hoja de tiempo- es un documento establecido que contiene información sobre el cumplimiento de la jornada laboral por parte de cada uno de los empleados.
Dicho documento debe estar en cada empresa en una sola copia, el diseño tiene una serie de matices, que discutiremos en detalle en este artículo, también daremos un ejemplo de cómo completar una hoja de tiempo.
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Cómo llenar la hoja de tiempo
Está permitido completar una hoja de tiempo general para toda la organización o para cada unidad estructural por separado.
Refleja información fiable sobre el uso del tiempo de trabajo por parte de los empleados de esta empresa. El cronometrador marca tanto el tiempo realmente trabajado como el tiempo no trabajado. Puede ser: tiempo de inactividad, enfermedad, viajes de negocios.
La hoja de cálculo se puede mantener de dos maneras.
Existen formularios unificados listos para usar aprobados por las autoridades pertinentes:
- Si la empresa ha introducido salarios por tiempo, se utilizan los formularios T-13 y T-12.
- Si existe, entonces la empresa tiene derecho a desarrollar sus propios formularios y formularios para contabilidad y control.
Formulario T-12 - rellenado manualmente.
Formulario T-13: se utiliza cuando es posible automatizar el procesamiento de datos contables.
En el formulario T-12 se realizan entradas bolígrafo, prolijamente, sin hacer borrones, a mano. No se puede utilizar el corrector.
La sección 1 (columnas 1 a 6) está organizada en una tabla.
En la cuarta columna, se asignan 2 líneas para marcar la aparición o ausencia de un empleado. Función de relleno:
- la primera línea está llena letras mayúsculas(símbolos);
- la segunda línea contiene un número que indica el número de horas trabajadas durante un determinado período;
La sección 2 la completa el contador.
Esta sección se presenta en forma de tabla, donde se ingresa el número de hoja de tiempo de cada empleado, su salario y las horas trabajadas. Esta información se utiliza para calcular los salarios.
En la cuarta página del formulario, se ingresan datos que ayudarán a compilar informes estadísticos. Se llena de acuerdo con instrucciones especiales.
La segunda forma de hacer
En el formulario T-13, algunas columnas ya se completan automáticamente: departamento, apellido y profesión del empleado, número de hoja de tiempo.
Convenciones aceptadas.
Lista llena se puede ver en la forma T - 12. Algunas de las principales se presentan en la tabla:
- Horas de trabajo Designación de letras Código numérico.
- Asistencia según horario habitual I 01.
- Horas nocturnas H 02.
- Salida en festivos y fines de semana RP 03.
- Retrabajo C 05.
- Viaje de negocios K 06.
- Vacaciones A PARTIR DEL 09.
- Licencia adicional OD 10.
- Licencia de estudios U 11.
- Reducción de la jornada laboral para los estudiantes en el trabajo HC 12.
- Permiso de estudios por cuenta propia LE 13.
- Licencia de maternidad R 14.
- Licencia para el cuidado de un hijo hasta los 3 años de edad 15.
- Vacaciones por cuenta propia FW 17.
- Hospital B 19.
- Jornada laboral reducida Champions League 21.
- Caminando PR 24.
- Días no laborables, descanso a las 26.
- Ausencia por causa desconocida HH 30.
Formas básicas de hojas de horas
Figura 1. Formulario T-12.
Figura 1: un ejemplo de la contabilidad correcta del tiempo de la categoría de trabajadores cuyas horas de trabajo se reducen legalmente.
Así, en vísperas de festivos, la jornada laboral es una hora más corta de lo habitual. Este derecho es utilizado por todos los empleados de las organizaciones. El número siete se pone sobre la mesa.
Ejemplo. El trabajador Sidorov V.P. horas de trabajo - 7 horas. Antes de las vacaciones, serán 6 horas y el número seis se establece en la boleta de calificaciones. Este punto debe ser observado para que no haya procesamiento.
Figura 2. Formulario T-13.
Quién tiene derecho a llenar la hoja de tiempo
Puede ser cumplimentado por cualquier empleado designado por la orden correspondiente. Por ejemplo:
- Cronometrador: si hay un puesto en la lista de personal. El llenado de la hoja de tiempo será su responsabilidad directa.
- Otro miembro del personal. Para él, mantener una hoja de tiempo es una de las principales responsabilidades. Por lo tanto, entre otros, se prescribe ya sea en contrato de empleo o en la descripción de su trabajo.
- Inspectora de personal.
- Cualquier otro trabajador al que se le asigne estas funciones.
Errores típicos que ocurren en la boleta de calificaciones
situación 1.
El empleado está de vacaciones. Recuerde que los días de vacaciones están incluidos en el número de días naturales y no están marcados con la letra "B" (día libre). Puede poner un símbolo en forma de "OT", o el número - "09".
¡Atención! Si durante el período de vacaciones hay un feriado (días) no laborable (s), entonces no se considera un día calendario. En la boleta de calificaciones, él (s) se indica como un día libre: se utiliza el símbolo "B" o el número "26".
Ejemplo. Trabajador Rychkov V.V. Elabora vacaciones por 14 días naturales del 4.06 al 18.06. Tenga en cuenta que el 12 de junio es festivo. La hoja de tiempo se completará como se muestra en la Figura 3.
Situación 2.
Un empleado, mientras estaba de vacaciones del 1 al 15 de junio, se enfermó. Informa a la administración de la empresa sobre su enfermedad del 4.06 al 9.06 (6 días). Hay una baja por enfermedad.
Sus vacaciones tendrán una duración de 6 días, que no utilizó por enfermedad.
En este ejemplo, un empleado usó tres días calendario de vacaciones, luego se enfermó y le quedaban 11 días calendario más. Debe volver a trabajar el 22 de junio.
Cómo llenar la hoja de tiempo para trabajadores a tiempo parcial
Si el trabajador a tiempo parcial "viene" de otra empresa, entonces en la hoja de tiempo encaja en una línea separada con la asignación de un número de personal personal.
El empleado principal que realiza trabajo extra como trabajador a tiempo parcial, asignan dos números de personal para dos hojas de horas de trabajo diferentes.
O, como opción, se mantiene una hoja de tiempo, pero para cada puesto que ocupa: una línea separada y dos números de personal diferentes.
Casos especiales de registro de viajes de negocios en la libreta de calificaciones
Al determinar la duración de los viajes de negocios, vacaciones u otros momentos, puede utilizar las siguientes recomendaciones:
- El viaje de negocios está marcado con la letra "K". La duración del viaje se indica en el orden correspondiente.
- Si, mientras un empleado está en un viaje de negocios, hay un día libre o un día festivo, entonces se le paga al doble. La boleta de calificaciones pone la marca "K M", y no la salida "B".
¿Cómo marcar correctamente un viaje de negocios si el empleado está de baja por enfermedad? Caso de la práctica.
A los efectos de la necesidad de producción, la administración de la empresa decide llamarlo y enviarlo en un viaje de negocios incluso antes del "cierre" de la baja por enfermedad. En esta situación, las acciones de la administración y el empleado son una violación de las leyes laborales.
El cronometrador en realidad llena la hoja de tiempo de esta manera:
- El hecho de no comparecer (enfermedad) antes del inicio del viaje de negocios se anota con el símbolo "B".
- El símbolo "K" marca los días del viaje de negocios.
- Después de regresar, ponemos "B" (si la licencia por enfermedad aún no está cerrada) o "I", con una licencia por enfermedad cerrada.
Pero, con tal relleno en la hoja de tiempo, las consecuencias son posibles.
Riesgo 1. Si las entradas se ven así: "B" (enfermedad), "K" (viaje de negocios), después - "I" (aparición para el trabajo), sin cerrar la licencia por enfermedad, entonces, por la cantidad de días que el empleado está en un viaje de negocios, el FSS de Rusia no reconoce esta parte de la prestación por enfermedad.
Riesgo 2. Si la hoja de tiempo se completa de esta manera: "B" (enfermedad), "K" (viaje de negocios), y después de eso, la continuación de la enfermedad "B", entonces el FSS se negará a compensar el monto total del beneficio .
Hay que recordar que se pagan prestaciones por enfermedad. Si el empleado fue a trabajar, entonces puede trabajar.
- El cronometrador completa el formulario solo si hay motivos: una orden o una orden escrita u otros documentos.
- En un formulario unificado, se ingresan todos los detalles que se proporcionan y se completan todas las líneas. Las líneas sin llenar deben ser tachadas.
- Se compilan dos hojas de tiempo por mes, para el primer semestre y el segundo, si la nómina se produce dos veces al mes.
- Los errores cometidos al completar la hoja de tiempo se corrigen estrictamente reglas establecidas: primero tachar con una línea entradas incorrectas, los correctos están escritos encima de ellos. El empleado que llena la hoja de tiempo pone su firma y todas las personas responsables de este documento firman.
- Si el cronometrador aún no sabe por qué razón el empleado no fue a lugar de trabajo, luego se adjunta la boleta de calificaciones - NN. Al proporcionar documentos de respaldo, la boleta de calificaciones se ajusta.
Quién necesita una hoja de tiempo y por qué
Se necesita, como documento primario:
- Contabilidad. Sobre la base de este documento, se calcula el salario del empleado. La boleta de calificaciones confirma el hecho de que el empleado está cumpliendo con sus deberes.
- Inspección de impuestos. Se verifica la corrección de la acumulación o deducción de impuestos del salario. Se realiza una conciliación de los datos de las horas trabajadas, anotadas en la hoja de asistencia, con los datos de pago de salarios.
- La boleta de calificaciones puede ser requerida por especialistas del Fondo de Seguro Social de Rusia. Se verifica la corrección del pago de los beneficios del fondo.
- Órganos del Servicio Federal de Migración. Al verificar a los empleadores que atraen, como empleados, a ciudadanos extranjeros.
- Inspectores de trabajo. El inspector, revisando la boleta de calificaciones, podrá establecer el hecho. Entonces, verificando el cumplimiento de la norma de horas extras, se prevé una multa por las desviaciones identificadas. En caso de violación reiterada de los TOR, el jefe puede ser destituido de su cargo.
- La boleta de calificaciones se puede usar como evidencia en la corte si ocurre. Por ejemplo, la legalidad del despido de un empleado por ausentismo.
- autoridades estadísticas. De acuerdo con la boleta de calificaciones, se compilan varios informes. Por ejemplo, un informe en el formulario P-4.
Forma unificada T-13 es un documento que se puede utilizar como una de las opciones para mantener una hoja de tiempo. Considere cuáles son sus características y dónde encontrar este formulario.
Cuándo se aplica el formulario T-13
Todo empleador está obligado a llevar registros del tiempo de trabajo de sus empleados (artículo 91 del Código Laboral de la Federación Rusa). Puede utilizar para ello cualquier forma adecuada a las peculiaridades de su modo de trabajo, incluidas las desarrolladas por él mismo.
Hay 2 formularios aprobados por una resolución del Comité Estatal de Estadística, que se pueden utilizar para contabilizar las horas trabajadas, ya sea sin cambios o en forma modificada:
- Formulario T-12, cuya primera sección se construye como una hoja de tiempo.
- Formulario T-13, que, de hecho, se llama la hoja de tiempo.
El formulario T-13 fue aprobado por el Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de la Federación Rusa del 05/01/2004 No. 1. Puede descargarlo en nuestro sitio web.
Las tablas de la sección 1 del formulario T-12 y del formulario T-13 son muy similares, pero existen diferencias:
- Los datos sobre los días del mes relacionados con un empleado en particular en el formulario T-12 se organizan en una dirección horizontal secuencialmente desde el primero al último día. En el formulario T-13, se dividen en 2 partes (la mitad del mes), que se ubican una debajo de la otra.
- Teniendo en cuenta que para cada jornada, además del número de horas trabajadas, se indica el motivo de la presencia o ausencia de un trabajador en el trabajo, por las peculiaridades de la construcción de tablas en el formulario T-12, cada persona se le asignan 2 líneas, y en el formulario T-13 - 4 líneas.
- En la parte final de la tabla del formulario T-13 hay columnas que están ausentes en el formulario T-12. Reflejan los códigos de CC-nóminas y la cuenta correspondiente contabilidad, que tendrá en cuenta el devengo sueldo.
Puede utilizar cualquiera de estos formularios. El factor determinante es el hecho mismo de su existencia. Sin una hoja de tiempo confiable, el cálculo correcto de los salarios es imposible.
Aprobación del procedimiento de mantenimiento del modelo T-13
El procedimiento de cumplimentación del modelo T-13 puede tener sus propios matices para cada empresario en concreto, por lo que es recomendable fijarlo en el documento adecuado (instructivo o manual). Las reflexiones en él requerirán los siguientes puntos:
- Designación de una persona (o personas) responsable del mantenimiento de la hoja de tiempo.
- La necesidad de mantener hojas de horas separadas para los departamentos.
- Aprobación de códigos adicionales para salidas o ausentismo.
- Aprobación del orden en que se reflejan los datos en la hoja de horas: todos los hechos de presencia/ausencia o sólo absentismo.
- Determinación del orden de reflexión de los datos sobre salidas/absentismo en situaciones complejas o no estándar.
Rellenar el formulario T-13
El encabezado del formulario T-13 contiene información sobre el empleador (nombre, código OKPO, nombre de la unidad), el número y la fecha del documento, el período para el que se redactó.
La base para ingresar a un empleado en la hoja de tiempo es una orden para su empleo y para la exclusión, una orden de despido. Los datos del nombre completo de cada empleado se indican en su totalidad. Todas las razones de la ausencia deben ser documentadas.
Al completar los datos persona concreta en la 1ª superior y en la 3ª desde la línea superior se indica el motivo de la presencia/ausencia con un código alfabético o numérico, y en las líneas inferiores (2ª y 4ª) - el número de horas trabajadas. Para los datos de ausencia, las filas para el número de horas son cero o nada. Los días adicionales para un mes en particular se tachan con una "X". Los fines de semana están marcados con la letra "B". La duración de la jornada normal de trabajo indicada en la hoja de horas debe corresponder al número de horas establecido en el contrato de trabajo del trabajador o determinado por la ley (por ejemplo, para días reducidos previos a las vacaciones). La duración de las horas extraordinarias se determina por orden del empleador.
Para los tipos de ausencia tenidos en cuenta en días del calendario(vacaciones, licencia por enfermedad), la marca se realiza de forma continua, es decir incluidos los fines de semana. La salida/llegada en un día libre asociado a un viaje de negocios se marca como el día del viaje de negocios.
Puede descargar una muestra de cómo completar el formulario T-13 para una jornada laboral de 8 horas con una semana laboral de 40 horas en nuestro sitio web.
En este ejemplo, el trabajo tiene lugar un fin de semana. Se lleva a cabo por orden del jefe con el consentimiento del empleado. La orden debe indicar cómo se pagará este día: ya sea en el doble de la cantidad (Artículo 153 del Código Laboral de la Federación Rusa), o proporcionando tiempo libre en un día laborable.
Dónde conseguir códigos para el formulario T-13
Los códigos de presencia/ausencia más utilizados en el trabajo (alfabéticos y numéricos) se colocan en la 1ª hoja del formulario T-12. Si es necesario, puede desarrollar adiciones a ellos o su propia tabla de dichos códigos.
Como códigos para el tipo de pago que se colocan al completar la parte final de la tabla del formulario T-13, que no está en el formulario T-12, en aras de la comparabilidad de los datos, es más razonable utilizar los códigos dados en el Apéndice 1 de la orden del Servicio Federal de Impuestos de Rusia de fecha 10.09.2015 No. ММВ-7- once/ [correo electrónico protegido] Los códigos de esta aplicación se utilizan al completar el formulario 2-NDFL.
El empleador debe llevar un registro de las horas trabajadas por cada empleado. Este hecho detallado en el artículo 91, parte 4 del Código Laboral de la Federación Rusa. En este artículo, puede descargar y familiarizarse con el formulario de la hoja de tiempo (WRT) para 2016 de forma gratuita, así como con una muestra de cómo completar esta hoja de tiempo
22.08.2016Se sabe que la hoja de horas debe llevarse en las siguientes formas:
- T-12 - el formulario utilizado para la URV, así como el cálculo de los salarios.
- T-13 - Boletín URV.
En esta página está disponible la boleta de calificaciones de 2016. para descarga gratuita:
Boletín de calificaciones de 2016 (muestra)
Formulario No. T-13:
Formulario No. T-12:
Normas para cumplimentar la hoja de asistencia de la URV en 2016
Cabe señalar de inmediato que los formularios T-12 / T-13 se utilizan cuando se tiene en cuenta el tiempo que realmente trabajó / no trabajó cada empleado de la empresa / organización por separado. Esto es necesario para ejercer control sobre el cumplimiento por parte de los empleados de la modalidad general de jornada laboral (RV) establecida, para informar sobre las horas trabajadas, para calcular los salarios y para elaborar un informe estadístico sobre el trabajo. Si se lleva a cabo el mantenimiento separado del WRM, así como los acuerdos con el personal con respecto a la remuneración, entonces no es necesario usar la sección 1, que se llama "Contabilidad de las horas de trabajo" de la hoja de tiempo del formulario No. trabajo " aquí). En cuanto al modelo nº T-13, debe utilizarse para URV.
boleta de calificaciones 2016 debe ser redactado en una sola copia por una persona que tenga la autoridad necesaria para hacerlo. Luego se remite al gerente para su firma. unidad estructural, a un empleado del servicio de personal, va al departamento de contabilidad.
Las notas en la hoja de tiempo con respecto a las razones de la inasistencia al trabajo, el trabajo en el sistema de RT incompleto / excedió el tiempo establecido a solicitud del empleado / empleador, la duración reducida de la RF y similares deben hacerse de acuerdo con el documentos redactados en consecuencia. Estos documentos son:
- Hojas de invalidez.
- Certificados relativos al desempeño de funciones/obras estatales/públicas.
- Advertencias por escrito sobre el tiempo de inactividad.
- Estados de consolidación.
- Consentimiento de los empleados en escribiendo para el trabajo en horas extraordinarias sólo en aquellos casos que fueron establecidos por ley y similares.
Para reflejar los costos diarios de RV para el mes para cada empleado individualmente, hay líneas especialmente designadas en la hoja de tiempo:
- En el formulario No. T-12 - aquí columna 4, columna 6 - dos líneas.
- En el formulario No. T-13, aquí la columna 4, cuatro líneas (para cada mitad del mes, 2 líneas), así como la columna 15, la columna 16.
En los formularios No. T-12 y No. T-13, es decir, en las columnas 4.6, las líneas superiores se utilizan para poder marcar los símbolos (códigos) de los costos de RV, y las inferiores, para hacer registros sobre el duración del tiempo trabajado/no trabajado (minutos, horas) según códigos especiales de costo de RV para una fecha específica. Si es necesario aumentar el número de columnas para incluir detalles adicionales sobre las horas de trabajo, esto es bastante aceptable. Por ejemplo, es necesario anotar la hora de inicio y finalización del trabajo en condiciones que difieren de las generalmente aceptadas.
Al completar la columna 5.7 de la hoja de tiempo del formulario No. T-12, se debe ingresar la cantidad de días trabajados en las líneas superiores y la cantidad de horas trabajadas por cada empleado individualmente durante el período contable. en las líneas inferiores.
La tabla refleja los costos de RV. También puede utilizar el método de registro continuo de asistencia / ausencia del trabajo, registro de desviaciones solo (retraso, ausencia, horas extras, etc.). Reflejando las ausencias al trabajo, si se registran por días (vacaciones, días de incapacidad temporal, viajes de negocios, vacaciones por capacitación, tiempo para desempeñar funciones estatales/públicas, etc.), en la hoja de horas en su línea superior en el correspondiente columnas, solo códigos simbolos y déjelo en blanco en la parte inferior.
Al compilar una hoja de horas de acuerdo con el formulario No. T-12, en la sección 2, prevista para un tipo de pago para todos los empleados, así como una cuenta correspondiente, se deben completar las columnas 18 a 22 y proporcionar para cada empleado por separado - de 18 a 34.
El formulario N° T-13, denominado "Cuadro URV" se utiliza en el curso del procesamiento automatizado de credenciales.
Compilación de una hoja de tiempo según el formulario No. T-13:
- Si se requiere un registro de credenciales para calcular salarios exclusivamente para un tipo de pago y una cuenta correspondiente que es común a los empleados que están incluidos en la hoja de tiempo, entonces es necesario completar los detalles "código de tipo de pago", como así como "cuenta correspondiente" arriba de la tabla con columnas de 7 a 9 y columna 9 (aquí no necesita completar las columnas 7, 8).
- Si se requiere un registro de credenciales para calcular salarios para varios tipos de pago y cuentas correspondientes, es necesario completar las columnas 7 a 9. Se proporciona una sección adicional con números de columna similares para completar los datos correspondientes sobre tipos de pago, si hay más de cuatro.
Los formularios de hojas de tiempo de acuerdo con el Formulario No. T-13, en los que los detalles se completan parcialmente, se pueden hacer utilizando el equipo informático apropiado. Estos accesorios se pueden incluir.
La hoja de tiempo está definida por el Decreto del Comité Estatal de Estadística No. 1 del 05/01/2004 (la hoja de tiempo es obligatoria, pero la ley no prevé un marco estricto sobre la forma del documento). Se instala un formulario especializado, el cual se llena servicios de personal o contabilidad. Este documento es necesario para controlar claramente y tener en cuenta el tiempo trabajado por los empleados. Para los contadores, este formulario se convierte en la base para controlar la legalidad de todos los tipos de devengos. Esta hoja de horas permite a los empleados del departamento de personal realizar un seguimiento de la asistencia de los empleados a los trabajos asignados de acuerdo con un horario previamente establecido, que incluye días hábiles y fines de semana. La hoja de tiempo también ayuda a imponer sanciones en caso de que un empleado viole sistemáticamente este horario.
La hoja de horas permite controlar las tardanzas, asistencias y ausencias de los empleados, es decir, es la base para el seguimiento del cumplimiento del horario de trabajo. Con la ayuda de la hoja de tiempo, es posible obtener información oficial sobre el tema de las horas trabajadas por cada empleado. En consecuencia, este documento tiene una compilación importante para el reporte estadístico especial y la formación de salarios.
De hecho, la hoja de tiempo es una forma bien desarrollada del documento, que se presenta en forma de tabla. Los datos de los empleados se ingresan en la tabla, así como todos los datos relacionados con su tiempo de trabajo, apariencia y ausencia, se indican las razones de la ausencia, y luego, el número total de esos días, así como las horas que fueron trabajado por el empleado durante un período de tiempo bien definido. Al completar el documento, se utilizan designaciones de código por los motivos de la ausencia del trabajo de empleados específicos. El legislador determina la posibilidad de desarrollar su propia forma de este documento, sobre la base de la cual debe llevarse a cabo la contabilidad de las horas trabajadas.
El formulario de la hoja de tiempo T-13 no es obligatorio, ya que en 2013 se realizaron ciertas modificaciones a actos legislativos que determinaban que el empleador podía negarse a utilizar este documento. Pero, en el apartado 4 del art. 91 del Código Laboral de la Federación Rusa establece que todos los empleadores están obligados a redactar un documento que tenga en cuenta las horas de trabajo de todos los empleados. Es decir, es posible crear su propio documento, cuyo llenado será conveniente para los empleados de su empresa. Tradicionalmente, las empresas utilizan el formulario T-13.
¿Quién lidera el T-13 en la organización?
La legislación no establece quién exactamente debe mantener la hoja de tiempo. Pero, las reglas para el mantenimiento de la documentación primaria determinan lo siguiente:
- La hoja de tiempo debe ser mantenida obligatoriamente, y el mantenimiento es realizado por una persona autorizada;
- El jefe de una unidad separada está obligado a firmar el documento, también lo firma un especialista en el departamento de personal;
- Sobre la base de la hoja de tiempo, se forma la acumulación de la remuneración, respectivamente, el documento se envía al departamento de contabilidad.
La persona autorizada que completa y mantiene la hoja de tiempo es designada por la gerencia, con una descripción en el contrato de trabajo de todas las obligaciones en esta área. También se crea un documento (pedido), en el que se enumera el puesto del empleado y sus datos individuales. En las grandes empresas, se selecciona un empleado en cada departamento, quien lleva a cabo el proceso de llevar un registro del tiempo real trabajado por todos los empleados de la organización. Dentro de un mes, el empleado completa el formulario, luego de lo cual lo envía al jefe del departamento para su estudio y firma. El jefe, a su vez, pasa el documento al oficial de personal. Hay una conciliación de datos, se llenan otros Documentos requeridos, y la hoja de horas se transfiere al departamento de contabilidad, lo que le permite calcular correctamente los salarios. En organizaciones pequeñas, por regla general, el llenado de la hoja de tiempo lo lleva a cabo un empleado del departamento de personal.
El procedimiento para mantener el formulario T-13
Cada empleador puede supervisar y controlar de forma independiente el procedimiento para mantener un documento. Lo mejor es elaborar un manual o instrucción que proporcione al empleado instrucciones claras sobre todos los aspectos de la compilación de documentación de tipo primario. Y también se convertirá en la base para elegir una forma bien definida de contabilidad de las horas reales trabajadas (la ley define dos formas principales del documento: T-12 y T-13, el legislador también permite que el empleador desarrolle su propia forma de documento), etc. En las instrucciones o el manual para compilar el formulario de contabilidad de tiempos, que el empleado realmente elaboró, es mejor indicar los siguientes puntos principales:
- Si la empresa es grande, indique que la hoja de tiempo se compila por departamento. Es decir, en cada división se designa un empleado separado que llevará registros del tiempo trabajado por los empleados del departamento;
- Se está elaborando una descripción de la estructura para la selección de un empleado responsable, quien llevará a cabo el proceso de llevar registros de asistencia de todos los empleados de la organización;
- Haga una descripción de todos los códigos adicionales que se pueden usar para determinar el ausentismo o la salida del empleado al trabajo (la mayoría de las veces, los códigos indican el motivo del ausentismo);
- Determine el procedimiento completo para completar el formulario contable: indique cómo se reflejan los hechos de presencia / ausencia, tardanza, motivos de ausentismo, etc.;
- Determine el orden que ayudará a reflejar los datos de salida/ausencia en situaciones no estándar.
Formas de llenar el formulario T-13, los principales códigos para llenar la hoja de tiempo
Formado varias opciones registro del formulario para el registro de las horas reales trabajadas. Esto puede ser un reflejo de todos los datos de cada día, y se deben indicar los datos que se relacionan con la presencia o ausencia de empleados. También existe una segunda opción para completar el documento, que consiste en indicar solo las desviaciones de la norma. Es decir, de hecho, se forma una descripción del ausentismo y la tardanza.
Se definen dos variantes de códigos, a través de los cuales se refleja la información en la boleta de calificaciones. Recuerde que la hoja de tiempo es una tabla especializada en la que es simplemente imposible indicar todos los datos por escrito. Por lo tanto, existen códigos generalmente aceptados, cuyo uso le permite completar rápida y fácilmente la hoja de tiempo.
- La comparecencia del trabajador en el lugar de trabajo en un día claramente definido se reflejará mediante la letra “I”, o mediante el código digital 01;
- Opción estándar las vacaciones, que están determinadas por el cronograma de la organización, y se consideran pagadas anualmente, se anotan en la boleta de calificaciones "OT" o con un valor digital - 09;
- Si estamos hablando de la licencia que se brinda a las mujeres durante el embarazo y el parto, entonces se usa la letra "P" o el número es 14;
- Si el empleado recibe una licencia asociada con el cuidado de un niño pequeño, entonces se indica "OJ" o 15;
- Vacaciones, sin provisión de pago, es decir, a su cargo, se marca "TO" o 16;
- Si el empleado se envía en un viaje de negocios, se indica la letra "K" y en el valor digital se marca como 06;
- Si se forma una ausencia del trabajo, teniendo en cuenta que aún no se conocen las circunstancias de este evento, se indica "НН", en el valor digital 30;
- La baja por enfermedad en el documento se refleja como "B" o 19.
El documento debe contener información sobre el empleador. En el encabezado, deberá ingresar el nombre de la organización, información sobre el código OKPO. Además, se indica el nombre de la unidad si se trata de una hoja de tiempo que se completa para un departamento claramente definido de la empresa. La información se indica en forma de fecha y número de documento, es decir, en función de esta información, es posible determinar el período exacto de preparación del documento.
La siguiente es información sobre el empleado. A cada empleado se le asigna un número de personal específico. Este número se utiliza posteriormente para recopilar todos los demás documentos internos de la empresa. Se requiere información sobre el puesto, datos individuales del empleado (nombre completo). En ciertas empresas, esta columna también indica información sobre la base de la cual la empresa contrató al empleado, es decir, se indican los datos de la orden de admisión al puesto.
El parte de horas contiene todos los datos sobre las horas de trabajo de todos los empleados (para cada uno por separado). Es decir, en la columna para cada empleado, se forma una descripción diaria de todos los datos sobre asistencia, ausencia, vacaciones, día libre, etc.. Todos los datos se indican en un valor alfabético o numérico.
El documento también refleja el número total de días y horas trabajados en la empresa, teniendo en cuenta todos los datos sobre las horas de trabajo que se indicaron en la hoja de tiempo. En las líneas segunda y cuarta, que se encuentran debajo de las líneas que indican la presencia en el trabajo, se determina la necesidad de indicar las horas reales trabajadas. Estas líneas pueden no estar en el documento, por lo que su cumplimentación no se considera obligatoria.
El documento tiene una columna en la que puede ingresar todos los datos sobre el ausentismo. Es decir, de hecho, es aquí donde se refleja la información relacionada con los motivos que se convirtieron en la base de la ausencia de un empleado en su lugar en un día u otro. Se ingresa en el documento una indicación de las horas que el empleado estuvo ausente de la empresa. También indica cuántos días estuvo ausente el empleado por una razón u otra (por ejemplo, el empleado estuvo diez días sin trabajar, 4 días por viaje de negocios y 6 días por vacaciones pagadas por su cuenta).
Después de que el funcionario responsable redacta el formulario T-13, el proceso de firma del documento se lleva a cabo necesariamente, lo que en realidad lo hace legalmente significativo y luego lo convierte en una especie de base para acumular fondos en forma de salarios. El documento está firmado por la persona responsable, el jefe del departamento, así como un empleado del servicio de personal.
La licencia debe estar indicada en la hoja de tiempo. En este caso, se determina qué tipo de vacaciones se otorgan y se indican las fechas en que la persona está en estas vacaciones. Hay varias designaciones de letras que se incluyen en el documento. La opción estándar son las próximas vacaciones, se marca "FROM", pero si estamos hablando de vacaciones adicionales, que serán pagadas por el empleador, se agrega "OD". Si las vacaciones no se pagan, entonces se indica "TO". A menudo, los empleados realizan aprendizaje a distancia paralelo, y para el período de estudio - sesiones, se proporciona licencia paga, que se refleja en los documentos "U". Hay situaciones en que un trabajador asiste a capacitaciones, pero se queda para desempeñar sus funciones directas en una empresa o emprendimiento, en este caso se prevé el uso de jornada reducida, y en la boleta de calificaciones se refleja este hecho en forma de valor de la letra "UV". La licencia, que está asociada al parto, así como al embarazo, se indica en forma del valor "P", para el cuidado del hijo "OJ". Además, la licencia en ciertos casos se proporciona sin pago, y en este caso, se forma el valor de letra "OZ".
¿Cómo se marca la ausencia del trabajo?
También se proporciona un código específico para indicar la ausencia temporal del trabajo. Todos los datos en la boleta de calificaciones se indican en forma alfabética, lo que permite a los empleados de contabilidad determinar claramente todos los matices del cálculo de los salarios y, necesariamente, los pagos de vacaciones y licencias por enfermedad. Si una persona no fue a trabajar, pero proporcionó información de que estaba enferma, la discapacidad temporal bajo esta condición se indica con la letra "B". Hay situaciones en las que hay una separación del desempeño de las funciones profesionales. La boleta de calificaciones está marcada como "NB". Si la empresa no paga salarios, entonces el trabajador tiene derecho a no visitar su trabajo, ya no cumplir con las obligaciones establecidas por el contrato de trabajo, de conformidad con las normas establecidas por la ley. Tal hecho en la boleta de calificaciones se refleja en las letras "NZ", que en realidad indican la suspensión del trabajo, debido al incumplimiento por parte del empleador de todas sus obligaciones de pago por el trabajo realizado. Si la suspensión del desempeño de los deberes profesionales se lleva a cabo con la acumulación del pago del empleador, en este caso se indica el valor "NO", que permite a los contadores calcular el monto de la remuneración por actividad laboral, teniendo en cuenta el hecho de que el empleado no estuvo presente durante ciertos días de trabajo.
¿Cómo se marca el tiempo de inactividad en la boleta de calificaciones?
Sin duda, debe tenerse en cuenta que existe tal concepto en las empresas tan simple. Es decir, de hecho, el empleado está presente en su lugar de trabajo, sin embargo, ciertos procesos de trabajo no se llevan a cabo. En este caso, los datos se ingresan inicialmente en el contrato de trabajo que determina la estructura para el cálculo de los salarios en el caso de que el tiempo de inactividad se realice por culpa del empleado, empleador o por causas que no dependan del empleado o empleador. La hoja de horas también contiene datos relacionados con el tiempo de inactividad. Si se forma por culpa del empleado, se indica "VP", si se rastrea la culpa del empleador, se indica "BP", si el tiempo de inactividad se forma por otros factores, se indica "NP".
De acuerdo con el Código Laboral de la Federación Rusa, los empleados deben recibir días libres. Sin embargo, en ciertos casos, las vacaciones no caen en las vacaciones del empleado, en otras palabras, los empleados tienen que trabajar los fines de semana, pero a un ritmo mayor. La ley establece que un empleado que trabaja en días festivos y fines de semana recibe un salario más alto. Si el ausentismo se forma por un día libre, se indica “B” en la boleta de calificaciones, si el día libre es incompleto, se indica “HB”. Además, el empleador puede proporcionar un día libre adicional, que se indicará en la boleta de calificaciones "OB", si se paga. Si no se paga el día libre adicional, se refleja en el documento con las letras "НВ".
Situaciones no estándar al completar la hoja de tiempo
Hay situaciones no estándar en las que los especialistas no saben cómo marcar correctamente ciertos valores en la boleta de calificaciones. Por ejemplo, considere una situación en la que un empleado se enferma durante sus vacaciones anuales. La legislación establece que en caso de que un trabajador se enferme en vacaciones, se forma una licencia por enfermedad, y las vacaciones se prorrogan por un período claramente establecido, el cual se determina por la licencia por enfermedad, si la hubiere. En la boleta de calificaciones, se coloca "B" en lugar de "OT". Si, después de las vacaciones, el empleado no fue a trabajar, entonces se pone "HN", es decir, se indica que la ausencia se realizó por un motivo desconocido. Después de que se proporcionen documentos que determinen la presencia de una razón válida para la inasistencia, por ejemplo, proporcionan una licencia por enfermedad, se agrega "B" en lugar de "HN" en la boleta de calificaciones.
¿Dónde puedo encontrar los códigos para completar el formulario T-13?
Al hacer el formulario T-13, son los valores de las letras los que se utilizan. Dado que indicar todo en palabras es simplemente poco realista. En la mayoría de los casos, se utilizan adiciones ya desarrolladas, en forma de códigos que se proporcionan en el Apéndice 1 de la orden oficial del Servicio de Impuestos Federales de Rusia del 10 de septiembre de 2015 No. ММВ-7-11 / [correo electrónico protegido] Sin embargo, el gerente puede desarrollar valores propios códigos. En este caso, se realiza una adición especial a las instrucciones para elaborar la hoja de tiempo, en forma de una tabla bastante simple.
¿Cuáles son las diferencias entre los uniformes T-13 y T-12?
Como ya sabe, hay dos formas bien desarrolladas del documento, y el legislador no limita al empleador en la elección de una forma que se puede completar en el proceso de registro de horas de trabajo. Estas formas son casi idénticas, pero todavía hay algunas diferencias. La práctica muestra que los empleadores modernos suelen preferir el formulario T-13, ya que es más fácil de compilar.
Diferencias de forma:
- El formulario T-12 también contiene columnas para los días del mes que se refieren a un empleado bien definido, pero estas líneas están ubicadas en dirección horizontal. En cuanto al formulario T-13, allí se dividen en dos partes y son paralelas. Es decir, de hecho, en el formulario T-13, indica todos los datos sobre el trabajo de visita en las primeras líneas, las segundas líneas indican la cantidad de tiempo total de trabajo en horas. Es más conveniente;
- También se debe decir que para cada empleado en el uniforme T-13, se asignan cuatro líneas por motivos de ausencia del lugar de trabajo, lo que le permite controlar todos los matices del ausentismo y la presencia de buenas razones. En el formulario T-12, dichos datos también se reflejan, pero solo se les asignan dos líneas;
- Hay una parte final en el formulario T-13, que no se refleja en el formulario T-12. De hecho, la primera opción refleja no solo información sobre las apariciones y ausencias de cada empleado, sino también los códigos de tipos de pago, lo que permite a los contadores navegar rápidamente por el tema del cálculo del pago por el trabajo realizado.
En este formulario, hay un departamento especial que refleja todos los datos sobre la acumulación de fondos, como pago de actividades, teniendo en cuenta las horas trabajadas, el pago de vacaciones, el ausentismo, etc. Eso es, de hecho, indicando todos los datos sobre contabilizando el tiempo total de trabajo, se forma una oportunidad correcta y lo suficientemente rápida para la acumulación de fondos en la contabilidad. El documento debe indicar los códigos del pago en efectivo. Estos códigos se indican exclusivamente en valor numérico:
- 2000 - salarios acumulados proporcionados en forma de salarios;
- 2012: el monto del pago de vacaciones, que está determinado por el cronograma de las próximas vacaciones para cada empleado.
En este apartado también se indica necesariamente la cuenta correspondiente, es decir, una cuenta especializada de la que se debitan todos los gastos por pago de actividades.
También indica el número de días u horas trabajadas, teniendo en cuenta cierto tipo salarios. Por ejemplo, se ingresan las horas de trabajo estándar (días de asistencia), se ingresa información sobre el pago de viajes y vacaciones. Es obligatorio indicar el código del tipo de pago, y el número de cuenta desde donde se realizará el proceso de abono del pago de determinadas horas de trabajo del trabajador.
conclusiones
Hoja de tiempo - documento vinculante, que debe ser llenado en cualquier empresa. Después de todo, es sobre la base de este documento que se llevan a cabo los siguientes procesos:
- Seguimiento del trabajo de todos los especialistas de la empresa;
- Control de visitas puntuales a la jornada laboral;
- Control de horas trabajadas, teniendo en cuenta la formación de la posibilidad de correcta nómina.
En otras palabras, la hoja de tiempo es un documento, cuando el gerente recibe todos los datos necesarios sobre la responsabilidad de los empleados y su cumplimiento de los términos del contrato laboral, así como dotación de personal. Y sobre la base de este documento, los contadores tienen la oportunidad de calcular correctamente los salarios para cumplir con todas las normas de la legislación laboral.
El legislador no establece requisitos estrictos para compilar una forma de contabilidad adecuada de las horas de trabajo, pero determina la necesidad de esta contabilidad. Hay dos formas desarrolladas, todos los matices que hemos discutido contigo anteriormente, de hecho, solo tienes que estudiar esta informacion para aprender a escribir un documento usted mismo. También se debe tener en cuenta que existen programas especializados que le permiten realizar el proceso de registro de horas de trabajo en un modo simplificado, para estudiar los matices y características de dichos programas, le sugerimos que vea este video.