rregullat korrespondencë biznesi rekomandoni të shkruani letra motivuese kur dërgoni ndonjë dokumentacion, nuk ka rëndësi, në letër ose në format elektronik Ndodh. Në artikull kuptojmë se si të shkruajmë letër transmetuese dërgimi i dokumenteve te klienti.
Pse të shkruani
Megjithëse legjislacioni nuk përcakton ndonjë kërkesë për hartimin e një letre motivuese, ekzistojnë rregulla për korrespondencën e biznesit dhe punën në zyrë. Ata rekomandojnë të siguroheni që të përgatitni një letër të tillë. Në pamje të parë duket se ky është një formalitet i thjeshtë, asgjë më shumë se një nderim për mirësjelljen. Por në praktikë, është letra motivuese që ndihmon për të shpëtuar furnizuesin nga shumë probleme, një shembull i rasteve të tilla:
- nënshkrimi i skaduar;
- letrat janë të humbura;
- kishte mungesë dokumentesh.
Qëllimi kryesor është pikërisht regjistrimi i gjithçkaje pika të rëndësishme: data e transferimit, çfarë saktësisht dhe për çfarë qëllimi dërgohet, në çfarë afati kohor pritet një përgjigje, për shembull, kthimi i një kopje të nënshkruar, një inventar i dokumentacionit të transferuar. Më pas, nëse lindin akuza të pabaza, do të jetë e lehtë të rivendoset e vërteta.
Nëse dokumentet dorëzohen personalisht ose me korrier, bëni dy kopje të shoqërimit. Njëri do të mbetet me marrësin, në të dytën ai do të vendosë numrin në hyrje, do të nënshkruajë që inventari është i vërtetë dhe do t'jua kthejë. Ky do të jetë një konfirmim i shkëmbimit të dokumenteve.
Kur të shkruani
Në prokurimin publik, më së shpeshti mbështetja shkruhet:
- dërgimi i dokumenteve për nënshkrim (, etj.);
- për aktin e pajtimit;
- duke kërkuar ose duke iu përgjigjur;
- kur transferoni ndonjë dokument të rëndësishëm.
Në këtë rast, nuk ka rëndësi se si transferohet dokumentacioni: personalisht, me postë ose e-mail, me korrier.
Modeli i letrës motivuese
Çfarë të shkruani
Pra, le të kuptojmë se çfarë të shkruajmë në letrën motivuese. Ju kujtojmë se ligji nuk parashikon asnjë kërkesë. Është zakon të përdorni një formular zyrtar, por kjo nuk është e nevojshme, mund të vizatoni në një fletë të bardhë, mundësisht jo me shkrim dore, por në formë të shtypur.
Shoqërues, si rregull, është punonjësi që dërgon dokumentacionin. Një nënshkrim është i mjaftueshëm për certifikim, por nëse organizata përdor një vulë, mund ta vendosni edhe atë. Kujtojmë se tani vula e rrumbullakët nuk është e detyrueshme (82-FZ e 04/06/2015).
Kur zhvilloni një shabllon se si të shkruani një letër motivuese, mund t'i përmbaheni kësaj strukture:
- të dhënat e dërguesit;
- të dhënat e regjistrimit (numri dhe data hyrëse dhe dalëse);
- informacione për marrësin (emri i organizatës, adresa, emri dhe pozicioni i zyrtarit përgjegjës);
- teksti i ankesës;
- lista e dokumenteve të bashkangjitura;
- Emri dhe detajet e kontaktit të autorit.
Eskorta numërohet sipas rregullave të punës në zyrë, si gjithë korrespondenca. Më pas, ju mund t'i përdorni këto të dhëna në korrespondencë, për shembull, "Përgjigjja e ankesës suaj ref. Nr ... nga ... ".
Pjesa e përmbajtjes mund të fillohet me shprehjen "Ne po ju dërgojmë ...", "Ne po ju dërgojmë ...". Më pas, tregoni se për çfarë lloj letrash po flasim, dhe është e dëshirueshme të jepni emrin e plotë të secilit prej tyre, duke mos u kufizuar në një "dërgoni dokumentacionin për nënshkrim" të thjeshtë. Pastaj sigurohuni që të shkruani se çfarë veprimesh dhe në çfarë periudhe kohore prisni nga marrësi: "Ne ju kërkojmë të lexoni dhe dërgoni komente në formular jo më vonë se data 1 dhjetor 2019" ose "Ne ju kërkojmë të nënshkruani dhe të ktheni një kopje të çdo dokument deri më 1 dhjetor 2019”. Lejohet të theksohen vendet e rëndësishme në tekst me shkronja të zeza.
Më pas, përgatitni një inventar. Mënyra më e lehtë për ta bërë këtë është në formën e një tabele. Shënoni emrin e plotë të çdo dokumenti me të gjitha detajet (për shembull, "Oferta komerciale nr. 11, datë 01.12.2017"), numrin e faqeve, numrin e kopjeve. Në fund nuk është e dëmshme të tregohet numri i përgjithshëm i faqeve.
Letër kujtese- një nga llojet e korrespondencës së biznesit. Kjo formë korrespondence mund të përdoret plotësisht në një situata të ndryshme, në veçanti, kur është e nevojshme t'i kujtohet palës së dytë
- për përmbushjen e detyrimeve të marra,
- për respektimin e ligjit,
- për afrimin e ndonjë ngjarjeje a datë të rëndësishme etj.
Zakonisht letrës i paraprin një kujtesë gojore, por nëse nuk ka pasur efektin e dëshiruar, dërguesi i drejtohet një njoftimi me shkrim. Kështu, kjo letër nuk shërben vetëm si kujtesë, por shërben edhe si provë e veprimit të ndërmarrë.
Në disa raste, letrat rikujtuese përdoren kur një formë tjetër e transmetimit të mesazheve nga njëra palë në tjetrën është e pamundur për ndonjë arsye (për shembull, në përputhje me kushtet e kontratës).
Skedarët Hapni këto skedarë në internet 2 skedarë
Kush po e shkruan letrën
Në mënyrë tipike, shkrimi i letrave të tilla është përgjegjësi e menaxherit. njësi strukturore interesat e të cilit preken, një avokat ose një sekretar organizate. Por, pavarësisht se kush është i përfshirë drejtpërdrejt në hartimin e tij, këshillohet që letrën t'ia jepni për nënshkrim drejtuesit të ndërmarrjes - kështu, ajo do të fitojë soliditet dhe vlerë më të rëndë për adresuesin.
Rregullat për hartimin e një letre kujtuese
Letra nuk ka një formë standarde, të unifikuar, kështu që mund të përpilohet në një formë të lirë. Sidoqoftë, gjatë regjistrimit të tij, ia vlen t'i përmbahen disa normave dhe standardeve të korrespondencës së biznesit.
Letra rikujtuese duhet të përmbajë domosdoshmërisht
- informacione për dërguesin dhe adresuesin (emrat e plotë të kompanive, dhe nëse bëhet fjalë për adresuesin, atëherë edhe pozicionin dhe emrin e një punonjësi të caktuar),
- arsyeja e përkujtimit,
- si dhe referenca ndaj ligjeve dhe rregulloreve që janë të rëndësishme për problemin ose situatën që kujtohet (nëse është e aplikueshme).
- Nëse çështja ka të bëjë me një dështim ose shkelje të ligjit, duhet të listoni lidhjet me to, si dhe sanksionet dhe masat e mundshme që dërguesi është i gatshëm të marrë për të zgjidhur problemin (duke treguar kornizën kohore ose periudhën).
- Nuk do të jetë e tepërt të kujtojmë mundësinë e zgjidhjes së problemit në mënyrë paqësore, e cila u përshtatet të dyja palëve.
- Në ato raste kur ndonjë dokumente shtesë, në përmbajtjen e tij kjo duhet theksuar edhe me shënimin e numrit të aplikacioneve dhe faqeve të secilit prej tyre veç e veç.
Toni i letrës duhet të jetë jashtëzakonisht i sjellshëm dhe korrekt, nëse ka një apel për një zyrtar specifik, sigurohuni që të përdorni epitetin "I dashur". Si përkujtim, shtrembërimi i fakteve, dhënia e informacioneve të pasakta dhe kërcënimet e shumta janë krejtësisht të papranueshme. Kur hartoni një letër rikujtuese, është e rëndësishme të mbani mend se në çdo kohë ajo mund të bëhet një dokument ligjërisht i rëndësishëm.
Kjo letër mund të jetë ose shumë e shkurtër, e përbërë nga vetëm një frazë, ose e zgjeruar, duke përfshirë disa pika. Përveç kësaj, një kujtesë mund të dërgohet më shumë se një herë, disa herë (në raste të tilla, duhet të futni fraza si "kujtoj përsëri", "kujto përsëri").
Lejohet të shkruhet një letër si me dorë ashtu edhe në formë të shtypur, por pavarësisht se cili opsion zgjidhet, ajo duhet të vërtetohet me një nënshkrim "të gjallë". Përveç kësaj, ai duhet të regjistrohet në regjistrin e dokumentacionit dalës. Nuk është e nevojshme të vërtetohet mesazhi me gjurmë vule, pasi që nga viti 2016 kërkesa për përdorimin e vulave dhe vulave për personat juridikë, si më parë, dhe anuluar për sipërmarrësit individualë.
Një shembull i hartimit të një letre kujtuese
- Në fillim të letrës tregohet dërguesi, d.m.th. në rreshtat e kërkuar shënohen emri i plotë i shoqërisë (në përputhje me dokumentet përbërës), adresa dhe numri i telefonit për komunikim. Përshtatet më tej marrësi: emri i tij dhe personi specifik që i drejtohet drejtpërdrejt (pozicioni, mbiemri, emri, patronimi).
- Atëherë duhet të vendosni datë kompozimi i një letre dhe dhomë mbi rrjedhën e brendshme të dokumenteve të shoqërisë, si dhe caktojnë Titulli i dokumentit me një përcaktim të shkurtër të kuptimit të tij (në këtë rast, "për transferimin e pagesës sipas kontratës").
- Atëherë mund të shkoni në narrative... Së pari ju duhet të tregoni arsyen e kujtesës. Nëse kjo është një shkelje e klauzolës së kontratës, atëherë shkruani datën, numrin dhe thelbin e saj, nëse po flasim për fonde, atëherë ato duhet të tregohen si me numra ashtu edhe me fjalë. Atëherë duhet të formuloni një kujtesë dhe të ofroni përmbushjen e detyrimeve tuaja në terma specifikë (edhe në numra dhe me fjalë). Së fundi, mund të rendisni veprimet që dërguesi është i gatshëm të ndërmarrë për të zgjidhur në mënyrë më drastike problemin.
- Si përfundim, kërkohet një letër shenjë, me një deshifrim të nënshkrimit dhe një tregues të pozicionit të nënshkruesit.
Si të dërgoni një email rikujtues
Letra mund të dërgohet nëpërmjet
- email,
- me faks
- ose përmes postës së Rusisë.
Ju mund të kombinoni dy opsionet, për shembull, një e-mail me një dërgesë "live", veçanërisht nëse e rezervoni të fundit me një faturë kthimi (kjo do të shërbejë si një tjetër provë për dërgimin e letrës dhe, më e rëndësishmja, dërgimin e saj te duart e duhura). Në çdo rast, ia vlen të kujtojmë se letrat kalojnë përmes postës së Rusisë për një kohë mjaft të gjatë, prandaj, duke e përdorur atë, këshillohet që të keni pak kohë në magazinë ose të kopjoni këtë metodë të dërgimit te të tjerët.
Nëse letra përkujtuese nuk kishte efekt
Rregullat e pashprehura të korrespondencës së biznesit nënkuptojnë se një letër rikujtuese kërkon një përgjigje të detyrueshme nga marrësi (gjithashtu në të shkruarit). Nëse përkujtuesi nuk kishte rezultatin që priste dërguesi, hapi tjetër është shkrimi, i cili, si rregull, është më i fortë në natyrë dhe i paraprin drejtpërdrejt shkuarjes në gjykatë.
Letër kujtesë me një ofertë bashkëpunimi
Kur një organizatë kërkon në mënyrë aktive partnerë, ajo mund t'i dërgojë një letër me një propozim për bashkëpunim një pale të mundshme në një marrëdhënie të ardhshme. Kështu që ju jo vetëm që mund të zgjeroni tregun e shitjeve, por edhe të gjeni furnizues fitimprurës, interpretues të shërbimit të dëshiruar.
Një letër e tillë oferte mund të adresohet, por ju mund t'ia drejtoni atë disa palëve të mundshme menjëherë ose të krijoni një formë të përgjithësuar për një gamë të gjerë njohjesh.
Ju mund të dërgoni një letër të tillë në çdo formë të përshtatshme:
- me postë;
- me korrier;
- me e-mail;
- faks;
- përcjell personalisht.
Më vonë, një letër e tillë mund të riformulohet në një letër rikujtuese nëse ka pasur një sinjal nga pala tjetër për bashkëpunim të mundshëm, por letra e parë, për shembull, për shkak të mungesës së kohës, nuk është shqyrtuar me kujdes.
Elementet e detyrueshme të një letre kujtuese:
- adresa adresuesit (drejtuesit të organizatës, me emër ose pozicion, për person specifik ose, nëse shkronja është e përgjithësuar, zgjidhet forma që është sa më afër të individualizuarit);
- titulli i dokumentit (propozim për bashkëpunim, propozim tregtar, propozim biznesi etj., varësisht nga qëllimi);
- një përmbledhje të detajeve të organizatës dërguese që janë të rëndësishme për bashkëpunimin e ardhshëm;
- kushtet në të cilat propozohet ndërveprimi;
- detajet e kontaktit (telefon, faks, e-mail, adresë)
Sigurohuni që të tregoni datën, emrin e drejtuesit të organizatës, duke e rregulluar atë me një nënshkrim dhe vulë të shkruar me dorë.
Shembull i letrës kujtuese me një ofertë bashkëpunimi
Letër rikujtuese për përmbushjen e detyrimeve
Një letër e tillë i dërgohet organizatës nëse, për ndonjë arsye, ajo nuk ka përmbushur me kohë detyrimet e saj të mëparshme në lidhje me palën e saj, ose afati i tyre po afrohet, dhe qëllimet e partnerit nuk janë të qarta.
Është e rëndësishme që letra të jetë vetëm një kujtesë, dhe jo një qortim apo kërcënim. Dashamirësia e tonit - kusht i kërkuar... Duke mos ditur arsyet e vonesës, fajësimi i partnerit mund të jetë i pamatur, është mjaft e mundur që ai të ketë rrethana objektive.
Përkujtimi mund të përsëritet. Nëse një letër e tillë nuk dërgohet për herë të parë, atëherë në fund duhet të informoni për qëllimin tuaj përfundimtar, për shembull, shkoni në gjykatë.
Sipas Shoqatës Britanike të Marketingut Direkt, çdo paund i investuar në marketingun me email në 2015 gjeneroi 38 paund të ardhura. Dëshironi të arrini të njëjtat rezultate, por nuk e dini si t'i shkruani një letër një klienti?Pastaj përdorni më të mirënmostra të letrave për klientët,të cilat ne kemi mbledhur për ju në këtë përmbledhje.
Si t'i shkruani saktë një letër një klienti
Ju mendoni për klientët gjatë gjithë kohës, por nuk është reciproke. Për të tërhequr vëmendjen e tyre dhe për të qëndruar përpara konkurrencës, duhet t'i kujtoni rregullisht vetes. Email-et bëjnë një punë të shkëlqyer për këtë. Sipas autorëve të blogut Pipedrive, ka disa truke që mund të funksionojnë në favorin tuaj:
- Durim dhe sërish durim. Le blerës potencial në marrëveshje gradualisht, duke e dërguar atë rregullisht.
- Bini dakord për një strategji në dërgimin e letrave klientëve me departamentin e marketingut, për të mos qenë shumë i bezdisshëm dhe për të mos bllokuar kutinë e klientit me informacione të përsëritura.
- Përdorni një sistem CRM. Do të thjeshtojë anën teknike të komunikimit me klientët dhe do të shpejtojë punën me postën.
Sistemi CRM është një program i përshtatshëm që ndihmon për të mbajtur gjurmët e klientëve dhe transaksioneve, regjistron të gjitha thirrjet dhe gjithashtu ndihmon në organizimin e përshtatshëm të korrespondencës me klientin. Për shembull, programi integrohet me shërbimin e postës (ju mund të lidhni një numër të pakufizuar kuti postare) dhe ju lejon të ruani historinë e korrespondencës direkt në kartën e palës tjetër. Nëse keni shkruar klient i ri, atëherë mund të krijoni një kartë marrëveshjeje direkt nga letra hyrëse.
Dhe tani pjesa argëtuese: për t'i dërguar një klienti një letër nga CRM, nuk duhet as të shkruani një tekst. Me ndihmën e ndërtuesit të dokumenteve, ju mund të krijoni një grup letrash për të gjitha rastet dhe t'i dërgoni ato te klientët me dy klikime. SalesapCRM do të fusë emrin dhe të dhënat e tjera të klientit në letër. Dëshironi të dini detajet? Pastaj klikoni.
Letra për klientët: shembuj dhe mostra të përfunduara
Ne kemi përpiluar një përzgjedhjeletra biznesi për klientët,të cilin mund ta merrni si mostër. Thjesht duhet të shtoni detaje në to.
1. A po i shkruani një klienti të mundshëm për herë të parë? Dërgoni këtë mesazh të shkurtër:
Tema e letrës: Ndoshta ju jeni klienti ynë i ri
Përshëndetje, [Emri].
ne [informacion i shkurtër në lidhje me kompaninë].
Nëse jeni të interesuar për këtë, unë jam i gatshëm të diskutoj mundësinë e bashkëpunimit. Na tregoni se në cilën orë do të ishte e përshtatshme për ju të telefononi.
[Nënshkrimi]
2. Tregojini një klienti të mundshëm për një përvojë të suksesshme bashkëpunimi me konkurrentët e tij:
Tema e letrës: Vazhdoni me konkurrencën
Përshëndetje, [Emri].
Ne po punojmë me sukses me [konkurrent i X dhe Y] v [fusha e veprimtarisë] tashmë [aq shumë kohë] dhe së bashku arritëm rezultate të mira... Ju mund të gjeni informacion të detajuar rreth tyre këtu [lidhja me rastin / rishikimin].
Do të jemi të lumtur nëse na bashkoheni.
[Nënshkrimi]
3. Nëse në një ngjarje biznesi keni marrë kontakte të klientëve të mundshëm, dërgojini atoletër ofertetë tillamostër:
Tema e letrës: Më shumë për kompaninë tonë
Përshëndetje, [Emri].
Shpresoj se edhe juve ju ka pëlqyer [ngjarja], dhe dua t'ju falënderoj për interesimin tuaj [Emri i kompanisë].
Po bashkangjitem informacione me te detajuara per kompanine tone. Do të jem i lumtur të diskutoj të gjitha pyetjet tuaja me telefon.
[Nënshkrimi]
Letrat kujtese
4. Disa kohë pas dërgimit letra drejtuar klientit me ofertën e shërbimeve ose informacion shtese kujtojini vetes:
Tema e letrës: Dëshironi të diskutoni diçka?
Përshëndetje, [Emri].
Shpresoj se keni pasur mundësinë të lexoni letrën time të mëparshme dhe të njiheni me të [informacion shtese].
A keni ndonjë pyetje apo mendim për propozimin tim? Do të isha i lumtur t'i diskutoja ato me telefon ose personalisht. Kur do të keni kohë për këtë?
[Nënshkrimi]
5. Nëse mund ta tregoni efektivitetin e propozimit tuaj me numra, atëherë ndajini ato letra për klientët e kompanisë... Faktet janë më bindëse.
Tema e letrës: Disa fakte që mund të mos i dini [Emri i kompanisë]
Përshëndetje, [Emri].
Së fundmi ju dërgova një letër për [Emri i kompanisë] dhe mendoj se mund të jemi të dobishëm [kompania juaj].
Klientët tanë po shohin rritje [tregoni treguesit] kur përdorni [emri i produktit dhe shërbimit]... Ne gjithashtu ofrojmë [tregoni për promovimet] dhe [përmend oferta të tjera të shkëlqyera].
Nëse doni të dini detajet, ju lutemi na njoftoni dhe ne do të biem dakord për negociatat me telefon ose në një takim.
Mezi pres të dëgjoj nga ju.
[Nënshkrimi]
6. Ofroni klientëve një periudhë prove ose mostra falas. Blerësit janë më të gatshëm të bëjnë një marrëveshje nëse së pari testojnë produktin.
Tema e letrës: Dhuratë për kompaninë tuaj
Përshëndetje, [Emri].
Para disa ditësh ju dërgova informacion për [emri i produktit] dhe tani unë propozoj ta provoj në veprim.
Unë kam krijuar / bashkangjitur disa hyrje për të ftuar / mostra falas / kupona që mund të përdoren për të hyrë / marrë [produkt ose shërbim]... Ndani ato me kolegët tuaj. Do të ishte interesante të dëgjohej mendimi i tyre.
Do të isha i lumtur të diskutoja gjithçka në mënyrë më të detajuar me telefon ose personalisht. Jam i sigurt se mund të jemi vërtet të dobishëm për ju [fusha e veprimtarisë].
[Nënshkrimi]
7. Nëse nuk jeni të sigurt se jeni në korrespodencë me një punonjës të autorizuar për të negociuar, kërkojini atij të ndihmojë për të kaluar te vendimmarrësi:
Tema e letrës: Shpresoj se mund të më drejtoni te personi i duhur
Përshëndetje, [Emri].
Para disa ditësh ju dërgova një letër për [kompani ose produkt] dhe tani dyshoj se kam ardhur në vendin e duhur.
Jeni ju që merrni vendime për çështjet me interes për mua? Nëse jo, a mund të më ndihmoni të kontaktoj me personin e duhur në kompaninë tuaj?
Duke pritur për përgjigjen tuaj.
8. Përdoreni këtë tekst të letrës drejtuar klientit nëse, pas takimit me të, dëshironi të pyesni planet e tij të mëtejshme:
Tema e letrës: Planet tuaja
Përshëndetje, [Emri].
Faleminderit per kohen tuaj. Tani do të doja të dija se si e shihni diskutimin e mëtejshëm të pyetjes sonë.
Nëse jeni akoma të interesuar, ju lutemi na informoni për planet tuaja.
Duke pritur për përgjigjen tuaj.
[Nënshkrimi]
9. Pas takimit me klientin, kujtojini atij hapat e mëposhtëm të negociatave:
Tema e letrës: Plan veprimi për të ardhmen e afërt
Përshëndetje, [Emri].
Faleminderit që gjetët kohën - takimi i sotëm ishte shumë produktiv. Më lejoni t'ju kujtoj shkurt se çfarë do të bëjmë më pas:
[Data]: Unë do të të dërgoj [marrëveshja / grupi i plotë i dokumenteve].
[Data]: Ju do të më kaloni komentet dhe sugjerimet tuaja.
[Data] Përgjigje: Ne do të bëjmë të gjitha ndryshimet përfundimtare dhe do të nënshkruajmë marrëveshjen.
Nëse keni nevojë të diskutoni ndonjë gjë përpara kësaj date, më njoftoni.
10. Make uptë tillaletër klientitnëse në takim donte të merrte informacion shtesë:
Tema e letrës: Informacion mbi kërkesën tuaj
Përshëndetje, [Emri].
Ne ishim të lumtur që u takuam personalisht me përfaqësuesit e organizatës suaj. Unë premtova se do t'ju dërgoja informacion shtesë rreth [pyetje]- janë në dosjen e bashkangjitur.
Unë jam i gatshëm t'i përgjigjem çdo pyetjeje. Mos ngurroni të më telefononi në [numër] në çdo kohë ose të shkruani në këtë adresë.
[Nënshkrimi]
Nëse klienti nuk bie në kontakt
11. Nëse klienti nuk i është përgjigjur telefonatës , përdorni sa vijonmostër e shkrimit të letrës:
Tema e letrës: Unë nuk mund të kontaktoj me ju
Përshëndetje, [Emri].
Doja të diskutoja me ju [pyetje], por ju ndoshta jeni të zënë. Ju lutem më telefononi [numri] ose më njoftoni kur është e përshtatshme për ju të më telefononi.
[Nënshkrimi]
12. Nuk ka shkuar deri te klienti dhe e la atë një mesazh zanor? Plotësojeni atë me shkronjën e mëposhtme:
Tema e letrës: Nuk ju ka shkuar
Përshëndetje, [Emri].
Së fundmi ju thirra për të diskutuar [pyetje].
[Nënshkrimi]
13. Nëse klienti nuk reagon vazhdimisht në të gjitha kanalet, ata mund të kenë shumë për të bërë. Përdorni këtë shabllon - edhe një person shumë i zënë mund të gjejë disa sekonda për t'u përgjigjur:
Tema e letrës: Kërkohet një përgjigje e shkurtër
Përshëndetje, [Emri].
Fatkeqësisht, nuk mund t'ju kontaktoj në asnjë mënyrë. Besoj se jeni shumë i zënë ose nuk jeni më të interesuar për shërbimet tona.
Ju lutem futuni letër përgjigje tregojnë opsion i përshtatshëm përgjigje:
- Te lutem me ler vetem!
- Shumë i zënë, më dërgo email sërish pas një muaji, të lutem.
- Unë do t'ju kontaktoj vetë.
[Nënshkrimi]
14. Nëse doni të kujtoni në mënyrë delikate për veten tuaj - ndani me klientin informacionin që do të jetë i dobishëm për të:
Tema e letrës: Informacion i dobishëm për biznesin tuaj
15. Nëse klienti po vonon pagesën, kujtojini atij këtë:
Tema e letrës: Vonesa e pagesës
Përshëndetje, [Emri].
[Data] Ju kam dërguar një faturë me email. Pagesa nuk është marrë ende, kështu që ju lutemi pyesni nëse departamenti juaj i financave ka marrë faturën tonë? Unë do ta ridërgoj nëse është e nevojshme. Pres pagesën nga ju brenda një jave.
Faleminderit për ndihmën tuaj.
[Nënshkrimi]
Këto shabllone do t'ju kursejnë kohë për komunikim të vërtetë me klientët. Dhe për të arritur efekt më të madh, automatizoni krijimin dhe shpërndarjen e shablloneve përmes. tani - është falas dhe zgjat vetëm disa minuta.
Kjo është një letër shërbimi që flet për afrimin ose përfundimin e afatit detyra specifike, detyrimet, ngjarjet
Përkujtimi duhet të jetë sigurisht miqësor, pa vëmendje: në asnjë rast nuk duhet fajësuar adresuesi, pasi arsyeja e vonesës së pagesës ose mospagesës, për shembull, mund të jetë situata shumë e vështirë financiare në të cilën ndodhet.
Përmbajtja e letrës rikujtuese varet kryesisht nga fakti nëse për herë të parë, për herë të dytë apo të tretë, i kujtoni partnerit përmbushjen e detyrimeve të tij, mosrespektimin e afatit për pagesën e faturave Tosho. Nëse klienti nuk i përgjigjet kujtimeve tuaja, atëherë, sigurisht, do t'ju duhet ta informoni atë për qëllimin tuaj për të shkuar në gjykatë dhe për të përfunduar kontratën. Megjithatë, edhe në këtë rast, stili i të shkruarit duhet të jetë i sjellshëm, i përmbajtur.
Për shembull:
... I dashur!
... Duke shfrytëzuar këtë mundësi, më lejoni t'ju kujtoj. Ju cila është data e duhur për pagesën e faturave. Urdhri juaj nr. Nga(datë) ka skaduar
... ne do. Faleminderit nëse(data). Ju do të dërgoni një përkthim. Nga borxhi juaj në shumën
me falni qe ju shqetesova. Ju për këtë
... Ne mbetemi me respekt
... I nderuar Zotëri!
... Duke ecur. Për t'ju njohur, ne zgjasim afatin e pagesës deri në(data) / ne ekzekutojmë në të njëjtën kohë. Porositë tuaja të reja. Nëse nuk e paguani borxhin deri në (datën) dhe nuk dërgoni një çek, tregon pagesën, ne do të detyrohemi të pezullojmë përkohësisht ekzekutimin e të gjithëve. Zëvendësi juaj i transmetimit.
... Ne presim. Pergjigja juaj
... Sinqerisht
... Zonja dhe zoterinj!
... Më falni që ju shqetësoj përsëri. Ju, por për fat të keq ne nuk kemi marrë asnjë përgjigje për përkujtuesit tanë të mëparshëm, na falni për këtë. Kompania juaj ishte kaq e pakujdesshme ndaj kërkesave tona, megjithëse ne, nga ana jonë, gjithmonë u përmbaheshim kushteve të kontratës dhe i kryenim të gjitha porositë tuaja me cilësi të lartë.
... Pavarësisht përkujtimeve të përsëritura dhe veprimeve të ndërmarra,. Borxhi juaj jo vetëm që mbetet i papaguar, por gjithashtu vazhdon të rritet, ndaj ne e konsiderojmë të nevojshme të raportojmë. Për ju për qëllimin tuaj për të përfunduar dhe kontratë.
... Është për të ardhur keq, por nuk shohim rrugëdalje tjetër nga kjo situatë e bezdisshme.
... Zonja dhe zoterinj!
... Na vjen keq, ju lutem, por duhet t'ju kujtojmë përsëri. Wali për borxhin e madh që i kemi firmës sonë, e cila vazhdon të rritet. Gjithmonë jemi përpjekur ta kuptojmë. Vështirësitë tuaja financiare, por këtë herë borxhi i kalon të gjitha të mëparshmet dhe afati i pagesës ka mbaruar.
... Shpresojmë. Ju e kuptoni që ne nuk mund të neglizhojmë më interesat e kompanisë, dhe për këtë arsye jemi të detyruar të paraqesim një kërkesë në gjykatë
... Është për të ardhur keq që bashkëpunimi ynë ishte i pasuksesshëm.
qarkullim TIPIK
Përmendja e parë
1 do të lejojë. Ju kujtoj për
2. Duke shfrytëzuar këtë mundësi, më lejoni t'ju kujtoj se. Ju jeni në borxhe
3. Ju lutem. Të konvertohesh Vëmendje e veçantë mbi atë që ju. Ju keni një borxh në shumën
4. Ne dëshirojmë t'ju kujtojmë. Ju rreth
5. Ju kujtojmë. Për ju që afati i raportimit ka skaduar (data)
6. Ne e konsiderojmë të nevojshme të kujtojmë. Për ju që sipas kontratës, komisioni duhet të paguhet deri në (datë)
7. I detyruar për të kujtuar. Ju se data e duhur për pagesën e faturave për printimin e porositur. Produktet tuaja të printimit kalojnë (data)
8. B. Meqë ra fjala, ju kujtojmë. Çfarë dërgese për ju. Ju kanë mbaruar akoma mallrat nga magazina (data)
9. Do të jetë e përshtatshme të kujtojmë se
10. Ne besojmë se kjo mospagesë është vetëm një anashkalim dhe shpresojmë që. Do ta eliminoni brenda
11. Për të. Ju mund të lundroni shpejt situatën, ne po ju dërgojmë. Kopjet e faturave që kanë skaduar tashmë
12. Departamenti ynë i kontabilitetit raportoi se. Ju nuk keni paguar disa fatura në kohë
13. Shpresojmë që kjo mospagesë të jetë vetëm një gabim fatkeq që do të korrigjohet në të ardhmen e afërt
14. Më fal (jemi ofenduar) që duhet të shqetësohemi. Ju për këtë
Përkujtues të përsëritur
1. Na vjen shumë keq që duhet ta kujtojmë sërish. Ju rreth
2. Për fat të keq, ne jemi të detyruar të kujtojmë përsëri. Për ju që ende nuk e keni marrë nga. Nga faturat e paguara
3 jemi shumë të mërzitur që jemi të detyruar të kujtojmë sërish praninë e disa faturave ende të papaguara
4. Vonesa. Pagesa juaj është në kundërshtim me marrëveshjet tona të mëparshme mbi kushtet e tregtisë. Ne rezervojmë të drejtën për veprime të mëtejshme
5. Mosgatishmëria juaj për t'iu përmbajtur rreptësisht kushteve të pagesës është shkelje e kushteve të kontratës.
6. Na vjen keq, por duhet të informojmë. Për ju për ndryshimet në sistemin e pagesave të porosive, të cilat shkaktohen nga fakti se. Nuk i keni paguar ato të mëparshmet në kohë
7. Nuk do të shqetësoheshim kurrë. Ju jeni përkujtues të tillë, nëse. Ju keni përmbushur detyrimet tuaja të pagesës në kohë
8. Ju kujtojmë. Ju atë. Ju keni rënë dakord të paguheni në afatin që kemi përcaktuar. Vonesa në pagesë na bën të tërhiqemi nga mujore. Nga llogaria juaj% e shumës së papaguar
9. Na vjen keq, por duhet t'ju kujtojmë një herë. Për ju se ka një borxh shumë të madh (të rëndësishëm).
10 e konsiderojnë detyrën e tyre (ne e konsiderojmë të nevojshme) të rikujtojnë. Ju në lidhje me një borxh që ka skaduar më (datë)
11 shtrirje javët e fundit... Ju janë dërguar tre kujtime formale për borxhin e konsiderueshëm të kompanisë sonë. Na vjen keq, nuk kemi marrë nga. Asnjë përgjigje për ju
12. Është e pakëndshme që ne t'ju kontaktojmë përsëri. Me këtë rast, megjithatë, të gjitha kujtimet tona për nevojën për të dërguar mallrat në kompaninë tonë kanë mbetur pa përgjigje.
13. Vazhdojmë një herë. Ju duhet të paguani faturën
14. Ju kërkojmë të paguani borxhin brenda ditëve
15. Presim me muaj të paguhen faturat. Ju lutemi, transferoni shumën e duhur në llogarinë tonë bankare deri në fund të kësaj jave
16. Bashkëpunimi ynë ishte mjaft i frytshëm dhe vazhdimi i tij do të jetë i mundur vetëm nëse borxhi shlyhet deri në (datën)
17 ne ju kemi shkruar tashmë disa herë (në mënyrë të përsëritur) me një kërkesë për të shpjeguar pse. Nuk po kundërshtoni llogaritë, por, për fat të keq, nuk keni marrë përgjigje.
18. Ju e keni vonuar dorëzimin e raportit vjetor prej muajsh, ndaj ne duhet ta bëjmë
19. Mospërfillja juaj për kërkesat tona është e dëmshme për bashkëpunimin tonë, i cili dikur ishte i frytshëm
Një kujtesë dhe paralajmërim i fundit për veprimet e mëposhtme ligjore
Në rast se përkujtuesit dhe kërkesat delikate nuk dhanë rezultatet e dëshiruara, do t'ju duhet të shkoni në gjykatë ose të përfundoni kontratën. Ju duhet të informoni adresuesin për këtë, por bëni gjithçka që është e mundur në mënyrë që toni dhe stili i letrës më në fund ta bindë atë se kjo është jashtëzakonisht e pakëndshme për ju, por e vetmja gjë rrugëdalje e mundshme nga situata 34:
1. Vonesa juaj në pagesën e faturave është një shkelje e rëndë e kushteve të kontratës, prandaj ne jemi të detyruar t'ia referojmë këtë çështje departamentit tonë juridik.
2. Sepse. Ju nuk iu përgjigjët përkujtuesve tanë të përsëritur, ne ia referuam çështjen avokatit tonë
3 jemi shumë të ofenduar të raportojmë se për shkak të borxhit të madh. Kredia juaj është mbyllur përkohësisht
4. Për fat të keq, mospagesë afatgjatë. Ju faturat na bënë që këtë çështje t'ia referojmë një avokati
5. Për faktin se. Ju, megjithë kërkesën tonë urgjente për shlyerjen e borxhit, nuk keni dërguar ende një çek që konfirmon pagesën, ne jemi të detyruar të pezullojmë ekzekutimin e të gjithëve. Porositë tuaja
63 janë të detyruar të marrin masa vendimtare për shkak të situatës
7. Borxhi juaj i ka tejkaluar të gjitha të mëparshmet dhe është dhe data e afatit ka skaduar ende (datë). Ne nuk mund të neglizhojmë më interesat e kompanisë dhe jemi të detyruar të paraqesim një kërkesë në gjykatë
8. Duke marrë parasysh situatën aktuale, ne jemi të detyruar të shpallim synimin tonë për të përfunduar s. Ju kontraktoni
9. Vonesa. Ju duke paguar faturat na bëri të shkojmë në gjykatë. Ne ishim të mërzitur. Qëndrimi juaj i pakujdesshëm ndaj kërkesave tona
10. Nuk mund të presim më për pagesë. Faturat tuaja në fund të javës janë të detyruara të kërkojnë nga departamenti ynë ligjor që të rregullojë shlyerjen e borxhit
11. Përmes vonesave sistematike dhe të gjata në dërgimin e mallrave, ne jemi të detyruar të ndërpresim s. Ju kontraktoni
12. Ne ju paralajmërojmë. Ju për qëllimin tuaj për të zgjidhur kontratën
13. Të gjitha kërkesat tona për shpengim. Borxhet tuaja ishin të kota, kështu që ne jemi të detyruar të bëjmë një kërkesë në gjykatë. Më besoni, ne jemi shumë të ofenduar, por tani nuk shohim rrugëdalje tjetër nga kjo situatë.
14. Është për të ardhur keq që bashkëpunimi ynë ishte i pasuksesshëm.
Qetësia e janarit kënaq vetëm punonjësit e zyrës... Dhe i sforcon gjuajtësit e lirë me mungesë porosish dhe perspektiva të paqarta. Dhe çfarë të bëni? Unë sugjeroj jo vetëm të uleni buzë detit duke pritur për një ndryshim, por të hidhni në mënyrë aktive shufrat tuaja të peshkimit. Në këtë artikull do t'ju them, si t'i shkruani një letër një klienti dhe merrni një porosi të re.
Klientë të vjetër
Nëse keni të paktën një përvojë minimale të punës, atëherë tashmë keni bazën e klientëve... Le të jetë minimale. Shpresoj se tashmë i keni uruar të gjithë klientët tuaj Gëzuar Vitin e Ri dhe Gëzuar Krishtlindjet?
Nëse (papritmas!) Për ndonjë arsye keni harruar (ose keni pasur turp) - atëherë keni ende kohë deri në fund të pushimeve. Dhe vonesa juaj madje mund të luajë në duart tuaja, sepse në kuti postare është shumë më e qetë tani sesa ishte në fund të dhjetorit. Kështu që letra juaj ka më shumë gjasa të hapet dhe të lexohet. Për shembull, qëllimisht i kam shtyrë urimet për klientët e mi deri më 8 janar, në mënyrë që të ishte më e përshtatshme të kombinoja si urimet ashtu edhe një mesazh komercial.
Urimi juaj duhet të jetë më shumë se një urim për “Lumturi-Shëndet-Sukses”. Shkruani sinqerisht, dhe për çdo klient individualisht. Shkruani se sa i lumtur jeni që ju ka prezantuar viti i kaluar, si e vlerësoni besimin që ju ka treguar klienti dhe me çfarë kënaqësie keni qenë të angazhuar në projektin e tij. Në fund, shkruani se jeni gati t'i bëni një dhuratë një klienti të dashur - gjatë gjithë janarit çmimi i shërbimeve është i tillë dhe i tillë. Ose lini çmimin të njëjtë, por premtoni një bonus. Në frymën që, “kujtoni, keni dashur të ribërë faqen tuaj? Le të bëjmë një auditim dhe të japim rekomandime për përmirësimin e përmbajtjes - plotësisht falas! ". Mos bëni një postim të urimeve tuaja, shkruani secilit klient personalisht, kompozoni një urim unik personalisht.
Klientë të rinj
Ku të merrni klientë të rinj është pyetja më urgjente. Ka shumë mënyra, por secila prej tyre përfshin disa përpjekje nga ana juaj. Si dhuratë për Vitin e Ri, këtë përpjekje do ta reduktoj në minimum. Thjesht lexoni!
Pra, çfarë duhet të bëni. Thjesht duhet të hapni shfletuesin tuaj dhe të shkruani në kutinë e kërkimit "Sajte rreth kontabilitetit Yekaterinburg". Ose "Sajti për bukurinë dhe shëndetin e Samara". Ose "Revista e Qenit të Moskës". Kjo do të thotë, ju duhet të përcaktoni a) subjektin tuaj, atë në të cilin jeni më kompetent dhe më i suksesshëm b) qytetin tuaj. Dhe do të merrni një listë të faqeve ose portaleve tematike që mund të bëhen klientët tuaj të rregullt. Sigurisht, interneti nuk njeh kufij, megjithatë, siç tregon përvoja, klientët janë më të dashur për të punuar me interpretues që mund të "arrijnë": nuk ka problem të telefonojnë celular, takohemi dhe bisedojmë. Sigurisht, nëse qyteti juaj nuk është i mjaftueshëm për ju, gërmoni më gjerë dhe më tej. Rasti, siç thonë ata, është i zoti.
Kaloni nëpër të gjitha lidhjet dhe bëni një listë me më interesantet për ju. Sigurohuni që faqet kanë përmbajtje në parim dhe ju mund të krijoni diçka të ngjashme për to. Mund të jenë artikuj dhe reklama dhe madje Informacioni i referencës... Nenuacho (c). Gjithçka që ju nevojitet tani është gjeni në seksionin "kontaktet" adresën e emailit redaktor dhe i shkruani një letër.
Këtu është dhurata e premtuar nga unë - një model për një letër me një ofertë bashkëpunimi:
"Diten e mire!
Emri im është Masha Ivanova dhe jam një shkrimtar profesionist. Unë e ndjek faqen tuaj për një kohë të gjatë dhe me shumë interes dhe më pëlqejnë shumë artikujt tuaj.
Si autor artikujsh, unë jam i specializuar në tema (listë) Dhe do të isha i kënaqur të punoja me ju si autor.
Këtu është një rishikim i plotë:
Vasily Vasiliev, MashStroyKomServUral: “Masha Ivanova është një shkrimtare e shkëlqyer. Ne kemi bashkëpunuar me të për një kohë të gjatë dhe çdo herë jemi shumë të kënaqur me rezultatin. Masha e kupton gjithmonë thelbin e detyrës, shkruan shkëlqyeshëm, interesant, inteligjent dhe me humor. Artikujt janë argëtues për t'u lexuar dhe shkalla e konvertimit është 20%. Ne e rekomandojmë me besim Maria si një specialist "
Punoj gjithmonë në përputhje të plotë me termat e referencës dhe afatet, i qasem çdo detyre me përgjegjësi dhe kreativitet. Ju do të jeni të garantuar të merrni përmbajtje cilësore.
Unë jam 100% i shkolluar stil i mirë, Unë mund të gjej zgjidhje jo të parëndësishme dhe qasje interesante në çdo tekst. Përveç kësaj, jam i shoqërueshëm, proaktiv dhe kam një sens të mirë humori.
Për t'ju treguar aftësitë e mia, unë jam gati të kryej një detyrë testimi për ju.
Do të jem i lumtur të marr një përgjigje me email ose telefon 895555555
Për të marrë vesh vendimin tuaj, do t'ju telefonoj në datën 13 janar 2015 pasdite
Përshëndetje dhe shpresë për bashkëpunim, Maria Ivanova. "
Tani po shpjegoj
Kjo letër është hartuar duke marrë parasysh rregullat e shitjes së teksteve. Ju caktoni si kompetencat tuaja ashtu edhe pikat e forta... Jepni komente dhe hiqni shqetësimet. Demonstroni përfitimet e punës me ju dhe jepni një ofertë të qartë në fund: çfarë, kur dhe kush duhet ta bëjë atë. Thirrja - e cila gjithashtu është në diskutim - është përgjegjësia juaj. Ju mund të prisni me krenari që dikush t'ju shkruajë ose t'ju telefonojë personalisht, ose thjesht mund të telefononi dhe të pyesni: "Mirëdita, ju shkrova, po ju telefonoj për t'u sqaruar - e morët kërkesën time? Është marrë por nuk është lexuar? Sigurisht, sigurisht, e kuptoj. Nëse ju telefonoj të mërkurën, a do të jetë e përshtatshme për ju?" Dhe thjesht telefononi në kohën e caktuar. Do ta shihni, nga hera e tretë, redaktori do të arrijë akoma në letrën e një fillestari të bezdisshëm - dhe kush e di, ndoshta jeni ju ai që ai (ajo) ka nevojë?
Ju do të flisni për paratë personalisht - prandaj shablloni që po ju sugjeroj nuk ka një shifër për kilogram, etj. Sepse nëse çmimi juaj është më i lartë se mesatarja për qytetin, atëherë do ta justifikoni vetëm me komunikim personal. Dhe nëse është më e ulët, atëherë ekziston rreziku që ata të pajtohen me të dhe nuk do të zbuloni se botimi ishte gati me shpenzime të mëdha.
Ju nuk duhet të dërgoni një ose dy letra të tilla. 50 copë është ndoshta një numër i mirë. E kam seriozisht! Shumica do të mbeten pa përgjigje, diçka do të kthehet sepse kuti postareështë specifikuar me një gabim ose nuk ekziston më. Kjo është mirë. Sa më shumë të dërgoni, aq më të gjera janë mundësitë tuaja.
Pra, çfarë është më pas?
Epo, atëherë tashmë do të komunikoni sipas situatës. në një bisedë apo korrespondencë personale, ju gjithashtu do t'u përgjigjeni gjerësisht pyetjeve në lidhje me përvojën ose kushtet e punës, si dhe do të shprehni emocionalisht dhe me pasion interesin tuaj për bashkëpunim. Përveç faktit që në fakt do ta gjeni veten klientë premtues, do të fitoni dorë edhe në komunikimin e biznesit.
Në fund të fundit, ju e dini se sa befasuese është ndonjëherë të marrësh letra nga shkrimtarët e kopjimit si: "Përshëndetje, unë ofroj shërbimet e mia, rifilloni në bashkëngjitje". Dhe kjo eshte e gjitha ?! Dhe flasim? Dhe thuaj pse ti? Dhe në fund, që unë të marr pjesë në hapjen e këtij atashimi, unë si marrës i letrës duhet të kem MOTIVIM. Duhet të më lidhësh.
Në fakt, një letër e tillë prezantimi do të thotë për ju, si shkrimtar, shumë më tepër sesa një rezyme e thatë me një listë të vendeve të punës suaj. A nuk është vërtet e rëndësishme që klienti juaj potencial të dijë se ky autor kopjimi 5 vjet më parë ka punuar si tregtar në një kompani? Por ai mund të jetë i interesuar për aftësinë e një autori të kopjimit për të ndjerë kërkesat e audiencës së synuar - kështu që, përsëri, është më mirë të shkruani për këtë në një letër, ku renditni kompetencat tuaja.
Aftësia për të shitur veten - jashtëzakonisht i rëndësishëm për një shkrimtar dhe freelancer. Bëhuni artikujt tuaj tre herë të mrekullueshëm, por nëse nuk flisni për të sa më shumë që të jetë e mundur më shumë njerëzit - ata (artikujt) do të mbeten të panjohur. Dhe megjithëse shumë njerëz kanë frikë nga "shitjet" - ende do të duhet të bëhet. Pra argëtohuni! Tani ju e dini, si t'i shkruani një letër një klienti... Provojeni dhe do të shihni - është e thjeshtë. Komunikoni me klientin si dikush që me të vërtetë dëshiron t'ju pëlqejë. Vetëm kështu, sepse edhe ju e pëlqeni atë. Ne do të flasim për dashurinë për klientët herën tjetër))