojot elektronisko skaitļošanas iekārtu, kurā tiek izmantota digitālā (elektroniskā) paraksta sistēma, tās var iesniegt šķīrējtiesā. tiesas pierādījumi par strīdu, kas izriet no šī līguma, arī apliecināts ar digitālo (elektronisko) parakstu.
Federālais likums "Par elektronisko digitālo parakstu"
Šā federālā likuma galvenais mērķis ir nodrošināt tiesiskos nosacījumus elektroniskā ciparparaksta izmantošanai elektroniskajos dokumentos, saskaņā ar kuriem elektroniskais ciparparaksts elektroniskā dokumentā tiek atzīts par līdzvērtīgu ar roku rakstītam parakstam dokumentā uz papīra.
Vienlaikus likums paredz tiesisko pamatu elektronisko tehnoloģiju izmantošanai, nosaka paraksta autora tiesības un pienākumus, paraksta pārbaudes tehnoloģiju, nosacījumus, kā iestādes izmanto EDS elektroniskajos dokumentos. valsts vara un valdības organizācijas kā arī juridisko un privātpersonām.
Likums nosaka:
– elektroniskā ciparparaksta turētāja pamattiesības un pienākumi;
– juridiskais statuss sertifikācijas centri, to funkcijas;
– prasības SI izsniegtajam paraksta atslēgas sertifikātam;
– paraksta atslēgas sertifikātā ietvertās informācijas sastāvs, tās glabāšanas laiks un kārtība;
- sertifikātu reģistru uzturēšanas kārtība.
Likums nosaka sertifikācijas centru attiecības ar pilnvaroto federālo izpildinstitūciju, kas uztur vienotu valsts CA paraksta atslēgu sertifikātu reģistru, kā arī nosaka to personu tiesību aizsardzības kārtību, kuras elektroniskās dokumentu apmaiņas procesā izmanto EDS, un nosacījumus. par paraksta atslēgas sertifikāta darbības apturēšanu un (vai) anulēšanu.
Dokumentu kopums sertifikācijas iestādei
Saskaņā ar punktiem. Nolikuma 36., 37.punktu un ar FAPSI 09.23.1999. rīkojumiem Nr.1587 un 06.13.2001. Nr.1528 apstiprinātās Instrukcijas 4.punktu, FAPSI sertificētu konfidenciālas informācijas kriptogrāfiskās aizsardzības līdzekļu (CIPF) izmantošana ir veic personas (juridiskas un fiziskas personas), kurām ir atbilstoša valsts licence . Personām, kurām šādas licences nav, pakalpojumus viņu informācijas kriptogrāfiskai aizsardzībai, izmantojot CIPF, nodrošina licenciāti uz līguma pamata.
Līdz ar to Sertifikācijas iestādei, kas sniedz pakalpojumus konfidenciālas informācijas kriptogrāfiskai aizsardzībai citiem juridiski nozīmīgas elektronisko dokumentu pārvaldības automatizētās sistēmas subjektiem, ir jābūt līgumattiecībās saistītai ar organizācijām, kas piedalās šajā sistēmā. Tajā pašā laikā nosacījumiem, kā SI sniedz šādus pakalpojumus visiem elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas dalībniekiem, jābūt standarta (vienādiem).
SI darbībai nepieciešamo normatīvo un administratīvo dokumentu komplektā ietilpst:
1. Pievienošanās līgums saskaņā ar Art. Krievijas Federācijas Civilkodeksa 428 (veidlapa), kas paredz centra pakalpojumu sniegšanas un izmantošanas kārtību un nosacījumus.
2. Atļaujas izsniegšanas kārtība konfliktsituācijas kas saistīti ar EDS un šifrēšanas tehnoloģiju izmantošanu elektroniskajā dokumentu pārvaldībā, kas ir Pakalpojuma līguma neatņemama sastāvdaļa.
Saskaņā ar Krievijas Federācijas Augstākās šķīrējtiesas 1994.gada 19.augusta vēstuli Nr.S1-7 / OP-587, izskatot strīdus par līgumiem vai citiem dokumentiem, kas parakstīti ar digitālo (elektronisko) parakstu, šķīrējtiesa jāoperē ar līguma materiāliem, kuros aprakstīta domstarpību izlīguma kārtība. Ja šādā līgumā nav noteiktas domstarpību izlīguma un līguma un citu dokumentu autentiskuma pierādīšanas kārtības, šķīrējtiesai ir tiesības ar digitālo (elektronisko) parakstu parakstītus dokumentus nepieņemt kā pierādījumu.
3. Savstarpēji saistītie automatizētās sistēmas (AS), Sertifikācijas centra un elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas dalībnieku normatīvie administratīvie dokumenti, kas tiek veidoti, ņemot vērā kriptogrāfiskās informācijas aizsardzības līdzekļu operatīvo dokumentāciju.
Atbilstoši “Prasības pretendentam, lai saņemtu tiesības uzstādīt (instalēt), ekspluatēt sertificētus šifrēšanas rīkus un sniegt informācijas šifrēšanas pakalpojumus, aizsargājot informāciju “C līmenī” 2.punktu, uzņēmumā, kas ekspluatē sertificētus kriptogrāfiskās informācijas aizsardzības rīkus, tika īpaši izstrādāti un vadībā tika apstiprināti dokumenti, kas reglamentē “CIPF darbības un drošības nodrošināšanas jautājumus”.
Šajos dokumentos jāiekļauj:
- sertifikācijas iestādes, citu AS iesaistīto organizāciju, kā arī to amatpersonu tiesības un pienākumi, kas tieši saistīti ar elektronisko dokumentu pārvaldību;
- kārtību, kādā ĀS lietotāji izvieto, uzstāda, glabā un izmanto CIPF, citus ĀS izmantotos informācijas aizsardzības līdzekļus, kā arī to operatīvo dokumentāciju;
- elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas lietotāju kriptogrāfisko atslēgu ģenerēšanas, ierakstīšanas, izplatīšanas, uzglabāšanas un iznīcināšanas kārtību;
- kārtību, kādā lietotāji pievieno AS un pārtrauc pakalpojumu ar elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu;
- konfidenciālas dokumentu pārvaldības uzturēšanas kārtību; AS apstrādātās informācijas konfidencialitātes režīma pārkāpuma faktu, CIPF izmantošanas noteikumu pārkāpuma faktu un šo pārkāpumu seku novēršanas pasākumu izmeklēšanas kārtību;
- kārtība, kādā licenciāts organizē un īsteno kontroli informācijas kriptogrāfiskās aizsardzības jomā, kā citi elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas dalībnieki izpilda prasības informācijas aizsardzības nodrošināšanai, izmantojot CIPF.
Elektroniskā dokumenta juridiskais spēks tiek nodrošināts, pamatojoties uz EDS elektroniskā ciparparaksta izmantošanu 1) - mehānisms, kas ļauj pierādīt, ka nosūtītā elektroniskā dokumenta autors patiesībā ir tieši tas, par ko viņš uzdodas, un ka dokuments piegādes procesā nav mainīts. EDS tiek izmantots kā ar roku rakstīta paraksta vai parastā zīmoga analogs juridiskas personas gadījumā. Digitālais paraksts tiek pievienots datu blokam un ļauj bloka saņēmējam pārbaudīt datu avotu un integritāti un tādējādi aizsargāties pret viltošanu.
Lielākā daļa uzņēmumu atzīst elektroniskās (bezpapīra) darbplūsmas priekšrocības, kurām ir šādas priekšrocības:
izmaiņu veikšanas vienkāršība dokumentā;
iespēja ievietot dokumentā ne tikai tekstu, bet arī multivides datus 2) ;
prasme izmantot iepriekš sagatavotas veidlapas;
Lielāks informācijas pārsūtīšanas ātrums pa lielu skaitu adrešu;
papīra taupīšana;
lielāks arhīvu kompaktums;
Vieglāka informācijas plūsmu kontrole;
liels informācijas meklēšanas un ieguves ātrums;
· iespēja aizsargāt dokumentus no nesankcionētas piekļuves un diferencēt darbinieku piekļuves tiesības informācijai.
Elektroniskās dokumentu pārvaldības ieviešana ļauj samazināt darbā ar dokumentiem saistīto pakalpojumu skaitu (kurjeri, biroja darbinieki u.c.).
3.22.attēls parāda, cik tiek samazināts atsevišķu darba posmu laiks ar dokumentiem, aizstājot papīra procesu ar digitālo.
Rīsi. 3.22. Elektroniskās dokumentu pārvaldības priekšrocības
Elektroniskās dokumentu pārvaldības apstākļos darba plūsmas pārstrukturēšanai tiek prasītas daudz mazākas izmaksas, mainoties ārējiem apstākļiem, piemēram, prasībām par atskaites formas maiņu.
Lai gan elektroniskās dokumentu pārvaldības efektivitāte ir plaši atzīta, pilnīgai pārejai uz bezpapīra tehnoloģijām ir jāatrisina vairāki juridiski jautājumi, kā arī jāiegulda līdzekļi. Tātad šodien Krievijā jūs varat atrast visu veidu darbplūsmas, kas norādītas attēlā. 3.20.
Joprojām ir uzņēmumi un iestādes, kas joprojām strādā papīra vidē, lielākā daļa dokumentu pārvaldības organizēšanā izmanto datorus un lokālos tīklus, un tikai neliela daļa izmanto pilnībā automatizētas elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas. Kāds ir šīs situācijas iemesls?
Ideālā gadījumā elektroniskās dokumentu pārvaldības attīstībai būtu jānoved pie pilnīgi bezpapīra tehnoloģijām. Taču arī šodien papīra dokumentiem ir jāatbilst daudziem normatīvajiem aktiem – nodokļu likumiem, grāmatvedības likumiem utt. Viens no galvenajiem dokumenta mērķiem ir iespēja apliecināt noteiktus faktus. Vēl nesen papīra dokuments ar nepieciešamajām detaļām un aizsardzības pakāpēm bija galvenais veids, kā pierādīt konkrētu faktu, t.i. pārstāvēja juridisko spēku. Papīram kā materiālam nesējam ir trūkums tādā ziņā, ka tas neļauj bez pēdām izdzēst un ierakstīt jaunu informāciju, bet šis trūkums pārvēršas par tikumu dokumentu viltošanas novēršanā. Nav brīnums, ka krievu sakāmvārds saka: to, kas rakstīts ar pildspalvu, nevar nocirst ar cirvi.
Citiem vārdiem sakot, saņemot dokumentu, kura katrā lapā ir paraksts un nav papīra virsmas bojājumu pēdas (t.i., ir skaidrs, ka teksts nav dzēsts vai pārrakstīts), mēs varam būt droši, ka šis dokuments ir nosūtīts sūtītāja parakstu un ka tas nav mainījies piegādes procesa laikā.
Principā mūsdienu šifrēšanas līdzekļi ļauj nodrošināt tādus pašus dokumenta autentifikācijas līdzekļus kā parakstu uz papīra.
2002. gada janvārī pieņemtais federālais likums "Par elektronisko digitālo parakstu" dod organizācijām iespēju izveidot sistēmas tikai elektronisku dokumentu apmaiņai, kurā elektroniskais dokuments var darboties kā oriģināls, kas nav jādublē ar drukāto kopiju. Taču šodien EDS likumība ir absolūta tikai iekšējai dokumentu pārvaldībai, kur tā tiek aktīvi izmantota, jo iekšējo dokumentu pārvaldību regulē izpilddirektors.
Līdz ar to galvenais jauktas dokumentu plūsmas esamības iemesls ir fakts, ka valsts līmenī vēl nav atrisināts jautājums par EDS izmantošanu.
Taču dokumentu apmaiņa elektroniskā formā var tikt izmantota ne visās, bet tikai atsevišķās organizācijas darbības jomās.