dhe pothuajse të gjithë ne jemi të detyruar të kryejmë shumë detyra. Ne vendosëm të kuptojmë se si të mos bini në konflikt me trurin tuaj dhe të jeni akoma në gjendje të bëni gjithçka. Rezulton se nuk është aq e vështirë.
Multitasking nuk është një opsion
Po, mund të duket se jeni duke bërë shumë gjëra në të njëjtën kohë: duke iu përgjigjur një telefonate, duke faturuar një klient në të njëjtën kohë dhe gjithashtu duke i shkruar dikujt në një mesazher ... Por në realitet ju nuk kryeni shumë detyra në të njëjtën kohë, kaloni shpejt midis tyre. Në vend që të përfundoni një gjë dhe të filloni një tjetër, ju hidheni mes proceseve, duke humbur energji gjatë rrugës: humbni kohë duke u përpjekur të përqendroheni në një detyrë të papërfunduar përsëri dhe përsëri, keni tensioni nervor dhe madje…. IQ bie!
Pra, në vend që t'ju mësojmë se si të kryeni shumë detyra, ne sugjerojmë ta ktheni punën tuaj me shumë detyra në një rrjedhë pune të rehatshme dhe të lehtë. Jo më stres: do të punoni në një gjendje të qetë dhe do të keni më shumë kohë. Disa këshilla të vlefshme në këtë pikë e gjetëm në libra "Miti i shumë detyrave" nga Dave Crenshaw dhe "Single Tasking" nga Devorah Zach.
Mënyra krijuese për t'u marrë me shpërqëndrimet
Ndonjëherë duhet të jesh i zgjuar dhe Kreativiteti për të shpëtuar veten nga kalimi i panevojshëm në detyra të palëve të treta. Këtu janë disa truke për t'ju ndihmuar. Ju lutemi vini re: këto nuk janë aftësi për të kryer shumë detyra, por më tepër metoda për ta hequr qafe atë:
● Vendosni një tabelë "Unë jam i zënë" në derën e zyrës tuaj.
● Instaloni programe që bllokojnë rrjetet sociale
orë të caktuara.
● Përdorni teknika të menaxhimit të kohës si Pomodoro.
● Mos i shtyni gjërat që zgjasin më pak se 5 minuta.
● Fikni Wi-Fi dhe të dhënat në telefonin tuaj celular.
Thjesht fik telefonin
Automatizoni detyrat
Disa detyra mund dhe duhet t'u delegohen shërbimeve speciale. Për shembull, nëse hartoni kontrata çdo ditë, atëherë duhet të mendoni se si ta optimizoni këtë proces. Për shembull, sistemet CRM automatikisht, duke zëvendësuar të dhënat e klientit atje.
Kjo është vetëm një pjesë e vogël e asaj që sistemet CRM janë në gjendje të bëjnë. Dhe cfare tjeter?
● klientëve për statusin e porosisë ose për kohën e vizitës,
● në çdo fazë të shitjeve,
● dhe ruani të dhëna për klientin dhe kërkesën e tij në sistem,
● Menjëherë sipas formulave,
● ,
● Automatikisht në linjë.
E gjithë kjo dhe edhe më shumë mund. Shihni sa e lehtë është të automatizoni çdo proces - pa ndihmën e një programuesi, pa njohuri të veçanta, pa diagrame të ndërlikuara të rrjedhës.
Për shembull, ju dëshironi që klientët tuaj të marrin SMS për statusin e një porosie - thjesht vendosni disa kushte në cilësimet SalesapCRM. Sapo transaksioni ka kaluar në fazën e dorëzimit, klienti merr një mesazh me një përmbajtje specifike:
Harrojeni padukshmërinë ose aftësinë për të fluturuar. E vetmja superfuqi që ëndërrojmë sot është të bëjmë disa gjëra të ndryshme në të njëjtën kohë. Megjithatë, ndryshe nga çdo superfuqi tjetër, aftësia për të kryer shumë detyra shpesh gjendet si një kërkesë bazë për punësim.
Disa prej jush mund të kujtojnë të uleshin para kompjuterëve ose tabletave me shumë prekje, të postonin statuse në Twitter dhe në të njëjtën kohë të hanin një biftek me lëng të ftohtë portokalli. Të tjerët po lexojnë në Kindle-in e tyre, duke i goditur smartfonin e tyre dhe duke parë televizorin në qoshe me dy rreshta titrash të ndezur. Nuk hezitojmë t'i dërgojmë një email kolegut me ofertën për të pirë kafe, sepse jemi të sigurt që ai do ta lexojë letrën brenda pak minutash.
E thënë thjesht, kështu funksionon bota moderne. është e njëjta aftësi si leximi ose mbledhja e numrave, aq thelbësore saqë merret si e mirëqenë. Të bësh një gjë në një kohë është për humbësit. Mos harroni se si Lyndon Johnson (Lyndon Johnson) foli për Gerald Ford (Gerald Ford): "Ford është një djalë i mirë, vetëm ai nuk mund të përtypë çamçakëz dhe të ecë në të njëjtën kohë."
Rritja e multitasking është nxitur nga përparimet në teknologji si dhe nga ndryshimet sociale. Burrat dhe gratë nuk ndahen më në mbajtës të familjes dhe amvise - tani të gjithë duhet të jenë të dyja. Puna dhe hobi mund të jenë të pandashme nga njëra-tjetra. Miqtë tuaj mund t'ju kontaktojnë edhe nëse jeni në punë duke ju dërguar një email në orën 10:00. Dhe shefi juaj mund të telefonojë celularin e tij në orën 22:00. Ju mund të blini ndërsa jeni ulur në tavolinën tuaj dhe të qëndroni në kontroll ndërsa jeni në radhë në supermarket.
Ky është një ndryshim i mirë në shumë mënyra. Sa e mrekullueshme është të jesh në gjendje të bësh gjëra të rëndësishme dhe të mos humbësh kohë. Sa i këndshëm është diversiteti në të gjitha manifestimet e tij! Nuk duhet të jetoni më në një botë monotone tayloriste, ku duhej të përqendroheni plotësisht në të njëjtat detyra derisa të humbisni mendjen.
Megjithatë, ne kemi filluar të kuptojmë se përfitimet e një jete me shumë detyra nuk janë aq të drejtpërdrejta. Ndihemi të mbingarkuar me gjëra që mund të kenë nevojë të bëhen në çdo moment. Ne mendojmë se mund të thirremi në çdo kohë.
Ne jemi të shqetësuar për oreksin e tmerrshëm të fëmijëve tanë, të cilët bëjnë gjithçka menjëherë: lëvizni detyre shtepie, duke biseduar në WhatsApp, duke dëgjuar muzikë dhe duke parë Game of Thrones.
Sipas një studimi të fundit nga Sabrina Pabilonia e Byrosë së Statistikave të Punës të SHBA-së, më shumë se gjysma e kohës së detyrave të shtëpisë shpenzohet duke dëgjuar muzikë ose duke parë televizor - me fjalë të tjera, duke bërë shumë detyra. Dhe kjo tendencë po fiton vetëm vrull. Ndoshta ata vërtet arrijnë të përpunojnë të gjithë informacionin në hyrje? Ata mendojnë kështu, pavarësisht faktit se hulumtimet sugjerojnë të kundërtën.
Tani mund të shihni reagimin kundër multitasking - një lloj fushate vetëndihme. Një shembull i drejtpërdrejtë është një projekt crowdfunding në Kickstarter në dhjetor 2014. Për 499 dollarë—më shumë se një laptop me veçori—mund të merrni një Hemingwrite, një kompjuter me një tastierë të mirë, ekran të vogël E-Ink dhe ruajtje automatike në renë kompjuterike. Nuk mund të dërgosh email me Hemingwrite. Nuk mund të shikosh YouTube me Hemingwrite, nuk mund të lexosh lajme. Mund të printoni vetëm. Fushata Hemingwrite mblodhi mbi 3 milionë dollarë.
Shembulli i Hemingwrite (pas riemërtimit të kompanisë quhet Freewrite) tregon se kryerja e shumë detyrave mund të trajtohet me ndihmën e vetëpërmbajtjes
Ka programe si Freedom ose Self-Control që mund t'i instaloni në shfletuesin tuaj për ta fikur për një kohë të caktuar. Villa Stéphanie, një hotel në Baden-Baden, ofron një shërbim shtesë në suita: një çelës i vogël argjendi pranë shtratit që mund të përdoret për të aktivizuar bllokuesin e rrjetit pa tel në mënyrë që të mos tundoheni nga interneti.
Vihet kufiri midis kundërshtarëve. Nga njëra anë, kulturë moderne një vend pune që kërkon që ju të jeni gati për të marrë një pushim në çdo kohë. Nga ana tjetër, ka persona të vetëm që insistojnë se kryerja e shumë detyrave është një mashtrim dhe se gjëja kryesore është gjëja më e rëndësishme. Cili prej tyre ka të drejtë?
Çmimi i sjelljes
Ka prova të shumta për të mbështetur faktin se ne duhet të përqendrohemi në një gjë në një kohë. Le t'i drejtohemi studimit të David Strayer, një psikolog në Universitetin e Jutës. Në vitin 2006, Strayer dhe kolegët e tij përdorën një imitues drejtimi me besnikëri të lartë për të krahasuar produktivitetin e shoferëve që shkruajnë mesazhe në telefon gjatë vozitjes dhe shoferëve me përmbajtje të lartë të alkoolit në gjak (sipas ligjit të SHBA). Stili i vozitjes së shoferëve “llafazan” nuk ishte agresiv apo i rrezikshëm si shoferët e dehur, por ata ishin të rrezikshëm në një mënyrë tjetër. Drejtuesit me telefona reagonin shumë më ngadalë ndaj ngjarjeve jashtë makinës dhe nuk vunë re shenja përreth. Konkluzioni zhgënjyes i Strayer ishte se drejtimi i makinës gjatë përdorimit të celularit është po aq i rrezikshëm sa drejtimi i makinës në gjendje të dehur.
Kishte një gjetje tjetër të rëndësishme në këtë studim: nuk ka rëndësi nëse shoferi flet duke mbajtur telefonin në dorë apo në altoparlant. Problemet me të folurin gjatë vozitjes nuk janë për shkak të mungesës së duarve. Dhe për shkak të mungesës së burimeve mendore.
Megjithatë, ky zbulim nuk i la shumë përshtypje opinionit publik apo ligjvënësve. Në Mbretërinë e Bashkuar, për shembull, është e paligjshme përdorimi i telefonit me duar gjatë vozitjes dhe të folurit në telefon pa duar është plotësisht i ligjshëm. Jemi të lumtur të pranojmë se kemi vetëm dy duar, por refuzojmë të pranojmë se kemi vetëm një tru.
Në një studim tjetër, Strayer tregoi se ne gjithashtu e vlerësojmë gabim aftësinë tonë për të kryer shumë detyra. Pjesëmarrësit e studimit të cilët pretenduan se ishin në gjendje të kryenin shumë detyra për periudha të gjata kohore rezultuan dobët në testet e aftësisë për të kryer shumë detyra. Ata sistematikisht mbivlerësuan aftësitë e tyre dhe kishin kontroll më të dobët mbi emocionet e tyre. Me fjalë të tjera, dëshira për të kryer shumë detyra është një shenjë e qartë se ndoshta nuk duhet ta bëni atë.
Mund të mos e kuptojmë menjëherë se kryerja e shumë detyrave po na shqetëson. Për herë të parë përdora Twitter-in për të komentuar një ngjarje publike gjatë një debati televiziv qeveritar në 2010. Më pëlqeu ndjenja e komunikimit të drejtpërdrejtë: mund të rishikoja argumentet e kandidatëve dhe të postoja përgjigjet, të kompozoja thëniet e mia të menduara me 140 karaktere dhe të shikoja se si ato ndahen. U ndjeva plotësisht i përfshirë në atë që po ndodhte. Vetëm në fund të debatit kuptova, për habinë time, se nuk mbaja mend asgjë që Brown, Cameron ose Clegg kishin thënë.
Një studim i kryer në Universitetin e Kalifornisë konfirmon se përvoja ime nuk është unike. Tre psikologë - Karin Foerde, Barbara Knowlton dhe Russell Poldrack - u treguan studentëve një sërë kartash me simbole mbi to dhe më pas u kërkuan atyre të bënin një parashikim nëse e kuptonin modelin (sistemin). Disa nga këto parashikime janë bërë në një mjedis multitasking, ku nxënësit duhet të dëgjonin edhe regjistrime me zë të ulët dhe të lartë dhe të llogarisin atë më të lartë. Ju mund të mendoni se të bësh një parashikim dhe në të njëjtën kohë të përqendrohesh te tingujt është shumë punë. Jo ne te vertete. Nxënësit ishin të përgatitur mirë dhe mund të dallonin modelet me ose pa sinjale zanore.
Por këtu është kapja: kur studiuesit, pasi përfunduan detyrën, kërkuan më shumë çështje të përgjithshme në lidhje me modelet, e gjithë kostoja e sjelljes me shumë detyra u bë e qartë. Nxënësit luftuan për t'iu përgjigjur pyetjeve rreth parashikimeve që ata bënë në mjedisin me shumë detyra. Ata i përfunduan me sukses të dyja detyrat, por nuk mësuan asgjë që mund të zbatohej në një kontekst tjetër.
Ky është një zbulim zhgënjyes. Kur dërgojmë një email gjatë , ne nuk e bëjmë atë me kujdes. Sipas psikologëve, ndjenja e të kuptuarit mund të rezultojë të jetë një iluzion dhe vetëm atëherë zbuloni se në të vërtetë nuk mbani mend shumë ose nuk mund t'i zbatoni njohuritë tuaja në mënyrë fleksibël. Kjo do të thotë se kryerja e shumë detyrave na bën më të harruar, një veçori tjetër që na bën të dukemi paksa si të dehur.
"Shumë detyrat" e para
Në vitin 1958, psikologia e re Bernice Eiduson filloi një punë afatgjatë Projekt kerkimi. Siç doli, aq afatgjatë sa ajo nuk jetoi për të parë përfundimin e saj. Eidusoni studioi afrimin e dyzet shkencëtarëve, kryesisht burra. Ajo në mënyrë periodike, një herë në disa vjet, i intervistonte dhe bënte teste psikologjike. Për disa shkencëtarë, karriera e tyre përfundoi me dështim, ndërsa të tjerët arritën sukses serioz. Katër morën Çmimi Nobël, dy të tjerë u konsideruan si pretendentë seriozë për të. Disa njerëz u ftuan për t'u bashkuar me Akademinë Kombëtare të Shkencave.
Pas vdekjes së Eiduson, kolegët e saj publikuan një analizë të punës së Bernice. Në veçanti, Robert Root-Bernstein, Maurine Bernstein dhe Helen Garnier donin të përcaktonin se nga varet një karrierë e gjatë produktive e një shkencëtari, për të gjetur një recetë për punë gjeniale dhe afatgjatë.
Në një intervistë dhe teste psikologjike nuk kishte asnjë sekret. Por duke parë botimet e hershme të këtyre shkencëtarëve, 100 artikujt e tyre të parë shkencorë, studiuesit gjetën një model: shkencëtarët kryesorë ndryshuan vazhdimisht drejtimin e aktiviteteve të tyre.
Në 100 punimet e para, shkencëtarët më produktivë arritën të mbulonin pesë fusha të ndryshme kërkimore dhe ndryshuan nga një temë në tjetrën rreth 43 herë. Ata postuan, ndryshuan temën, postuan përsëri dhe ndryshuan përsëri temën. Meqenëse kërkimi kërkon një kohë të gjatë, ndonjëherë temat e tyre mbivendosen. Pra, cili është sekreti i një karriere të gjatë dhe shumë produktive si shkencëtar? Në multitasking.
Çarls Darvini u përball me sukses aktivitete të ndryshme. Ai filloi të shkruante shënimet e tij mbi mutacionin e specieve dy dekada përpara botimit të librit "Për origjinën e specieve". Ai filloi të shkruajë "Një skicë biografike të një fëmije" menjëherë pas lindjes së djalit të tij William, dhe e botoi atë vetëm kur William ishte 37 vjeç. Në të njëjtën kohë, Darvini punoi për gati 20 vjet në kaçurrelat dhe bimë insektngrënëse. Ai botoi një libër mbi krimbat e tokës në 1881, pak para vdekjes së tij. Darvini punoi në të për 44 vjet. Kur psikologët Howard Gruber dhe Sarah Davis studiuan metodat e punës së Darvinit dhe shkencëtarëve të tjerë të famshëm, ata arritën në përfundimin se studime të tilla të mbivendosura ishin të zakonshme.
Një grup tjetër psikologësh, i udhëhequr nga Mihaly Csikszentmihalyi, intervistoi pothuajse 100 ekskluzivisht njerëz krijues: nga pianisti i xhazit Oscar Peterson dhe shkrimtari Stephen Jay Gould deri te dy herë laureat i Nobelit, fizikan John Bardeen. Csikszentmihalyi është i famshëm për zhvillimin e gjendjes së lumtur të të qenit aq i zhytur në qëllimin e dikujt, saqë njeriu është i pavëmendshëm për kalimin e kohës dhe lë çdo gjë që shpërqendrohet jashtë. Në të njëjtën kohë, secili nga të intervistuarit Csikszentmihalyi praktikoi punën në disa projekte në të njëjtën kohë.
Vetëm varësia nga interneti?
Nëse termi "multitasking" mund të përdoret si për Darvinin ashtu edhe për një adoleshent me zakonin e kontrollit të vazhdueshëm të Instagramit, ia vlen të merret parasysh një përkufizim më i saktë i këtij fenomeni. Janë të paktën katër aktivitete që mund të mendojmë kur flasim për shumë detyra.
1. Multitasking i lindur
Për shembull, kur mund të këndoni dhe luani piano në të njëjtën kohë. Kryerja e shumë detyrave të lindura është e mundur, por të paktën një nga detyrat duhet të kryhet automatikisht pa u menduar më tej.
2. Kalimi ndërmjet detyrave
Tani le të flasim për situatën kur jeni duke bërë një prezantim për shefin tuaj, në të njëjtën kohë duke iu përgjigjur thirrjeve të tij dhe një sy nëse ai papritmas dëshiron t'ju çojë atje. Nuk mund ta quash multitasking në të njëjtin kuptim. Termi "ndërrim i shpejtë i detyrave" është më i përshtatshëm këtu, sepse vëmendja juaj ndahet midis prezantimit, telefonit dhe kutisë hyrëse. Shumë nga ato që ne e quajmë multitasking është në fakt ndërrimi i shpejtë midis detyrave.
3. Vëmendje e shpërndarë
Kalimi midis detyrave shpesh ngatërrohet me aktivitetin e tretë - hobi sekret i lëvizjes nëpër një burim të pafund thashethemesh për yjet dhe përditësimet në në rrjetet sociale mes kësaj dhe asaj. ka një ndryshim i madh mes burrit që ndaloi në mes të artikullit për të marrë disa shënime për projektin e tij të ardhshëm dhe më pas iu kthye, dhe burrit që lexoi gjysmën e artikullit dhe më pas shkoi të shikonte fotot e vajzave me bikini. "Ajo që ne e quajmë multitasking është shpesh e zakonshme," thotë psikologia Shelley Carson, autore e "Truri juaj krijues". "Është një veprim kompulsiv, jo një manifestim i shumë detyrave."
4. Menaxhoni projekte të shumta
Dhe lloji i fundit i shumë detyrave është kur nuk keni nevojë të arrini një qëllim, por thjesht të bëni shumë gjëra. Makina duhet të dërgohet në servis. Dhëmbët e lënduar. Burri nuk mund t'i marrë fëmijët nga shkolla sot. Më duhet të përgatitem për një takim të rëndësishëm javën e ardhshme dhe gjithashtu të paguaj taksat. Nëse keni nevojë të bëni shumë gjëra, kjo nuk do të thotë se duhet t'i bëni të gjitha menjëherë. Është thjesht jeta.
Luftoni për vëmendje
Të katër aktivitetet - multitasking i lindur, ndërrimi i detyrave, vëmendja e shpërqendruar dhe menaxhimi i shumë projekteve - emërtohen si një "shumë detyra". Kjo nuk është për shkak të konfuzionit të zakonshëm gjuhësor, ato janë të ngjashme në një aspekt tjetër. Në veçanti, praktika shumë produktive e drejtimit të disa projekteve të ndryshme në të njëjtën kohë mund të çojë në një zakon krejtësisht joproduktiv të ndërrimit të shpejtë midis detyrave.
Për të kuptuar pse është kështu, merrni parasysh një histori që ndodhi në një restorant pranë Universitetit të Berlinit në vitet 1920, një histori që psikologët duan të tregojnë. Kur një grup i madh akademikësh hynë në restorant, kamerieri erdhi për të marrë porosinë e tyre, duke tundur kokën me qetësi sa herë që shtonin një pjatë ose pije të re në porosinë komplekse. Ai nuk shkroi asgjë, por kur u kthye me ushqim, të gjithë u bindën se kujtesa e tij ishte e patëmetë. Duke u larguar, akademikët ende po diskutonin për aftësinë e tij të jashtëzakonshme. Por njëri prej tyre u kthye për diçka të harruar dhe kamarieri nuk e kujtoi atë. Si ndodhi që papritmas kamerieri u shpërqëndrua kaq shumë? "Shumë e thjeshtë," u përgjigj ai. "Kur porosia paguhet, unë e harroj atë."
Një nga anëtarët e Shkollës së Berlinit ishte psikologia e re eksperimentale Bluma Zeigarnik. Në një nga eksperimentet e saj, ajo tregoi se njerëzit janë më të mirë në kujtimin e detyrave të papërfunduara. Ky fenomen quhet "": kur e ndërpresim një veprim pa e përfunduar, nuk mund ta nxjerrim nga koka. Nënndërgjegjja jonë mban një kujtesë se një detyrë ka nevojë për vëmendje.
Efekti Zeigarnik mund të shpjegojë lidhjen midis përgjegjësive të shumta dhe ndërrimit të tepërt të detyrave. Ne vrapojmë nga detyra në detyrë sepse nuk mund të harrojmë të gjitha gjërat që nuk i kemi bërë ende. Ne vrapojmë nga detyra në detyrë sepse po përpiqemi të mbysim zërin tonë të brendshëm ndërhyrës.
Tani folëm shumë për mbrojtjen e vëmendjes, me një detyrë. Por më parë u fol shumë në mbrojtje të dorëshkrimit kaligrafik, ose thoshin se të gjithë kanë nevojë për një kupëmbajtësi. Bota po ecën përpara. Ka diçka tërheqëse te Hemingwrite dhe një dhomë hoteli pa internet, por ka edhe diçka të papërshtatshme.
Nuk është e vërtetë që vetëm Facebook po ju pengon të arrini famë letrare. Dhe në shumicën e zyrave, Hemingwrite nuk është mjeti i duhur për të marrë një promovim. Ju nuk jeni Ernest Hemingway dhe nuk mund të injoroni thjesht mesazhet hyrëse nga kolegët.
Një detyrë e vetme mund të mbijetojë vetëm nëse bën kompromise me botën e sotme me shumë detyra.
Unazat dhe listat
Fjala "multitasking" nuk u përdor në lidhje me njerëzit deri në vitet 1990, për gjysmë shekulli ishte menduar ekskluzivisht për të përshkruar kompjuterët. Sipas Oxford English Dictionary, termi "multitasking" u shfaq për herë të parë në shtyp në revistën Datamation në 1966, duke përshkruar një kompjuter të aftë për të kryer disa detyra të ndryshme në të njëjtën kohë.
Ashtu si njerëzit, kompjuterët priren të japin iluzionin e kryerjes së shumë detyrave kur në realitet ata thjesht kalojnë ndërmjet detyrave shumë shpejt. Vetëm kompjuterët ndërrojnë më shpejt, nuk u duhen 20 minuta për t'u rikthyer pas një pushimi.
Për më tepër, kompjuteri nuk do të shqetësohet për atë që nuk është bërë. Për sa kohë që radha kalon dhe teksti i dërgohet printerit, ai nuk do të ndjejë asnjë faj që miu ka varur për 16 milisekondat e fundit. Do të vijë koha te miu. Të jesh kompjuter do të thotë të mos hasësh kurrë efektin Zeigarnik.
Si mund ta ruajmë ndjenjën se gjithçka është nën kontroll nëse ndjejmë një ndjenjë të vazhdueshme faji për atë që nuk kemi bërë?
Sa herë që i thoni dikujt: "Do t'i rikthehem kësaj", ju filloni një cikël në trurin tuaj. Dhe cikli do të vazhdojë atje derisa të vendosni një zëvendësues të besueshëm në sistem.
David Allen
Jeta moderne na inkurajon të zbulojmë gjithnjë e më shumë cikle të reja. Ne nuk kemi domosdoshmërisht shumë punë për të bërë, por ka shumë punë që duhet të jemi gati për t'i bërë në një moment. Detyrat rrjedhin në mënyrë të pashmangshme njëra në tjetrën. Pavarësisht se çfarë bëjmë, nuk mund të mos ndjejmë se duhet të bëjmë diçka tjetër. Dhe kjo kërkon shumë përpjekje mendore.
Parimi i përshkruar në është i thjeshtë: mbyllni sythe të hapura. Detajet janë më të ndërlikuara, por vetë parimi është shterues. Pas çdo gjëje që keni bërë për veten ose dikë tjetër, shkruani atë që planifikoni të bëni më pas. Shfletoni listën tuaj të veprimeve të ardhshme mjaft shpesh për t'u siguruar që të mos humbisni asgjë.
Metoda e Allen ka shumë ndjekës. Praktika tregon se shumë e shohin atë jashtëzakonisht të dobishme, duke përfshirë edhe mua (detajet më poshtë). E megjithatë, vetëm kohët e fundit, psikologët E. J. Masicampo dhe Roy Baumeister kanë gjetur një shpjegim përse njerëzit ndihen më mirë falë sistemit David Allen. Në fakt, nuk është aspak e nevojshme të përfundoni detyrën për të hequr qafe efektin Zeigarnik. Një plan specifik do të ndihmojë me këtë. Shkruani veprimin e radhës dhe do të vini re se zëri i brendshëm irritues ulet. Ju e transferoni ankthin tuaj në një copë letër.
Kufijtë e krijimtarisë
Me shumë mundësi, është një vendim i mençur për të lënë kalimin e shpejtë midis detyrave në kompjuter. Por edhe lëvizjet e furishme mes Facebook-ut, emailit dhe dokumenteve mund të ofrojnë disa përfitime.
Psikologia Shelley Carson dhe studenti i saj Justin Moore kanë kryer së fundmi një eksperiment. Ata testuan aftësinë e studentëve për të kaluar shpejt ndërmjet detyrave. Secilës lëndë iu dhanë dy detyra: zgjidhja e anagrameve dhe leximi i artikujve nga revistat shkencore. Detyrat duhej të kryheshin në kompjuter. Gjysma e subjekteve përfunduan detyrat në mënyrë sekuenciale: së pari ata zgjidhën anagrame dhe më pas lexuan artikullin. Për gjysmën tjetër të grupit eksperimental, detyrat në ekran ndryshuan çdo dy minuta e gjysmë - nga anagramet në një artikull dhe mbrapa, e kështu me radhë disa herë.
Nuk është për t'u habitur, për shkak të ndërrimit të vazhdueshëm të detyrave, subjektet në grupin e dytë mendonin më ngadalë. Ata zgjidhën më pak anagrame dhe ishin më pak të aftë për të lundruar në përmbajtjen e asaj që lexonin, sepse e zhvendosnin vëmendjen nga njëri tek tjetri çdo 150 sekonda.
Por gjatë interpretimit të rezultateve, u zbuluan përfitimet e një multitasking të tillë. Subjektet që përfunduan detyrën me ndërrim rezultuan të ishin më shumë. Për të qenë më të saktë, rezultatet e testit të tyre karakterizoheshin nga të menduarit jashtë kutisë, veçanërisht në pyetjet e hapura. Atyre, për shembull, mund t'u kërkohet të mendojnë sa më shumë përdorime të rrokullisjes, ose të listojnë pasojat e asaj që do të ndodhte me botën nëse njerëzit do të kishin tre në vend të dy duar. "Shumë detyrat" e detyruar dhanë përgjigje më të ndryshme, përveç kësaj, mendimet e tyre ishin më origjinale.
“Duket se ndërrimi ndërmjet detyrave shkakton kreativitet te njerëzit,” thotë Carson, një profesor i asociuar në Harvard. Rezultatet e bashkëpunimit të saj me Moore nuk janë publikuar ende, por tashmë mund të argumentohet se detyra të tilla vështirë se janë të përshtatshme për matjen e krijimtarisë. Carson përgjigjet se kërkimet laboratorike kanë gjetur një marrëdhënie midis të menduarit divergjent dhe veprimtarisë krijuese në një kuptim të gjerë, qoftë shkrimi i një romani, inskenimi profesional i një shfaqjeje skenike ose krijimi i një kanavacë pikture. Për ata që janë të bindur se Pune e shkelqyer mund të bëhet vetëm me përqendrim mbinjerëzor, ky zbulim duhet medituar.
Carson dhe kolegët e saj gjetën një marrëdhënie midis arritjeve të rëndësishme në fushën krijuese dhe manifestimit të një fenomeni të tillë psikologjik si frenimi i ulët latent. Frenimi latent është një filtër që kanë të gjithë gjitarët që i lejon ata të shkëputen në mënyrë të pandërgjegjshme nga stimujt jo thelbësorë. Do të ishte e padurueshme të dëgjoje çdo bisedë në zyrë, gumëzhimën e kondicionerit, duke vënë re në të njëjtën kohë çdo person që kalon nga dritarja e zyrës. Frenimi i fshehur na shpëton nga kjo. Një filtër i tillë nënndërgjegjeshëm na lejon të ecim nëpër botë pa reaguar ndaj të gjithë stimujve të jashtëm.
Megjithatë, njerëzit, filtrat e të cilëve janë pak më depërtues, kanë më shumë gjasa të jenë krijues. Mendoni për këtë, punonjës të vetëm: ndërsa po përpiqeni shumë të përqendroheni në një gjë, njerëzit që nuk i qëndrojnë zhurmës së botës po i çojnë dorëshkrimet e tyre te botuesi tani.
"Ju merrni më shumë informacion në hapësirën tuaj njohëse, dhe ajo mund të jetë e vetëdijshme dhe e pavetëdijshme në natyrë," thotë Carson. Dy psikologë të tjerë, Holly White dhe Priti Shah, gjetën një model të ngjashëm në sjelljen e njerëzve me çrregullim të hiperaktivitetit të deficitit të vëmendjes (ADHD).
Do të ishte gabim të romantizoni sëmundje e rëndë të tilla si ADHD. Të gjitha studimet u kryen midis studentëve të universitetit, domethënë njerëzve që kanë demonstruar tashmë aftësinë e tyre për të perceptuar informacionin. Edhe pse kushtet e eksperimentit të White dhe Shah ishin jo të parëndësishme: pjesëmarrësit e tij duhej të kishin një diagnozë klinike të ADHD. Dhe kjo do të thotë se deficiti i vëmendjes i shqetësoi aq shumë studentët, saqë ata u detyruan të kërkonin ndihmë profesionale.
Ky është një zbulim befasues: kalimi midis detyrave na bën më krijues. Është edhe më e mahnitshme të kuptosh se në këtë epokë ku të gjithë jetojmë nën kërcënimin e shpërqendrimit të vazhdueshëm, njerëzit që janë të prirur ndaj shpërqendrimit mund të lulëzojnë në mënyrë krijuese.
Ndoshta nuk duhet të habitemi kaq shumë. "Duke ndërruar mes detyrave, ju mund të turbulloni shinat përgjatë të cilave lëviz mendimi," thotë John Kounios, profesor i psikologjisë në Universitetin Drexel.
Kounios, bashkëautor i librit Eureka Factor, sugjeron se ekzistojnë të paktën dy mekanizma psikologjikë që mund të nxisin potencialisht kreativitetin kur kaloni midis detyrave. Njëra është se sfida e re na ndihmon të harrojmë idetë e këqija. Kur zgjidhim një problem krijues, është më e lehtë të ngecesh sepse mendojmë për të, por në të njëjtën kohë thjesht nuk mund të ndalojmë së menduari për të. Kur bëni diçka të re, thelbësisht të ndryshme, reagimi i harresës ndizet, gjë që na lejon të çlirohemi dhe të gjejmë zgjidhjen e duhur.
Mekanizmi i dytë është asimilimi fleksibël. Kur një sfidë e re na shtyn të mendojmë për zgjidhjen e një të vjetër. Shembull i famshëm- Arkimedi dhe "Eureka!" e tij.
Siç shkon historia, detyra e Arkimedit ishte të përcaktonte nëse kurora ishte bërë me të vërtetë prej ari të pastër (pa papastërti) pa e shkatërruar copën e bizhuterive. Zgjidhja doli të ishte kjo: për të parë nëse kurora e arit do të zhvendosë të njëjtin vëllim uji nga ena si një shufër ari me të njëjtën masë. Ky vendim i erdhi në mendje Arkimedit teksa bënte banjë dhe mendonte për ndryshimet në nivelin e ujit. Të bësh një dush dhe të kërkosh një zgjidhje për një problem - a nuk është shumë detyra?
6 mënyra për t'u bërë një gjeni me shumë detyra
1. Kini kujdes
“Situata ideale për kryerjen e shumë detyrave është kur mund të përqendroheni në momentin e duhur”, shkruan psikologia Shelly Carson. Tom Chatfield, autor i Live This Book, sugjeron të kesh dy lista: një për gjërat që bëhen më mirë në internet dhe një për gjërat që bëhen më mirë jashtë linje. Lidhja dhe shkëputja nga interneti duhet të jetë një veprim i vetëdijshëm.
2. Regjistro
Ideja kryesore e Get Things Done nga David Allen është të kthejë çdo mendim të paqartë dhe ndjenjë faji në veprim të caktuar. Prandaj, shkruani rregullisht të gjitha rastet dhe rishikoni vazhdimisht ato. Qëllimi është të mos shqetësoheni për gjërat që po bëni dhe gjërat që vendosni të mos bëni tani, por në të njëjtën kohë të jeni të sigurt se asgjë nuk do të shkojë dëm.
3. Zbutni smartfonin tuaj
Smartphone është një asistent i shkëlqyeshëm, por i bezdisshëm. Fikni sinjalizimet e panevojshme: Shumica e njerëzve nuk kanë nevojë të dinë për tweet-et e reja ose emailet hyrëse. Vendosni hapësirën ruajtëse në emailin tuaj. Për shembull, kur është më e përshtatshme t'i përgjigjeni një mesazhi duke përdorur tastierën (duhet të shkruani 50 fjalë ose më shumë), ju e zhvendosni mesazhin nga një dosje e veçantë në të cilën ruhet derisa të arrini te kompjuteri.
4. Përqendrohuni në detyra të shkurtra
Një teknikë e sugjeruar nga Francesco Chirillo është të ndash një detyrë të madhe në disa grupe 25-minutëshe (të quajtura domate) me një pushim të shkurtër në mes. Guruja e produktivitetit Merlin Mann rekomandon metodën e-dash për të parë përmes emailit tuaj ose listës së detyrave për disa minuta çdo orë. Këto teknika ju ndihmojnë të përqendroheni dhe në të njëjtën kohë ju lejojnë të kaloni midis projekteve disa herë në ditë.
5. Zvarriteni për të fituar
Nëse jeni duke bërë shumë punë në të njëjtën kohë projekte interesante, atëherë mund ta lini njërën mënjanë dhe të bëni një tjetër. Kjo është pikërisht ajo që bëri Çarls Darvini. Ndryshimi është po aq i mirë sa pushimi, dhe siç shpjegon psikologu John Kounios, ndërrimi mes detyrave si kjo inkurajon ide të reja.
6. Punoni në drejtime të ndryshme
“Idetë kreative vijnë nga njerëz që punojnë në fusha të ndryshme ose që drejtojnë disa projekte të ndryshme”, thotë autori dhe psikologu Keith Sawyer. Rastësisht, Sawyer është gjithashtu një pianist xhaz dhe ish-konsulent menaxhimi dhe dizajner lojërash në Atari. ide të mira shpesh vijnë pikërisht kur mendja juaj gjen lidhje të papritura midis zonave të ndryshme.
Lista e detyrave të Tim Harford
Regjistroni gjithçka. Unë përdor Google Calendar për takime dhe një listë elektronike të detyrave të quajtur Mbani mend Qumështin, si dhe një listë të dedikuar detyrash për ditën në letër. Detajet nuk kanë rëndësi. Parimi është të mos mbani gjithçka në kokën tuaj.
Lista duhet të jetë sa më e plotë. Ka 151 artikuj në listën time për momentin. (Jo, nuk e mësova përmendësh këtë numër, e numërova.)
Përditëso listën. Sistemi funksionon dhe lehtëson ankthin nëse jeni i sigurt se kalendari dhe lista e detyrave do t'ju kujtojnë atë që ju nevojitet. Kaloj 20 minuta në javë duke shqyrtuar listën, duke kontrolluar afatet, duke u siguruar që asgjë e rëndësishme të mos mungojë në listë. Rishikimi i listës është shumë i rëndësishëm. Sa më shumë t'i besoni, aq më shpesh e përdorni. Sa më shumë ta përdorni, aq më shumë besoni.
Një listë me kontekst shtesë është po aq e mirë sa një listë tematike. Natyrisht, është më e përshtatshme të mbash një listë për një temë ose projekt të caktuar, si për shembull një listë detyrash në lidhje me rinovimin e dhomës së miqve, ose një listë planesh për vitin e ardhshëm. Gjërat për të bërë para nisjes gjëra për të blerë në dyqan; ide për të biseduar me shefin tuaj kur takoheni.
Jini specifik për hapin tjetër. Nëse thjesht po shkruani përkujtues të paqartë, lista juaj e detyrave do të vazhdojë të jetë shqetësuese. Para se të shkruani një problem të formuluar keq, mendoni për 15 sekonda se çfarë është saktësisht.
Edhe në fëmijëri na thuhet se për të qenë në kohë për çdo gjë, duhet të fillojmë detyrat në kohë. Por problemi është se ne thjesht i harrojmë ose i lëmë mënjanë për shkak të gjërave më të rëndësishme për mendimin tonë.
Dita e punës e një punonjësi përgjegjës më së shpeshti përbëhet nga:
- Ngjarjet janë të koduara në kalendar
Ngjarje të tilla kanë kohë të sakta fillimi dhe mbarimi, si takime, negociata, prezantime, trajnime, intervista, etj.
- Rutinat
Këto janë detyra të përditshme që mund të zhvillohen njëkohësisht dhe paralelisht me njëra-tjetrën. Numri i tyre nuk është konstant, dhe koha e saktë e fillimit dhe përfundimit të punës në to nuk dihet. Kjo mund të jetë: marrja e vendimeve për detyrat e përditshme, këshillimi i vartësve për çështje urgjente, përgatitja e raporteve ditore, analizimi i postës, etj.
Në procesin e punës, një punonjës i përgjegjshëm, i përballur me nevojën për të organizuar kohën e tij të punës dhe kohën e vartësve të tij, më shpesh i drejtohet ndihmës së kalendarëve dhe sistemeve që lidhen me vendosjen e detyrave. Por në praktikë, këto mjete nuk janë gjithmonë në gjendje të japin rezultatin e dëshiruar.
Pra, kalendarët ndihmojnë për të marrë parasysh kohën e vetëm atyre ngjarjeve në të cilat punësimi i punonjësit është 100%. Megjithatë, një mjet i tillë nuk funksionon gjatë kryerjes së detyrave rutinë të përditshme, kur puna nuk kërkon punësimin e plotë të punonjësit, ose kur koha ndahet në pjesë të vogla për të kryer disa detyra njëherësh.
Sistemet klasike të automatizimit, të quajtura "gjurmuesit e detyrave", ju lejojnë të gjurmoni datat e synuara të përfundimit të detyrave. Por punonjësi duhet të ketë ende parasysh se kur duhet të fillojë të kryejë një detyrë të caktuar. Nëse një punonjës punon në një modalitet të vështirë multitasking, atëherë detyra mund të mos fillojë, edhe nëse data e pritshme e fillimit ka kaluar. Ekziston e ashtuquajtura sindroma e studentit dhe rritet rreziku për mos kryerjen e detyrave në kohë.
Zakonisht, me këtë mënyrë funksionimi, ekzistojnë dy probleme kryesore në të cilat mjetet e mësipërme nuk mund të ndihmojnë:
- vështirësia e përcaktimit të rëndësisë së detyrës në momentin e mbërritjes së saj dhe prioriteti i saj në raport me detyrat e tjera;
- një gabim në përcaktimin e përqindjes së ngarkesës aktuale të një punonjësi në momentin e marrjes së një vendimi për të marrë detyrën në punë.
Ne kerkim te zgjidhje optimale, kompani "Forma e parë" zhvilloi një mekanizëm të ri për sistemin e tij të automatizuar, i cili lejon shmangien e sindromës studentore, anashkalimin e pamundësisë për të punuar me kohë të pastrukturuar dhe vlerësimin objektiv të punësimit real të punonjësve.
Puna e tij bazohet në një kombinim të dy metodave: vëllim-kalendar dhe planifikim ditor.
1. Metoda volumetriko-kalendarike
V kjo metodë një vlerë tregon numrin e orëve të punës (ditë, minuta) që duhet të shpenzohen për kryerjen e punës në intervalin e kohëzgjatjes së saj, dmth orët e përcaktuara të punës mund të shpenzohen në çdo kohë, nga fillimi i punës deri në përfundimin e saj. .
2. Plani ditor
Metoda ju lejon të specifikoni një ditë (datë) specifike gjatë së cilës do të shpenzohen orët e punës. Në të njëjtën kohë, disa vlera për data të ndryshme mund t'i caktohen një detyre. Metoda ju lejon të futni kostot e planifikuara dhe aktuale të punës.
Të dyja metodat mund të përdoren në të njëjtën kohë.
Vlerësimi i kostove të punës me metodën vëllim-kalendar mund të kryhet në dy mënyra:
- përdoruesi mund të marrë një vlerësim nga jashtë; për shembull, menaxheri cakton numrin total të orëve për të përfunduar detyrën;
- vetë përdoruesi kontribuon në kostot e planifikuara të punës në çdo njësi kohore; në të njëjtën kohë, është e mundur të pranoni kohën e futur nga menaxheri juaj ose një specialist i specializuar.
Pas kësaj, "Forma e Parë" shpërndan automatikisht vlerën e planit të vëllimit-kalendar për ditë individuale në intervalin kohor midis datës së fillimit dhe datës së përfundimit të planifikuar të detyrës. Kështu, fitohen vlerat e planit ditor: numri i orëve të planifikuara të punës për çdo ditë.
Algoritmi i integruar shpërndan orët sipas rregullit "fillimi i hershëm", kur orët maksimale të punës janë në fillim të periudhës së punës. Kjo ju lejon të heqni qafe menjëherë sindromën e studentit dhe të zvogëloni rrezikun e vonesës së detyrës.
Sigurisht, automatizimi mund të mos dijë disa detaje dhe veçori të punës së kryer. Prandaj, zhvilluesit, në vend që të përmirësojnë dhe komplikojnë sistemin, i ofrojnë përdoruesit mundësinë për të korrigjuar planin e propozuar nga sistemi dhe për të futur manualisht shpërndarjen e orëve në ditë:
Kështu, ka një kalim nga futja e numrit total të orëve për detyrën në shpërndarjen ditore.
Bazuar në të dhënat e marra, sistemi ndërton fletën e kohës punonjës. Në këtë pamje, mund të shihni se në cilat detyra dhe në çfarë sasie duhet të angazhohet interpretuesi gjatë secilës prej ditëve, në mënyrë që i gjithë vëllimi puna e nevojshme u krye në kohë për secilën nga detyrat.
Në këtë ndërfaqe, përdoruesi, duke parë të gjithë ngarkesën e tij të pritshme për çdo ditë, mund të riplanifikojë punën e vet, d.m.th. transferimi i orëve të planifikuara të punës nga një datë në tjetrën. Kjo i mundëson punonjësit t'i sigurojë vetes ngarkesën më të rehatshme, madje edhe të punës, pa asnjë dëmtim të afateve për kryerjen e detyrave.
Nëse shpërndarja ditore është kryer me ndonjë metodë (automatikisht ose manualisht, nga forma e një detyre të veçantë ose përmes fletës kohore), atëherë në "Formën e Parë" formohet. rend dite- Rendi i ditës.
Rendi i ditës i tregon punonjësit për çfarë detyrash dhe në çfarë sasie duhet t'i ndajë të tijat Koha e punes. Ai përfshin si detyrat statike nga kalendari i punës, ashtu edhe nga detyrat për të cilat koha është ndarë duke përdorur metodën e planifikimit ditor.
DHE Rendi i ditës dhe Fleta e kohës mos jepni një shpërndarje të qartë të kohës së fillimit dhe përfundimit të detyrave gjatë ditës së punës. Por nga ana tjetër, ata lejojnë punonjësin të shohë planin e punës për ditën për secilën nga detyrat dhe të planifikojë në mënyrë efektive ditën dhe javën e tyre. Një punonjës që përdor Axhendën çdo ditë i shpëton rrezikut të mos e kryejë detyrën në kohë - ai thjesht duhet të kalojë kohën e tij në punën e rekomanduar nga sistemi.
Nje me shume tipar i rëndësishëm"Forma e parë" - përdorimi i kostove ditore të punës në përgatitjen e raporteve mbi ngarkesën e planifikuar të performuesve. Dallimi themelorështë se këto raporte marrin parasysh karakteristikat individuale kryerja e secilës prej detyrave dhe se si e shpërndau punonjësi kohën e tij të punës gjatë gjithë kohëzgjatjes së saj.
Menaxheri që analizon planin e punës së departamentit mund të jetë i sigurt se nëse ka orë të lira në fletën e orarit të punonjësit, atëherë ato mund të përdoren për të përfunduar detyrën e sapo marrë, ndërsa të gjitha punët e tjera nuk do të preken dhe do të përfundojnë në kohë. .
Informacion shtesë në faqen e kompanisë "Forma e parë"
material filial
Postuar më 06/11/2018
Si të merreni me multitasking kushte moderne puna, kur ritmi po përshpejtohet dhe vëllimi i informacionit hyrës po rritet vetëm, një person shpesh detyrohet të ndahet fjalë për fjalë midis detyrave të tij, të cilat duhet të kryhen njëkohësisht. Prandaj, punëdhënësit po rrisin vazhdimisht kërkesat për aftësinë e kandidatëve për të punuar në kushte multitasking.
Çfarë nënkuptohet me shumë detyra? Duhet të kuptohet se kjo nuk është kryerja e disa detyrave në të njëjtën kohë, por aftësia për të kaluar midis tyre. Studimet e trurit, duke përfshirë ato që përdorin MRI, kanë treguar se një person nuk është në gjendje të përpunojë njëkohësisht të gjithë informacionin që vjen.
"Spotlights" ose, me fjalë të tjera, seksione të veçanta Aktiviteti i trurit ruan informacione rreth detyrave aktuale dhe ju lejon të rifilloni punën me to më vonë. Përfundimi sugjeron vetë se puna në disa detyra në të njëjtën kohë ndikon negativisht në rezultat:
- Informacioni i ardhur përpunohet sipërfaqësisht
Reaksione negative fiziologjike - vëmendje e shpërqendruar, paaftësi për t'u përqendruar, ulje e shkallës së reagimit, lodhje e shtuar, stres
Biznesi i papërfunduar grumbullohet
Si rezultat, njerëzit që punojnë në disa detyra në të njëjtën kohë mund të duken shumë produktivë në sipërfaqe, por në realitet efektiviteti i aktiviteteve të tilla nuk është shumë i lartë. Disa njerëz janë më të mirë në kryerjen e shumë detyrave fillimisht se të tjerët, por kjo aftësi, si shumë të tjera, mund të zhvillohet.
Teknikat e mëposhtme do t'ju ndihmojnë të ndërtoni në mënyrë efektive punën në një mjedis me shumë detyra:
- Planifikimi dhe prioritizimi i mirë. Duhet të jetë një rutinë javore dhe ditore për të nxjerrë në pah ndër detyrat më të rëndësishmet dhe më komplekset, të cilat duhet të vendosen në vendin e parë në listë. Gjërat më pak të rëndësishme dhe të thjeshta mund të lihen për së fundi.
Specifikimi i detyrave të përditshme, duke ju lejuar të "hani elefantin pjesë-pjesë".
Vendosja e afateve për detyrat
Zbatimi i vazhdueshëm i planeve dhe fiksimi i rezultateve.
Shmangni punën në detyra të ngjashme në të njëjtën kohë
Përdorimi i mediave të jashtme do të eliminojë nevojën për të mbajtur parasysh të gjithë informacionin.
Rregullim i rreptë dhe kufizim i përdorimit të rrjeteve sociale gjatë ditës, punë me postë në një kohë të përcaktuar qartë.
Ndryshimi i peizazhit, pushimet mes vëllimeve të mëdha të punës
Aftësi për të punuar pavarësisht nga stimujt e jashtëm - zhurma e zërave në sfond, teknologjia, muzika etj.
Siç mund ta shihni, multitasking mund të jetë i dobishëm. Me planifikimin e duhur, me të vërtetë ju lejon të zgjidhni disa probleme në të njëjtën kohë. Përveç kësaj, zhvillohen aftësitë e trurit. Njerëzit që janë të aftë të kryejnë shumë detyra reagojnë më shpejt ndaj rrethanave në ndryshim, janë në gjendje të kuptojnë menjëherë thelbin e problemit dhe të shpenzojnë një minimum kohe për të marrë vendime në situata ekstreme.
Jemi mësuar të admirojmë njerëz që mund të bëjnë gjithçka menjëherë. Ashtu si Jul Cezari.
Multitasking i rrezikshëm
Dhe me të vërtetë - në botën tonë gjithnjë të nxituar, është thjesht e nevojshme të jemi në gjendje të bëjmë disa gjëra në të njëjtën kohë. Por pavarësisht se risitë teknike po lëshohen gjithnjë e më shumë për të na lehtësuar këtë fat, për autoritetet është shumë më fitimprurëse t'i besojnë disa detyra një punonjësi sesa të punësojnë disa punonjës. Në këtë artikull, ne do të përpiqemi të kuptojmë se si të përballemi me të gjitha detyrat e vendosura, duke kryer secilën prej tyre në mënyrë cilësore.
Më së shumti një problem i madh multitasking është se mund të zvogëlojë cilësinë e punës sonë - ne përpiqemi të bëjmë disa gjëra në të njëjtën kohë, dhe si rezultat, e bëjmë atë më keq sesa nëse fokusoheshim në secilën detyrë individualisht.
Kur kalojmë nga një detyrë në tjetrën, truri ynë gjithashtu duhet të kalojë në mënyrë që të përballojë informacionin e ri. Nëse e bëjmë shpejt, si kur kryejmë shumë detyra, thjesht nuk mund të përqendrohemi plotësisht në punën tonë sa herë që ndërrojmë. Kështu, cilësia e punës sonë vuan. Dhe pastaj detyrë më e vështirë mes të cilave kalojmë, aq më e madhe do të jetë humbja e cilësisë. Për shembull, do të ishte pothuajse e pamundur të krijoni një prezantim të mirë duke zhvilluar një bisedë emocionale me një koleg.
Multitasking shfaqet më shpesh kur jeni duke punuar në një projekt ose detyrë për të cilën nuk jeni të emocionuar. Për shembull, krijimi i një raporti vjetor ju duket si diçka e kotë, kështu që mund të dëshironi të kontrolloni tuajin email ose merrni përsipër projekte anësore për të pakësuar dhimbjen e detyrës aktuale.
Këtu janë gjashtë këshilla për të dekurajuar kryerjen e shumë detyrave në punë, për të reduktuar stresin dhe për t'u bërë më produktivë:
Kur punoni në kompjuter, lini të hapur vetëm një skedë. Pas përfundimit të detyrës, mund ta mbyllni këtë skedë dhe të hapni atë tjetër. Thuhet se kryerja e shumë detyrave ndihmon me monitorët e shumëfishtë të kompjuterit - ata zgjidhin problemet me kujtesën afatshkurtër dhe rrisin produktivitetin.
Përpara se të filloni punën për një detyrë tjetër, këshillohet që fillimisht ta ndani atë në nën-detyra duke përdorur teknikën Pomodoro. Thelbi i kësaj metode është që duke e ndarë detyrën (ditën) në pjesë të strukturuara, ju fokusoheni në zbatimin për 25 minuta, duke bërë pushime të shkurtra. Mos harroni se aplikacionet e smartfonëve janë të disponueshëm si për iPhone/iPad ashtu edhe për Android.
Rëndësia e planifikimit nuk mund të mbivlerësohet, kështu që aftësia për të planifikuar punën në modalitetin multitasking do të jetë jashtëzakonisht e dobishme. Është e rëndësishme të mësoni se si t'i jepni përparësi detyrave dhe gjithmonë të adresoni së pari më të rëndësishmet dhe më urgjentet. Njihni kohën tuaj, njihni detyrat tuaja dhe planifikoni në përputhje me rrethanat, këshilloni ata që mund ta përballojnë lehtësisht.
Sa herë që shkoni për të kontrolluar emailin tuaj ose telefononi dikë në një kohë kur vërtet duhet të bëni diçka tjetër, merrni frymë thellë dhe rezistoni tundimit. Përqendroni vëmendjen tuaj në atë që duhet të bëni.
Nëse merrni njoftime zanore kur merrni email ose mesazhe, çaktivizoni tingullin. Kjo mund t'ju ndihmojë të shmangni tundimin për t'u anashkaluar. Ekziston një aplikacion i veçantë Forest për telefonin, i cili ndihmon pronarin e smartfonit të vendosë pajisjen poshtë dhe të fokusohet në punë. Aplikacioni nuk do t'ju lejojë të shpërqendroheni nga asnjë njoftim, por do t'ju lejojë t'i përgjigjeni thirrjes.
Sa herë që e gjeni veten duke bërë disa gjëra në të njëjtën kohë, ndaloni. Jepini vetes pesë minuta për t'u ulur në heshtje me sytë mbyllur. Edhe këto pushime të shkurtra mund të rifokusojnë mendjen tuaj, të ulin nivelet e stresit dhe të përmirësojnë përqendrimin tuaj. Plus, do t'i japë trurit tuaj një pushim shumë të nevojshëm gjatë një dite të ngarkuar.
Duke kuptuar se vetëm kryerja e shumë detyrave nuk është gjithmonë produktive, është e rëndësishme të jeni në gjendje të dalloni situatat dhe të kuptoni se kur duhet vërtet të kryeni disa detyra dhe kur mund ta shmangni atë. Ne duhet të përpiqemi t'i zgjidhim problemet ashtu siç vijnë. Truri juaj do t'ju falënderojë për këtë.
Bota na mbingarkon me informacione dhe detyra aq shumë sa thjesht harruam se si të përqendroheshim. Ne kontrollojmë mediat sociale qindra herë në ditë. Dhe ne kemi gjithashtu detyra të tilla që njerëzit e tjerë i zgjidhnin. Për shembull, tani është e mundur të rezervoni në mënyrë të pavarur një biletë avioni dhe një dhomë hoteli, pa një arkëtar për të blerë mallra në një dyqan. Ka shumë më tepër detyra, dhe përveç kësaj, dua të jem me familjen, miqtë dhe të bëj hobi.
Multitasking është një mit
por listë e madhe detyrat dhe aftësia për të bërë disa gjëra nuk është aq e mirë sa duket. Një person nuk mund të kryejë shumë detyra. Për kryerjen e shumë detyrave, ne kemi aftësinë për të kaluar shpejt nga një detyrë në tjetrën. Dhe çdo ndërrim i tillë kërkon burime të konsiderueshme, rrit stresin dhe rrit ankthin. Prandaj, sa më pak të kalojmë dhe të shpërqendrohemi nga gjërat e jashtme, aq më mirë.
Por, çka nëse ka shumë detyra dhe duhet t'i përballoni disi ato? Si të mos çmendeni me një listë të madhe detyrash dhe të jeni efikas? Këtu janë disa këshilla.
Puna në cikle
Biznesi kërkon ndërrim të vazhdueshëm midis detyrave. Nëse nuk keni mësuar ende se si të delegoni dhe të bëni gjithçka vetë - nga thirrjet tek ofruesi i ujit te një intervistë, atëherë deri në mbrëmje me siguri do të jeni të shtrydhur si një limon. Për të shmangur stresin e panevojshëm, punoni në cikle me një pushim në mes.
Teknika më e thjeshtë e çiklizmit është teknika Pomodoro. Përqendroheni sa më shumë që të jetë e mundur për disa kohë në punë dhe më pas sigurohuni që të bëni një pushim të shkurtër. Për shembull, 45 minuta punë dhe 15 minuta pushim. Ky parim i funksionimit është efektiv për të punuar me sasi e madhe detyrat, dhe me një detyrë të madhe.
Ndryshoni mënyrën tuaj të përqendrimit
Truri ynë operon në dy mënyra të vëmendjes: mënyra e përqendrimit dhe mënyra e përhumbjes. Modaliteti i përqendrimit (modaliteti qendror-ekzekutiv) ndizet kur jemi të zhytur plotësisht në punë. Ne paguajmë vëmendje maksimale puna. Në këtë mënyrë, ne punojmë në mënyrë produktive, por me tension. Në punë e gjatë me këto shpejtësi, ne lodhemi gradualisht dhe humbasim efikasitetin tonë.
Për të punuar në mënyrë produktive për një kohë të gjatë, duhet të kaloni periodikisht nga mënyra e parë në të dytën - modaliteti "endacak" (modaliteti i përhumbjes së mendjes). Jemi në këtë mënyrë kur lexojmë letërsi, artikuj, ecim, admirojmë artin, meditojmë. Modaliteti "Endacak" ju lejon të "rindizni" trurin dhe të relaksoheni. Prandaj, pushimet janë të dobishme për përmirësimin e efikasitetit të punës.
Merrni vendime të rëndësishme në mëngjes
Gjithçka vendime të rëndësishmeështë më mirë ta merrni në mëngjes, kur ende nuk e keni ezauruar burimin e vendimmarrjes. Mjaft e çuditshme, por ne vërtet mund të marrim një numër të kufizuar vendimesh në ditë. Ekziston një prag i caktuar dhe, pa dallim, Zgjedhje e vështirë përballë nesh qëndron ose drita.
Në një eksperiment, një grupi njerëzish iu kërkua të merrnin pjesë në një anketë. Para sondazhit, atyre iu drejtuan në mënyrë specifike pyetje të thjeshta si p.sh.: si e rregulloni letrën? Dëshironi një stilolaps blu apo të zi? Çfarë do të pini: çaj apo kafe? Me apo pa sheqer? Me qumësht apo limon?
Dmth u detyruan të merrnin vendime. Dhe pastaj ata shpërndanë fletë me një anketë, ku kishte pyetje për të rëndësishme probleme filozofike. Njerëzit e përballuan vështirësinë, sepse tashmë ndiheshin të lodhur. Burimi i vendimmarrjes është tretur.
Prandaj, është më mirë të zgjidhni të gjitha çështjet e rëndësishme në mëngjes, ndërsa koka juaj është e freskët dhe nuk keni pasur kohë të shpenzoni të gjithë burimin.
Lironi kokën
Mos mbani gjithçka në kokën tuaj, përdorni zgjerues të trurit - kalendarë, ditarë, lista, bllok shënimesh, aplikacione.
Imagjinoni që përqendrimi juaj është RAM ne kompjuter. Sa më shumë programe të hapen në kompjuter në të njëjtën kohë, aq më ngadalë do të funksionojë. Nëse po përpiqeni të mbani diçka në kokën tuaj në vend që ta ngarkoni në një medium tjetër, atëherë po merrni sasinë e memories që ju nevojitet. Sa më shumë informacione të tilla, aq më e vështirë është të përqendroheni në rastin aktual.
Jeto "në moment"
Sa shpesh mendoni për punët e shtëpisë dhe darkën ndërsa jeni ulur në punë, ndërsa në shtëpi mendoni për punën? Kjo ndodh gjatë gjithë kohës. Gjatë mëngjesit, njerëzit mbajnë një prizë në njërën dorë dhe një telefon në tjetrën. Ata ecin në rrugë me fytyra të përqendruara të zymta, duke menduar fort për diçka. Ne pushuam së shijuari momentin e tanishëm.
Murgu vietnamez Tit Nhat Khan mëson të jetojë këtu dhe tani në librin e tij "Paqe në çdo hap". Nëse doni të mësoni se si të jetoni në këtë moment, duhet ta lexoni këtë libër.