y casi todos nos vemos obligados a realizar múltiples tareas. Decidimos descubrir cómo no entrar en conflicto con tu cerebro y aún poder hacer todo. Resulta que no es tan difícil.
La multitarea no es una opción
Sí, puede parecer que estás haciendo muchas cosas al mismo tiempo: contestar una llamada, facturar a un cliente al mismo tiempo, y también escribirle a alguien en un messenger... Pero en realidad no realiza muchas tareas a la vez, cambia rápidamente entre ellas. En lugar de terminar una cosa y comenzar otra, saltas entre procesos, desperdiciando energía en el camino: pierdes el tiempo tratando de concentrarte en una tarea inconclusa una y otra vez, tienes tension nerviosa e incluso…. Caídas de coeficiente intelectual!
Entonces, en lugar de inculcarle la capacidad de realizar múltiples tareas, le sugerimos convertir su multitarea en una secuencia cómoda y fácil de hacer. No más estrés: trabajarás en un modo tranquilo y tendrás más tiempo. Varios Consejo valioso sobre esta partitura encontramos en los libros "El mito de la multitarea" de Dave Crenshaw y "Single Tasking" de Devorah Zach.
Maneras creativas de lidiar con las distracciones
A veces hay que ser inteligente y creatividad para evitar cambios innecesarios a tareas de terceros. Aquí hay algunos trucos para ayudarte. Tenga en cuenta: estas no son habilidades multitarea, sino métodos para deshacerse de ellas:
● Coloque un cartel de "Estoy ocupado" en la puerta de su oficina.
● Instalar programas que bloquean las redes sociales en
ciertas horas.
● Utilizar técnicas de gestión del tiempo como Pomodoro.
● No posponga las cosas que toman menos de 5 minutos.
● Apague Wi-Fi y datos en su teléfono celular.
Solo apaga tu teléfono
Automatizar tareas
Algunas tareas pueden y deben delegarse en servicios especiales. Por ejemplo, si redacta contratos todos los días, debe pensar en cómo optimizar este proceso. Por ejemplo, los sistemas de CRM automáticamente, sustituyendo allí los datos del cliente.
Esto es solo una pequeña fracción de lo que son capaces de hacer los sistemas CRM. ¿Qué otra cosa?
● a los clientes sobre el estado del pedido o sobre el momento de la visita,
● en cada etapa de las ventas,
● y almacenar datos sobre el cliente y su solicitud en el sistema,
● Instantáneamente por fórmulas,
● ,
● Automáticamente en línea.
Todo esto y aún más puede. Vea lo fácil que es automatizar cualquier proceso, sin la ayuda de un programador, sin conocimientos especiales, sin diagramas de flujo complicados.
Por ejemplo, desea que sus clientes reciban SMS sobre el estado de un pedido; solo establezca algunas condiciones en la configuración de SalesapCRM. Tan pronto como la transacción ha pasado a la etapa de entrega, el cliente recibe un mensaje con un contenido específico:
Olvídate de la invisibilidad o la capacidad de volar. El único superpoder con el que soñamos hoy es hacer varias cosas diferentes al mismo tiempo. Sin embargo, a diferencia de cualquier otra superpotencia, la capacidad de realizar múltiples tareas a menudo se encuentra como un requisito básico para el empleo.
Algunos de ustedes pueden recordar estar sentados en computadoras o tabletas con multi-touch, publicar estados en Twitter y al mismo tiempo comer un bistec con jugo de naranja frío. Otros están leyendo en su Kindle, hurgando en su teléfono inteligente y mirando el televisor en la esquina con dos líneas de subtítulos. No dudamos en enviar un correo electrónico a un colega con una oferta para tomar un café, porque estamos seguros de que leerá la carta en unos minutos.
En pocas palabras, así es como funciona el mundo moderno. es la misma habilidad que leer o sumar números, tan fundamental que se da por sentada. Hacer una cosa a la vez es para perdedores. Recuerde cómo Lyndon Johnson (Lyndon Johnson) habló de Gerald Ford (Gerald Ford): "Ford es un buen tipo, solo que no puede masticar chicle y caminar al mismo tiempo".
El auge de la multitarea está impulsado por los avances tecnológicos y el cambio social. Los esposos y las esposas ya no se dividen en el sostén de la familia y las amas de casa; ahora todos deberían ser ambos. El trabajo y los pasatiempos pueden ser inseparables entre sí. Tus amigos pueden contactarte incluso si estás en el trabajo enviándote un correo electrónico a las 10 am. Y tu jefe puede llamar a su celular a las 10 p.m. Puede comprar mientras está sentado en su escritorio y mantener el control mientras hace cola en el supermercado.
Este es un buen cambio en muchos sentidos. Qué maravilloso poder hacer cosas importantes y no perder el tiempo. ¡Qué delicia es la diversidad en todas sus manifestaciones! Ya no tienes que vivir en un monótono mundo taylorista donde tenías que concentrarte por completo en las mismas tareas hasta perder la cabeza.
Sin embargo, estamos empezando a darnos cuenta de que los beneficios de una vida multitarea no son tan sencillos. Nos sentimos abrumados con las cosas que deben hacerse en cualquier momento. Sentimos que podemos ser llamados en cualquier momento.
Nos preocupa el terrible apetito de nuestros hijos, que hacen todo a la vez: hojear tarea, chatear por WhatsApp, escuchar música y ver Game of Thrones.
Según un estudio reciente de Sabrina Pabilonia de la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU., más de la mitad del tiempo dedicado a hacer tareas se dedica a escuchar música o mirar televisión; en otras palabras, se dedica a realizar múltiples tareas. Y esta tendencia solo está ganando impulso. ¿Quizás realmente logran procesar toda la información entrante? Ellos creen que sí, a pesar de que la investigación sugiere lo contrario.
Ahora puede ver la reacción contra la multitarea: una especie de campaña de autoayuda. Un ejemplo vivo es un proyecto de crowdfunding en Kickstarter en diciembre de 2014. Por $ 499, más que una computadora portátil repleta de funciones, puede obtener una Hemingwrite, una computadora con un buen teclado, una pequeña pantalla de tinta electrónica y almacenamiento automático en la nube. No puede enviar correos electrónicos con Hemingwrite. No puedes ver YouTube con Hemingwrite, no puedes leer las noticias. Solo puedes imprimir. La campaña de Hemingwrite recaudó más de $ 3 millones.
El ejemplo de Hemingwrite (rebautizado como Freewrite) demuestra que la multitarea se puede manejar con autocontrol.
Hay programas como Freedom o Self-Control que puedes instalar en tu navegador para apagarlo durante un tiempo determinado. La Villa Stéphanie, un hotel en Baden-Baden, ofrece un servicio extra en las suites: un pequeño interruptor plateado al lado de la cama que se puede utilizar para activar el bloqueador de red inalámbrica para no caer en la tentación de internet.
La línea entre los oponentes está dibujada. Por un lado, cultura moderna un lugar de trabajo que requiere que estés listo para tomar un descanso en cualquier momento. Por otro lado, hay monotarea que insisten en que la multitarea es una ilusión y que lo principal es lo más importante. ¿Cuál de ellos tiene razón?
El precio del comportamiento
Existe amplia evidencia que respalda el hecho de que debemos centrarnos en una cosa a la vez. Pasemos al estudio de David Strayer, psicólogo de la Universidad de Utah. En 2006, Strayer y sus colegas utilizaron un simulador de conducción de alta fidelidad para comparar la productividad de los conductores que envían mensajes de texto por teléfono mientras conducen y los conductores con un alto contenido de alcohol en la sangre (según la ley de EE. UU.). El estilo de conducción de los conductores "habladores" no era agresivo ni arriesgado como los conductores ebrios, pero eran peligrosos en otro sentido. Los conductores con teléfonos reaccionaron mucho más lentamente a los eventos fuera del automóvil y no notaron las señales alrededor. La decepcionante conclusión de Strayer fue que conducir mientras se usa un teléfono móvil es tan peligroso como conducir ebrio.
Hubo otro hallazgo importante en este estudio: no importa si el conductor está hablando mientras sostiene el teléfono en la mano o en el altavoz. Los problemas para hablar mientras se conduce no se deben a la falta de manos. Y por la falta de recursos mentales.
Sin embargo, este descubrimiento no impresionó mucho a la opinión pública ni a los legisladores. En el Reino Unido, por ejemplo, es ilegal usar el teléfono con las manos mientras se conduce, y hablar por teléfono con las manos libres es completamente legal. Estamos felices de admitir que solo tenemos dos manos, pero nos negamos a admitir que solo tenemos un cerebro.
En otro estudio, Strayer demostró que también juzgamos mal nuestra propia capacidad para realizar múltiples tareas. Los participantes del estudio que afirmaron ser capaces de realizar múltiples tareas durante largos períodos de tiempo obtuvieron malos resultados en las pruebas de capacidad para realizar múltiples tareas. Sobreestimaron sistemáticamente sus capacidades y tenían un control más pobre sobre sus emociones. En otras palabras, querer realizar múltiples tareas es una señal clara de que probablemente no deberías hacerlo.
Es posible que no nos demos cuenta de inmediato de que la multitarea nos está molestando. Usé Twitter por primera vez para comentar sobre un evento público durante un debate gubernamental televisado en 2010. Me gustó la sensación de comunicación en vivo: podía revisar los argumentos de los candidatos y publicar respuestas, redactar mis propios dichos reflexivos de 140 caracteres y observar cómo se comparten. Me sentí completamente involucrado en lo que estaba sucediendo. No fue hasta el final del debate que me di cuenta, para mi sorpresa, que no podía recordar nada de lo que habían dicho Brown, Cameron o Clegg.
Un estudio realizado en la Universidad de California confirma que mi experiencia no es única. Tres psicólogos, Karin Foerde, Barbara Knowlton y Russell Poldrack, mostraron a los estudiantes una serie de tarjetas con símbolos y luego les pidieron que hicieran una predicción si entendían el patrón (sistema). Algunas de estas predicciones se realizaron en un entorno multitarea, donde los estudiantes también tenían que escuchar grabaciones de tonos bajos y altos y calcular el más alto. Puede pensar que hacer una predicción y al mismo tiempo tratar de concentrarse en los sonidos es demasiado trabajo. Realmente no. Los estudiantes estaban bien preparados y podían reconocer los patrones con o sin señales de sonido.
Pero aquí está el problema: cuando los investigadores, después de completar la tarea, preguntaron más asuntos Generales acerca de los patrones, todo el costo del comportamiento multitarea quedó claro. Los estudiantes tuvieron dificultades para responder preguntas sobre las predicciones que hicieron en el entorno multitarea. Completaron con éxito ambas tareas, pero no aprendieron nada que pudiera aplicarse en un contexto diferente.
Este es un descubrimiento decepcionante. Cuando enviamos un correo electrónico durante , no lo hacemos con cuidado. Según los hallazgos de los psicólogos, la sensación de comprensión puede ser una ilusión, y solo entonces descubres que, de hecho, no recuerdas mucho o no puedes aplicar tu conocimiento con flexibilidad. Esto significa que la multitarea nos hace más olvidadizos, otro rasgo que nos hace parecer un poco borrachos.
Los primeros "multitaskers"
En 1958, la joven psicóloga Bernice Eiduson se embarcó en un largo proyecto de investigación. Al final resultó que, a tan largo plazo que ella no vivió para ver su finalización. Eiduson estudió el enfoque de cuarenta científicos, en su mayoría hombres. Ella periódicamente, una vez cada pocos años, los entrevistó y realizó pruebas psicológicas. Para algunos científicos, sus carreras terminaron en un fracaso, mientras que otros lograron un gran éxito. cuatro consiguieron premio Nobel, dos más fueron considerados como serios contendientes para ello. Varias personas fueron invitadas a unirse a la Academia Nacional de Ciencias.
Después de la muerte de Eiduson, sus colegas publicaron un análisis del trabajo de Bernice. En particular, Robert Root-Bernstein, Maurine Bernstein y Helen Garnier querían determinar de qué depende la larga y productiva carrera de un científico, para encontrar una receta para el genio y el trabajo a largo plazo.
En una entrevista y pruebas psicologicas no había ningún secreto. Pero al observar las primeras publicaciones de estos científicos, sus primeros 100 artículos científicos, los investigadores encontraron un patrón: los científicos líderes cambiaron constantemente la dirección de sus actividades.
En los primeros 100 artículos, los científicos más productivos lograron cubrir cinco áreas de investigación diferentes y cambiaron de un tema a otro unas 43 veces. Publicaron, cambiaron el tema, publicaron nuevamente y cambiaron el tema nuevamente. Dado que la investigación lleva mucho tiempo, a veces sus temas se superponen. Entonces, ¿cuál es el secreto de una carrera larga y altamente productiva como científico? En multitarea.
Charles Darwin se ocupó con éxito de Varias actividades. Comenzó a escribir sus notas sobre la mutación de las especies dos décadas antes de la publicación de El origen de las especies. Comenzó a escribir "Un bosquejo biográfico de un niño" inmediatamente después del nacimiento de su hijo William y lo publicó solo cuando William tenía 37 años. Al mismo tiempo, Darwin trabajó durante casi 20 años en rizado y plantas insectívoras. Publicó un libro sobre lombrices de tierra en 1881, poco antes de su muerte. Darwin trabajó en él durante 44 años. Cuando los psicólogos Howard Gruber y Sarah Davis estudiaron los métodos de trabajo de Darwin y otros científicos famosos, concluyeron que tales estudios superpuestos eran comunes.
Otro grupo de psicólogos, dirigido por Mihaly Csikszentmihalyi, entrevistó a casi 100 exclusivamente gente creativa: desde el pianista de jazz Oscar Peterson y el escritor Stephen Jay Gould hasta dos veces Premio Nobel, físico John Bardeen. Csikszentmihalyi es famoso por desarrollar el estado de felicidad de estar tan absorto en el propósito de uno que no se da cuenta del paso del tiempo y deja todo lo que distrae afuera. Al mismo tiempo, cada uno de los Csikszentmihalyi entrevistados practicó trabajar en varios proyectos al mismo tiempo.
¿Solo adicción a Internet?
Si el término "multitarea" se puede aplicar tanto a Darwin como a un adolescente con la costumbre de revisar constantemente Instagram, vale la pena considerar una definición más precisa de este fenómeno. Hay al menos cuatro actividades en las que podemos pensar cuando hablamos de multitarea.
1. Multitarea innata
Por ejemplo, cuando puedes cantar y tocar el piano al mismo tiempo. La multitarea innata es posible, pero al menos una de las tareas debe realizarse automáticamente sin pensarlo más.
2. Cambiar entre tareas
Ahora hablemos de la situación en la que estás haciendo una presentación para tu jefe, al mismo tiempo que respondes sus llamadas y estás pendiente de si de repente quiere llevarte allí. No se puede llamar multitarea en el mismo sentido. El término "cambio rápido de tareas" es más apropiado aquí, porque su atención se divide entre la presentación, el teléfono y la bandeja de entrada. Mucho de lo que llamamos multitarea es en realidad un cambio rápido entre tareas.
3. Atención dispersa
Cambiar entre tareas a menudo se confunde con una tercera actividad: un pasatiempo secreto de desplazarse a través de una fuente interminable de chismes de celebridades y actualizaciones en en las redes sociales entre esto y entonces. Hay una gran diferencia entre el hombre que se detuvo en medio del artículo para tomar algunas notas sobre su futuro proyecto y luego volvió a él, y el hombre que leyó la mitad del artículo y luego fue a mirar fotos de chicas en bikini. “Lo que llamamos multitarea a menudo es trillado”, dice la psicóloga Shelley Carson, autora de Your Creative Brain. "Es una acción compulsiva, no una manifestación de multitarea".
4. Gestiona múltiples proyectos
Y el último tipo de multitarea es cuando no necesitas lograr un objetivo, sino simplemente hacer muchas cosas. El coche necesita ser llevado al servicio. duelen los dientes El esposo no puede recoger a los niños de la escuela hoy. Necesito prepararme para una reunión importante la próxima semana y también pagar impuestos. Si necesita hacer muchas cosas, esto no significa que deba hacerlas todas a la vez. Es solo la vida.
Lucha por la atención
Las cuatro actividades (multitarea innata, cambio de tareas, atención distraída y gestión de múltiples proyectos) están etiquetadas como "multitarea". Esto no se debe a la confusión lingüística habitual, son similares en otro aspecto. En particular, la práctica altamente productiva de ejecutar varios proyectos dispares al mismo tiempo puede conducir a un hábito completamente improductivo de cambiar rápidamente entre tareas.
Para entender por qué esto es así, considere una historia que tuvo lugar en un restaurante cerca de la Universidad de Berlín en la década de 1920, una historia que a los psicólogos les encanta contar. Cuando un gran grupo de académicos ingresó al restaurante, el mesero se acercó para tomar su pedido, asintiendo con calma cada vez que agregaban un nuevo plato o bebida al complejo pedido. No anotó nada, pero cuando regresó con la comida, todos estaban convencidos de que su memoria era impecable. Al marcharse, los académicos seguían discutiendo su extraordinaria habilidad. Pero uno de ellos volvió por algo olvidado, y el camarero no se acordó de él. ¿Cómo sucedió que el mesero de repente se distrajo tanto? “Muy sencillo”, respondió. “Cuando se paga el pedido, lo olvido”.
Uno de los miembros de la Escuela de Berlín fue la joven psicóloga experimental Bluma Zeigarnik. En uno de sus experimentos, demostró que las personas recuerdan mejor las tareas inconclusas. Este fenómeno se llama "": cuando interrumpimos una acción sin completarla, no podemos sacárnosla de la cabeza. Nuestro subconsciente guarda un recordatorio de que una tarea necesita atención.
El efecto Zeigarnik puede explicar la relación entre tener múltiples responsabilidades y el uso excesivo de cambios rápidos entre tareas. Corremos de tarea en tarea porque no podemos olvidar todas las cosas que aún no hemos hecho. Corremos de una tarea a otra porque estamos tratando de ahogar nuestra intrusiva voz interior.
Ahora hablamos mucho sobre la protección de la atención, la monotarea. Pero antes se decía mucho en defensa de la escritura caligráfica, o se decía que todo el mundo necesita un mayordomo. El mundo avanza. Hay algo atractivo en Hemingwrite y una habitación de hotel sin internet, pero también hay algo inapropiado.
No es cierto que solo Facebook te esté impidiendo alcanzar la fama literaria. Y en la mayoría de las oficinas, Hemingwrite no es la herramienta adecuada para conseguir un ascenso. No eres Ernest Hemingway y no puedes simplemente ignorar los mensajes entrantes de tus colegas.
La tarea única solo puede sobrevivir si se compromete con el mundo multitarea de hoy.
Bucles y listas
La palabra "multitarea" no se usó en relación con las personas hasta la década de 1990, durante medio siglo se pensó exclusivamente para describir las computadoras. Según el Oxford English Dictionary, el término "multitarea" apareció impreso por primera vez en la revista Datamation en 1966, describiendo una computadora capaz de realizar varias tareas diferentes simultáneamente.
Al igual que los humanos, las computadoras tienden a dar la ilusión de realizar múltiples tareas cuando en realidad simplemente cambian entre tareas muy rápidamente. Solo las computadoras cambian más rápido, no necesitan 20 minutos para volver a funcionar después de un descanso.
Además, el ordenador no se preocupará por lo que no se haga. Mientras la cola pase y el texto se envíe a la impresora, no se sentirá culpable de que el mouse se haya colgado durante los últimos 16 milisegundos. Llegará el momento del ratón. Ser una computadora es nunca encontrar el efecto Zeigarnik.
¿Cómo podemos mantener la sensación de que todo está bajo control si sentimos un sentimiento de culpa permanente por lo que no hicimos?
Cada vez que le dices a alguien: "Volveré a esto", comienzas un ciclo en tu cerebro. Y el ciclo continuará allí hasta que coloque un sustituto confiable en el sistema.
david allen
La vida moderna nos anima a descubrir cada vez más nuevos ciclos. No necesariamente tenemos mucho trabajo por hacer, pero hay mucho trabajo que debemos estar listos para hacer en cualquier momento. Las tareas fluyen inexorablemente unas a otras. No importa lo que hagamos, no podemos evitar sentir que tenemos que hacer otra cosa. Y eso requiere mucho esfuerzo mental.
El principio descrito en es simple: cierre los bucles abiertos. Los detalles son más complicados, pero el principio en sí es exhaustivo. Después de cada cosa que haya hecho por usted mismo o por otra persona, escriba lo que planea hacer a continuación. Repase su próxima lista de acciones con la suficiente frecuencia para asegurarse de no perderse nada.
El método de Allen tiene muchos seguidores. La práctica muestra que muchos lo encuentran extremadamente útil, incluyéndome a mí (detalles a continuación). Y, sin embargo, solo recientemente, los psicólogos E. J. Masicampo y Roy Baumeister han encontrado una explicación de por qué las personas se sienten mejor gracias al sistema de David Allen. De hecho, no es necesario completar la tarea para eliminar el efecto Zeigarnik. Un plan específico ayudará con esto. Anota la siguiente acción y notarás que la irritante voz interior se calma. Transfiere su ansiedad a una hoja de papel.
Los límites de la creatividad.
Lo más probable es que sea una sabia decisión dejar el cambio rápido entre tareas a las computadoras. Pero incluso los saltos frenéticos entre Facebook, correo electrónico y documentos pueden proporcionar algunos beneficios.
La psicóloga Shelley Carson y su alumno Justin Moore realizaron recientemente un experimento. Pusieron a prueba la capacidad de los estudiantes para cambiar rápidamente entre tareas. Cada sujeto recibió dos tareas: resolver anagramas y leer artículos de revistas científicas. Las tareas tenían que hacerse en una computadora. La mitad de los sujetos completaron las tareas de forma secuencial: primero resolvieron anagramas y luego leyeron el artículo. Para la otra mitad del grupo experimental, las tareas en la pantalla cambiaban cada dos minutos y medio, de anagramas a un artículo y viceversa, y así varias veces.
No es sorprendente que, debido al cambio constante de tareas, los sujetos del segundo grupo pensaran más lentamente. Resolvieron menos anagramas y fueron menos capaces de navegar por el contenido de lo que leían porque cambiaban su atención de uno a otro cada 150 segundos.
Pero al interpretar los resultados, se revelaron los beneficios de tal multitarea. Los sujetos que completaron la tarea con el cambio resultaron ser más. Para ser más precisos, sus puntajes en las pruebas se caracterizaron por un pensamiento innovador, especialmente en preguntas abiertas. Por ejemplo, se les puede pedir que piensen en tantos usos para el rodillo como puedan, o que enumeren las consecuencias de lo que sucedería en el mundo si las personas tuvieran tres manos en lugar de dos. Los “multitaskers” forzados dieron respuestas más variadas, además, sus pensamientos fueron más originales.
“Parece que cambiar entre tareas desencadena la creatividad en las personas”, dice Carson, profesor asociado de Harvard. Los resultados de su colaboración con Moore aún no se han publicado, pero ya se puede argumentar que tales tareas difícilmente son adecuadas para medir la creatividad. Carson responde que la investigación de laboratorio ha encontrado una relación entre el pensamiento divergente y la actividad creativa en un sentido amplio, ya sea escribiendo una novela, montando un espectáculo profesional o creando un lienzo de pintura. Para aquellos que están convencidos de que buen trabajo sólo puede hacerse por concentración sobrehumana, este descubrimiento debe ser ponderado.
Carson y sus colegas encontraron una relación entre los logros significativos en el campo creativo y la manifestación de un fenómeno psicológico como la baja inhibición latente. La inhibición latente es un filtro que tienen todos los mamíferos que les permite desconectarse inconscientemente de los estímulos no esenciales. Sería insoportable escuchar cada conversación en la oficina, el zumbido del aire acondicionado, y al mismo tiempo notar a cada persona que pasa por la ventana de la oficina. La inhibición oculta nos salva de esto. Tal filtro subconsciente nos permite caminar por el mundo sin reaccionar a todos los estímulos externos.
Sin embargo, las personas cuyos filtros son un poco más penetrantes tienen más probabilidades de ser creativas. Piénselo, personas que hacen una sola tarea: mientras se esfuerzan demasiado por concentrarse en una cosa, las personas que no soportan el ruido del mundo están llevando sus manuscritos a los editores en este momento.
"Obtienes más información en tu espacio cognitivo, y puede ser tanto de naturaleza consciente como inconsciente", dice Carson. Otros dos psicólogos, Holly White y Priti Shah, encontraron un patrón similar en el comportamiento de las personas con trastorno por déficit de atención con hiperactividad (TDAH).
Sería un error romantizar enfermedad severa como el TDAH. Todos los estudios se realizaron entre estudiantes universitarios, es decir, personas que ya han demostrado su capacidad para percibir información. Aunque las condiciones del experimento de White y Shah no eran triviales: sus participantes debían tener un diagnóstico clínico de TDAH. Y esto significa que el déficit de atención molestó tanto a los estudiantes que se vieron obligados a buscar ayuda profesional.
Este es un descubrimiento sorprendente: cambiar entre tareas nos hace más creativos. Es aún más sorprendente darse cuenta de que en esta era en la que todos vivimos bajo la amenaza de la distracción constante, las personas propensas a la distracción pueden prosperar creativamente.
Tal vez no deberíamos estar tan sorprendidos. “Al alternar entre tareas, puede desdibujar los rieles por los que se mueve el pensamiento”, dice John Kounios, profesor de psicología en la Universidad de Drexel.
Kounios, coautor del libro Eureka Factor, sugiere que existen al menos dos mecanismos psicológicos que podrían desencadenar la creatividad al cambiar de tarea. Una es que el nuevo desafío nos ayude a olvidar las malas ideas. Al resolver un problema creativo, es más fácil quedarse atascado porque pensamos en ello, pero al mismo tiempo no podemos dejar de pensar en ello. Cuando haces algo nuevo, fundamentalmente diferente, se enciende la reacción del olvido, que nos permite liberarnos y encontrar la solución adecuada.
El segundo mecanismo es la asimilación flexible. Cuando un nuevo desafío nos impulsa a pensar en resolver uno viejo. ejemplo famoso- Arquímedes y su "¡Eureka!".
Según cuenta la historia, la tarea de Arquímedes era determinar si la corona estaba realmente hecha de oro puro (sin impurezas) sin destruir la pieza de joyería. La solución resultó ser esta: ver si la corona de oro desplazaría el mismo volumen de agua del recipiente que una barra de oro de la misma masa. Esta decisión vino a la mente de Arquímedes mientras se bañaba y pensaba en los cambios en el nivel del agua. Tomar un baño y buscar una solución a un problema, ¿no es eso multitarea?
6 maneras de convertirse en un genio multitarea
1. Ten cuidado
“La situación ideal para realizar múltiples tareas es cuando puedes concentrarte en el momento adecuado”, escribe la psicóloga Shelly Carson. Tom Chatfield, autor de Live This Book, sugiere tener dos listas: una para las cosas que se hacen mejor en línea y otra para las cosas que se hacen mejor fuera de línea. Conectarse y desconectarse de Internet debe ser un acto consciente.
2. Grabar
La idea principal de Get Things Done de David Allen es convertir cada vago pensamiento y sentimiento de culpa en cierta acción. Por lo tanto, anote regularmente todos los casos y revíselos constantemente. El objetivo es no preocuparse por las cosas que está haciendo y las cosas que decide no hacer en este momento, pero al mismo tiempo estar seguro de que nada se desperdiciará.
3. Doma tu smartphone
El teléfono inteligente es un gran pero molesto asistente. Desactive las alertas innecesarias: la mayoría de las personas no necesitan saber sobre nuevos tweets o correos electrónicos entrantes. Configure el almacenamiento en su correo electrónico. Por ejemplo, cuando es más conveniente responder un mensaje usando el teclado (debe escribir 50 palabras o más), mueve el mensaje desde una carpeta especial en la que está almacenado hasta llegar a la computadora.
4. Concéntrate en tareas cortas
Una técnica sugerida por Francesco Chirillo es dividir una tarea grande en varias series de 25 minutos cada una (se llaman tomates), entre las cuales se organiza un breve descanso. El gurú de la productividad Merlin Mann recomienda el método e-dash de revisar su correo electrónico o su lista de tareas pendientes durante unos minutos cada hora. Estas técnicas te ayudan a concentrarte y al mismo tiempo te permiten cambiar de proyecto varias veces al día.
5. Procrastinar para ganar
Si está haciendo varios trabajos al mismo tiempo proyectos interesantes, entonces puedes dejar uno a un lado y hacer otro. Esto es exactamente lo que hizo Charles Darwin. El cambio es tan bueno como el descanso y, como explica el psicólogo John Kounios, cambiar entre tareas como esta fomenta nuevas ideas.
6. Trabaja en diferentes direcciones
“Las ideas creativas provienen de personas que trabajan en diferentes campos o que ejecutan varios proyectos diferentes”, dice el autor y psicólogo Keith Sawyer. Por cierto, Sawyer también es pianista de jazz y ex consultor de gestión y diseñador de juegos en Atari. buenas ideas a menudo vienen justo cuando tu mente encuentra conexiones inesperadas entre diferentes áreas.
Lista de tareas de Tim Harford
Graba todo. Utilizo Google Calendar para las citas y una lista electrónica de tareas pendientes llamada Remember The Milk, así como una lista dedicada de tareas pendientes para el día en papel. Los detalles no importan. El principio es no tener todo en la cabeza.
La lista debe ser lo más completa posible. Hay 151 elementos en mi lista en este momento. (No, no me memoricé este número, lo conté).
Actualice la lista. El sistema funciona y alivia la ansiedad si está seguro de que el calendario y la lista de tareas le recordarán lo que necesita. Paso 20 minutos a la semana revisando la lista, revisando los plazos, asegurándome de que no falte nada importante en la lista. Revisar la lista es muy importante. Cuanto más confíes en él, más a menudo lo usarás. Cuanto más lo usas, más confías.
Una lista con contexto adicional es tan buena como una lista temática. Naturalmente, es más conveniente mantener una lista sobre un tema o proyecto específico, como una lista de tareas relacionadas con la renovación de una habitación de invitados o una lista de planes para el próximo año. Cosas que hacer antes de la salida cosas para comprar en la tienda; ideas para hablar con su jefe cuando se reúnan.
Sea específico sobre el siguiente paso. Si solo está anotando recordatorios vagos, su lista de tareas pendientes seguirá siendo problemática. Antes de escribir un problema mal formulado, piense durante 15 segundos en qué se trata exactamente.
Incluso en la infancia, se nos dice que para llegar a tiempo a todo, debemos comenzar las tareas a tiempo. Pero el problema es que simplemente nos olvidamos de ellos o los dejamos de lado por cosas más importantes en nuestra opinión.
La jornada laboral de un empleado responsable suele consistir en:
- Eventos codificados en el calendario
Dichos eventos tienen horas exactas de inicio y finalización, como reuniones, negociaciones, presentaciones, capacitación, entrevistas, etc.
- Rutinas
Estas son tareas diarias que pueden ejecutarse simultáneamente y en paralelo entre sí. Su número no es constante, y se desconoce la hora exacta de inicio y finalización del trabajo en ellos. Esto puede ser: tomar decisiones sobre las tareas diarias, asesorar a los subordinados sobre asuntos urgentes, preparar informes diarios, analizar el correo, etc.
En el proceso de trabajo, un empleado responsable, ante la necesidad de organizar su tiempo de trabajo y el de sus subordinados, recurre con mayor frecuencia a la ayuda de calendarios y sistemas relacionados con el establecimiento de tareas. Pero en la práctica, estas herramientas no siempre pueden dar el resultado deseado.
Entonces, los calendarios ayudan a tener en cuenta el tiempo de solo aquellos eventos en los que el empleo del empleado es del 100%. Sin embargo, dicha herramienta no funciona cuando se realizan tareas rutinarias diarias, cuando el trabajo no requiere el pleno empleo del empleado o cuando el tiempo se asigna en pequeñas partes para realizar varias tareas a la vez.
Los sistemas de automatización clásicos, llamados "seguidores de tareas", le permiten realizar un seguimiento de las fechas de finalización previstas para las tareas. Pero el empleado aún debe tener en cuenta cuándo debe comenzar a realizar una tarea en particular. Si un empleado trabaja en un modo multitarea duro, es posible que la tarea no se inicie, incluso si ha pasado la fecha de inicio prevista. Existe el llamado síndrome del estudiante y aumenta el riesgo de no completar las tareas a tiempo.
Por lo general, con este modo de operación, hay dos problemas principales en los que las herramientas anteriores no pueden ayudar:
- la dificultad de determinar la importancia de la tarea en el momento de su llegada y su prioridad en relación con otras tareas;
- un error al determinar el porcentaje de la carga de trabajo real de un empleado al momento de tomar la decisión de llevar la tarea a trabajar.
En busca solucion optima, empresa "Primera forma" ha desarrollado un nuevo mecanismo para su sistema automatizado que permite evitar el síndrome del estudiante, eludir la imposibilidad de trabajar con tiempo no estructurado, y evaluar objetivamente el empleo real de los empleados.
Su trabajo se basa en la combinación de dos métodos: volumen-calendario y planificación diaria.
1. Método del calendario volumétrico
EN este método un valor indica el número de horas de trabajo (días, minutos) que se deben dedicar a la realización del trabajo en el intervalo de su duración, es decir, las horas de trabajo especificadas se pueden dedicar en cualquier momento, desde el comienzo del trabajo hasta su finalización .
2. Plan diario
El método le permite especificar un día específico (fecha) durante el cual se gastarán las horas de trabajo. Al mismo tiempo, se pueden asignar varios valores para diferentes fechas a una tarea. El método le permite ingresar los costos de mano de obra planificados y reales.
Ambos métodos se pueden utilizar al mismo tiempo.
La evaluación de los costos laborales por el método del calendario de volumen se puede realizar de dos maneras:
- el usuario puede obtener un presupuesto del exterior; por ejemplo, el gerente asigna el número total de horas para completar la tarea;
- el propio usuario contribuye con sus costos de mano de obra planificados en cualquier unidad de tiempo; al mismo tiempo, es posible aceptar el tiempo ingresado de su gerente o un especialista especializado.
Después de eso, el "Primer formulario" distribuye automáticamente el valor del plan de calendario de volumen para días individuales en el intervalo de tiempo entre la fecha de inicio y la fecha de finalización planificada de la tarea. Así, se obtienen los valores del plan diario: el número de horas de trabajo previstas para cada día.
El algoritmo incorporado distribuye las horas de acuerdo con la regla de "inicio temprano", cuando las horas máximas de trabajo se encuentran al comienzo del período de trabajo. Esto le permite deshacerse inmediatamente del síndrome del estudiante y reducir el riesgo de retrasar la tarea.
Por supuesto, la automatización puede no conocer algunos detalles y características del trabajo realizado. Por lo tanto, los desarrolladores, en lugar de mejorar y complicar el sistema, brindan al usuario la oportunidad de corregir el plan propuesto por el sistema e ingresar manualmente la distribución de horas por día:
Así, hay una transición de ingresar el número total de horas para la tarea a la distribución diaria.
Basado en los datos recibidos, el sistema construye hoja de tiempo empleado. En esta vista, puede ver qué tareas y en qué cantidad debe participar el ejecutante durante cada uno de los días, para que todo el volumen trabajo necesario se completó a tiempo para cada una de las tareas.
En esta interfaz, el usuario, al ver toda su carga esperada para cada día, puede reprogramar propio trabajo, es decir. transferir horas de trabajo planificadas de una fecha a otra. Esto permite que el empleado se brinde la carga de trabajo más cómoda y uniforme, sin perjuicio de los plazos para completar las tareas.
Si la distribución diaria se realizó por cualquier método (automática o manualmente, desde el formulario de una tarea separada o a través de la hoja de tiempo), entonces en el "Primer formulario" se forma agenda- Agenda.
La Agenda le dice al empleado para qué tareas y en qué cantidad debe asignar su tiempo de trabajo. Incluye tanto tareas estáticas del calendario de trabajo como tareas para las que se asignó tiempo utilizando el método de programación diaria.
Y Agenda Y hoja de tiempo no proporcione una distribución clara de las horas de inicio y finalización de las tareas durante la jornada laboral. Pero por otro lado, permiten al empleado ver el plan de trabajo del día para cada una de las tareas, y planificar efectivamente su día y semana. Un empleado que usa Agenda todos los días se ahorra el riesgo de no completar la tarea a tiempo, solo necesita dedicar su tiempo al trabajo recomendado por el sistema.
Uno mas característica importante"Primer formulario": el uso de los costos laborales diarios en la preparación de informes sobre la carga de trabajo planificada de los artistas. Diferencia fundamental es que estos informes tienen en cuenta características individuales desempeño de cada una de las tareas, y cómo distribuyó exactamente el empleado su tiempo de trabajo a lo largo de toda su duración.
El gerente que analiza el plan de trabajo del departamento puede estar seguro de que si hay horas libres en la hoja de tiempo del empleado, se pueden usar para completar la tarea recién recibida, mientras que el resto del trabajo no se verá afectado y se completará a tiempo. .
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Publicado el 06/11/2018
Cómo lidiar con la multitarea condiciones modernas trabajo, cuando el ritmo se acelera y el volumen de información entrante solo aumenta, una persona a menudo se ve obligada a dividirse literalmente entre sus deberes, que deben realizarse simultáneamente. Por lo tanto, los empleadores aumentan constantemente los requisitos para la capacidad de los candidatos para trabajar en condiciones de múltiples tareas.
¿Qué se entiende por multitarea? Debe entenderse que esto no es el desempeño de varias tareas al mismo tiempo, sino la capacidad de cambiar entre ellas. Los estudios cerebrales, incluidos los que utilizan resonancia magnética, han demostrado que una persona no puede procesar simultáneamente toda la información entrante.
"Focos" o, en otras palabras, secciones separadas la actividad cerebral retiene información sobre las tareas actuales y le permite reanudar el trabajo con ellas más tarde. La conclusión sugiere que trabajar en varias tareas al mismo tiempo afecta negativamente el resultado:
- La información entrante se procesa superficialmente.
Reacciones fisiológicas negativas: atención distraída, incapacidad para concentrarse, velocidad de reacción reducida, aumento de la fatiga, estrés
Se acumulan asuntos pendientes
Como resultado, las personas que trabajan en varias tareas al mismo tiempo pueden parecer muy productivas en la superficie, pero en realidad la efectividad de tales actividades no es muy alta. Algunas personas son mejores en multitarea inicialmente que otras, pero esta habilidad, como muchas otras, se puede desarrollar.
Las siguientes técnicas lo ayudarán a crear trabajo de manera efectiva en un entorno multitarea:
- Buena planificación y priorización. Debe ser una rutina semanal y diaria destacar entre las tareas las más importantes y complejas, las cuales deben colocarse en el primer lugar de la lista. Las cosas menos importantes y simples se pueden dejar para el final.
Especificación de las tareas diarias, lo que le permite "comerse el elefante pieza por pieza".
Establecer plazos para las tareas.
Implementación consistente de los planes y fijación de los resultados.
Evite trabajar en tareas similares al mismo tiempo
El uso de medios externos eliminará la necesidad de tener toda la información en mente.
Regulación estricta y restricción del uso de redes sociales durante el día, trabajo con correo en un horario claramente definido.
Cambio de escenario, pausas entre grandes volúmenes de trabajo
Capacidad para trabajar a pesar de los estímulos externos: ruido de fondo de voces, tecnología, música, etc.
Como puede ver, la multitarea puede ser útil. Con una planificación adecuada, realmente le permite resolver varios problemas a la vez. Además, se desarrollan las capacidades del cerebro. Las personas que son capaces de realizar múltiples tareas reaccionan más rápido a las circunstancias cambiantes, pueden comprender instantáneamente la esencia del problema y dedican un mínimo de tiempo a tomar decisiones en situaciones extremas.
Estamos acostumbrados a admirar a las personas que pueden hacer todo a la vez. Como Julio César.
Multitarea peligrosa
Y, de hecho, en nuestro mundo siempre acelerado, es simplemente necesario poder hacer varias cosas al mismo tiempo. Pero a pesar de que cada vez se lanzan más innovaciones técnicas para aliviar este destino para nosotros, es mucho más rentable para las autoridades confiar varias tareas a un empleado que contratar a varios empleados. En este artículo, intentaremos descubrir cómo hacer frente a todas las tareas establecidas, mientras realizamos cada una cualitativamente.
lo mas Un gran problema La multitarea es que puede reducir la calidad de nuestro trabajo: tratamos de hacer varias cosas a la vez y, como resultado, lo hacemos peor que si nos concentráramos en cada tarea individualmente.
Cuando cambiamos de una tarea a otra, nuestro cerebro también debe cambiar para hacer frente a la nueva información. Si lo hacemos rápidamente, como cuando hacemos múltiples tareas, simplemente no podemos concentrarnos completamente en nuestro trabajo cada vez que cambiamos. Por lo tanto, la calidad de nuestro trabajo se resiente. y que tarea más difícil entre los que cambiamos, mayor será la pérdida de calidad. Por ejemplo, sería casi imposible crear una buena presentación teniendo una conversación emocional con un colega.
La multitarea aparece con más frecuencia cuando estás trabajando en un proyecto o tarea que no te entusiasma. Por ejemplo, la creación de un informe anual le parece una obviedad, por lo que es posible que desee comprobar su Email o asumir proyectos paralelos para disminuir el dolor de la tarea actual.
Aquí hay seis consejos para desalentar la multitarea en el trabajo, reducir el estrés y ser más productivo:
Cuando trabaje en una computadora, deje solo una pestaña abierta. Después de completar la tarea, puede cerrar esta pestaña y abrir la siguiente. Se dice que la multitarea ayuda con múltiples monitores de computadora: resuelven problemas con la memoria a corto plazo y aumentan la productividad.
Antes de comenzar a trabajar en otra tarea, se recomienda dividirla primero en subtareas utilizando la técnica Pomodoro. La esencia de este método es que al dividir la tarea (día) en partes estructuradas, usted se concentra en la implementación durante 25 minutos, tomando descansos breves. No olvide que las aplicaciones para teléfonos inteligentes están disponibles tanto para iPhone/iPad como para Android.
La importancia de la planificación no se puede subestimar, por lo que la capacidad de planificar el trabajo en modo multitarea será extremadamente útil. Es importante aprender a priorizar las tareas y abordar siempre primero las más importantes y urgentes. Conozca su tiempo, conozca sus tareas y planifique en consecuencia, asesore a quienes pueden manejarlo fácilmente.
Cada vez que vaya a revisar su correo electrónico o llame a alguien en un momento en que realmente debería estar haciendo otra cosa, respire profundamente y resista la tentación. Centra tu atención en lo que debes hacer.
Si recibe notificaciones de sonido cuando recibe correos electrónicos o mensajes, apague el sonido. Esto puede ayudarte a evitar la tentación de desviarte. Hay una aplicación Forest especial para el teléfono, que ayuda al propietario del teléfono inteligente a dejar el dispositivo y concentrarse en el trabajo. La aplicación no permitirá que te distraigas con ninguna notificación, pero te permitirá contestar la llamada.
Siempre que te encuentres haciendo varias cosas a la vez, detente. Date cinco minutos para sentarte en silencio con los ojos cerrados. Incluso estos breves descansos pueden reenfocar su mente, reducir sus niveles de estrés y mejorar su concentración. Además, le dará a su cerebro un descanso muy necesario durante un día ajetreado.
Al darse cuenta de que la multitarea por sí sola no siempre es productiva, es importante reconocer las diferencias entre las situaciones y comprender cuándo realmente necesita realizar varias tareas a la vez y cuándo puede evitarlo. Debemos tratar de resolver los problemas a medida que se presenten. Tu cerebro te lo agradecerá.
El mundo nos sobrecarga tanto con información y tareas que simplemente olvidamos cómo concentrarnos. Revisamos las redes sociales cientos de veces al día. Y también tenemos tareas que otras personas solían resolver. Por ejemplo, ahora es posible reservar un boleto de avión y una habitación de hotel de forma independiente, sin un cajero para comprar productos en una tienda. Hay muchas más tareas, y además de esto quiero estar con mi familia, amigos y hacer hobbies.
La multitarea es un mito
pero gran lista tareas y la capacidad de hacer varias cosas no es tan buena como parece. Una persona no puede realizar múltiples tareas. Para la multitarea, tomamos la capacidad de cambiar rápidamente de una tarea a otra. Y cada uno de esos cambios requiere recursos considerables, aumenta el estrés y aumenta la ansiedad. Por lo tanto, cuanto menos cambiemos y nos distraigamos con cosas extrañas, mejor.
Pero, ¿qué sucede si hay muchas tareas y necesita lidiar con ellas de alguna manera? ¿Cómo no volverse loco con una lista enorme de tareas y ser eficiente? Aquí hay algunos consejos.
trabajo en ciclos
Los negocios requieren cambios constantes entre tareas. Si aún no ha aprendido a delegar y hacer todo usted mismo, desde llamadas al repartidor de agua hasta una entrevista, entonces, por la noche, probablemente esté exprimido como un limón. Para evitar estrés innecesario, trabaje en ciclos con un descanso entre ellos.
La técnica de ciclismo más simple es la Técnica Pomodoro. Te concentras lo más posible durante algún tiempo en el trabajo y luego te aseguras de tomar un breve descanso. Por ejemplo, 45 minutos de trabajo y 15 minutos de descanso. Este principio de funcionamiento es eficaz para trabajar con gran cantidad tareas, y con una gran tarea.
Cambia tu modo de concentración
Nuestro cerebro opera en dos modos de atención: modo de concentración y modo errante. El modo concentración (modo central-ejecutivo) se enciende cuando estamos completamente inmersos en el trabajo. Nosotros pagamos maxima atencion trabajo. En este modo, trabajamos productivamente, pero tensos. En trabajo largo a estas velocidades, nos cansamos gradualmente y perdemos nuestra eficiencia.
Para trabajar de manera productiva durante mucho tiempo, debe cambiar periódicamente del primer modo al segundo: el modo "errante" (modo de mente errante). Estamos en este modo cuando leemos literatura, artículos, caminamos, admiramos arte, meditamos. El modo "errante" le permite "reiniciar" el cerebro y relajarse. Por lo tanto, los descansos son útiles para mejorar la eficiencia del trabajo.
Toma decisiones importantes por la mañana.
Todo Decisiones importantes es mejor tomarlo por la mañana, cuando aún no hayas agotado el recurso de toma de decisiones. Por extraño que parezca, realmente podemos tomar un número limitado de decisiones por día. Hay un cierto umbral y, sin diferencia, Decisión difícil frente a nosotros se encuentra o la luz.
En un experimento, se pidió a un grupo de personas que participaran en una encuesta. Antes de la encuesta, se les hicieron específicamente preguntas sencillas como: ¿cómo se organiza el papel? ¿Quieres un bolígrafo azul o negro? ¿Qué vas a beber: té o café? ¿Con o sin azúcar? ¿Con leche o limón?
Es decir, se vieron obligados a tomar decisiones. Y luego repartieron hojas con una encuesta, donde había preguntas sobre importantes problemas filosóficos. La gente hizo frente a la dificultad, porque ya se sentía cansada. El recurso de toma de decisiones ha sido desperdiciado.
Por lo tanto, es mejor resolver todos los problemas importantes por la mañana, mientras su cabeza está fresca y no ha tenido tiempo de gastar todo el recurso.
libera tu cabeza
No guarde todo en su cabeza, use los "expansores" del cerebro: calendarios, diarios, listas, blocs de notas, aplicaciones.
Imagina que tu concentración es RAM en la computadora. Cuantos más programas se abran en la computadora al mismo tiempo, más lento funcionará. Si está tratando de mantener algo en su cabeza en lugar de cargarlo en otro medio, entonces está ocupando la cantidad de memoria que necesita. Cuanta más información, más difícil es concentrarse en el caso actual.
Vivir el momento"
¿Con qué frecuencia piensa en las tareas del hogar y la cena mientras está sentado en el trabajo, mientras que en casa piensa en el trabajo? Esto sucede todo el tiempo. Durante el desayuno, la gente sostiene un enchufe en una mano y un teléfono en la otra. Caminan por la calle con rostros sombríos y concentrados, pensando mucho en algo. Dejamos de disfrutar el momento presente.
El monje vietnamita Tit Nhat Khan enseña a vivir aquí y ahora en su libro “Paz a cada paso”. Si quieres aprender a vivir el momento, debes leer este libro.