Elektroniskā dokumentu pārvaldība un biroja darbs no ELMA. ELMA: Biznesa procesu vadības sistēma

ELMA ir sava veida sistēma, kas ļauj pārvaldības sabiedrībām izveidot diezgan efektīvu mijiedarbības procesu starp darbiniekiem un kontrolēt savu darbu, kas novedīs pie visa uzņēmuma produktivitātes uzlabošanās.

1. No kā sastāv ELMA.

Tās ir īpašas lietojumprogrammas, kas ļauj bez grūtībām pārvaldīt uzņēmumu. Tie darbojas gan kopā, gan atsevišķi.

ELMA pieteikumi:

• ELMA: Elektroniskā dokumentu aprite. Dod iespēju automātiski veikt elektronisku dokumentu apriti, un, pateicoties WorkFlow sistēmai, jūs varat viegli konfigurēt sistēmu atbilstoši uzņēmuma vajadzībām.
• ELMA: Metrikas pārvaldība. Ļauj ieviest mērķtiecīgas vadības principus uzņēmumā, kā arī atalgojumu atkarībā no veiktā darba rezultātiem un apjoma. Neierobežotas veidlapas ieviešana ļaus aizpildīt mērķtiecīgu darbības rādītāju kopumu ( KPI, KPI), kā arī regulēt kvalitatīvu un savlaicīgu kontroli pār uzņēmuma stratēģijā un mērķos plānoto rādītāju vērtību sasniegšanu - mehānisma ieviešanu. BSC.
• ELMA: Biznesa procesu vadība. Īsteno koncepciju BPM(Ko nozīmē Bizness Procesu vadība ), pateicoties kuriem iespējams veidot kaļamas adaptīvas informācijas sistēmas, kā arī risinājumus, kas ātri mainās līdz ar biznesa procesu transformāciju uzņēmumā. To modelēšanai lietojumprogramma darbojas saskaņā ar starptautisko BPMN standartu.
• ELMA: Projektu vadība. Ļauj viegli pārvaldīt projekta aktivitātes kompānijas. Kopā ar uzdevumu pārvaldību, projektu grafiku (vai Ganta diagrammu) un holistiskas projektu informācijas telpas pārvaldību šī lietojumprogramma (ELMA: Project Management) ļauj bez grūtībām pārvaldīt izcilus biznesa procesus un budžetu.
• ELMA: CRM. Šī lietojumprogramma ir operatīvs CRM, kas atbild par pārdošanas procesiem (pārdošanas piltuves mehānismiem) un attiecību arhīva uzturēšanu ar jūsu uzņēmuma darījuma partneriem. Šī ELMA lietojumprogramma nav atsevišķa un ir iekļauta sākotnējā instalācijā, iegādājoties kādu no ELMA lietojumprogrammām.
• ELMA: iekšējais portāls. Tas ir visu ELMA lietojumprogrammu pamats. Tas netiek pārdots atsevišķi, bet tikai iekļauts komplektā ar citām ELMA lietojumprogrammām.

Šī lietotne:

• organizē visa uzņēmuma struktūru;
• pārvalda savus uzdevumus;

Turklāt tas ietver kalendāru, ziņojumu plūsmu un tīmekļa krātuvi dokumentiem.

2. ELMA iepakojumi

• ELMA ECM. Operatīvi vada uzņēmumu, tas sastāv no šādām aplikācijām "ELMA: Biznesa procesu vadība", "ELMA: Elektronisko dokumentu pārvaldība" tā ir balstīta uz "ELMA: Iekšējais portāls"
• ELMA BPM SUITE. Organizē uzņēmuma procesu vadību, balstoties uz metriku, rādītājiem, izpildāmiem procesiem, apvieno procesu metriku, personāla motivāciju un uzņēmuma stratēģiju. Sastāv no lietojumprogrammām "ELMA: Biznesa procesu vadība", "ELMA: Performance Management" un ir arī balstīta uz "ELMA: iekšējais portāls"

3. ELMA sistēma un tās arhitektūra

Programmu komplekts, kas veido ELMA sistēmu:

• ELMA dizainers;
• ELMA serveris;
• ELMA aģents.

ELMA dizainers. Šī lietojumprogramma, kas iepriekš jāreģistrējas, tiek instalēta darbinieka lietotāja datorā. Tam ir lietotājam draudzīgs interfeiss, kas atvieglo procesu modelēšanu un konfigurāciju izveidi.

ELMA serveris- sistēmas sākotnējais elements, un, lai sāktu tā darbību, vispirms tas ir jāreģistrē. Tas sastāv no saistītu komponentu kopas: tīmekļa lietojumprogrammas, datu bāzes, konfigurācijas servera un brīdinājumu servera.

ELMA aģents. Kad aģents ir instalēts lietotāja datorā, tas parāda tiešsaistes brīdinājumus, ko lietotājam ģenerē serveris. Lai sāktu, reģistrācija absolūti nav nepieciešama, to var instalēt neierobežotā skaitā organizācijas datoru, kas ir vēl viens sistēmas pluss.

ELMA sistēma ievieš SOA arhitektūru un nodrošina visas sistēmas paplašināšanai nepieciešamās saskarnes. ELMA sāk jebkuru biznesa procesu, kas tika ielādēts no ārējas lietojumprogrammas, un izsauc šo lietojumprogrammu (atbalsta sinhronos un neasinhronos zvanus).

4. Izmantojot sistēmu ELMA

×

Vadošais uzņēmums Elevize» izstrādāts unikāls veids procesa pieeja uzņēmumā, kurā tiek izmantota jauna programmatūra un efektīvs produkts ELMA.

Tas ir paredzēts uzņēmumiem, kas ir apņēmušies ieviest procesu pieeju vadībai, adaptīvo biznesa procesu izvietojumam (kurus var “optimizēt”, lai tie atbilstu biznesa un juridiskajiem nosacījumiem).

Lai patstāvīgi izmantotu visas uzņēmuma procesu priekšrocības, viņš veic sākotnējo informācijas vākšanu, pēta visa uzņēmuma plūsmu, atrod vajadzības un kopā ar vadību nosaka risināmo uzdevumu loku. Rezultātā veidojas sistēmas ieviešanas procesā risināmo uzdevumu saraksts.

Tālāk viņš (ELMA produkts) pēta organizatorisko struktūru šis uzņēmums un sniedz dažus ieteikumus šīs struktūras uzlabošanai. Tās modernizācija ir vissvarīgākā tās organizācijas izaugsmes sastāvdaļa. Paralēli tam notiek aktualizācija un reducēšana uz faktisko formu personāla komplektēšana.

Pēc tam tiek veikta pilnīga uzņēmuma pašreizējās darbības analīze. Šīs analīzes mērķis ir atzīmēt noteiktu skaitu biznesa procesu turpmākai automatizācijai. Rezultātā tiek iegūts šādu procesu tīkls, kas atspoguļo šī brīža situāciju uzņēmumā. Turklāt ir skaidri noteikta sadarbības atbildība par paveiktā darba apjomu. Tas ievērojami palielina disciplīnu personāla darbībā un vadāmībā. Vadītājs var redzēt situāciju uzņēmumā tādu, kāds tas ir, izdarīt pats konkrētus secinājumus par katra sava padotā darbu.

Pēc primāro modeļu veidošanas kopā ar vadību un galvenajiem atbildīgajiem izpildītājiem tiek salīdzināti iegūtie rezultāti un vadības cerības.

Šajā posmā kā modelis uzņēmējdarbības aktivitāte, un darbību secība, atbilstoši vadītāju prasībām, ir pielāgojama. Bieži tās ir visa uzņēmuma paplašinātās sapulces, kurās visi atbildīgie izpildītāji izsaka savus priekšlikumus uzņēmuma darbības uzlabošanai. Rezultāts ir veiksmīga organizācija.

Tehniskie speciālisti no savas puses gatavo risinājuma izvietošanu klienta objektā. Šis posms sastāv no instalēšanas serverī un sistēmas veiktspējas pārbaudes lietotāju darbstacijās. Tiek novērstas arī ekstremālās notis un nepilnības, nepilnības sistēmas darbā. Paralēli klienta darbinieki apgūst darbu ar programmu un iegūst pamatzināšanas biznesa procesu jomā.

5. ELMA sistēmas rezultātā darbinieki:

1. viņi ir atbildīgāki savos pienākumos, jo procesi ir regulēti, viņi (darbinieki) skaidri zina, kas viņam jādara. Turklāt ELMA rada efektīva kontrole par uzdevumu izpildi no vadības puses;
2. efektīvāk strādāt “tipisku” uzdevumu risināšanā, pateicoties uzņēmuma procesu komplektēšanai un disciplīnai;
3. ietaupiet laiku vajadzīgā dokumenta meklēšanai - tagad tie ir pieejami ar "diviem klikšķiem";
4. ātri atrast nepieciešamo informāciju un patstāvīgi pieņemt lēmumus, pateicoties ātrai piekļuvei dokumentiem un skaidrai atbildības apziņai katrā biznesa procesā;
5. jaunie darbinieki mācās vieglāk.

Turklāt:

- tiek samazināts informācijas zudums uzdevumu nodošanas laikā starp darbiniekiem un papīra darbplūsmas apjoms;

Sistēmas izvēle darbplūsma vienmēr ir saistīta ar kopīga stratēģija uzņēmuma attīstība. Priekš komerciāla organizācija loģiski vadīties mērķu izvēlē, konkurences vidi, struktūra, uz kuru uzņēmums tiecas, kā arī sagaidāmais ekonomiskais efekts no sistēmas ieviešanas. Valsts institūcijas, izvēloties EDMS, koncentrējas uz organizācijas risināmo uzdevumu uzskaites pilnīgumu un to iezīmēm. Jebkurā gadījumā ir jāņem vērā liels skaits faktoru, pat ja tie nav tieši saistīti ar tēmu.

Īstenošanas mērķi dokumentu pārvaldības sistēmas, kā likums, sakrīt:

• izpildes disciplīnas kontroles optimizācija;
• apstrādes laikā zaudēto dokumentu skaita samazināšana;
• koordinācijas laika samazināšana;
• kļūdu skaita samazināšana, strādājot ar standarta dokumentiem.

Tāpēc EDMS prasības samazināts līdz šādiem uzdevumiem:

• dokumentu saskaņošanas un uzdevumu piešķiršanas procesu pāreja no "papīra" uz elektronisko formu, samazinot dokumentu un instrukciju apstrādes laiku, iespēja izsekot darba gaitai ar dokumentu;
• automātiska izpildītāju apziņošana par jauniem dokumentiem, apstrādes laiku kontrole;
• elektroniskas dokumentu krātuves organizēšana ātrai piekļuvei tiem, ērtai dokumentu meklēšanai un saglabāšanai, piekļuves tiesību diferencēšana aizsargātiem datiem;
• automātiska dažādu standarta dokumentu sadaļu aizpildīšana pēc esošajiem izziņas datiem;
• ērti rīki uzdevumu izpildes laika uzraudzībai un kopsavilkuma atskaitēm vadītājam, ērta integrācija ar esošo pasta sistēmu;
• attālināta darba iespēja sistēmā;
• ziņošana par dokumentiem, izpildītājiem, dokumentu statusiem u.c.
• prasme integrēties ar uzņēmumā esošajām grāmatvedības sistēmām (personāla, finanšu, grāmatvedības un ražošanas vadības sistēmas).
• ātra sistēmas ieviešana;
• sistēmas uzstādīšanas un uzturēšanas izmaksas;
• sistēmas izstrādes vienkāršība;
• izmantošanas iespēja programmatūra sistēmas papildu problēmu risināšanai.

Ir arī papildu vērtēšanas kritēriji, kas šodien, izvēloties sistēmu, ir īpaši svarīgi:

• straumēšanas dokumentu ievades klātbūtne sistēmā, spēja strādāt ar skeneri;
• iepriekš konfigurēts līgumu pārvaldības modulis;
• planšetdatora versija;
• mobilo klientu pieejamība.

Salīdzinājums

Mūsdienās Krievijā ir milzīgs skaits elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu. Katram no tiem ir savas priekšrocības un trūkumi. Vienā vai otrā pakāpē risinājumi, kurus mēs apsveram, atbilst iepriekš minētajiem kritērijiem: Docsvision, Directum un ELMA ECM+. Šo sistēmu vispārējā koncepcija ir apvienot klasisko EDMS un risinājumus uzņēmuma biznesa procesu pārvaldīšanai. Elektroniskās dokumentu pārvaldības priekšrocība ir strukturētā dokumentu uzglabāšanā un apstrādē. BPM sistēmu izmantošanas mērķis ir attīstīt procesus un paaugstināt darbības efektivitāti. Apvienojot šīs iespējas, modernās elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas ļauj iet tālāk par klasisko biroju. Ļaujiet mums sīkāk apsvērt, kā tas tiek panākts, un kāda ir atšķirība starp izvēlētajām sistēmām pēc dažādiem kritērijiem.

Funkcionalitāte un integrācijas iespējas

Directum

Directum sistēmai ir paplašināts biznesa risinājumu katalogs. EDMS priekšrocība ir ērtas atgādinājuma funkcijas. Sistēmā ir iespējams iestatīt skaitītājus un strādāt ar svītrkoda etiķetēm. No īpašībām, kas ietekmē darba ērtības, var izdalīt: pievienoto failu priekšskatījums, failu glabāšana, plaša izvēle pabeigti direktoriji pamata konfigurācijā, interaktīvie vedņi dokumentu veidošanai.

Trūkumi ietver objektu lapas izvades trūkumu dokumentu uzskaitē un meklēšanas rezultātos, nespēju izmantot papildu stilus dokumenta uzskaitē.

docsvision

Docsvision izmanto papildu stilus dokumentu aprakstiem, parāda visas tīmekļa lapas un pielāgotus pārskatus galvenajā lietojumprogrammas logā. Turklāt, arhīva dokumenti pārvietots uz atsevišķām datu bāzes tabulām. Lietotāji var izvēlēties autentifikācijas iespēju. Reģistrācijas kartes XML aprakstam tiek piemērota XSLT transformācija.

ELMA sistēmai ir paplašināts biznesa risinājumu klāsts. Starp tiem faktiski tiek prezentēts modulis ECM +, kas vienlaikus ietver BPM sistēmas un klasiskās EDMS funkcijas. Ir arī modulis Projects+ – klasisks funkciju kopums plānošanai un mijiedarbībai projekta ietvaros, kā arī BPM sistēmas iespējas; ELMA CRM+ aplikācija - standarta CRM funkciju un biznesa procesu vadības komplekts. ELMA ir arī savs KPI risinājums.

ELMA ECM+ un diviem citiem risinājumiem ir spraudnis darbam ar MS Outlook. Arī sistēma ātri integrējas ar 1C (tiek atbalstītas visas pašreizējās versijas).

Lietojumprogrammā esošajiem dokumentiem var būt tik daudz failu versiju, cik vēlaties, taču tikai viena var būt atjaunināta/pašreizēja. Visa tās satura izmaiņu vēsture tiek apkopota dokumentu kartē, kas pasargā lietotājus no atkārtotiem kartes gadījumiem.

Sistēma satur ērti instrumenti priekš pilnvērtīgu darbu par ar šiem dokumentiem saistīto uzdevumu izpildes disciplīnas dokumentu un kontroli.

Visas dokumentā veiktās izmaiņas tiek ierakstītas kartē.

Kad informācija organizācijā nonāk papīra formātā, ELMA EDMS un lietojumprogramma ELMA Agent automātiski saglabā skenētos dokumentus.

Ir iespēja apskatīt pārskatu par kopējo situāciju ar uzņēmuma darba plūsmas izpildi. Lietotājam tiek nodrošināti vairāki filtri, viņš var veidot rezultātus pēc saviem ieskatiem.

ECM+ ir plašas pielāgošanas iespējas un sekojošas pārkonfigurācijas - dokumentu pārvaldības sistēma un darba kontrole ar dokumentiem var tikt veidota atbilstoši konkrēta uzņēmuma un tā organizatoriskās struktūras vajadzībām.

Ir iespējams izveidot dokumentu veidnes. Tos var izveidot jebkurš lietotājs, pat bez programmēšanas prasmēm.

Rīsi. 1. No veidnes izveidots dokumentsELMA

Svītrkodu var automātiski ievadīt veidnē tālākai atpazīšanai sistēmā, izmantojot svītrkoda skeneri.

Visām aplūkojamajām sistēmām ir mobilā aplikācija darbam ar sistēmas funkcijām caur planšetdatoru. Tās visas: ELMA iPad, Directum un Docsvision EDMS lietojumprogrammas ļauj augstākajiem vadītājiem to darīt ērts darbs no planšetdatoriem un mobilajām ierīcēm, kad tie atrodas prom no biroja.

Saskarnes

Directum

Šajā sistēmā visu darbības režīmu saskarnes ir vienotas, dokumentu un uzdevumu apstrādes noteikumi ir konfigurējami. Aizstāšanas režīmā tiek atzīmēta informatīvums. Ir iespējams izdzēst karti no pašreizējā loga un izveidot jaunu. Jūs varat strādāt ar failiem tiešsaistē reģistrācijas režīmā, piekļuves tiesības tiek sadalītas atsevišķā failā, katrs fails ir atribūtiski aprakstīts. Labs informācijas saturs, procesu caurskatāmība. Tiek priekšskatīti pievienotie faili. Iespēja izpildītājam iestatīt atgādinājumus. Uzdevuma pievienošana MS Outlook kalendāram. Ir pielāgojamas meklēšanas veidnes un ērti mehānismi filtrēšanai pēc saraksta kolonnām.

Bet kopā ar to ir daži trūkumi. Piemēram, nav iespējams elementu attēlot pa lappusei (operētājsistēmā Win32). Turklāt vizuālo efektu iestatījumi ir minimāli. Nav iespējams lokalizēt detaļu nosaukumus nevienā valodā. Kartes izmērs nemainās. Veidojot saites starp elektroniskie dokumenti saitei nevar pievienot komentārus (saites apraksts). Kopumā saskarne ir pārslogota.

Rīsi. 2. InterfeissDirectum

docsvision

Programmā Docsvision varat lietot iepriekš konfigurētus motīvus, pielāgot komandu plūsmu, parādīt katrai mapei dokumentu reģistrācijas karšu displejus. Ir ieviesti vilkšanas un nomešanas mehānismi, gala līdz galam saites starp dokumentiem tiek vizualizētas koka formā. Varat veikt grupas darbības ar saitēm un komentēt tās. Ir izstrādātas uzdevumu kartes. Rīkjosla ir pielāgojama. Ir iespējama pilna teksta meklēšana no vienas rindas, ir pielāgojamas meklēšanas veidnes, meklēšanas formu dizains.

Rīsi. 3. Interfeissdocsvision

Tajā pašā laikā var izdalīt šādus trūkumus: nav iespējas automātiski pievienot dokumentu uzdevumam. Ne visas darbības atbalsta pakešu apstrādi. Procesi ir necaurredzami, atgādinājumi darbojas tikai tad, ja ir iespējota MS Outlook.

ELMA ECM+ saskarne izskatās kā standarta failu krātuve, tāpēc lietotājam pat nav nepieciešama pieredze ar līdzīgām sistēmām.

Rīsi. 4. InterfeissELMA

Arī saskarne dokumentu ievadīšanai un reģistrēšanai sistēmā ir vienkārša un skaidra – tā tiek realizēta kā vednis, kas sastāv no vairākām secīgām darbībām. Ievadot dokumentu sistēmā, lietotājam tikai jānorāda nepieciešamie dokumenta rekvizīti un jāpievieno elektronisks dokuments. Pamatojoties uz šo informāciju, sistēma ģenerē dokumentu karti ar visu informāciju par to.

Sistēmas iekšējā portālā ir visa informācija par organizāciju. Visi nepieciešamie instrumenti lietotāja darbam tiek apkopoti vienuviet: uzdevumi, kalendārs, ziņojumu plūsma, dokumentu arhīvs, tīmekļa dokumenti, atskaites.

Atkarībā no sistēmas iestatījumiem darbības var vienkāršot vai, gluži pretēji, paplašināt.

Meklēšanas funkcijas

Directum

Sistēma īsteno pilna teksta meklēšanu dokumentiem un reģistrācijas karšu detaļām. Meklēšanas vaicājumu veidnes tiek konfigurētas atbilstoši reģistrācijas karšu detaļām. Augšupielādētais dokumentu saraksts tiek filtrēts. Ir ērtas funkcijas meklēšanas veidņu pielāgošanai. Lietotājs var izveidot meklēšanas mapes. Dokumentu saraksts tiek filtrēts pēc kolonnu vērtībām.

Uz negatīvās īpašības ietver: neiespējamību piešķirt piekļuves tiesības pielāgotiem meklējumiem; konfigurētu meklējumu trūkums tīmekļa klientā; sarežģītu meklēšanas vaicājumu izveides neiespējamība. Tāpat dokumentu uzskaitē un meklēšanas rezultātos nenotiek objektu lappušu šķirošana, papildu stilu izmantošana dokumenta uzskaitē.

docsvision

Docsvision atbalsta gan sarežģītu meklēšanas vaicājumu izveidi, izmantojot XML, gan piekļuves tiesību izplatīšanu pielāgotiem meklējumiem.

Trūkums ir skata paneļa lēnais darbs.

ELMA ECM+ pieteikuma dokumenti tiek apkopoti vienotā elektroniskā arhīvā – dokumentu krātuvē. Dokumentu meklēšana ir ātra un ērta. Nepieciešamos dokumentus var atrast ne tikai pēc to nosaukumiem, bet arī pēc norādītajiem dokumentu kartes vai reģistrācijas kartes rekvizītiem. Šajā gadījumā meklēšanas rezultāti tiek parādīti stingri saskaņā ar lietotāja tiesībām uz dokumentiem. Meklēšanas parametrus var saglabāt filtra formātā, un turpmāk pēc šiem parametriem varēsiet ātri meklēt dokumentus.

Meklēšana darbojas gan pēc nosaukumiem, gan pēc detaļām. Rezultāti tiek parādīti atbilstoši lietotāja tiesībām.

Trūkums: nav pilna teksta meklēšanas dokumentos.

Administratīvie iestatījumi

Directum

Sistēmā varat vienlaikus uzturēt vairāku uzņēmumu organizatorisko un personāla struktūru. Informācija par nodaļām un darbiniekiem ir detalizēta un var tikt papildināta. Aizstāšanas funkcijas (pilna nomaiņa/asistents) tiek īstenotas ar automātisku iesūtnes/izsūtnes mapju izveidi. Tiek izveidots apakšvirknes filtrs un tiek veikta meklēšana.

Tajā pašā laikā jāņem vērā, ka organizatoriskās struktūras attēlojums nav vizuāls, nav iespējas kārtot elementus noteiktā secībā, ir diezgan grūti izveidot un aizpildīt direktorijus, nav direktoriju ierakstu lokalizācijas. . Reģistrācijas karšu izskata un darbības iestatījumi ir minimāli.

Rīsi. 5. Reģistrācijas karšu parādīšanās sistēmāDirectum

docsvision

Tiek atbalstīta vairāku uzņēmumu OShS uzturēšana. Tiek realizētas aizstāšanas funkcijas (pastāvīgs/pagaidu aizstājējs). Ir apakšvirknes filtrs.

Trūkumi ir daļēji vienādi: nav vizuāls organizatoriskās un personāla struktūras attēlojums, nespēja kārtot elementus noteiktā secībā, nespēja saglabāt direktorija vēsturi, nespēja izveidot drukātus direktorijus, nespēja izveidot hierarhisku katalogi, iebūvēta direktorija "Lietu nomenklatūra" trūkums. Lēns konstruktors.

Rīsi. 6. Darbinieku direktorijs sistēmādocsvision

Vairākas sistēmas var apvienot vienā logā, organizējot informācijas sistēma liela uzņēmuma nodaļas un kvalitatīva informācijas apmaiņa starp nodaļu sistēmām.Var sekot līdzi situācijai citās organizācijas nozarēs. Lietotājs saņem visu nepieciešamo informāciju par ārējā sistēma neizejot no savas lapas.

Konkrētas nozares pašreizējais stāvoklis ir atspoguļots atsevišķā mājas lapa ar informācijas portletu komplektu. Ir ērti pārslēgties starp nodaļu lapām. Tāpat iespējams saņemt informāciju par darbību veikšanu, uzzināt aktuālos jaunumus, apskatīt dokumentus, uzsākt biznesa procesu izpildi.

Rīsi. 7. Filiāles lapu iestatīšana ELMA

Kopsavilkuma informācija par visām organizācijas nodaļām ir pieejama vadītājam. Var tikt paplašināta arī informācija par nodaļām un darbiniekiem.

Speciālajā sadaļā "Aizvietošana" tiek nozīmētas darbinieku aizvietošanas - norādīts, kurš kuru aizvieto, uz cik ilgu laiku un kāda iemesla dēļ. Aizstāšana tiek slēgta automātiski termiņa beigās. Procesa uzdevumi tiek automātiski nodoti aizstājošajam darbiniekam. Sistēma informē par vienreizēju uzdevumu un šī darbinieka prombūtni, kā arī piedāvā izvēlēties citu darbinieku par izpildītāju.

Rīsi. 8. ELMA sadaļas "Aizvietošana" konfigurēšana

Sadaļā Prombūtnes grafiks tiek parādīts to darbinieku saraksts, kuri noteiktu laiku nav no darba vietas.

Biznesa procesu modelēšana

Directum

Sistēmai ir ērtas modelēšanas funkcijas. Ir pieejama maršruta shēmas soli pa solim atkļūdošana. Risinājuma platformā ir iebūvēta augsta līmeņa programmēšanas valoda IS-Builder. Tā atbalsta skriptu skriptu izveidi, izmantojot savu API, savu funkciju izveidi. Ir iebūvēts pārskatu redaktors IS-Builder valodā. Bet tajā pašā laikā bāzes bloku skaits ir nepietiekams.

Rīsi. 9. Biznesa procesu modelēšana Directum sistēmā

docsvision

Sistēmai ir ērtas modelēšanas funkcijas un plašas iespējas izveidot maršruta shēmu, neizmantojot programmatūru. Iespējama savu funkciju izstrāde. Sistēmai ir savs API, izmantojot to iespējams veidot skriptus, izsaukt web servisus. Rīki - MS Reporting.

Rīsi. 10. Biznesa procesu modelēšana sistēmā Docsvision

Biznesa procesu modelēšana tiek veikta ērtā grafiskā redaktorā "ELMA Designer", kuram ir vienkāršs un saprotams grafiskais interfeiss. BPMN 2.0 apzīmējums tiek izmantots kā valoda biznesa procesu aprakstīšanai. Valoda ir ļoti ērta, lai aprakstītu darba ķēdes, un tajā ir gandrīz visi nepieciešamie primitīvi. Biznesa procesu projektēšanu var veikt biznesa analītiķis bez programmētāja līdzdalības. Nepārtrauktas pilnveides mehānisms ļauj attīstīt vadības modeli uzņēmumā. Izmaiņas procesos tiek veiktas, atrodoties ceļā, nav nepieciešama sistēmas izslēgšana.

Jūs varat organizēt dokumentu apriti uzņēmumā pa jebkuras sarežģītības maršrutiem. Dokumenta maršruts nosaka, caur kuriem organizācijas darbiniekiem dokuments izies, kā arī darba kārtību un raksturu, kas ar to tiks veikts. Paša biznesa procesa grafiskais modelis tiek uzbūvēts, ar peli no paletes velkot nepieciešamos darbību blokus, pēc tam darbības tiek savienotas ar pārejām.

Rīsi. 11. Dokumentu maršruts, kas aprakstīts kā biznesa process, ELMA EDMS

Datu un darbību drošība

Directum

Jūs varat aizsargāt datus sistēmā, izmantojot pieteikšanās paroli un Windows kontus. Ir iespējams izveidot lietotāju grupas un lomas. Tiek atbalstīts diskrēts un uz lomām balstīts piekļuves kontroles modelis. Jūs varat piešķirt pilnvaras un privilēģijas. Piekļuves tiesības tiek diferencētas mapes, reģistrācijas kartes, faila, direktorijas līmenī. Ir iespējams konfigurēt tiesību nodošanu. Tiek izmantota šifrēšana un EDS.

Savukārt piekļuves tiesību sadale pielāgotajiem meklējumiem nav iespējama, tīmekļa klientā nav konfigurētu meklējumu un nevar izveidot sarežģītus meklēšanas vaicājumus. Trūkums ir arī skata paneļu lēnā darbība.

AT docsvision Ir pieejama obligāta piekļuves kontrole. Piekļuves tiesību diferencēšana tiek veikta mapes, reģistrācijas kartes, faila, direktorija līmenī. Ir arī iespēja izveidot tiesību nodošanu. Tiek izmantota šifrēšana un EDS.

Izmantojot pieteikumvārdu un paroli, jebkurš lietotājs var iekļūt ELMA sistēmā no jebkuras vietas ar interneta pieslēgumu. Pieteikšanās ar lietotājvārdu un paroli visiem lietotājiem pēc noklusējuma ir konfigurēta. Taču ir trīs galvenie veidi, kā nodrošināt ELMA pieteikšanos:

• Uzticamas ierīces — mēģinot pierakstīties no jebkura datora vai mobila ierīce, kas nav reģistrēts uzticamo sarakstā, sistēma parādīs ziņojumu par pieteikšanās neiespējamību.
• Pieteikšanās ar marķieri. Tokens ir piesaistīts lietotāja kontam un tikai tam atbilst. Ielogoties ELMA sistēmā var no jebkuras vietas, kur ir internets, taču tikai tad, ja jums ir speciāla ierīce - Token un zināt tā PIN kodu. Uz Token var ierakstīt vairākas elektroniskās atslēgas-konteinerus - lai ievadītu dažādas sistēmas, ne tikai ELMA sistēmai, lietotājam nevajadzēs nēsāt līdzi veselu atslēgu kaudzi.
• Tiek veikta sertifikāta ievadīšana Tāpat. Lietotājs, kurš vēlas pieteikties ELMA sistēmā, izmantojot savu sertifikātu, saista to ar savu kontu. Jūs varat pieteikties ELMA ar sertifikātu tikai no konkrēta lietotāja darbstacijas. Pierakstīties ar sertifikātu iespējams tikai iekšā Mozilla pārlūkprogrammas Firefox un Internet Explorer.
• Autorizāciju ELMA var veikt, izmantojot vienotās pierakstīšanās (SSO) tehnoloģiju. Lai pieteiktos, varat izmantot lietotājvārdu un paroli, ar kuru lietotājs pieteicās sistēmā Windows.

Saskaņošanas, parakstīšanas un dokumenta versijas parakstīšanas uzdevumos var izmantot Digitālais paraksts. Neviens cits, pat zinot paroli, nevarēs vienoties vai parakstīt dokumentu cita vietā.

Ir konfigurētas piekļuves tiesības dažādiem sistēmas objektiem. Visa tiesību pārvaldība balstās uz organizācijas struktūras elementu un atsevišķu sistēmas lietotāju lomām, konfigurācijas process sastāv no amatu, nodaļu, nodaļu un pienākumu sadales (darbības ar uzdevumiem un dokumentiem) grafiskā attēlojuma.

Secinājums

Visi uzņēmumi, izvēloties EDMS, saskaras ar vienu problēmu – iegādātās sistēmas un organizācijas esošo biznesa procesu ilgstošu integrāciju. Ne daudziem cilvēkiem izdodas integrēt darbplūsmas procesus uzņēmuma visaptverošajos procesos, atrodoties ceļā. Šis ir ļoti laikietilpīgs pasākums, kas prasa visu ar dokumentiem strādājošo darbinieku laiku, zināšanas un nepārtrauktu komunikāciju. Katra no aplūkotajām sistēmām vienā vai otrā veidā savu funkciju dēļ tiek galā ar šo uzdevumu. Ja vērtējam rezultātus, tad pirmajā vietā prasībām atbilstības ziņā ir ELMA ECM + aplikācija, otrajā pienākas Directum, bet "bronza" tiek Docsvision sistēmai.

#IT apskats #Dokumentu pārvaldība #Raksti #Elektroniskā_dokumentu pārvaldība

ELMA ECM+ ir risinājums korporatīvās iekšējās elektronisko dokumentu pārvaldības organizēšanai. Risinājums ir veidots uz ELMA BPM platformas, kas ļauj līdzās standarta darbplūsmas procesiem ieviest uzņēmuma biznesa procesus no gala līdz galam.

Elektronisko dokumentu pārvaldības organizēšana

EDI kontūra

Elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas ieviešana ir dokumentu aprites pāreja no papīra uz elektronisko formu. Visas darbības, kas ir tik skaidras un pazīstamas, strādājot ar papīru, tiek īstenotas elektroniskā formā.

Šo darbību (procesu) kopumu labi regulē Eiropas elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu standarts MoReq2. Saskaņā ar šo standartu pārveidošanai elektroniskā formā ir jārealizē šādi pamatprocesi: izveide, pārvietošana, uzglabāšana, meklēšana, attēlošana, drošība utt. Šī pieeja sistematizē ieviešanas procedūru. Tas ļauj sadalīt visu straumi atsevišķās daļās. Vairākiem dokumentiem un dokumentu plūsmām jau ir standarta risinājumi kuras ir vērts izmantot.

Elektroniskais birojs

Elektroniskais birojs automatizē ienākošo un izejošo dokumentu apstrādi, dokumentu reģistrāciju.

Līgumu vadība

Līgumu pārvaldība ļauj tulkot līgumu un saistīto dokumentu sagatavošanu, apstiprināšanu, glabāšanu un apstrādi.

Iekšējie dokumenti

Iekšējo dokumentu sadaļa organizē darbu ar piezīmēm un organizatorisko un administratīvo dokumentāciju uzņēmumā.

Konta saskaņošana

Rēķinu saskaņošanas sadaļa automatizē rēķinu saskaņošanu, apmaksu un uzglabāšanu.

"Nestandarta" dokumentiem un darbplūsmām, izmantojot dokumentu vadības sistēmu, var ātri iestatīt pamatprocesus, kas ļaus ātri pāriet uz elektronisku dokumentu apmaiņu uzņēmuma iekšienē.

EDMS funkcijas

ECM klases sistēmas satur vairākas funkcijas, kas nepieciešamas ātrai elektronisko dokumentu pārvaldības ieviešanai uzņēmumā.

svītru kodēšana

Darbs ar svītrkodiem ļauj īstenot funkciju ātrai dokumentu meklēšanai elektroniskajā arhīvā, izmantojot papīra kopiju. Skeneris nolasa svītrkodu, un sistēma ātri atrod dokumentu sistēmā.

EDS (elektroniskais digitālais paraksts)

Kriptogrāfiskās aizsardzības veidošanai, strādājot ar elektroniskajiem dokumentiem, ELMA ECM + bāzes pakotnē ir iekļauts “Digitālais paraksts”

Meklēt / pilna teksta meklēšana

ELMA ECM+ ievieš meklēšanas funkcijas dokumentu atribūtiem un ievieš pilna teksta meklēšanu augšupielādētiem dokumentiem. Pilna teksta meklētājprogramma atbalsta krievu valodas morfoloģiju.

Elastīga EDMS iestatīšana

Viena no svarīgām EDMS funkcijām ir spēja elastīgi pielāgoties tā uzņēmuma procesiem, kurā EDMS tiek ieviests. Šeit ir daļējs EDMS komponentu saraksts, ko var konfigurēt.

Dokumentu maršruti

Dokumentu veidi

Lai izveidotu strukturētu dokumentu repozitoriju ELMA ECM+, varat izveidot dažādi veidi dokumentus. Katram dokumenta veidam ir savas uzvedības iezīmes: atribūtu kopa, izskats kartes, maršruti utt.

Dokumentu veidnes

Lai ģenerētu dokumentus un dokumentu pakotnes, pamatojoties uz veidni, ELMA ECM+ ir izstrādājis veidņu mehānismu. Veidnes var izgatavot biroja formātā (MS Word, MS Excel). Veidņu veidošanai iespējams izmantot ciklus, nosacījumus.

Dokumentu nomenklatūra

Dokumentu nomenklatūra nosaka, kā dokumenti tiek grupēti lietās. Kad tiek izveidots dokuments, tas pēc noteiktiem noteikumiem iekrīt failā, kas atvieglo turpmāko dokumentu apstrādi un meklēšanu.

Dokumentu reģistri

Iestatot lietojumprogrammu, administrators var ātri izveidot dokumentu reģistrus. Tie var būt tādi reģistri kā "Neapmaksātie rēķini", "Nokavētie līgumi", "Neapstrādātie ienākošie" un tā tālāk. Tas tiek darīts ātri un ar peli.

Dokumentu pārvietošanas maršruti

"Pele" ir konfigurēta un dokumentu pārvietošanas maršruti. Šim nolūkam tiek izmantots pamata ELMA biznesa procesu vadības mehānisms. Lietojumprogrammai ECM+ ir izveidots liels bloku komplekts darbam ar elektroniskajiem dokumentiem - parakstīšana, apstiprināšana, iepazīšanās ar dokumentiem utt.

Papildus iespējas

Ārējās lietojumprogrammas veiksmīgi papildina ELMA ECM+ iespējas.

Mobilā lietotne

Mobilās aplikācijas

ELMA ECM+ ir izstrādājusi mobilās aplikācijas iPhone, iPad un viedtālruņiem, kuru pamatā ir Android OS.

Mobilajās lietojumprogrammās ir iekļauti ienākošo uzdevumu, vadības un plūsmas bloki. Tiek atbalstītas visas funkcijas darbam ar elektroniskajiem dokumentiem - apstiprināšana, parakstīšana, izskatīšana utt.

ELMA aģents

Vēl viena noderīga ELMA lietojumprogramma ir ELMA Agent. Šī ir neliela programma, kas ir instalēta datorā (tiek atbalstīta operētājsistēma Windows, Mac OS, Linux).

ELMA Agent informē par notikumiem sistēmā, nodrošina darbu ar lenti un ļauj ērti strādāt ar elektroniskajiem dokumentiem (t.sk. rediģēt tos on-line).

MS Outlook spraudnis

MS Outlook spraudnis ļauj izveidot uzdevumus ienākošajiem e-pastiem, izveidot dokumentus no pielikumiem. Lietojumprogramma ir integrēta programmā MS Outlook.

ELMA- uzņēmuma vadības sistēma, kas ļauj veidot efektīva mijiedarbība uzņēmuma darbiniekiem un uzraudzīt viņu darbību, lai uzlabotu visa uzņēmuma darba kvalitāti.

Produktu līnija.

ELMA sastāv no lietojumprogrammu komplekta uzņēmuma vadībai, ko var iegādāties un darbināt kā atsevišķas lietojumprogrammas vai kopā vienā informācijas telpā:

• ELMA: Elektroniskā dokumentu pārvaldība. Automatizē standarta biroja darba procesus un elektronisko dokumentu pārvaldību. WorkFlow mehānisma izmantošana ļauj ātri konfigurēt sistēmu atbilstoši uzņēmuma vajadzībām.
• ELMA: Biznesa procesu vadība. Lietojumprogramma realizē BPM (Business Process Management) koncepciju, kas ļauj veidot elastīgas adaptīvas informācijas sistēmas; risinājumi, kas var ātri mainīties līdz ar izmaiņām uzņēmuma biznesa procesos. Lietojumprogramma biznesa procesu modelēšanai izmanto starptautisko BPMN standartu.
• ELMA: Veiktspējas vadība. Aplikācija ļauj ieviest mērķtiecīgas vadības un uz darba rezultātiem balstītas atalgojuma principus uzņēmumā. Ieviešana “vieglā formā” ļaus izveidot mērķa darbības rādītāju kopumu (KPI, KPI) un izveidot operatīvu kontroli pār plānoto rādītāju vērtību sasniegšanu uzņēmuma attīstības mērķu un stratēģijas kontekstā (ieviešana). BSC mehānisma vai Balanced Scorecard)
• ELMA: CRM. ELMA lietojumprogramma: CRM nemaksā naudu un ir iekļauta pamata komplektācijā, iegādājoties kādu no ELMA lietojumprogrammām. ELMA: CRM ir operatīvs CRM, kura galvenās funkcijas ir pārdošanas procesa vadīšana (ieskaitot pārdošanas piltuves mehānismu) un attiecību ar jūsu darījumu partneriem vēstures uzturēšana (darījuma partneru bāze, kontakti, potenciālie klienti, darījumi utt.)
• ELMA: Projektu vadība.Ļauj viegli izveidot projektu vadību uzņēmumā. Līdzās standarta uzdevumu pārvaldībai, projekta grafikam (Ganta diagramma) un vienotas informācijas telpas organizēšanai projektam, ELMA: Project Management ļauj pārvaldīt standarta biznesa procesi projektu ietvaros un pārvaldīt projekta budžetu.
• ELMA: iekšējais portāls Visas lietojumprogrammas ir balstītas uz vienu - ELMA: Iekšējais portāls. Šī aplikācija netiek pārdota atsevišķi – tā ir iekļauta sūtījumā ar jebkuru no ELMA aplikācijām.

ELMA: iekšējais portāls ietver:

• Uzņēmuma organizatoriskā struktūra
• Uzdevumu vadība
• Kalendārs
• Komunikācija. Ziņojumu plūsma.
• Iekšējais portāls. Tīmekļa dokumenti.
• Web krātuve failiem

ELMA iepakojumi.

• ELMAECM. Lielisks instruments uzņēmuma operatīvai vadībai. Tajā ir iekļautas lietojumprogrammas ELMA: Biznesa procesu vadība, ELMA: Elektroniskā dokumentu pārvaldība, un tā ir balstīta uz ELMA iekšējo portālu.
• ELMABPMSuite. Sistēma ļauj organizēt procesu vadību uzņēmumā, pamatojoties uz metriku un rādītājiem, izpildāmiem procesiem un sasaistīt kopā procesu metriku, uzņēmuma stratēģiju un personāla motivāciju. Paketē ietilpst ELMA: Performance Management, ELMA: Business Process Management, un tā ir balstīta uz ELMA iekšējo portālu.

ELMA sistēmas arhitektūra.

Biznesa procesu vadības sistēma ELMA sastāv no programmu komplekta:

1. ELMA serveris
2. ELMA dizainers
3. ELMA aģents

ELMA serveris ietver saistītu komponentu komplektu:

• datu bāze
• Tīmekļa lietojumprogramma
• Konfigurācijas serveris
• Brīdinājuma serveris

ELMA serveris ir sistēmas saknes elements. Lai sāktu strādāt ar serveri, tas jāreģistrē.

ELMA dizainers ir lietojumprogramma, kas tiek instalēta lietotāja datorā un nodrošina ērtu saskarni procesu modelēšanai un konfigurāciju veidošanai.

Lai strādātu ar Projektētāju, tas ir jāreģistrē.

ELMA aģents ir lietojumprogramma, kas ir instalēta lietotāja datorā un parāda reāllaika brīdinājumus, ko serveris ģenerē lietotājam.

ELMA aģentam nav nepieciešama reģistrācija, lai sāktu darbu, un to var instalēt jebkurā organizācijas datorā.

ELMA sistēma ievieš SOA arhitektūru un nodrošina sistēmas paplašināšanai nepieciešamās saskarnes. ELMA atļauj:

• Palaidiet jebkuru biznesa procesu, kas ielādēts sistēmā no ārējas lietojumprogrammas
• Ārējās lietojumprogrammas izsaukšanas funkcijas. Tiek atbalstīti gan sinhronie, gan asinhronie zvani.

ELMA sistēmas ieviešana.

Uzņēmuma "Elevayz" speciālisti izstrādāja unikālu metodi procesa pieejas ieviešanai uzņēmumā, izmantojot programmatūras produkts ELMA. ELMA ir jaunākais un efektīvākais produkts, kas paredzēts uzņēmumiem, kuri vēlas ieviest procesu pieeju vadībai, kuriem ir adaptīvi biznesa procesi, kurus var pielāgot un optimizēt, lai tie atbilstu mainīgajiem biznesa apstākļiem, normatīvajām prasībām tiesību akti un konkurences spiediens.

Lai sistēma pilnībā izmantotu visas jūsu procesu priekšrocības, uzņēmums veic sākotnējo informācijas vākšanu, pārbauda uzņēmuma pašreizējās darbības, identificē vajadzības un kopā ar uzņēmuma vadību nosaka pakalpojumu klāstu. risināmie uzdevumi. Rezultātā tiek izveidots uzdevumu saraksts, kas jāatrisina sistēmas ieviešanas procesā.

Tālāk seko pētījums organizatoriskā struktūra uzņēmumiem un sniegti ieteikumi tās uzlabošanai. Uzņēmuma organizatoriskās struktūras uzlabošana ir vissvarīgākā tā organizatoriskās attīstības sastāvdaļa. Šajā posmā personāla tabula tiek atjaunināta un atjaunota faktiskajā formā.

Nākamais solis tālāk sagatavošanās posms sistēmas ieviešana - uzņēmuma pašreizējās darbības analīze. Šīs analīzes mērķis ir izcelt noteiktu skaitu biznesa procesu, lai tos turpinātu automatizēt. Rezultātā veidojas procesu tīkls, kas atspoguļo pašreizējo situāciju uzņēmumā. Turklāt ir skaidri noteikta darbinieku atbildība par veiktā darba apjomu. Tas ievērojami palielina personāla darba disciplīnu un vadāmību. Vadītājs redz uzņēmuma patieso stāvokli.

Pēc primāro modeļu veidošanas kopā ar vadītājiem un galvenajiem atbildīgajiem izpildītājiem tiek veikta iegūto rezultātu un vadības vīzijas salīdzināšana. Šajā posmā gan uzņēmuma darbības modelis, gan noteiktu darbību veikšanas kārtība uzņēmumā var tikt pielāgota atbilstoši vadītāju mērķiem un uzdevumiem. Parasti tas notiek paplašinātu sanāksmju formātā, kur katrs atbildīgais izpildītājs izsaka savus priekšlikumus uzņēmuma darbības uzlabošanai. Un tas galu galā ir visas organizācijas panākumu atslēga.

Tehniskie speciālisti savukārt veic sagatavošanās darbus risinājuma izvietošanai klienta objektā. Šis posms ietver instalēšanu serverī un sistēmas veiktspējas pārbaudi lietotāju darbstacijās. Šo darbu gaitā tiek novērstas pēdējās piezīmes un nepilnības sistēmas darbībā. Vienlaikus klienta darbinieki tiek apmācīti mijiedarboties ar programmu, iegūt pamatzināšanas biznesa procesu jomā.

Ekonomiskā efektivitāte.

Uzņēmuma darbinieki ir atbildīgāki savos pienākumos jo: procesi ir regulēti, un darbinieks skaidri zina, kas viņam ir jādara. Turklāt sistēma nodrošina efektīvu kontroli pār vadības veikto uzdevumu izpildi.

Darbinieku efektivitātes paaugstināšana"tipisku" uzdevumu risināšanā sakarā ar skaidru procesu regulējumu uzņēmumā un paaugstinātu disciplīnu.

Ietaupa darbinieku laiku lai atrastu pareizo dokumentu jo viss Pieprasītie dokumenti pieejams ar 2 klikšķiem.

Darbinieki ātri saņem nepieciešamo informāciju un var pieņemt lēmumus patstāvīgi pateicoties ātrai piekļuvei dokumentiem un skaidrai izpratnei par viņu atbildības jomu katrā biznesa procesā.

Tiek samazināts informācijas zuduma procents, pārceļot uzdevumus no viena darbinieka citam.

Tiek samazināts dokumentu apjoms.

Palielina procesa kopējo ātrumu.

Vieglāk izveidot un uzturēt Kvalitātes vadības sistēmas pateicoties iespējai saņemt aktuālus procesu regulējumus un spēju pastāvīgi uzlabot biznesa procesus.

Vieglāka jaunu darbinieku apmācība un uzņemšana.

Sistēmas priekšrocības.

Lai strādātu ar sistēmu, pietiek ar tīmekļa pārlūkprogrammu. Pateicoties tam, jūs varat strādāt ar sistēmu no jebkuras vietas pasaulē, neinstalējot papildu programmatūru.

Izmanto, lai aprakstītu biznesa procesus mūsdienu valoda BPMN ir līdz šim labākais un progresīvākais globālais standarts biznesa procesu aprakstīšanai.

ELMA sistēma izceļas ar paplašinātu biznesa risinājumu klāstu. Starp tiem ir ECM + modulis (BPM sistēmas un klasiskās EDMS funkciju kombinācija), Projects + - standarta funkcijas projektu vadībai plus procesu vadība; ELMA CRM+ – ievieš uz klientu orientētu pieeju, ieviešot no gala līdz galam procesus. Un KPI risinājums, kura Directum sistēmai nav.

Runājot par integrācijas iespējām, ELMA ECM+ un diviem citiem risinājumiem ir spraudnis darbam ar MS Outlook. Turklāt ELMA viegli integrējas ar 1C:Enterprise (ar visām pašreizējām versijām).

Lai neapjuktu lielajā failu skaitā ar grozījumiem un izmaiņām, aplikācijā esošajiem dokumentiem var būt neierobežots skaits versiju, bet tikai vienu var piešķirt kā aktuālu. Visa dokumentu izmaiņu vēsture tiek apkopota dokumentu kartē.

Lietotājam ir rokas stiepiena attālumā visi nepieciešamie instrumenti darbam ar dokumentu un izpilddisciplīnas kontrolei darbā ar šiem dokumentiem.

Ja uzņēmums dokumentu saņem papīra formā, pēc skenēšanas tas tiek automātiski saglabāts.

Vadība var skatīt pārskatu par pašreizējo veiktspējas situāciju, un lietotāji tiek nodrošināti ar virkni filtru, lai veidotu rezultātus pēc saviem ieskatiem.

ECM+ aplikāciju var brīvi pielāgot atbilstoši individuāla uzņēmuma vajadzībām un tā organizatoriskajai struktūrai.

Lai paātrinātu dokumentu izveidi, varat izveidot veidnes. Tas ir pieejams jebkuram lietotājam, pat bez programmēšanas prasmēm.

Varat iestatīt automātisku svītrkoda ievietošanu veidnē tūlītējai atpazīšanai sistēmā.

saskarnes.

Ārēji ELMA ECM+ saskarne ir standarta failu krātuve, lietotājs bez pieredzes ar šādām sistēmām var viegli orientēties neatkarīgi.

Dokumentu reģistrācija tiek īstenota īpašā vednī vairākās secīgās darbībās. Ieejot sistēmā, tikai jānorāda nepieciešamie dokumenta rekvizīti un jāpievieno elektroniskā versija, sistēma automātiski ģenerē dokumenta karti ar visiem tajā esošajiem datiem.

Visa informācija par organizāciju ir ietverta iekšējā portālā. Visi darbam nepieciešamie rīki atrodas vienuviet: dokumentu arhīvs, uzdevumi, kalendārs, ziņojumu plūsma, atskaites, tīmekļa dokumenti.

Iestatīšanas laikā darbības var vienkāršot vai paplašināt.

Meklēšanas funkcijas.

ELMA ECM+ apkopo dokumentus vienotā elektroniskā arhīvā. Dokumentu meklēšana tiek veikta ātri un ērti ne tikai pēc nosaukuma, bet arī pēc dokumentu kartes vai AC rekvizītiem. Meklēšanas rezultāti tiek rādīti tikai tad, ja jums ir piekļuves tiesības dokumentiem. Meklēšanas parametri tiek saglabāti filtra formātā, turpmāk var ātri meklēt dokumentus pēc saglabātajiem parametriem.

Trūkums: pilna teksta meklēšanas trūkums dokumentos.

Administratīvie iestatījumi.

Lielo uzņēmumu filiālēs ir ērti uzraudzīt situāciju. Vienā logā apvienotas vairākas sistēmas, organizējot vienotu nodaļu informācijas sistēmu un kvalitatīvu informācijas apmaiņu. Lietotājam pieder viss nepieciešamo informāciju par ārēju sistēmu, neizejot no savas lapas. Ir ērti pārslēgties starp uzņēmuma nodaļu lapām. Papildus pieejama informācija par darbību veikšanu, aktualitātēm, dokumentu apskati, biznesa procesu izpildes uzsākšanu.

Ir pieejama vispārīga informācija par visām filiālēm un nodaļāmvadības komanda. Datus par nodaļām un darbiniekiem var paplašināt.

Darbinieku nomaiņa tiek veikta īpašā sadaļā. Aizvietojumi tiek automātiski noņemti termiņa beigās. Instalējot nomaiņu, uzdevumi pēc procesiem tiek automātiski pārsūtīti uz to. Sistēma ziņo par vienreizēju uzdevumu un šī darbinieka prombūtni, piedāvājot izvēlēties citu veicēju.

Speciālajā sadaļā "Prombūtnes grafiks" tiek parādīts to darbinieku saraksts, kuri uz noteiktu laiku atrodas prombūtnē no darba vietas.

Biznesa procesu modelēšana.

Biznesa procesu modelēšana tiek veikta īpašā grafiskā redaktorā " Dizaineris ELMA" ar vienkāršu un saprotamu grafisko interfeisu. Biznesa procesu aprakstīšanas apzīmējums ir BPMN 2.0, kas ir ērts darba ķēžu aprakstīšanai un satur gandrīz visus nepieciešamos primitīvus. Biznesa analītiķis var izstrādāt biznesa procesus bez programmētāja palīdzības. Jūs varat izstrādāt vadības modeli uzņēmumā un veikt izmaiņas procesos, atrodoties ceļā, neapturot sistēmu.

Dokumentu apriti uzņēmumā var organizēt pa jebkuras sarežģītības maršrutiem. Dokumenta maršruts atspoguļo, caur kuriem darbiniekiem šis dokuments izies, kā arī plānotā darba kārtību un raksturu. Procesa grafiskais modelis tiek izveidots, ar peli no paletes velkot nepieciešamos darbību blokus, pēc kuriem darbības tiek savienotas ar pārejām. Pārejām varat pievienot komentārus.

Datu un darbību drošība.

Jebkurš lietotājs no jebkuras vietas ar piekļuvi internetam var ievadīt savu pieteikumvārdu un paroli un pieteikties ELMA sistēmā. Šī pieteikšanās pēc noklusējuma ir konfigurēta visiem lietotājiem, taču ir trīs galvenie veidi, kā nodrošināt pieteikšanos:

1. Piesakieties tikai caur uzticamām ierīcēm. Ja ieraksts ir noPC vai mobilaisierīce, kas nav uzticamo ierīču sarakstā, sistēma ziņos, ka nav iespējams pieteikties.

2. Pieteikšanās ar marķieri. Token - ierīce, kas ir piesaistīta lietotāja kontam un atbilst tikai tam. Turklāt individuālam lietotājam ir savs PIN kods. Tokenā var ierakstīt vairākas elektroniskās atslēgas-konteinerus vienlaikus - lai ievadītu dažādas sistēmas, nevis tikai ELMA lai lietotājam nebūtu jānēsā vesela atslēgu kaudze.

3. Sertifikāta ieraksts. Mehānisms darbojas aptuveni tādā pašā veidā. Lietotājs piesaista sertifikātu savam kontam. Sistēmā var pieteikties, izmantojot sertifikātu tikai no konkrētas darba vietas. Šī funkcija ir pieejama tikai pārlūkprogrammās. Mozilla Firefox un Internet Explorer.

Lai vienotos, parakstītu dokumentu vai tā versiju, tiek izmantots elektroniskais ciparparaksts. Tajā pašā laikā neviens cits lietotājs, pat zinot paroli, nevarēs vienoties vai parakstīt dokumentu.

ELMA ļauj iestatīt piekļuves tiesības dažādiem sistēmas objektiem. Tiesību pārvaldības pamatā ir organizācijas struktūras elementu un atsevišķu sistēmas lietotāju loma, iestatīšanas process sastāv no amatu, nodaļu un nodaļu grafiskā attēlojuma un atbildības sadales.