Saskaņā ar Krievijas Federācijas Darba kodeksa 91. panta 3. daļu darba devējam ir pienākums reģistrēt katra darbinieka faktiski nostrādāto laiku.
Lai to izdarītu, darba devēji var izmantot vienu no apstiprinātajām vienotajām veidlapām:
- veidlapa Nr.T-12 - var izmantot, ja organizācija kopīgi uzskaita darba laiku un maksā darbiniekiem. Tajā pašā laikā ir atļauts izmantot veidlapu, neaizpildot otro sadaļu, kas saistīta ar darba samaksas aprēķināšanu.
- veidlapa Nr.T-13 - izmanto automatizētas datu apstrādes apstākļos. Šīs veidlapas veidlapas ar daļēji aizpildītām detaļām var izveidot, izmantojot datortehnoloģiju. Šie dati ietver: struktūrvienību, uzvārdu, vārdu, uzvārdu, profesiju (amatu), personāla numuru.
Darba laika uzskaiti glabā pilnvarota persona vienā eksemplārā, ko paraksta vadītājs struktūrvienība, personāla dienesta darbinieks un pārcelts uz grāmatvedību.
Laika lapas aizpildīšana
Darba laika uzskaites lapas aizpildīšana var tikt veikta, izmantojot nepārtrauktu apmeklējumu un darba kavējumu uzskaites metodi, vai arī reģistrējot tikai novirzes (prombūtnes, kavēšanās utt.).Apsveriet šīs divas metodes, izmantojot veidlapas Nr. T-13 aizpildīšanas piemēru.
Iespējas numurs 1
Veidlapā Nr.T-13 augšējā rindiņā atzīmē darba laika simbolus (kodus), bet apakšējā rindā nostrādātās stundas (stundās, minūtēs) atbilstoši attiecīgajiem darba laika kodiem katru datumu.
Prezentētajā piemērā darba laika izmaksas tiek ņemtas vērā Darba laika uzskaitē pēc nepārtrauktas apmeklējumu un darba kavējumu reģistrācijas metodes. Atspoguļojot darba kavējumus, kas tiek fiksēti dienās (ikgadējais apmaksātais pamatatvaļinājums (OT), pārejošas invaliditātes dienas (B), atvaļinājums bez ietaupījumiem algas(DO), prombūtne uz sabiedrisko pienākumu pildīšanas laiku (G), ikgadējais papildu atvaļinājums bez atalgojuma (DB)) darba laika uzskaitē augšējā rindā ailēs, ieraksta tikai simbolu kodus un apakšā. rindā kolonnas paliek tukšas.
Opcijas numurs 2
Laika lapas paraugs (izvilkums)
Prezentētajā piemērā darba laika izmaksas tiek ņemtas vērā Darba laika uzskaitē, reģistrējot tikai novirzes (darbs brīvdienās (PW), kavējums).
Atspoguļojot darba kavējumus, kas tiek fiksēti dienās (pārejošas invaliditātes dienas (B), komandējumi (K)), darba laika uzskaites tabulas augšējā rindā kolonnās tiek ievadīti tikai simbolu kodi, bet apakšējā rindā. kolonnas paliek tukšas.
Aizpildot Darba laika uzskaites 5. un 6. aili, augšējās rindās ieraksta nostrādāto dienu skaitu, bet apakšējās rindās katra darbinieka nostrādāto stundu skaitu uzskaites periodā.
Katram uzņēmumam un uzņēmējam, kas darbojas kā darba devējs, izmantojot darbinieku darbaspēku, ir jāņem vērā viņu darba laiks. Šiem nolūkiem tiesību akti paredz īpašas veidlapas izmantošanu, ko sauc par laika uzskaiti. Pienākums to pabeigt ir atbildīgajām amatpersonām.
Krievijas Federācijas Darba kodekss nosaka, ka katram darba devējam neatkarīgi no īpašumtiesību veida ir jāveic savu darbinieku nostrādāto stundu uzskaite. Par darba laika uzskaites tabulu trūkumu paredzēts administratīvais sods gan pašai organizācijai, gan tās atbildīgajiem darbiniekiem.
Darba laika uzskaite ir veidlapa, kurā ir informācija par katra darbinieka darba dienām, kā arī par neierašanos darbā labu vai sliktu iemeslu dēļ. To var izdarīt divos veidos:
- Visi dati par darbinieku klātbūtni vai prombūtni tiek uzturēti katru dienu.
- Dati tiek ievadīti laika uzskaitē novirzes gadījumā, t.i. prombūtnē, prombūtnē, kavēšanā utt.
Pamatojoties uz informāciju šajā dokumentā, tiek aprēķināts visu uzņēmuma darbinieku algu saraksts. Tas ļauj kontrolēt darba disciplīnas ievērošanu, kā arī darba nedēļas ilguma normu, ilgumu, darba pienākumu veikšanu brīvdienās.
Likumā noteikta 40 stundu nedēļa piecu dienu darbam un 36 stundu nedēļa sešām dienām. Ar apkopoto grāmatvedību var tikt pārkāpta norma, galvenā prasība, lai tā atbilstu noteiktai summai par pārskata periodu, piemēram, ceturksni.
Kad uzņēmumā ierodas darba inspekcijas pārbaude, galvenais dokuments, ko viņi pieprasa, ir darba laika uzskaite. Tas ir arī galvenais avots statistisko pārskatu veidošanai par darbaspēku un personālu.
Darba laika uzskaites uzskaites izmantošanas kārtība
Darba laika uzskaite tiek piešķirta konkrētam darbiniekam, kuru kontrolē viņa struktūrvienības vadītājs. Ieraksti darba laika uzskaitē tiek veikti katru dienu.
Saskaņā ar likuma normām saimnieciskajai vienībai ir tiesības izmantot veidlapu T-12 vai veidlapas T-13, kas apstiprināta Rosstat. Pirmo iespēju izmanto gan darba perioda uzskaitei, gan algas aprēķināšanai. Otro dokumentu var izmantot, ja darba laika atspoguļošana notiek automātiski.
Tāpat uzņēmums var izstrādāt savu dokumentu, ņemot vērā esošās vajadzības. Tajā pašā laikā tajā jāietver vairākas obligātas detaļas. HR programmas satur vienotas formas.
Darba laika uzskaiti var aizpildīt manuāli vai izmantojot datoru. Pēdējā gadījumā visa informācija tiek ievadīta programmā, un pati veidlapa tiek izdrukāta mēneša beigās.
Šajā gadījumā ziņojuma kartē tiek izmantoti īpaši apzīmējumi. Tie ir alfabētiski un cipari. Piemēram, darbinieka darbu normas robežās atspoguļo burts I vai kods 01. Dokumentā vispirms tiek ievadīts kods un pēc tam darba ilgums. Šifru nevar izmantot tāpat vien, tie ir jāaizpilda, pamatojoties uz apliecinošiem dokumentiem vai kā citādi.
Darba laika uzskaite atspoguļo visu laiku, ieskaitot komandējumus, atvaļinājumus, slimības dienas u.c. Darba samaksas veida kodu var ierakstīt darba laika uzskaitē, kas ir četrciparu digitālais šifrs. Piemēram, algām tiek izmantots kods 2000, civiltiesiskiem līgumiem 2010, atvaļinājumam un kompensācijai 2012, slimības lapai 2300 utt.
Laika uzskaites uzskaite tiek slēgta mēneša pēdējā dienā vai nākamajā dienā. Atbildīgā persona to iesniedz pārbaudei un parakstīšanai nodaļas vadītājam, bet pēc tam nosūta personāla daļai. Personāla dienests pārbauda informāciju no sniegtās darba laika lapas ar dokumentiem par personālu. Pēc tam darba laika uzskaite tiek nosūtīta uz grāmatvedību algu uzskaitei.
Vienlaikus jāpatur prātā, ka darba laika uzskaite būtu jānodrošina divās daļās, no kurām mēneša pirmā puse paredzēta darba algas avansa aprēķināšanai, bet otrā puse pilnas darba algas aprēķināšanai, pamatojoties uz mēneša rezultāti strādāja.
Apstrādātais dokuments tiek ievietots speciālās mapēs, un gada beigās tas tiek nodots arhīvā, kur to var glabāt līdz pieciem gadiem. Ja uzņēmumā, saskaņā ar īpašu novērtējumu, ir kaitīgi un bīstamos apstākļos darbaspēka, šāda veidlapa jāsaglabā līdz 75 gadiem.
Laika lapas parauga aizpildīšana
Lūdzu, ņemiet vērā, ka ērtībai un piemēra labākai informatīvībai esam nedaudz pārveidojuši laika tabulu - dažas rindiņas ir noņemtas, dažas ir pievienotas, savukārt vispārējā nozīme nav mainīta. Lapas beigās varat lejupielādēt darba laika uzskaites paraugus Excel formātā.
Aizpildīšana jāsāk no dokumenta galvenes. Šeit ir norādīts pilns uzņēmuma nosaukums un tā kods atbilstoši OKPO direktorijai, nākamajā rindā - kurai struktūrvienībai šī laika lapa ir sastādīta.
Tad tie ir uzrakstīti sērijas numurs dokuments, sastādīšanas datums un arī uz kādu periodu tas attiecas (parasti kalendārais mēnesis).
Pēc tam tiek aizpildīta dokumenta galvenā daļa.
1. ailē - numurs rindas secībā šajā atskaites kartītē
2. un 3. sleja — pilns nosaukums darbinieks, viņa amats, piešķirtais personāla numurs.
4. aili izmanto, lai atzīmētu darbinieka ikdienas izskatu vai prombūtni. Katrai dienai tiek piešķirtas divas šūnas, viena zem otras - augšējā ir norādīts koda apzīmējums, parasti burta vai cipara veidā, nostrādāto stundu skaits tiek ievadīts apakšējā, vai arī to var atstāta tukša.
Galvenie apmeklējuma aizpildīšanas kodi:
- I - ja darbinieks ir pilnībā pabeidzis darba dienu.
- K - ja darbinieks atrodas komandējumā.
- B - šis kods apzīmē nedēļas nogali un brīvdienas.
- NO - kad darbinieks atrodas galvenajā ikgadējā apmaksātā atvaļinājumā.
- B - Darbinieka slimības (slimības atvaļinājums) vai pārejošas invaliditātes gadījumā.
- TO - ja darbinieks paņēma atvaļinājumu bez atalgojuma (uz sava rēķina).
- P - darbiniecei piešķirtais atvaļinājums grūtniecības un dzemdību gadījumā.
- OZh - atvaļinājums bērna kopšanai līdz 3 gadu vecumam.
- HH - darbinieka neierašanās gadījumā par darba vieta nezināmu iemeslu dēļ. Jūs varat atstāt tukšu vietu vai norādīt šo kodu, līdz tiek noskaidrots prombūtnes iemesls, ja tie ir derīgi, tad būs jāievieto iemeslam atbilstošais kods.
5. ailē norādīts, cik dienu un stundu nostrādāts katrai mēneša pusei - dienas augšā, stundas apakšā.
6.ailē norādīti tie paši dati, bet par visu mēnesi.
7.-9. sleja tiek izmantoti, lai norādītu informāciju, kas paredzēta algām. Ja visiem darbiniekiem, kuri ir iekļauti darba laika uzskaitē, tiek izmantots viens un tas pats algas kods un atbilstošais konts, tad šīs tabulas galvenē jāaizpilda atbilstošās ailes ar tādu pašu nosaukumu. Tajā pašā laikā 7.–8. sleja tieši darbinieka rindā paliek tukša, un dati jānorāda tikai 9. ailē.
Ja mēneša laikā darbinieku kodi un konti atšķiras, tad 7.ailē norāda nepieciešamajam atalgojuma veidam atbilstošu ciparu kodu. Pēc tās 8.ailē jāievada konta numurs atbilstoši Kontu plānam, kas atbilst šī suga maksājumu. 9. ailē norāda dienu vai stundu skaitu, kas tika nostrādātas reģistrētajam atalgojuma veidam.
Pamatalgas kodi:
- 2000. gads - izmaksājot algas saskaņā ar standarta darba līgumiem un komandējuma pabalstus.
- 2010.gads - civiltiesisko līgumu atlīdzības gadījumā.
- 2012. gads - ja darbiniekam tiek izmaksāta atvaļinājuma nauda.
- 2300 - maksājot slimības atvaļinājuma un pagaidu invaliditātes pabalstus.
10.-13.ailē tiek ievadīta informācija par darbinieka prombūtni darba vietā - šeit jānorāda iemeslam atbilstošais kods, kā arī uz cik dienām vai stundām tas attiecas.
Darba laika lapas apakšā kreisajā pusē ir tās personas uzvārds, amats un personīgais paraksts, kura to aizpildīja. Pretī viņam labajā pusē dokumentu paraksta nodaļas vadītājs, saskaņā ar kuru tiek sastādīta darba laika uzskaite un personāla nodaļas darbinieks, norādot savus datus. Šeit ir norādīts katras atbildīgās personas parakstīšanas datums.
Nianses
Galvenajai darba laika uzskaitei var pievienot papildu lapu, kas ir jāaizpilda darbiniekam pēc viņa atlaišanas. Mēneša beigās tas tiek pievienots vispārējai darba laika uzskaitei, kurā izdara ierakstu par pensionēto darbinieku “Atlaists”.
Darbinieka prombūtne no darba
Ja darbinieks neieradās darbā nezināma iemesla dēļ, tad darba laika uzskaites lapā 4.ailē jāieraksta kods “HH” vai “30” - “Prombūtne nezināmu iemeslu dēļ”. Pēc tam, kad darbinieks ir apstiprinājis prombūtnes iemeslu - slimības atvaļinājumu, prombūtni utt., Darba laika uzskaitē tiek veikti labojumi un kods “HN” mainās uz atbilstošo prombūtnes iemeslu.
Slimība atvaļinājuma laikā
Ja darbinieks saslimis, atrodoties ikgadējā atvaļinājumā un, atgriežoties no tā, atnesa slimības lapu, šajā gadījumā uzskaites kartītē norādītās slimības dienas tiek atzīmētas ar kodu (B), nevis atzīmētās atvaļinājuma dienas (OT) . Šajā gadījumā atvaļinājums tiks pagarināts uz darbinieka slimības laiku.
Brīvdienas atvaļinājuma laikā
Ja saskaņā ar ražošanas kalendāru brīvdienas iekrīt atvaļinājuma periodā, piemēram, maija brīvdiena, tad šīs dienas atvaļinājumā netiek iekļautas - tā vietā jāievada kods (B). Atlikušās dienas ir arī atzīmētas ar atbilstošo kodu (FROM). Tā, piemēram, atvaļinājums var iekrist Krievijas dienā, ja tas tiek ņemts no 11. līdz 18. jūnijam. Šajā gadījumā 13. jūnijs tiek atzīmēts ar kodu (B).
Laika lapa- tas ir izveidots dokuments, kurā ir informācija par katra darbinieka darba laika ievērošanu.
Šādam dokumentam vajadzētu būt katrā uzņēmumā vienā eksemplārā, dizainā ir vairākas nianses, kuras mēs detalizēti apspriedīsim šajā rakstā, mēs arī sniegsim piemēru laika lapas aizpildīšanai.
Cienījamais lasītāj! Mūsu raksti runā par tipiski veidi risinājumus juridiskas problēmas bet katrs gadījums ir unikāls.
Ja vēlaties zināt kā atrisināt tieši savu problēmu - sazinieties ar tiešsaistes konsultanta veidlapu labajā pusē vai zvaniet pa tālruni.
Tas ir ātri un bez maksas!
Kā aizpildīt darba laika tabulu
Ir atļauts aizpildīt vienu vispārīgu darba laika tabulu visai organizācijai vai katrai struktūrvienībai atsevišķi.
Tas atspoguļo ticamu informāciju par šī uzņēmuma darbinieku darba laika izmantošanu. Laika skaitītājs atzīmē gan faktiski nostrādāto, gan nenostrādāto laiku. Tas var būt: dīkstāve, slimība, komandējumi.
Izklājlapu var uzturēt divos veidos.
Ir gatavas vienotās veidlapas, ko apstiprinājušas attiecīgās iestādes:
- Ja uzņēmums ir ieviesis darba algu, tad izmanto veidlapas T-13 un T-12.
- Ja tāda pastāv, tad uzņēmumam ir tiesības izstrādāt savas veidlapas un veidlapas uzskaitei un kontrolei.
Veidlapa T-12 - aizpildīta manuāli.
Veidlapa T-13 - tiek izmantota, ja iespējams automatizēt grāmatvedības datu apstrādi.
T-12 veidlapā tiek veikti ieraksti lodīšu pildspalva, glīti, netaisot blotus, ar rokām. Korektoru nevar izmantot.
1. sadaļa (1.–6. aile) ir sakārtota tabulā.
Ceturtajā ailē ir 2 rindas, lai atzīmētu darbinieka izskatu vai prombūtni. Aizpildīšanas funkcija:
- pirmā rinda ir aizpildīta lielie burti(simboli);
- otrajā rindā ir skaitlis, kas norāda noteiktā laika posmā nostrādāto stundu skaitu;
2. sadaļu aizpilda grāmatvedis.
Šī sadaļa ir parādīta tabulas veidā, kurā tiek ievadīts katra darbinieka darba laika uzskaites numurs, viņa alga un nostrādātās stundas. Šī informācija tiek izmantota algu aprēķināšanai.
Veidlapas ceturtajā lapā tiek ievadīti dati, kas palīdzēs sastādīt statistikas atskaites. To aizpilda saskaņā ar īpašiem norādījumiem.
Otrs darbības veids
T-13 veidlapā dažas ailes jau ir aizpildītas automātiski: nodaļa, darbinieka uzvārds un profesija, darba laika lapas numurs.
Pieņemtās konvencijas.
Pilns saraksts var redzēt formā T - 12. Daži no galvenajiem ir parādīti tabulā:
- Darba laiks Burtu apzīmējums Ciparu kods.
- Vēlētāju aktivitāte pēc ierastā grafika I 01.
- Nakts stundas H 02.
- Izbraukšana brīvdienās un brīvdienās RP 03.
- Pārstrādāt C 05.
- Komandējums K 06.
- Atvaļinājums NO 09.
- Papildatvaļinājums OD 10.
- Mācību atvaļinājums U11.
- Saīsināta darba diena studentiem darbā HC 12.
- Mācību atvaļinājums par saviem līdzekļiem LE 13.
- Grūtniecības un dzemdību atvaļinājums R 14.
- Bērna kopšanas atvaļinājums līdz 3 gadu vecumam 15.
- Atvaļinājums uz sava rēķina FW 17.
- Slimnīca B 19.
- Saīsināta darba diena Čempionu līga 21.
- Pastaigas PR 24.
- Brīvdienas, brīvdiena 26.
- Prombūtne nezināma iemesla dēļ HH 30.
Darba laika uzskaites uzskaites pamata formas
Attēls 1. Veidlapa T-12.
1. attēlā - piemērs pareizai laika uzskaitei tajā darbinieku kategorijā, kuru darba laiks ir likumīgi samazināts.
Tātad svētku dienu priekšvakarā darba diena ir par stundu īsāka nekā parasti. Šīs tiesības izmanto visi organizāciju darbinieki. Uz galda tiek likts skaitlis septiņi.
Piemērs. Strādnieks Sidorovs V.P. darba laiks - 7 stundas. Pirms svētkiem būs 6 stundas, un atskaites kartītē ir iestatīts cipars seši. Šis punkts ir jāievēro, lai nebūtu apstrādes.
2. attēls. Veidlapa T-13.
Kam ir tiesības aizpildīt darba laika uzskaiti
To var aizpildīt jebkurš ar attiecīgu rīkojumu iecelts darbinieks. Piemēram:
- Laika skaitītājs - ja ir vieta personāla komplektēšana. Darba laika lapas aizpildīšana būs viņa tiešais pienākums.
- Vēl viens darbinieks. Viņam darba laika uzskaites uzskaites kārtošana ir viens no galvenajiem pienākumiem. Tāpēc viņa, cita starpā, ir noteikta vai nu darba līgumā, vai viņa amata aprakstā.
- Personāla inspektors.
- Jebkurš cits darbinieks ir uzticējis šos pienākumus.
Tipiskas kļūdas, kas rodas atskaites kartē
1. situācija.
Darbinieks ir atvaļinājumā. Atcerieties, ka atvaļinājuma dienas ir iekļautas skaitā kalendārās dienas un nav apzīmēti ar burtu "B" (brīva diena). Jūs varat ievietot simbolu "OT" formā vai skaitli - "09".
Uzmanību! Ja atvaļinājuma laikā ir brīvdiena (dienas), tad tā (-as) netiek uzskatīta par kalendāro dienu. Atskaites kartītē viņš(-i) norādīts kā brīvdiena: tiek izmantots simbols "B" vai skaitlis "26".
Piemērs. Strādnieks Ričkovs V.V. noformē atvaļinājumu uz 14 kalendārajām dienām no 4.06 līdz 18.06. Ņemiet vērā, ka 12. jūnijs ir valsts svētku diena. Darba laika uzskaite tiks aizpildīta, kā parādīts 3. attēlā.
2. situācija.
Darbiniece, atrodoties atvaļinājumā no 1. līdz 15. jūnijam, saslima. Par savu slimību viņš informē uzņēmuma administrāciju no 4.06 līdz 9.06 (6 dienas). Ir slimības lapa.
Viņa atvaļinājums ilgs 6 dienas, ko viņš neizmantoja slimības dēļ.
Šajā piemērā darbinieks izmantoja trīs kalendārās dienas atvaļinājuma, pēc tam saslima un viņam bija atlikušas vēl 11 kalendārās dienas. Viņam darbā jāatgriežas 22. jūnijā.
Kā aizpildīt darba laika lapu nepilnas slodzes darbiniekiem
Ja nepilnas slodzes darbinieks “nāk” no cita uzņēmuma, tad darba laika uzskaitē tas iekļaujas atsevišķā rindā ar personīgā personāla numura piešķiršanu.
Galvenais darbinieks, kas veic papildus darbs kā nepilna laika strādnieks, viņi piešķir divus personāla numurus divām dažādām darba laika uzskaites lapām.
Vai arī pēc izvēles tiek glabāta viena darba laika uzskaite, bet par katru amatu, ko viņš ieņem - atsevišķa rinda un divi dažādi personāla numuri.
Īpaši gadījumi komandējuma reģistrēšanai atskaites kartē
Nosakot komandējumu, atvaļinājumu vai citu brīžu ilgumu, varat izmantot šādus ieteikumus:
- Komandējums apzīmēts ar burtu "K". Brauciena ilgums tiek atzīmēts attiecīgajā secībā.
- Ja laikā, kad darbinieks atrodas komandējumā, ir brīvdiena vai brīvdiena, tad to maksā pēc dubultās likmes. Atskaites kartītē ir atzīme "K M", nevis izvade "B".
Kā pareizi atzīmēt komandējumu, ja darbinieks atrodas slimības atvaļinājumā? Lieta no prakses.
Ražošanas nepieciešamības nolūkos uzņēmuma administrācija nolemj viņam piezvanīt un nosūtīt komandējumā vēl pirms slimības lapas “slēgšanas”. Šajā situācijā administrācijas un darbinieka rīcība ir darba likumu pārkāpums.
Laika skaitītājs faktiski aizpilda laika uzskaiti šādi:
- Tiek atzīmēts neierašanās (saslimšanas) fakts pirms komandējuma sākuma simbols"B".
- Simbols "K" apzīmē komandējuma dienas.
- Pēc atgriešanās no tā mēs ievietojam vai nu “B” (ja slimības lapa vēl nav slēgta), vai “I” - ar slēgtu slimības atvaļinājumu.
Bet ar šādu laika uzskaites lapas aizpildīšanu ir iespējamas sekas.
Risks 1. Ja ieraksti izskatās šādi: “B” (slimība), “K” (komandējums), aiz tā - “I” (ierašanās darbā), neslēdzot slimības lapu, tad par dienu skaitu darbinieks ir komandējumā Krievijas FSS neatzīst šo slimības pabalsta daļu.
2. risks. Ja darba laika uzskaite tiek aizpildīta šādi: “B” (slimība), “K” (komandējumā) un pēc tam - slimības turpinājums “B”, tad FSS atteiksies kompensēt visu pabalsta summu. .
Jāatceras, ka slimības pabalstu izmaksā. Ja darbinieks devās uz darbu, tad viņš ir spējīgs strādāt.
- Laika skaitītājs veidlapu aizpilda tikai tad, ja tam ir pamatojums: rīkojums vai rakstisks rīkojums, vai citi dokumenti.
- Vienotā formā tiek ievadītas visas tajā paredzētās detaļas un aizpildītas visas rindas. Neaizpildītās rindas ir jāizsvītro.
- Mēnesī tiek sastādītas divas darba laika uzskaites tabulas, par pirmo pusi un otro, ja algu uzskaite notiek divas reizes mēnesī.
- Kļūdas, kas pieļautas, aizpildot darba laika tabulu, tiek stingri labotas noteiktajiem noteikumiem: vispirms pārsvītrot ar vienu rindiņu nepareizi ieraksti, virs tiem ir uzrakstīti pareizie. Darbinieks, kas aizpilda darba laika tabulu, parakstās un visas par šo dokumentu atbildīgās personas parakstās.
- Ja laika ņēmējs vēl nezina, kāda iemesla dēļ darbinieks nav devies uz darba vietu, tad tiek uzlīmēta darba laika uzskaite - HH. Sniedzot apliecinošus dokumentus, pārskata karte tiek koriģēta.
Kam un kāpēc ir vajadzīga darba laika uzskaite
Tas kā primārais dokuments ir nepieciešams:
- Grāmatvedība. Pamatojoties uz šo dokumentu, tiek aprēķināta darbinieka alga. Atskaites karte apliecina faktu, ka darbinieks pilda savus pienākumus.
- Nodokļu pārbaude. Tiek pārbaudīta nodokļu uzkrāšanas vai atskaitīšanas pareizība no algas. Darba laika uzskaitē norādītos datus par nostrādātajām stundām salīdzina ar datiem par darba algas izmaksu.
- Atskaites karti var pieprasīt Krievijas Sociālās apdrošināšanas fonda speciālisti. Tiek pārbaudīta pabalstu izmaksas no fonda pareizība.
- Federālā migrācijas dienesta struktūras. Pārbaudot darba devējus, kuri kā darba ņēmējus piesaista ārvalstu pilsoņus.
- Darba inspektori. Inspektors, pārbaudot protokolu, varēs konstatēt faktu. Tātad, pārbaudot virsstundu normas ievērošanu, par konstatētajām novirzēm paredzēts naudas sods. Atkārtota TOR pārkāpuma gadījumā vadītājs var tikt atbrīvots no amata.
- Atskaites karti var izmantot kā pierādījumu tiesā, ja tas notiek. Piemēram, darbinieka atlaišanas likumība par darba kavējumiem.
- statistikas iestādēm. Saskaņā ar atskaites karti tiek sastādīti vairāki ziņojumi. Piemēram, atskaite formā P-4.
Jebkurā organizācijā laika uzskaite ir obligāta. Šī dokumenta formatēšanas noteikumi, tā mērķis un gatavs piemērs, ko var izmantot kā paraugu - tas viss ir apspriests tālāk.
Galvenais mērķis
Plānotais maiņas ilgums un kopējais darba dienu skaits mēnesī gandrīz vienmēr atšķirsies no faktiski nostrādātajām stundām un dienām. Fakta fiksēšanai tiek glabāta darba laika uzskaite: tā ļauj apkopot visu informāciju par faktiski nostrādāto darba laiku.
Šim dokumentam ir divi mērķi:
- Iegūstiet informāciju par visu nostrādāto laiku.
- Iegūstiet datus par darba kavējumiem tajā pašā periodā.
Šāda informācija noder, pirmkārt, grāmatvedim. Tāpat dažiem inspektoriem būs nepieciešama informācija – atbilstošs apraksts ir dots tabulā.
| grāmatvedis | visu darbiniekiem pārskaitāmo maksājumu aprēķins: alga, atvaļinājuma nauda, komandējuma nauda utt. |
| Federālā nodokļu dienesta pārstāvis | inspektori interesējas par maksājumu un nodokļu no tiem aprēķinu pareizību: bieži uzņēmums tiek pārbaudīts, vai nodokļu bāze nav novērtēta par zemu. |
| FSS virsnieks | nostrādātās stundas fondu interesē saistībā ar sociālo pabalstu aprēķināšanu (piemēram, par bērnu aprūpi) |
| darba inspektors | inspektori interesējas, vai nav pārkāptas strādājošo tiesības |
| Rosstat pārstāvis | Rosstat darbinieki vāc statistikas datus - piemēram, saskaņā ar informāciju no atskaites kartes viņi sastāda vienotu |
Veidlapa: tukša un paraugs
Katram uzņēmumam ir tiesības izmantot gan savu paraugu, gan veikt darba laika uzskaiti, izmantojot īpašu veidlapu. T-12. Jūs varat ņemt par pamatu tieši tā formu (tā norādīta zemāk) un pielāgot to uzņēmuma vajadzībām.
Dokuments sastāv no 3 galvenajām daļām:
- Titullapa paredz viena sistēma kodi, kas norāda, piemēram, papildu brīvdienas (uz virsstundām), slimību uz slimības lapas, dīkstāves darba devēja vainas dēļ utt. Katram apstāklim ir alfabēta un ciparu kods.
- Otrā (tabulas) daļa ir faktiskā darba laika uzskaite. Tas tiek veikts katru dienu (ieskaitot brīvdienas un svētku dienas).
- Un arī trešā daļa ir parādīta tabulas veidā. Tajā sniegta informācija par algu izmaksu (summas, stundas un dienas, likme).
Šādi izskatās tukša veidlapa T-12.
Kopā ar T-12 formu ir arī T-13. Tam trūkst pēdējās (trešās) daļas - tas ir, šis dokuments ir vienkārša darba laika uzskaite darba laika fiksēšanai, bez algas aprēķiniem. Gatavs piemērs dokuments ir parādīts zemāk.
Uzvedības kārtība
Dokumentu uztur speciāli iecelti darbinieki: viņi nosaka darba laiku katrai dienai. Parasti par pareizu projektēšanu atbildīgā persona ir struktūrvienības (piemēram, pārdošanas nodaļas) direktors. Atbildību var dalīt viņa vietnieks. Ja uzņēmums ir pietiekami liels, viņi ievieš īpašu hronometrāžas amatu, kas fiksē visu informāciju.
Jebkurā gadījumā atbildīgās personas vienmēr ieceļ vadītājs, par ko norāda atbilstošs rīkojums (bezmaksas paraugs) - piemēram, zemāk redzamais dokuments.
PIEZĪME. Visām atbildīgajām personām jāiepazīstas ar rīkojuma tekstu, jāparaksta un jāparaksta datums.
Kopumā pasūtījums izskatās šādi:
- Atbildīgā persona ieraksta informāciju par katru dienu.
- Pēc aizpildīšanas (pēc mēneša) dokuments tiek nodots personāla nodaļai.
- Pēc personāla nodaļas viņš nonāk grāmatvedības nodaļā.
- Pēdējais paraksts paliek struktūrvienības vadītājam.
PIEZĪME. Kad dokuments ir aizpildīts un to parakstījušas visas atbildīgās personas, tas tiek kārtots un nosūtīts glabāšanai arhīvā. Minimālais uzglabāšanas laiks ir 5 gadi. Bet, ja darbs uzņēmumā tiek veikts bīstamos un kaitīgie apstākļi, uzglabāšanas laiks ir ievērojami palielināts - vismaz 75 gadi.
Kā aizpildīt laika tabulu: soli pa solim instrukcijas
Aizpildot tiek izmantota vienota apzīmējumu sistēma. Darba laika uzskaitē tiek fiksēts nostrādātais laiks saskaņā ar noteikumu “vienam amatam paredzēts viens amats”. Tikai darbinieki, kuriem ir darba līgums, ieskaitot iekšējos nepilnas slodzes darbiniekus - jo īpaši viņiem informācija ir jāreģistrē divreiz.
Netiek ņemti vērā šādi darbinieki:
- strādnieki neoficiāli;
- ārējie partneri;
- strādā uz civillīguma pamata.
Aizpildīšanas kārtība paredz pareizu titullapas un faktiskās tabulas daļas noformējumu.
Titullapa
Šeit tiek ierakstīta šāda informācija:
- Uzņēmuma nosaukums (ir atļauta īsa versija, piemēram, Alpha LLC).
- OKUD un OKPO kodi.
- Numurs - uzņēmums numerācijas sistēmu izvēlas patstāvīgi. Piemēram, izplatīts ir skaitļu secīgas piešķiršanas variants kalendārā gada laikā.
- Pārskata periods - t.i. mēnesis ar dokumenta uzturēšanas sākuma un beigu datumu.
- Sastādīšanas datums attiecas uz pēdējo dienu, pēc kuras tas jāparaksta visiem atbildīgajiem darbiniekiem. Pēc tam dokuments tiek pārsūtīts uz arhīvu.
tabulas daļa
Šeit jums jāaizpilda visas kolonnas:
Informācija par algu
Ja tiek uzturēta T-12 veidlapa, tad arī šī sadaļa tiek aizpildīta. Šeit tiek reģistrēta informācija galvenokārt par 2 maksājuma veidiem:
- Pati alga (norāda ar 4 ciparu kodu 2000).
- Maksājumi par atvaļinājuma dienām (norāda ar kodu 2012).
Visas summas tiek norakstītas no tā sauktā ieskaita konta – tas būs vienāds, neatkarīgi no maksājuma veida.
Kā ierasts, darba laiks tiek fiksēts, ņemot vērā kopējo dienu un stundu skaitu.
Dokumenta beigās visi pilnvarotie darbinieki parakstās:
- persona, kurai ir dokuments (ja tāds ir)
- personāla daļas pārstāvis;
- departamenta direktors.
Video instrukcija reģistrācijai
Video komentārs par pildījumu:
Papildu lapa
Ir vairāki gadījumi, kad ar pašu darba laika uzskaiti nepietiek, jo grāmatvedība ietver fiksēšanu Papildus informācija. Tad jums vajadzētu izdot citu lapu:
- Ja darbinieks pārtrauc darbu mēneša vidū vai sākumā. Šajā gadījumā visas faktiski nostrādātās dienas un stundas tiek reģistrētas papildu lapā. Un veidlapā viņi ieraksta “Atlaists” tieši datumā, kad notika atlaišana. Pēc tam dokuments tiek iesniegts kopā ar papildu lapu.
- Tas būs vajadzīgs arī tad, kad darbinieks nestrādāja, bet tajā pašā laikā viņš nesazinājās un nepaziņoja prombūtnes iemeslus. Ja viņš neieradās (vai nepaņēma dokumentus, kas apliecina iemesla pamatotību), un ir pienācis laiks nodot dokumentu, tiek ievadīts kods 30 (burta apzīmējums "НН").
Šādos gadījumos visas atzīmes labāk izdarīt ar zīmuli. Ja vēlāk izrādās, ka darbinieks, piemēram, saņēmis slimības atvaļinājumu, jāatzīmē koda 19 (burts "B").
Kopsavilkuma uzskaite: aprēķinu pazīmes
Ja nevar ievērot normālo stundu skaitu (8 stundas dienā un 40 stundas nedēļā), tad kopējais faktiski nostrādātais laiks tiek noteikts kā vienkārša summa. Šī procedūra pastāv uzņēmumos, kuri:
- strādāt visu diennakti, maiņās;
- izmantot elastīgu grafiku;
- organizēt maiņu darbu.
Tad par galveno jēdzienu kļūst uzskaites periods. – kalendārais mēnesis, 1 ceturksnis vai viss gads. Konkrētais intervāls tiek izvēlēts atkarībā no uzņēmuma īpašībām. Piemēram, ja ir paredzēts darbs bīstamos un kaitīgos apstākļos, tad par pamatu tiek ņemts 1 ceturkšņa periods.
Ja kādu laiku darbinieks nav veicis darbu pamatotu iemeslu dēļ, tad šis laiks netiek ņemts vērā (tas ir, tas tiek izslēgts pilnībā).
Nestandarta situācijas: ko darīt
Vairumā gadījumu dokumentu noformēšana ir pavisam vienkārša, jo uzskaite balstās uz vienotu, vienādu darba laika sadalījumu katram darbiniekam. Tomēr šī procedūra bieži tiek pārkāpta noteiktu apstākļu dēļ, piemēram:
- Ja kolēģis lūdz brīvu laiku, un vadītājs neiebilst, tad tiek reģistrētas tikai faktiski nostrādātās stundas (vesels skaitlis). Par prombūtni norāda atzīme "I" vai divi cipari "01".
- Ja viņš ir slims, viņi liek "B" un atstāj laukuma apakšu tukšu. Protams, slimības atvaļinājuma klātbūtne ir obligāta prasība šādai atzīmei.
- Ja tas bija plānots, un darbinieks to uztvēra, kā norunāts, saskaņā ar pašreizējo kārtību viņi ielika apzīmējumu "NV" (digitālajā versijā kods "28"). Ir reizes, kad reāli iemesli prombūtnes uz laiku nav zināmas. Tad var likt "НН", bet situācijas noskaidrošanas gadījumā tiek izvēlēts atbilstošs apzīmējums, un "НН" tiek izsvītrots.
- Ja kolēģis devās komandējumā, atzīmējiet "K". Kad viņš oficiāli atgriežas un sāk pildīt parastos pienākumus, viņi ievieto burtu "I".
Kā veikt izmaiņas
Darba laika uzskaite ietver informācijas fiksēšanu, kas var mainīties dienas vai nedēļas laikā, tāpēc darba laika uzskaite paredz arī iespēju veikt izmaiņas. Ir jāveic korekcijas, lai atspoguļotu faktisko situāciju, kuras patiesums ir dokumentēts.
Ir 2 veidi, kā veikt labojumus:
- Neprecizitātes ir pieļaujamas, bet dokuments tiek papildināts ar tā saukto korektīvo formu. Abi dokumenti tiek iesniegti pārbaudei kopā.
- Dokumenta oriģināls ir labots, un papildu veidlapa netiek sastādīta. Tad jums rūpīgi jāizsvītro visi nepareizie dati. Tas tiek darīts ar horizontālu joslu. Ja blakus laukos ir ietverta kļūdaina informācija, tiek izsvītrota viena rindiņa.
Šajā gadījumā ir jāveic atbilstošs ieraksts, kas detalizēti izskaidro situāciju, piemēram:
To var izdarīt tuvākajā brīvajā laukā.
Atbildība par nepareizu pārvaldību
Pareiza dokumentu pārvaldība ir tiešs uzņēmuma pienākums. Pretējā gadījumā var sekot diezgan taustāmi sodi.
Interesanti, ka iekšā Darba kodekss nav neviena panta kā tāda, kas noteiktu atbildību par laika uzskaites lapas neesamību. Taču tas ir Administratīvo pārkāpumu kodeksā - tas ir 5.27.pants. Ir noteikts, ka par dokumenta neesamību tiek uzlikts sods:
- Atbildīgajām personām no 1000 līdz 5000 rubļiem.
- Uzņēmumam kā juridiskai personai no 30 000 līdz 50 000 rubļu.
Gadījumā, ja ziņojuma kartē ir kļūdas, tiek piemēroti citi pasākumi. Tie tiek iestatīti atkarībā no tā, vai tiek atklāts ļaunprātīgs nolūks, kas izraisīja šīs kļūdas. Piemēram, uzņēmums ieskaita darbiniekam faktiski nenostrādātas dienas, lai “samazinātu” peļņu un tādējādi samaksātu mazāk nodokļus. Sankcijas tiks piemērotas atbilstoši konkrētajiem pārkāpuma apstākļiem (lielā mērā tās būs atkarīgas no apmēra).
Slēdzot darba līgumus ar darbiniekiem, saimnieciskajai vienībai jāorganizē viņu darba laika uzskaite. Šiem nolūkiem var izmantot darba laika uzskaiti, kas atveras katru mēnesi, un tajā atbildīgā persona atspoguļo darbinieku darba laiku, viņu brīvdienas, slimības atvaļinājumu un citus darba kavējumus. Saskaņā ar šajā dokumentā ietvertajiem datiem alga tiek aprēķināta pēc tam.
Tiesību akti nosaka, ka organizācijas administrācijai vai organizācijas individuālajam uzņēmējam ir jāreģistrē katra darbinieka darba periodi. Darba laika uzskaites tabulu var aizpildīt atbildīgā persona, kas noteikta ar vadības rīkojumu.
Visbiežāk šādas personas var būt nodaļu vadītāji, personāla darbinieki, grāmatveži utt. Viņu pienākums ir ievadīt darba periodus darba laika uzskaitē, izmantojot kodus un šifrus.
Attīstoties darba laika uzskaites tehniskajiem līdzekļiem, var izmantot arī specializētu sistēmu, izmantojot kartes, ar kuru palīdzību tiek fiksēta darbinieka ierašanās un aiziešana uzņēmumā. Darba laika uzskaiti var veikt kā nepārtrauktu darba atspoguļojumu vai apkopot.
Nākotnē informācija no darba laika uzskaites tiek izmantota algu aprēķināšanā, īpaši ar uz laiku balstītu sistēmu. Darba laika uzskaite kopā ar darba līgumu ir viens no uzņēmuma izdevumu attaisnojumiem, īpaši nodokļu jomā.
Darba laika uzskaite ne tikai fiksē darba laiku, bet arī ļauj uzraudzīt darbinieku atbilstību darba disciplīnai. Ar tās palīdzību tiek veikta darba ilguma normu ievērošanas uzraudzība un virsstundu darba apzināšana. Daudzi pārskati, kas iesniegti statistikai un satur personāla uzskaiti, tiek aizpildīti, pamatojoties uz darba laika uzskaiti.
Svarīgs! Ja uzņēmums neuztur darba laika uzskaiti, tad regulējošās iestādes tam var piemērot atbilstošus sodus.
Kā tiek skaitīts darbinieka darba laiks?
Likums nosaka divu veidu standartus - sešu dienu darba nedēļu (36 stundas) un piecu dienu darba nedēļu (40 stundas). Tas nozīmē, ka darbinieki var strādāt piecas dienas ar astoņu stundu darba dienu vai sešas dienas ar sešu stundu darba dienu. To pārkāpšana pieļaujama retos gadījumos – ar apkopotu uzskaiti vai neregulāru grafiku.
Pirmajā gadījumā normas tiek piemērotas lielākā laika periodā, piemēram, ceturksnī, pusgadā u.tml.. Izrādās, ka īsākā darba periodā fakts var neatbilst spēkā esošajām normām, bet tas nedrīkst pārsniegt normas izvēlētajos lielākos laika intervālos.
Dažiem darbiniekiem var tikt piemērota samazināta dienas likme vai nedēļas likme. Ir jāfiksē, kā tieši jāņem vērā darbinieku darba laiks. Darba laika uzskaitē jāatspoguļo arī viss laiks, kad darbinieks nestrādāja, bet bija reģistrēts uzņēmumā.
Šie periodi var ietvert:
- Slimnīca.
- Dīkstāves periods utt.
Atskaites karte tiek atvērta mēneša sākumā, bet beigās tā tiek aizvērta. Atbildīgā persona mēneša vidū summē starpsummu, atspoguļojot datus par pirmo darba laika daļu. Dokumentu paraksta nodaļas vadītājs un iesniedz pārbaudei uz personāla apkalpošana. Tad tas tiek pārsūtīts uz grāmatvedību algu aprēķināšanai.
Uzmanību! Laika uzskaite par 2017. gadu, tāpat kā iepriekšējos periodos, var būt divu veidu - veidlapa t-12 un veidlapa t-13. Pirmais ietver ne tikai darba stundu uzskaiti, bet arī iespēju aprēķināt algas. Veidlapa T-13 tiek izmantota tikai darba laika noteikšanai, citi dokumenti tiek izmantoti darba samaksas aprēķināšanai.
Vai ir likumīgi izmantot elektroniskās kontroles sistēmas?
Likumdošana paredz darba devēja pienākumu fiksēt darbinieka laiku. Šiem nolūkiem viņam ir tiesības izmantot dažādas elektroniskās sistēmas. Bet, lai tos īstenotu praksē, uzņēmuma administrācijai šis brīdis ir jāatspoguļo iekšējos noteikumos un ar darbiniekiem noslēgtajos darba līgumos.
Ja tas nav izdarīts, tad šīs elektroniskās sistēmas nevar izmantot.
Izmantojot dažādi līdzekļi ir noteikts ierašanās un izbraukšanas laiks no uzņēmuma. Nākotnē šāda sistēma, pamatojoties uz saņemtajiem datiem, automātiski aizpilda darba laika uzskaiti.
Lejupielādējiet veidlapu un darba laika uzskaites aizpildīšanas paraugu
Lejupielādējiet veidlapu Excel formātā, līdz.
Word formātā.
Excel formātā.
Uzmanību! Ja prombūtnes iemesls nav zināms, tad atskaites kartītē jāpiestiprina burtu kods "НН". Nākotnē šis kods tiks pilnveidots. Ja darbinieks šajā periodā bija slims, kods tiek labots uz "B". Gadījumā, ja nav apliecinošu dokumentu, koda "НН" vietā tiek ievadīts kods "PR".
Brīvdienas iekrita atvaļinājuma laikā
Saskaņā ar Darba likumu kodeksu, ja brīvdienas iekrīt atvaļinājuma periodā, tad tās netiek iekļautas kalendāro dienu aprēķinā.
Ja darbiniekam tiek piešķirts ikgadējais atvaļinājums, tad viņa laikā brīvās dienas darba laika uzskaitē netiek atzīmētas, jo tās tiek ieskaitītas kalendāro dienu skaitā - tās aizstāj ar burtu kodu "OT" vai ciparapzīmējumu 09 ikgadējam. atvaļinājums, kā arī OD kods vai apzīmējums 10 - par papildatvaļinājumu.
Uzmanību! Brīvdienas, kas nav darba dienas, netiek iekļautas kalendāro dienu skaitā. Līdz ar to darba laika uzskaitē šādas dienas jānorāda ar burtu kodu "B" vai ciparu 26.
Darbinieks saslimst atvaļinājuma laikā
Ja darbinieks saslimst atvaļinājuma laikā, tad, lai apstiprinātu šo faktu, viņam ir jāiesniedz pareizi izsniegts slimības atvaļinājums. Līdz ar to atpūtas dienas jāpagarina par slimības atvaļinājumā pavadīto laiku vai jāpārplāno uz citu laiku.
Sākotnēji atskaites kartītē atvaļinājuma laiks jāatzīmē ar burtu kodu "NO" vai skaitli 09. Pēc slimības atvaļinājuma piešķiršanas ir jākoriģē darba laika uzskaite - slimības dienām, iepriekšējā apzīmējuma vietā, rakstīts kods "B" vai cipars 19.
Darba brauciens iekrita nedēļas nogalē
Darba ministrijas vēstulē teikts, ka atskaites kartiņā ir jāatzīmē visas komandējuma dienas, pat ja tās iekrīt brīvdienās. Lai to izdarītu, ir jāizmanto atskaites kartītē esošie apzīmējumi - īpašs burtu kods "K" vai ciparzīme 06. Šajā gadījumā stundu skaits nav jānorāda.
Ja laikā, kad darbinieks atradās komandējumā, darbinieks strādāja brīvdienās, tad darba laika uzskaitē tiek atzīmēts ar kodu “PB” - darbs brīvdienās, vai ar numuru 03. Jānorāda darba stundu skaits. tikai vienā gadījumā - kad uzņēmuma vadība darbiniekam deva konkrētu norādījumu, cik brīvas stundas viņam jāvelta darbam.
Uzmanību! Sīkāk par to, kā tas tiek apmaksāts, tas tiek atzīmēts, kā arī citas funkcijas ir aprakstītas šajā rakstā.