La tabla de personal es una clara confirmación de que a veces las regulaciones no se elaboran a petición de la ley, sino porque redunda en interés de la empresa. Si, si, este documento no es requerido por ley. Y, sin embargo, se encuentra en muchas empresas, especialmente en las grandes. En este artículo, analizamos preguntas importantes: ¿por qué necesita mesa de personal cómo redactarlo correctamente, quién debe afirmar cuánto tiempo es válido y, lo más importante, si es realmente posible trabajar sin un "personal".
En este artículo, aprenderá:
¿Por qué necesita una tabla de personal en una organización?
"Los cuadros lo deciden todo", dijo en Tiempos soviéticos, pero no ha perdido su relevancia en el mundo empresarial moderno. De hecho, si comparamos una organización con un organismo vivo, entonces la tabla de personal desempeñará el papel de un esqueleto en ella, una estructura sobre la que se "construye" el personal: trabajadores, gerentes, gerentes de diferentes niveles.
¿Cuántos empleados necesita la empresa en total? Cuantos de ellos deben tomar posiciones de liderazgo? ¿Cuántas unidades se requieren en total? ¿Cuáles son las perspectivas de crecimiento? ¿Cuánto se les debe pagar a todas estas personas? Si hace estas preguntas de manera caótica, manejar su negocio será un desafío. Pero cuando hay una mesa para el personal, la imagen se vuelve mucho más clara. Entonces, la primera razón para elaborar un "personal" es práctica, ayuda:
- Forme una estructura clara de la organización.
- Contratar un equipo eficaz y responder siempre a tiempo a las vacantes.
- Administre la nómina y controle los salarios.
Especificar los nombres específicos de los empleados en el SR es opcional. Se trata de un documento estructural sobre cuya base el servicio de empleo llena a la plantilla de empleados. Cuando se contrata a un empleado o después de su despido, el horario principal no cambia.
Otro motivo importante está relacionado con posibles controles. A primera vista, Código de Trabajo no obliga a los empleadores a redactar RS: puede prescribir títulos de trabajo, deberes y salarios en contratos de trabajo... Por otro lado, hay una serie de actos legislativos, es bastante difícil cumplir con los requisitos sin una tabla de personal.
Por ejemplo, de los artículos 15 y 57 del Código del Trabajo se desprende que si, según el contrato de trabajo, un empleado desempeña funciones relacionadas con un puesto determinado, este puesto debe cumplir con la RE. En otras palabras, si el contrato dice que se contrata a una persona para el puesto de gerente de oficina, el miembro del personal debe contener este puesto. Y si es así, vale la pena prestar la debida atención a este documento.
La presencia de SR impone ciertas obligaciones al servicio de personal. Entonces, si hay un puesto en el horario, se le debe asignar un empleado. Si el puesto está vacante, el departamento de RR.HH. debe ser consciente de ello y buscar a una persona. De lo contrario, puede haber sanciones durante la inspección, porque esto violaría los requisitos de la Ley N ° 1032-1 del 19/04/1991.
También vale la pena señalar que la tabla de personal se refiere a los documentos contables primarios. Puede solicitarse durante una auditoría fiscal, ya que es conveniente consultar los sueldos y la nómina con él.
Quién desarrolla y compone
La pregunta de quién debería desarrollar la plantilla es una de las más frecuentes en los foros de RRHH. Y esto no es sorprendente, porque no existen estándares aprobados legalmente con respecto a la RS. Sobre esta base, incluso apareció una broma profesional: "La tabla de personal la hace quien ocupa el puesto correspondiente según la tabla de personal".
Pero en serio, debe tener en cuenta la peculiaridad de este documento: combina problemas de personal con problemas financieros. Por lo tanto, es lógico que la estructura de la organización y los títulos de los puestos fueran prescritos por los especialistas del departamento de personal, y los economistas o contadores participaran en los gráficos relacionados con tasa arancelaria, asignaciones y otras cuestiones financieras.
Tema del problema
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Características del relleno
Si las particularidades de la empresa implican el uso de trabajadores temporales o estacionales, vale la pena complementar el SD con la columna "Fecha límite para trabajar". Si el personal tiene empleados que trabajan en condiciones peligrosas, los nombres de sus puestos deben coincidir con los que figuran en los clasificadores estatales y otras regulaciones.
Si se elabora y aprueba la tabla de dotación de personal, los títulos de los puestos en los contratos de trabajo deben coincidir con los indicados en la SR.
Departamentos en la mesa de personal
En la tabla de dotación de personal, es recomendable prever todas las divisiones de la organización: desde los departamentos hasta las sucursales. Esto significa que si una empresa tiene sucursales, incluso en diferentes ciudades, no es necesario que desarrollen documentos separados, es suficiente, básicamente, completar las columnas 1 a 10 para cada división.
Cómo aprobar
La plantilla es aprobada por el jefe de la empresa o un empleado que tenga tales poderes (esto debe indicarse en los documentos constitutivos).
Es necesario emitir una orden sobre la aprobación de la plantilla, y en el documento, en el sello de aprobación, anotar la información sobre la orden: su número y la fecha de entrada en vigor.
Periodos de almacenaje
Al igual que otros documentos organizativos y normativos de la empresa, la plantilla tiene un cierto período almacenamiento. Para determinar cuánto tiempo debe conservarse este documento, remitamos a la orden del Ministerio de Cultura No. 558 de fecha 25.08.2010. Tiene varios cargos relacionados con la RS:
- Las tablas de dotación de personal y sus cambios se almacenan permanentemente si se desarrollan en la misma empresa. Si está en el lateral, entonces la vida útil es de solo 3 años.
- Proyectos de SR y documentos de trabajo para la preparación de dicha documentación - 5 años.
- La correspondencia interna relacionada con los cambios en el SR debe mantenerse durante 3 años después de que se hayan adoptado estos cambios.
- Se debe conservar un documento relacionado (pliegos estándar) durante 75 años.
Para averiguar qué profesiones existen y cuánto obtienen los empleados empleados en ellas, debe consultar la tabla de personal. Este documento es uno de los principales en la empresa, fija no solo el salario, sino también la cantidad de empleados necesarios para la actividad. Debido a la importancia del documento, elaboramos la tabla de personal para 2019 de acuerdo con todas las reglas.
La tabla de personal en el formulario T-3 es un acto normativo local que lo fija en la empresa. estructura organizativa.
Y también un listado de profesiones que existen en la empresa, indicando el número de personas requeridas para la actividad. De hecho, el documento consta íntegramente de una tabla, donde los datos se agrupan por departamento.
En él se refleja el salario correspondiente a un mes natural, desglosado por sus partes constituyentes. Con base en estos indicadores, se determinan los gastos de la empresa para atraer mano de obra contratada, se elaboran varios planes y la adopción decisiones criticas en el ámbito de la gestión empresarial.
La tabla de personal se guía al ingresar datos a los empleados; este acuerdo debe contener el nombre de la profesión del empleado, que corresponde a la tabla de personal estrictamente aprobada, así como un cierto salario.
Sobre la base de este documento, un especialista en personal también puede determinar la disponibilidad de vacantes. Para hacer esto, necesitan comparar la información de la tabla de personal con el número real de empleados contratados. Si existe una necesidad en la empresa, el inspector de personal presenta una solicitud al servicio de empleo.
¡Atención! La legislación no consagra este acto local como parte de los estándares obligatorios que deben estar en toda empresa. Sin embargo, si la empresa decide llevar a cabo los procedimientos establecidos por el estado (por ejemplo, despido para reducir personal), entonces debe existir la plantilla.
Además, otros actos locales de la empresa pueden prever la presencia obligatoria de la misma en la empresa. Estos incluyen principalmente. Y también la necesidad de la existencia de una tabla de personal en la empresa puede establecerse mediante un vínculo en el contrato de trabajo con el empleado para él.
Al mismo tiempo, cada gerente debe recordar que su empresa puede ser responsable no por la falta de una tabla de personal, sino por su diseño incorrecto.
LLC y empresario individual: ¿quién debería formar parte del personal?
Código del trabajo de la Federación de Rusia en términos de regulación condiciones obligatorias Establece la necesidad de cumplimiento de la profesión especificada en el contrato y el salario correspondiente con los datos de la plantilla de la entidad económica.
De esto podemos concluir que la plantilla debe estar necesariamente en una empresa o un emprendedor si tienen contrato laboral.
Por lo tanto, si un empresario individual trabaja de forma independiente sin la participación de empleados contratados, no debe elaborar una tabla de personal. Llevarlos a los albaceas en virtud de contratos civiles tampoco requiere la ejecución de esta ley local.
LLC y otras formas de organización de una entidad legal, que tienen al menos un acuerdo con el director de la empresa, ya deben desarrollar y utilizar la tabla de personal.
La creación de la plantilla en las empresas se encomienda principalmente a los especialistas de la firma de personal, quienes realizan una serie de actividades para determinar los costes laborales de cada profesión especificada en esta ley. Con base en la investigación obtenida, se determina el número requerido de empleados para que la empresa pueda realizar sus actividades.
Si el número de empleados en la empresa es insignificante, este deber puede asignarse a un contador, economista, abogado o al propio gerente.
Requisitos de documentos
La legislación no exige el cumplimiento de ninguna norma especial en materia de plantilla, salvo que el puesto o profesión que en ella se especifique debe corresponder a los puestos y profesiones que el empleador consigne en los contratos de trabajo redactados con cada empleado.
- Se recomienda adherirse al formulario de la tabla de personal, establecido por Rosstat (formulario T-3).
- El acto local debe ser aprobado por orden del titular.
- Se permite elaborar una tabla de personal en varias hojas, mientras que no es necesario atarlas y sujetarlas con una firma y un sello. Simplemente puede sujetar las hojas con un clip.
- En algunas situaciones, las profesiones reflejadas en la plantilla deben corresponder necesariamente a los directorios de profesiones y puestos, y además del nombre, sus códigos también deben estar reflejados en los documentos (Por ejemplo, la presencia de profesiones con peligros y factores dañinos).
- La presencia de un sello de la empresa en la tabla de personal es opcional.
- Al cambiar la tabla de dotación de personal, si son insignificantes, simplemente puede emitir una orden para estos ajustes y dejar la dotación de personal como estaba.
Descargue el formulario y un ejemplo de cómo completar el formulario T-3 para 2019
Muestra de cómo llenar la tabla de personal
Para el registro de la tabla de personal, se desarrolló un formulario especial T-3. Sin embargo, su uso no es estricto: la empresa puede cambiarlo en función de sus propias necesidades o desarrollar las suyas propias, utilizando los detalles requeridos. Elaboramos la tabla de personal para 2019 de acuerdo con todas las reglas de acuerdo con las instrucciones a continuación.
El ingreso de información en la tabla de personal comienza con el nombre de la empresa y en un campo especial a la derecha, de acuerdo con su libro de referencia.
A continuación, se coloca el número de la tabla de personal actual. Debe asignarse en función de la cantidad de documentos que se utilizaron anteriormente este año. Junto a ella se escribe la fecha en la que se creó esta programación.
A continuación se muestra la fecha a partir de la cual el documento entra en vigor. Puede ser la misma que la fecha de compilación o ser posterior. Sin embargo, es inaceptable que el día de inicio de la acción fuera anterior al día de registro del documento.
A la derecha de este campo hay columnas en las que se registra información sobre el pedido que aprobó el documento (su número y fecha), así como el número total de unidades de personal en el mismo.
El documento en sí parece una gran mesa.
Contar tablas "Unidad estructural" debe contener el nombre del departamento, de acuerdo con la estructura organizativa desarrollada. En el caso de que, junto con la designación escrita del departamento, también se ingrese un digital, deberá indicarse en la siguiente columna.
Como regla general, el código se forma a partir de números o las primeras letras del nombre del departamento. Sin embargo, si la empresa tiene varias sucursales o subdivisiones separadas abiertas, entonces el código de ciudad, código de región, etc. también se puede incluir en el código de departamento.
V columna "Posición" es necesario anotar los nombres de los puestos que se encuentran presentes en la empresa. Es muy importante disponer la estructura del documento de tal forma que, tras especificar el nombre del departamento en la columna anterior, se enumeren en una columna los puestos incluidos en él.
Se recomienda guiarse por el libro de referencia OKPDTR al especificar los títulos de trabajo. Pero para las empresas comerciales, esta regla es opcional. Al mismo tiempo, las instituciones presupuestarias deben ingresar posiciones en la tabla de personal solo desde este directorio y, además, indicar la categoría o clase del empleado.
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¡Importante! Compañía comercial está obligado a indicar la categoría y clase de aquellos puestos que resultan nocivos o peligrosos. Este hecho es importante a la hora de establecer la antigüedad preferencial y el tiempo de jubilación anticipada.
V columna "Número de unidades de personal" Se ingresa el número de empleados que se aceptarán para este puesto. Si también prevé la recepción de trabajadores a tiempo parcial, se registra su número expresión fraccionaria correspondiente al tamaño de la tarifa pagada, por ejemplo, 0.5.
V columna "Tamaño del salario" Se registra el salario que recibirá el empleado mientras trabaja en este puesto. Debe recordarse que exactamente el mismo salario se registra en el contrato de trabajo con el empleado.
También debe considerar:
- Si se acepta una forma de pago a destajo en la empresa o en relación con este puesto, en esta columna se registra el monto de las ganancias obtenidas al multiplicar la tarifa por el volumen de productos creados por mes.
- Si se ingresó un salario por hora para este puesto, entonces en esta columna puede anotar el monto de la remuneración por una hora. Posteriormente, en la misma línea, pero en la columna "Nota", es necesario indicar - "Salarios por horas", y también hacer una referencia al documento administrativo que estableció esta característica.
A esto le siguen varias columnas, unidas por un subtítulo "Permisos". Aquí es necesario registrar información sobre diversos pagos de incentivos, si los hubiera y establecidos por el Reglamento de Salarios, Reglamento de Bonificaciones u otros actos internos. El monto de la prima se puede registrar no solo como un monto fijo, sino también como un porcentaje, coeficiente, etc.
En la columna "Total", se registra el fondo de salario general para este puesto. Se calcula multiplicando el salario por el número de puestos de personal.
V columna "Nota" debe ingresar varias notas explicativas. Por ejemplo, si en el momento del registro de una nueva plantilla para cualquier puesto hay una vacante, este hecho debe reflejarse en esta columna.
La elaboración del documento se completa contando e indicando el número total de unidades de personal y el fondo general de salarios.
Posteriormente, el documento íntegramente redactado debe ser firmado por el jefe de contabilidad y el oficial de personal responsable de su ejecución.
El procedimiento para aprobar la tabla de personal
Paso 1. Desarrollar un documento
En primer lugar, es necesario identificar todas las necesidades de la organización en materia de dotación de personal para elaborar un formulario de dotación de personal propuesto para su consideración.
Paso 2. Emitir una orden desde el jefe.
La entrada en vigor de la plantilla se realiza mediante la emisión de un pedido, que es aprobado por el responsable de la empresa. No hay un formulario obligatorio para él; tal orden se puede redactar en un membrete en forma arbitraria... Lo principal es que el pedido de aprobación de la plantilla incluye la fecha a partir de la cual comienza a operar. nuevo documento.
Además, dicha fecha puede ser la misma que la fecha de adopción de la orden o ser notablemente posterior. Sin embargo, no es posible entrar en vigor la plantilla de forma retroactiva. No será posible indicar en el pedido una fecha que ya haya pasado en el momento de su adopción.
Si se acepta en la empresa que todos los años la numeración de todos los documentos importantes comienza desde el principio, entonces la numeración de la tabla de personal se puede llevar a cabo de acuerdo con el mismo principio. Además, esto será más conveniente si los cambios en la tabla de personal cada año son masivos; esto le evitará grandes cantidades de documentos en el futuro.
¡Atención! Si se introduce una nueva tabla de personal, entonces es aconsejable incluir en ella una cláusula sobre la cancelación de la anterior, que fue guiada por servicio de personal hasta ese momento.
Paso 3. Dar a conocer a los empleados de la empresa el documento aceptado
Todos los empleados admitidos en la empresa deben estar familiarizados con las normativas locales vigentes en la empresa que afecten a la actividad laboral. Este documento no afecta directamente la actividad laboral y, en opinión de Rostrud, no es necesario familiarizar a los empleados con él.
¡Atención! Si tiene un contrato de trabajo o acuerdo colectivo el salario de los empleados se establece sobre la base de la tabla de personal aprobada en la empresa, entonces es imperativo familiarizar a todos los empleados con ella. Para esto puedes postularte.
El procedimiento para realizar un cambio en la tabla de personal
Este documento debe estar actualizado en todo momento. Dado que el personal es solicitado periódicamente durante las inspecciones cuerpos gubernamentales, es necesario realizar todos los cambios que surjan en el mismo de manera oportuna.
El procedimiento para realizar cambios en la tabla de personal dependerá directamente de cuántos cambios deben reflejarse en el documento:
- Si hay una gran cantidad de ellos, entonces es más fácil cancelar por completo la tabla de personal anterior e introducir un nuevo documento que tenga en cuenta todos los cambios necesarios.
- Si el número de cambios que se deben realizar en la dotación de personal es pequeño, entonces el empleado responsable es mejor para redactar una orden sobre la realización de cambios en la tabla de dotación de personal.
Por lo general, se pueden distinguir las siguientes situaciones en las que necesita realizar cambios en el documento:
- Creación de nuevos departamentos o divisiones;
- Organización de nuevos puestos;
- Cambiar el nombre de las publicaciones existentes;
- Cambio de salario o tarifas de empleados;
- Cierre de un departamento, subdivisión, unidad de personal.
Si un cambio en la dotación de personal implica un cambio en las condiciones de trabajo del empleado (cambio de salario, puesto, etc.), entonces es imperativo obtener primero su consentimiento por escrito. Y una vez que el nuevo documento entra en vigor, se redacta un acuerdo adicional al contrato con el empleado, que tiene en cuenta todos los cambios realizados.
La nueva orden debe ser presentada a todos aquellos empleados que se ocuparán más adelante del registro. documentos requeridos... También puede agregar aquellos empleados que se verán afectados directamente por los cambios realizados en la lista de conocidos.
Si la orden introduce nuevos puestos, debe indicar su nombre, así como cuántas unidades de personal están organizadas. Este documento se acepta de inmediato si no afecta los intereses de alguno de los empleados ya contratados.
¡Atención! Si se reduce el número de unidades, en el documento elaborado debe anotar el nombre, el número de unidades de personal que se mostrarán y la fecha en que se puso en vigencia la orden. Cabe recordar que el proceso de reducción es un proceso largo, en el que es necesario notificar con prontitud tanto a los propios empleados como a las autoridades competentes.
El período de preaviso puede ser de 2-3 meses, dependiendo del número de personas que serán despedidas. Además, la ley define los tipos de trabajadores que no pueden ser despedidos.
Frecuencia de preparación del documento y periodos de almacenamiento
Por lo general, la tabla de personal se emite por un período de un año y es válida durante este período. Sin embargo, si la organización es pequeña y el movimiento del personal en ella es muy raro, puede aceptar este documento de inmediato con varios años de anticipación.
Después de realizar cambios en la tabla de personal, el documento anterior deja de ser válido y pierde fuerza legal... Sin embargo, debe mantenerse en la empresa durante un período determinado, por lo que, como es habitual, las inspecciones afectan a varios períodos anteriores. Y esto suele durar hasta 2-3 años.
¡Atención! Existe una regla que establece que las tablas de dotación de personal inválidas deben conservarse en el archivo durante al menos 3 años más a partir de la fecha de vencimiento. La misma regla se aplica a los documentos con la ayuda de los cuales se realizaron cambios en la tabla de personal.
El trabajo de cada empresa se basa en actos legislativos de varios niveles de subordinación. Los documentos locales juegan un papel importante en la vida de cualquier organización; se adoptan y publican para la propia empresa.
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La tabla de personal también se aplica a los documentos de carácter local. A continuación se muestran las características y características de diseño de este importante documento.
¿Qué es este documento?
La tabla de personal es un acto regulador local. Basado en la Carta de la empresa.
Para la unificación, el formulario T-3 fue aprobado por Decreto del Servicio Estatal de Estadísticas.
En las empresas se utiliza para registrar el número de empleados, su composición y estructura.
Incluye:
- Nombres de departamentos, asignándoles un código.
- Nombre de puestos, especialidades, profesiones, categoría, clase de calificación.
- Número de empleados, salario, prestaciones.
La mesa de personal está diseñada para:
- Formar la estructura organizativa de la empresa.
- Formar el número de divisiones y unidades de personal.
- Formar un sistema de remuneración para los empleados.
- Establezca marcas y su tamaño.
- Facilitar la contratación para vacantes.
¿Que dice la ley?
Base normativa
- Código de Trabajo. Arte. 15 y 57 contienen referencias a la tabla de personal. Esto se debe al hecho de que los deberes, derechos y remuneración del empleado se basan en la plantilla.
- Instrucciones para. Se indica que todos los registros se ingresan en el libro de trabajo sobre la base de la tabla de personal.
No existe un acto normativo que especifique la obligación de mantener la plantilla. A pesar de este "agujero en la ley", todos los servicios de control solicitan este documento.
Con su ayuda se verifica y recopila información sobre los empleados, remuneración del trabajo realizado, etc. Por lo tanto, su ausencia constituye una violación de la ley laboral y conlleva la imposición de una multa.
Conclusión: la tabla de personal debería estar en todas las empresas.
Personas responsables. ¿Quién firma?
El jefe de la empresa, los jefes del departamento de personal y el departamento de contabilidad tienen los derechos de firma en la plantilla. Esto significa que los empleados de estos servicios son responsables de la redacción, registro y cambios.
La firma se coloca al final del documento. Si la tabla de personal consta de más de una página, las firmas se colocan en la última página en líneas especiales para la firma.
Durante el desarrollo inicial de la tabla de personal, la columna de la firma se puede ingresar en cada página del documento.
¿Cuándo y cómo hacer cambios?
Es necesario hacer cambios todos los años o no, cada líder decide por separado. Este es un documento de planificación y es recomendable actualizarlo anualmente.
Las actualizaciones anuales permitirán la coordinación de composición cualitativa trabajadores.
Si necesita introducir o eliminar publicaciones, suprimir o agregar departamentos, puede aprobar un nuevo documento con menos frecuencia o con más frecuencia.
Los cambios se pueden realizar de varias formas:
- Cambio en general. Se le asigna uno nuevo número de registro y es ratificado por orden (decreto).
- Cambio selectivo. Debe estar registrado en el pedido o en el pedido. Este método posible si los ajustes no son significativos.
Los cambios en la tabla de dotación de personal afectan al personal que ya trabaja, respectivamente, se deben realizar ajustes en los documentos laborales de los empleados a quienes conciernen.
Esto puede ser un cambio de puesto, departamento, responsabilidades adicionales, cambio.
Al cambiar de puesto, el empleado debe ser informado por escrito con dos meses de antelación.
Por tanto, realizar cambios consta de las siguientes etapas:
- El consentimiento del empleado para realizar ajustes en el horario que le conciernen.
- Escribir y aceptar una orden (instrucción) sobre cómo hacer ajustes.
- Escribir y aceptar una solicitud para el empleado afectado por el cambio.
- Registrar los cambios recibidos en el libro de trabajo.
¿Cómo hacer correctamente la tabla de personal?
Procedimiento, etapas y reglas de llenado.
Al redactar la tabla de personal, debe consultar la estructura organizativa de la empresa.
Esto se debe a que al programar es necesario indicar las divisiones que forman parte de la empresa. A continuación, se completa un formulario estandarizado.
Etapas de la introducción de datos en una forma estandarizada:
- Indique el nombre de la empresa de acuerdo con los documentos constitutivos. Si hay un nombre abreviado, también debe indicarse, entre paréntesis o en la línea siguiente.
- Especifique el código OKPO.
- Especificar número de serie, según el Diario de registro de circulación de documentos. Si realiza varias correcciones, debe ingresar una numeración separada (por ejemplo, con el valor de una letra).
- La fecha de preparación del documento se ingresa en una columna especial. No siempre puede coincidir con el momento de su entrada en vigor. Al respecto, de forma unificada existe una columna en la que se indica la fecha a partir de la cual entra en vigor.
- En la columna "Indique en el número de ... unidades" se ingresa el número de unidades oficiales.
- Las columnas se rellenan.
Secciones, columnas y sus características
Sección 1 "Nombre de la unidad estructural"
Se ingresan departamentos, representaciones, sucursales.
Los datos se ingresan de arriba a abajo.
La primera línea indica la gestión de la empresa. A esto le siguen el departamento de finanzas, el departamento de contabilidad, el departamento de personal y asuntos económicos.
Después de completar los gráficos por departamentos del primer nivel de subordinación, es necesario ingresar datos de producción.
Se indican todos los talleres y secciones. Después de este nivel, se ingresan datos sobre los departamentos de servicio (almacén, por ejemplo).
Sección 2 "Código de la unidad estructural"
Con la ayuda de esta sección, se traza claramente la estructura jerárquica de la empresa.
Para facilitar el llenado de esta columna, se deben utilizar clasificadores industriales.
Alguien unidad estructural Se asigna un código específico para facilitar la gestión de documentos.
La asignación comienza de grande a pequeña. Por ejemplo, un departamento es 01, los departamentos de un departamento son 01.01, 01.02, etc., en un departamento hay un grupo de 01.01.01, etc.
Columna 3 "Cargo (especialidad, profesión), categoría, clase (categoría) de calificaciones de los empleados"
La sección se completa sobre la base del Clasificador de profesiones de los trabajadores, puestos de empleados y grados salariales.
Para las organizaciones que se financian con el presupuesto federal, el uso del clasificador es una parte integral del proceso de flujo de trabajo.
Los datos se ingresan en esta columna de acuerdo con las características de las actividades de cada empresa.
Sección 4 "Número de unidades de personal"
Contiene datos sobre el número de unidades de trabajo. Las unidades de dotación de personal de una organización presupuestaria son aprobadas por organizaciones de nivel superior.
En una empresa de formas de propiedad no presupuestarias, las unidades de dotación de personal están determinadas por sus necesidades y viabilidad económica. Si la empresa tiene unidades de personal que trabajan a tasas de 0.5 o 0.25, entonces al completar esta sección, se indican las acciones.
Las vacantes se ajustan a la cantidad de vacantes en el estado.
Un ejemplo de una tabla de personal con una tasa de 0,5:
Sección 5 "Tasa arancelaria (salario), etc."
Esta sección contiene datos sobre salarios por puesto de trabajo.
Con la ayuda de la tarifa, los empleados son recompensados por las tareas realizadas de acuerdo con el contrato de trabajo. Este método de pago se utiliza activamente en empresas y organizaciones estatales. Al tasar los salarios, es necesario consultar el Cuadro Tarifario Unificado.
El salario es una retribución fija por el desempeño de las funciones que se indican directamente en el contrato de trabajo.
El salario se forma por un período de tiempo determinado (mes, trimestre, seis meses).
El establecimiento del salario de los empleados de las organizaciones presupuestarias se basa en el Programa de tarifas unificadas. Las empresas privadas proceden de la capacidad financiera, pero no inferior al salario mínimo, que no incluye bonificaciones, bonificaciones, pagos por condiciones especiales trabajo, etc.
Los datos se indican en rublos.
Sección 6-8 "Recargos y recargos"
Contiene datos sobre pagos de incentivos, compensaciones (bonificaciones) establecidos por la legislación de la Federación de Rusia ("norte", para un título avanzado) e ingresados a discreción de la organización (relacionados con las condiciones de trabajo).
Para las empresas y organizaciones que se financian con cargo al presupuesto estatal, la cantidad de asignaciones la establece el Gobierno de la Federación de Rusia, para las privadas, la dirección de la empresa.
Las asignaciones se establecen como un porcentaje del salario. Los recargos son un pago fijo.
Sección 9 "Total"
Se resumen las columnas 5 a 8. Se indican todos los gastos durante el mes.
Sección 10 "Aviso"
Se realizan cambios en la columna, aclaraciones de acuerdo con la tabla de personal.
¿Cuándo se compila y aprueba?
La tabla de personal se elabora al abrir una nueva empresa, sucursal, filial, etc. y cuando se realizan cambios significativos.
Debido al hecho de que sueldo pagado mensualmente, la fecha más correcta de entrada en vigor es el primer día del mes.
La plantilla se aprueba sobre la base de una orden o instrucción firmada por el jefe de la empresa o una persona autorizada.
Además, en la tabla de dotación de personal en la columna "Aprobados", se deben ingresar los detalles correspondientes. Además, los datos se ingresan en el Diario de registro, después de lo cual se ingresa el número en el pedido. Además, después del procedimiento de aprobación, la tabla de personal se envía para su almacenamiento.
Llenado de muestra 2019:
Matices importantes
Redondeo de unidades de personal
Al introducir el nivel de dotación de personal, es posible que en la tabla de dotación de personal estén presentes unidades enteras y fraccionarias.
Hay dos opciones para redondear las unidades de pentagrama:
- El redondeo se realiza para cada división.
- Las unidades de dotación de personal se redondean para varios departamentos.
Donde:
- Apuestas inferiores a 0,13 = 0, es decir, se descartan.
- Las tasas de 0,13 a 0,37 son iguales a 0,25 de un puesto de tiempo completo.
- Las apuestas 0.38-0.62 se redondean a 0.5 apuestas.
- Las tasas de personal de 0,63 a 0,87 equivalen a 0,75 tasas.
- Más de 0,87 - tasa completa.
Creación de una tabla de personal para emprendedores individuales
Según la ley, un empresario individual puede contratar trabajadores. Desde el momento en que se contrata a los empleados, se convierte en empleador y debe mantener una tabla de dotación de personal. Las excepciones son los casos en que en el contrato de trabajo se describen en detalle los deberes, la forma de la actividad del empleado.
La tabla de personal ayuda a eliminar las dificultades de situaciones impredecibles al trabajar con el personal.
Al elaborar una tabla de personal para empresarios individuales Vale la pena adherirse a los mismos principios y reglas que para las grandes empresas.
Pero al menos vale la pena completar las Columnas 1-5.
Desarrollo de una tabla de personal en una institución presupuestaria
La tabla de personal es una parte integral del trabajo de cualquier organización presupuestaria. También se compila de acuerdo con el formulario estandarizado T-3 de acuerdo con todos los principios y características anteriores.
Sin embargo, para una institución presupuestaria, es obligatorio utilizar:
- Clasificador de toda Rusia de las profesiones de los trabajadores, los puestos de los empleados y los grados salariales.
- Directorio de calificación de cargos de gerentes, especialistas y otros empleados.
- Libro de referencia unificado de tarifas y cualificaciones de puestos y profesiones de los trabajadores (ETKS).
Al elaborar e introducir la tabla de personal en las empresas estatales, es necesario hacer referencia a las regulaciones de la industria.
Familiarización de los empleados
Los actos legales reglamentarios relacionados con cuestiones laborales señalan: el empleador está obligado a familiarizar a los empleados con el horario laboral interno, así como con otras normativas locales que afecten directamente a su actividad laboral.
El conocimiento se realiza contra firma. En consecuencia, si la tabla de personal es un acto regulatorio local, entonces la familiarización con ella debe llevarse a cabo de la misma manera.
De lo anterior, se debe concluir que es necesario mantener una tabla de personal en cualquier empresa. Para simplificar el trabajo con el estado, se adoptó un formulario estandarizado T-3. Su uso simplificará el trabajo y la interacción con las autoridades reguladoras.
El legislador no ha fijado una fecha límite clara después de la cual este documento debe volver a redactarse. En la versión clásica, se compila una vez al año.... Hay casos en los que se compila para un período más largo. Esto se aplica a organizaciones en las que rara vez hay movimientos de personal, reorganización de departamentos, departamentos, etc.
Dentro de los 12 meses, no hay necesidad de volver a dotar de personal a la mesa de personal. Si se produce alguna modificación, se puede consolidar realizando cambios en la tabla de personal y no volviéndola a aprobar. Pero esto se aplica a cambios menores.
Si la dirección decide llevar a cabo una reorganización importante acompañada de cambios de personal a gran escala, la elaboración de un nuevo calendario es inevitable.
¿Necesito actualizar el documento anualmente?
¿Cuántas veces al año se elabora la tabla de personal? La legislación no contiene una respuesta a esta pregunta. Sin embargo, dado que este documento es un acto normativo de la empresa, que mantiene un registro claro del número de subordinados, los profesionales recomiendan actualizarlo anualmente... Para ello, se debe coordinar con los funcionarios necesarios de la empresa y volver a aprobarlo.
Si esta ley fue modificada varias veces durante el año, y estos cambios fueron de naturaleza a gran escala, entonces su renovación para el próximo año necesariamente.
¿Cuándo se aprueba el próximo mandato?
Las fechas de elaboración, firma y puesta en funcionamiento de la dotación de personal, por regla general, no coinciden. Para asegurar ininterrumpidos y acción correcta tabla de personal, debe aprobarse unos 2 meses antes del final año fiscal... A la fecha de entrada en vigor se designa a partir del 1 de enero del año siguiente.
En este caso, los empleados del departamento de personal y contabilidad tendrán tiempo suficiente para realizar todas las manipulaciones asociadas a los cambios ocurridos:
Cargos en el contrato de trabajo, libro de trabajo y la tabla de personal debe ser idéntica.
¿Tengo que volver a aprobar cada vez si no ha cambiado durante 12 meses?
Si no se realizaron cambios durante el año calendario, entonces no es necesario volver a aprobar la tabla de personal, excepto en los casos en que su período de validez se estableció por 1 año.
¿Necesito redactar un nuevo documento?
No hay necesidad. La tabla de personal es un acto regulador local., que es válido por el tiempo especificado en él. Si no hubo necesidad de cambiar la estructura de la organización, el número de empleados, el monto de la remuneración, entonces no es necesario redactar un nuevo documento.
¿Puedo cambiar durante el período?
Si en un plazo de 12 meses ha habido cambios de personal, definitivamente debe solucionarlo en el personal. El cambio no es algo posible, sino necesario. Los cambios se realizan mediante la emisión de un nuevo pedido, ya que el documento principal fue aprobado por él.
La orden está firmada por el jefe de la empresa. Debe indicar el motivo del cambio.
Un cambio en la plantilla implica un cambio relaciones laborales... Por lo tanto, es necesario tener cuidado al notificar a los empleados a tiempo sobre los próximos cambios.
Es importante modificar correctamente los contratos de trabajo y los libros.:
- La nueva orden introduce nuevos puestos y un nuevo salario.
- También es necesario indicar el número total de empleados y la fecha de entrada en vigor del pedido.
- No se olvide del período de dos meses establecido por el párrafo 2 del artículo 74 del Código de Trabajo de la Federación de Rusia. Debe resistirse sin falta, ya que la prisa conducirá a la violación de los derechos laborales y procesos judiciales.
- Los subordinados deben estar familiarizados con los próximos cambios mediante su firma.
Hay muchos matices en la legislación laboral con respecto a los cambios en las condiciones contractuales. Entonces, por ejemplo, el artículo 74 del Código de Trabajo de la Federación de Rusia establece casos en los que es posible reducir los salarios:
- es una modificación de las condiciones laborales (organizativas o tecnológicas);
- disminución del nivel de productividad;
- reorganización;
- modernización de la empresa.
Métodos de numeración
La numeración se puede configurar de dos formas:
- Mediante. En este caso, en el nuevo año, se anota el número que sigue al número en el período similar anterior.
- Anual. Con esta numeración, al documento se le asignará el número "1" al inicio del año.
Y sin embargo, ¿la numeración se aprueba todos los años o no? Al decidir qué método elegir, el empleador tiene absoluta libertad. Viene de la conveniencia, la cantidad de cambios de programación, la escala de la empresa, etc.
A pesar de que la dotación de personal es un documento bastante estándar, a menudo se redacta y aprueba con grandes errores... Esto, como mínimo, conlleva la aparición de preguntas adicionales durante la auditoría por parte de los servicios tributarios y laborales y, como máximo, la imposición de multas al empleador.
La tabla de personal es importante ya que afecta a una amplia gama de personas: empleados. Establece su estatus en la empresa, así que esté atento y no viole los requisitos legales.
¿Es necesario indicar en la tabla de personal por cuánto tiempo está redactado? Y si, digamos, aprobamos la tabla de personal para 1 año y no ha cambiado durante este año, ¿necesitamos aprobar la nueva tabla de personal para el próximo año si este año ya terminó?
Respuesta
Respuesta a la pregunta:
La tabla de personal es un documento que no se limita a un cierto período de validez. El empleador determina de forma independiente la necesidad de aprobar una nueva tabla de personal o realizar cambios en la tabla de personal actual. Por lo tanto, al aprobar la tabla de personal, el empleador no necesita indicar el período de su vigencia.
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Cómo no equivocarse en las cinco columnas principales de la tabla de personal.
Si ha emitido una orden para aprobar la tabla de personal durante 1 año, después de que haya pasado el año, puede emitir una orden para extender el período de validez de la tabla de personal. En el pedido, puede indicar que la dotación de personal, aprobada por el pedido desde el (fecha) No., es válida hasta que sea cancelada.
Además, tiene la oportunidad de aprobar una nueva tabla de personal y, al mismo tiempo, no indicar el período de validez del documento en el pedido.
El experto comparte información importante O tabla de personal 2017 en el material en el enlace.
Detalles en los materiales del personal del sistema:
1. ¿Es necesario aprobar una nueva plantilla anualmente?
Nina Kovyazina, subdirectora del Departamento de Educación Médica y política de personal en salud del Ministerio de Salud de Rusia
No hay necesidad.
La tabla de personal no tiene fecha de vencimiento. Por tanto, no es necesario volver a aprobar el documento cada año o con otra frecuencia fija. y es necesario aprobar uno nuevo solo en caso de cambios organizativos: ampliación o reducción de plantilla o número (). Si no hay cambios en la estructura del número y la dotación de personal, no es necesario actualizar el documento.
Saludos cordiales y deseos de un trabajo cómodo, Tatiana Kozlova,
Personal experto en sistemas
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