Stafi si dokument personeli, ngre një numër të madh pyetjesh për shumë njerëz. Për shembull, sa shpesh duhet të hartohet, si të plotësoni saktë formularin e unifikuar dhe nëse kjo rregullore është e detyrueshme. Për të sqaruar situatën, ia vlen të ndalemi në disa çështje më hollësisht.
Pse keni nevojë për një tryezë personeli?
Tabela e personelit është një dokument i nevojshëm për formimin e strukturës së personelit dhe numrin e organizatës në përputhje të plotë me statutin e ndërmarrjes. Ky dokument përmban një listë të ndarjeve strukturore të organizatës, një listë të pozicioneve, emrat e specialiteteve dhe profesioneve me një tregues të kualifikimeve, si dhe të dhëna për numrin e kërkuar të njësive të caktuara të personelit. Për ta përpiluar atë, përdoret forma e unifikuar T-3, e cila është miratuar me Dekret të Komitetit Shtetëror të Statistikave të Rusisë.
Nga këndvështrimi i punëdhënësit tavolina e personelit kryen një sërë funksionesh të rëndësishme dhe ju lejon të optimizoni dhe thjeshtoni punën e institucionit sa më shumë që të jetë e mundur. Përdorimi i tabelës së personelit ju lejon të shihni qartë të gjithë strukturën e organizatës me ndarjet e saj, të rregulloni numrin e njësive të stafit, të kontrolloni numrat dhe përbërje cilësore punonjësit, gjurmoni sistemin e shpërblimit dhe masën e shtesave. Dhe kur shfaqen vende të lira, thjeshton shumë përzgjedhjen e personelit.
A është tavolina e personelit një dokument i kërkuar?
Është interesante se nuk ka asnjë përgjigje të vetme për këtë pyetje. Nga njëra anë, Kodi i Punës prek çështjen e tabelës së personelit, pasi ky dokument ka të bëjë me funksionin e punës së punonjësit të organizatës dhe shpërblimin e personelit. Po, dhe kontrata e punës tregon që punonjësi kryen detyra në përputhje me tabelën e personelit. Ekziston një formë e unifikuar e tabelës së personelit, dhe ky dokument përmendet edhe në Udhëzimet për mbajtjen e librave të punës (hyrjet në librin e punës bëhen duke marrë parasysh emrin e pozicionit në përputhje me tabelën e personelit). Kjo do të thotë që tavolina e personelit të organizatës duhet të jetë aty. Por, nga ana tjetër, asnjë akt i vetëm ligjor nuk tregon drejtpërdrejt detyrimin e punëdhënësit për të prezantuar tabelën e personelit. Sidoqoftë, është më mirë të lëshohet ky dokument personeli, pasi shumica e organeve të inspektimit e konsiderojnë atë të detyrueshëm për çdo organizatë.
Për shembull, organet tatimore dhe Fondi i Sigurimeve Shoqërore kërkojnë gjithmonë staf kur kryejnë inspektimet në vend... Sipas tij, ata kontrollojnë korrektësinë e llogaritjes së primeve të sigurimit, mbledhin informacione për të dhënat e sigurimit të punonjësve dhe kontrollojnë korrektësinë e taksimit. Fakti që tabela e personelit nuk është një dokument i kontabilitetit tatimor nuk e liron punëdhënësin nga nevoja për ta siguruar atë gjatë inspektimeve me kërkesë të organizatave të palëve të treta. Dhe mungesa e tij mund të konsiderohet si shkelje e legjislacionit të punës, për të cilën është vendosur një gjobë për organizatën në shumën prej 50,000 rubla. Sigurisht, ajo mund të kundërshtohet në gjykatë (veçanërisht pasi nuk ka asnjë tregues të drejtpërdrejtë të detyrimit të punëdhënësit për të hartuar një tabelë personeli në ligj), por së pari ju duhet ta paguani atë.
Frekuenca e personelit
Sa shpesh duhet të hartohet një tabelë e re e personelit? Nuk ka përgjigje të qartë as për këtë pyetje. Por në këtë situatë, duhet të udhëhiqet nga logjika: meqenëse tabela e personelit është një dokument planifikimi, atëherë këshillohet që ta hartoni atë për një vit kalendarik ose gjysmë viti. Kjo do të lejojë, nëse është e nevojshme, të rregullojë numrin e personelit të organizatës dhe përbërjen e saj cilësore. Por, në të njëjtën kohë, është e mundur të miratohet tabela e personelit për disa vite (nëse organizata nuk ka nevojë të prezantojë pozicione të reja).
Kush harton dhe miraton tabelën e personelit?
Nëse kompania nuk ka një tabelë personeli, por menaxhmenti vendosi ta zhvillojë atë, lind një pyetje e arsyeshme: kush duhet ta bëjë këtë? Përsëri, legjislacioni nuk i jep një përgjigje të qartë. Prandaj, udhëheqësi mund ta bëjë këtë vetë, duke përcaktuar rrethin e personave përgjegjës që do ta ndihmojnë. Është logjike nëse këta janë punonjës të personelit, llogaritari kryesor, punonjës të departamentit juridik ose të planifikimit dhe ekonomik. Dhe nëse ndërmarrja ka një departament të organizimit të punës dhe pagat, mund t'ua besoni këtë punë atyre. Përgjegjësitë për hartimin dhe caktimin e tabelës së personelit për vitin 2014 mund të pasqyrohen në kontratën e punës së punonjësit apo përgjegjësitë e tij funksionale.
Miratimi i tabelës së personelit i referohet kompetencave të drejtuesit të organizatës ose personit të cilit i delegohen këto kompetenca me urdhër të drejtuesit. Për të miratuar tabelën e personelit, menaxheri duhet të nënshkruajë një urdhër ose urdhër të veçantë. Detajet e këtij dokumenti duhet të tregohen në fushën e formularit të unifikuar T-3 "Miratuar me urdhër të organizatës nga" __ "_______ 20__№__". Në këtë rast, data e miratimit dhe data e hyrjes në fuqi të tabelës së personelit mund të mos përkojnë (data e hyrjes në fuqi zakonisht është më vonë).
Sa kohë mbahet tavolina e personelit?
Rosarchiv instalon kushte të caktuara ruajtja e dokumenteve standarde të menaxhimit, në përputhje me të cilat tabela e personelit të institucionit duhet të mbahet për tre vjet, duke filluar nga viti që pason atë në të cilin dokumenti u bë i pavlefshëm. Sa i përket paraqitjeve standarde, të cilat do të diskutohen në seksionin tjetër, ato ruhen për shtatëdhjetë e pesë vjet pasi të hartohen të reja.
Stafi - ndihmë në punën e departamentit të BNJ
Në disa organizata, departamenti i personelit mban një tabelë të personelit - një version celular i tabelës së personelit, i cili pasqyron të gjitha pozicionet e lira, si dhe të gjitha informacionet për plotësimin e pozicioneve (emri i plotë i punonjësve, statusi i punës, etj.). Marrëveshja standarde jep informacionin e nevojshëm mbi ndryshimet në personel, përmban numrat e personelit të punonjësve, informacion për kohëzgjatjen e shërbimit dhe kategoritë (të mitur, invalidë, pensionistë me fëmijë nën tre vjeç, etj.) të punonjësve.
Gjatë hartimit të tabelës së personelit, si bazë merret tabela aktuale e personelit, së cilës i shtohen kolonat e nevojshme. Ky dokument është fakultativ dhe nuk duhet të mbahet nga organizata. Por stafi është një dokument mjaft i përshtatshëm, veçanërisht për organizatat e mëdha, i cili ju lejon të optimizoni punën e oficerëve të personelit dhe të kontrolloni qartë zëvendësimin e pozitave vakante. Prandaj, shpesh përdoret si dokument i brendshëm.
Tabela e personelit të punëtorëve: rregullat për hartimin
Konsideroni të hartoni një tabelë personeli bazuar në një formular të unifikuar T-3. Për të marrë një dokument të gatshëm, thjesht duhet të plotësoni një formular, të udhëhequr nga Udhëzimet për plotësimin e formularëve të dokumentacionit parësor të kontabilitetit.
"Kapak". Kur plotësoni "titullin", duhet të tregoni emrin e organizatës në fushën "Emri" (kjo bëhet në përputhje me certifikatën e regjistrimit), kodin OKPO, numrin e dokumentit dhe datën e përpilimit. Në fushën "Personeli për periudhën ..." ju duhet vetëm të tregoni datën e hyrjes në fuqi të këtij dokumenti.
- Kolona 1 "Emri". Ne tregojmë emrin njësi strukturore, punishte, përfaqësi, degë, rregullimi i ndarjeve strukturore sipas hierarkisë ekzistuese.
- Kolona 2 "Kodi". Ne tregojmë kodin e njësisë strukturore që i është caktuar nga drejtuesi i organizatës.
- Kolona 3. Ne tregojmë pozicionin (specialitetin, profesionin), kategorinë, klasën (kategorinë) e kualifikimeve të punonjësve në përputhje me Klasifikuesin Gjith-Rus të Profesioneve dhe Librin e Referencës së Kualifikimit të Menaxherëve dhe Specialistëve. Këtu duhet pasur parasysh se pozicioni për të cilin punonjësi është punësuar duhet të tingëllojë i njëjtë si në tabelën e personelit ashtu edhe në kontratën e punës, si dhe në libri i punës.
- Kolona 4 "Numri i njësive të personelit". Tregojmë numrin e njësive të personelit për pozicionet përkatëse. Nëse ka njësi jo të plota, ato duhet të tregohen në fraksione, për shembull, 2.75. Dhe nëse ka vende të lira, atëherë ato tregohen gjithashtu.
- Kolona 5 “Norma tarifore”. Ne tregojmë pagën, shkallën e pagave, përqindjen e të ardhurave, pjesën e fitimit - gjithçka varet nga lloji i sistemit të shpërblimit që funksionon në një organizatë të veçantë. Gjëja kryesore është të tregoni shumën në rubla dhe të mbani mend se madhësia e pagës (norma e tarifës) nuk mund të jetë më e ulët se paga minimale.
- Kolonat 6, 7, 8 "Shpenzimet". Ne tregojmë pagesat e përcaktuara të stimulimit dhe kompensimit. Këto mund të jenë shpërblime, pagesa shtesë, pagesa nxitëse, shtesa, të cilat mund të përcaktohen si nga legjislacioni i Federatës Ruse ashtu edhe nga punëdhënësi. Këto pagesa mund të jenë shuma fikse ose prime në përqindje.
- Kolona 9. Ne tregojmë shumën totale të kolonave 5-8. Domethënë, ne bëjmë përmbledhjen e pagave dhe të gjitha shtesat e kërkuara dhe shfaqjen vlera totale në rubla. Nëse të dhënat tregohen si përqindje, ne shfaqim përqindjen.
- Kutia 10 është për komente. Nëse nuk janë aty, lihet bosh.
Pasi të plotësohen të gjitha kolonat, duhet të plotësoni rreshtin "Total". Ai përmbledh të gjithë treguesit në kolonat vertikale: tregon se sa parashikohet nga orari i njësive të stafit, shuma e pagave (normat e tarifave), shtesat dhe shuma e listës së pagave mujore.
Tabela e personelit nënshkruhet nga drejtuesi i departamentit të personelit ose një person i autorizuar, si dhe llogaritari kryesor i organizatës. Dokumenti mund të vuloset, por nuk kërkohet.
Ndryshimi i tavolinës së personelit
Edhe tabela e ngritur e personelit duhet të ndryshohet herë pas here. Arsyeja për ndryshime të tilla mund të jetë nevoja për të futur një njësi, departament të ri ose, në të kundërtën, për të reduktuar stafin ekzistues. Përveç kësaj, mund të ketë nevojë për ndryshimin e pagave, tarifave, si dhe nevojën për të riemërtuar pozicionet ose divizionet.
Ekzistojnë dy mundësi për të bërë ndryshime në tabelën e personelit:
- të hartojë dhe miratojë një tabelë të re të personelit;
- bëni ndryshime në tabelën aktuale të personelit.
Në rastin e parë, tabela e personelit zhvillohet në bazë të asaj aktuale, por duke marrë parasysh ndryshimet e nevojshme dhe vihet në fuqi nga fillimi ose mesi i vitit kalendarik. Nëse ka nevojë urgjente, atëherë nga fillimi i muajit të ri.
Sa i përket bërjes së ndryshimeve në dokumentin aktual pa e anuluar atë, ato bëhen në përputhje me urdhrin e kreut "Për ndryshimin e tabelës së personelit". Në vetë urdhrin, duhet të tregoni bazën për të bërë ndryshime në tabelën e personelit (kjo mund të jetë riorganizimi, zvogëlimi i stafit, përmirësimi i strukturës së organizatës, etj.), Dhe gjithashtu tregoni se cilat ndryshime duhet të bëhen.
Në një organizatë të madhe me një strukturë të degëzuar, është më mirë të tregohen jo vetëm pozicionet që preken nga ndryshimi, por edhe njësitë strukturore ku ndodhen këto pozicione. Në këtë rast, të gjitha ndryshimet në tabelën e personelit duhet t'u komunikohen punonjësve të ndërmarrjes, dhe gjithashtu të futen në librat e punës duke iu referuar bazës (urdhrit ose porosisë).
Zvogëlimi: Kur të ndryshohet?
Zvogëlimi i stafit ose numri i punonjësve është një nga arsyet për të bërë ndryshime në tabelën e personelit, pasi zvogëlimi i numrit të organizatës nënkupton përjashtimin e njësive të caktuara të stafit nga orari dhe zvogëlimin e stafit - pozicioneve. . Në këtë rast, punëtorët e pushuar nga puna janë subjekt i pushimit nga puna (përveç nëse supozohet të transferohen në një punë tjetër).
Meqenëse me pushimin nga puna për shkak të zvogëlimit të numrit ose stafit të punonjësve, është e nevojshme të njoftohen ndryshimet jo më vonë se dy muaj përpara, tabela e re e personelit mund të hyjë në fuqi vetëm pas kësaj periudhe. Megjithëse mund të hartohet paraprakisht, vetë prania e një tabele të re ose të ndryshuar të personelit, e cila tashmë është miratuar, do të konfirmojë ligjshmërinë e largimit nga puna të punonjësve. Nëse eliminohen rrethanat për të cilat është marrë vendimi për ulje, punëdhënësi ka të drejtë të ndryshojë sërish tabelën e personelit në drejtim të rritjes së numrit të punonjësve.
Ndryshimi i formës së unifikuar të T-3
Rezoluta nr. 20 e Goskomstat, datë 24.03.1999 i lejon organizatat të bëjnë ndryshime në format e unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit (kjo leje nuk zbatohet për kontabilitetin për transaksionet në para). Prandaj, nëse ka nevojë urgjente, organizata mund të bëjë modifikimet e veta në formën e përfunduar, por nuk lejohet të fshijë detajet ekzistuese. Ndryshimet mund të përfshijnë zgjerimin ose kontraktimin e kolonave, shtimin e rreshtave ose fletëpalosjet e lira. Korrigjimet e nevojshme mund të bëhen gjatë prodhimit të formularëve në bazë të një forme të unifikuar.
A është e nevojshme të tregohet në tabelën e personelit për sa kohë është hartuar? Dhe nëse, le të themi, kemi miratuar tabelën e personelit për 1 vit dhe nuk ka ndryshuar gjatë këtij viti, a duhet të miratojmë tabelën e re të personelit për vitin e ardhshëm nëse ky vit tashmë ka përfunduar?
Përgjigju
Përgjigja në pyetjen:
Tabela e personelit është një dokument që nuk kufizohet në një periudhë të caktuar vlefshmërie. Punëdhënësi përcakton në mënyrë të pavarur nevojën për të miratuar një tabelë të re të personelit ose për të bërë ndryshime në tabelën aktuale të personelit. Prandaj, kur miraton tabelën e personelit, punëdhënësi nuk ka nevojë të tregojë periudhën e vlefshmërisë së saj.
Mos e humbisni: Artikullin e veçuar të muajit nga një praktikues ekspert
Si të mos gabohemi në pesë kolonat kryesore të tabelës së personelit.
Nëse keni lëshuar një urdhër për miratimin e tabelës së personelit për 1 vit, pasi të ketë kaluar viti, mund të lëshoni një urdhër për zgjatjen e periudhës së vlefshmërisë së tabelës së personelit. Në urdhër, mund të tregoni se personeli, i miratuar me urdhër nga (data) Nr., është i vlefshëm derisa të anulohet.
Për më tepër, ju keni mundësinë të miratoni një tabelë të re të personelit, dhe në të njëjtën kohë të mos tregoni periudhën e vlefshmërisë së dokumentit në urdhër.
Eksperti ndan informacion i rendesishem O tabela e personelit 2017 në materialin në lidhje.
Detajet në materialet e Personelit të Sistemit:
1. A është e nevojshme miratimi i një tabele të re të personelit çdo vit
Nina Kovyazina, Zëvendës Drejtoreshë e Departamentit të Edukimit Mjekësor dhe politika e personelit në kujdesin shëndetësor të Ministrisë së Shëndetësisë të Rusisë
Nuk ka nevojë.
Tabela e personelit nuk ka datë skadence. Prandaj, nuk ka nevojë të miratohet përsëri dokumenti çdo vit ose me një frekuencë tjetër fikse. dhe është e nevojshme të miratohet një e re vetëm sipas nevojës në rast të ndryshimeve organizative: zgjerimi ose zvogëlimi i stafit ose numri (). Nëse nuk ka ndryshime në strukturën e numrit dhe personelit, atëherë nuk ka nevojë të përditësohet dokumenti.
Përshëndetje dhe urime për një punë komode, Tatiana Kozlova,
Personeli ekspert i sistemeve
Ndryshimet më të rëndësishme këtë pranverë!
-
Ka pasur ndryshime të rëndësishme në punën e oficerëve të personelit që duhet të merren parasysh në vitin 2019. Kontrolloni në formatin e lojës për të parë nëse i keni marrë parasysh të gjitha risitë. Zgjidhini të gjitha problemet dhe merrni një dhuratë të dobishme nga redaksia e revistës "Biznesi i personelit". -
Lexoni në artikull: Pse oficeri i Burimeve Njerëzore kontrollon departamentin e kontabilitetit, a duhet të dorëzoj raporte të reja në janar dhe çfarë kodi të miratoj për fletën kohore në 2019 -
Redaktorët e revistës "Biznesi i personelit" kanë zbuluar se cilat zakone të oficerëve të personelit kërkojnë shumë kohë, por në të njëjtën kohë janë pothuajse të padobishme. E disa prej tyre mund të shkaktojnë edhe hutim te inspektori i Inspektoratit Shtetëror për Teknologjinë e Informacionit. -
Inspektorët e GIT dhe Roskomnadzor na thanë se cilat dokumente tani në asnjë rast nuk mund të kërkohen nga të ardhurit kur ata janë të punësuar. Me siguri keni disa letra nga kjo listë. Ne kemi përpiluar listën e plotë dhe zgjodhi një zëvendësues të sigurt për çdo dokument të ndaluar. -
Nëse paguani pagesën e pushimeve një ditë më vonë, kompania do të gjobitet me 50,000 rubla. Zvogëloni periudhën e njoftimit për uljen me të paktën një ditë - gjykata do të rivendosë punonjësin në punë. Ne kemi studiuar jurisprudencën dhe kemi përgatitur rekomandime të sigurta për ju.
Kur hartohet dhe miratohet tabela e personelit për vitin e ardhshëm
Tabela e personelit është një dokument që tregon numrin e punonjësve në listën e organizatës:
- numri i punonjësve;
- pozicionet e tyre;
- paga dhe veçoritë e listës së pagave.
Legjislacioni mbi rregull i përgjithshëm nuk përmban detyrimin që organizatat të miratojnë tabelën e personelit çdo vit. Sipas Rezolutës Nr. 1, ndryshimet në tabelën e personelit bëhen në bazë të një urdhri (udhëzimi) të drejtuesit të një organizate ose një personi i cili është i autorizuar për këtë. Koha e lëshimit të urdhrave (udhëzimeve) të tilla nuk është përcaktuar. Rezoluta nr. 1 gjithashtu nuk tregon nevojën për të lëshuar urdhra për ndryshimin e tabelës së personelit përpara vitit të ardhshëm kalendarik.
Ekzistojnë përjashtime për disa lloje të organizatave:
- Pra, në përputhje me pikën 2 të Procedurës për miratimin e tabelave të personelit të punonjësve, miratuar. me urdhër të Ministrisë së Situatave të Emergjencave të Federatës Ruse të datës 24 shtator 2008 Nr. 563, tabelat e personelit i nënshtrohen ri-miratimit vjetor.
- Gjithashtu, është vendosur nevoja për një publikim vjetor të tabelave të personelit për shërbimet e mirëmbajtjes së apartamenteve të regjimenteve në përputhje me Kartën e Shërbimit të Brendshëm të Forcave të Armatosura të Federatës Ruse, të miratuar. Dekret i Presidentit të Federatës Ruse "Për miratimin ...", datë 10 nëntor 2007 Nr. 1495.
Miratimi i tabelës së personelit për vitin: si të lëshohet siç duhet
Sipas rezolutës nr.1, tabela e personelit miratohet me urdhër (dekret).
Pyetjet në lidhje me nevojën për të vendosur një vulë, si dhe kush duhet të nënshkruajë orarin, zbulohen në artikullin tonë A është vendosur një vulë dhe kush nënshkruan tabelën e personelit?
Shtë e rëndësishme jo vetëm të miratoni orarin për vitin, por të bëni vazhdimisht ndryshime në të nëse situata aktuale me personelin ndryshon.
Pra, nëse është lëshuar një urdhër për të përfunduar marrëdhëniet e punës me një punonjës për shkak të zvogëlimit të personelit ose numrit, atëherë është e nevojshme që urdhri për ndryshimin e tabelës së personelit të korrespondojë me të, pasi mungesa e ndryshimeve të tilla tregon se nuk ka pasur ulje reale, pozicioni vazhdon të ekzistojë dhe punonjësi mund të rikthehet në punë (përcaktimi i kasacionit Gjykata e Lartë e Republikës së Udmurtit e 27 shtatorit 2010 në çështjen nr. 33-3088).
Mungesa e një tavoline të personelit mund të jetë problem jo vetëm gjatë rregullimit të marrëdhënieve të punës, por edhe gjatë ndërveprimit me agjencitë qeveritare. Pra, për organet tatimore, mungesa e orarit është një nga shenjat se organizata nuk ushtron veprimtari biznesi (vendim i Gjykatës së Arbitrazhit të ZZSH-së, datë 10.04.2016 Nr. F07-8043 / 2016 në çështjen Nr. A42-8673 / 2015).
Oraret e miratuara të organizatave të krijuara me pjesëmarrjen e Federatës Ruse i nënshtrohen verifikimit nga auditorët ( udhëzime miratuar për organizimin e veprimtarive të verifikimit të komisioneve të auditimit të SHA me pjesëmarrjen e Federatës Ruse. me urdhër të Agjencisë Federale të Menaxhimit të Pronave të 26 gushtit 2013 nr. 254).
Pra, kur i përgjigjemi pyetjes se kur miratohet tabela e personelit, mund të theksohet se, si rregull i përgjithshëm, tabela e personelit nuk i nënshtrohet rimiratimit të detyrueshëm vjetor. Një përjashtim është bërë për organizatat individuale (Ministria e Situatave Emergjente, Forcat e Armatosura). Miratimi i saktë i tabelës së personelit kryhet duke lëshuar urdhra (udhëzime) të drejtuesit të organizatës. Ndryshimi aktual i situatës me personelin duhet të zyrtarizohet siç duhet duke bërë ndryshime në tabelën e personelit, e cila kryhet në përputhje me të njëjtën procedurë që parashikohet për miratimin e orarit - duke lëshuar një urdhër (udhëzim).
Ligjvënësi nuk ka caktuar një afat të qartë pas të cilit ky dokument duhet të rihartohet. Në versionin klasik, ai përpilohet një herë në vit.... Ka raste kur përpilohet për një periudhë më të gjatë. Kjo vlen për organizatat në të cilat rrallë ka lëvizje të personelit, riorganizim të departamenteve, departamenteve, etj.
Brenda 12 muajve, nuk ka nevojë të plotësohet sërish tavolina e personelit. Nëse ndodhin ndonjë modifikim, ato mund të konsolidohen duke bërë ndryshime në tabelën e personelit dhe jo duke e riaprovuar atë. Por, kjo vlen për ndryshime të vogla.
Nëse menaxhmenti vendos të kryejë një riorganizim të madh të shoqëruar me ndryshime në shkallë të gjerë të personelit, atëherë hartimi i një orari të ri është i pashmangshëm.
A duhet ta përditësoj dokumentin çdo vit?
Sa herë në vit hartohet tabela e personelit? Legjislacioni nuk përmban një përgjigje për këtë pyetje. Megjithatë, duke qenë se ky dokument është një akt normativ i ndërmarrjes, i cili mban një evidencë të qartë të numrit të vartësve, Praktikuesit rekomandojnë përditësimin e tij çdo vit... Për ta bërë këtë, duhet të bihet dakord me zyrtarët e nevojshëm në ndërmarrje dhe të rimiratohet.
Nëse ky akt është ndryshuar disa herë gjatë vitit dhe këto ndryshime kanë qenë të një natyre të gjerë, atëherë rinovimi i tij për vitin e ardhshëm është i detyrueshëm.
Kur miratohet mandati i ardhshëm?
Datat për hartimin, nënshkrimin dhe vënien në punë të personelit, si rregull, nuk përkojnë. Për të siguruar të pandërprerë dhe veprim korrekt tabela e personelit, duhet miratuar rreth 2 muaj para përfundimit viti fiskal... A data e hyrjes në fuqi caktohet nga 1 janari i vitit të ardhshëm.
Në këtë rast, punonjësit e personelit dhe departamentit të kontabilitetit do të kenë kohë të mjaftueshme për të kryer të gjitha manipulimet që lidhen me ndryshimet që kanë ndodhur:
Pozicionet në kontratën e punës, librezën e punës dhe tabelën e personelit duhet të jenë identike.
A duhet të ri-aprovoj çdo herë nëse nuk ka ndryshuar për 12 muaj?
Nëse nuk janë bërë ndryshime gjatë vitit kalendarik, atëherë personeli nuk ka nevojë të rimiratohet, me përjashtim të rasteve kur periudha e vlefshmërisë së tij është caktuar për 1 vit.
A duhet të hartoj një dokument të ri?
Nuk ka nevojë. Tabela e personelit është një akt rregullator vendor, e cila është e vlefshme për kohën e përcaktuar në të. Nëse nuk ka pasur nevojë të ndryshojë strukturën e organizatës, numrin e punonjësve, shumën e shpërblimit, atëherë nuk ka nevojë të hartohet një dokument i ri.
A mund të ndryshoj gjatë periudhës?
Nëse brenda 12 muajve ka pasur ndonjë ndryshim të personelit, atëherë patjetër që duhet ta rregulloni këtë në staf. Ndryshimi nuk është diçka e mundur, por e nevojshme. Ndryshimet bëhen nëpërmjet nxjerrjes së një urdhri të ri, pasi dokumenti kryesor është miratuar prej tij.
Urdhri nënshkruhet nga drejtuesi i ndërmarrjes. Duhet të tregojë arsyen e ndryshimit.
Një ndryshim në tabelën e personelit sjell një ndryshim në marrëdhëniet e punës. Prandaj, duhet të jeni të kujdesshëm në drejtim të njoftimit në kohë të punonjësve për ndryshimet e ardhshme.
Është e rëndësishme të ndryshohen saktë kontratat e punës dhe librat:
- Urdhri i ri prezanton pozicione të reja dhe një pagë të re.
- Është gjithashtu e nevojshme të tregohet numri i përgjithshëm i punonjësve dhe data e hyrjes në fuqi të urdhrit.
- Mos harroni për periudhën dymujore të përcaktuar në paragrafin 2 të nenit 74 të Kodit të Punës të Federatës Ruse. Duhet të rezistohet pa dështuar, pasi nxitimi do të çojë në shkelje të të drejtave të punës dhe procedurave ligjore.
- Vartësit duhet të njihen me ndryshimet e ardhshme me nënshkrim.
Ka shumë nuanca në ligjin e punës në lidhje me ndryshimet në kushtet e kontratës. Kështu, për shembull, neni 74 i Kodit të Punës të Federatës Ruse përcakton raste në të cilat është e mundur të zvogëlohen pagat:
- është një modifikim i kushteve të punës (organizative ose teknologjike);
- ulje e nivelit të produktivitetit;
- riorganizim;
- modernizimi i ndërmarrjes.
Metodat e numërimit
Numërimi mund të vendoset në dy mënyra:
- përmes. Në këtë rast, në vitin e ri, vihet numri pas numrit në periudhën e mëparshme të ngjashme.
- vjetore. Me këtë numërim, dokumentit do t'i caktohet numri "1" në fillim të vitit.
E megjithatë, numërimi miratohet çdo vit apo jo? Për të vendosur se cilën metodë të zgjedhë, punëdhënësi ka liri absolute. Ai vjen nga komoditeti, sasia e ndryshimeve të orarit, madhësia e ndërmarrjes, etj.
Përkundër faktit se stafi është një dokument mjaft standard, ai shpesh hartohet dhe miratohet gabime të mëdha... Kjo, minimalisht, sjell shfaqjen e pyetjeve shtesë gjatë inspektimit nga shërbimet tatimore dhe të punës dhe, në maksimum, vendosjen e gjobave ndaj punëdhënësit.
Tabela e personelit është e rëndësishme pasi prek një gamë të gjerë njerëzish - punonjës. Përcakton statusin e tyre në ndërmarrje, prandaj jini vigjilentë dhe mos shkelni kërkesat ligjore.
Një tryezë e personelit është një plan personeli. Disa kompani neglizhojnë hartimin e tabelës së personelit, pasi nuk është dokument parësor dhe formulari Nr. T-3, i cili përdoret për përgatitjen e tij, ka natyrë këshilluese. Megjithatë, në praktikë, tabela e personelit është e nevojshme dhe e ndihmon punëdhënësin si për kontrollin e brendshëm dhe menaxhimin, ashtu edhe kur komunikon me autoritetet e inspektimit. Sot ne i kuptojmë të gjitha aspektet e përgatitjes dhe mirëmbajtjes së tij.
Cili është kërcënimi i mungesës së një tavoline personeli?
Nga tavolina e personelit zakonisht kërkohet të përfaqësojë inspektoriatet e punës dhe taksave gjatë inspektimeve. Mungesa e tij interpretohet si shkelje e legjislacionit të punës dhe mbrojtjes së punës. Për një shkelje të tillë, një zyrtar gjobitet me 1-5 mijë rubla, një organizatë - në shumën prej 30-50 mijë rubla (neni 5.27 i Kodit të Kundërvajtjeve Administrative të Federatës Ruse).
Tabela e personelit ndihmon për të justifikuar përfundimin e shkurtimeve të personelit në proceset gjyqësore. Pa një tryezë të personelit, është e vështirë për një punëdhënës të provojë se pushimi nga puna është i justifikuar. Gjithashtu do të jetë e pamundur të vërtetohet se në kohën e pushimit nga puna nuk ka pasur vende të lira pune në organizatë që mund t'u ofrohen punëtorëve të pushuar (punëdhënësi është i detyruar të ofrojë punë të tjera në rast të pushimit nga puna sipas nenit 179 të Punës. Kodi i Federatës Ruse).
Kush duhet të hartojë dhe mirëmbajë tabelën e personelit dhe si?
Në përgjithësi, përpilimi i tabelës së personelit është detyrë e shenjtë e një ekonomisti të punës nga departamenti i organizimit dhe shpërblimit (Libri i referencës së kualifikimit të pozicioneve të menaxherëve, specialistëve dhe punonjësve të tjerë, Rezoluta e Ministrisë së Punës të Rusisë Nr. 37 të 21 gusht 1998). Megjithatë, në fakt, tabela e personelit përgatitet nga kontabilistët, oficerët e personelit dhe avokatët. Kreu i kompanisë dhe llogaritari kryesor janë zyrtarisht përgjegjës për tabelën e personelit, pasi ata e nënshkruajnë atë.
Tabela e personelit mund të hartohet për çdo periudhë, por zakonisht bëhet për një vit. Për ta bërë këtë procedurë të shkojë si me orë çdo herë, ia vlen ta përshkruani atë në Udhëzimin e Punës së Zyrës:
- tregoni kushtet dhe rregullat për zhvillimin dhe futjen e ndryshimeve;
- formularin e urdhrit për miratimin e tabelës së personelit;
- personat përgjegjës për formimin dhe nënshkrimin e tabelës së personelit dhe urdhrave;
- përbërjen e rregulloreve ligjore dhe vendore të punëdhënësit, në bazë të të cilave krijohet tabela e personelit;
- punonjësit me të cilët është e nevojshme të koordinohet drafti i tabelës së personelit dhe ndryshimet në të.
Në çfarë forme duhet të hartohet tabela e personelit?
Tabela e personelit është një akt rregullator vendor që përshkruan Struktura organizative kompania dhe personeli i saj. Orari është hartuar sipas formularit Nr. T-3 (Dekreti nr. 1 i Komitetit Shtetëror të Statistikave të Federatës Ruse "Për miratimin e formave të unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit për kontabilitetin e punës dhe shpërblimin" e datës 5 janar 2004) , e cila është rekomanduese. Mund të përshtatet për t'iu përshtatur nevojave të kompanisë. Megjithatë, sipas mendimit tonë, është më mirë të përdoret formulari nr. T-3, pasi përmban të gjitha të dhënat e nevojshme.
Si të plotësoni formularin nr. T-3?
Ne përpilojmë detajet e formularit si më poshtë:
Emri i kompanisë duhet të përputhet plotësisht me atë që parashikohet në dokumentet përbërës, duke përfshirë emrin e shkurtuar dhe emrin në gjuhe e huaj... Nëse ka një emër të shkurtuar, ai tregohet në kllapa pas emrit të plotë.
Kodi i organizatës- tetë karaktere të kodit sipas Klasifikuesit Gjith-Rus të Ndërmarrjeve dhe Organizatave (OKPO).
Data e përgatitjes në formatin HH.MM.VVVV
Vlefshmëria. Tregohet se sa kohë do të jetë në fuqi plotësimi i personelit dhe nga cila datë do të hyjë në fuqi.
Plotësojmë kolonat, janë 10 të tilla.
Emri i njësisë strukturore tregohet pa shkurtesë në përputhje me klasifikuesin e ndarjeve të miratuar nga punëdhënësi. Nëse nuk ka klasifikues, atëherë a sipas rendit alfabetik ose në rend zbritës të numrit të punonjësve në njësi.
Nëse dhënia e përfitimeve për punonjësit varet nga emri i departamentit, duhet të tregoni emrin e departamentit në përputhje me klasifikuesit e industrisë së industrive të rrezikshme dhe dokumentet e tjera përkatëse.
Kodi i njësisë strukturore. Tregohen gjithashtu në përputhje me klasifikuesin në të cilin ndodhen sipas rëndësisë funksionale. Nëse nuk ka klasifikues, kodet mund t'u caktohen ndarjeve, të renditura në mënyrë alfabetike ose sipas një parimi tjetër.
Pozicioni (specialiteti, profesioni), kategoria, klasa (kategoria), kualifikimi. Tregohet pa shkurtesa në strukturën e njësisë strukturore, nga kreu deri te ekzekutuesi teknik. Kujdes: për punëtorët - profesionet, për punonjësit - pozicionet (paragrafi 7 i nenit 144 të Kodit të Punës të Federatës Ruse).
Numri i njësive të personelit të treguara për çdo pozicion apo profesion. Nëse parashikohet punë me kohë të pjesshme, ajo tregohet në aksione të përshtatshme (për shembull, 0.5; 2.75, etj.).
Norma tarifore, paga tregohet në shumën e pagës mujore, në varësi të sistemit të shpërblimit (tarifa, paga, përqindja e fitimit, koeficienti i pjesëmarrjes në punë, etj.) Madhësia e pagës duhet të tregohet në rubla ose në përqindje, koeficientët, etj. Është më mirë të refuzoni praktikën e tregimit të pagave në dollarë. Formalisht, kjo nuk është e ndaluar, Kodi i Punës i Federatës Ruse flet vetëm për detyrimin e punëdhënësit për të paguar pagat në rubla. Kjo do të thotë, paga thjesht konvertohet në rubla me kursin aktual të këmbimit. Megjithatë, jurisprudenca sugjeron se këtu ka një shkelje.
Kodi i Punës i Federatës Ruse nuk përmban dispozita që ndalojnë drejtpërdrejt punëdhënësin të vendosë shumën e pagave në valutë të huaj (njësi konvencionale), pasi në Pjesën 1 të Artit. 131 i Kodit të Punës të Federatës Ruse i referohet vetëm pagesës së pagave në para të gatshme në monedhën e Federatës Ruse (në rubla). Por sipas Pjesës 3 të Artit. 129 i Kodit të Punës të Federatës Ruse norma tarifore dhe paga ka një shumë fikse, e cila duhet të mbetet e pandryshuar gjatë afatit të kontratës. Dhe duke qenë se madhësia e pagës llogaritet gjithmonë me kursin aktual, rënia e kursit të këmbimit të dollarit, sipas gjykatës, mund të çojë në një përkeqësim të kushteve të shpërblimit të punonjësit.
Shtesat. Kolonat 6-8 tregojnë pagesat e nxitjes dhe kompensimit të përcaktuara me ligj ose me iniciativën e punëdhënësit.
Në grafikun Total tregohet shuma totale e kolonave 5-8 (paga dhe shtesa), shumëzuar me numrin e njësive të personelit.
shënim plotësohet nëse informacioni në kolonat e formularit është i paqartë dhe kërkon sqarim.
Nënshkrimet nën draft tabelën e personelit vendosen nga drejtuesi dhe llogaritari kryesor.
Mos harroni të vendosni numrin e dokumentit në kolonën përkatëse të formularit.
Tabela e draftit të personelit është gati, çfarë do të ndodhë më pas?
Tabela e personelit miratohet me urdhrin përkatës për veprimtarinë kryesore. Teksti i urdhrit tregon faktin e miratimit të tabelës së personelit, numrin total të njësive të personelit dhe datën e hyrjes në fuqi të dokumentit. Urdhri nënshkruhet nga titullari i shoqërisë ose një person tjetër i autorizuar dhe më pas regjistrohet në Regjistrin e porosive për veprimtarinë kryesore. Numrin e regjistrimit ngjitur në porosi. Më pas porosia dhe tabela e personelit dërgohen për ruajtje të pacaktuar, si rregull, së bashku me porositë e tjera për aktivitetin kryesor.
Si të bëj ndryshime?
Meqenëse tabela e personelit miratohet me urdhër, atëherë ndryshimet në të bëhen edhe me urdhër. Data në të cilën është lëshuar urdhri për ndryshim dhe data në të cilën ndryshimet hyjnë në fuqi zakonisht nuk përkojnë. Nëse ndryshimet janë të parëndësishme, lëshohen ndryshime në orar dhe nëse janë në shkallë të gjerë, hartohet një tabelë e re personeli me një urdhër të ri për miratimin e tij.
Ndryshimet në tabelën e personelit zakonisht prekin punonjësit, kështu që ato pasohen nga një ndryshim në kontratat e punës. Në shumicën e rasteve, aplikimi i tyre kërkon pëlqimin e punonjësve, respektimin e afateve për njoftimin e personelit, etj.
Kujdes: njohja e punonjësit me urdhrin për të ndryshuar tabelën e personelit nuk është një konfirmim i pëlqimit të tij për të ndryshuar kushtet e kontratës së punës.
Le të shohim se si të pasqyrojmë ndryshimin në pagën e punonjësve. Punëdhënësi është i detyruar të njoftojë personelin për këtë dy muaj përpara, dhe më pas të lëshojë urdhër për ndryshimin e tabelës së personelit. Urdhri përcakton pozicionet, pagat e reja dhe datën e hyrjes në fuqi të ndryshimeve. Punonjësit e departamentit të personelit, të cilët do të bëjnë ndryshime në kontratat e punës, njihen me urdhrin nën firmën e tyre.
Pastaj me punonjësit lidhen marrëveshje shtesë. Në to, nuk mjafton të kufizohemi në faktin e rritjes ose uljes së pagës - duhet të tregoni arsyet (sipas neneve 22 dhe 132 të Kodit të Punës të Federatës Ruse, paga e një punonjësi varet nga kualifikimet , kompleksiteti i punës së kryer, sasia dhe cilësia e punës së shpenzuar). Përndryshe, punonjësi, për shembull, do të mund të kërkojë t'i paguajë shtesë për periudhat e mëparshme në të cilat ka bërë të njëjtën gjë, por për më pak para.
Kujdes: për të ulur shumën e pagave në mënyrë të njëanshme sipas Artit. 74 i Kodit të Punës të Federatës Ruse është i mundur vetëm kur ndryshojnë kushtet organizative ose teknologjike të punës. Për shembull, kur merrni politikat e reja menaxhimin e personelit, duke modernizuar prodhimin, duke ulur volumin e produkteve, duke riorganizuar prodhimin.
Megjithatë, për një manovër të tillë, pozicioni dhe kualifikimet e punonjësit nuk duhet të ndryshojnë, punëdhënësi duhet të provojë se disa kontrata e punës kushtet nuk mund të mbaheshin, dhe dështimi për të marrë një vendim për shkurtimin e pagave do të kishte çuar në shkurtime masive të stafit. Nuk mjaftojnë argumentet në formën e uljes së kërkesës për shërbime apo produkte apo rënie të fitimeve.