un gandrīz visi no mums ir spiesti veikt vairākus uzdevumus. Nolēmām izdomāt, kā nekonfliktēt ar savām smadzenēm un tomēr spēt visu. Izrādās, tas nemaz nav tik grūti.
Daudzuzdevumu veikšana nav risinājums
Jā, var šķist, ka jūs darāt daudzas lietas vienlaikus: atbildat uz zvanu, vienlaikus izrakstāt rēķinu klientam un arī rakstāt kādam messengerā... Bet patiesībā jūs neveicat daudzus uzdevumus vienlaikus, jūs ātri pārslēdzaties starp tiem. Tā vietā, lai pabeigtu vienu lietu un sāktu citu, jūs lēkājat starp procesiem, pa ceļam tērējot enerģiju: jūs tērējat laiku, mēģinot atkal un atkal koncentrēties uz nepabeigtu uzdevumu. nervu spriedze un pat…. IQ krītas!
Tā vietā, lai ieaudzinātu jūsos spēju veikt vairākus uzdevumus, mēs iesakām pārvērst vairākuzdevumu veikšanu par ērtu un viegli izpildāmu secību. Vairs nav stresa: strādāsit mierīgā režīmā, un jums būs vairāk laika. Dažas vērtīgs padoms par šo partitūru mēs atradām grāmatās Deiva Krenšova "Mīts par vairākuzdevumu veikšanu" un Devora Zaka "Single Tasking".
Radoši veidi, kā tikt galā ar traucēkļiem
Dažkārt ir jābūt gudram un radošums lai pasargātu sevi no nevajadzīgas pārejas uz trešo pušu uzdevumiem. Šeit ir daži triki, kas jums palīdzēs. Lūdzu, ņemiet vērā: šīs nav vairākuzdevumu prasmes, bet gan metodes, kā no tām atbrīvoties:
● Uz sava biroja durvīm izkārt zīmi “Esmu aizņemts”.
● Instalējiet programmas, kas bloķē sociālos tīklus
noteiktas stundas.
● Izmantojiet laika pārvaldības metodes, piemēram, Pomodoro.
● Neatlieciet lietas, kas aizņem mazāk par 5 minūtēm.
● Izslēdziet Wi-Fi un datus savā mobilajā tālrunī.
Vienkārši izslēdziet tālruni
Automatizējiet uzdevumus
Dažus uzdevumus var un vajag deleģēt specdienestiem. Piemēram, ja līgumus sastāda ikdienā, tad jādomā, kā šo procesu optimizēt. Piemēram, CRM sistēmas automātiski, aizvietojot tur klientu datus.
Tā ir tikai neliela daļa no tā, ko spēj CRM sistēmas. Un kas vēl?
● klientiem par pasūtījuma statusu vai apmeklējuma laiku,
● katrā pārdošanas posmā,
● un glabāt sistēmā datus par klientu un viņa pieprasījumu,
● Tūlīt pēc formulām,
● ,
● Automātiski tiešsaistē.
Tas viss un vēl vairāk var. Skatiet, cik viegli ir automatizēt jebkurus procesus – bez programmētāja palīdzības, bez īpašām zināšanām, bez sarežģītām blokshēmām.
Piemēram, vēlaties, lai jūsu klienti saņemtu SMS par pasūtījuma statusu — SalesapCRM iestatījumos iestatiet dažus nosacījumus. Tiklīdz darījums ir pārgājis piegādes stadijā, klients saņem konkrēta satura ziņojumu:
Aizmirstiet par neredzamību vai spēju lidot. Vienīgā lielvara, par kuru šodien sapņojam, ir vienlaikus darīt vairākas dažādas lietas. Tomēr atšķirībā no jebkuras citas lielvaras spēja veikt vairākus uzdevumus bieži tiek uzskatīta par pamatprasību nodarbinātībai.
Daži no jums var atcerēties, ka sēdējuši pie datoriem vai planšetdatoriem ar vairāku pieskārienu, publicējuši statusus Twitter un tajā pašā laikā ēduši steiku ar aukstu apelsīnu sulu. Citi lasa savā Kindle, bakstoties pa viedtālruni un skatoties uz televizoru stūrī, kur darbojas divas subtitru rindas. Mēs nekavējamies nosūtīt e-pastu kolēģim ar piedāvājumu iedzert kafiju, jo esam pārliecināti, ka viņš vēstuli izlasīs dažu minūšu laikā.
Vienkārši sakot, tā darbojas mūsdienu pasaule. ir tāda pati spēja kā lasīt vai pievienot skaitļus, un tā ir tik būtiska, ka tā tiek uzskatīta par pašsaprotamu. Darīt vienu lietu vienlaikus ir zaudētājiem. Atcerieties, kā Lindons Džonsons (Lindons Džonsons) runāja par Džeraldu Fordu (Gerald Ford): "Fords ir labs puisis, tikai viņš nevar košļāt gumiju un staigāt vienlaikus."
Vairāku uzdevumu izpildes pieaugumu veicina tehnoloģiju attīstība, kā arī sociālās pārmaiņas. Vīrus un sievas vairs nedala apgādniekos un mājsaimniecēs – tagad visiem jābūt abiem. Darbs un vaļasprieki var būt neatdalāmi viens no otra. Jūsu draugi var ar jums sazināties pat tad, ja esat darbā, nosūtot jums e-pastu plkst. 10:00. Un jūsu priekšnieks var piezvanīt savam mobilajam tālrunim pulksten 22. Jūs varat iepirkties, sēžot pie sava rakstāmgalda, un saglabāt kontroli, stāvot rindā pie lielveikala.
Šīs ir labas pārmaiņas daudzos veidos. Cik brīnišķīgi var darīt svarīgas lietas un netērēt laiku. Cik apburoša ir dažādība visās tās izpausmēs! Jums vairs nav jādzīvo monotonā Teiloristu pasaulē, kur jums bija pilnībā jākoncentrējas uz tiem pašiem uzdevumiem, līdz zaudējat prātu.
Tomēr mēs sākam saprast, ka ieguvumi no daudzuzdevumu dzīves nav tik vienkārši. Mēs jūtamies pārņemti ar lietām, kas var būt jādara jebkurā brīdī. Jūtam, ka mūs var sazvanīt jebkurā laikā.
Mēs esam noraizējušies par mūsu bērnu šausmīgo apetīti, kuri dara visu uzreiz: ritina mājasdarbs, tērzējot vietnē WhatsApp, klausoties mūziku un skatoties Game of Thrones.
Saskaņā ar neseno ASV Darba statistikas biroja Sabrina Pabilonia pētījumu vairāk nekā puse mājasdarbu laika tiek pavadīta, klausoties mūziku vai skatoties televizoru, citiem vārdiem sakot, veicot vairākus uzdevumus. Un šī tendence tikai uzņem apgriezienus. Varbūt viņiem tiešām izdodas apstrādāt visu ienākošo informāciju? Viņi tā domā, neskatoties uz to, ka pētījumi liecina par pretējo.
Tagad jūs varat redzēt pretreakciju pret vairākuzdevumu veikšanu - sava veida pašpalīdzības kampaņu. Dzīvs piemērs ir Kickstarter kopfinansēšanas projekts 2014. gada decembrī. Par 499 $ — vairāk nekā klēpjdatoru ar daudzām funkcijām — jūs varat iegādāties Hemingwrite, datoru ar labu tastatūru, mazu E-Ink ekrānu un automātisku mākoņkrātuvi. Jūs nevarat nosūtīt e-pastu, izmantojot Hemingwrite. Jūs nevarat skatīties YouTube ar Hemingwrite, jūs nevarat lasīt ziņas. Jūs varat tikai drukāt. Hemingwrite kampaņa savāca vairāk nekā 3 miljonus USD.
Hemingwrite piemērs (pēc zīmola maiņas uzņēmums tiek saukts par Freewrite) parāda, ka daudzuzdevumu veikšanu var veikt ar pašsavaldības palīdzību.
Ir tādas programmas kā Freedom vai Self-Control, kuras varat instalēt savā pārlūkprogrammā, lai to uz noteiktu laiku izslēgtu. Villa Stéphanie, viesnīca Bādenbādenē, piedāvā papildu pakalpojumus "suite" numuros: nelielu sudraba slēdzi blakus gultai, ar kuru var aktivizēt bezvadu tīkla bloķētāju, lai netiktu kārdināts ar internetu.
Tiek novilkta robeža starp pretiniekiem. No vienas puses, mūsdienu kultūra darba vieta, kas prasa, lai jūs jebkurā laikā būtu gatavs paņemt pārtraukumu. No otras puses, ir viena uzdevuma veicēji, kas uzstāj, ka vairākuzdevumu veikšana ir maldi un galvenais ir vissvarīgākais. Kuram no viņiem ir taisnība?
Uzvedības cena
Ir daudz pierādījumu, kas apstiprina faktu, ka mums vajadzētu koncentrēties uz vienu lietu vienlaikus. Pievērsīsimies Jūtas Universitātes psihologa Deivida Straijera pētījumam. 2006. gadā Strayer un viņa kolēģi izmantoja augstas precizitātes braukšanas simulatoru, lai salīdzinātu to vadītāju produktivitāti, kuri vadīšanas laikā raksta īsziņas pa tālruni, un autovadītājiem ar augstu alkohola saturu asinīs (saskaņā ar ASV tiesību aktiem). "Pārrunīgo" autovadītāju braukšanas stils nebija agresīvs vai riskants kā dzērājšoferiem, taču viņi bija citādi bīstami. Autovadītāji ar telefoniem uz notikumiem ārpus automašīnas reaģēja daudz lēnāk un nepamanīja zīmes apkārt. Strayer neapmierinošais secinājums bija, ka braukšana, izmantojot mobilo tālruni, ir tikpat bīstama kā braukšana dzērumā.
Šajā pētījumā bija vēl viens svarīgs secinājums: nav svarīgi, vai vadītājs runā, turot tālruni rokā vai pa skaļruni. Problēmas ar runāšanu braukšanas laikā nav saistītas ar roku trūkumu. Un garīgo resursu trūkuma dēļ.
Tomēr šis atklājums lielu iespaidu uz sabiedrisko domu vai likumdevējiem neatstāja. Piemēram, Lielbritānijā ir aizliegts lietot tālruni ar rokām braukšanas laikā, un runāt pa tālruni brīvroku režīmā ir pilnīgi likumīgi. Mēs ar prieku atzīstam, ka mums ir tikai divas rokas, bet atsakāmies atzīt, ka mums ir tikai vienas smadzenes.
Citā pētījumā Strayer parādīja, ka mēs arī nepareizi novērtējam savu spēju veikt vairākus uzdevumus. Pētījuma dalībnieki, kuri apgalvoja, ka spēj veikt vairākus uzdevumus ilgu laiku, slikti veica daudzuzdevumu spēju testus. Viņi sistemātiski pārvērtēja savas spējas un sliktāk kontrolēja savas emocijas. Citiem vārdiem sakot, vēlme veikt vairākus uzdevumus ir skaidra zīme, ka jums, iespējams, nevajadzētu to darīt.
Iespējams, mēs uzreiz neapzināmies, ka vairākuzdevumu veikšana mūs traucē. Es pirmo reizi izmantoju Twitter, lai komentētu publisku notikumu valdības televīzijas debašu laikā 2010. gadā. Man patika dzīvās komunikācijas sajūta: varēju pārskatīt kandidātu argumentus un ievietot atbildes, sacerēt savus 140 rakstzīmju pārdomātus teicienus un vērot, kā tie tiek dalīti. Es jutos pilnībā iesaistīts notiekošajā. Tikai debašu beigās es, par lielu pārsteigumu, sapratu, ka nevaru atcerēties neko no Brauna, Kamerona vai Klega teiktā.
Kalifornijas Universitātē veiktais pētījums apstiprina, ka mana pieredze nav unikāla. Trīs psihologi - Karina Fērde, Barbara Noultone un Rasels Poldraks - parādīja studentiem virkni kartīšu ar simboliem un pēc tam lūdza viņiem izteikt prognozi, ja viņi saprot modeli (sistēmu). Dažas no šīm prognozēm tika veiktas daudzuzdevumu vidē, kur skolēniem bija arī jānoklausās zemu un augstu toņu ieraksti un jāaprēķina augstākais. Varētu domāt, ka prognozēt un tajā pašā laikā mēģināt koncentrēties uz skaņām ir pārāk daudz darba. Ne īsti. Skolēni bija labi sagatavojušies un varēja atpazīt rakstus ar vai bez skaņas signāliem.
Bet šeit ir āķis: kad pētnieki pēc uzdevuma izpildes jautāja vairāk vispārīgi jautājumi Runājot par modeļiem, kļuva skaidras visas daudzuzdevumu darbības izmaksas. Studentiem bija grūti atbildēt uz jautājumiem par prognozēm, ko viņi izteica daudzuzdevumu vidē. Viņi veiksmīgi izpildīja abus uzdevumus, taču neiemācījās neko tādu, ko varētu pielietot citā kontekstā.
Tas ir neapmierinošs atklājums. Sūtot e-pastu laikā , mēs to nedarām uzmanīgi. Pēc psihologu atziņas, izpratnes sajūta var būt ilūzija, un tikai tad tu uzzini, ka patiesībā neko daudz neatceries vai nespēj elastīgi pielietot savas zināšanas. Tas nozīmē, ka vairāku uzdevumu veikšana padara mūs aizmāršīgākus, vēl viena īpašība, kas liek mums izskatīties pēc dzērājiem.
Pirmie "multitaskers"
1958. gadā jaunā psiholoģe Bernisa Eidusone uzsāka ilgstošu darbu izpētes projekts. Kā izrādījās, tik ilglaicīgi, ka viņa nenodzīvoja līdz tā pabeigšanai. Eidusons pētīja četrdesmit zinātnieku, galvenokārt vīriešu, pieeju. Viņa periodiski, reizi dažos gados, viņus intervēja un veica psiholoģiskos testus. Dažiem zinātniekiem viņu karjera beidzās ar neveiksmi, bet citi guva nopietnus panākumus. Četri ieguva Nobela prēmija, vēl divi tika uzskatīti par nopietniem pretendentiem uz to. Vairāki cilvēki tika uzaicināti iestāties Nacionālajā Zinātņu akadēmijā.
Pēc Eidusona nāves viņas kolēģi publicēja Bernice darba analīzi. Jo īpaši Roberts Root-Bernstein, Morine Bernstein un Helen Garnier vēlējās noteikt, no kā ir atkarīga zinātnieka ilgstoša produktīva karjera, lai atrastu recepti ģeniālam un ilgstošam darbam.
Intervijā un psiholoģiskie testi noslēpumu nebija. Taču, aplūkojot šo zinātnieku agrīnās publikācijas, viņu pirmos 100 zinātniskos rakstus, pētnieki atklāja vienu modeli: vadošie zinātnieki pastāvīgi mainīja savas darbības virzienu.
Pirmajos 100 rakstos produktīvākajiem zinātniekiem izdevās aptvert piecas dažādas pētniecības jomas un no vienas tēmas uz citu mainījās apmēram 43 reizes. Viņi publicēja, mainīja tēmu, publicēja vēlreiz un atkal mainīja tēmu. Tā kā izpēte prasa ilgu laiku, dažkārt to tēmas pārklājas. Tātad, kāds ir ilgstošas un ļoti produktīvas zinātnieka karjeras noslēpums? Daudzuzdevumu veikšanā.
Čārlzs Darvins veiksmīgi tika galā ar dažādas aktivitātes. Viņš sāka rakstīt savas piezīmes par sugu mutācijām divas desmitgades pirms grāmatas On the Origin of Species publicēšanas. Viņš sāka rakstīt "Bērna biogrāfisko skici" tūlīt pēc dēla Viljama dzimšanas un publicēja tikai tad, kad Viljamam bija 37 gadi. Tajā pašā laikā Darvins gandrīz 20 gadus strādāja pie cirtainiem un kukaiņēdāji augi. Viņš izdeva grāmatu par sliekām 1881. gadā, neilgi pirms savas nāves. Darvins pie tā strādāja 44 gadus. Kad psihologi Hovards Grūbers un Sāra Deivisa pētīja Darvina un citu slavenu zinātnieku darba metodes, viņi secināja, ka šādi pētījumi, kas pārklājas, ir izplatīti.
Cita psihologu grupa Mihaly Csikszentmihalyi vadībā intervēja gandrīz 100 tikai radoši cilvēki: no džeza pianista Oskara Pētersona un rakstnieka Stīvena Džeja Gūlda līdz divreiz Nobela prēmijas laureāts, fiziķis Džons Bārdīns. Csikszentmihalyi ir slavens ar to, ka attīsta svētlaimīgo stāvokli, kad cilvēks ir tik ļoti iegrimis savā nolūkā, ka cilvēks neievēro laika ritējumu un atstāj visu, kas novērš uzmanību. Tajā pašā laikā katrs no intervētajiem Csikszentmihalyi praktizējās strādāt pie vairākiem projektiem vienlaikus.
Tikai interneta atkarība?
Ja jēdzienu "multitasking" var attiecināt gan uz Darvinu, gan uz pusaudzi ar ieradumu nepārtraukti pārbaudīt Instagram, ir vērts apsvērt precīzāku šīs parādības definīciju. Ir vismaz četras darbības, par kurām mēs varam domāt, runājot par vairākuzdevumu veikšanu.
1. Iedzimta daudzuzdevumu veikšana
Piemēram, kad jūs varat dziedāt un spēlēt klavieres vienlaikus. Iespējama iedzimta vairākuzdevumu veikšana, taču vismaz viens no uzdevumiem ir jāveic automātiski, bez tālākas domāšanas.
2. Pārslēgšanās starp uzdevumiem
Tagad parunāsim par situāciju, kad jūs gatavojat prezentāciju savam priekšniekam, vienlaikus atbildot uz viņa zvaniem un skatoties, vai viņš pēkšņi vēlas jūs tur nokļūt. Jūs to nevarat saukt par daudzuzdevumu veikšanu tādā pašā nozīmē. Šeit piemērotāks ir termins “ātrā uzdevumu pārslēgšana”, jo jūsu uzmanība tiek sadalīta starp prezentāciju, tālruni un iesūtni. Daudz no tā, ko mēs saucam par vairākuzdevumu veikšanu, patiesībā ir ātra pārslēgšanās starp uzdevumiem.
3. Izkliedēta uzmanība
Pārslēgšanās starp uzdevumiem bieži tiek sajaukta ar trešo darbību — slepenu hobiju ritināt nebeidzamu slavenību tenku un atjauninājumu plūsmu sociālajos tīklos starp šo un tad. Ēst liela atšķirība starp vīrieti, kurš apstājās raksta vidū, lai veiktu dažas piezīmes par savu nākotnes projektu un pēc tam atgriezās pie tā, un vīrieti, kurš izlasīja pusi raksta un pēc tam devās skatīties bildes ar meitenēm bikini. "Tas, ko mēs saucam par vairākuzdevumu veikšanu, bieži ir banāls," saka psiholoģe Šellija Kārsone, grāmatas Your Creative Brain autore. "Tā ir piespiedu darbība, nevis vairāku uzdevumu izpausme."
4. Pārvaldiet vairākus projektus
Un pēdējais vairākuzdevumu veids ir tad, kad jums nav jāsasniedz mērķis, bet vienkārši jādara daudzas lietas. Mašīna jānogādā servisā. Sāp zobi. Vīrs šodien nevar paņemt bērnus no skolas. Man nākamnedēļ jāgatavojas svarīgai tikšanās reizei, kā arī jāsamaksā nodokļi. Ja jums ir jādara daudz lietu, tas nenozīmē, ka jums tās ir jādara visas vienlaikus. Tā ir tikai dzīve.
Cīnies par uzmanību
Visas četras darbības — iedzimta vairākuzdevumu veikšana, uzdevumu maiņa, izkliedēta uzmanība un vairāku projektu pārvaldība — tiek apzīmētas kā "vairākuzdevumu veikšana". Tas nav saistīts ar parasto valodu apjukumu, tie ir līdzīgi citā ziņā. Jo īpaši ļoti produktīva prakse vadīt vairākus atšķirīgus projektus vienlaikus var radīt pilnīgi neproduktīvu ieradumu ātri pārslēgties starp uzdevumiem.
Lai saprastu, kāpēc tas tā ir, apsveriet stāstu, kas 20. gadsimta 20. gados risinājās restorānā netālu no Berlīnes universitātes. Psihologiem patīk stāstīt. Kad restorānā ienāca liela akadēmiķu grupa, viesmīlis pienāca pieņemt pasūtījumu, mierīgi pamājot ar galvu katru reizi, kad viņi sarežģītajam pasūtījumam pievienoja jaunu ēdienu vai dzērienu. Viņš neko nepierakstīja, bet, kad viņš atgriezās ar ēdienu, visi bija pārliecināti, ka viņa atmiņa ir nevainojama. Dodoties prom, akadēmiķi joprojām apsprieda viņa neparasto prasmi. Bet viens no viņiem atgriezās pēc kādas aizmirstas lietas, un viesmīlis viņu neatcerējās. Kā tas notika, ka viesmīlis pēkšņi kļuva tik apjucis? "Ļoti vienkārši," viņš atbildēja. "Kad pasūtījums ir apmaksāts, es to aizmirstu."
Viena no Berlīnes skolas dalībniecēm bija jaunā eksperimentālā psiholoģe Blūma Zeigarnika. Vienā no saviem eksperimentiem viņa parādīja, ka cilvēki labāk atceras nepabeigtos uzdevumus. Šo parādību sauc par "": kad mēs pārtraucam darbību, to nepabeidzot, mēs nevaram to izmest no galvas. Mūsu zemapziņa atgādina, ka uzdevumam ir jāpievērš uzmanība.
Zeigarnika efekts var izskaidrot saikni starp vairākiem pienākumiem un pārmērīgu ātru pārslēgšanos starp uzdevumiem. Mēs skrienam no uzdevuma uz uzdevumu, jo nevaram aizmirst visas lietas, ko vēl neesam paveikuši. Mēs skrienam no uzdevuma uz uzdevumu, jo cenšamies apslāpēt savu uzmācīgo iekšējo balsi.
Tagad mēs daudz runājām par uzmanības aizsardzību, viena uzdevuma veikšanu. Bet iepriekš daudz tika teikts, aizstāvot kaligrāfisko rokrakstu, vai arī viņi teica, ka katram ir vajadzīgs sulainis. Pasaule virzās uz priekšu. Hemingwrite un viesnīcas numuriņā bez interneta ir kaut kas pievilcīgs, taču ir arī kaut kas nepiemērots.
Tā nav taisnība, ka tikai Facebook traucē jums iegūt literāro slavu. Un lielākajā daļā biroju Hemingwrite nav īstais līdzeklis, lai saņemtu paaugstinājumu. Jūs neesat Ernests Hemingvejs, un jūs nevarat vienkārši ignorēt ienākošos ziņojumus no kolēģiem.
Viena uzdevuma veikšana var izdzīvot tikai tad, ja tā pieļauj kompromisus ar mūsdienu daudzuzdevumu pasauli.
Cilpas un saraksti
Vārds "daudzuzdevumu veikšana" netika lietots attiecībā uz cilvēkiem līdz 90. gadiem, pusgadsimtu tas bija paredzēts tikai datoru apzīmēšanai. Saskaņā ar Oksfordas angļu vārdnīcu termins "daudzuzdevumu veikšana" pirmo reizi parādījās drukātā veidā žurnālā Datamation 1966. gadā, aprakstot datoru, kas spēj vienlaikus veikt vairākus dažādus uzdevumus.
Tāpat kā cilvēki, arī datori mēdz radīt ilūziju par vairākuzdevumu veikšanu, lai gan patiesībā tie vienkārši ļoti ātri pārslēdzas starp uzdevumiem. Tikai datori pārslēdzas ātrāk, tiem nav vajadzīgas 20 minūtes, lai pēc pārtraukuma atgrieztos augšā.
Turklāt dators neuztrauksies par nepadarīto. Kamēr rinda iet garām un teksts tiek nosūtīts uz printeri, viņš nejutīs vainas apziņu, ka pele ir nokarājusies pēdējās 16 milisekundes. Pienāks laiks pelei. Būt datoram nozīmē nekad nesastapt Zeigarnika efektu.
Kā mēs varam saglabāt sajūtu, ka viss tiek kontrolēts, ja mēs pastāvīgi jūtam vainas sajūtu par to, ko neesam izdarījuši?
Katru reizi, kad sakāt kādam: "Es atgriezīšos pie šī", jūs sākat ciklu savās smadzenēs. Un cikls turpināsies līdz brīdim, kad sistēmā ievietosiet uzticamu aizstājēju.
Deivids Alens
Mūsdienu dzīve mudina mūs atklāt arvien jaunus ciklus. Mums ne vienmēr ir daudz darāmā darba, taču ir daudz darba, ko mums jābūt gataviem izdarīt uzreiz. Uzdevumi neizbēgami plūst viens otrā. Neatkarīgi no tā, ko mēs darām, mēs nevaram nepieļaut, ka mums ir jādara kaut kas cits. Un tas prasa lielu garīgo piepūli.
Izklāstītais princips ir vienkāršs: aizveriet atvērtās cilpas. Detaļas ir sarežģītākas, bet pats princips ir izsmeļošs. Pēc katras lietas, ko esat izdarījis sev vai kādam citam, pierakstiet, ko plānojat darīt tālāk. Pārskatiet savu nākamo darbību sarakstu pietiekami bieži, lai pārliecinātos, ka neko nepalaistu garām.
Allena metodei ir daudz sekotāju. Prakse rāda, ka daudziem, tostarp man, tas šķiet ārkārtīgi noderīgi (sīkāka informācija zemāk). Un tomēr tikai nesen psihologi E. J. Masicampo un Roy Baumeister ir atraduši izskaidrojumu, kāpēc cilvēki jūtas labāk, pateicoties Deivida Allena sistēmai. Patiesībā, lai atbrīvotos no Zeigarnika efekta, uzdevums nemaz nav jāizpilda. Konkrēts plāns palīdzēs šajā jautājumā. Pierakstiet nākamo darbību, un jūs ievērosiet, ka kairinošā iekšējā balss norimst. Jūs pārnesat savu satraukumu uz papīra lapas.
Radošuma robežas
Visticamāk, tas ir prātīgs lēmums atstāt ātru pārslēgšanos starp uzdevumiem datoru ziņā. Bet pat izmisīga lēkāšana starp Facebook, e-pastu un dokumentiem var sniegt dažas priekšrocības.
Psiholoģe Šellija Kārsone un viņas students Džastins Mūrs nesen veica eksperimentu. Viņi pārbaudīja skolēnu spēju ātri pārslēgties starp uzdevumiem. Katram priekšmetam bija divi uzdevumi: risināt anagrammas un lasīt rakstus no zinātniskiem žurnāliem. Uzdevumi bija jāpilda datorā. Puse pētāmo uzdevumus izpildīja secīgi: vispirms viņi atrisināja anagrammas un pēc tam lasīja rakstu. Otrai eksperimentālās grupas pusei uzdevumi ekrānā mainījās ik pēc divarpus minūtēm - no anagrammām uz rakstu un atpakaļ, un tā vairākas reizes.
Nav pārsteidzoši, ka nemitīgās uzdevumu maiņas dēļ otrās grupas subjekti domāja lēnāk. Viņi atrisināja mazāk anagrammu un nespēja orientēties lasītā saturā, jo viņi ik pēc 150 sekundēm novirzīja uzmanību no vienas uz otru.
Bet, interpretējot rezultātus, atklājās šādas daudzuzdevumu veikšanas priekšrocības. Priekšmeti, kuri izpildīja uzdevumu ar pāreju, izrādījās vairāk. Precīzāk sakot, viņu pārbaužu rezultātiem bija raksturīga nestandarta domāšana, īpaši attiecībā uz atvērtiem jautājumiem. Viņiem, piemēram, var lūgt izdomāt pēc iespējas vairāk slīdošās tapas izmantošanas veidu vai uzskaitīt sekas tam, kas notiktu ar pasauli, ja cilvēkiem būtu trīs rokas, nevis divas. Piespiedu “multitaskeri” sniedza daudzveidīgākas atbildes, turklāt viņu domas bija oriģinālākas.
"Šķiet, ka pārslēgšanās starp uzdevumiem izraisa cilvēku radošumu," saka Kārsons, Hārvardas asociētais profesors. Viņas sadarbības ar Mūru rezultāti vēl nav publicēti, taču jau tagad var apgalvot, ka šādi uzdevumi diez vai ir piemēroti radošuma mērīšanai. Kārsons atbild, ka laboratorijas pētījumos ir atklāta saikne starp diverģentu domāšanu un radošo darbību plašā nozīmē, neatkarīgi no tā, vai tā ir romāna rakstīšana, profesionāla skatuves izrādes iestudēšana vai gleznu audekla veidošana. Tiem, kas par to ir pārliecināti labs darbs to var izdarīt tikai ar pārcilvēcisku koncentrēšanos, šis atklājums ir jāapdomā.
Kārsone un viņas kolēģi atklāja saistību starp nozīmīgiem sasniegumiem radošajā jomā un tādas psiholoģiskas parādības izpausmi kā zema latenta kavēšana. Latentā kavēšana ir filtrs, kas ir visiem zīdītājiem, kas ļauj tiem neapzināti izslēgties no nebūtiskiem stimuliem. Būtu neizturami dzirdēt katru sarunu birojā, gaisa kondicioniera dūkoņu, tajā pašā laikā pamanot katru cilvēku, kas iet garām biroja logam. No tā mūs glābj slēptā kavēšanās. Šāds zemapziņas filtrs ļauj mums staigāt pa pasauli, nereaģējot uz visiem ārējiem stimuliem.
Tomēr cilvēki, kuru filtri ir nedaudz iekļūstošāki, visticamāk, būs radoši. Padomājiet par to, vienreizējie: kamēr jūs pārāk cenšaties koncentrēties uz vienu lietu, cilvēki, kas neiztur pasaules troksni, šobrīd nes savus manuskriptus izdevējam.
"Jūs saņemat vairāk informācijas savā kognitīvajā telpā, un tas var būt gan apzināts, gan bezsamaņā," saka Kārsons. Divi citi psihologi, Holija Vaita un Priti Šaha, atklāja līdzīgu modeli cilvēku ar uzmanības deficīta un hiperaktivitātes traucējumiem (ADHD) uzvedībā.
Romantizēt būtu nepareizi smaga slimība piemēram, ADHD. Visi pētījumi tika veikti augstskolu studentu vidū, tas ir, cilvēkiem, kuri jau ir pierādījuši savu spēju uztvert informāciju. Lai gan Vaita un Šaha eksperimenta apstākļi nebija triviāli: tā dalībniekiem bija jābūt ADHD klīniskai diagnozei. Un tas nozīmē, ka uzmanības deficīts skolēnus tik ļoti traucēja, ka viņi bija spiesti meklēt profesionālu palīdzību.
Šis ir pārsteidzošs atklājums: pārslēgšanās starp uzdevumiem padara mūs radošākus. Vēl jo pārsteidzošāk ir apzināties, ka šajā laikmetā, kurā mēs visi dzīvojam pastāvīgās uzmanības novēršanas draudos, cilvēki, kuriem ir tendence novērst uzmanību, var radoši attīstīties.
Varbūt mums nevajadzētu būt tik pārsteigtiem. "Pārslēdzoties starp uzdevumiem, jūs varat izpludināt sliedes, pa kurām virzās doma," saka Džons Kounioss, Dreksela universitātes psiholoģijas profesors.
Grāmatas Eureka Factor līdzautors Kounios norāda, ka ir vismaz divi psiholoģiski mehānismi, kas potenciāli varētu izraisīt radošumu, pārslēdzoties starp uzdevumiem. Viens no tiem ir tas, ka jaunais izaicinājums palīdz mums aizmirst sliktas idejas. Risinot radošu problēmu, ir vieglāk iestrēgt, jo mēs par to domājam, bet tajā pašā laikā mēs vienkārši nevaram beigt par to domāt. Darot kaut ko jaunu, principiāli atšķirīgu, ieslēdzas aizmirstības reakcija, kas ļauj atbrīvot sevi un atrast pareizo risinājumu.
Otrs mehānisms ir elastīga asimilācija. Kad jauns izaicinājums mudina mūs domāt par vecā risināšanu. Slavens piemērs- Arhimēds un viņa "Eureka!".
Kā stāsta, Arhimēda uzdevums bija noteikt, vai kronis tiešām ir izgatavots no tīra zelta (bez piemaisījumiem), nesagraujot rotaslietu. Risinājums izrādījās šāds: lai redzētu, vai zelta kronis no trauka izspiedīs tādu pašu ūdens tilpumu kā tādas pašas masas zelta stienis. Šāds lēmums Arhimēdam ienācis prātā, mazgājoties vannā un domājot par ūdens līmeņa izmaiņām. Iešana vannā un problēmas risinājuma meklēšana – vai tā nav daudzuzdevumu veikšana?
6 veidi, kā kļūt par daudzuzdevumu ģēniju
1. Esi uzmanīgs
"Ideāla situācija daudzuzdevumu veikšanai ir tad, kad varat koncentrēties īstajā brīdī," raksta psiholoģe Šellija Kārsone. Toms Četfīlds, grāmatas Live This Book autors, iesaka izveidot divus sarakstus: vienu ar lietām, ko vislabāk darīt tiešsaistē, un otru par lietām, kuras vislabāk darīt bezsaistē. Savienojuma izveidei un atvienošanai no interneta jābūt apzinātai darbībai.
2. Ierakstīt
Deivida Allena grāmatas Get Things Done galvenā ideja ir pārvērst katru neskaidru domu un vainas sajūtu noteikta darbība. Tāpēc regulāri pierakstiet visus gadījumus un pastāvīgi pārskatiet tos. Mērķis ir neuztraukties par lietām, ko darāt, un lietām, ko šobrīd nolemjat nedarīt, bet tajā pašā laikā būt pārliecinātam, ka nekas nenonāks velti.
3. Pieradiniet savu viedtālruni
Viedtālrunis ir lielisks, bet kaitinošs palīgs. Izslēdziet nevajadzīgos brīdinājumus: lielākajai daļai cilvēku nav jāzina par jauniem tvītiem vai ienākošajiem e-pastiem. Iestatiet krātuvi savā e-pastā. Piemēram, kad ir ērtāk atbildēt uz ziņojumu, izmantojot tastatūru (jāuzraksta 50 vai vairāk vārdu), jūs pārvietojat ziņojumu no īpašas mapes, kurā tā tiek glabāta, līdz nokļūstat datorā.
4. Koncentrējieties uz īsiem uzdevumiem
Frančesko Chirillo ieteiktais paņēmiens ir sadalīt lielu uzdevumu vairākos 25 minūšu garos komplektos (saukti par tomātiem) ar nelielu pārtraukumu starp tiem. Produktivitātes guru Merlina Manna (Merlin Mann) iesaka izmantot e-dash metodi, lai katru stundu dažas minūtes pārlūkotu jūsu e-pastu vai uzdevumu sarakstu. Šīs metodes palīdz koncentrēties un tajā pašā laikā ļauj pārslēgties starp projektiem vairākas reizes dienā.
5. Novilcinieties, lai uzvarētu
Ja vienlaikus veicat vairākus darbus interesanti projekti, tad var vienu nolikt malā un darīt citu. Tieši to izdarīja Čārlzs Darvins. Pārmaiņas ir tikpat labas kā atpūta, un, kā skaidro psihologs Džons Kounioss, šādu uzdevumu pārslēgšana rosina jaunas idejas.
6. Darbs dažādos virzienos
"Radošās idejas nāk no cilvēkiem, kuri strādā dažādās jomās vai vada vairākus dažādus projektus," saka autors un psihologs Kīts Sojers. Starp citu, Sojers ir arī džeza pianists un bijušais Atari vadības konsultants un spēļu dizainers. labas idejas bieži rodas tieši tad, kad jūsu prāts atrod negaidītas saiknes starp dažādām jomām.
Tima Harforda uzdevumu saraksts
Pierakstiet visu. Es izmantoju Google kalendāru tikšanās reizēm un elektronisku uzdevumu sarakstu ar nosaukumu Remember The Milk, kā arī īpašu dienas uzdevumu sarakstu uz papīra. Detaļām nav nozīmes. Princips ir neturēt visu savā galvā.
Sarakstam jābūt pēc iespējas pilnīgākam.Šobrīd manā sarakstā ir 151 vienums. (Nē, es neiegaumēju šo skaitli, es saskaitīju.)
Atjauniniet sarakstu. Sistēma darbojas un mazina trauksmi, ja esat pārliecināts, ka kalendārs un uzdevumu saraksts atgādinās par to, kas jums nepieciešams. Es pavadu 20 minūtes nedēļā, pārskatot sarakstu, pārbaudot termiņus, pārliecinoties, ka sarakstā netrūkst nekā svarīga. Saraksta pārskatīšana ir ļoti svarīga. Jo vairāk jūs tam uzticaties, jo biežāk to izmantojat. Jo vairāk jūs to izmantojat, jo vairāk uzticaties.
Saraksts ar papildu kontekstu ir tikpat labs kā tematisks saraksts. Dabiski, ka ērtāk ir saglabāt sarakstu par kādu konkrētu tēmu vai projektu, piemēram, ar viesu istabas remontu saistīto darāmo darbu sarakstu vai nākamā gada plānu sarakstu. Lietas, kas jādara pirms izbraukšanas lietas, ko iegādāties veikalā; idejas, par kurām runāt ar savu priekšnieku, kad satiksieties.
Esiet precīzs attiecībā uz nākamo soli. Ja jūs tikai pierakstāt neskaidrus atgādinājumus, jūsu uzdevumu saraksts joprojām būs satraucošs. Pirms pierakstāt slikti formulētu problēmu, padomājiet 15 sekundes par to, kas tieši tā ir.
Jau bērnībā mums saka, ka, lai paspētu uz visu laiku, uzdevumi jāsāk laicīgi. Bet problēma ir tā, ka mēs par tiem vienkārši aizmirstam vai atstumjam malā mūsuprāt svarīgāku lietu dēļ.
Atbildīgā darbinieka darba diena visbiežāk sastāv no:
- Kalendārā iekodēti notikumi
Šādiem pasākumiem ir precīzs sākuma un beigu laiks, piemēram, tikšanās, sarunas, prezentācijas, apmācības, intervijas utt.
- Rutīnas
Tie ir ikdienas uzdevumi, kas var darboties vienlaikus un paralēli viens otram. To skaits nav nemainīgs, un precīzs darba sākuma un beigu laiks pie tiem nav zināms. Tas var būt: lēmumu pieņemšana par ikdienas uzdevumiem, padoto konsultēšana steidzamos jautājumos, ikdienas atskaišu sagatavošana, pasta analizēšana utt.
Darba procesā atbildīgs darbinieks, saskaroties ar nepieciešamību organizēt savu un padoto darba laiku, visbiežāk ķeras pie kalendāru un ar uzdevumu noteikšanu saistīto sistēmu palīdzības. Bet praksē šie rīki ne vienmēr spēj dot vēlamo rezultātu.
Tātad kalendāri palīdz ņemt vērā laiku tikai tiem pasākumiem, kuros darbinieka nodarbinātība ir 100%. Taču šāds rīks nedarbojas, veicot ikdienas rutīnas darbus, kad darbs neprasa pilnvērtīgu darbinieka nodarbinātību vai arī tad, ja laiks tiek atvēlēts mazās daļās vairāku uzdevumu veikšanai vienlaikus.
Klasiskās automatizācijas sistēmas, ko sauc par "uzdevumu izsekotājiem", ļauj izsekot uzdevumu izpildes mērķa datumiem. Bet darbiniekam joprojām ir jāpatur prātā, kad viņam jāsāk veikt konkrēts uzdevums. Ja darbinieks strādā daudzuzdevumu režīmā, uzdevums var netikt sākts, pat ja paredzamais sākuma datums ir pagājis. Pastāv tā sauktais studentu sindroms un palielinās risks, ka uzdevumus nevarēs izpildīt laikā.
Parasti šajā darbības režīmā ir divas galvenās problēmas, kurās iepriekš minētie rīki nevar palīdzēt:
- grūtības noteikt uzdevuma svarīgumu tā ierašanās brīdī un tā prioritāti attiecībā pret citiem uzdevumiem;
- kļūda, nosakot procentuālo daļu no darbinieka faktiskās slodzes lēmuma pieņemšanas brīdī par darba ņemšanu darbā.
Meklēšanā optimāls risinājums, uzņēmums "Pirmā forma" izstrādāja jaunu mehānismu savai automatizētajai sistēmai, kas ļauj izvairīties no studenta sindroma, apiet neiespējamību strādāt ar nestrukturētu laiku un objektīvi novērtēt darbinieku reālo nodarbinātību.
Viņa darbs ir balstīts uz divu metožu kombināciju: apjoma kalendārs un ikdienas plānošana.
1. Volumetriskā-kalendāra metode
IN šī metode viena vērtība norāda darba stundu skaitu (dienas, minūtes), kas jāpavada darba veikšanai tā ilguma intervālā, t.i., noteiktās darba stundas var pavadīt jebkurā laikā, no darba sākuma līdz tā pabeigšanai.
2. Dienas plāns
Metode ļauj norādīt konkrētu dienu (datumu), kurā tiks pavadītas darba stundas. Tajā pašā laikā vienam uzdevumam var piešķirt vairākas vērtības dažādiem datumiem. Metode ļauj ievadīt gan plānotās, gan faktiskās darbaspēka izmaksas.
Abas metodes var izmantot vienlaikus.
Darbaspēka izmaksu novērtēšanu pēc apjoma-kalendāra metodes var veikt divos veidos:
- lietotājs var iegūt tāmi no ārpuses; piemēram, vadītājs atvēl kopējo stundu skaitu uzdevuma veikšanai;
- lietotājs pats iemaksā savas plānotās darbaspēka izmaksas jebkurā laika vienībā; tajā pašā laikā ir iespējams pieņemt ievadīto laiku no sava vadītāja vai specializēta speciālista.
Pēc tam "Pirmā veidlapa" automātiski sadala apjoma-kalendāra plāna vērtību atsevišķām dienām laika intervālā starp sākuma datumu un plānotās uzdevuma izpildes datumu. Tādējādi tiek iegūtas dienas plāna vērtības: katrai dienai plānoto darba stundu skaits.
Iebūvētais algoritms sadala stundas pēc "agrā sākuma" likuma, kad maksimālais darba laiks ir darba perioda sākumā. Tas ļauj nekavējoties atbrīvoties no studenta sindroma un samazināt risku aizkavēt uzdevumu.
Protams, automatizācija var nezināt dažas veiktā darba detaļas un iezīmes. Tāpēc izstrādātāji tā vietā, lai uzlabotu un sarežģītu sistēmu, nodrošina lietotājam iespēju labot sistēmas piedāvāto plānu un manuāli ievadīt stundu sadalījumu pa dienām:
Tādējādi notiek pāreja no uzdevuma kopējā stundu skaita ievadīšanas uz dienas sadalījumu.
Pamatojoties uz saņemtajiem datiem, sistēma tiek veidota laika lapa darbinieks. Šajā skatā var redzēt, ar kādiem uzdevumiem un kādā daudzumā izpildītājam būtu jāiesaistās katrā no dienām, lai viss apjoms nepieciešamo darbu tika izpildīts laikā katram no uzdevumiem.
Šajā saskarnē lietotājs, redzot visu viņa paredzamo slodzi katrai dienai, var pārplānot pašu darbs, t.i. pārcelt plānoto darba laiku no viena datuma uz citu. Tas ļauj darbiniekam nodrošināt sev ērtāko, vienmērīgāko darba slodzi, nekaitējot uzdevumu izpildes termiņiem.
Ja ikdienas sadale tika veikta ar jebkuru metodi (automātiski vai manuāli, no atsevišķa uzdevuma formas vai caur laika uzskaiti), tad "Pirmajā veidlapā" darba kārtība- Dienas kārtība.
Darba kārtībā darbiniekam ir norādīts, kādiem uzdevumiem un kādā apjomā viņam jāpiešķir savs darba laiks. Tas ietver gan statiskus uzdevumus no darba kalendāra, gan uzdevumus, kuriem laiks tika atvēlēts, izmantojot ikdienas plānošanas metodi.
UN Darba kārtība Un Laika lapa nesniedz skaidru uzdevumu sākuma un beigu laiku sadalījumu darba dienas laikā. Bet, no otras puses, tie ļauj darbiniekam redzēt dienas darba plānu katram no uzdevumiem un efektīvi plānot savu dienu un nedēļu. Darbinieks, kurš katru dienu lieto Agenda, tiek pasargāts no riska nepaveikt uzdevumu laikā – viņam vienkārši jāvelta savs laiks sistēmas ieteiktajiem darbiem.
Vēl viens svarīga iezīme"Pirmā forma" - ikdienas darbaspēka izmaksu izmantošana, sagatavojot pārskatus par plānoto izpildītāju noslodzi. Fundamentāla atšķirība ir tas, ka šajos ziņojumos ir ņemts vērā individuālās īpašības katra uzdevuma izpildi un kā precīzi darbinieks sadalīja savu darba laiku visā tā laikā.
Vadītājs, analizējot nodaļas darba plānu, var būt pārliecināts, ka, ja darbinieka darba laika uzskaitē ir brīvas stundas, tad tās var izmantot jaunsaņemtā uzdevuma veikšanai, savukārt visi pārējie darbi netiks ietekmēti un tiks paveikti laikā.
Papildu informācija uzņēmuma "First Form" vietnē
saistītais materiāls
Ievietots 06.11.2018
Kā tikt galā ar daudzuzdevumu veikšanu mūsdienu apstākļos darbā, kad temps paātrinās, un ienākošās informācijas apjoms tikai pieaug, cilvēks nereti ir spiests burtiski plosīties starp saviem pienākumiem, kas jāveic vienlaikus. Tāpēc darba devēji pastāvīgi paaugstina prasības kandidātu spējai strādāt daudzuzdevumu apstākļos.
Ko nozīmē vairākuzdevumu veikšana? Jāsaprot, ka tā nav vairāku uzdevumu izpilde vienlaikus, bet gan iespēja pārslēgties starp tiem. Smadzeņu pētījumi, tostarp tie, kas izmanto MRI, ir parādījuši, ka cilvēks nespēj vienlaicīgi apstrādāt visu ienākošo informāciju.
"Prožektori" jeb, citiem vārdiem sakot, atsevišķas sadaļas smadzeņu darbība saglabā informāciju par pašreizējiem uzdevumiem un ļauj atsākt ar tiem strādāt vēlāk. Secinājums liecina, ka darbs pie vairākiem uzdevumiem vienlaikus negatīvi ietekmē rezultātu:
- Ienākošā informācija tiek apstrādāta virspusēji
Negatīvas fizioloģiskas reakcijas - izklaidīga uzmanība, nespēja koncentrēties, samazināts reakcijas ātrums, paaugstināts nogurums, stress
Nepadarītie darbi krājas
Rezultātā cilvēki, kas vienlaikus strādā pie vairākiem uzdevumiem, ārēji var izskatīties ļoti produktīvi, taču patiesībā šādu darbību efektivitāte nav īpaši augsta. Daži cilvēki sākotnēji vairāku uzdevumu veikšanā ir labāki nekā citi, taču šo prasmi, tāpat kā daudzas citas, var attīstīt.
Tālāk norādītās metodes palīdzēs jums efektīvi veidot darbu daudzuzdevumu vidē:
- Laba plānošana un prioritāšu noteikšana. Tai jābūt iknedēļas un ikdienas rutīnai, lai starp uzdevumiem izceltu svarīgākos un sarežģītākos, kas sarakstā jāievieto pirmajā vietā. Mazāk svarīgas un vienkāršas lietas var atstāt uz pēdējo.
Ikdienas uzdevumu specifikācija, kas ļauj "ēst ziloni pa gabalu".
Uzdevumu izpildes termiņu noteikšana
Konsekventa plānu īstenošana un rezultātu fiksēšana.
Izvairieties strādāt pie līdzīgiem uzdevumiem vienlaikus
Izmantojot ārējos datu nesējus, nebūs jāpatur prātā visa informācija.
Stingrs sociālo tīklu lietošanas regulējums un ierobežojums dienas laikā, darbs ar pastu skaidri noteiktā laikā.
Dekorāciju maiņa, pārtraukumi starp lieliem darba apjomiem
Spēja strādāt, neskatoties uz ārējiem stimuliem - balsu fona troksni, tehnoloģijām, mūziku utt.
Kā redzat, vairākuzdevumu veikšana var būt noderīga. Pareizi plānojot, tas patiešām ļauj vienlaikus atrisināt vairākas problēmas. Turklāt attīstās smadzeņu spējas. Cilvēki, kuri spēj veikt vairākus uzdevumus, ātrāk reaģē uz mainīgiem apstākļiem, spēj acumirklī izprast problēmas būtību un tērēt minimālu laiku lēmumu pieņemšanai ekstremālās situācijās.
Mēs esam pieraduši apbrīnot cilvēkus, kuri var visu uzreiz. Tāpat kā Jūlijs Cēzars.
Bīstama vairākuzdevumu veikšana
Un tiešām – mūsu arvien steidzīgajā pasaulē vienkārši ir jāspēj darīt vairākas lietas vienlaicīgi. Bet, neskatoties uz to, ka arvien vairāk tiek izlaistas tehniskas inovācijas, lai atvieglotu mums šo likteni, iestādēm daudz izdevīgāk ir uzticēt vairākus uzdevumus vienam darbiniekam, nevis algot vairākus darbiniekus. Šajā rakstā mēs centīsimies izdomāt, kā tikt galā ar visiem izvirzītajiem uzdevumiem, vienlaikus veicot katru no tiem kvalitatīvi.
Visvairāk liela problēma multitasking ir tas, ka tas var samazināt mūsu darba kvalitāti – mēs cenšamies darīt vairākas lietas vienlaikus, un rezultātā mēs to darām sliktāk nekā tad, ja mēs koncentrējamies uz katru uzdevumu atsevišķi.
Pārejot no viena uzdevuma uz citu, arī mūsu smadzenēm ir jāpārslēdzas, lai tiktu galā ar jauno informāciju. Ja mēs to darām ātri, piemēram, veicot vairākus uzdevumus, mēs vienkārši nevaram pilnībā koncentrēties uz savu darbu katru reizi, kad pārslēdzamies. Tādējādi cieš mūsu darba kvalitāte. Un nekā grūtāks uzdevums starp kuriem mēs pārslēdzamies, jo lielāks būs kvalitātes zudums. Piemēram, būtu gandrīz neiespējami izveidot labu prezentāciju, emocionāli sarunājoties ar kolēģi.
Vairākuzdevumu veikšana parādās biežāk, ja strādājat pie projekta vai uzdevuma, par kuru neesat sajūsmā. Piemēram, gada pārskata izveidošana jums šķiet pašsaprotama, tāpēc, iespējams, vēlēsities pārbaudīt savu e-pasts vai uzņemties blakus projektus, lai mazinātu pašreizējā uzdevuma grūtības.
Šeit ir seši padomi, kā atturēt no vairākuzdevumu veikšanas darbā, samazināt stresu un kļūt produktīvākiem:
Strādājot pie datora, atstājiet atvērtu tikai vienu cilni. Pēc uzdevuma pabeigšanas varat aizvērt šo cilni un atvērt nākamo. Runā, ka vairāku uzdevumu veikšana palīdz ar vairākiem datoru monitoriem – tie atrisina problēmas ar īstermiņa atmiņu un palielina produktivitāti.
Pirms sākt darbu pie cita uzdevuma, ieteicams to vispirms sadalīt apakšuzdevumos, izmantojot Pomodoro tehniku. Šīs metodes būtība ir tāda, ka, sadalot uzdevumu (dienu) strukturētās daļās, jūs 25 minūtes koncentrējaties uz realizāciju, veicot nelielus pārtraukumus. Neaizmirstiet, ka viedtālruņu lietotnes ir pieejamas gan iPhone/iPad, gan Android ierīcēm.
Plānošanas nozīmi nevar pārvērtēt, tāpēc spēja plānot darbu daudzuzdevumu režīmā būs ārkārtīgi noderīga. Ir svarīgi iemācīties noteikt uzdevumu prioritātes un vienmēr vispirms pievērsties vissvarīgākajiem un steidzamākajiem. Ziniet savu laiku, ziniet savus uzdevumus un atbilstoši plānojiet, konsultējiet tos, kuri var viegli tikt galā.
Ikreiz, kad dodaties pārbaudīt savu e-pastu vai atzvanāt kādam laikā, kad jums patiešām vajadzētu darīt kaut ko citu, dziļi ieelpojiet un pretojieties kārdinājumam. Koncentrējiet savu uzmanību uz to, kas jums jādara.
Ja saņemat skaņas paziņojumus, kad saņemat e-pasta ziņojumus vai ziņas, izslēdziet skaņu. Tas var palīdzēt izvairīties no kārdinājuma novirzīties no malas. Telefonam ir speciāla Forest aplikācija, kas palīdz viedtālruņa īpašniekam nolikt ierīci un koncentrēties darbam. Lietojumprogramma neļaus jums novērst nekādus paziņojumus, bet ļaus atbildēt uz zvanu.
Ikreiz, kad atklājat, ka darāt vairākas lietas vienlaikus, apstājieties. Dodiet sev piecas minūtes, lai mierīgi sēdētu ar aizvērtām acīm. Pat šie īsie pārtraukumi var pārorientēt prātu, samazināt stresa līmeni un uzlabot koncentrēšanos. Turklāt tas dos jūsu smadzenēm tik nepieciešamo atpūtu aizņemtas dienas laikā.
Apzinoties, ka vairākuzdevumu veikšana vien ne vienmēr ir produktīva, ir svarīgi apzināties atšķirības starp situācijām un saprast, kad jums patiešām ir nepieciešams veikt vairākus uzdevumus un kad varat no tā izvairīties. Mums jāmēģina atrisināt problēmas, tiklīdz tās rodas. Jūsu smadzenes jums par to pateiksies.
Pasaule mūs tik ļoti pārslogo ar informāciju un uzdevumiem, ka mēs vienkārši aizmirsām, kā koncentrēties. Mēs pārbaudām sociālos tīklus simtiem reižu dienā. Un mums ir arī tādi uzdevumi, kurus risināja citi cilvēki. Piemēram, tagad ir iespējams patstāvīgi rezervēt lidmašīnas biļeti un viesnīcas numuru, bez kasieres, lai iegādātos preces veikalā. Ir vēl daudz uzdevumu, un papildus tam es vēlos būt kopā ar ģimeni, draugiem un nodarboties ar hobijiem.
Daudzuzdevumu veikšana ir mīts
Tomēr liels saraksts uzdevumi un spēja veikt vairākas lietas nav tik laba, kā šķiet. Cilvēks nevar veikt vairākus uzdevumus. Vairāku uzdevumu veikšanai mēs izmantojam iespēju ātri pārslēgties no viena uzdevuma uz citu. Un katra šāda pārslēgšana prasa ievērojamus resursus, palielina stresu un trauksmi. Tāpēc, jo mazāk pārslēdzamies un novēršam uzmanību no svešām lietām, jo labāk.
Bet ko darīt, ja uzdevumu ir daudz un jums kaut kā ar to jātiek galā? Kā nekļūt trakam ar milzīgu uzdevumu sarakstu un būt efektīvam? Šeit ir daži padomi.
Darbs ciklos
Bizness prasa pastāvīgu pārslēgšanos starp uzdevumiem. Ja vēl neesi iemācījies deleģēt un darīt visu pats – no zvaniem līdz ūdens piegādātājam līdz intervijai, tad līdz vakaram, iespējams, esi izspiests kā citrons. Lai izvairītos no lieka stresa, strādājiet ciklos ar pārtraukumiem starp tiem.
Vienkāršākā riteņbraukšanas tehnika ir Pomodoro tehnika. Jūs kādu laiku pēc iespējas vairāk koncentrējaties darbā un pēc tam noteikti paņemiet īsu pārtraukumu. Piemēram, 45 minūtes darba un 15 minūtes atpūtas. Šis darbības princips ir efektīvs darbam ar liela summa uzdevumus, un ar vienu lielu uzdevumu.
Mainiet koncentrēšanās režīmu
Mūsu smadzenes darbojas divos uzmanības režīmos: koncentrēšanās režīmā un klejošanas režīmā. Koncentrēšanās režīms (centrālais izpildvaras režīms) ieslēdzas, kad esam pilnībā iegrimuši darbā. Mēs maksājam maksimāla uzmanība strādāt. Šajā režīmā mēs strādājam produktīvi, bet saspringti. Plkst ilgs darbs pie šiem ātrumiem mēs pakāpeniski nogurst un zaudē savu efektivitāti.
Lai ilgstoši strādātu produktīvi, jums periodiski jāpārslēdzas no pirmā uz otro režīmu - "klejošanas" režīmu (prāta klejošanas režīms). Mēs esam šajā režīmā, kad lasām literatūru, rakstus, staigājam, apbrīnojam mākslu, meditējam. "Klīstošais" režīms ļauj "pārstartēt" smadzenes un atpūsties. Tāpēc pārtraukumi ir noderīgi darba efektivitātes uzlabošanai.
Pieņemiet svarīgus lēmumus no rīta
Visi svarīgus lēmumus labāk to ņemt no rīta, kad vēl neesi izsmēlis lēmumu pieņemšanas resursus. Savādi, bet mēs patiešām varam pieņemt ierobežotu skaitu lēmumu dienā. Ir noteikts slieksnis, un bez atšķirības Sarežģīta izvēle mūsu priekšā stāv vai gaisma.
Kādā eksperimentā cilvēku grupai tika lūgts piedalīties aptaujā. Pirms aptaujas viņiem tika īpaši uzdoti vienkārši jautājumi, piemēram: kā jūs kārtojat papīru? Vai vēlaties zilu vai melnu pildspalvu? Ko tu dzersi: tēju vai kafiju? Ar vai bez cukura? Ar pienu vai citronu?
Tas ir, viņi bija spiesti pieņemt lēmumus. Un tad viņi izdalīja lapas ar aptauju, kur bija jautājumi par svarīgiem filozofiskas problēmas. Cilvēki tika galā ar grūtībām, jo viņi jau jutās noguruši. Lēmumu pieņemšanas resurss ir izšķiests.
Tāpēc visus svarīgos jautājumus labāk risināt no rīta, kamēr galva ir svaiga un nav bijis laika iztērēt visu resursu.
Atbrīvojiet galvu
Neturi visu savā galvā, izmanto smadzeņu "paplašinātājus" – kalendārus, dienasgrāmatas, sarakstus, bloknotus, aplikācijas.
Iedomājieties, ka jūsu koncentrācija ir RAM datorā. Jo vairākas programmas vienlaikus tiek atvērtas datorā, jo lēnāk tas darbosies. Ja jūs mēģināt kaut ko paturēt savā galvā, nevis augšupielādēt to citā datu nesējā, tad jūs aizņemat nepieciešamo atmiņas apjomu. Jo vairāk šādas informācijas, jo grūtāk ir koncentrēties uz pašreizējo lietu.
Dzīvo brīdī"
Cik bieži jūs domājat par mājas darbiem un vakariņām, sēžot darbā, kamēr mājās domājat par darbu? Tas notiek visu laiku. Brokastu laikā cilvēki vienā rokā tur kontaktdakšu, bet otrā – telefonu. Viņi iet pa ielu ar drūmas koncentrētām sejām, par kaut ko cītīgi domājot. Mēs pārstājām baudīt pašreizējo mirkli.
Vjetnamiešu mūks Tit Nhat Khan savā grāmatā “Miers uz katra soļa” māca dzīvot šeit un tagad. Ja vēlaties uzzināt, kā dzīvot šajā mirklī, jums ir jāizlasa šī grāmata.