Menaxhimi elektronik i dokumenteve dhe punë zyre nga ELMA. ELMA: Sistemi i Menaxhimit të Procesit të Biznesit

ELMA është një lloj sistemi që lejon kompanitë e menaxhimit të krijojnë një proces mjaft efektiv ndërveprimi midis punonjësve dhe të mbajnë nën kontroll punën e tyre, gjë që do të çojë në një përmirësim të produktivitetit të të gjithë kompanisë.

1. Nga se përbëhet ELMA.

Këto janë aplikacione speciale që ju lejojnë të drejtoni një kompani pa vështirësi. Ato funksionojnë si kolektivisht ashtu edhe veçmas.

Aplikimet e ELMA:

ELMA: Qarkullimi elektronik i dokumenteve... Bën të mundur kryerjen e qarkullimit elektronik të dokumenteve në mënyrë automatike dhe falë sistemit WorkFlow mund ta konfiguroni lehtësisht sistemin në mënyrë që të plotësojë nevojat e kompanisë.
ELMA: Menaxhimi i Metrikës... Kjo ju lejon të zbatoni parimet e menaxhimit të synuar në kompani, si dhe shpërblimin e punës bazuar në rezultatet dhe vëllimin e punës së kryer. Prezantimi në mënyrë të qetë do të bëjë të mundur plotësimin e një grupi treguesish të synuar të performancës ( KPI, KPI), dhe rregulloni kontrollin me cilësi të lartë dhe në kohë mbi arritjen e vlerave të planifikuara të treguesve në strategjinë dhe qëllimet e kompanisë - zbatimin e mekanizmit Bsc.
ELMA: Menaxhimi i Procesit të Biznesit... Zbaton një koncept të caktuar BPM(Qe do te thote Biznesi Menaxhimi i procesit ), në sajë të të cilave është e mundur të ndërtohen sisteme informacioni adaptive fleksibël, si dhe zgjidhje që ndryshojnë shpejt së bashku me transformimin e proceseve të biznesit në kompani. Për t'i modeluar ato, aplikacioni funksionon sipas standardit ndërkombëtar BPMN.
ELMA: Menaxhimi i projektit... Do t'ju lejojë të zgjidhni menaxhimin pa vështirësi aktivitetet e projektit kompanitë. Së bashku me menaxhimin e detyrave, afatin kohor të projektit (ose grafikun Gantt) dhe menaxhimin e një hapësire informacioni holistik të projektit, ky aplikacion (ELMA: Menaxhimi i Projektit) ju lejon të menaxhoni proceset shembullore të biznesit dhe buxhetin pa vështirësi.
ELMA: CRM... Ky aplikacion është një CRM operativ përgjegjës për proceset e shitjeve (mekanizmat e gypave të shitjeve) dhe mbajtjen e një arkivi të marrëdhënieve me palët e tjera të kompanisë suaj. Ky aplikacion ELMA nuk qëndron i vetëm dhe përfshihet në konfigurimin fillestar kur blini ndonjë aplikacion ELMA.
ELMA: Portali i brendshëm... Është baza kryesore për të gjitha aplikacionet ELMA. Nuk shitet veçmas, por përfshihet vetëm me aplikacionet e tjera ELMA.

Ky aplikacion:

organizon strukturën e të gjithë kompanisë;
menaxhon detyrat e saj;

Për më tepër, ai përfshin një kalendar, furnizim mesazhesh dhe ruajtje në ueb për dokumentet.

2. Paketat ELMA

ELMA ECM. Menaxhon në mënyrë operative kompaninë, ajo përbëhet nga aplikacionet e mëposhtme "ELMA: Menaxhimi i proceseve të biznesit", "ELMA: Menaxhimi elektronik i dokumenteve", bazohet në "ELMA: Portali i brendshëm"
ELMA BPM SUITE. Organizon menaxhimin e proceseve të kompanisë, bazuar në metrikat e treguesve të proceseve që po ekzekutohen, kombinon metrikën e proceseve, motivimin e personelit dhe strategjinë e kompanisë. Përbëhet nga aplikacionet "ELMA: Menaxhimi i proceseve të biznesit", "ELMA: Menaxhimi i performancës" dhe bazohet gjithashtu në "ELMA: Portali i brendshëm"

3. Sistemi ELMA dhe arkitektura e tij

Seti i programeve që përbëjnë sistemin ELMA:

projektues ELMA;
server ELMA;
Agjent ELMA.

Dizajneri ELMA... Ky aplikacion, që i nënshtrohet regjistrimit paraprakisht, instalohet në kompjuterin e përdoruesit të punonjësit. Ai përmban një ndërfaqe miqësore për përdoruesit me të cilën mund të simuloni lehtësisht proceset dhe të krijoni konfigurime.

Serveri ELMA- elementin fillestar të sistemit, dhe për të filluar punën e tij, fillimisht duhet ta regjistroni atë. Ai përbëhet nga komponentë të bashkuar së bashku: një aplikacion në internet, një bazë të dhënash, një server konfigurimi dhe një server njoftimi.

Agjent ELMA... Pas instalimit në kompjuterin e përdoruesit, agjenti shfaq njoftimet në internet të gjeneruara nga serveri për përdoruesin. Për të filluar, regjistrimi nuk kërkohet absolutisht, ai mund të instalohet në një numër të pakufizuar kompjuterësh në një organizatë, që është një tjetër plus i sistemit.

Sistemi ELMA zbaton arkitekturën SOA dhe ofron të gjitha ndërfaqet e nevojshme për zgjerimin e sistemit. ELMA nis çdo proces biznesi që është ngarkuar nga një aplikacion i jashtëm dhe thërret këtë aplikacion (mbështetje për thirrje sinkrone dhe jo-asinkrone).

4. Përdorimi i sistemit ELMA

kompani lider " Elewise»Zhvilluar mënyrë unike qasja procesore në ndërmarrje, në të cilën një programatik i ri dhe produkt efektiv ELMA.

Ai u krijua për kompanitë që janë të vendosura për të zbatuar një qasje procesi ndaj menaxhimit, vendndodhjen e proceseve adaptive të biznesit (të cilat mund të "optimizohen" për të përmbushur kushtet e biznesit dhe legjislacionin).

Për përdorimin e pavarur të të gjitha avantazheve të proceseve të kompanisë, ai kryen mbledhjen fillestare të informacionit, studion aktivitetet rrjedhëse të të gjithë ndërmarrjes, gjen nevojat dhe, së bashku me menaxhmentin e tij, përcakton gamën e detyrave që duhet të zgjidhen. Si rezultat, formohet një listë e detyrave që duhet të zgjidhen në procesin e prezantimit të sistemit.

Më pas ai (produkti ELMA) shqyrton strukturën organizative të kësaj ndërmarrjeje, dhe jep rekomandime specifike për përmirësimin e kësaj strukture. Modernizimi i saj është pjesa më e rëndësishme e rritjes së saj organizative. Paralelisht me këtë ka një aktualizim dhe reduktim në formën aktuale tavolina e personelit.

Pastaj bëhet një analizë e plotë e rrjedhës së aktiviteteve të ndërmarrjes. Qëllimi i kësaj analize është të shënojë një numër të caktuar të proceseve të biznesit për automatizim të mëtejshëm. Si rezultat, fitohet një rrjet i proceseve të tilla, duke pasqyruar gjendjen e punëve në ndërmarrje për momentin. Përveç kësaj, përgjegjësia bashkëpunuese për sasinë e punës që ata kanë kryer është përcaktuar saktësisht. Kjo rrit ndjeshëm disiplinën në ekzekutim dhe kontrollueshmërinë e stafit. Lideri mund ta shohë gjendjen e punëve në ndërmarrje ashtu siç është për të nxjerrë përfundime konkrete për veten e tij për punën e secilit prej vartësve të tij.

Pas formimit të modeleve parësore, rezultatet e fituara dhe pritshmëritë e menaxhmentit krahasohen së bashku me menaxhmentin dhe ekzekutuesit kryesorë përgjegjës.

Në këtë fazë si model veprimtari sipërmarrëse dhe rendi i kryerjes së operacioneve, në përputhje me kërkesat e menaxherëve, mund të rregullohet. Shpesh këto janë takime të zgjeruara të të gjithë ndërmarrjes, në të cilat të gjithë interpretuesit përgjegjës bëjnë propozimet e tyre për përmirësimin e aktiviteteve të ndërmarrjes. Si rezultat, organizata është e suksesshme.

Specialistët teknikë, nga ana e tyre, përgatisin vendosjen e zgjidhjes në vendin e klientit. Kjo fazë konsiston në instalimin në server dhe kontrollimin e performancës së sistemit në stacionet e punës së përdoruesit. Gjithashtu eliminohen shënimet dhe mangësitë ekstreme, mangësitë në punën e sistemit. Në të njëjtën kohë, punonjësit e klientit mësojnë të punojnë me programin dhe marrin njohuri fillestare në fushën e proceseve të biznesit.

5. Si rezultat i sistemit ELMA, punonjësit:

marrin përgjegjësitë e tyre me më shumë përgjegjësi, pasi proceset janë të rregulluara, ata (punonjësit) e dinë qartë se çfarë duhet të bëjë. Përveç kësaj, ELMA krijon kontroll efektiv mbi zbatimin e detyrave nga ana e udhëheqjes;
janë më efikasë në zgjidhjen e problemeve "tipike", falë stafit të proceseve dhe disiplinës së kompanisë;
kurseni kohë duke kërkuar për dokumentin që u nevojitet - tani ato janë të disponueshme me "dy klikime";
gjejnë shpejt informacionin që u nevojitet dhe marrin vendime vetë për shkak të aksesit të shpejtë në dokumente dhe ndërgjegjësimit të qartë të përgjegjësisë në çdo proces biznesi;
punonjësit e rinj mësojnë më lehtë.

Përveç kësaj:

- humbja e informacionit gjatë transferimit të detyrave midis punonjësve dhe vëllimi i rrjedhës së punës në letër zvogëlohet;

Zgjedhja e sistemit Rrjedha e punës shoqërohet gjithmonë me strategjinë e përgjithshme zhvillimin e kompanisë. Për organizatë tregtareështë logjike të udhëhiqesh në zgjedhjen e qëllimeve, mjedis konkurrues, strukturën për të cilën kompania po përpiqet, si dhe efektin e pritur ekonomik nga zbatimi i sistemit. Agjencitë qeveritare, duke zgjedhur EDMS, fokusohen në plotësinë e kontabilitetit për detyrat e zgjidhura nga organizata dhe tiparet e tyre. Në çdo rast, ka shumë faktorë për t'u marrë parasysh, edhe nëse nuk lidhen drejtpërdrejt me temën.

Qëllimet e zbatimit Sistemet e menaxhimit të dokumenteve, si rregull, përkojnë:

optimizimi i kontrollit mbi kryerjen e disiplinës;
zvogëlimi i numrit të dokumenteve të humbura gjatë përpunimit;
zvogëlimi i kohës së marrëveshjes;
zvogëlimi i numrit të gabimeve gjatë punës me dokumente standarde.

Kjo është arsyeja pse kërkesat për EDMS reduktohen në kryerjen e detyrave të mëposhtme:

transferimi nga "letër" në formën elektronike të proceseve të miratimit të dokumenteve dhe caktimit të detyrave, zvogëlimi i kohës për përpunimin e dokumenteve dhe porosive, aftësia për të ndjekur ecurinë e punës me një dokument;
njoftimi automatik i interpretuesve për dokumentet e reja, kontrolli i kohës së përpunimit;
organizimi i ruajtjes elektronike të dokumenteve për qasje të shpejtë në to, kërkimi dhe siguria e lehtë e dokumenteve, diferencimi i të drejtave të aksesit në të dhënat e mbrojtura;
plotësimi automatik i seksioneve të ndryshme të dokumenteve standarde sipas të dhënave ekzistuese të referencës;
mjete të përshtatshme kontrolli mbi afatet e detyrave dhe raportim përmbledhës për menaxherin, integrim i thjeshtë me sistemin ekzistues të postës;
aftësia për të punuar në distancë në sistem;
raportimi për dokumentet, ekzekutuesit, statuset e dokumenteve, etj.
aftësia për t'u integruar me sistemet ekzistuese të kontabilitetit në kompani (sistemet e personelit, financiar, kontabilitetit dhe menaxhimit të prodhimit).
zbatimi i shpejtë i sistemit;
koston e instalimit dhe mirëmbajtjes së sistemit;
lehtësia e zhvillimit të sistemit;
mundësia e përdorimit software sisteme për zgjidhjen e detyrave shtesë.

Ekzistojnë gjithashtu kritere shtesë vlerësimi që janë të një rëndësie të veçantë kur zgjidhni një sistem sot:

prania e hyrjes së dokumenteve në sistem, aftësia për të punuar me një skaner;
modul i para-konfiguruar i menaxhimit të kontratës;
versioni i tabletit;
disponueshmëria e klientëve celularë.

Krahasimi

Sot në Rusi ekziston një numër i madh i sistemeve të menaxhimit të dokumenteve elektronike. Secili ka avantazhet dhe disavantazhet e veta. Zgjidhjet që po shqyrtojmë korrespondojnë me kriteret e mësipërme në një shkallë ose në një tjetër: Docsvision, Directum dhe ELMA ECM +. Koncepti i përgjithshëm i këtyre sistemeve është kombinimi i EDMS-së klasike dhe zgjidhjeve për menaxhimin e proceseve të biznesit të kompanisë. Avantazhi i menaxhimit elektronik të dokumenteve është ruajtja dhe përpunimi i strukturuar i dokumenteve. Qëllimi i përdorimit të sistemeve BPM është zhvillimi i proceseve dhe përmirësimi i efikasitetit të aktiviteteve operative. Duke kombinuar këto aftësi, sistemet moderne të menaxhimit të dokumenteve elektronike ju lejojnë të shkoni përtej zyrës klasike. Le të shqyrtojmë më në detaje mënyrat me të cilat arrihet kjo dhe cili është ndryshimi midis sistemeve të zgjedhura sipas kritereve të ndryshme.

Funksionaliteti dhe aftësitë integruese

Directum

Sistemi Directum ka një katalog të zgjeruar të zgjidhjeve të biznesit. Avantazhi i EDMS është funksioni i tij i përshtatshëm i kujtesës. Sistemi lejon vendosjen e numëruesve, duke punuar me shenjat e barkodit. Nga cilësitë që ndikojnë në përdorshmërinë, mund të dallohen këto: shikimi paraprak i skedarëve të bashkangjitur, ruajtja e skedarëve, zgjedhje e gjerë plotësoi referenca në konfigurimin bazë, magjistarët ndërveprues për krijimin e dokumenteve.

Disavantazhet përfshijnë mungesën e shfaqjes faqe për faqe të objekteve në inventarin e dokumenteve dhe rezultatet e kërkimit, pamundësinë e përdorimit të stileve shtesë në inventarin e dokumentit.

Docsvision

Docsvision aplikon stile shtesë në inventarin e dokumenteve, shfaq çdo faqe ueb dhe raporte të personalizuara brenda dritares kryesore të aplikacionit. Përveç kësaj, dokumente arkivore zhvendosen në tabela të veçanta të bazës së të dhënave. Përdoruesit mund të zgjedhin një opsion vërtetimi. Transformimi XSLT zbatohet në përshkrimin XML të kartës së regjistrimit.

Sistemi ELMA ka një linjë të zgjeruar zgjidhjesh biznesi. Midis tyre, në fakt, paraqitet moduli ECM +, i cili përfshin njëkohësisht funksionet e një sistemi BPM dhe një EDMS klasik. Ekziston gjithashtu një modul Projects + - një grup funksionesh klasike për planifikimin dhe ndërveprimin brenda një projekti, plus aftësitë e një sistemi BPM; Aplikacioni ELMA CRM + - një grup standard i funksioneve CRM dhe menaxhimit të proceseve të biznesit. ELMA gjithashtu ka zgjidhjen e saj KPI.

ELMA ECM + dhe dy zgjidhje të tjera kanë një plug-in për të punuar me MS Outlook. Sistemi gjithashtu integrohet shpejt me 1C (të gjitha versionet aktuale janë të mbështetura).

Dokumentet në një aplikacion mund të kenë aq versione skedarësh sa të dëshironi, por vetëm një mund të jetë aktual/aktual. E gjithë historia e ndryshimeve në përmbajtjen e saj është mbledhur në kartën e dokumentit, kjo mbron përdoruesit nga përsëritja e kopjeve të kartës.

Sistemi përmban mjete të dobishme për punë me të drejta të plota për dokumentin dhe kontrollin e disiplinës ekzekutive për detyrat që lidhen me këto dokumente.

Të gjitha ndryshimet e bëra në dokument regjistrohen në kartelë.

Kur informacioni vjen në organizatë në formë letre, aplikacioni ELMA EDMS dhe ELMA Agent ruajnë automatikisht dokumentet e skanuara.

Është e mundur të shihet një raport mbi situatën e përgjithshme me aktivitetin ekzekutiv në rrjedhën e punës së kompanisë. Përdoruesi është i pajisur me një numër filtrash, ai mund të formojë rezultatet sipas dëshirës.

ECM + ka një gamë të gjerë opsionesh personalizimi dhe personalizim pasues - sistemi i rrjedhës së punës dhe kontrolli i punës në dokumente mund të formohen sipas nevojave të një ndërmarrje të veçantë dhe strukturës së saj organizative.

Është e mundur të krijohen shabllone dokumentesh. Ato mund të krijohen nga çdo përdorues, edhe pa aftësi programimi.

Oriz. 1. Dokument i krijuar nga shabllonELMA

Një barkod mund të futet automatikisht në shabllon për njohje të mëtejshme në sistem duke përdorur një skaner barkodi.

Të gjitha sistemet e konsideruara kanë një aplikacion celular për të punuar me funksionet e sistemit nëpërmjet një kompjuteri tablet. Të gjitha: aplikacionet ELMA për iPad, Directum dhe Docsvision EDMS lejojnë ofrimin e menaxherëve të lartë punë komode nga tabletët dhe pajisjet celulare kur jeni jashtë zyrës.

Ndërfaqet

Directum

Në këtë sistem, ndërfaqet e të gjitha mënyrave të funksionimit janë unifikuar, rregullat për përpunimin e dokumenteve dhe detyrave janë konfiguruar. Në modalitetin e zëvendësimit, shënohet përmbajtja informative. Është e mundur të fshini një kartë nga dritarja aktuale dhe të krijoni një të re. Ju mund të punoni me skedarë në internet në modalitetin e daljes nga check-in, të drejtat e hyrjes i caktohen një skedari të veçantë, çdo skedar përshkruhet në mënyrë atributive. Përmbajtje e mirë informacioni, transparencë e proceseve. Ekziston një pamje paraprake e skedarëve të bashkangjitur. Mundësia që ekzekutuesi të vendosë përkujtues. Shtimi i një detyre në kalendarin e MS Outlook. Ekzistojnë modele kërkimi të personalizueshëm dhe mekanizma të përshtatshëm filtrimi sipas kolonave të listës.

Por së bashku me këtë, ka disa disavantazhe. Për shembull, nuk ka mundësi të faqezimit të elementeve (në Win32 OS). Gjithashtu, cilësimet e efekteve vizuale janë minimale. Nuk ka mundësi të lokalizimit të emrave të kërkesave në asnjë gjuhë. Madhësia e kartës nuk ndryshon. Kur krijoni lidhje ndërmjet dokumente elektronike nuk mund të shtoni komente në lidhje (përshkrimi i lidhjes). Në përgjithësi, ndërfaqja është e mbingarkuar.

Oriz. 2. NdërfaqjaDirectum

Docsvision

Në Docsvision, mund të aplikoni tema të para-konfiguruara, të personalizoni shiritin e komandës, të paraqisni kartat e regjistrimit të dokumenteve për çdo dosje. Zbatohen mekanizmat e tërheqjes dhe lëshimit, lidhjet nga skaji në fund ndërmjet dokumenteve vizualizohen si një pemë. Ju mund të kryeni operacione në grup me lidhje dhe komentoni mbi to. Kartat e detyrave janë duke u hartuar. Shiriti i veglave është i personalizueshëm. Kërkimi me tekst të plotë është i mundur nga një rresht i vetëm; ka modele kërkimi të personalizueshëm, dizajn të formularëve të kërkimit.

Oriz. 3. NdërfaqjaDocsvision

Në këtë rast, mund të dallohen disavantazhet e mëposhtme: nuk ekziston mundësia e bashkëngjitjes automatike të një dokumenti në një detyrë. Jo të gjitha operacionet mbështesin përpunimin në grup. Proceset nuk janë transparente, përkujtuesit funksionojnë vetëm kur MS Outlook është aktiv.

Ndërfaqja ELMA ECM + duket si një ruajtje standarde e skedarëve, kështu që përdoruesi nuk ka nevojë as për përvojë me sisteme të tilla.

Oriz. 4. NdërfaqjaELMA

Ndërfaqja për futjen dhe regjistrimin e dokumenteve në sistem është gjithashtu e thjeshtë dhe e drejtpërdrejtë - ajo zbatohet si një magjistar, i cili përbëhet nga disa hapa vijues. Kur futni një dokument në sistem, përdoruesi kërkohet vetëm të tregojë detajet e nevojshme të dokumentit dhe të bashkëngjisë një dokument elektronik. Bazuar në këtë informacion, sistemi gjeneron një kartë dokumenti me të gjitha informacionet në lidhje me të.

Portali i brendshëm i sistemit përmban të gjitha informacionet mbi organizatën. Gjithçka mjetet e nevojshme për punën e përdoruesit janë mbledhur në një vend: detyrat, kalendari, furnizimi i mesazheve, arkivi i dokumenteve, dokumentet në internet, raportet.

Operacionet mund të thjeshtohen ose, anasjelltas, të zgjerohen, në varësi të cilësimeve të sistemit.

Funksionet e kërkimit

Directum

Sistemi zbaton kërkimin me tekst të plotë sipas dokumenteve dhe detajeve të kartës së regjistrimit. Modelet e pyetjeve të kërkimit janë konfiguruar sipas detajeve të kartës së regjistrimit. Lista e ngarkuar e dokumenteve filtrohet. Ka funksione të përshtatshme për personalizimin e shablloneve të kërkimit. Përdoruesi mund të krijojë dosje kërkimi. Lista e dokumenteve filtrohet nga vlerat e kolonave.

TE cilësitë negative përfshijnë: pamundësinë e shpërndarjes së të drejtave të aksesit në kërkimet e personalizuara; mungesa e kërkimeve të personalizuara në klientin në internet; pamundësia e krijimit të pyetjeve komplekse të kërkimit. Gjithashtu nuk ka faqezim të objekteve në listën e dokumenteve dhe rezultatet e kërkimit, përdorimin e stileve shtesë në listën e dokumenteve.

Docsvision

Docsvision mbështet si krijimin e pyetjeve komplekse të kërkimit duke përdorur XML ashtu edhe shpërndarjen e të drejtave të aksesit në kërkimet e personalizuara.

Disavantazhi është performanca e ngadaltë e panelit të shikuesit.

Dokumentet e aplikimit ELMA ECM + mblidhen në një arkiv të vetëm elektronik - një depo dokumentesh. Kërkimi i dokumenteve është i shpejtë dhe i përshtatshëm. Ju mund t'i gjeni dokumentet që ju nevojiten jo vetëm me emër, por edhe me detajet e specifikuara të një karte dokumenti ose karte regjistrimi. Në këtë rast, rezultatet e kërkimit shfaqen në përputhje të plotë me të drejtat e përdoruesit për dokumente. Parametrat e kërkimit mund të ruhen në një format filtri dhe në të ardhmen mund të kërkoni shpejt dokumente sipas këtyre parametrave.

Kërkimi funksionon si me emër ashtu edhe me detaje. Rezultatet shfaqen sipas të drejtave të përdoruesit.

Disavantazhi: mungesa e kërkimit të tekstit të plotë në dokumente.

Cilësimet administrative

Directum

Sistemi ju lejon të ruani strukturën organizative të disa kompanive në të njëjtën kohë. Informacioni rreth departamenteve dhe punonjësve është i detajuar dhe mund të zgjerohet. Funksionet e zëvendësimit (zëvendësimi i plotë / asistent) zbatohen me krijimin automatik të dosjeve të kutisë hyrëse / dalëse. Krijohet një filtër nënvargësh dhe kërkimi zvarritës.

Duhet të theksohet se shfaqja e strukturës organizative nuk është vizuale, nuk ekziston mundësia e renditjes së artikujve në një rend të caktuar, është mjaft e vështirë të krijohen dhe plotësohen drejtoritë, nuk ka lokalizim të hyrjeve të drejtorisë. Cilësimet për pamjen dhe sjelljen e kartave të regjistrimit janë minimale.

Oriz. 5. Paraqitja e kartave të regjistrimit në sistemDirectum

Docsvision

Mbështetet mirëmbajtja e OShS e disa kompanive. Funksionet e zëvendësimit janë zbatuar (zëvendësues i përhershëm / i përkohshëm). Ekziston një filtër nënvargësh.

Disavantazhet janë pjesërisht të njëjta: mos shfaqja vizuale e strukturës organizative, pamundësia për të renditur artikujt në një rend të caktuar, pamundësia për të mbajtur një histori të drejtorive, pamundësia për të krijuar drejtori të shtypura, pamundësia për të krijuar drejtori hierarkike, mungesa e një direktori të integruar "Nomenklatura e rasteve". Puna e ngadaltë e konstruktorit.

Oriz. 6. Drejtoria e punonjësve në sistemDocsvision

Disa sisteme mund të kombinohen në një dritare të vetme, duke u organizuar sistemi i informacionit Divizionet e një kompanie të madhe dhe shkëmbimi i cilësisë së lartë të informacionit ndërmjet sistemeve të divizioneve.Mund të monitoroni situatën në degë të tjera të organizatës. Përdoruesi merr të gjithë informacionin e nevojshëm rreth sistemi i jashtëm pa u larguar nga faqja juaj.

Gjendja aktuale e punëve të një dege të veçantë pasqyrohet në një të veçantë faqja kryesore me një grup portletesh informacioni. Është i përshtatshëm për të kaluar midis faqeve të departamenteve. Ju gjithashtu mund të merrni informacion mbi aktivitetet ekzekutive, të mësoni lajmet aktuale, të shikoni dokumente dhe të filloni ekzekutimin e proceseve të biznesit.

Oriz. 7. Ngritja e faqeve të degëve në sistemin ELMA

Informacioni përmbledhës për të gjitha divizionet e organizatës është në dispozicion të drejtuesit. Informacioni për departamentet dhe punonjësit gjithashtu mund të zgjerohet.

Në një seksion të veçantë "Zëvendësimet", caktohen zëvendësimet e punonjësve - tregohet se kush e zëvendëson kë, për sa kohë dhe për çfarë arsye. Zëvendësimet mbyllen automatikisht në fund të afatit. Detyrat sipas procesit transferohen automatikisht te punonjësi zëvendësues. Sistemi informon për një detyrë një herë dhe se ky punonjës mungon, dhe ofron të zgjedhë një punonjës tjetër si ekzekutues.

Oriz. 8. Konfigurimi i seksionit "Zëvendësimi" në ELMA

Seksioni "Orari i mungesës" shfaq një listë të punonjësve që mungojnë në vendin e punës për një periudhë të caktuar.

Modelimi i procesit të biznesit

Directum

Sistemi ka funksione të përshtatshme simulimi. Korrigjimi hap pas hapi i skemës së rrugës është i disponueshëm. Gjuha e programimit të nivelit të lartë IS-Builder është e integruar në platformën e zgjidhjeve. Ai mbështet krijimin e skripteve duke përdorur API-në e vet, krijimin e funksioneve tuaja. Ekziston një redaktues i integruar i raporteve në gjuhën IS-Builder. Por në të njëjtën kohë, numri i blloqeve bazë është i pamjaftueshëm.

Oriz. 9. Modelimi i proceseve të biznesit në sistemin Directum

Docsvision

Sistemi ka funksione të përshtatshme modelimi dhe mundësi të shumta për hartimin e një skeme të rrugës pa përdorimin e mjeteve softuerike. Zhvillimi i funksioneve tuaja është i disponueshëm. Sistemi ka API-në e vet, është e mundur të krijohen skripta duke përdorur atë, të telefononi shërbime në internet. Mjetet - Raportimi MS.

Oriz. 10. Modelimi i proceseve të biznesit në sistemin Docsvision

Modelimi i proceseve të biznesit kryhet në një redaktues grafik të përshtatshëm "ELMA Designer" me një ndërfaqe grafike të thjeshtë dhe intuitive. Shënimi BPMN 2.0 përdoret si gjuhë për përshkrimin e proceseve të biznesit. Gjuha është shumë e përshtatshme për të përshkruar zinxhirët e punës dhe përmban pothuajse të gjithë primitivët e nevojshëm. Dizajni i proceseve të biznesit mund të bëhet nga një analist biznesi pa pjesëmarrjen e një programuesi. Mekanizmi i përmirësimit të vazhdueshëm lejon zhvillimin e modelit të menaxhimit në kompani. Ndryshimet në procese bëhen menjëherë; mbyllja e sistemit nuk kërkohet.

Është e mundur të organizohet lëvizja e dokumenteve në një kompani përgjatë rrugëve të çdo kompleksiteti. Rruga e dokumentit përcakton se nga cilët punonjës të organizatës do të kalojë dokumenti, si dhe renditja dhe natyra e punës që do të kryhet me të. Modeli shumë grafik i procesit të biznesit ndërtohet duke tërhequr blloqet e nevojshme të operacioneve nga paleta me miun, pastaj operacionet lidhen me tranzicione.

Oriz. 11. Traseja e dokumentit, e cilësuar si një proces biznesi, në ELMA EDMS

Siguria e të dhënave dhe veprimeve

Directum

Ju mund t'i mbroni të dhënat në sistem duke përdorur një emër përdoruesi-fjalëkalim dhe llogari të Windows. Është e mundur të krijohen grupe dhe role të përdoruesve. Modeli i kontrollit të qasjes diskrete dhe i bazuar në role është i mbështetur. Autoritetet dhe privilegjet mund të lëshohen. Ekziston një diferencim i të drejtave të aksesit në nivelin e një dosjeje, karte regjistrimi, skedari, libri referimi. Është e mundur të personalizohet transferimi i të drejtave. Përdoren enkriptimi dhe EDS.

Nga ana tjetër, shpërndarja e të drejtave të aksesit në kërkimet e personalizuara është e pamundur, nuk ka kërkime të personalizuara në klientin në internet dhe nuk mund të krijohen pyetje komplekse kërkimi. Disavantazhi është gjithashtu performanca e ngadaltë e paneleve të pamjes.

V Docsvision Kontrolli i detyrueshëm i aksesit është i disponueshëm. Diferencimi i të drejtave të aksesit kryhet në nivelin e një dosjeje, karte regjistrimi, skedari, libri referimi. Është gjithashtu e mundur të personalizohet transferimi i të drejtave. Përdoren enkriptimi dhe EDS.

Çdo përdorues mund të hyjë në sistemin ELMA duke përdorur një hyrje dhe fjalëkalim nga kudo me një lidhje interneti. Hyrja me një emër përdoruesi dhe fjalëkalim është konfiguruar si parazgjedhje për të gjithë përdoruesit. Por ka tre mënyra kryesore për të mbrojtur hyrjen tuaj në ELMA:

Pajisjet e besuara - Kur përpiqeni të identifikoheni nga çdo kompjuter ose pajisje celulare, i pa regjistruar në listën e besuar, sistemi do të shfaqë një mesazh për pamundësinë e hyrjes.
Hyni me Token. Shenja është e lidhur me llogarinë e përdoruesit dhe do të përputhet vetëm me të. Ju mund të hyni në sistemin ELMA nga kudo me internet, por vetëm nëse keni një pajisje të veçantë - Token dhe duke ditur kodin PIN të tij. Disa çelësa-kontejnerë elektronikë mund të regjistrohen në Token - për të hyrë sisteme të ndryshme, jo vetëm për sistemin ELMA, përdoruesi nuk do të ketë nevojë të mbajë një tufë të tërë çelësash.
Hyrja me Certifikatë kryhet në te njejtën mënyrë... Një përdorues që dëshiron të hyjë në ELMA duke përdorur certifikatën e tij do ta lidhë atë me llogarinë e tij. Duke përdorur një certifikatë, ju mund të hyni në ELMA vetëm nga vendi i punës i një përdoruesi specifik. Hyrja në sistem me një certifikatë është e mundur vetëm në Shfletuesit Mozilla Firefox dhe Internet Explorer.
Autorizimi ELMA mund të kryhet duke përdorur teknologjinë Single Sign On (SSO). Për t'u identifikuar, mund të përdorni emrin e përdoruesit dhe fjalëkalimin me të cilin përdoruesi është kyçur në Windows.

Në detyrat e miratimit, nënshkrimit dhe gjatë nënshkrimit të versionit të dokumentit, ai mund të përdoret nënshkrimi dixhital... Askush tjetër, edhe pasi të ketë mësuar fjalëkalimin, nuk do të jetë në gjendje të pajtohet ose të nënshkruajë dokumentin për një tjetër.

Të drejtat e aksesit në objekte të ndryshme të sistemit janë konfiguruar. Menaxhimi i të gjitha të drejtave bazohet në rolet e elementeve të strukturës organizative dhe përdoruesve individualë të sistemit; procesi i konfigurimit konsiston në shfaqjen grafike të pozicioneve, departamenteve, divizioneve dhe shpërndarjen e përgjegjësive (veprimet mbi detyrat dhe dokumentet).

konkluzioni

Të gjitha kompanitë që zgjedhin EDMS përballen me një problem - integrimin afatgjatë të sistemit të blerë dhe proceseve ekzistuese të biznesit të organizatës. Jo shumë njerëz arrijnë të integrojnë proceset e rrjedhës së punës në proceset nga fundi në fund të kompanisë menjëherë. Ky është një aktivitet shumë i gjatë që kërkon kohë, njohuri dhe komunikim të vazhdueshëm të të gjithë punonjësve që punojnë me dokumente. Çdo sistem i konsideruar, në një shkallë ose në një tjetër, falë funksioneve të tij, përballon këtë detyrë. Nëse vlerësojmë rezultatet, atëherë aplikacioni ELMA ECM + zë vendin e parë në përputhje me kërkesat, Directum meriton të dytin dhe sistemi Docsvision merr "bronzin".

# Rishikim IT # Rrjedha e dokumenteve # Artikuj # Rrjedha_elektronike e dokumenteve

ELMA ECM +është një zgjidhje për organizimin e menaxhimit të brendshëm elektronik të dokumenteve të korporatës. Zgjidhja është ndërtuar në platformën ELMA BPM, e cila lejon, së bashku me proceset standarde të rrjedhës së punës, të zbatojë proceset e biznesit nga fundi në fund të kompanisë.

Organizimi i menaxhimit të dokumenteve elektronike

Kontur EDF

Futja e një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve është një përkthim i qarkullimit të dokumenteve nga forma letre në atë elektronike. Të gjitha veprimet që janë aq të kuptueshme dhe të njohura kur punoni me letër kryhen në formë elektronike.

Kompleti i këtyre veprimeve (proceseve) është i rregulluar mirë nga standardi evropian për sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve MoReq2. Sipas këtij standardi, për përkthimin në formë elektronike duhet të zbatohen këto procese bazë: krijimi, lëvizja, ruajtja, kërkimi, shfaqja, siguria etj. Kjo qasje sistematizon procedurën e zbatimit. Kjo ju lejon të ndani të gjithë rrjedhën në pjesë të veçanta. Për një numër dokumentesh dhe fluksesh dokumentesh tashmë ka zgjidhje standarde ia vlen të përfitoni.

Zyra elektronike

Zyra elektronike automatizon përpunimin e dokumenteve hyrëse dhe dalëse, regjistrimin e dokumenteve.

Menaxhimi i kontratës

Menaxhimi i kontratave ju lejon të përktheni përgatitjen, miratimin, ruajtjen dhe përpunimin e kontratave dhe dokumenteve përkatëse.

Dokumentet e brendshme

Seksioni i Dokumenteve të Brendshme organizon punën me memorandume dhe dokumente organizative dhe administrative në ndërmarrje.

Barazimi i llogarive

Seksioni i barazimit të faturave automatizon barazimin, pagesën dhe ruajtjen e faturave.

Për dokumentet "jo standarde" dhe rrjedhat e dokumenteve, duke përdorur sistemin e menaxhimit të dokumenteve, mund të vendosni shpejt proceset bazë, të cilat do t'ju lejojnë të kaloni shpejt në shkëmbimin elektronik të dokumenteve brenda kompanisë.

Funksionet EDMS

Sistemet e klasës ECM përmbajnë një sërë funksionesh të nevojshme për zbatimin e shpejtë të menaxhimit të dokumenteve elektronike në një kompani.

Barkodimi

Puna me barkode ju lejon të zbatoni funksionin e kërkimit të shpejtë të dokumenteve në një arkiv elektronik duke përdorur një kopje letre. Skaneri lexon barkodin dhe sistemi shpejt e lokalizon dokumentin brenda sistemit.

EDS (Nënshkrimi elektronik dixhital)

Për formimin e mbrojtjes kriptografike kur punoni me dokumente elektronike në dorëzimin bazë të ELMA ECM + ekziston një "Nënshkrim Dixhital"

Kërkimi / Kërkimi i tekstit të plotë

ELMA ECM + zbaton funksionet e kërkimit sipas atributeve të dokumentit dhe zbaton kërkimin e tekstit të plotë në dokumentet e ngarkuara. Motori i kërkimit me tekst të plotë mbështet morfologjinë e gjuhës ruse.

Konfigurimi fleksibël i EDMS

Një nga funksionet e rëndësishme të EDMS është aftësia për t'u përshtatur në mënyrë fleksibël me proceset e kompanisë në të cilën po zbatohet EDMS. Këtu është një listë e pjesshme e komponentëve EDMS që duhet të konfigurohen.

Rrugët e dokumentit

Llojet e dokumenteve

Për të ndërtuar një ruajtje të strukturuar dokumentesh në ELMA ECM +, mund të ndërtoni Llojet e ndryshme dokumentet. Çdo lloj dokumenti ka karakteristikat e veta të sjelljes: një grup atributesh, pamjen kartat, rrugët, etj.

Modelet e dokumenteve

Për të gjeneruar dokumente dhe paketa dokumentesh duke përdorur një shabllon në ELMA ECM +, është zhvilluar një mekanizëm shabllon. Modelet mund të hartohen në formatin e zyrës (MS Word, MS Excel). Për formimin e shablloneve, është e mundur të përdoren cikle, kushte.

Nomenklatura e dokumenteve

Nomenklatura e dokumenteve përcakton se si dokumentet grupohen në raste. Kur krijohet një dokument, ai përfshihet në rast sipas rregullave të caktuara, gjë që lehtëson përpunimin dhe kërkimin e mëtejshëm të dokumenteve.

Regjistrat e dokumenteve

Kur konfiguroni aplikacionin, administratori mund të gjenerojë shpejt regjistrat e dokumenteve. Këta mund të jenë regjistra të tillë si "Faturat e papaguara", "Kontratat e vonuara", "Të ardhurat e papërpunuara" etj. Kjo bëhet shpejt dhe me miun.

Rrugët e lëvizjes së dokumenteve

Rrugët e lëvizjes së dokumenteve konfigurohen gjithashtu me "mouse". Për këtë përdoret mekanizmi bazë ELMA për menaxhimin e proceseve të biznesit. Për aplikacionin ECM +, është krijuar një grup i madh blloqesh për të punuar me dokumente elektronike - nënshkrimi, miratimi, njohja me dokumentet, etj.

Karakteristika shtesë

Aplikacionet e jashtme plotësojnë aftësitë e ELMA ECM +.

Aplikacioni celular

Aplikacione celulare

ELMA ECM + ka zhvilluar aplikacione celulare për iPhone, iPad dhe smartfonë të bazuar në sistemin operativ Android.

Aplikacionet celulare përmbajnë blloqe të detyrave hyrëse, kontrollit dhe furnizimit. Mbështeten të gjitha funksionet e punës me dokumente elektronike - Miratimi, Nënshkrimi, Konsiderimi, e kështu me radhë.

Agjent ELMA

Një tjetër aplikacion i dobishëm ELMA është ELMA Agent. Ky është një aplikacion i vogël që është i instaluar në një kompjuter (Windows, Mac OS, Linux mbështeten).

Agjenti ELMA njofton për ngjarjet në sistem, ofron punë me Shiritin dhe ju lejon të punoni me lehtësi me dokumente elektronike (duke përfshirë redaktimin e tyre on-line).

Shtojca MS Outlook

Plug-in për MS Outlook ju lejon të krijoni detyra për letrat hyrëse, të krijoni dokumente nga bashkëngjitjet. Aplikacioni është i integruar në MS Outlook.

ELMA- një sistem i menaxhimit të kompanisë që ju lejon të ndërtoni ndërveprim efektiv punonjësit e kompanisë dhe monitorojnë aktivitetet e tyre në mënyrë që të përmirësojnë cilësinë e punës së të gjithë kompanisë.

Linja e produktit.

ELMA përbëhet nga një grup aplikacionesh për menaxhimin e kompanisë, të cilat mund të blihen dhe operohen si aplikacione të veçanta ose së bashku në një hapësirë të vetme informacioni:

ELMA: Menaxhimi elektronik i dokumenteve. Automatizon proceset tipike të punës në zyrë dhe menaxhimin elektronik të dokumenteve. Përdorimi i mekanizmit WorkFlow ju lejon të personalizoni shpejt sistemin në përputhje me nevojat e kompanisë.
ELMA: Menaxhimi i Procesit të Biznesit. Aplikacioni zbaton konceptin e BPM (Business Process Management), i cili ju lejon të ndërtoni sisteme fleksibël të informacionit përshtatës; zgjidhje që mund të ndryshojnë shpejt së bashku me ndryshimin në proceset e biznesit të kompanisë. Për të modeluar proceset e biznesit, aplikacioni përdor standardin ndërkombëtar BPMN.
ELMA: Menaxhimi i Metrikës. Aplikacioni i lejon kompanisë të zbatojë parimet e menaxhimit të synuar dhe shpërblimit të bazuar në performancë. Zbatimi në një "formë të lehtë" do të lejojë formimin e një grupi treguesish të synuar të performancës (KPI, KPI) dhe vendosjen e kontrollit operacional mbi arritjen e vlerave të planifikuara të treguesve në kontekstin e qëllimeve dhe strategjisë së zhvillimit të kompanisë. (zbatimi i mekanizmit BSC ose Karta e Vlerësimit të Balancuar)
ELMA: CRM. Aplikacioni ELMA: CRM nuk kushton para dhe përfshihet në paketën bazë kur blini çdo aplikacion ELMA. ELMA: CRM është një CRM operacionale, funksionet kryesore të së cilës janë menaxhimi i procesit të shitjes (përfshirë mekanizmin e kanalit të shitjes) dhe ruajtja e historisë së marrëdhënieve me palët tuaja (baza e të dhënave të palëve, kontaktet, klientët potencialë, marrëveshjet, etj.)
ELMA: Menaxhimi i projektit. Ju lejon të vendosni lehtësisht menaxhimin e aktiviteteve të projektit në kompani. Së bashku me menaxhimin standard të detyrave, orarin e projektit (Gantt grafik) dhe organizimin e një hapësire të vetme informacioni për projektin, ELMA: Menaxhimi i Projektit ju lejon të menaxhoni proceset standarde të biznesit brenda projekteve dhe menaxhon buxhetin e projektit.
ELMA: Portali i brendshëm Të gjitha aplikacionet bazohen në një gjë - ELMA: Portali i brendshëm. Ky aplikacion nuk shitet veçmas - është i përfshirë me çdo aplikacion ELMA.

ELMA: Portali i brendshëm përfshin:

Struktura organizative e kompanisë
Menaxhimi i detyrave
Kalendari
Komunikimi. Furnizimi i mesazheve.
Portali i brendshëm. Dokumentet në ueb.
Ruajtja në ueb për skedarët

Paketat ELMA.

ELMAECM... Një mjet i shkëlqyer për menaxhimin operacional të një kompanie. Ai përfshin aplikacionet ELMA: Menaxhimi i proceseve të biznesit, ELMA: Menaxhimi elektronik i dokumenteve dhe bazohet në Portalin e Brendshëm ELMA.
ELMABPMSuite... Sistemi ju lejon të organizoni menaxhimin e proceseve në kompani bazuar në metrikat dhe treguesit, proceset që po ekzekutohen dhe të lidhni së bashku metrikat e proceseve, strategjinë e kompanisë dhe motivimin e stafit. Paketa përfshin ELMA: Performance Management, ELMA: Business Process Management dhe bazohet në Portalin e Brendshëm ELMA.

Arkitektura e sistemit ELMA.

Sistemi i menaxhimit të procesit të biznesit ELMA përbëhet nga një grup programesh:

Serveri ELMA
Dizajneri ELMA
Agjent ELMA

Serveri ELMA përfshin një grup përbërësish të lidhur:

Baza e të dhënave
Ueb aplikacion
Serveri i konfigurimit
Serveri i njoftimeve

Serveri ELMAështë elementi rrënjësor i sistemit. Për të filluar punën me serverin, duhet ta regjistroni atë.

Dizajneri ELMAËshtë një aplikacion që është i instaluar në kompjuterin e përdoruesit dhe ofron një ndërfaqe të përshtatshme për proceset e modelimit dhe krijimin e konfigurimeve.

Për të punuar me Projektuesin, ai duhet të jetë i regjistruar.

Agjent ELMAËshtë një aplikacion që instalohet në kompjuterin e përdoruesit dhe shfaq në kohë reale njoftimet që serveri gjeneron për përdoruesin.

Agjenti ELMA nuk kërkon regjistrim për të filluar dhe mund të instalohet në çdo numër kompjuterësh në një organizatë.

Sistemi ELMA implementon arkitekturën SOA dhe ofron ndërfaqet e nevojshme për zgjerimin e sistemit. ELMA ju lejon të:

Nisni çdo proces biznesi të ngarkuar në sistem nga një aplikacion i jashtëm
Thirrja e funksioneve të një aplikacioni të jashtëm. Telefonatat sinkrone dhe asinkrone mbështeten.

Implementimi i sistemit ELMA.

Specialistët e kompanisë Elevise kanë zhvilluar një metodë unike për të prezantuar një qasje procesi në një ndërmarrje duke përdorur produkt software ELMA. ELMA është një produkt më i avancuar dhe efektiv i krijuar për kompanitë që duan të adoptojnë një qasje procesi ndaj menaxhimit, kanë procese biznesi adaptive që mund të akordohen dhe optimizohen për të përmbushur kushtet në ndryshim të biznesit. kerkesat rregullatore legjislacioni dhe presionet konkurruese.

Në mënyrë që sistemi të përfitojë plotësisht nga të gjitha avantazhet e proceseve tuaja, kompania kryen një mbledhje fillestare informacioni, shqyrton aktivitetet aktuale të ndërmarrjes, identifikon nevojat dhe, së bashku me menaxhmentin e ndërmarrjes, përcakton gamën e detyrat për t'u zgjidhur. Si rezultat, formohet një listë detyrash që duhet të zgjidhen gjatë zbatimit të sistemit.

Më pas vjen studimi Struktura organizative ndërmarrje dhe jepen rekomandime për përmirësimin e saj. Përmirësimi i strukturës organizative të një ndërmarrje është pjesa më e rëndësishme e zhvillimit të saj organizativ. Në këtë fazë, tabela e personelit përditësohet dhe sillet në formën e saj aktuale.

Hapi tjetër në fazë përgatitore implementimi i sistemit - analiza e aktiviteteve aktuale të ndërmarrjes. Qëllimi i kësaj analize është të evidentojë një numër të caktuar të proceseve të biznesit me qëllim të automatizimit të tyre të mëtejshëm. Si rezultat, formohet një rrjet procesesh që pasqyron gjendjen aktuale të punëve në ndërmarrje. Për më tepër, përgjegjësia e punonjësve për sasinë e punës që ata kryejnë është e përcaktuar qartë. Kjo rrit në mënyrë dramatike disiplinën e performancës dhe menaxhueshmërinë e stafit. Menaxheri sheh gjendjen reale të punëve në ndërmarrje.

Pas formimit të modeleve fillestare, rezultatet e marra dhe vizioni i menaxhmentit krahasohen me drejtuesit dhe vendimmarrësit kryesorë. Në këtë fazë, si modeli i biznesit të ndërmarrjes ashtu edhe procedura për kryerjen e disa operacioneve në ndërmarrje mund të rregullohen në përputhje me qëllimet dhe objektivat e menaxherëve. Si rregull, kjo bëhet në formatin e takimeve të zgjeruara, ku secili ekzekutues përgjegjës bën propozimet e tij për përmirësimin e aktiviteteve të ndërmarrjes. Dhe kjo është në fund të fundit garancia e suksesit të të gjithë organizatës.

Teknikët, nga ana tjetër, përgatiten për vendosjen e zgjidhjes në vendin e klientit. Kjo fazë përfshin instalimin në server dhe kontrollin e shëndetit të sistemit në stacionet e punës së përdoruesit. Gjatë kësaj pune eliminohen vërejtjet dhe mangësitë e fundit në funksionimin e sistemit. Në të njëjtën kohë, punonjësit e klientit trajnohen për të ndërvepruar me programin dhe për të marrë njohuri bazë në fushën e proceseve të biznesit.

Efikasiteti ekonomik.

Punonjësit e kompanisë i qasen detyrave të tyre me më shumë përgjegjësi sepse: proceset janë të rregulluara, dhe punonjësi e di qartë se çfarë është i detyruar të bëjë. Përveç kësaj, sistemi siguron kontroll efektiv mbi zbatimin e detyrave nga menaxhmenti.

Rrit efikasitetin e punonjësve gjatë zgjidhjes së detyrave "tipike" për shkak të rregullimit të qartë të proceseve në kompani dhe rritjes së disiplinës.

Kursen kohën e punonjësve për të gjetur të drejtën dokument sepse të gjithë Dokumentet e nevojshme në dispozicion "me 2 klikime".

Punonjësit marrin shpejt informacionin e nevojshëm dhe mund marrin vendime në mënyrë të pavarur falë aksesit të shpejtë në dokumente dhe një kuptimi të qartë të fushës së tyre të përgjegjësisë brenda çdo procesi biznesi.

Përqindja e humbjes së informacionit gjatë transferimit të detyrave nga një punonjës në tjetrin zvogëlohet.

Vëllimi i rrjedhës së punës së letrës është zvogëluar.

Shpejtësia e përgjithshme e procesit rritet.

Thjeshtëson krijimin dhe mirëmbajtjen Sistemet e Menaxhimit të Cilësisë për shkak të aftësisë për të marrë rregullore të përditësuara të procesit dhe aftësisë për të përmirësuar vazhdimisht proceset e biznesit.

Trajnimi dhe përshtatja e punonjësve të rinj lehtësohet.

Përparësitë e sistemit.

Një shfletues në internet është i mjaftueshëm për të punuar me sistemin. Falë kësaj, ju mund të punoni me sistemin nga kudo në botë pa instaluar softuer shtesë.

Për të përshkruar proceset e biznesit, përdoret gjuha moderne BPMN është deri tani standardi më i mirë dhe më progresiv botëror për përshkrimin e proceseve të biznesit.

Sistemi ELMA dallohet nga një linjë e zgjeruar zgjidhjesh biznesi. Midis tyre janë moduli ECM + (një kombinim i funksioneve të sistemit BPM dhe EDMS klasik), Projektet + - funksionet standarde për menaxhimin e projektit plus menaxhimin e procesit; ELMA CRM + - zbaton një qasje të orientuar nga klienti përmes zbatimit të proceseve nga fundi në fund. Dhe një zgjidhje KPI që sistemi Directum nuk e ka.

Për çështjen e mundësive të integrimit - ELMA ECM + dhe dy zgjidhje të tjera kanë një plug-in për të punuar me MS Outlook. Përveç kësaj, ELMA mund të integrohet lehtësisht me 1C: Enterprise (me të gjitha versionet aktuale).

Për të mos u ngatërruar në një numër të madh skedarësh me ndryshime dhe ndryshime, dokumentet në aplikacion mund të kenë një numër të pakufizuar versionesh, por vetëm një mund të caktohet si aktual. I gjithë historiku i ndryshimeve të dokumentit mblidhet në kartën e dokumentit.

Të gjitha mjetet e nevojshme për të punuar në një dokument dhe për të monitoruar disiplinën ekzekutive të punës me këto dokumente janë në majë të gishtave të përdoruesit.

Nëse dokumenti është marrë nga kompania në formë letre, ai ruhet automatikisht pas skanimit.

Menaxhmenti mund të shikojë një raport mbi situatën aktuale të performancës dhe përdoruesve u pajisen me një sërë filtrash për t'i dhënë rezultatet sipas dëshirës.

Aplikacioni ECM + mund të personalizohet sipas nevojave të ndërmarrjes individuale dhe strukturës së saj organizative.

Për të përshpejtuar krijimin e dokumenteve, mund të krijoni shabllone. Është i disponueshëm për çdo përdorues, edhe pa aftësi programimi.

Ju mund të konfiguroni futjen automatike të një barkodi në shabllon për njohje të menjëhershme në sistem.

Ndërfaqet.

Nga jashtë, ndërfaqja ELMA ECM + është një ruajtje standarde e skedarëve, një përdorues pa përvojë me sisteme të tilla mund të lundrojë lehtësisht në mënyrë të pavarur.

Regjistrimi i dokumenteve kryhet në një magjistar të veçantë në disa hapa vijues. Kur hyni në sistem, thjesht duhet të tregoni detajet e nevojshme të dokumentit dhe të bashkëngjitni versionin elektronik, sistemi gjeneron automatikisht një kartë dokumenti me të gjitha të dhënat në të.

Të gjitha informacionet mbi organizatën gjenden në portalin e brendshëm. Të gjitha mjetet që ju nevojiten për të punuar janë në një vend: një arkiv dokumentesh, detyrash, kalendar, furnizim mesazhesh, raporte, dokumente ueb.

Operacionet mund të thjeshtohen ose zgjerohen gjatë personalizimit.

Funksionet e kërkimit.

ELMA ECM + mbledh dokumente në një arkiv të vetëm elektronik. Kërkimi i dokumenteve kryhet shpejt dhe me lehtësi, jo vetëm me emër, por edhe nga detajet e kartës së dokumentit ose RK. Rezultatet e kërkimit shfaqen vetëm nëse keni leje për të hyrë në dokumente. Parametrat e kërkimit ruhen në një format filtri, në të ardhmen mund të kërkoni shpejt dokumente sipas parametrave të ruajtur.

E meta: mungesa e kërkimit të tekstit të plotë në dokumente.

Cilësimet administrative.

Është i përshtatshëm për të monitoruar situatën në degët e kompanive të mëdha. Disa sisteme kombinohen në një dritare, duke organizuar një sistem të unifikuar informacioni të departamenteve dhe një shkëmbim informacioni me cilësi të lartë. Përdoruesi zotëron të gjitha informacionin e nevojshëm në lidhje me sistemin e jashtëm pa u larguar nga faqja juaj. Është i përshtatshëm për të kaluar midis faqeve të divizioneve të kompanisë. Përveç kësaj, disponohen informacione për kryerjen e aktiviteteve, lajmet aktuale, shikimin e dokumenteve, fillimin e ekzekutimit të proceseve të biznesit.

Informacione të përgjithshme për të gjitha degët dhe divizionet janë të disponueshmeekipi drejtues... Të dhënat për departamentet dhe punonjësit mund të zgjerohen.

Zëvendësimi i punonjësve kryhet në një seksion të veçantë. Zëvendësimet anulohen automatikisht në fund të afatit. Kur instalohet një proces zëvendësues, detyrat sipas procesit transferohen automatikisht tek ai. Sistemi informon për një detyrë një herë dhe për mungesën e këtij punonjësi, duke ofruar të zgjedhë një interpretues tjetër.

Një seksion i veçantë "Orari i mungesës" shfaq një listë të punonjësve që mungojnë në vendin e punës për një periudhë të caktuar.

Modelimi i procesit të biznesit.

Modelimi i proceseve të biznesit kryhet në një redaktues grafik të veçantë " Dizajneri ELMA ”me një ndërfaqe grafike të thjeshtë dhe intuitive. Shënimi për përshkrimin e proceseve të biznesit është BPMN 2.0, i cili është i përshtatshëm për përshkrimin e flukseve të punës dhe përmban pothuajse të gjithë primitivët e nevojshëm. Një analist biznesi mund të hartojë procese biznesi pa ndihmën e një programuesi. Ju mund të zhvilloni një model menaxhimi në një kompani dhe të bëni ndryshime në procese në lëvizje, pa e ndalur sistemin.

Lëvizja e dokumenteve në kompani mund të organizohet përgjatë rrugëve të çdo kompleksiteti. Rruga e dokumentit pasqyron nëpër të cilët punonjësit do të kalojë ky dokument, si dhe rendin dhe natyrën e punës së planifikuar në të. Një model grafik i procesit krijohet duke tërhequr blloqet e nevojshme të operacioneve nga paleta me miun, pas së cilës operacionet lidhen me tranzicione. Ju mund të shtoni komente për tranzicionet.

Siguria e të dhënave dhe veprimeve.

Çdo përdorues nga kudo me akses në internet mund të fusë emrin e përdoruesit dhe fjalëkalimin dhe të hyjë në sistemin ELMA. Ky hyrje është konfiguruar si parazgjedhje për të gjithë përdoruesit, por ekzistojnë tre mënyra kryesore për të mbrojtur hyrjen:

1. Hyni vetëm përmes pajisjeve të besuara. Nëse identifikoheni ngaPC ose celularpajisje që nuk është në listën e besuar, sistemi do t'ju informojë për pamundësinë e hyrjes.

2. Hyni me Token. Një shenjë është një pajisje që lidhet me një llogari përdoruesi dhe do të korrespondojë vetëm me të. Plus, një përdorues individual ka kodin e tij PIN. Disa çelësa-kontejnerë elektronikë mund të shkruhen në një shenjë menjëherë - për të hyrë në sisteme të ndryshme, dhe jo vetëm në ELMA në mënyrë që përdoruesi të mos mbajë një tufë të tërë çelësash.

3. Identifikohu me Certifikatë. Mekanizmi funksionon pothuajse në të njëjtën mënyrë. Përdoruesi lidh certifikatën me llogarinë e tij. Ju mund të hyni në sistem me një certifikatë vetëm nga një vend pune specifik. Ky funksion është i disponueshëm vetëm në shfletues. Mozilla Firefox dhe Internet Explorer.

Për miratimin, nënshkrimin e një dokumenti ose versionin e tij, përdoret një nënshkrim elektronik dixhital. Në këtë rast, asnjë përdorues tjetër, edhe pasi të ketë mësuar fjalëkalimin, nuk do të jetë në gjendje të pajtohet ose të nënshkruajë dokumentin.

ELMA siguron konfigurimin e të drejtave të aksesit në objekte të ndryshme të sistemit. Në qendër të menaxhimit të të drejtave është roli i elementeve të strukturës organizative dhe përdoruesve individualë të sistemit, procesi i konfigurimit konsiston në paraqitjen grafike të pozicioneve, departamenteve dhe divizioneve, si dhe shpërndarjen e përgjegjësive.