Një ndryshim i punonjësit përgjegjës për të dhënat e personelit në një institucion, në praktikë, shoqërohet gjithmonë me një transferim të dhënat e punës dhe dokumente të tjera për personelin - urdhra, dosje personale etj. Vëmë re se detyrimi për të kryer një procedurë të tillë nuk është i përcaktuar me ligj. Për më tepër, disa oficerë të personelit pas shkarkimit thjesht refuzojnë të nënshkruajnë certifikatën e pranimit të dokumentit. Ndërkohë, regjistrimi i transferimit të dokumenteve të personelit është i nevojshëm, para së gjithash, që të mos humbasë asgjë dhe së dyti, për të identifikuar, eliminuar ose korrigjuar me kohë gabimet dhe pasaktësitë në dokumente. Ne do t'ju tregojmë në artikull se si të kryeni një procedurë të tillë, kur, nëse është e nevojshme të krijoni një komision dhe si të zyrtarizoni transferimin e dokumenteve të personelit.
Punëdhënësi shpesh përballet me problemin e organizimit të transferimit të dosjeve dhe dokumenteve të ruajtura në departamentin e personelit te një punonjës i ri, i cili do të pranohet në departamentin e personelit dhe më pas do të jetë përgjegjës për dokumentacionin e personelit. Sigurisht, opsion ideal do të kishte një punësim të një punonjësi të ri përpara shkarkimit të zyrtarit të mëparshëm të personelit. Por në praktikë, kjo vështirë se është e mundur - një i sapoardhur mund të fillojë punën vetëm pas shkarkimit të punonjësit të mëparshëm, përndryshe personeli dhe disiplina financiare mund të shkelen.
Pra, procedura e transferimit të dokumenteve të personelit gjatë ndryshimit të personit përgjegjës për kryerjen e shënimeve të personelit nuk rregullohet me akte ligjore. Megjithatë, në praktikë, disa rregulla janë shfaqur për zbatimin e tij. Në veçanti, kjo procedurë mund të ndahet në disa faza:
— krijimi i një komisioni;
— kontrollimi i disponueshmërisë, përmbajtjes, ekzekutimit, regjistrimit dhe ruajtjes së dokumenteve;
— hartimin e akteve të pranimit dhe kalimit të çështjeve.
Krijimi i një komisioni
Le të themi menjëherë se një komision i tillë nuk është i detyrueshëm, por i dëshirueshëm. Për ta krijuar atë, lëshohet një urdhër, i cili, ndër të tjera, miraton përbërjen e komisionit për kryerjen e procedurës për marrjen dhe transferimin e dokumentacionit të personelit për shkak të largimit nga puna të një punonjësi të departamentit të BNJ (ose transferimit të tij në një punë tjetër ). Përbërja e komisionit formohet nga titullari i institucionit ose zëvendësi i tij, llogaritari kryesor ose llogaritari i pagat, inxhinier i sigurisë në punë, specialist i mbështetjes së dokumentacionit, avokat, etj. Kryesorja është që transferimi i çështjeve të kryhet me pjesëmarrjen e punonjësve të mëparshëm dhe të rinj përgjegjës për rrjedhën e dokumenteve të personelit.
I njëjti urdhër duhet të përcaktojë kompetencat e komisionit.
Kontrolli i dokumentacionit
Qëllimet e kontrollit të dokumentacionit gjatë transferimit të çështjeve janë identifikimi i zonave problematike ekzistuese në sistemin e rrjedhës së dokumenteve të personelit dhe kërkimi i mundësive për optimizimin e tij duke analizuar funksionimin e nënsistemeve kryesore të menaxhimit të dokumenteve (krijimi, transferimi, ruajtja operacionale, shkatërrimi, etj. .). Kjo është, në në këtë fazë prodhuar vlerësim gjithëpërfshirës Sistemi i rrjedhës së dokumenteve të personelit, procedurat ekzistuese, standardet dhe teknologjitë për krijimin e dokumentacionit të personelit. Për më tepër, kryhet një kontroll për të siguruar plotësinë e përbërjes, korrektësinë e ekzekutimit dhe pajtueshmërinë me legjislacionin aktual.
Shënim!Duhet të kontrollohet jo vetëm pjesa "letër" e të dhënave të personelit, por edhe softueri i përdorur për të krijuar dokumentacionin e personelit.
Është shumë mirë nëse institucioni ka udhëzime ose rregullore të tjera vendore që rregullojnë sjelljen e të dhënave të personelit: atëherë do të bëhet e qartë se si organizohet menaxhimi i të dhënave në organizatë dhe ku janë të mundshme problemet. Nëse nuk është aty, është në rregull, thjesht do të jetë pak më e vështirë të përcaktohet përbërja e dokumentacionit. Në çdo rast, për të kontrolluar përbërjen e dokumentacionit të personelit, përmbajtjen e tij dhe korrektësinë e ekzekutimit, duhet të hartoni një listë dokumentesh.
1. Ne përpilojmë një listë të dokumenteve të BNj. Nuk ka asnjë listë të vetme; çdo institucion specifik do të ketë të tijën. Sidoqoftë, çdo punëdhënës duhet të ketë disa dokumente:
- personeli (nenet 15, 57 të Kodit të Punës të Federatës Ruse);
- rregulloret e brendshme të punës (nenet 189, 190 të Kodit të Punës të Federatës Ruse);
- rregulloret për shpërblimet dhe shpërblimet për punonjësit - një dokument që përcakton sistemin e shpërblimit, nëse seksioni përkatës nuk është në rregulloret e brendshme të punës (neni 135 i Kodit të Punës të Federatës Ruse);
- orari i pushimeve (neni 123 i Kodit të Punës të Federatës Ruse);
- rregullore për mbrojtjen e të dhënave personale të punonjësve - një dokument që përcakton procedurën e përpunimit të të dhënave personale (neni 86 i Kodit të Punës të Federatës Ruse);
- dokumentacioni për mbrojtjen e punës (neni 212 i Kodit të Punës të Federatës Ruse);
- kartat personale në format T-2, T-2GS (MS) (klauzola 12 e Rregullave për mirëmbajtjen dhe ruajtjen e librave të punës, miratuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të 16 Prillit 2003 N 225 "Për librat e punës". );
- fletët e kohës (nenet 91, 99 të Kodit të Punës të Federatës Ruse përcaktojnë detyrimin e punëdhënësit për të mbajtur shënime për kohën e punuar në të vërtetë nga punonjësit);
- kontratat e punës (nenet 16, 56-59, 67 të Kodit të Punës të Federatës Ruse);
- librat e punës (nenet 65, 66 të Kodit të Punës të Federatës Ruse, Rregullat për mirëmbajtjen dhe ruajtjen e librave të punës);
- një libër për regjistrimin e lëvizjes së librave të punës dhe futjeve për to (Rregullat për mirëmbajtjen dhe ruajtjen e librave të punës, Rezoluta e Ministrisë së Punës të Federatës Ruse e 10 tetorit 2003 N 69 "Për miratimin e udhëzimeve për plotësimin e punës libra”);
- ditari i masave të kontrollit (klauzola 8, neni 16 Ligji Federal datë 26 dhjetor 2008 N 294-FZ “Për mbrojtjen e të drejtave personat juridikë Dhe sipërmarrësit individualë gjatë zbatimit kontrollin e shtetit(mbikëqyrja) dhe kontrolli komunal");
- urdhra për personelin - për punësimin dhe largimin nga puna, transferimin në një punë tjetër, dhënien e lejes, dërgimin në një udhëtim pune, etj.;
- urdhra për aktivitetet kryesore - me miratim ose ndryshim tavolina e personelit, për zvogëlimin e numrit apo stafit të punonjësve të organizatës, për punën në fundjavë, për ofrimin e ditëve shtesë të pushimit për punonjësit, etj.
Përveç këtyre dokumenteve, duke marrë parasysh specifikat e aktivitetit ose kushteve të punës, oraret e turneve, një listë pozicionesh me orar të parregullt të punës, si dhe dokumente që përcaktojnë standardet e punës, procedurën dhe shumën e rimbursimit të shpenzimeve që lidhen me udhëtimet e punës. mund të jetë i detyrueshëm.
Për informacionin tuaj.Gjithashtu, institucioni mund të ketë marrëveshje kolektive, marrëveshje studentore (neni 198-208 i Kodit të Punës të Federatës Ruse), marrëveshje për përgjegjësinë e plotë financiare individuale (neni 244 i Kodit të Punës të Federatës Ruse), përshkrimet e punës(Nëse përgjegjësitë e punës nuk përfshihen në kontratat e punës), shkresat, protokollet, aktet, dokumentet e paraqitura nga punonjësit gjatë veprimtarisë së tyre të punës (raportet mjekësore, vendimet gjyqësore, çertifikatat e thirrjes për seancë etj.), dosjet personale dhe dokumente të tjera.
2. Ne kontrollojmë dokumentet. Ju kujtojmë se detajet më të rëndësishme të çdo dokumenti janë data e ekzekutimit të tij dhe indeksi i regjistrimit. Indeksi i porosisë është i tij numër serik, e cila u caktohet dokumenteve brenda vitit zyrtar, i cili në të shumtën e rasteve përkon me vitin kalendarik (nga 1 janari deri më 31 dhjetor). Përjashtim bëjnë institucionet arsimore, institucionet kulturore dhe disa institucione të tjera në të cilat viti i punës fillon më 1 shtator. Ju lutemi vini re: nëse organizata ka miratuar një numërim të përgjithshëm të vazhdueshëm dixhital të urdhrave, prania e urdhrit N 18-a midis urdhrave N 18 dhe N 19 mund t'i bëjë autoritetet e inspektimit të besojnë se dokumenti është lëshuar në mënyrë retroaktive. Nëse vërtetohet ky fakt, dokumenti do të konsiderohet i pavlefshëm. Të gjitha dokumentet duhet të kontrollohen për nënshkrimet e një personi të autorizuar, vizat e miratimit, shenjat e njohjes së punonjësit, shenjat e ekzekutimit.
Rregulloret kryesore që rregullojnë procedurën për përgatitjen e dokumenteve të personelit janë:
- GOST R 6.30-2003 "Sistemet e unifikuara të dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për përgatitjen e dokumentit";
- Rezoluta e Komitetit Shtetëror të Statistikave të Federatës Ruse, datë 5 janar 2004 N 1 "Për miratimin e formave të unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit për regjistrimin e punës dhe pagesën e saj";
- Kodi i Punës.
Shënim.Për të kontrolluar pasqyrimin aktual të disponueshmërisë së dokumenteve, mund të krahasoni disa dokumente të zgjedhura rastësisht me shënimet përkatëse në ditarin e regjistrimit.
Shënim!Duhet t'i kushtoni vëmendje kontrollit të të dhënave të punës Vëmendje e veçantë, pasi ato janë dokumentet kryesore për kohëzgjatjen e shërbimit dhe aktivitetet e punonjësve. Kur pranon librat e punës, punonjësi përgjegjës për mirëmbajtjen e tyre duhet të sigurohet që organizata të ketë formularë rezervë të librave të punës dhe futjeve në to. Natyra e detyrueshme e një furnizimi të tillë të formularëve përcaktohet në pikën 44 të Rregullave për mirëmbajtjen dhe ruajtjen e librave të punës.
3. Kontrollimi i sistemit të regjistrimit. Pothuajse gjithmonë, oficerët e personelit përdorin revista për të regjistruar dokumentet - një regjistër urdhrash për personelin, një regjistër njohjeje me rregulloret lokale, etj. Regjistrimi i dokumenteve - element i rëndësishëm menaxhimi i të dhënave të personelit, kështu që gjatë kryerjes së aktiviteteve të kontrollit dhe mbikëqyrjes, do të jetë e lehtë për zyrtarin e personelit të provojë se ky apo ai dokument nuk është hartuar në mënyrë retroaktive (në fund të fundit, ditarët e kontabilitetit janë të qepura, faqet në to janë të numëruara) .
Një element i rëndësishëm i verifikimit është vendosja e pranisë së dokumenteve mbështetëse, për shembull, deklaratat për urdhrat: ndonjëherë ka një lidhje me to, por nuk ka vetë dokumente.
4. Kontrollimi i sistemit të ruajtjes së dokumenteve. Këtu komisioni duhet të kontrollojë disponueshmërinë e një liste rastesh - mungesa e tij do të thotë që sistemi nuk është menduar dhe, ka shumë të ngjarë, jo i organizuar. Gjatë auditimit duhet të përcaktohet nëse të gjitha rastet përmbajnë dokumentet e personelit, përfshihen në nomenklaturën e lëndëve, a plotësohen kërkesat për titujt e lëndëve, a janë caktuar periudhat e mbajtjes dhe a përputhen ato me listën e standardeve të menaxhimit dokumente arkivore, të krijuara në procesin e veprimtarisë agjencive qeveritare, organet dhe organizatat e qeverisjes vendore, duke treguar periudhat e ruajtjes, të miratuar me Urdhrin e Ministrisë së Kulturës së Federatës Ruse, datë 25 gusht 2010 N 558.
5. Kontrollo software. Nuk është sekret që shumë institucione tashmë kanë kaluar në kryerjen e të dhënave të personelit me ndihmën e produkte softuerike. Prandaj, kur pranoni dhe transferoni raste, duhet të kontrolloni:
— pajtueshmërinë e formave elektronike të dokumenteve me kërkesat e legjislacionit aktual;
— sistemet për ruajtjen elektronike dhe mbrojtjen e të dhënave personale të punonjësve.
Pra, pas inspektimit, komisioni harton një listë të dokumenteve me shënime për disponueshmërinë dhe ekzekutimin e tyre, e cila tregon se cilat dokumente duhet të korrigjohen ose plotësohen dhe cilat duhet të zhvillohen përsëri.
Ne hartojmë një akt pranimi dhe transferimi të dokumenteve
Pas kontrollit të dokumenteve, hartohet një akt pranimi dhe transferimi i dokumentacionit të personelit. Një akt i tillë hartohet në mënyrë arbitrare.
Këshillohet që të pasqyrohen emrat e dokumenteve dhe rasteve, periudha kohore që mbulojnë, sasia e tyre, si dhe informacioni për mungesën (dëmtimin ose pasaktësitë) e dokumenteve, komentet për përmbajtjen dhe dizajnin e tyre.
Shënim.Të gjitha mangësitë e zbuluara në rrjedhën e dokumenteve të personelit duhet të pasqyrohen në certifikatën e pranimit.
Nëse një zyrtar i ri i burimeve njerëzore nuk është zgjedhur ende, ju rekomandojmë të lëshoni një certifikatë pranimi, sipas së cilës punonjësi i mëparshëm i burimeve njerëzore do t'i dorëzojë dokumentet e departamentit të burimeve njerëzore pa kontrolluar cilësinë dhe plotësinë e tyre, për shembull, llogaritarit kryesor. ose një person tjetër i autorizuar nga menaxheri, sipas sasisë. Më pas, kur një punonjës i ri i departamentit të BNJ vjen, ai do të pranojë të gjitha dokumentet e paraqitura sipas raportit dhe do të fillojë një auditim të dokumentacionit. Bazuar në rezultatet e një auditimi të personelit, një punonjës i ri mund të hartojë një memorandum ose raport drejtuar menaxherit në lidhje me gabimet e identifikuara në përgatitjen dhe ruajtjen e dokumentacionit dhe të kërkojë krijimin e një komisioni për të kontrolluar statusin e punës me dokumentacionin e personelit.
Ju rekomandojmë që të zyrtarizoni pranimin dhe transferimin e librave të punës në një akt të veçantë. Një akt i tillë duhet të përmbajë një listë të të gjithë librave të punës që tregojnë informacionin e mëposhtëm: mbiemrin, emrin dhe patronimin e pronarit, serinë dhe numrin e librit të punës (fut), numrin e përgjithshëm të librave dhe inserteve të punës, duke përfshirë ato që nuk pretenduar më parë nga punonjësit e pushuar nga puna. I njëjti akt duhet të regjistrojë transferimin e formularëve të rinj të librave të punës dhe futjeve në to.
Pse e rekomandojmë këtë? Sepse përgjegjësia për mirëmbajtjen, ruajtjen, regjistrimin dhe lëshimin e librave të punës i takon një personi të autorizuar posaçërisht të caktuar me urdhër (udhëzim) të punëdhënësit (klauzola 45 e Rregullave për mbajtjen dhe ruajtjen e librave të punës). Kjo do të thotë se do të duhet të lëshoni një urdhër, por pa dorëzuar një listë të të dhënave të punës me emër, si mund të caktoni përgjegjësi? Në asnjë mënyrë. Kështu, procedura për pranimin dhe transferimin e rasteve lejon një punonjës të ri të vlerësojë gjendjen e dokumenteve të personelit dhe të çlirojë veten nga përgjegjësia për gabimet e bëra në periudhën e mëparshme.
Së fundi
Mos kini frikë të dokumentoni marrjen dhe transmetimin e dokumenteve të personelit. Kjo procedurë do të lejojë një punonjës të ri të departamentit të burimeve njerëzore të vlerësojë gjendjen e dokumenteve të personelit dhe të çlirojë veten nga përgjegjësia për gabimet e bëra në periudhën e mëparshme. Vini re se nëse një i sapoardhur refuzon të nënshkruajë certifikatën e pranimit (për shembull, duke parë që të dhënat e personelit janë në gjendje të keqe), është e nevojshme t'i shpjegoni atij se kjo është në interesin e tij. Në të vërtetë, në rast pretendimesh nga autoritetet rregullatore, e gjithë përgjegjësia do të jetë e punonjësit që kryen detyrat e burimeve njerëzore në atë moment. Qëllimi i një oficeri të personelit që merr detyrat e tij duhet të jetë të përmirësojë aktivitetet e shërbimit të personelit dhe, përveç gjetjes së gabimeve në dokumentet e krijuara tashmë, të pranojë të gjitha masat e nevojshme për t'i parandaluar ato në të ardhmen.
Librat e punës janë lloji më i rëndësishëm dokumentacion për punonjësit. Është prej tyre që punëdhënësit do të jenë në gjendje të mësojnë për përvojën e aplikantëve, dhe është prej tyre që llogaritet kohëzgjatja e shërbimit gjatë llogaritjes së pensioneve. Punëdhënësi është fillimisht përgjegjës për ruajtjen e këtyre dokumenteve. Ai gjithashtu zgjedh një punonjës personeli që do të duhet të marrë funksionet përkatëse. Nëse ky punonjës largohet ose transferohet në një organizatë tjetër, atëherë ai do të duhet të transferojë përgjegjësitë e tij. Para kësaj procedure kontrollohet prezenca e të gjithë librave dhe vlerësohet se sa me ndërgjegje e ka kryer punëmarrësi punën e tij.
Si të hartoni një akt transferimi të librave të punës dhe futjeve në to?
Gjatë kontrollit dhe transferimit të përgjegjësive, hartohet një dokument i veçantë, me ndihmën e të cilit regjistrohen të gjitha librat e punës dhe futjet në to. Këto dokumente zyrtare përmbajnë informacion për dokumentacionin e secilit punonjës. Informacioni i mëposhtëm futet:
- Emri i plotë i pronarit;
- Fut numrin dhe serinë;
- Nëse ka ndonjë koment, ato duhet të anulohen;
- Numri i përgjithshëm i dokumenteve (përfshirë ato të padeklaruara, të cilat janë pronë e punonjësve të larguar më parë).
Forma e këtij lloji të dokumentacionit është pa pagesë. Kur plotësoni, duhet të siguroni praninë e dy dëshmitarëve.
A kam nevojë për një akt transferimi të librave të punës dhe futjeve në to?
Përgjegjësitë i caktohen punonjësit duke lëshuar një urdhër përkatës, i cili do të shërbejë si konfirmim i faktit se një person tjetër do të jetë përgjegjës për regjistrimin dhe përpunimin e librave të punës. Pasi urdhri të bëhet i vlefshëm, oficeri i personelit është plotësisht përgjegjës për regjistrimin dhe mirëmbajtjen e këtyre formularëve.
Gjatë transferimit të përgjegjësive, të dy palët kontrollojnë numrin e dokumenteve. Nëse personi që pranon të drejtat nënshkruan aktin, atëherë ai në këtë mënyrë bëhet përgjegjës për formularët dhe insertet e të gjithë punonjësve. Procedura specifike përcaktohet në një Dekret të posaçëm të Qeverisë. Shumica e ndërmarrjeve përdorin udhëzime dhe rregulla të miratuara zyrtarisht.
Akti i transferimit të të dhënave të punës pas shkarkimit të një oficeri të personelit - mostër
- Numër serik;
- Emri i plotë i pronarit;
- Seritë me numrin e formularëve ose inserteve;
- Shënime
Tregohen personat që pranojnë dhe transferojnë përgjegjësitë, si dhe numri i përgjithshëm i dokumenteve të marra dhe numri i përgjithshëm i inserteve. Kërkohen nënshkrime. Përpilohet një akt i veçantë i dorëzimit të librit të punës tek punonjësi. Është e nevojshme që punëdhënësi të marrë konfirmimin nga punonjësi i pushuar nga puna se dokumenti është lëshuar në ditën e pushimit nga puna. Pasi të nënshkruhet, rreziku i pretendimeve nga punonjësi i pushuar nga puna është minimal.
Certifikata e pranimit - transferimi i dosjeve personale dhe regjistrimeve të punës gjatë riorganizimit të kompanisë - mostër
Punëdhënësi i ri duhet të marrë të gjithë dokumentacionin nga kompania që ka pushuar së funksionuari. Ky operacion kryhet në përputhje me aktin e transferimit të të gjithë dokumentacionit. Përgatitja e punimit duhet të shoqërohet me futjen e informacionit të nevojshëm në tabelën që ka të bëjë me veprimtari profesionale punëtorët dhe certifikatat e tyre të punës. Ky dokument hartohet në bazë të rezultateve të kontrollit të dokumentacionit. Edhe formularët e pakërkuar duhet të përfshihen në total.
Akti i transferimit të librave të punës në një organizatë tjetër
Nëse ky operacion kryhet midis dy kompanive, atëherë është e nevojshme të tregohen emrat e këtyre organizatave, si dhe emrat e plotë të drejtorëve dhe detajet e statutit mbi bazën e të cilave operojnë ndërmarrjet. Më pas, evidentohet fakti i transferimit të librit të punës. Futen informacionet për pozicionin dhe informacionin personal të punonjësve, dokumentacioni i të cilëve është transferuar. Ju gjithashtu duhet t'i referoheni urdhrit të punëdhënësit për t'u transferuar në një organizatë tjetër.
Akti i transferimit të librezës së punës në fondin e pensioneve
Sigurimi i dokumentacionit në fondin pensional mund të kërkohet kur një person dëshiron të japë dorëheqjen dhe të marrë pension. Sidoqoftë, në rastin e përgjithshëm, kjo bëhet përmes një punonjësi që merr një çertifikatë pune dhe më pas vetë e siguron atë në Fondin e Pensionit të Federatës Ruse. Sidoqoftë, nëse lindin rrethana në të cilat është e nevojshme transferimi i këtij dokumenti në fondin pensional, atëherë duhet të hartohet akti përkatës. Të gjitha të dhënat dhe detajet e besueshme nga ID-ja juaj e punës duhet të futen në të.
Urdhër për kalimin e librave të punës sipas aktit
Nëse një punonjës i personelit shkarkohet, atëherë me një urdhër, një punonjësi tjetër i ngarkohet përgjegjësia për regjistrimin dhe ruajtjen e ID-ve të punës së punonjësve. Dokumentet përcaktuese në këtë procedurë janë urdhri dhe akti. Në urdhrin e paraqitur, menaxheri vë në dukje faktin se ai po transferohet te një punonjës tjetër listën e plotë dokumentacionin me detajet e tij.
Kur hartoni një urdhër, duhet të ndiqni rregullat standarde për ekzekutimin e tij. Është e nevojshme të merret parasysh se është e detyrueshme të futen të gjitha informacionet që lidhen me këtë situatë. Kjo veçanërisht vlen për të dhënat personale të të gjithë personave të përfshirë në proces. Ju lutemi vini re se një vartës që merr përgjegjësi të reja duhet të konfirmojë njohjen e tij me një nënshkrim.
Gjatë zbatimit të çdo veprimi që lidhet me procesin e punës në ndërmarrje, një kusht i rëndësishëm do të jetë si më poshtë normat legjislative. Regjistrimi i të gjitha transaksioneve sipas ligjit do të ndihmojë në shmangien e gabimeve të mëtejshme dhe situatave problematike.
Libri i punës përmban informacione për punonjësin, punën që ai kryen, transferimet në një punë tjetër të përhershme dhe pushimin nga puna, si dhe arsyet e përfundimit të kontratës së punës dhe informacione për shpërblimet për sukses në punë (pjesa 4 e nenit 66 të Kodit të Punës. të Federatës Ruse, pika 4 e Rregullave, miratuar me Dekret të Qeverisë, datë 16 Prill 2003 Nr. 225).
Kur fillon një punë, punonjësi duhet t'i dorëzojë librezën e punës punëdhënësit të tij (Pjesa 1 e nenit 65 të Kodit të Punës të Federatës Ruse). Dhe punëdhënësi do të jetë përgjegjës për sigurinë e tij në të ardhmen. Sigurisht, nëse një kontratë pune lidhet për herë të parë, vetë punëdhënësi hap librin e punës. Gjithashtu, libri i punës nuk paraqitet nëse punonjësi merr një punë me kohë të pjesshme.
Dhe në cilat raste hartohet një akt pranimi dhe transferimi i librave të punës dhe në çfarë forme, do t'ju tregojmë në konsultën tonë. Një formë e përafërt e aktit të pranimit dhe transferimit të librave të punës (formularit) mund të shkarkohet nga lidhja e dhënë në fund të materialit tonë.
Pranimi dhe transmetimi i librave të punës
Fillimisht, pranimi dhe transferimi i librave të punës ndodh kur një punonjës punësohet. Dhe nëse dëshironi, akti i transferimit të librit nga punonjësi te punëdhënësi mund të hartohet tashmë në këtë fazë. Megjithatë, ligji nuk e kërkon këtë dhe në praktikë një akt i tillë zakonisht nuk hartohet.
Pas transferimit të librezës së punës te punëdhënësi, ai përgjigjet për organizimin e punës së mbajtjes, ruajtjes, regjistrimit dhe lëshimit të librave të punës dhe inserteve në to. Punëdhënësi cakton me urdhër (udhëzim) personin përgjegjës të drejtpërdrejtë për librat e punës së punonjësit (klauzola 45 e Rregullores, miratuar me Dekretin e Qeverisë nr. 225, datë 16 prill 2003). Ne përshkruam se si të hartojmë një urdhër të tillë në një artikull të veçantë.
Transferimi i librave të punës së punëtorëve te ky person përgjegjës mund të kryhet sipas një certifikate pranimi të hartuar në çdo formë. Akt do të kërkohet edhe në rastin kur, për shkak të ndryshimit të personit përgjegjës për librat e punës, transferohen nga një punonjës në tjetrin.
Akti, i përgatitur zakonisht në letrën e organizatës, tregon personat ndërmjet të cilëve transferohen librat e punës (emrat e tyre të plotë, pozicionet) dhe ofron një listë të librave të punës të transferuara (duke treguar pronarët dhe numrat e tyre, shënimet shtohen nëse është e nevojshme). . Akti duhet të tregojë datën e transferimit dhe vetë akti duhet të vërtetohet me nënshkrimet e personit që ka dorëzuar librat e punës dhe punonjësit që i ka pranuar ato.
Për aktin e pranimit dhe transferimit të librave të punës do të japim një mostër se si plotësohet. Një formë e përafërt e aktit të pranimit dhe transferimit të librave të punës (shembull) mund të shkarkohet nga lidhja e mëposhtme.
A është e nevojshme të hartohet një akt pranimi dhe transferimi i librit të punës tek punonjësi? Kujtojmë se për regjistrimin e librave të punës, punëdhënësi duhet të mbajë një libër që regjistron lëvizjen e librave të punës dhe fut në to (klauzola 40 e Rregullores, miratuar me vendimin e Qeverisë nr. 225, datë 16.04.2003). Forma e një libri të tillë miratohet me vendim të Ministrisë së Punës, datë 10 tetor 2003, nr. 69. Dhe kur një punonjës largohet nga puna, ky libër tregon datën e lëshimit të librezës së punës, si dhe vendos nënshkrimin e punonjësit. Kjo do të konfirmojë që libri i punës i është lëshuar punonjësit. Nuk ka nevojë shtesë për të hartuar një akt pranimi dhe transferimi të librit të punës.
Nëse punonjësi nuk e ka marrë librin personalisht, por e ka shkruar atë, akti gjithashtu nuk është i nevojshëm. Konfirmimi i transferimit të librit të punës tek punonjësi do të jetë një faturë postare me një listë të përmbajtjes.
Ka vetëm një rast kur një punonjësi që nuk jep dorëheqjen i jepet libreza origjinale e punës. Në rast se punonjësit i duhej për qëllime të sigurimit të detyrueshëm shoqëror (sigurisë) (për shembull, për të caktuar një pension) (neni 62 i Kodit të Punës të Federatës Ruse). Në këtë rast, libreza e punës i lëshohet punonjësit në bazë të tij. Dhe më pas do t'ju duhet të hartoni një akt pranimi dhe transferimi të librit nga punëdhënësi te punonjësi sipas mostrës së dhënë më sipër. Dhe kur ktheni librin e punës, hartoni një akt të kundërt.
Ai përpilohet për t'i transmetuar një punonjësi tjetër të shërbimit të personelit, i caktuar me urdhër të menaxherit si përgjegjës për mbajtjen dhe ruajtjen e formularëve. Në këtë rast, dokumentet transferohen sipas aktit në përputhje me librin për regjistrimin e lëvizjes së librave. Ai tregon listën e dokumenteve që do të transferohen, dhe gjithashtu përfshin informacion në lidhje me disponueshmërinë e inserteve. Pas kësaj bëhet transferimi.
Si hartohet akti i pranimit dhe kalimit të librave të punës? Ju mund të shihni një mostër këtu:
Rreth shlyerjes së formularëve të dëmtuar
Formularët dhe insertet e dëmtuara gjatë plotësimit duhet të asgjësohen dhe duhet të hartohet një raport përkatës. Për të shlyer dokumentet e dëmtuara, menaxheri duhet të lëshojë një urdhër që do të autorizonte krijimin e një komisioni për të kryer fshirjen. Komisioni i formuar paraqitet me formularë të dëmtuar. Është hartuar një akt për shlyerjen e librave të punës; shihni mostrën e plotësimit më poshtë. Ai tregon numrat e librave, sasinë e tyre dhe arsyet e fshirjes. Pastaj ato shkatërrohen.
Për refuzimin e marrjes së dokumentacionit teknik
Në ditën e pushimit nga puna, punonjësit i kthehet libri. Nëse për ndonjë arsye ai refuzon ta marrë atë, hartohet një raport. Ai nënshkruhet nga një punonjës i departamentit të BNJ, si dhe nga dy dëshmitarë të refuzimit. Ai tregon emrin e plotë të punonjësit, pozicionin, arsyen e pushimit nga puna, si dhe faktin që atij iu kërkua të merrte një dokument nga departamenti i personelit të ndërmarrjes. Këshillohet të tregoni arsyet e refuzimit të marrjes dhe datën e përgatitjes. Kjo ka rëndësi të madhe kur lindin mosmarrëveshje pune.
Nëse një qytetar jo vetëm që refuzon të marrë letrat, por gjithashtu nuk paraqitet në ndërmarrje ditën e pushimit nga puna, punëdhënësi duhet t'i dërgojë atij një njoftim duke i kërkuar që të paraqitet në departamentin e personelit, ose të japë leje për t'i dërguar ato me postë. . Në rast refuzimi, ai ka të drejtë të hartojë një akt refuzimi për të marrë një libër pune.
Për dështimin për të siguruar një libër pune
Lëshohet nëse një punonjës i ri ka filluar të kryejë detyrat e tij profesionale, ka punuar për një javë, por nuk i ka dorëzuar punëdhënësit formularin për zyrtarizimin e marrëdhënies së punës.
Kërkesat e regjistrimit
Për regjistrim, përdoret një formular i zhvilluar nga kompania ose një formular i miratuar.
Detajet e mëposhtme duhet të jepen:
- Emri i Kompanise;
- Emri;
- data e nënshkrimit dhe numri;
- vendi i përpilimit;
- titulli;
- nënshkrimi i menaxherit dhe atyre që janë përgjegjës për përpilimin.