Në ditët e sotme, shumë kompani kanë partnerë të huaj apo degë të huaja, ndaj njohja e një sekretarie apo asistenteje personale në gjuhën angleze nuk është një trend mode, por një nevojë urgjente. Sot do të flasim për mënyrën e përgatitjes së duhur të disa llojeve të dokumenteve që shpesh i besohen sekretarit.
SHËNIME TË ZYRËS
Memorandum- këto janë mesazhe të shkruara brenda kompanive ose brenda divizioneve të kompanisë. Ato zakonisht janë të destinuara për njoftime, diskutime të proceseve të biznesit, raportim mbi punën e kompanisë dhe shpërndarjen e informacionit midis punonjësve. Një memo është një dokument publik, kështu që nuk duhet të shkruani asnjë informacion konfidencial në të.
Zakonisht shkruhet në një stil joformal. Një memo nuk duhet të jetë shumë e shkurtër ose tepër zyrtare, por inkurajohet konciziteti. Struktura e memorandumit është si më poshtë: informacioni më i rëndësishëm është vendosur në paragrafin e parë dhe në paragrafët në vijim është shpjeguar më në detaje. Të gjitha shënimet përmbajnë elementet e mëposhtme:
- marrësi: rreshtuar majtas, në krye të faqes;
- dërguesi: lënë i justifikuar, drejtpërdrejt poshtë marrësit;
- data: lënë i justifikuar, nën dërguesin;
- tema: lënë i justifikuar, nën datën.
Për memorandumet e shërbimit, është e zakonshme të përdoret letër e bardhë për printim, A4 ose më e vogël (memorandumet e shërbimit duhet të vendosen në tabaka për dokumentet hyrëse).
Mos u hutoni duke dërguar një numër të tepërt memorandumesh - mbani mend se çdo punonjës është i zënë dhe ka një punë për të bërë. Disa njerëz mendojnë se memorandumet janë mjete efektive të menaxhimit, por kjo nuk është plotësisht e vërtetë. Megjithëse memorandumet mund të përdoren për të drejtuar punë dhe sugjerime, kritikat dhe lavdërimet më së miri i drejtohen personit personalisht.
Pavarësisht se shumica e informacionit sot transmetohet nëpërmjet e-mail duke futur një mesazh në fushën e letrës, përdorimi i shënimeve të shërbimit (dokumenteve) të bashkangjitura mbetet një element i rëndësishëm në korrespondencën e biznesit. Kur dërgoni dokumente me postë elektronike, mos harroni për ekzekutimin e tyre të saktë (Shembuj 1, 2).
SHEMBULL 1
|
Për: Igor Ivanov / Igor Ivanov
Nga: Julia Sergeeva / Julia Sergeeva Zëvendëspresidenti i Komunikimeve ZAO Funny Cats / Zëvendës President i Marrëdhënieve me Publikun, Fanny Cats CJSC Bashkangjitur: Raport paraprak # 08/2011 / Raport paraprak nr. 8/2011 OAL (kopje) / Deklarata e llogarisë (kopje) Memorandum / Memo Kërkoj të pranoj në llogarinë 52 300 (pesëdhjetë e dy mijë e treqind) rubla që kam nxjerrë si kompensim ditore për udhëtimet e mia të para të punës në Suedi dhe Itali pa faturë (ka humbur). Ju lutemi merrni parasysh shumën prej 52,300 (pesëdhjetë e dy mijë e treqind) rubla të marra si udhëtim pune për dy udhëtimet e mia të para pune në Suedi dhe Itali pa çek, sepse ai ishte i humbur. _________________ / Julia Sergeeva / Julia Sergeeva |
SHEMBULL 2
|
Për: Departamenti i Marketingut ZAO Macet qesharake / Departamenti i Marketingut Fanny Cats CJSC Nga: Igor Ivanov / Igor Ivanov Drejtori Menaxhues Funny Cats, ZAO / Drejtor Menaxhues i ZAO Fanny Cats Tema: Prezantimi i klientit / Prezantimi i klientit Prezantimi i marketingut të produkteve të reja që përgatitët javën e kaluar ishte i jashtëzakonshëm! Entuziazmi juaj, strategjia e shitjeve dhe njohuritë e produktit ishin mbresëlënëse dhe sigurisht vulosën marrëveshjen me partnerin tonë. Faleminderit për punën dhe përkushtimin tuaj të jashtëzakonshëm! Urimet e mia për të gjithë ju! Vitrina e shitjeve për produktin tonë të ri që përgatitët javën e kaluar ishte e mrekullueshme! Entuziazmi juaj, strategjia e shitjeve dhe njohuritë e produktit kanë qenë mbresëlënëse dhe sigurisht që do të garantojnë një marrëveshje me partnerin tonë. Faleminderit për punën dhe përkushtimin tuaj të jashtëzakonshëm ndaj kompanisë! Urime për të gjithë ju! Sinqerisht i juaji, / Sinqerisht, Igor Ivanov / Igor Ivanov |
Letër shkarkimi
Letër dorëheqje- ky është një dokument zyrtar me të cilin një punonjës njofton për shkarkimin e tij nga një pozicion ose nga një njësi. I shërbehet mbikëqyrësit të menjëhershëm. Nëse kompania është e huaj, aplikacioni mund të shkruhet në anglisht.
Pse është e nevojshme të paraqisni një letër dorëheqjeje? Para së gjithash, për të mbajtur marrëdhënie të mira me punëdhënësin dhe organizatën në të cilën keni punuar dhe për të marrë një përgjigje pozitive (letra rekomandimi). Edhe nëse në disa kompani mjafton një deklaratë gojore e pushimit nga puna, letra e pushimit nga puna mund të mbahet nga punëdhënësi dhe punonjësi dhe të përdoret në aspektin ligjor nëse është e nevojshme.
Ka shumë mundësi për të shkruar deklarata në anglisht, por gjithçka varet nga kompania specifike dhe standardet e pranuara të mbajtjes së të dhënave. Por ka pika të rëndësishme: për shembull, data e pushimit nga puna, data e shkrimit dhe nënshkrimi personal duhet të jenë të pranishme në tekstin e aplikimit.
Në fund të aplikacionit, është e domosdoshme të tregohen kopjet që u drejtohen personave të ndryshëm nga mbikëqyrësi i menjëhershëm (për shembull, menaxheri i burimeve njerëzore ose drejtuesi i kompanisë).
Letra e dorëheqjes duhet të shkruhet me kompetencë dhe në mënyrë koncize në një stil biznesi, bazuar në karakteristikat strikte gjuhësore të natyrshme në anglishten moderne.
Sidoqoftë, vërejmë se gjëja kryesore në këtë situatë është të jesh në gjendje t'i thuash lamtumirë kompanisë me një shënim të mirë. Ky është një nga komponentët e suksesit në karrierë dhe rritjes profesionale.
Më poshtë është një letër dorëheqje standarde aktuale në gjuhën angleze nga MB (Pra. 3).
SHEMBULL 3
|
083, Oxford Road / 083 Oxford Road Manchester, NH 23432 / Mançester, NH 23432 Për: znj. Ann Clark / Zonja Anne Clark Specialist i lartë i shitjeve MA Tregti / Specialist i lartë i shitjeve MA Trade E nderuara znj. Clark, Ju lutem, pranoni këtë letër si një dorëheqje zyrtare nga pozicioni im si Menaxher Shitjesh, me datën e hyrjes në fuqi më 24 shtator 2011. Po largohem nga ky pozicion sepse më është shfaqur mundësia për të studiuar Master në Administrim Biznesi. E kuptoj që ky pozicion kërkon vëmendjen time të plotë dhe, për rrjedhojë, nuk do të më lejojë të studioj me kohë të pjesshme. Falenderoj MA Trade për mundësinë e dhënë dhe ju falënderoj veçanërisht për trajnimin dhe profesionalizmin tuaj të vyer. Do të isha më se i lumtur të jepja kompania një muaj për të gjetur një zëvendësues për pozicionin tim. E nderuara zonja Clark, Ju lutem pranoni këtë kërkesë si dorëheqjen time zyrtare nga pozicioni i menaxherit të shitjeve nga 24 shtator 2011. Po largohem nga ky pozicion për shkak të mundësisë për të studiuar dhe për të marrë titullin master në Menaxhim Ndërmarrjesh. Puna në këtë pozicion kërkon fokusin tim intensiv dhe është e vështirë për mua të gjej mundësi për trajnime shtesë. Falenderoj MA Trade për mundësitë e ofruara për mua dhe ju personalisht për njohuritë dhe profesionalizmin që keni ndarë me mua gjatë gjithë kësaj kohe. Jam i lumtur t'i jap kompanisë 1 muaj për të gjetur një kandidat për pozicionin tim. Me shumë sinqeritet i juaji, / Sinqerisht, Juliet Pratt / Juliet Pratt Menaxher i shitjeve, MA Tregti / Menaxher i shitjeve MA Tregtisë Cc: Znj. Cecilia Rodriguez, Menaxher i Burimeve Njerëzore / Cc: Cecilia Rodriguez, Menaxhere e Burimeve Njerëzore |
Moderne emailet, të dërguara nga punonjësit me njëri-tjetrin me postë, si rregull, janë mjaft të shkurtra, mund të jenë edhe formale dhe joformale. Por edhe nëse letra është jozyrtare, ajo duhet të jetë e rregullt dhe e lehtë për t'u lexuar dhe asimiluar informacionin.
Më poshtë janë disa opsione për dizajnin standard të mesazheve të postës elektronike (fillimi dhe mbarimi), në varësi të marrësit, detyrave aktuale dhe marrëdhënies tuaj.
|
A jeni i njohur |
A e njihni njëri-tjetrin |
Ju nuk jeni të njohur |
Pershendetje te dashur miq! V Letër Biznesiështë e rëndësishme të përdorni stilin dhe tonin e duhur të gjuhës. Prandaj, duhet të shmangni:
- shprehjet bisedore, zhargon dhe zhargon
- shkurtesat (Unë jam; është; mos, etj., përdorni forma të plota)
- fjalë të ngarkuara emocionalisht - të tmerrshme, mbeturina, etj.
Struktura e letrës në anglisht:
- Adresa e dërguesit
- Data (data)
- Adresa e marrësit (adresa e brendshme)
- përshëndetje
- Fjalia hapëse
- Trupi i letrës
- Fjalia mbyllëse
- Fraza e fundit e sjellshme (mbyllje kompliment)
- Nënshkrimi i dërguesit
- rrethim
Shembull i një letre biznesi
Shprehjet standarde në korrespondencën e biznesit
| 1. Apelim | |
| Të nderuar Zotërinj, Të nderuar Zotëri apo Zonjë | (nëse nuk e dini emrin e adresuesit) |
| I nderuar zoti, zonja, zonja ose znj | (nëse e dini emrin e adresuesit; në rast se nuk e dini gjendjen martesore të gruas, duhet të shkruani znj. gabim i madhështë përdorimi i frazës "Zonja ose Zonja") |
| I dashur Frank, | (Duke iu drejtuar një personi të njohur) |
| 2. Hyrja, komunikimi i mëparshëm. | |
| Faleminderit për emailin tuaj të (datës)… | Faleminderit për letrën tuaj nga (numri) |
| Më tej në emailin tuaj të fundit... | Duke iu përgjigjur letrës suaj... |
| Kërkoj falje që nuk kam kontaktuar me ju më parë ... | Kërkoj falje që nuk ju kam shkruar akoma... |
| Faleminderit për letrën tuaj të 5 marsit. | Faleminderit për letrën tuaj të 5 marsit |
| Në lidhje me letrën tuaj të datës 23 mars | Në lidhje me letrën tuaj të datës 23 mars |
| Në lidhje me reklamën tuaj në "The Times" | Rreth reklamës suaj në Times |
| 3. Tregimi i arsyeve të shkrimit të letrës | |
| Po shkruaj për të pyetur | Unë po ju shkruaj për të zbuluar ... |
| Po shkruaj për të kërkuar falje | Unë po ju shkruaj për të kërkuar falje për ... |
| Po shkruaj për të konfirmuar | Unë po ju shkruaj për të konfirmuar ... |
| Unë po shkruaj në lidhje me | Unë po ju shkruaj në lidhje me ... |
| Duam të theksojmë se... | Ne dëshirojmë të tërheqim vëmendjen tuaj për... |
| 4. Kërkesë | |
| A mund të... | a mund të… |
| Do të isha mirënjohës nëse mund të... | Do të isha mirënjohës nëse... |
| Unë do të doja të marr | Unë do të doja të marr…… |
| Ju lutem mund të më dërgoni ... | Mund të më dërgoni ... |
| 5. Marrëveshje me Kushtet. | |
| Do të isha i kënaqur të... | do të isha i lumtur… |
| do të isha i lumtur | do isha i lumtur… |
| do të isha i lumtur | do të isha i lumtur… |
| 6. Lajmi i keq | |
| Për fat të keq ... | Për fat të keq… |
| Kam frikë se... | Kam frikë se… |
| Më vjen keq t'ju informoj se | E kam të vështirë ta them, por... |
| 7. Bashkëngjitje letrës e materialeve shtesë | |
| Kemi kënaqësinë t'ju bashkojmë... | Jemi të lumtur të investojmë... |
| Bashkangjitur do të gjeni... | Në skedarin e bashkangjitur do të gjeni... |
| Ne bashkojmë ... | Ne bashkojmë ... |
| Ju lutem gjeni bashkangjitur (për e-mail) | Dosjen e bashkangjitur e gjeni... |
| 8. Shprehni mirënjohje për interesimin tuaj. | |
| Faleminderit për letrën tuaj të | faleminderit per letren |
| Faleminderit që pyetët | Faleminderit për interesimin tuaj… |
| Ne dëshirojmë t'ju falënderojmë për letrën tuaj të ... | Ne dëshirojmë t'ju falënderojmë për... |
| 9. Kalimi në një temë tjetër. | |
| Ju njoftojmë gjithashtu... | Gjithashtu dëshirojmë t'ju informojmë për... |
| Lidhur me pyetjen tuaj rreth... | Lidhur me pyetjen tuaj rreth... |
| Në përgjigje të pyetjes (kërkesës) tuaj në lidhje me ... | Në përgjigje të pyetjes suaj për... |
| Unë gjithashtu pyes veten nëse ... | Jam i interesuar edhe per... |
| 10. Pyetje shtesë. | |
| Jam pak i pasigurt për... | Jam pak i pasigurt për... |
| Unë nuk e kuptoj plotësisht se çfarë ... | Nuk e kuptova plotësisht ... |
| A mund të shpjegoni ... | A mund të shpjegoni ... |
| 11. Transferimi i informacionit | |
| po i shkruaj te lejoj ty dije se... | Unë po shkruaj për të raportuar ... |
| Ne jemi në gjendje t'ju konfirmojmë… | Mund të konfirmojmë... |
| Jam i lumtur t'ju them se... | Kemi kënaqësinë të njoftojmë... |
| Me keqardhje ju njoftojmë se... | Fatkeqësisht, duhet t'ju informojmë për... |
| 12. Ofroni ndihmën tuaj | |
| Dëshironi që unë të ...? | A mund ta bej) ...? |
| Nëse dëshironi, do të isha i lumtur të... | Nëse dëshironi, do të isha i lumtur të ... |
| Më tregoni nëse dëshironi që unë të... | Më njoftoni nëse keni nevojë për ndihmën time. |
| 13. Përkujtim i një takimi të planifikuar ose pritje për një përgjigje | |
| Unë pres që të ... | po pres me padurim, |
| dëgjojmë nga ju së shpejti | kur mund të të dëgjoj përsëri |
| takohemi të martën e ardhshme | shihemi të martën e ardhshme |
| shihemi të enjten e ardhshme | takohemi të enjten |
| 14. Nënshkrimi | |
| Përshëndetje të përzemërta, | Sinqerisht… |
| I juaji me besnikëri, | Sinqerisht juaji (nëse emri i personit nuk ju dihet) |
| Ju sinqerisht, | (nëse e dini emrin) |
Si t'i përgjigjeni ankesave
Anglisht për Biznes_1
- A mund të duroni me mua për 10 minuta, ndërsa unë të arrij në fund të asaj që shkoi
gabim ketu? - Më vjen tmerrësisht keq për problemet që po përjetoni.
- Mund ta imagjinoj që ishte e tmerrshme.
- Unë propozoj që ne t'ju ofrojmë një lloj kompensimi.
- Do të sigurohem që të ketë përfunduar deri në fund të javës.
- Kjo duhet të ketë qenë e tmerrshme.
- A mund të më thoni saktësisht se çfarë ndodhi?
- Unë kërkoj falje për pjesën tonë në këtë.
Tani ju përgjigjuni
Anglisht për Biznes-2
1 Dhe më duhej të prisja për më shumë se një orë në aeroport përpara se taksi të vinte për të më marrë.
…
2 E gjithë konferenca ishte një farsë! Delegatët po enden nga dhoma në
dhomë dhe askush nuk e dinte se ku duhet të ishin apo çfarë po ndodhte. Çfarë shkoi keq?
…
3 Dhe për të gjithë ishte faji i kompanisë suaj.
…
4 Pra, çfarë do të bëni për këtë?
…
A flisni anglisht? - Big Train - komedi BBC
Përkundër faktit se mesazhet e shkruara me dorë janë zëvendësuar pothuajse tërësisht nga versionet elektronike, të printuara, rregullat në hartimin dhe paraqitjen e tyre korrekte nuk kanë ndryshuar. Një letër biznesi, veçanërisht në anglisht, hartohet sipas parimeve strikte që nuk duhet të shkelen. Në fund të fundit, shumë varet nga një letër biznesi: reagimi i duhur për ankesën, plotësimin e drejtë të kërkesës, lidhjen e kontratës dhe shumë momente të rëndësishme jetësore.
Një letër biznesi në anglisht mund të quhet "fytyra" e dërguesit, me anë të së cilës marrësi do të takojë autorin. Cila do të jetë kjo "fytyrë": e rregullt, e kuptueshme, e sjellshme, apo e ashpër dhe kaotike - rezultati i çështjes varet.
Llojet kryesore të letrave të biznesit, qëllimet e tyre
Dizajni i një mesazhi biznesi varet gjithashtu nga lloji i letrës, megjithëse rregullat për të gjithë korrespondencën e biznesit janë pothuajse të njëjta. Cilat janë letrat e biznesit të shkruara më shpesh?
Letër kërkuese
Ata e shkruajnë atë nëse janë të interesuar për detajet e informacionit rreth mallrave dhe shërbimeve.
Leter ankese
Një letër e tillë përmban një ankesë për mallrat / shërbimet e marra, një përshkrim të kërkesave specifike dhe një listë të kërkesave për përmbushjen e tyre.
Letër përgjigje
Ose në një mënyrë tjetër të quajtur kuotim i përgjigjes. Teksti i një mesazhi të tillë dërgohet në përgjigje të një letre hetimore dhe përmban informacionin për të cilin është bërë hetimi.
Letër aplikimi
Ose letër deklaratë. Është një aplikim nëse doni të gjeni një punë, të hyni në një institucion arsimor, të bëheni anëtar i një ekipi që punon për një qëllim.
Letër pranimi
Ky lloj letre biznesi është një përgjigje ndaj një aplikacioni me një përgjigje pozitive. Njoftohet se aplikanti është punësuar, studiuar.
Letër refuzimi
E kundërta e saktë e asaj të mëparshme, domethënë një refuzim ndaj dërguesit të aplikacionit.
Letër falenderimi
Ky tekst përmban mirënjohje për shërbimet e bëra, mallra cilësore, ndihmë në zgjidhjen e çështjeve të ndryshme të biznesit.
Letër komerciale
Ose një ofertë komerciale. Ai i drejtohet në formë zyrtare një partneri të mundshëm për bashkëpunimin e dëshiruar të biznesit. Letra zbulon avantazhet e këtij bashkëpunimi, ofron kushte specifike.
Këtu përfshihet edhe një letër në vazhdim.
Letër urimi
Parimet bazë të projektimit
Kur përgatitni një letër biznesi, përveç rregullave të qarta, ka shumë nuanca që duhet të merren parasysh. Dizajni grafik dhe stili i të shkruarit, nëse nuk respektohen këto hollësi, mund të kenë një ndikim negativ në rezultatin e komunikimit dhe në bashkëpunimin e mëtejshëm të biznesit.
1. Kohët e fundit anuloi rregullin e "vijës së kuqe"., domethënë, tani është zakon të shkruhet një paragraf i ri pa dhëmbëzim nga e majta. Kjo vlen si për tekstet e shkruara me dorë ashtu edhe për ato të shtypura.
2. Shkronja nuk duhet të duket si një “fletë” e vazhdueshme. Teksti i ngurtë, veçanërisht kur bëhet fjalë për korrespondencën e biznesit, është i vështirë për t'u vizualizuar dhe i bezdisshëm.
3. Shkurtesat nuk lejohen në letrat e biznesit. marrë në fjalime ose korrespondencë joformale. Sidoqoftë, për t'i dhënë letrës një ton dashamirës, mund të fshini disa nëse mungesa e tyre nuk ndikon në kuptimin e kuptimit.
Për shembull:
Duke pritur përgjigjen tuaj - asnjë temë (pa humbur kuptimin) nuk lejohet.
4. Nëse toni i letrës që në fillim është marrë rreptësisht zyrtar, atëherë nuk mund të kaloni në një më të lirë. Dhe anasjelltas: kur u zgjodh një stil paksa i relaksuar në "titullin" (hyrjen) e tekstit, atëherë nuk ka nevojë të tronditni marrësin me një kalim të mprehtë në një ton shumë të rreptë.
5. Teksti është i ndarë në paragrafë sipas parimit “mendim i ri – paragraf i ri”, mes tyre duhet të ketë vija-hapësira. Nëse vëllimi i letrës është i madh dhe gjithçka nuk përshtatet në një faqe, është kategorikisht e pamundur të përpiqeni të deklaroni gjithçka në një fletë dhe të hiqni hapësirat. Teksti me paragrafë të ndjekur saktë në dy (ose më shumë) faqe - opsioni i saktë; shkronja pa hapësira, por në një faqe - e pavlefshme.
6. Nëse mund të shprehni me qetësi disa pyetje në një mesazh miqësor, ngrini tema të ndryshme, atëherë kjo nuk mund të bëhet me shkresë zyrtare. Nëse ka disa probleme, më e rëndësishmja duhet të theksohet sipas rëndësisë, dhe pikërisht kësaj duhet t'i kushtohet një tekst. Edhe vetëm dy tema nuk duhet të kombinohen në një shkronjë - është më mirë të shkruani dy të veçanta.
7. Një letër biznesi duhet të jetë sa më e shkurtër që të jetë e mundur. Nuk ka nevojë të "përhapni mendimin përgjatë pemës", të pikturoni pretendimet ose të flisni për përshtypjet me ngjyra - vetëm fakte dhe deri në pikën.
8. Edhe nëse përmbajtja e tekstit është negative, toni i tij mbetet i sjellshëm. Përdorimi i idiomave zhargone të ngarkuara emocionalisht është gjithashtu i papranueshëm. Nuk rekomandohet përdorimi i tij në një letër zyrtare: për shembull, në vend që të vazhdoni, është më mirë të shkruani vazhdim.
Përveç të gjitha sa më sipër, struktura grafike e letrës është jashtëzakonisht e rëndësishme, këtu rregullat janë uniforme dhe duhen ndjekur.
Struktura e duhur
1. Apelim
Rreshti i parë është një apel që fillon me Dear. Nuk është aspak "i dashur", siç thotë përkthimi i drejtpërdrejtë: fjala do të thotë "i respektuar".
Kur specifikoni pozicionin e marrësit, të gjitha fjalët shkruhen me shkronjë të madhe.
I dashur Menaxher Shift- I nderuar drejtues turni.
Kur teksti hartohet pa informacion specifik për pozicionin ose emrin, mbiemrin e adresuesit, duhet të shkruani:
I nderuar zotëri- mesazhi do t'i dërgohet një personi mashkullor;
Te nderuar zoterinj- apel, nëse letra është e destinuar për një grup burrash.
e dashur zonje- nëse marrësi është një zonjë. Ose Të nderuara zonja kur parashikohet komunikimi zyrtar me një ekip thjesht femëror.
I nderuar Z. Wakeson (E nderuar zonja Wakeson)- dihet emri i marrësit (ose marrësit). Kur autori i letrës di për statusin e martuar të një zonje, mund të shkruani përpara mbiemrit znj... Letra është e destinuar për një person të pamartuar - e lejuar Zonja... Sidoqoftë, një rregull i pashprehur është shfaqur në korrespondencën moderne të biznesit: konsiderohet e pasjellshme të theksohet statusi martesor i një gruaje; në një letër biznesi, është më mirë të filloni një apel ndaj saj me Znj.
I dashur Dimitri- fillimi i një letre me emër lejohet nëse bashkëbiseduesi është një partner biznesi afatgjatë, i njohur mirë për autorin.
2. Parathënie
Paragrafi i dytë është një parathënie që përmban saktësisht një fjali. Toni i tij është dashamirës, edhe nëse kuptimi i letrës është negativ.
E vlerësojmë durimin tuaj, por kishim arsye serioze për të vonuar përgjigjen. - E vlerësojmë durimin tuaj, ka pasur arsye serioze për vonesën në përgjigje.
Faleminderit që na dërguat letrën tuaj të aplikimit, CV-ja juaj është shkruar shumë profesionalisht. - Faleminderit që na dërguat një aplikim, CV-ja juaj është shkruar shumë profesionalisht.
3. Pjesa kryesore. Mendimi kryesor
Pjesa e tretë e një letre biznesi, e cila mund të përmbajë disa paragrafë, është ajo kryesore, ajo përcakton idenë kryesore. Nga njëra anë, ju duhet të shprehni thelbin sa më saktë dhe në detaje që të jetë e mundur, nga ana tjetër, shmangni frazat e rënda dhe detajet e panevojshme. Është më mirë të përdorni fraza me do / mund / duhet në vend të fjalive nxitëse.
Për shembull:
Ju lutem më dërgoni detajet e porosisë nr.… (Ju lutemi më dërgoni detajet e porosisë nr.…) - nuk rekomandohet.
A do të ishit kaq të sjellshëm të më dërgoni ... është një opsion shumë më i mirë.
Me informacion negativ në letër, kërkohen shprehje që zbutin tonin negativ. Askush nuk e di se si do të zhvillohet më tej marrëdhënia me marrësin: sot kontrata është ndërprerë, ose punonjësi pushohet nga puna dhe pas njëfarë kohe situata mund të ndryshojë. Prandaj, kërkohen shprehje të llojit:
Na vjen shumë keq - Ju kërkojmë ndjesë të madhe;
Fatkeqësisht - Fatkeqësisht;
Kërkojmë falje për ... - Kërkojmë falje për ...
4. Përfundim
Pjesa e parafundit e një letre biznesi është një përfundim i shkurtër. Ai, si hyrja, përbëhet nga një fjali, maksimumi dy në raste të rralla. Ky paragraf përmban idenë e përgjithshme të letrës dhe motivon për komunikim të mëtejshëm.
Shpresoj që bashkëpunimi ynë të jetë shumë efektiv. - Shpresoj që bashkëpunimi ynë të jetë shumë efektiv.
Mezi pres përgjigjen tuaj për ankesën time. “Mezi pres përgjigjen tuaj për ankesën time.
5. Frazat e mirësjelljes dhe nënshkrimi
Letra e biznesit përfundon në dy pjesë, e para përmban një frazë mirësjelljeje, për shembull:
Përshëndetje - С Urimet më të mira;
Faleminderit shumë për bashkëpunimin - Shumë faleminderit për bashkëpunimin;
Me respekt dhe përshëndetje - Përshëndetje dhe përshëndetje.
E rëndësishme: pas frazës së mirësjelljes vihet presje, pas emrit dhe mbiemrit me kalimin në pozicion - nr. Shkruhet emri dhe mbiemri, pastaj pozicioni, asnjëherë anasjelltas.
Për shembull:
Përshëndetje të përzemërta,
Peter Makhon
Pit Boss.
Urimet më të mira,
Peter Mahon
Drejtues turni.
Shembull i një letre ankese
Më poshtë është një shembull i një letre ankese biznesi:
Po ju shkruaj për t'ju informuar se sot në mëngjes kam marrë pakon dhe kam një ankesë për dyqanin tuaj.
Kur erdha në zyrën tonë postare, u befasova shumë që pakoja ime ishte dëmtuar dhe ngjitur me shirit. Punonjësi i postës më dha letrën zyrtare, se pakoja ime është marrë kështu (e bashkangjit ekranin). Hapa pakon dhe e gjeta bosh. Ku është iPhone im që bleva në dyqanin tuaj? Dyshoj se është vjedhur. A do të ishit kaq të sjellshëm për të bërë rimbursimin e plotë në kartën time të kreditit?
Fatkeqësisht, nuk e kam marrë mallin nga ju, por jam i sigurt se nuk është faji juaj.
Sapo të ktheni paratë e mia, unë do t'ju jap yjet më të mirë në komente.
I juaji me besnikëri,
Mira Simonian.
Zonja dhe zoterinj!
Po ju shkruaj për t'ju informuar se sot në mëngjes mora pakon time, dhe kam një ankesë për dyqanin tuaj, kur mbërrita në postë, u habita jashtëzakonisht që pakoja ime ishte dëmtuar dhe vulosur. Punonjësi i postës më dha një letër zyrtare që ngastra ishte dorëzuar në këtë formë (unë bashkangjit ekranin).
Të gjithë e dinë që rubrika "njohuri e gjuhëve të huaja" është në rezymenë e çdo kompanie serioze. Dhe nëse shkruani "posedim falas" në një kolonë të tillë, atëherë shanset për të marrë një gjë të mirë rriten shumë herë. Dhe shprehja "anglisht biznesi" ka një efekt pothuajse magjik.
Në mënyrë tipike, anglishtja e biznesit kërkon komunikim me shkrim. Dhe kjo është e mirë. Së pari, ekziston gjithmonë mundësia për të menduar dhe për të hyrë në fjalor. Së dyti, ka kaq shumë shprehje standarde saqë një person që flet anglisht nga niveli Pre-Intermediate e lart vështirë se do ta ketë të vështirë të shkruajë një letër të mirë dhe t'ia dërgojë partnerëve të biznesit.
Gjëja kryesore në shkrimin e një letre është inkuadrimi i saj. Domethënë fillimi dhe mbarimi. Siç thonë ata, ata përshëndeten nga veshjet e tyre, por fjalët e fundit mbahen mend më së miri (falë Stirlitz). Prandaj, nëse e filloni adresën tuaj saktë dhe e përfundoni po aq saktë, atëherë vetë thelbi i letrës do të perceptohet më mirë, dhe përshtypja e përgjithshme e fjalës suaj në përgjithësi mund të luajë një rol vendimtar.
Duke iu përmbajtur disa rregullave të të shkruarit, patjetër do të arrini sukses. Le të fillojmë të shkruajmë një letër biznesi në anglisht!
pershendetje
Siç i ka hije të gjithëve njerëz të sjellshëm: Çdo komunikim fillon me një përshëndetje. Dhe në të njëjtën mënyrë jo të ndërlikuar, struktura e një letre biznesi gjithashtu fillon me një përshëndetje.
I nderuar Zotëri apo Zonjë- një apel për një person nëse nuk e dini as emrin, as titullin, apo edhe atë, nëse është burrë apo grua. E rëndësishme: pas kësaj përshëndetjeje nuk ka asnjë pikëçuditëse! Dhe madje asnjë shenjë pikësimi nuk vihet fare, thjesht fjalia tjetër vjen nga një rresht i ri. Mund të vendosni presje nëse vërtet dëshironi.
I nderuar zoti White(Ms White / Mrs White / Miss Catcher) - një apel për adresuesin me mbiemër (pas z., znj, etj., emri nuk është vendosur!) Shpresoj që të gjithë ta mbajnë mend që z është një apel për një burrë, zonjusha është për një grua e pamartuar, zonja - e martuar, zonja - për një grua që nuk dëshiron të theksojë statusin e saj martesor.
E rëndësishme: mos e shkruani kurrë fjalën e plotë Zotëri, Zonjë - vetëm në shkurtim (Z., Znj)!
I nderuar zoti John- adresimi i adresuesit me emër (me një njohës më të afërt të biznesit)
I dashur Nick- duke iu drejtuar me emër adresuesit me një të njohur biznesi shumë të vjetër, pothuajse miqësor
Është e rëndësishme t'i kushtoni vëmendje thirrjeve për një grua. Në ditët e sotme, tërheqja universale e zonjës është shumë e zakonshme (kjo është edhe e martuar edhe e pamartuar). Prandaj, në letrat e biznesit, ata shpesh shkruajnë në këtë mënyrë, në mënyrë që të mos ofendojnë :) Nëse e dini me siguri që adresuesi është një grua e martuar, mund të tregoni me siguri znj. Por nëse e dini që definitivisht nuk jeni martuar, është më mirë të mos rrezikoni me Miss-in. Sepse disa janë, çuditërisht, të ofenduar.
Pas përshëndetjes, mund t'i kujtoni vetes. Më saktë, për komunikimin e fundit: me e-mail, me telefon, personalisht etj. Edhe nëse kujtesa e adresuesit nuk është vashë dhe ju është drejtuar 5 minuta më parë.
Ju falënderoj për mesazhin tuaj.- Ju falënderoj për mesazhin tuaj.
Faleminderit për emailin tuaj të…- Faleminderit për emailin tuaj nga (data) ...
Duke iu referuar thirrjes suaj telefonike / letrës së (datës) / reklamës në "NW Magazine" ...- në lidhje me telefonatën / letrën (datën e tillë) / njoftimin në NW Magazine ...
Në përgjigje (në përgjigje / në përgjigje) të kërkesës suaj ...- Në përgjigje të kërkesës suaj ...
Në përputhje (në përputhje) me kërkesën tuaj ...- Në përputhje me kërkesën tuaj ...
Në përputhje me kërkesën tuaj...- Në përmbushje të kërkesës suaj ...
Në vazhdim të bisedës sonë / bisedës telefonike ...- Vazhdojmë bisedën tonë / bisedë telefonike etj.
Ne po ju shkruajmë në përgjigje të publikimit tuaj në…- Ne shkruajmë në përgjigje të publikimit tuaj në ...
Ne ishim të kënaqur që morëm kërkesën tuaj…- Ne ishim të kënaqur që morëm kërkesën tuaj ...
Arsyet e kontaktit
Pas përshëndetjes dhe kujtesës, duhet të ketë një frazë që do ta përditësojë adresuesin dhe do të shpjegojë pse në të vërtetë po ia dërgoni fare këtë letër.
Ne po shkruajmë për të pyetur rreth ...- Ne po shkruajmë për të pyetur për ...
Kërkojmë falje për...- Kërkojmë falje për...
Ne konfirmojmë se…- Ne konfirmojmë se ...
Ne dëshirojmë të sqarojmë ...- Ne dëshirojmë të sqarojmë ...
Ju lusim me mirësi të...- Ju lusim me mirësi...
Unë po shkruaj për të pyetur / për të kërkuar falje / në lidhje me / për të marrë më shumë detaje rreth / për të shpjeguar ...- Po ju shkruaj për të pyetur / për të kërkuar falje / në lidhje me / për të mësuar detaje rreth / për të shpjeguar ...
Kjo për të konfirmuar… Për të konfirmuar...
Me këtë ju njoftojmë... Me këtë ju njoftojmë...
Plotësimi i letrës
Kjo është fraza juaj tërheqëse.
Si gjithmonë, nëse keni ndonjë pyetje, ju lutemi dërgoni ato direkt tek unë... - Si gjithmonë, nëse keni ndonjë pyetje, ju lutem më kontaktoni drejtpërdrejt.
Nëse keni ndonjë pyetje mos ngurroni të më kontaktoni. / Nëse keni ndonjë pyetje, ju lutem mos ngurroni të më kontaktoni drejtpërdrejt- Nëse keni ndonjë pyetje, mos hezitoni të më kontaktoni / direkt me mua, ju lutem.
Nëse keni ndonjë pyetje, ju lutemi mos hezitoni të pyesni... - Nëse keni ndonjë pyetje, ju lutemi na kontaktoni pa hezitim (përkthim fjalë për fjalë).
Faleminderit dhe mezi pres të dëgjoj nga ju.- Faleminderit dhe mezi pres të dëgjoj nga ju.
Duke falenderuar paraprakisht.- Ju falenderoj paraprakisht.
Ju lutemi na kontaktoni përsëri nëse mund të ndihmojmë në çfarëdo mënyre.- Ju lutemi na kontaktoni përsëri nëse mund t'ju ndihmojmë në çfarëdo mënyre.
Nënshkrimi, ose formula e mirësjelljes
Prekja e fundit mbetet. Në letrat zyrtare ruse, gjithçka përfundon në një mënyrë standarde: "I juaji me besnikëri, ...". Në anglisht, është zakon të thuash "sinqerisht e jotja". Por në rusisht, në përputhje me etiketën, do të duhet të përktheni të gjithë njësoj si "me respekt".
I juaji me besnikëri,
Përshëndetje, ... (nëse emri i personit është i panjohur, d.m.th. letra fillon me të nderuar Zotëri ose Zonjë)
Ju sinqerisht,
Përshëndetje, ... (nëse e dini emrin, d.m.th. letra filloi me të nderuar z / z / z / znj / znj)
Nëse keni komunikuar me një person për një kohë të gjatë dhe i referoheni atij me një letër me emër, atëherë është e përshtatshme të përdorni ndonjë nga opsionet e mëposhtme (përkthyer si "urimet më të mira"):
Urimet më të mira
Përshëndetje të përzemërta,
Te falat me te ngrohta.
Për këtë - them lamtumirë.
Përshëndetje të përzemërta,
iLoveEnglish.
Shpresojmë që kjo letër biznesi shembull në anglisht do t'ju ndihmojë të gjeni Punë e re ose krijoni lidhje biznesi së shpejti.
Një letër zyrtare angleze nuk është e vështirë për t'u shkruar, por duhet të dini rendin e shkrimit të saj, pozicionin e secilës pjesë të saj individuale dhe se si duhet të duket në tërësi. Më poshtë mund të gjeni mostra të letrës zyrtare në anglisht. Shpresojmë që ata t'ju ndihmojnë të shkruani letrën tuaj.
Një shembull i një letre zyrtare në anglisht # 1 (në lidhje me shpalljen e pranimit në kurse)
I nderuar Zotëri apo Zonjë,
Po ju shkruaj për të pyetur për kurset e gjuhës të organizuara nga shkolla juaj. Mësova informacion në lidhje me të në gazetën lokale dhe do të doja të dija më shumë.
Edhe nëse nuk mund të vërtetoj njohuritë e mia të gjuhës angleze, pas vitesh të tëra që kam mësuar gjuhën në shkollë, mund të supozoj me siguri se jam një student i nivelit të lartë të mesëm. A jeni në gjendje të më ofroni ndonjë kurs që do të ishte i mirë për mua?
Nga reklama juaj e kuptoj që kurset tuaja janë falas. A janë falas për të gjithë, apo vetëm për nxënësit e shkollës suaj?
Pyetja e fundit që kam ka të bëjë me metodat tuaja të mësimdhënies. Duke qenë se shpresoj veçanërisht të përmirësoj rrjedhshmërinë time, do të doja të dija se sa vëmendje i kushtohet dhe cilat metoda përdoren nga mësuesit e shkollës për të zhvilluar aftësinë e të folurit. Është shumë e rëndësishme për mua, sepse rrjedhshmëria ime është ana më e keqe e anglishtes sime.
Unë jam duke pritur për të dëgjuar nga ju.
I juaji me besnikëri,
XYZ
Shembull i një letre zyrtare në anglisht # 2 (me pyetje në lidhje me një reklamë në një gazetë)
I nderuar Zotëri apo Zonjë,
Po ju shkruaj për të pyetur për apartamentet e pushimeve në Golden Sands të reklamuara në revistën “Pushime jashtë vendit” këtë muaj.
Në reklamën tuaj ju përmendët se të gjitha apartamentet janë me vetëbanim. A mund të më thoni se çfarë pajisje gatimi ka në kuzhinë? Mund të më thoni gjithashtu nëse ofrohen edhe enë gatimi?
Nga reklama juaj vura re se plazhi është mjaft afër. Megjithatë, unë gjithashtu do të doja të di nëse apartamentet kanë qasje në një pishinë.
Do të isha shumë mirënjohës nëse mund të më dërgonit një listë apartamentesh dhe çmimesh me qëllim që të bëni një rezervim në korrik.
I juaji me besnikëri,
Tom Smith
Shembull i një letre zyrtare në anglisht # 3 (në lidhje me njoftimin)
I nderuar Zotëri apo Zonjë
Po ju shkruaj sepse e pashë reklamën tuaj në rrjet dhe në pamje të parë më dukej interesante. Unë jam i interesuar për këtë reklamë më thellë sepse më pëlqen muzika rock, ndaj mendoj se do të ndihem rehat në këtë vend.
Mund të bëhem shitës biletash sepse jam i mirë në matematikë. Gjithashtu unë mund të jem një person që u jap yjeve të rock-ut gjithçka që u nevojitet sepse jam një person i dobishëm.
Do të doja të kisha pije dhe meze të lehtë gjatë festivalit. Sigurisht, të premtoj se nuk do të të zhgënjej dhe do të bëj atë që kërkon.
Nëse mundeni, ju lutem më dërgoni disa informacione më shumë rreth kushteve të akomodimit dhe transportit në vendin e koncertit.
Mezi pres të dëgjoj nga ju.
I juaji me besnikëri,
Një shembull i një letre zyrtare në anglisht # 4 (në lidhje me një shpallje pune)
I nderuar Zotëri apo Zonjë,
Po shkruaj në lidhje me reklamën tuaj, e cila u shfaq në faqen tuaj të internetit:? Grafika të së ardhmes? më 20 korrik 2013. Do të doja të aplikoja për postin e grafistit kompjuterik.
Bashkangjis CV-në time me detajet e përvojës sime të mëparshme të punës. Siç mund ta shihni në dokument, unë kam dy vjet që punoj si grafik dhe kam një diplomë për punëtorin më të mirë. Mund të përdor Photoscape, Gimp, por mund të mësoj edhe programe të reja.
Unë jam një person shumë punëtor, kështu që puna me mua është efektive. Unë jam krijues dhe kam shumë ide të mira. Niveli im i aftësisë në anglisht është i nivelit të mesëm.
Kam punuar me kompani në Angli, Kinë dhe Indi, nuk kam asnjë problem në komunikimin me njerëz nga këto vende. Mund të më dërgoni më shumë informacion mbi atë postim?
Faleminderit që morët parasysh aplikimin tim.
Mezi pres të dëgjoj nga ju,
I juaji me besnikëri,
Shembull i një letre zyrtare në anglisht # 5 (me pyetje në lidhje me njoftimin)
Ju dëshironi të merrni pjesë në një kurs në Studimet Angleze dhe Amerikane në dhe në shtetin anglishtfolës dhe e shihni këtë seksion në një prospekt kolegji:
BURSAT
Çdo vit, dy bursa u ofrohen kandidatëve nga jashtë, të cilët mund të tregojnë se si kursi ynë njëvjeçar do të ndihmonte karrierën e tyre. Bursat mbulojnë tarifat, akomodimin dhe ushqimin, por jo transportin apo shpenzimet personale. Aplikoni me shkrim, duke shpjeguar pse mendoni se meritoni një bursë.
Shkruani letrën tuaj. Mos përfshini asnjë adresë postare. Shkruani përgjigjen tuaj me 120-180 fjalë në një stil të përshtatshëm.?
I nderuar Zotëri / Zonjë,
Do të doja të aplikoja për një nga programet e bursave që pashë të reklamuara në prospektin tuaj. Aktualisht jam duke u trajnuar për të qenë mësues i gjuhës angleze në shkollën e mesme dhe po e përfundoj kursin në fund të qershorit. Megjithatë, mendoj se kam ende shumë për të mësuar rreth gjuhës dhe kulturës së vendit anglishtfolës.
Arsyeja pse po aplikoj për bursë është se nuk mund të përballoj koston e studimit jashtë vendit. Unë nuk kam të ardhura përveç grantit të studentit, kështu që nëse kam fatin të më jepet bursa, do të më duhej të punoja me kohë të pjesshme për të kursyer disa para nga shpenzimet personale. Prindërit e mi do të marrin hua disa para për biletën time të fluturimit nëse unë jem i suksesshëm.
Do të vlerësoja që më jepej mundësia për të studiuar në kolegjin tuaj dhe do të isha shumë mirënjohës nëse do ta konsideronit aplikimin tim.
I juaji me besnikëri,
Një shembull i një letre zyrtare në anglisht nr. 6 (ankesë për një produkt të blerë)
I nderuar zotëri apo zonjë
Po shkruaj për t'u ankuar për një jelek xhins që kam blerë nga dyqani juaj online muajin e kaluar.
Kur e nxora nga kutia, isha shumë i pakënaqur kur e gjeta atë me ngjyra të ndryshme. Si të mos mjaftonte kjo, ky jelek xhins ishte shumë i vogël.
Kam pasur një situatë të ngjashme vitin e kaluar kur bleva një fustan në internet. Ishte shumë i madh. I shkrova një e-mail kësaj kompanie për këtë problem dhe më dërguan një fustan tjetër në madhësinë e duhur.
Ju mund ta zëvendësoni këtë jelek për atë të duhurin ose nëse nuk është e mundur, unë dua të marr një rimbursim të plotë.
Po ia bashkangjis faturën.
Mezi pres të dëgjoj nga ju në të ardhmen e afërt.